TUGAS MAKALAH MANAJEMEN PROYEK

SISTEM INFORMASI

Dosen : Mh Taufiq, Ir

Oleh:

Nama :Yeti Meitika

NIM :10.12.5017

Kelas :10S1SI-08

Jurusan :S1 Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2013

1
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah puji syukur saya panjatkan kepada Allah SWT yang masih memberikan nafas
kehidupan, sehingga saya dapat menyelesaikan pembuatan makalah ini.

Makalah ini dibuat untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen proyek system
informasi. Dalam makalah ini membahas tentang konsep dan aplikasi CBIS,konsep dan
perancangan DBMS,network system dan perangkatnya,analisis system informasi & manajemen
(PIECES &SWOT),perancangan dan implementasi system informasi,perangkat atau tools dalam
analisis dan perancangan system,konsep manajemen terhadap kebutuhan informasi,konsep
manajemen proyek system informasi, konsep dan aplikasi Term Of Reference (TOR) dan
Konsep dan Aplikasi System Requirements Analisys (SRA).

Akhirnya saya sampaikan terima kasih atas perhatiannya terhadap makalah ini, dan penulis
berharap semoga makalah ini bermanfaat bagi diri saya sendiri dan khususnya pembaca pada
umumnya.

Tak ada gading yang tak retak, begitulah adanya makalah ini.

Dengan segala kerendahan hati, saran-saran dan kritik yang konstruktif sangat saya harapkan
dari para pembaca guna peningkatan pembuatan makalah pada tugas yang lain dan pada waktu
mendatang.

Yogyakarta,25 Maret 2013

Penulis

2
 KONSEP DAN APLIKASI CBIS

Pengantar CBIS

Definisi sebuah sistem manajemen, istilah yang dikenal umum masyarakat adalah sebuah sistem
manusia / mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi
operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini
menggunakan perangkat keras (hard ware) dan perangkat lunak (soft ware) komputer, prosedur
pedoman, model mamajemen, keputusan dan sebuah “data base”.

Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling bekerjasama untuk
mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan hardware dan software komputer,
prosedur, dokumentasi, formulir dan orang yang bertanggungjawab untuk memperoleh,
menggerakkan, manajemen,distribusi data dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam
pengembangan suatu sistem yang baik disebut sistem analysis and design (SA&D). proses
SA&D ini didasarkan pada pendekatan sistem untuk mengatasi suatu masalah yang disebabkan
oleh beberapa prinsip dasar berikut ini.

1. Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu sistem sebelum
membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem bekerja.
2. Memilih cakupan yang tepat atas keadaan yang dianalisa akan berpengaruh terhadap
masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak.
3. Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah, sehingga strategi
yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar ke masalah yang kecil.
4. Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian lain mungkin sekali berbeda,
sehingga pemecahan alternatif yangmenunjukan perspektif yang berbeda hendaknya
dibuat dandiperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih.
5. Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga seorang manajer
harus mengambil pendekatan bertahap terhadappemecahan masalah.

Hal ini memungkinkan komitmen yang terusbertambah(incremental) terhadap pemecahan

masalah tertentu, dimana keputusannya adalah berlanjut atau tidak ke tahap berikutnya.

3
Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat diartikan sebagai suatu alat yang mendukung para
pengambil keputusan dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen( perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian), sedemikian rupa sehingga tercapai suatu
keputusan yang didasarkan kepada pendekatan sistem.

Laudon, mendefinisikan Sistem Informasi sebagai berikut: Information System: Interrelated

components that collect, process, store, and disseminate information to support decision making,
control, analysis, and visualization in an organization. Gordon B. Davis, mendefinisikan Sistem
Informasi Manajemen sebagai berikut: Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem
manusia, mesin yang terintegrasi dalam menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan-
kegiatan operasi, manajemen dan pengambilan keputusan suatu organisasi.

Jadi dapat diartikan, SIM adalah interelasi atau interaksi komponen komponen atau subsistem
subsistem yang saling berhubungan dan terintegrasi dimana diperlukan suatu pengambilan
(collect), proses (process), penyimpanan (store) dan diseminasi (diseminatin) informasi untuk
mendukung pengambilan keputusan (decision making) serta pengawasan (control) dari
organisasi. Sistem Informasi manajemen juga dapat menggambarkan visualisasi dari organisasi.

Ada tiga aktifitas dalam SIM dalam memproduksi kebutuhan informasi suatu organisasi, yaitu
masukan (input), proses (processing) dan keluaran (output). Sistem Informasi juga diperlukan
umpan balik (feed back), dimana keluaran yang dikembalikan untuk membantu mereka dalam
mengevaluasi atau mengkoreksi fase masukan. Saat ini banyak pimpinan yang menyadari
bagaimana informasi dapat menunjang kompetisi di lingkungan usaha terutama dalam
menghadapi era globalisasi yang tergantung bagaimana kemampuan mereka dalam menjalankan
organisasi secara global. Hari ini, sistem informasi menyediakan komunikasi dan kekuatan
analisa yang diperlukan suatu organisasi untuk penyelenggaraan perdagangan (trading) dan
pengelolaan aktifitas atau usaha dalam sekala global.

Sumber Daya Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari 5 sumber daya dasar, yaitu: Manusia, Hardware, Software, Data dan
Jaringan. Dibawah ini merupakan contoh Sumber daya sistem informasi dan produknya,
meliputi:

4
 1. Sumber daya manusia
2. Pemakai akhir merupakan orang orang yang menggunakan sistem informasi atau
informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Mereka berupa pelanggan, tenaga penjualan,
teknisi, staff administrasi, akuntan dan para manajer. Para pakar merupakan orang orang
yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Mereka meliputi sistem
analis, pembuat software, operator sistem.
3. Sumber daya hardware Dapat digolongkan menjadi: Mesin dan Media.
4. Sumber daya software
5. Software sistem, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung
operasi sistem computer. Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung
bagi penggunaan tertentu komputer oleh pemakai akhir. Contohnya, program analisis
penjualan, program pengolahan kata dan program penggajian. Prosedur, yang
mengoperasikan perintah bagi orang orang yang akan menggunakan sistem informasi.
Contohnya, prosedur entri data, prosedur untuk memperbaiki kesalahan, prosedur
pendistribusian cek gaji.
6. Sumber daya data Termasuk deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian,
database persediaan.
7. Sumber daya jaringan

Media komunikasi, pemroses komunikasi, software untuk akses dan pengendalian

jaringan.Pengguna Informasi Dipandang dari tingkat manajemen dan area fungsional Supaya
informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis
sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan
mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masingmasing tingkat (level) manajemen dan tipe
keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat
bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah supaya organisasi
memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang
meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga
SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi
yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

5
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para
pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi
secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi
dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksitransaksi,
mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau
pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat
berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada
tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan

Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat
tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah
dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan.

Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:

a. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-
masing
b. Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia
membuat urutan kepentingan semua alternatif.
c. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume
penjualan, atau kegunaan.

6
Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis
menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif
yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan

keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup. Sebuah sistem keputusan terbuka
memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak
diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan
kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan
sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang
dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model
keputusan, dan sebagainya.

SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen

Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan. Contohnya
pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada proses yang tepat dari
transaksi; pada tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan
persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil
operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen
yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk
mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk
perencanaan pengendalian dan taktis berada di tengahnya. Tabel 6 menunjukkan perbedaan tujuh
macam ciri. Dengan melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk perencanaan strategik
tidaklah identik dengan sistem informasi untuk pengendalian operasional.

Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional

Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan

secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan
keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.
Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :

a. Proses transaksi
b. Proses laporan

7
 c. Proses pemeriksaan

Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan keputusan yang dapat dibuat
dalam sistem pengendalian operasional :

a. Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi.

Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan
apakah suatu pesanan pembelian sediaan harus diadakan.
b. Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan untuk suatu posisi.
Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan program untuk memilih kandidat
secara kasar.
c. Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan keputusan yang
diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan laporan bisa menciptakan laporan
khusus dalam suatu bidang masalah. Contoh : suatu analisis pesanan yang masih
belum dilayani setelah 30 hari.

Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen

Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur

pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk
diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian
manajemen memerlukan jenis informasi berikut :

a. Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)

b. Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
c. Sebab penyimpangan
d. Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin

Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama :

a. database dari operasional, dan

b. rencana, anggaran, standar, dll

yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti
perbandingan industri dan indeks biaya.

8
Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajemen adalah sebagai berikut :

a. Model perencanaan dan anggaran

b. Program-program laporan penyimpangan
c. Model-model analisis masalah
d. Model-model keputusan
e. Model-model pemeriksaan/pertanyaan

Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah : rencana dan anggaran, laporan
yang terjadwal, laporan khusus, analisis situasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan
jawaban atas pertanyaan.

Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis

Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi
akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama,
sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh:

 Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui
pesanan.
 Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan untuk mengubah
menjadi suatu toko obral di luar kota.
 Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti
kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun
beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan
siklus penganggaran. Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis
menunjukkan ciri data :
 Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.
 Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang
 Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya
(berdasarkan kebijakan dewasa ini).
 Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan
sebagainya

9
  Prospek bagi industri di daerah lain.
 Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.
 Peluang bagi karya usaha baru.
 Alternatif strategi
 Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi. Dukungan sistem
informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian
manajemen dan pengendalian operasional.

Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses
perencanaan strategis, misalnya:

a. Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan
kebutuhan pengolahan operasional.
b. Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan
diproyeksikan ke masa mendatang
c. Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.

SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi

Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan
atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan
aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya,
walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa
untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi
untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan
strategis.

Sistem informasi pada tiap organisasi berisikan informasi yang berhubungan dengan tiga tipe
dasar operasi, yaitu proses transaksi, kontrol dan perencanaan strategis. ketiga tipe dasar operasi
ini dapat dikelompokan ke dalam dua bagian, yaitu:

1. kegiatan pada tingkat manajemen dan

2. kegiatan pada tingkat pengoperasian

Kegiatan tingkat manajemen dan tingkat pengoperasian

10
Saat ini kegiatan pada tingkat manajemen digambarkan dalam bentuk segitiga yang terletak di
atas gambar empat persegi panjang, gambar pada kegiatan tingkat pengoperasian hampir dapat
dikatakan sebagai suatu hal yang tradisional.

Kegiatan informasi yang berhubungan dengan organisasi Konsep sistem, Data, dan Informasi

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berarti bagi yang menerimanya.

Menurut Raymond Mcleod, : “ Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang
memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau
mendatang ”

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-
kejadian dan kesatuan nyata. Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita
banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan
informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyak,
gambar, dsb.

SIKLUS INFORMASI

Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut :

· Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai

· Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai

· Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

Informasi yang berkualitas harus :

1. Akurat
2. Tepat pada waktunya

11
 3. Relevan.

Konsep dasar CBIS

Kita menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer (CBIS) untuk menggambarkan
lima sub sistem yang menggunakan komputer yang menyediakan informasi untuk pemecahan
suatu masalah.

Sub Sistem CBIS

1. Sistem Informasi Akuntansi

2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Penunjang Keputusan (DSS)
4. Otomatisasi Kantor (OA)
5. Sistem Pakar

Penerapan CBIS

Yang mengelola CBIS adalah manajer dari unit organisasional dimana komputer tersebut
diterapkan. Manajer lah yang merencanakan siklus hidup dan mengatur spesialis informasi yang
terlibat.

12
 KONSEP DAN PERANCANGAN DBMS

Data base adalah sistem file komputer yang menggunakan cara pengorganisasian tertentu, yang
dimaksudkan untuk mempercepat pembaharuan masing-masing record, serta pembaharuan
secara serempak atas record terkait, juga untuk mempermudah dan mempercepat akses terhadap
seluruh record lewat program aplikasi, serta akses terhadap seluruh record lewat program
aplikasi, serta akses yang cepat terhadap data yang tersimpan yang harus digunakan secara
bersama-sama untuk dibaca guna penyusunan laporan-laporan rutin atau khusus. Manajemen file
mengandung arti bahwa data base memiliki suatu tempat yang terstruktur sehingga
memungkinkan program untuk menggabungkan berbagai data, record, file yang ada dalam
database. Manajemen file ialah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.
Manajemen file harus dipahami oleh pengelola data base sehingga struktur data base yang berisi
data, record, file yang ada dalam database dapat memberikan kemudahan bagi pemakai.

