MAKALAH

SISTEM PELAPORAN ADMINISTRASI

Disusun untuk memenuhi tugas kelompok mata kuliah Administrasi Dakwah

Dosen Pengampu Dr. H. Tata Sukayat, M. Ag

Putri Deisy Fitriani, S.E, Sy.

Disusun Oleh :

FADHILLAH FITRIAH ANANDA (1214020048)

FATIH NAJA KARIEM (1214020055)

MAYA ALMA ROHIMAH (1214020092)

KEMENTRIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN GUNUNG DJATI

PROGRAM STUDI KOMUNIKASI DAN PENYIARAN ISLAM

i
 KATA PENGANTAR

Segala puji serta rasa syukur kita panjatkan kehadirat Allat SWT. Yang senantiasa
memberikan begitu banyak nikmat terutama nikmat iman, islam, dan sehat sehingga
penyusun dapat menyelesaikan makalah dengan judul “Sistem Pelaporan
Administrasi” tepat waktu dan sebaik-baiknya.

Sholawat serta salam tak lupa penyusun haturkan kepada Baginda Nabi Besar
Muhammad SAW. Yang telah membawa kita dari zaman jahillliyah ke zaman yang
terang benderang dan kaya akan ilmu pengetahuan seperti sekarang ini. Pertama
penyusun ingin mengucapkan terimakasih kepada Bapak Dr. Tata Sukayat, M.Ag
dan Ibu Putri Deisy Fitriani, S.E, Sy., M.E selaku dosen pengampu mata kuliah
administrasi dakwah yang telah memberikan kesempatan kepada penyusun untuk
Menyusun makalah ini.

Makalah ini di buat untuk memenuhi tugas di mata kuliah administrasi dakwah.
Selain itu, tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk menambah referensi
serta wawasan teman-teman dalam memahami serta mendalami materi ini.
Penyusun menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang terdapat dalam
penyusunan makalah ini. Maka dari itu, penyusun mengharapkan kritik dan saran
yang membangun agar menjadi bahan evaluasi dan menjadi lebih baik di penugasan
berikutnya.

Bandung, 08 Juni 2023

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... iii

BAB 1 ......................................................................................................................1

PENDAHULUAN ...................................................................................................1

1.1 Latar Belakang ..........................................................................................1

BAB II ......................................................................................................................3

PEMBAHASAN ......................................................................................................3

BAB III ..................................................................................................................12

PENUTUP ..............................................................................................................12

3.1 Kesimpulan ..............................................................................................12

3.2 Saran ........................................................................................................12

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................13

iii
 BAB 1

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam era digital yang terus berkembang, sistem pelaporan administrasi
menjadi elemen penting dalam pengelolaan informasi dan pengambilan keputusan
dalam berbagai organisasi. Sistem ini memungkinkan pengumpulan, pemrosesan,
analisis, dan pelaporan data administrasi dengan lebih efisien dan akurat. Dengan
adanya sistem pelaporan administrasi yang baik, organisasi dapat mengoptimalkan
kinerja operasional, memonitor dan mengevaluasi kegiatan administrasi, serta
meningkatkan transparansi dan akuntabilitas.

Makalah ini bertujuan untuk mendalami konsep dan praktik sistem pelaporan
administrasi dalam konteks organisasi modern. Kami akan menggali lebih dalam
tentang tujuan, manfaat, dan komponen utama yang ada dalam sistem pelaporan
administrasi. Selain itu, kami juga akan membahas tantangan yang mungkin
dihadapi dalam implementasi dan penggunaan sistem ini, serta strategi yang dapat
diadopsi untuk mengatasi permasalahan tersebut.

