MODUL 2

BMP ASIP4311
Pemasaran Jasa Kearsipan
 
Inisiasi 3

Ahmad Juaini
sasaki.pisces85@gmail.com
Santi Dewiki, M.Kes
santi@ecampus.ut.ac.id
 Modul 2.
Manajemen Dokumen Kontrol Dalam
Sistem Kearsipan Modern

Capaian Pembelajaran :
Mahasiswa diharapkan mampu menjelaskan manajemen
dokumen kontrol dalam sistem kearsipan modern.
 Kegiatan Belajar 1
Prosedur Pengendalian Dokumen, Metod
Pengendalian, dan Pengendalian Records (Rekaman
Pengendalian Dokumen
Tujuan dari metode pengendalian dokumen adalah untuk memastikan hal-hal
berikut ini.
1.Dokumen memenuhi tujuan yang berguna
2.Sumber daya tidak terbuang pada distribusi yang tidak penting atau berguna
untuk informasi
3.Hanya informasi yang valid diterbitkan
4.Informasi terus up to date
5.Informasi diberikan dalam bentuk yang dapat digunakan oleh para user/pengguna
6.Informasi rahasia atau kepemilikan dibatasi untuk orang-orang yang memiliki
akses kebutuhan
7.Informasi yang penting dipertahankan untuk membantu memecahkan masalah,
meningkatkan peluang, menghindari kesalahan fatal serta untuk kebutuhan litigasi
Standar operating prosedure (SOP) pengendalian
dokumen

SOP pengendalian dokumen wajib dimiliki oleh

suatu organisasi/perusahaan untuk mengontrol alur
dokumen yang ada dalam organisasi/perusahaan
tersebut.
Model penyusunan SOP tergantung kepada besar
kecilnya suatu organisasi/perusahaan.
 Kegiatan Belajar 2
Pengendalian Dokumen dalam Tata Persuratan
Perusahaan dan Pendukung Sistem Informas
Tata Persuratan

Tata persuratan dalam suatu organisasi/perusahaan merupakan alat pengendalian

dokumen karena di dalam tata persuratan diatur tata cara dan ketentuan dalam
membuat surat berupa kebijakan organisasi/perusahaan, operasionalisasi, dan
prosedur yang harus dijalankan.

Terdapat beberapa jenis surat yaitu ;

1.Surat edaran (SE)
2.Memorandum
3.Surat keputusan (SK)
4.Surat Kuasa
5.Berita Acara
6.Pengumuman
Pengendalian dokumen akan sangat membantu sistem informasi lebih baik apabila
didukung dengan penggunaan software/aplikasi karena akan memiliki kemampuan
operasional sebagai berikut :
1.Menggabungkan rute elektronik
2.Jejak audit lengkap dan pelaporan
3.Tanda tangan elektronik pengelolaan dan pengendalian
4.Memastikan keamanan dan integritas dokumen
5.Terukur, terbuka arsitektur sistem
6.Mendukung standar industri database
7.Memastikan kepatuhan terus menerus dengan menjaga sistem mutu organisasi
selalu siap untuk inspeksi dan audit
8.Mengurangi waktu dengan mengotomisasi routing dan persetujuan serta
menggabungkan eskalasi untuk membantu dalam menyederhanakan dan
merampingkan proses
9.Memungkinkan pengguna untuk melacak perubahan antara revisi dari item dalam
sistem master kontrol
10.Memastikan hanya versi terbaru dari dokumen tersedia sehingga pengguna tidak
akan membuat kesalahan dengan menggunakan dokumen usang atau tidak disetujui
11. Menyediakan dokumen trek dengan status
(dalam proses, lengkap) atau sejarah.
12. Membantu kemampuan menyusun pelaporan
untuk membantu peningkatan pengawasan
manajemen
13. Berbasis web sehingga dapat menghubungkan
semua karyawan yang terlibat dalam dokumen
dan kontrol kualitas dari mana saja
14. Terintegrasi dengan sistem lainnya untuk
menghubungkan berbagai departemen dan
operasi dalam sutu perusahaan
TERIMA KASIH