STRUKTUR DATA BASE

1. Struktur database hierarkis : struktur kelompok data dan subkelompok yang lebih kecil
lagi menyerupai cabang-cabang pohon.
2. Struktur data base Jaringan : Struktur ini memungkinkan satu catatan tertentu menunjuk
pada catatan lain dalam database.
3. Struktur data relasional : struktur ini merupakan sekumpulan tabel dan hubungan antar
record dilakukan atas dasar nilai-nilai pada suatu data dan record tidak didasarkan pada
alamat dalam record.
Tujuan utama dari konsep database :

 Meminimalkan pengulangan data

 Independensi data yaitu kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur
data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data.
KOMPONEN DATABASE

1. File database.
File ini memiliki elemen-elemen data yang disimpan dalam salah satu format organisasi
file database.

13
 2. Sistem manajemen database.
Suatu kelompok program software yang mengelola database, mengontrol akses terhadap
database, menjaga keamanan database dan melakukan tugas-tugas lain.

3. Sistem antar muka bahasa induk.

Bagian dari DBMS yang berkomunikasi dengan program aplikasi, seperti COBOL dan
FORTRAN, yang memerlukan data dari file-file.

4. Program aplikasi.
Program ini memiliki fungsi yang sama seperti pada sistem konvensional, hanya saja file-
file datanya independen dan menggunakan definisi data standar. Ketidak tergantungan
(independensi) dan standarisasi membuat pengembangan program menjadi lebih cepat
dan mudah.

5. Sebuah sistem antar muka bahasa alami

Suatu bahasa pertanyaan (query language) yang memungkinkan pemakai mendapatkan
keterangan tentang apa saja yang tersedia pada sistem komputer.

6. Kamus data : pusat penyimpanan informasi data-data dari database yang memuat skema
database dan terdiri dari item - item dalam database serta deskripsi serta definisi atribut-
atributnya.
7. Terminal pengaksesan dan pemutakhiran yang online.
Letaknya dapat berdekatan atau berjauhan. Biasa berupa dumb terminal, smart terminal
maupun mikro komputer.

8. Sistem keluaran atau pembuat reportase.

Terdiri dari laporan rutin dan laporan khusus.

Dalam memilih DBMS perlu beberapa pertimbangan, bukan hanya karena mahal harganya. Ada
empat hal yang terpenting, yaitu :

 Bahasa query
 Pertimbangan keamanan
 Biaya tak langsung pemrosesan
 Kecocokan dengan tipe aplikasi.

14
PERANAN DATABASE
Data merupakan suatu bahan atau sumber yang terpenting didalam organisasi, oleh
karena itu organisasi-organisasi dan para manajer perlu untuk memahami manajemen data,
yaitu suatu aktivitas pengelolaan data dengan berdasarkan teknologi informasi.
Apa yang akan dirasakan apabila seorang eksekutif tidak mengerti komputer sedangkan
dokumen yang dimiliki perusahaan sangat banyak dan berada dimana – mana, sebagai
eksekutif perusahaan mungkin akan frustasi dan tegang dalam menghadapi kondisi tersebut.
Sebaliknya didalam pendekatan manajemen database, file-file dikumpulkan disuatu
tempat umum dengan menggunakan aplikasi paket program tertentu, sehingga data dapat
dengan mudah digunakan untuk kepentingan pemakai, sedangkan aplikasi paket program
yang sering digunakan adalah sistem manajemen database (Database Management System /
DBMS) berfungsi sebagai software pembantu pengguna database.
Database yang umum dikembangkan dalam pendekatan proses, data dikumpulkan dan
disusun sesuai struktur data, dengan demikian dapat memberikan kemudahan didalam
pencarian dan mengamankan data untuk kepentingan proses lebih lanjut..
Pemrosesan file meliputi pembaharuan dan penggunaan data-data untuk menghasilkan
informasi yang dibutuhkan, antara lain :
a) Pembaharuan dan pembuatan database untuk membantu transaksi bisnis dari
berbagai aktivitas yang membutuhkan perubahan didalam data perusahaan.
b) Menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi setiap pengguna aplikasi yang
menggunakan program komputer.
Modifikasi Database
DBMS menghilangkan database-database utama perusahaan dari kendali pemakai pribadi
dan menggantikan kendali tersebut pada spesialis disebut administrasi database (Database
Administration/DBAS) dan karyawan yang lain. Administrasi database memakai DDL (Data
Definition Language) untuk membuat dan menspesifikasi isi data, hubungan-hubungan dan
struktur setiap database serta memodifikasi spesifikasi data ini bila diperlukan. Kamus data
adalah info yang dibatalkan dan disimpan dalam definisi dan spesifikasi database yang
diputar oleh DBAS.

15
Kamus Data
Kamus data telah menjadi alat utama bagi administrasi database, itu merupakan modul
software database yang berisi data-data artinya data didalam data, kamus data berisi data-
data tentang struktur, elemen-elemen data dan karakteristik-karakteistik dari database-
database perusahaan.

Tipe-tipe Database
Pertumbuhan dari proses distribusi, pengguna komputer dan pendukung sistem keputusan
membuat perkembangan atau peningkatan di berbagai database tipe utama. Lima tipe
database utama bagi pengguna komputer perusahaan :
a) Operasi Database Umum
Database ini menyimpan data-data penting untuk mendukung seluruh operasi-operasi
perusahaan. Mereka dapat juga disebut subjek area database (SADB), database transaksi
dan produksi database.
b) Pengguna Database Umum
Database ini menyimpan data dan info inti dari operasi pilihan database luar. Mereka
berisi ringkasan data dan info yang paling dibutuhkan bagi manajer perusahaan dan
pengguna lainnya. Mereka disebut juga database info dan database manajemen. Database-
database ini diakses oleh pengguna eksekutif sebagai bagian dari pendukung sistem.
Keputusan dan info sistem eksekutif untuk mendukung keputusan manajer.
c) Distribusi Database
Database ini berasal dari kelompok-kelompok kerja lokal dan departemen pada
kantor daerah, kantor cabang, tempat manufakturing dan tempat kerja lainnya. Database
dapat meliputi segmen dari operasi dan pengguna database umum.
d) Pengguna Pribadi Database
Database ini berisi bermacam-macam data yang dikembangkan oleh pengguna
ditempat kerjanya.
e) Database Luar
Akses besar, pemilik database pribadi/bank-bank data tersedia bagi pengguna-
pengguna dan perusahaan untuk info komersil dengan membayar. Beberapa dari

16
 pelayanan bank data memberikan software untuk membantu pengguna menganalisis
datanya.