Rumusan Masalah

a) Definisi dan Tujuan Sistem Pelaporan Administrasi

b) Komponen Utama dalam Sistem Pelaporan Administrasi
c) Praktik Terbaik dalam Implementasi Sistem Pelaporan Administrasi
d) Tantangan dalam Implementasi dan Penggunaan Sistem Pelaporan
Administrasi

Tujuan

a. Mengetahui Definisi dan Tujuan Sistem Pelaporan Administrasi

b. Mengetahui Komponen Utama dalam Sistem Pelaporan Administrasi
c. Mengetahui Praktik Terbaik dalam Implementasi Sistem Pelaporan
Administrasi

1
d. Mengetahui Tantangan dalam Implementasi dan Penggunaan Sistem
Pelaporan Administrasi

2
 BAB II

PEMBAHASAN
2.1 Definisi dan Tujuan Sistem Pelaporan Administrasi

2.1.1 Pengertian Sistem Pelaporan Administrasi

Sistem pelaporan administrasi merupakan suatu rangkaian proses, kebijakan, dan

teknologi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, menganalisis, dan
melaporkan informasi administrasi dalam suatu organisasi. Sistem ini mencakup
pengumpulan data administrasi dari berbagai sumber, pengolahan data menjadi
bentuk yang lebih bermakna, analisis data untuk menghasilkan wawasan yang
bernilai, serta penyajian laporan yang relevan kepada pihak yang berkepentingan.

2.1.2 Tujuan dan Manfaat Sistem Pelaporan Administrasi

Tujuan utama dari sistem pelaporan administrasi adalah menyediakan informasi

yang akurat, tepat waktu, dan relevan mengenai kegiatan administrasi organisasi.
Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari sistem pelaporan administrasi adalah:

1. Pengambilan Keputusan yang Tepat: Sistem pelaporan administrasi

memberikan informasi yang diperlukan bagi para pengambil keputusan
untuk membuat keputusan yang lebih baik. Data dan laporan yang
disediakan membantu dalam menganalisis kinerja, mengidentifikasi tren,
memperkirakan risiko, dan merencanakan tindakan yang tepat.
2. Peningkatan Efisiensi Operasional: Dengan adanya sistem pelaporan
administrasi yang terintegrasi dan otomatis, proses pengumpulan,
pemrosesan, dan pelaporan data administrasi menjadi lebih efisien. Hal ini
mengurangi ketergantungan pada pekerjaan manual yang rentan terhadap
kesalahan dan waktu yang lebih lama.
3. Pengendalian dan Pengawasan yang Lebih Baik: Sistem pelaporan
administrasi memberikan mekanisme pengendalian dan pengawasan yang
efektif terhadap kegiatan administrasi. Dengan adanya laporan yang
terstruktur dan terjadwal, manajemen dapat memantau kinerja,

3
 mengevaluasi pencapaian tujuan, dan mendeteksi potensi masalah atau
ketidaksesuaian.
4. Transparansi dan Akuntabilitas: Sistem pelaporan administrasi
meningkatkan transparansi dalam organisasi dengan memberikan akses
yang lebih baik terhadap informasi administrasi kepada pihak yang
berkepentingan, seperti manajemen, pemegang saham, atau pihak eksternal.
Hal ini juga meningkatkan akuntabilitas organisasi dalam menjalankan
kegiatan administrasi dengan baik.
5. Pengurangan Biaya dan Penghematan Sumber Daya: Dengan adanya sistem
pelaporan administrasi yang efisien, organisasi dapat mengurangi biaya dan
menghemat sumber daya yang terkait dengan proses administrasi.
Contohnya, penggunaan sistem otomatis dalam pengumpulan dan
pemrosesan data mengurangi ketergantungan pada pekerjaan manual yang
memakan waktu dan sumber daya.
6. Pemenuhan Kewajiban Hukum dan Peraturan: Sistem pelaporan
administrasi membantu organisasi memenuhi kewajiban hukum dan
peraturan terkait pelaporan. Dengan memiliki sistem yang terstruktur dan
terdokumentasi dengan baik, organisasi dapat memastikan kepatuhan
terhadap aturan dan regulasi yang berlaku.

2.1.3 Komponen Utama dalam Sistem Pelaporan Administrasi

➢ Pengumpulan Data Administrasi:

Pengumpulan data administrasi merupakan tahap awal dalam sistem pelaporan

administrasi. Proses ini melibatkan pengumpulan data dari berbagai sumber, seperti
formulir, sistem informasi internal, atau interaksi dengan pihak eksternal. Tujuan
dari pengumpulan data administrasi adalah untuk mengumpulkan informasi yang
lengkap, akurat, dan relevan mengenai kegiatan administrasi yang terjadi dalam
organisasi. Pengumpulan data dapat dilakukan secara manual atau dengan
menggunakan teknologi seperti formulir elektronik, sistem basis data, atau integrasi
dengan sistem lain dalam organisasi.

