Manajemen Informasi

Manajer mengelola lima jenis sumber daya utama, yaitu :

1. Manusia 2. Material 3. Mesin 4. Uang 5. Informasi

Empat sumber data pertama memiliki wujud, disebut sumber daya fisik. Sedangkan sumber daya
kelima, Informasi, memiliki nilai dari apa yang diwakilinya dan disebut dengan sumber daya
konseptual. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya
fisik.

Manajemen informasi merupakan aktivitas yang mencakup :

1. Memperoleh informasi

2. Menggunakannya seefektif mungkin

3. Membuangnya pada saat yang tepat

Perhatian pada Manajemen Informasi

Para manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi oleh karena
dua alasan utama, yaitu :

1. Kegiatan bisnis telah menjadi semakin rumit

a. Pengaruh ekonomi intenasional

b. Persaingan dunia

c. Meningkatnya kerumitan teknologi

 d. Batas waktu yang semakin singkat

e. Kendala-kendala sosial

2. Kemampuan komputer yang semakin baik.

Kemampuan komputer untuk mengolah data yang semakin baik dari waktu ke waktu

telah memberikan pengaruh pada pemakai dan pemakaiannya. Awalnya, pemakai

output komputer adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputer

menjalankan aplikasi seperti penggajian, pengelolaan persediaan, dan penagihan.

Dalam perkembangannya pemakai komputer meliputi antara lain :

a. Manajer

b. Non manajer

c. Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan

Tingkatan Manajemen

1. Tingkat Perencanaan Strategis

Menunjukan pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi

selama beberapa tahun mendatang.

Contohnya : Presiden Direktur, Vice President Direktur, Direktur

2. Tingkat Pengendalian Manajemen

Bertanggung jawab untuk mengubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuan
tercapai.

Contohnya : Kepala Divisi, General Manager

3. Tingkat Pengendalian Operasional

Bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh manajer di

tingkat yang lebih tinggi.

Contohnya : Department Manager, Supervisor

Saat merancang sistem informasi, penting untuk mempertimbangkan tingkatan manajer,

Karena hal ini dapat mempengaruhi sumber informasi dan cara penyajiannya.

Konsep Dasar Sistem

Sistem : - Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

 menyelesaikan suatu sasaran/tujuan tertentu.

- Kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi antara satu dengan

yang lainnya untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

1. Komponen (components)

Merupakan bagian dari suatu sistem yang dapat berupa suatu subsistem

2. Batas sistem (boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya

atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan luar sistem (environment)

Merupakan apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung sistem (interface)

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang

lainnya.

5. Masukan sistem (input)

Merupakan sesuatu yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa

masukan perawatan (program komputer) dan masukan sinyal (data).

6. Keluaran sistem (output)

Hasil dari sesuatu yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

7. Pengolah sistem (process)

Merupakan bagian yang akan mengolah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran sistem (objective)

Merupakan tujuan yang ingin dicapai.

Klasifikasi Sistem

1. Sistem Abstrak (abstract system)

Sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak tampak secara fisik.
2. Sistem Fisik (physical system)

Sistem yang ada secara fisik

3. Sistem Alamiah (natural system)

Sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia.

4. Sistem Buatan Manusia (human made system)

Sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia.

5. Sistem Tertentu (deterministic system)

Sistem dimana tingkah lakunya dapat diprediksi/ditentukan.

6. Sistem Tak Tentu (probabilistic system)

Sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi.

7. Sistem Tertutup (closed system)

Sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

8. Sistem Terbuka (open system)

Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

Konsep Dasar Informasi

Informasi : Data yang sudah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerimanya.

Kualitas Informasi

1. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias dan menyesatkan.

Informasi juga harus jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

3. Relevan

Informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya.

Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari
suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Komponen Sistem Informasi

I. Sumber Daya

1. Sumber Daya Manusia

- Pemakai akhir

Orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan

oleh sistem.

- Pakar/ahli sistem informasi

Orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi.

2. Sumber Daya Hardware

Meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesn informasi,
seperti sistem komputer dan periferal komputer.

3. Sumber Daya Software

Meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi, seperti software sistem, software
aplikasi dan prosedur.

1. Sumber Daya Data

Merupakan bahan baku mentah sistem informasi yang harus dikelola secara efektif agar
dapat memberikan manfaat bagi pemakai akhir dalam organisasi.