Database Teks
Database Teks merupakan perkembangan alami dari pemakai komputer untuk membuat
dan menyimpan dokumen secara elektronik. Perusahaan besar dan agen-agen pemerintah
menggunakan sistem manajemen. Teks database software untuk membantu, membuat,
menyimpan, mencari, menerima, memodifikasi dan merakit dokumen serta info lainnya
untuk disimpan sebagai teks data.

Hiperteks
Hiperteks adalah metodologi penting bagi konstruksi dan pengguna interkatif dari teks
database. Dokumen hiperteks adalah badan/tubuh dari teks bentuk elektronik yang ditandai,
sehingga secara cepat dicari bagi pembaca.
Ada beberapa paket software untuk mengembangkan dokumen hiperteks. Salah satu yang
paling sering digunakan adalah paket kartu hiper untuk komputer Macintosh Apple. Pada
kartu hiper unit utamanya adalah kartu. Dokumen hiperteks berisi timbunan-
timbunan/koleksi-koleksi dari hubungan kartu tanda, dengan demikian paket dokumen
hiperteks dikenal dengan nama Stackware.
Dari definisi hiperteks berisi teks dan grafis terbatas. Hipermedia merupakan dokumen-
dokumen yang berisi bermacam-macam media, termasuk teks, grafik-grafik, video dan lain-
lain. Keseluruhan hiperteks dan hypermedia menjadikan dokumen elektronik menjadi
popular seperti dokumen tradisional diantaranya buku-buku, majalah-majalah dan koran-
koran.

Pertimbangan Manajer untuk Manajemen Sumber Data

Pengguna manajer harus melihat data sebagai sumber penting yang mengharuskan
mereka untuk belajar mengatur seperlunya agar menjamin kesuksesan dan bertahan
diperusahaannya.
Manajemen database merupakan aplikasi penting dari sistem teknik informasi bagi
manajemen sumber data organisasi. Bagaimanapun sumber data manajemen lainnya tetap

17
 diperlukan untuk menyeimbangkan beberapa masalah yang dihasilkan dari manajemen
database. Antara lain administrasi database, administrasi data dan rencana data.

OPERASI DATABASE

Menurut penggunaanya terdapat dua kelas database, yaitu untuk aktivitas operasi dan aktivitas
manajerial.

Secara umum kegiatan operasi memerlukan rincian dari seluruh transaksi yang dilakukan. Pada
level lini operasi ini ada atribut kunci dari database, beberapa diantaranya mempunyai relevansi
terhadap aktivitas manajerial, yakni sbb :

1. Konsistensi dalam elemen informasi yang berkaitan.

2. Perlunya banyak waktu untuk informasi transaksi dan untuk pelaporan manajemen.
3. Rincian salinan disiapkan sehingga dapat dipergunakan sebagai laporan
4. Berbagi data
Kelompok kedua tentang penggunaan database adalah untuk aktivitas manajerial dan ini yang
terpenting, meliputi :

1. Sistem intelijen
2. Masalah-masalah manajemen khusus
3. Model manajemen
4. Tugas kunci sistem informasi.
Database dapat membantu para manajer dengan cara mengorganisasikan sistem informasi
yang berkaitan dengan tugas utama manajemen

PENGELOLA DATABASE

Seorang spesialis informasi yang bertanggungjawab atas database disebut pengelola database
(database administrator) atau DBA. Tugas DBA terbagi dalam empat area utama, yaitu :

1. Perencanaan database, meliputi kerjasama dengan para manajer untuk mendefinisikan

skema perusahaan dan dengan para pemakai untuk mendefinisikan subskema mereka.

18
 Selain itu DBA berperan penting dalam memilih perangkat keras dan perangkat lunak
sistem manajemen database.
2. Penerapan database, mencakup penciptaan database yang sesuai dengan spesifikasi
DBMS yang dipilih, serta menetapkan dan menegakkan kebijakan dan prosedur
penggunaan database.
3. Operasi database, mencakup menawarkan program-program pendidikan bagi pemakai
database, dan menyediakan bantuan saat diperlukan.
4. Keamanan database, meliputi pemantauan kegiatan database.

KEUNTUNGAN DATABASE

1. Mengurangi pengulangan data.

Jumlah total file dapat dikurangi, dibandingkan bila file-file komputer disimpan terpisah
di tiap aplikasi komputer, dengan menghapus data duplikasi di berbagai file.

2. Mencapai independensi data.

Spesifikasi data disimpan dalam skema daripada dalam tiap program aplikasi. Perubahan
data dibuat pada struktur data tanpa mempengaruhi program yang mengakes data.

3. Mengintegrasikan data dari beberapa file.

Saat file dibentuk sehingga menyediakan kaitan logis, organisasi fisik tidak lagi menjadi
kendala. Organisasi logis, pandangan pemakai dan program aplikasi tidak harus tercermin
pada medium penyimpanan fisik.

4. Mengambil data dan informasi secara cepat.

Hubungan-hubungan logis, data manipulation language, query language memungkinkan
pemakai mengambil data dalam hitungan detik atau menit.

5. Meningkatkan keamanan.
Data yang dikelola oleh DBMS lebih aman daripada data lain dalam perusahaan, karena
dalam DBMS menyertakan kata sandi atau bahasa sandi.