4
 ➢ Manajemen Database:

Manajemen database merupakan komponen penting dalam sistem pelaporan

administrasi. Database digunakan untuk menyimpan dan mengorganisasi data
administrasi yang dikumpulkan. Manajemen database melibatkan desain,
pembuatan, pemeliharaan, dan pembaruan struktur database. Tujuan dari
manajemen database adalah untuk menjaga integritas, konsistensi, dan keamanan
data administrasi. Hal ini melibatkan pemilihan model database yang sesuai,
perancangan skema database yang efisien, serta penerapan kebijakan dan kontrol
akses data yang tepat.

➢ Analisis Data dan Pelaporan:

Analisis data dan pelaporan merupakan proses penting dalam sistem pelaporan
administrasi. Setelah data administrasi dikumpulkan dan disimpan dalam database,
data tersebut dapat dianalisis untuk menghasilkan informasi yang berguna. Analisis
data melibatkan penggunaan alat dan teknik statistik, pemodelan, atau visualisasi
data untuk mengidentifikasi pola, tren, atau hubungan antara data administrasi.
Hasil analisis ini kemudian digunakan untuk menyusun laporan yang disampaikan
kepada pihak yang berkepentingan, seperti manajemen, pemegang saham, atau
pihak eksternal. Laporan dapat berupa tabel, grafik, atau narasi yang memberikan
ringkasan dan interpretasi data administrasi.

➢ Visualisasi Data:

Visualisasi data merupakan metode untuk menyajikan data administrasi secara

visual, sehingga lebih mudah dipahami dan diinterpretasikan. Visualisasi data dapat
berupa grafik, diagram, peta, atau infografis yang menampilkan informasi
administrasi dalam bentuk yang lebih intuitif dan menarik. Tujuan dari visualisasi
data adalah untuk membantu pengguna dalam memahami pola, tren, atau
perbandingan dalam data administrasi dengan lebih cepat dan efektif. Dengan
visualisasi yang tepat, informasi administrasi dapat disampaikan dengan lebih jelas
dan mudah diinterpretasikan oleh pihak yang berkepentingan.

➢ Keamanan dan Akses Pengguna:

5
Keamanan dan akses pengguna merupakan aspek penting dalam sistem pelaporan
administrasi. Data administrasi yang disimpan dalam database harus dilindungi dari
akses yang tidak sah atau perubahan yang tidak diizinkan. Keamanan data
melibatkan penggunaan metode enkripsi, kebijakan akses yang tepat, serta
pemantauan aktivitas pengguna. Selain itu, sistem pelaporan administrasi juga
harus mendukung manajemen akses pengguna, sehingga setiap pengguna hanya
dapat mengakses data dan laporan yang sesuai dengan wewenang dan tanggung
jawabnya. Hal ini memastikan bahwa informasi administrasi hanya dapat diakses
oleh pihak yang berwenang dan menjaga kerahasiaan data yang sensitif.

2.1.4 Praktik Terbaik dalam Implementasi Sistem Pelaporan

Administrasi

a. Identifikasi Kebutuhan dan Tujuan Organisasi

Langkah pertama dalam praktik sistem pelaporan administrasi adalah

mengidentifikasi kebutuhan dan tujuan organisasi. Ini melibatkan pemahaman
mendalam tentang apa yang ingin dicapai organisasi melalui sistem pelaporan
administrasi, termasuk jenis informasi yang diperlukan, pemangku kepentingan
yang terlibat, dan kebijakan dan regulasi yang perlu dipatuhi. Dengan
mengidentifikasi kebutuhan dan tujuan dengan jelas, organisasi dapat merancang
sistem pelaporan administrasi yang sesuai dan dapat memenuhi kebutuhan yang
spesifik.

b. Desain Struktur Data yang Efisien

Desain struktur data yang efisien adalah langkah penting dalam membangun sistem
pelaporan administrasi yang baik. Ini melibatkan perencanaan dan pembuatan
skema database yang tepat, termasuk pengorganisasian entitas, atribut, dan relasi
antara mereka. Desain struktur data yang efisien memungkinkan pengumpulan,
penyimpanan, dan pemrosesan data yang lebih efisien, meminimalkan redundansi,
dan memastikan integritas data yang tinggi.