1. Sumber Daya Jaringan

Meliputi media komunikasi dan dukungan jaringan

II. Aktivitas

1. Input sumber data data

Berbentuk aktivitas entri data

2. Pemrosesan data menjadi informasi

Meliputi aktivitas mengatur, menganalisa dan memanipulasi data, hingga mengubahnya

kedalam bentuk informasi bagi pemakai akhir

1. Output produk informasi

 Produk informasi umum meliputi pesan, laporan, formulir dan gambar grafis yang dapat
ditampilkan melalui kertas, multimedia, dll.

1. Penyimpanan sumber daya data

Aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk
digunakan kemudian hari.

1. Pengendalian kinerja sistem

Merupakan pengendalian atau kontrol terhadap proses yang terjadi.

Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer

1. Fokus Awal pada Data

Perusahaan mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya dan terbatas pada aplikasi
akuntansi yang diberi nama Electronic Data Processing.

2. Fokus Baru pada Informasi

Konsep penggunaan komputer sebagai Sistem Informasi Manajemen. Aplikasi komputer

diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen.

3. Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan

Dikembangkannya konsep Decision Support Systems, yaitu sistem penghasil informasi yang
ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang
harus dibuat manajer.

4. Fokus Sekarang pada Komunikasi

Dikembangkan aplikasi Office Automation, yang memudahkan komunikasi dan

meningkatkan produktivitas di antara pada manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat
elektronik, email, teleconference, dll.

5. Fokus Potensial pada Konsultasi

Penerapan Artificial Intelligence bagi masalah-masalah bisnis. Expert System adalah suatu
sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu bidang.
Keunggulan Kompetitif

Istilah yang berkaitan dengan lingkungan yang muncul selama akhir 1980-an adalah keunggulan
kompetitif. Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara, seperti menyediakan
barang/jasa dengan harga murah, menyediakan barang/jasa yang lebih baik dari pesaing, dll. Pada
bidang komputer, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan
leverage di pasar.

Perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan sumber daya fisik yang lebih unggul saat terlibat
dalam persaingan. Sebaliknya, sumber daya konseptual yang unggul (data dan informasi) dapat
digunakan sama baiknya.

Perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif dengan memproduksi margin yang lebih besar
daripada pesaingnya. Margin tersebut adalah nilai lebih produk atau jasa dibandingkan biayanya.

Sumber Daya Informasi

Sumber daya informasi terdiri dari :

 Perangkat keras komputer

 Perangkat lunak komputer

 Spesialis informasi

 Pemakai

 Fasilitas
  Database

 Informasi

Sejumlah perusahaan yang pertama menggunakan komputer, menempatkan tanggung jawab

pengelolaan informasi ditangan suatu unit khusus yang terdiri dari para spesialis informasi. Unit
khusus ini disebut dengan Jasa Informasi yang dikelola oleh seorang manajer. Praktek yang umum
terjadi sekarang adalah membentuk jasa informasi sebagai suatu bidang fungsional utama.

Pada tahun 1980-an diciptakan istilah CIO - Chief Information Officer, yang merupakan manajer jasa
informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah
yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga berbagai bidang lain dari operasi
perusahaan.

Perencanaan Strategis

Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai Perencanaan Strategis karena mengidentifikasi
tujuan-tujuan yang akan memberi perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam
lingkungannya, serta menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi

Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perencanaan strategis
sumber daya informasi (strategic planning fir information resources – SPIR).

Setiap perusahaan akan mengembangkan suatu rencana strategis sumber daya informasi yang
memenuhi kebutuhannya sendiri.

Kita dapat mengidentifikasi sejumlah topik utama yang harus tercakup. Intinya rencana itu harus
menjelaskan, antara lain :

1. Tujuan-tujuan yang akan dicapai oleh tiap subsistem CBIS selama periode yang

tercakup dalam jangka waktu perencanaan.

2. Sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut.

Sebagai contoh, suatu sistem persediaan akan dimodifikasi agar memungkinkan pesanan
pelanggan ditangani lebih cepat. Peningkatan kecepatan dapat dicapai dengan menempatkan
barang-barang persediaan dalam gudang sedemikian rupa sehingga petugas pengisian pesanan
dapat mengambil barang dari rak dengan urutan yang paling efisien.

Langkah selanjutnya dalam proses perencanaan adalah mengidentifikasi sumber daya informasi yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut.

Berikut ini adalah contoh cara menguraikan tujuan dan kebutuhan sumber daya.

