MODUL 1

BMP ASIP4311
Pemasaran Jasa Kearsipan
 
Inisiasi 1

Ahmad Juaini
sasaki.pisces85@gmail.com
Ir. Herwati Dwi Utami, S.IP., M.Hum
herwati@ecampus.ut.ac.id
 Modul 1.
Manajemen Kearsipan Modern

Capaian Pembelajaran :
Mahasiswa mampu menjelaskan secara tepat tentang
manajemen dokumen elektronik, manajemen dokumen
terkait risiko, dan manajemen emergency plan.
 Kegiatan Belajar 1
Manajemen Dokumen Elektronik
Organisasi Kearsipan
1.Organisasi kearsipan lembaga negara
2.Organisasi kearsipan perusahaan
3.Struktur organisasi & job description
Manajemen Dokumen Elektronik
Manajemen elektronik adalah suatu tata kelola dokumen yang sudah dilakukan secara
elektronik dengan menggunakan perangkat komputer dan alat elektronik pendukung
lainnya.
1.Proses penciptaan arsip/dokumen elektronik
a.Penciptaan secara elektronik atau otomasi
b.Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital
Tahapan prosesnya meliputi :
1.Tahap pemilahan
2.Tahap pemindaian
3.Tahap penyesuaian
4.Tahap pendaftaran
5.Tahap pembuatan berita acara
Sistem manajemen/dokumen elektronik memiliki karakteristik sebagai berikut :
1.Capture
2.Storage
3.Index
4.Retrieval
5.Access
Syarat sebelum sistem dokumen secara elektronik diterapkan dalam sistem
manajemen kearsipan maka manajemen arsip/dokumennya harus sudah memiliki
ketentuan/peraturan internal buku yang mencakup :
1.Memiliki standar operating procedure (SOP) manajemen dokumen perusahaan
sebagai standar kerja yang diberlakukan.
2.Memiliki sistem klasifikasi (pengelompokan) jenis arsip/dokumen sesuai dengan
fungsi arsip/dokumennya.
3.Memiliki sumber daya manusia yang dapat menjalankan proses manajemen
elektronik
2. Media Penyimpanan Magnetik (Magnetik Storage Media)
a.Harddisk
b.Floppy disk drive (disket)
c.Zip driver
d.Memory card (flash drive)
e.USB flas disk (flash drive atau USB keys)
3. Media Penyimpanan Optikal (Optical Disk)
a.CD
b.DVD
Dengan pengalihmediaan dokumen vital dari dokumen kertas untuk menjadi
dokumen elektronik maka dokumen asli kertas tidak perlu keluar masuk untuk
kebutuhan yang tidak terlalu penting cukup dengan dokumen soft copy yang sudah
dialihmediakan.
TERIMA KASIH