19
KELEMAHAN DAN KENDALA DBMS

1. Memperoleh perangkat lunak dan perangkat keras yang mahal.

DBMS mainframe masih sangat mahal. DBMS berbasis komputer mikro, walau biayanya
hanya beberapa ratus dolar,d apat merupakan pengeluaran yang besar bagi perusahaan
kecil.

2. Kurangnya ahli database.

DBMS memerlukan pengetahuan khusus agar dapat memanfaatkan kemampuannya
secara penuh. Pengetahuan khusus ini paling baik disediakan oleh para pengelola
database (DBA)

3. Biaya pemrosesan data sangat tinggi

20
 NETWORK SISTEM DAN PERANGKATNYA

Jaringan dibedakan berdasarkan jumlah pemakai yang dilayani, antara lain adalah :

1. Jaringan Setempat (Local Area Network/LAN)

Adalah sekumpulan komputer dan peralatan lain yang saling berhubungan melalui suatu
medium yang sama dan menghubungkan komputer yang berdekatan secara fisik, tidak
mentransfer data melalui telepon.

2. Jaringan Metropolitan (Metropolitan Area Networks/MAN)

MAN adalah jaringan dengan area yang cukup luas untuk mencakup suatu kota secara
keseluruhan dan beberapa kota kecil yang berdekatan.

3. Jaringan Luas (Wide Area

Networks/WAN) Daerah jangkauannya
lebih luas dari MAN

4. Internet
Kumpulan jaringan yang saling berhubungan

Jenis-jenis konfigurasi jaringan (topologi)

 RING : dengan menggunakan protocol token ring

 BUS : suatu kabel dengan panjang terbatas (dengan menggunakan protocol
ethernet)
 STAR : memerlukan suatu alat yang dinamakan hub, yaitu alat yang menerima
paket data dari suatu komputer disalah satu ujung bintang dan menyalin isinya ke
seluruh aset yang lain.

Gb.18. Topologi LAN

21
PERANGKAT KERAS KOMUNIKASI

1. Modem : alat yang mengubah sinyal-sinyal analog yang digunakan pada komunikasi telepon
suara menjadi sinyal digital atau sebaliknya.

2. Hub : alat yang menerima paket data dari suatu komputer disalah satu ujung topologi star
dan menyalin isinya ke seluruh komputer lain.

3. Router : alat yang menhubungkan banyak LAN.

4. Switch : peralatan yang menyaring komunikasi data yang tidak ditujukan pada suatu
komputer di suatu jaringan tertentu serta mengendalikan rute ke komputer
penerima.

Gb.19. Manajemen Jaringan

MANAJEMEN JARINGAN

Jaringan merupakan sistem syaraf dari operasi jaringan. Kegagalan jaringan dapat merugikan
milyaran rupiah tiap menitnya. Manajemen jaringan ditujukan untuk mengurangi peluang
kegagalan jaringan, terutama melalui perencanaan dan pengendalian.

Perencanaan jaringan

Perencanaan jaringan terdiri dari semua kegiatan yang diarahkan untuk mengantisipasi
kebutuhan jaringan perusahaan. Ini mencakup tiga komponen utama :

22
 1. Perencanaan kapasitas, menganalisa dan merencanakan volume lalu lintas yang dapat
ditangani jaringan.
2. Perencanaan staf, membantu menentukan jumlah orang yang diperlukan untuk mengelola
suatu jaringan dan tingkat keahlian khusus.
3. Perencanaan kinerja, menganalisa waktu respon pada suatu tingkat lalu lintas tertentu
untuk mengantisipaso efek kemungkinan perubahan kinerja jaringan.
Pengendalian jaringan

Meliputi pemantauan jaringan setiap hari untuk memastikan bahwa jaringan tetap pada tingkat
operasi yang diinginkan. Pengendalian jaringan meliputi prosedur-prosedur seperti deteksi
kegagalan, isolasi kegagalan dan pemulihan jaringan.

Kegagalan adalah tiap kesalahan dalam data yang dikomunikasikan seperti sambungan
komunikasi yang tidak berfungsi atau kondisi lain yang membuat data tidak tiba secara tepat.

Manajer Jaringan

Adalah orang yang bertanggungjawab merencanakan, menerapkan, mengoperasikan dan

mengendalikan jaringan komunikasi data perusahaan.

Tersedianya jaringan tanpa kabel

Komunikasi tanpa kabel memungkinkan penggunaan komputer melaksanakan aktivitas dimana

saja dan kapan saja tanpa ada batasan.Saat ini terdapat empat jenis dasar jaringan tanpa kabel,
yaitu :

1. Jaringan seluler terdiri dari para pemakai dengan telepon genggam, terutama digunakan
untuk trasmisi suara.
2. LAN tanpa kabel
3. Jaringan luas tanpa kabel
4. Jaringan paging, hanya memberikan kemampuan menerima tetapi mencakup suara
maupun digital.
Transmisi data berkecepatan tinggi, yaitu :

1. Transmisi data gelombang mikro adalah teknologi siaran radio.

23
2. Transmisi data satelit
3. Transmisi data laser

24
 ANALISIS SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN (PIECES & SWOT)

1. Pengertian PIECES

Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi,
ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES
(Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Analisis dilakukan pada
sistem informasi lama yang berupa hard copy seperti brosur apabila band tersebut akan
mengadakan pentas. Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah dan akhirnya dapat
ditemukan masalah utamanya.

Untuk lebih jelasnya agi mengenai PIECES, di bawah ini akan dijelaskan mengenai pengertian
dari masing – masing komponen PIECES.

1. Analisis Kinerja Sistem ( Performance )

Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga
sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu
yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time).

2. Analisis Informasi ( Information )

Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen
(marketing) dan user dapat melakukan langkah selanjutnya. Apabila kemampuan sistem
informasi baik, maka user akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan
sesuai dengan yang diharapkan.

3. Analisis Ekonomi ( Economy )

Pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi. Peningkatan terhadap kebutuhan
ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. Saat ini banyak
perusahaan dan manajemen mulai menerapkan paperless system (meminimalkan penggunaan
kertas) dalam rangka penghematan. Oleh karena itu dilihat dari penggunaan bahan kertas yang
berlebihan dan biaya iklan di media cetak untuk media publikasi, sistem ini dinilai kurang
ekonomis.