Sistem : Persediaan

Subsistem : Tata ruang gedung

Tujuan : Menetapkan sebuah program pada 1 oktober 2011, yang menentukan lokasi barang-
barang dalam gudang yang akan sangat memudahkan pengisian pesanan.

Program ini akan dijalankan tiap triwuln.

Kebutuhan Sumber Daya

Perangkat keras : Sekitar dua jam waktu mainframe tiap triwulan, termasuk pemeliharaan &
pengujian program. Konfigurasi mainframe membutuhkan 100 GB, keyboard, printer & printer.

Fasilitas : Menggunakan fasiltas yang ada.

Perangkat lunak : Program linear programming yang telah dimodifikasi yang menyediakan
tampilan grafik maupun tabel. Kebutuhan coding diperkirakan 1.000 baris.

Database : Menggunakan master file persediaan yang telah ada.

Spesialis Informasi : Sekitar 18 personil jasa informasi yang dialokasikan sebagai berikut : analis
sistem (6), pengelolal database (4), programmer (6), operator (2). Sebagai tambahan staf,
sistem pergudangan akan menyumbangkan sekitar 2 orang.

Keterangan : Pegawai administrasi persediaan gudang memerlukan kode lokasi gudang pada tiket
pengambilan. Kode ini dimasukan dalam master catatan persediaan.

Pemakai : Staf sistem pergudangan akan memberikan kepada jasa informasi tata letak semua
sekat, ditambah sebuah laporan fungsi tujuan dan kendala-kendala. Manajer Gudang memerlukan
waktu dua hari untuk latihan praktek menggunakan sistem, diajarkan oleh orang staf sistem
pergudangan. Jasa Informasi akan menyediakan panduan pemakaian sistem

Contoh Rencana Strategis untuk Sistem Persediaan

End-User Computing sebagai masalah strategis

Para pemakai akhir dapat dikelompokan menjadi :

1. Pemakai Akhir Tingkat Menu

2. Pemakai Akhir Tingkat Perintah

3. Pemakai Akhir Tingkat Programmer

4. Personil Pendukung Fungsional

Ciri pada empat tingkatan kemampuan dari pemakai akhir, yaitu :

1. Semua tingkat memiliki kemampuan untuk mengembangkan berbagai aplikasi

2. Tidak seorangpun yang merupakan anggota dari organisasi jasa informasi.

Manfaat End-User Computing

1. Menyeimbangkan kemampuan dan tantangan

2. Mengurangi kesenjangan komunikasi

Resiko End-User Computing

1. Sistem yang buruk sasarannya.

2. Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya

3. Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien

4. Hilangnya integritas data

5. Hialngnya keamanan

6. Hilangnya pengendalian

7. Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi (Information Resources Management)

8. IRM adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan
dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

9. IRM berkembang jika :

10. 1. Perusahaan berusaha memanfaatkan informasi untuk mencapai keunggulan

kompetitif.

11. 2. Para eksekutif menyadari jasa informasi sebagai suatu bidang fungsional utama

12. 3. Para eksekutif menerima CIO dalam lingkungan elit mereka.

13. 4. Para eksekutif memperhatikan sumber daya informasi ketika membuat

perencanaan strategis.

14. 5. Terdapat suatu rencana strategis sumber daya informasi yang formal.

15. 6. Rencana tersebut membahas End-User Computing

 3. Wilayah Geografis (Geographic Regions)

MNC membagi operasinya menjadi wilayah-wilayah dan tiap wilayah bertanggung

jawab atas anak-anak perusahaan yang berlokasi dalam batasnya.

4. Divisi Produk Sedunia (Worldwide Product Divisions)

Perusahaan diorganisasikan menurut jalur divisi produk, dan tiap divisi bertanggung
jawab atas operasi mereka sendiri di seluruh dunia.

Strategi Bisnis Global

Christopher Bartlett dan Sumantra Ghoshal mengembangkan empat strategi bisnis global, antara
lain :

1. Strategi Multinasional

Merupakan strategi dimana perusahaan memberi banyak kebebasan kepada anak

perusahaannya untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang berada didalam wilayah
mereka. Bersifat desentralisasi.

2. Strategi Global

Perusahaan berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan di seluruh dunia dengan produk-

produk standar yang diproduksi secara sentral dan dikirimkan ke anak perusahaan.