6
 c. Integrasi dengan Sistem Lain dalam Organisasi

Sistem pelaporan administrasi yang efektif harus dapat terintegrasi dengan sistem
lain dalam organisasi. Ini memungkinkan aliran data yang lancar antara sistem
pelaporan administrasi dan sistem lainnya, seperti sistem keuangan, sistem
persediaan, atau sistem manajemen sumber daya manusia. Integrasi yang baik
memastikan konsistensi data, meminimalkan duplikasi pekerjaan, dan memperkuat
analisis yang holistik dan komprehensif.

d. Validasi dan Kualitas Data

Validasi dan pemastian kualitas data merupakan langkah penting untuk memastikan
keakuratan dan keandalan informasi dalam sistem pelaporan administrasi. Ini
melibatkan penerapan aturan validasi data, seperti penghindaran data yang tidak
lengkap, tidak konsisten, atau tidak valid. Validasi juga dapat melibatkan
pembandingan data dengan sumber eksternal atau data historis untuk memastikan
kebenaran dan konsistensi data.

e. Pemanfaatan Alat Analisis yang Kuat

Sistem pelaporan administrasi harus didukung oleh alat analisis yang kuat. Ini dapat
meliputi penggunaan perangkat lunak analisis data, teknik analisis statistik, atau
algoritma pemodelan yang canggih. Dengan memanfaatkan alat analisis yang kuat,
organisasi dapat menggali wawasan dan informasi yang lebih dalam dari data
administrasi, mengidentifikasi pola, tren, dan hubungan yang penting, serta
membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan pemahaman yang lebih
mendalam.

f. Sederhanakan dan Visualisasikan Informasi

Pada saat menyajikan informasi administrasi, penting untuk menyederhanakan data

yang kompleks dan mengubahnya menjadi format yang lebih mudah dipahami.

7
Penggunaan visualisasi data seperti grafik, diagram, atau peta dapat membantu
pengguna memahami informasi dengan lebih cepat dan efektif. Visualisasi yang
baik juga membantu dalam mengkomunikasikan temuan dan wawasan secara jelas
dan menarik.

g. Jadwalkan Laporan dan Notifikasi

Agar sistem pelaporan administrasi efektif, laporan dan notifikasi harus

dijadwalkan secara teratur. Ini memastikan bahwa informasi administrasi yang
relevan dan diperlukan disampaikan kepada pihak yang berkepentingan pada waktu
yang tepat. Penjadwalan laporan dan notifikasi juga membantu dalam mengatur
proses kerja dan memastikan bahwa manajemen dan pemangku kepentingan
memiliki akses ke informasi yang aktual dan terkini.

h. Pelatihan Pengguna

Sistem pelaporan administrasi yang sukses membutuhkan pengguna yang terlatih

dan terampil dalam penggunaan sistem tersebut. Penting untuk menyediakan
pelatihan yang memadai kepada pengguna agar mereka dapat memahami
fungsionalitas sistem, proses penggunaan, dan tata cara pengelolaan data. Pelatihan
pengguna juga membantu dalam memaksimalkan manfaat sistem pelaporan
administrasi dan memastikan penggunaan yang efektif.

i. Evaluasi dan Peningkatan Sistem

Sistem pelaporan administrasi harus terus dievaluasi dan ditingkatkan untuk

memastikan kinerja yang optimal. Evaluasi dapat melibatkan pengukuran
keberhasilan sistem dalam mencapai tujuan yang ditetapkan, pengumpulan umpan
balik dari pengguna, atau analisis terhadap kendala atau permasalahan yang
muncul. Berdasarkan hasil evaluasi, sistem dapat ditingkatkan melalui pembaruan
perangkat lunak, penyesuaian proses, atau peningkatan manajemen data.

j. Keamanan Data dan Privasi

Terakhir, sistem pelaporan administrasi harus memiliki langkah-langkah keamanan

data yang kuat untuk melindungi informasi administrasi dan menjaga privasi data.