25
4. Analisis Pengendalian ( Control )

Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi
ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses.

5. Analisis Efisiensi ( Efficiency )

Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal.
Operasi pada suatu perusahaan dikatakan efisien atau tidak biasanya didasarkan pada tugas dan
tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan.

6. Analisis Pelayanan ( Service )

Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih merupakan
peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen (marketing), user dan bagian lain yang
merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi.

2. Pengertian SWOT

Definisi analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, dan Threats).Analisa SWOT adalah
suatu metoda penyusunan strategi perusahaan atau organisasi yang bersifat satu unit bisnis
tunggal. Ruang lingkup bisnis tunggal tersebut dapat berupa domestik maupun multinasional.
SWOT itu sendiri merupakan singkatan dari Strength (S), Weakness (W), Opportunities (O), dan
Threats (T) yang artinya kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman atau kendala, dimana yang
secara sistematis dapat membantu dalam mengidentifikasi faktor-faktor luar (O dan T) dan faktor
didalam perusahaan (S dan W). Kata-kata tersebut dipakai dalam usaha penyusunan suatu
rencana matang untuk mencapai tujuan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.

26
 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

Rancangan sistem adalah penentuan proses dandata yang diperlukan oleh sistem baru. Langkah-
langkah tahap rancangan adalah :

a. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci.

Analis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru
dengan alat-alat yang dijelaskan dalam modul teknis.

b. Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem

Sekarang analis harus mengidentifikasi konfigurasi (bukan merek atau model) peralatan
komputer yang akan memberikan hasil yang terbaik bagi sistem untuk menyelesaikan
pemrosesan.

c. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem

Analis bekerja sama erat dengan manajer mengevaluasi berbagai alternatif

d. Memilih konfigurasi yang terbaik

Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peraltan
sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal.

e. Menyiapkan usulan penerapan

Analis menyiapkan usulan penerapan yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang
harus dialkukan, keuntungan yang diharapkan dan biayanya.

f. Menyetujui atau menolak penerapan sistem

Keputusan untuk terus pada tahap penerapan ini sangat penting, karena usaha ini akan
sangat meningkatkan jumlah orang yang terlibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari
sistem melebihi biayanya, penerapan akan disetujui.

Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan
konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.

Langkah-langkah penerapan, adalah :

a. Merencanakan penerapan

27
 Manajer dan spesialis informasi memahami dengan baik pekerjaanyang diperlukan untuk
menerapkan rancangan sistem

b. Mengumumkan penerapan
Proyek penerapan diumumkan kepada seluruh karyawan dengan tujuan untuk
menginformasikan pegawai mengenai keputusan tentang penerapan sistem baru dan
meminta kerja sama dari pegawai.

c. Mendapatkan sumber daya perangkat keras

Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis peraltan kpmputer yang
terdapat pada konfigurasi disetujui.

d. Mendapatkan sumber daya perangkat lunak

Saat perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya,
programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem sebagai titik
awal.

e. Menyiapkan database
Pengelola database bertanggungjawab untuk semua kegiatan yang berhubungan dengan
data dan ini mencakup persiapan database.

f. Menyiapkan fasilitas fisik

Jika perangkat keras dari sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada perlu
dilakukan konstruksi baru atau perombakan.

g. Mendidik peserta dan pemakai

Sistem baru akan mempengaruhi banyak orang maka diperlukan suatu pelatihan.

h. Menyiapkan cutover
Proses menghentikan penggunaan sistem lama ke sistem baru disebut cutover

i. Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru

Manajer dan komite pengarah SIM menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak
rekomendasi tersebut.

j. Masuk ke sistem baru

28
Ada empat pendekatan dasar untuk masuk ke sistem baru :

 Percontohan (pilot) : suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset
dari keseluruhan operasi.
 Serentak (immediate) : pendekatan yang paling sederhana adalah beralih
darisistem lama ke sistem abru pada suatu waktu secara bersamaan.
 Bertahap (phased) : dalam cutover bertahap sistem baru digunakan bagian per
bagian
 Paralel (parallel) : cutover paralel mengharuskan sistem lama dipertahankan
sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh.

29
 PERANGKAT ATAU TOOLS DALAM ANALISYS DAN PERANCANGAN SISTEM

Alat-alat yang digunakan dalam perancangan sistem anatara lain :

1. Bagan Alir Sistem

Merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini
menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem
menunjukkan apa yang dikerjakan sistem. Dan seringkali simbol-simbol bagan alir sistem dapat
digabung dengan bagan alir formulir / bagan alir dokumen dalam sutu perusahaan / organisasi
untuk menunjukkan hubungan dan prosedur antar sistem informasi dengan sistem-sistem lainnya
dalam suatu perusahaan atau organisasi.

2. Diagram Arus Data (DAD)

Merupakan simbol yang digunakan pada tahap analisa untuk memahami sistem secara logika
atau arus dari data sistem. DAD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang talah
ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan
lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut
disimpan.

3. Kamus Data

Merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem
informasi atau kumpulan data mengenai data-data. Kamus data dibuat berdasarkan arus data
yang ada di DAD. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap
analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis sistem, kamus data
digunakan sebagai alat komunikasi antar analisis sistem dengan pemakai tentang data yang
mengalir di sistem. Sedangkan pada tahap perancangan kamus data digunakan untuk merancang
input, merancang laporan-laporan dan merancang basis data.

4. Jaringan Semantik Tampilan

Merupakan bagan untuk memudahkan pemrogram agar tidak perlu membolak balik lembar kerja
pada saat menuliskan program untuk disesuaikan dengan navigasi pada setiap lembar kerja.
Jaringan semantik tampilan terdiri dari 2 buah komponen, yaitu nomor tampilan (lembar kerja)

30
dan transisi yang menyebabkan perpindahan ke tampilan yang lain (sesuai dengan isi bagian
navigasi pada rancangan tampilan). Dalam jaringan semantik, tampilan diberi notasi sebagai
lingkaran dan transisi diberi tanda anak panah dan pada bagian atas atau bawah anak panah perlu
dituliskan event yang akan mengakibatkan adanya transisi.