3. Strategi Internasional

Merupakan perpaduan sentralisasi pengendalian dari strategi global dan

desentralisasi pengendalian dari strategi multinasional. Strategi ini memerlukan suatu tim
manajemen di perusahaan induk yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan menembus
pasar global.

4. Strategi Transnasional

Perusahaan induk dan semua anak perusahaan bekerjasama memformulasikan strategi dan
kebijakan operasi, serta mengkoordinasikan logistik agar produk mencapai pasar yang tepat.

Sistem informasi yang digunakan MNC ketika mereka mengikuti empat strategi bisnis ini disebut
dengan Sistem Informasi Global (Global Information System – GIS).

GIS adalah sistem yang terdiri dari jaringan-jaringan yang melintasi batas-batas negara.

Masalah dalam menerapkan GIS, antara lain :

1. Kendala Politis

- Pembatasan pembelian dan impor perangkat keras

- Pembatasan pemrosesan data

- Pembatasan komunikasi data.

2. Permasalahan Teknologi

3. Kurangnya dukungan dari manajer anak perusahaan

Strategi Penerapan GIS

1. MNC dengan strategi multinasional (desentralisasi)

Diperlukan sejumlah tim pengembangan GIS, yang bekerja di sejumlah anak

perusahaan.

2. MNC dengan strategi global (sentralisasi)

Tim pengembangan GIS mengerjakan sebagian besar tugasnya di perusahaan induk.

3. MNC dengan strategi internasional (kombinasi sentralisasi dan desentralisasi)

Satu atau sejumlah tim pengembangan GIS dapat bepergian dari perusahaan induk ke
anak-anak perusahaan.

4. MNC dengan strategi transnasional (integrasi)

Tim pengembangan GIS menyertakan wakil-wakil dari perusahaan induk dan anak
perusahaan.

Implikasi Etis dari Teknologi Informasi

Sebagai masyarakat yang berkesadaran sosial, kita ingin melakukan yang benar secara moral, etika,
dan menurut hukum.

Moral adalah tradisi kepercayaan mengenai perilaku benar dan salah (Ethical Theory and Business)

Etika adalah satu set kepercayaan, standar atau pemikiran yang mengisi suatu individu, kelompok
atau masyarakat (What’s Computer Ethics)

Hukum adalah peraturan perilaku formal yang dipaksakan oleh otoritas berdaulat, seperti
pemerintah, kepada rakyat atau warganegaranya.

Perlunya Budaya Etika

Tugas manajemen puncak adalah memastikan bahwa konsep etikanya menyebar di seluruh
organisasi, melalui semua tingkatan dan menyentuh semua pegawai.

Para eksekutif mencapai penerapan ini melalu metode tiga lapis, yaitu :

1. Corporate Credo

Pernyataan ringkas mengenai nilai-nilai yang ditegakkan perusahaan dengan tujuan

menginformasikan orang-orang dan organisasi-organisasi baik didalam maupun diluar
perusahaan mengenai nilai-nilai etis perusahaan.
2. Program Etika

Suatu sistem yang terdiri dari berbagai aktivitas yang dirancang untuk mengarahkan
pegawai dalam melaksanakan corporate credo.

3. Kode Etik Khusus Perusahaan

Merupakan pedoman dalam menjalankan corporate credo dan program etika.

Etika dan Jasa Informasi

Etika komputer adalah analisis mengenai sifat dan dampak sosial teknologi komputer, serta
formulasi dan justifikasi kebijakan untuk menggunakan teknologi secara etis.

Tiga alasan utama atas minat masyarakat yang tinggi pada etika komputer, yaitu :

1. Kelenturan logis

Kemampuan memprogram komputer untuk melakukan apapun yang kita inginkan.

2. Faktor Transformasi

Komputer dapat mengubah secara drastis cara kita melakukan sesuatu.

3. Faktor Tak Kasat Mata

Semua operasi internal komputer tersembunyi dari penglihatan.

Hak Sosial dan Komputer

Masyarakat memiliki hak-hak tertentu berkaitan dengan penggunaan komputer. Hak ini dapat
dipandang dari segi komputer atau dari segi informasi yang dihasilkan komputer.

1. Hak atas Komputer

- Hak atas akses komputer

- Hak atas keahlian komputer

- Hak atas spesialis komputer

- Hak atas pengambilan keputusan komputer

2. Hak atas Informasi

- Hak atas privasi

- Hak atas akurasi

- Hak atas kepemilikan

- Hak atas akses

Temu 4