8
Ini melibatkan penerapan kebijakan keamanan yang ketat, penggunaan enkripsi
data, pengendalian akses pengguna, dan pemantauan aktivitas yang mencurigakan.
Keamanan data dan privasi adalah hal yang sangat penting dalam menghindari
akses yang tidak sah atau penggunaan yang tidak etis terhadap informasi
administrasi.

2.1.5 Tantangan dalam Implementasi dan Penggunaan Sistem Pelaporan

Administrasi

a. Kualitas Data yang Buruk:

Permasalahan yang sering muncul dalam sistem pelaporan administrasi adalah

kualitas data yang buruk. Hal ini bisa terjadi akibat kesalahan manusia dalam
pengumpulan atau penginputan data, duplikasi data, ketidaklengkapan data, atau
ketidakakuratan data. Kualitas data yang buruk dapat mengganggu analisis data
yang akurat dan dapat menghasilkan laporan yang tidak dapat diandalkan. Solusi
untuk masalah ini termasuk penerapan aturan validasi data, pelatihan pengguna
tentang pentingnya kualitas data, dan pemantauan rutin terhadap kualitas data yang
masuk ke sistem.

b. Keterbatasan Integrasi dengan Sistem Lain:

Sistem pelaporan administrasi sering kali menghadapi keterbatasan dalam integrasi

dengan sistem lain dalam organisasi. Ini dapat terjadi karena perbedaan format data,
perbedaan struktur database, atau keterbatasan teknis dalam mengintegrasikan
sistem. Keterbatasan integrasi dapat menghambat aliran data yang lancar dan
menyebabkan kesulitan dalam menggabungkan data dari berbagai sumber. Solusi
untuk masalah ini adalah merancang antarmuka atau protokol standar untuk
pertukaran data, menggunakan alat bantu integrasi seperti ETL (Extract, Transform,
Load), atau melakukan penyesuaian pada sistem yang ada untuk memfasilitasi
integrasi.

9
 c. Kompleksitas Data Administrasi:

Data administrasi sering kali kompleks dan beragam. Hal ini bisa disebabkan oleh
banyaknya jenis data yang harus dikumpulkan dan dikelola, kompleksitas
hubungan antara entitas data, atau volume data yang besar. Kompleksitas data
administrasi dapat menyulitkan analisis data dan menyebabkan kesulitan dalam
menyajikan informasi dengan cara yang sederhana dan mudah dipahami. Penting
untuk merancang struktur data yang efisien, menggunakan alat analisis yang kuat,
dan menyederhanakan informasi dengan visualisasi yang efektif untuk mengatasi
masalah kompleksitas data.

d. Kurangnya Keterampilan Pengguna:

Kurangnya keterampilan pengguna dalam menggunakan sistem pelaporan

administrasi dapat menjadi permasalahan. Pengguna mungkin tidak sepenuhnya
memahami fungsionalitas sistem, tidak terlatih dalam analisis data, atau tidak
terbiasa dengan alat analisis yang digunakan. Kurangnya keterampilan pengguna
dapat menghambat pemanfaatan maksimal sistem pelaporan administrasi dan
menghasilkan laporan yang kurang informatif. Solusi untuk masalah ini adalah
memberikan pelatihan dan pendidikan kepada pengguna, memfasilitasi
aksesibilitas dan kemudahan penggunaan sistem, serta menyediakan dukungan dan
bantuan teknis yang memadai.

e. Keterbatasan Data Real-time:

Beberapa sistem pelaporan administrasi mungkin menghadapi keterbatasan dalam

menyediakan data secara real-time. Hal ini bisa terjadi karena keterlambatan dalam
pengumpulan data, pemrosesan data yang memakan waktu, atau keterbatasan teknis
dalam mengintegrasikan data secara real-time. Keterbatasan data real-time dapat
menghambat pengambilan keputusan yang cepat dan responsif, terutama dalam
situasi yang membutuhkan pemantauan dan tindakan segera. Untuk mengatasi
masalah ini, organisasi dapat memperbaiki proses pengumpulan dan pemrosesan
data, meningkatkan integrasi dengan sistem lain, atau menggunakan teknologi yang
memungkinkan pemantauan data secara real-time.