5. Prototipe

Merupakan pendekatan yang diilhami dari perancangan teknik (seperti pembuatan prototipe
bangunan oleh arsitek). Penekanan dari teknik ini adalah pada pembuatan suatu model kerja dari
sistem final secepat mungkin.

31
 KONSEP MANAJEMEN TERHADAP KEBUTUHAN INFORMASI

MANAJEMEN

Sebelum kita akan membahas manajemen, kita akan membicarakan fungsi-fungsi

manajemen. Henri Fayol, ahli teori manajemen, menyatakan bahwa manajer melaksanakan lima
fungsi manajemen, yaitu :

a. Planning (perencanaan)
b. Organize (organisasi)
c. Staff (menyusun staff)
d. Direct (mengarahkan)
e. Control (mengendalikan)
Semua manajer, apa pun tingkatan atau area bisnis mereka, melaksanakan fungsi-fungsi tersebut,
walau mungkin dengan penekanan yang berlainan.

Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang
mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer berkomunikasi dengan
bawahannya, atasannya, orang-orang di unit lain dalam perusahaan dan dengan orang-orang d
luar perusahaan. Manajer juga memecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan
pada operasi perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.

JENIS KEPUTUSAN DAN KEBUTUHAN INFORMASI

Jenis keputusan dalam tingkatan manajemen dapat dibedakan sbb :

1. Manajer lapis terendah/muda :

 Keputusannya berulang
 Terstruktur
 Informasi biasanya telah tersedia
2. Manajer puncak :
 Keputusan tidak berulang
 Tak berstruktur
 Keputusannya tidak diperkirakan
 Informasi belum tersedia

32
 3. Manajer madya : gabungan antara manajer puncak dan muda.

SUMBER INFORMASI

Sumber informasi dapat sangat bervariasi dari satu organisasi dan organisasi yang lain
tergantung pada ukuran organisasi, gaya para manajernya, industri dan teknologinya serta
kecanggihan sistem informasi organisasi. Juga sumber informasi bagi manajer berbagai lapisan
dapat berbeda diantara fungsi-fungsi yang ada.

Secara umum sumber informasi dapat diperoleh dari :

1. Informasi dari luar

2. Informasi komputer
3. Informasi non komputer.

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

Informasi umum yang diperlukan manajer mengikuti pola yang mendasar pada sifat
kegiatan pada suatu lapisan manajerial.

Sebagian besar sistem informasi unruk manajer lapis terbawah didasarkan pada kegiatan operasi
dan sistem informasilah yang memproses transaksi kegiatan di dalam organisasi, inilah yang
dikenal dengan perancangan dari bawah ke atas (bottom-up design). Sistem pemrosesan transaksi
dan sistem informasi lapis terbawah biasanya dikembangkan dengan cara saling berhubungan.

Sebaliknya sebagian sistem informasi untuk manajemen puncak harus memiliki fokus
eksternal dan berorientasi pada masa depan. Oleh sebab itu sistem informasi perencanaan harus
dikaitkan dengan keperluan manajemen puncak artinya bahwa mereka harus dikembangkan lebih
bebas (tidak berkaitan) dari sistem pemrosesan transaksi dan sistem pengendalian operasi.

Syarat utama dari perancang sistem perencanaan pada manajerial puncak adalah
pengetahuan tentang proses manajemen dan perencanaan pada lapis manajer senior dan memiliki
pengetahuan tentang sistem informasi dan perancangannya.

33
 Sebaliknya perancang sistem lapis terbawah harus memiliki ketrampilan teknis sistem
informasi kuat dalam pengetahuan tentang kegiatan operasinya. Pada lapis manajemen madya
perancangan sistem sangat dipengaruhi baik oleh sistem informasi puncak maupun sistem
pengendalian dari bawah. Sistem informasi perencanaan yang dirancang untuk manajemen
puncak harus dapat diperluas ke bawah guna memberikan uraian informasi perencanaan kepada
lapis manajemen madya, yang lebih jauh diuraikan untuk memberikan informasi perencanaan
yang diperlukan oleh manajer lapis terbawah.

Pada arah lain, informasi pengendalian manajemen terutama berisi peringkasan informasi
pengendalian operasi. Sistem informasi lapis terbawah yang banyak berurusan dengan informasi
internal tentang masa lalu dan masa kini, harus mampu memberikan ringkasan informasi untuk
melayani keperluan manajemen dalam rangaka pengendalian kegiatan manajemen. Pada
manajemen madya, informasi pengendalian kemudian lebih jauh diringkaskan untuk melayani
keperluan informasi manajemen puncak guna pelaksanaan evaluasi keseluruhan dan peninjauan
kembali atas kegiatan operasi. Pada lapis manajemen puncak, informasi dari luar sangat berharga
bagi pelaksanaan evaluasi keseluruhan dan peninjuan kembali atas kegiatan operasi.

34
 KONSEP MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan
proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam
suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan
kemampuan manajement manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM)
yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi)
dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja
manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta
pengembangan tim.

Dasar-Dasar Organisasional

Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan salaing bekerja sama antara orang yang
satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang
telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :

1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang
memimpin organisasi tersebut.

2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek
maupun jangka panjang.

3. posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau
kedudukannya masing-masing.

4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan (job)
masing-masing sesuai dengan posisinya.

5. teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam
pengolahan data menjadi suatu informasi.

6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan
hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.

35
7. lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi
keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi.

Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap
orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah
disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :

1. tujuan organisasi yang jelas

2. tugas yang dilakukan harus jelas

3. pembagian tugas yang adil

4. penempatan posisi yang tepat

5. adanya koordinasi dan integrasi

Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan manajemen yaitu :
manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol
manajerial) dan manajemen tingkat atas (strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya
sendiri-sendiri dan semuanya bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.

1. Manajemen tingkat bawah (operasional)

- Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah ditetapkan

sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila diterapkan dengan benar.

- Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelas sehingga dapat
mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrol inventaris, penerimaan, dan
pengontrolan proses-proses seperti produksi.

- Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangat tergantung pada
informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakan pengguna on-line terbesar,
sumberdaya-sumberdaya informasi real-time.

