Putri Sandra

1. Jelaskan siklus yang dilalui dalam pelaksanaan arsip

Jawab:

Dalam pelaksanaan arsip melalui beberapa tahap, adapun siklus yang di lalui dalam

pelaksanaan arsip yaitu;

1. Tahap penciptaan arsip yaitu tahapan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen akan

dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah

pengembangan dan penyusunan formulir baru bagi organisasi, seperti formulir pelanggan

tentunya berbeda dengan formulir pemesanan barang. Tahap penciptaan meliputi beberapa

sub, yaitu desain formulir, manajemen formulir, tata persuratan, manajemen pelaporan,

sistem informasi manajemen dan sebagainya.

2. Tahap penggunaan arsip yaitu arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis yaitu masih

digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis digolongkan menjadi dua yaitu arsip

dinamis aktif (frekuensi penggunaan masih sangat tinggi) dan arsip dinamis inaktif (frekuensi

penggunaan menurun). Tahap penggunaan meliputi filling system, penemuan kembali,

pengurusan surat, program arsip vital dan pengelolaan pusat arsip.

3. Tahap pemeliharaan/perlindungan arsip yaitu Usaha pemeliharaan arsip berupa

melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang

bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya (isinya) serta menjamin

kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak diinginkan.

4. Tahap pemusnahan arsip yaitu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip

yang berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut diharuskan.

Pemusnahan yang dilakukan dalam satuan kerja (unit pengolahan) dalam lingkungan
organisasi menyangkut arsiparsip yang tidak penting bagi kegunaan unit pengolah, khususnya

yang menyangkut surat-surat rutin biasa seperti undangan dan sejenisnya harus melakukan

ketentuan sebagai berikut: pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip-arsip yang

akan dimusnakan, diketahui oleh pejabatpejabat yang berwenang, pemusnahan dilakukan

dengan berita acara pemusnahan.

Silvira

2. Menurut kalian apakah perkembangan teknologi berperan pada pengelolaan arsip?

Jawab :

Ya sangat berperan karena dengan adanya perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi, pelaksanaan tata persuratan di dalam suatu organisasi berkembang menjadi
secara elektronik. Dalam hal ini pengurusan surat masuk dan surat keluar menggunakan
media komputer. Penggunaan media komputer menjadikan surat masuk dan surat keluar
termasuk kedalam golongan arsip elektronik.

Dalam pelaksanaannya sistem tersebut memanfaatkan teknologi komputer sebagai media

untuk mengolah data-data dalam surat menjadi sebuah informasi. Sehingga peran
dari teknologi nantinya sangat berpengaruh pada output/informasi yang dihasilkan oleh
perangkat komputer dalam menunjang pelaksanaan manajemen persuratan.