10
 f. Keamanan Data dan Privasi:

Masalah keamanan data dan privasi adalah perhatian yang serius dalam sistem
pelaporan administrasi. Data administrasi seringkali berisi informasi sensitif atau
rahasia, seperti data keuangan, data pribadi karyawan, atau rahasia bisnis.
Kehilangan atau penyalahgunaan data dapat memiliki konsekuensi yang serius,
termasuk pelanggaran privasi, kerugian finansial, atau kerusakan reputasi. Untuk
mengatasi masalah ini, organisasi harus menerapkan langkah-langkah keamanan
data yang kuat, seperti enkripsi data, pengendalian akses, pemantauan aktivitas
pengguna, dan kebijakan keamanan yang ketat.

g. Ketergantungan pada Sumber Daya IT:

Sistem pelaporan administrasi sering kali bergantung pada sumber daya IT, seperti
infrastruktur jaringan, perangkat keras, atau tim IT yang terlatih. Ketergantungan
pada sumber daya IT dapat menyebabkan masalah jika sumber daya tersebut
terbatas, terjadi kegagalan sistem, atau jika organisasi tidak memiliki keahlian IT
yang memadai. Dalam menghadapi masalah ini, organisasi harus memastikan
bahwa sumber daya IT yang cukup tersedia, menjaga dan memperbarui
infrastruktur secara berkala, serta memiliki rencana pemulihan bencana dan
pengelolaan risiko yang baik untuk mengatasi kemungkinan kegagalan sistem.

11
 BAB III

PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Pelaporan Administrasi adalah tahap akhir dari agenda administrasi.
Dengan adanya laporan, administrasi dapat diawasi kinerjanya dan dapat
dipantau seberapa baik atau buruk suatu lembaga mengelola segala kapital dan
liabilitasnya. Dengan adanya sistem administrasi, diharapkan seluruh organ
yang terlibat dapat menyempurnakan proses administrasi sesuai dengan SOP
yang ada.

Namun, building skill juga diperlukan dalam prosesnya karena sistem ini
cukup kompleks dan memerlukan atensi yang lebih. Oleh karena itu,
dibutuhkanlah SDM yang mumpuni dan perangkat yang memadai agar sistem
pelaporan administrasi ini berjalan dengan baik.

3.2 Saran
Sebaiknya pembaca meningkatkan kinerja sistem pelaporan administrasi
agar proses administrasi berjalan dengan baik dan tidak ada kurang suatu
apapun.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Bocij, P., Chaffey, D., Greasley, A., & Hickie, S. (2013). Sistem Informasi Bisnis:
Teknologi, Pengembangan, dan Manajemen untuk Bisnis Elektronik. Penerbit
Andi.

Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2016). Sistem Informasi Manajemen: Mengelola

Perusahaan Digital. Penerbit Salemba Empat.

O'Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010). Sistem Informasi Manajemen. Penerbit

Salemba Empat.

Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2015). Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit

Indeks.

Stair, R. M., & Reynolds, G. W. (2018). Prinsip Sistem Informasi. Penerbit Andi.

Ballou, D. P., Smith, W. L., & Veres, S. M. (2004). Logistik Bisnis/Manajemen

Rantai Pasokan: Perencanaan, Organisasi, dan Pengendalian Rantai Pasokan.
Penerbit Erlangga.

Gray, P., & Watson, H. J. (2018). Manajemen Proyek: Proses Manajerial. Penerbit
Andi.

Power, D. J. (2014). Business Intelligence: Konsep, Komponen, Teknik, dan

Manfaat. Penerbit Andi.

Pressman, R. S., & Maxim, B. R. (2014). Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan

Praktisi. Penerbit Andi.

Turban, E., Sharda, R., & Delen, D. (2016). Pendukung Keputusan dan Sistem
Business Intelligence. Penerbit Andi.

13