2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)

36
- Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan mengontrol keputusan-
keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa dialokasikan dengan baik untuk memenuhi
tujuan-tujuan organisasional, dan meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang
untukmeminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan produktivitas.

- Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan membutuhkan sangat
besar informasi real- time agar dapat melakukan pengontrolan dengan tepat dan informasi
terbaru atas kinerja yang diukur sesuai standar.

3. Manajemen tingkat atas (strategik)

- Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing manajer operasional

dan manajer tingkat menengah.

- Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidak pasti.
Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannya adalah pengarahan
dan perencanaan.

- Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi menjalankan
tugas dan tujuan organisasi.

- Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang

terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk mengetahui peraturan pemerintah,kebijakan
perekonomian, kondisi pasar dan strategi perusahaan-perusahaan pesaing).

Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi

Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih
dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat
berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh
manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen
puncak tersebut.

Kebijakan Sistem

37
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena
manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat
diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)

Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga

kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1–2
tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun).

Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan
sistem atau depertemen pengolahan data.

Proses Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem

Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :

a. Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

b. Mengidentifikasi proyek-proyek sistem
c. Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
d. Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis,
peraturan yang berlaku)
e. Menetukan prioritas proyek-proyek sistem
f. Membuat laporan perencanaan sistem
g. Meminta persetujuan manajemen

Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan,Persiapan ini meliputi :

 Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari
luar perusahaan (konsultan)
 Mengumumkan proyek pengembangan sistem

38
Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan Melakukan studi untuk mencari
alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan
yaitu :

a. Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem

b. Melakukan studi kelayakan
c. Menilai kelayakan proyek sistem
d. Membuat usulan proyek sistem
e. Meminta persetujuan manajemen

Perkiraan Proyek Sistem Informasi

Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem
berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat dapat mengurangi keuntungan
atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi dan usaha tidak dapat dihitung dengan
tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya.

Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai
berikut :

- Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek

- Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama

- Menggunakan teknik dekomposis

- Menggunakan satu atau lebih model empiris

Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit,
untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang diperlukan. Penjadwalan tugas-
tugas (kegiatan) dapat menggunakan :

1. Grafik Gantt

Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan)
dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang
dikerjakan.

39
2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)

Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian
dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang
diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan. Diagram PERT lebih
baik dari Gantt, karena :

- Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas

- Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis

- Mudah menentukan waktu kendur

3. Penjadwalan proyek berbasis komputer

menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan. Contoh
program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer Associates’ CA-
Super Project.

Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat
dikatagorikan dalam 5 kelompok :

1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan sangat

berpengaruh pada proyek tersebut.

2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol

orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).

3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk
mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).

4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.

5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan dengan
penggunaan produk.

40
 KONSEP DAN APLIKASI TERMS OF REFERENCE (TOR)

Pengertian TOR Term Of Reference adalah Kerangka Kerja, Hal ini dilakukan sebagai
Penjanjian Pendahuluan bahwa telah terdapat kesepakatan-kesepakatan Umum, sebelum
melangkah kearah Kontrak (Kerja) antar perusahaan atau antar institusi, TOR masih belum
dikatakan bahwa Kontrak pasti dapat terealisasi, tetapi Kontrak baiknya dimulai dari
Kesepakatan Umum tersebut. Biasanya memuai kesepakatan dan rencana kerjasama yang isinya
secara umum dituang dalam poin2 TOR tersebut.
Biasanya TOR memuat suatu rencana perjanjian kerjasama yang dengan jangka waktu panjang
ataupun dengan pembiayaan yang besar.

Maksud dan Tujuan TOR

1. Kerangka acuan Kerja (KAK) ini merupakan petunjuk bagi Konsultan Perencana yang
memuat masukan, azas, kriteria, keluaran dan proses yang harus dipenuhi dan diperhatikan serta
diinterpretasikan ke dalam pelaksanaan tugas perencanaan.

2. Dengan penugasan ini diharapkan konsultan Perencana dapat melaksanakan tanggung

jawabnya dengan baik untuk menghasilkan keluaran yang memadai sesuai KAK ini.

41
 KONSEP DAN SISTEM APLIKASI REQUIREMENTS ANALISYS

Penelitian sistem akan memberikan dasar yang terinci untuk rancangan sistem baru mengenai
apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana operasional sistem serta harus didukung oleh
siapa. Pengelola sistem akan menyiapkan usulan penelitian yang memberikan dasar manajer
untuk menentukan perlu tidaknya perancangan atau pengembangan sistem

Komputer mula mula digunakan sebagai sistem informasi akutansi (SIA) tapi kemudian
disadari memiliki nilai potensi sebagai suatu sitem informasi manajemen (SIM). Selanjutnya
perhatian meluas pada sistem pendukung keputusan (decision support system)- DSS, kantor
virtual ( virtual office) dan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-based system ). Kelima
bidang aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer( Computer Based
Information Sistem ) -CBIS.

Sehingga sistem informasi komputer dapat menunjang aktivitas perusahaan, adapun sistem
terbentuk melalui beberapa tahapan antara lain :

1. TAHAP PERENCANAAN

merencanakan pembuatan sistem yang dibutuhkan dan bisa diterima lingkungan.

2. TAHAP ANALISIS

melakukan penelitian didalam memperoleh informasi tentang sistem yang dibutuhkan dan
diinginkan oleh lingkungan dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau
memperbarui.

3. TAHAP RANCANGAN

menyiapkan perangkat didalam mempermudah pembuatan rancangan sistem yang sesuai

dengan informasi pada tahap analisis.

4. TAHAP PENERAPAN

merealisasikan pembuatan sistem yang merupakan penggabungan antara sumber daya fisik
dengan konseptual, serta menghasilkan suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan.

42
5. TAHAP PENGGUNAAN

pemakai menggunakan sistem untuk memenuhi kebutuhan, dan mencapai tujuan yang telah
diidentifikasi pada tahap perencanaan.

43
DAFTAR PUSTAKA

1. www.google.com
2. http://joy-noname.blogspot.com/2009/09/tools-dalam-perancangan-sistem.html
3. www.scribd.com

44