DOKUMENTASI

MANUAL DAN
ELEKTRONIK
ARSIP MANUAL

Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa

yunani “Arche” yang berarti permulaan, menjadi “Ta Archia”, 
selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti gedung
pemerintahan, dan kemudian dalam bahasa latinnya
berbunyi “Archivium”.
Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu
yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan
dapat ditemukan kembali dengan cepat (Sutarto, 1981:168)
lANJUTAN

Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali”(The Liang Gie, 2000:45)

Arsip (record) yang dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai Dokumen pada
pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam
bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai
suatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa- peristiwa yang dibuat orang
untuk membantu daya ingat orang (itu) pula” (Basir Barthos 2000 : 18)

Jadi, dapat disimpulkan bahwa Arsip adalah sekumpulan dokumen yang

diciptakan, digunakan, dipelihara, dan dijaga keberadaannya sebagai bukti bahwa
aktivitas atau kegiatan telah dilakukan sebelumnya.
 Barber (2000) menjelaskan bahwa saat ini hampir sebagian organisasi besar masih menggunakan atau mengelola
arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola, berupa kertas, CD, maupun media fisik lainnya masih banyak
dilakukan. Hal inilah yang menjadikan pengelolaan arsip secara manual masih relevan dibahas pada era digital saat ini.
Quible (2001) memberi gambaran umum mengenai pemanfaatan, pengelolaan, dan/atau pemusnahan, sebagai berikut :

a) 100% dokumen dipertahankan karena memiliki nilai jangka panjang.

b) 25% dokumen disimpan pada berkas dokumen aktif
c) 30% dokumen disimpan pada berkas dokumen inaktif
d) 35% dokumen tidak berguna dan dimusnahkan lagi

25% dokumen sebuah organisasi selama periode waktu tertentu dapat diklasifikasikan sebagai dokumen aktif yang
digunakan oleh organisasi untuk mengambil keputusan operasional sehari–hari.

Hal tersebut membutuhkan pengelolaan yang berbeda dengan dokumen inaktif yang relatif jarang digunakan oleh
organisasi. Berdasarkan hal tersebut dibutuhkan ruangan, peralatan, sistem pengarsipan, maupun pegawai yang dapat
mengelolanya sehingga dapat menunjang terjadinya proses retrieval (penemuan kembali) sebuah dokumen secara
cepat dan tepat. Dalam pengelolaan arsip manual dikenal dengan model siklus hidup arsip (life cycle model)
 Dalam pengelolaan arsip manual dikenal dengan model siklus hidup arsip
(life cycle model)

Penciptaan.
Tahap ini merupakan tahapan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana
sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaanya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah
pengembangan dan penyusunan formulir baru bagi organisasi, seperti formulir pengaduan pelanggan tentunya berbeda
dengan formulir pemesanan barang.
Pemanfaatan.
Tahap kedua merupakan tahapan implementasi dari aturan main yang telah disusun pada tahap sebelumnya, yaitu
bagaimana mengefisienkan proses retrieval maupun pendistribusian arsip kepada pihak yang berkepentingan, termasuk
bagaimana pergerakan (flow of work) dokumen sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya.
Penyimpanan
Tahap ini merupakan perlakuan terhadap dokumen setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi. Bagi dokumen
aktif dengan frekuensi penggunaan lebih dari 12 kali dalam setahun, perlu diberikan perhatian dalam pemanfaatannya, yang
meliputi bagaimana membuat prosedur penyimpanan, penggunaan peralatan filing maupun tenaga penyimpan menjadi
efisien. Mengenai tenaga mengelola dokumen patut dipertimbangkan penggunaan
Retrieval
Tahap menitik beratkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan melacaknya apabila tidak kembali dalam
jangka waktu tertentu. Proses ini lebih mudah diilustrasikan dengan sistem retrieval yang lazim digunakan pada perpustakaan
umum. Pengklasifikasian beserta lokasi yang tepat telah ditunjukkan dalam kartu indeks.
Disposisi
Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya,
termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan
Penyimpanan Arsip

 Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu
organisasi, yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi,
dan kombinasi kedua sistem (Quible, 2001).
SENTRALISASI

Pada sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahnya yang ingin menggunakan dokumen dapat
menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.
Ada beberapa manfaat penggunaan sistem sentralisasi, antara lain:
·         Mencegah duplikasi
·         Layanan yang lebih baik
·         Adanya keseragaman
·         Menghemat waktu
·         Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor
·         Jasa kepada bagian lain
·         Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu
·         Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manager dokumen
·         Pelayanan dokumen dibawah satu atap

Beberapa kerugian sistem sentralisasi, antara lain:

·         Kesulitan fisik
·         Kebocoran informasi
·         Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan
·         Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen
·         Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.
 DESENTRALISASI
Sistem Desentralisasi
Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit. Ada beberapa keuntungan dari
penggunaan sistem ini, antara lain:
ü  Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen di dalam organisasi dapat langsung diawasi, dan disisi lain pemakai
dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untuk mendapatkannya.
ü  Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan dibagian yang bersangkutan.
ü  Sistem ini juga akan menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas, karena setiap berkas yang relevan dengan
sebuah bagian akan disimpan di sebuah bagian yang bersangkutan.
Beberapa kerugian sistem desentralisasi adalah:
ü  Pengawasan relatif sulit dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing bagian dan sangat lazim apabila
masing-masing akan menerapkan standar penyimpanan yang berbeda-beda.
ü  Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama, hal itu mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat
tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien.
ü  Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah astu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini
akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan. Jadi, keuntungan spesialisasi ( berupa tenaga arsip yang terlatih
dan profesional ) tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi.
ü  Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian
atau lebih. Namun apabila telah ditetapkan aturan main yang jelas, masalah ini akan lebih mudah dipecahkan.
ü  Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan. Bagian keuangan yang menggunakan kertas berukuran kuitansi
akan menggunakan sistem penyimpanan dokumen yang sesuai dengan dimensi kuiotansi, sementara departemen produksi akan
menyesuaikan dengan ukuran bill of materials yang mereka gunakan.
ü  Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumen yang sama tersebat diberbagai tempat.
KOMBINASI
Sistem Kombinasi
Pada sistem kombinasi, masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem terpusat. Dokumen
yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya adalah dokumen menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan
catatan penjualan.

Pada sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di puncak manager dokumen atau petugas yang secara operasional
bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen sebuah organisasi.

Petugas ini akan menyusun dan mengembangkan jaringan sistem kontrol dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem
ini lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaannya.
Sistem kombinasi memiliki keuntungan sebagai berikut :
Ø  Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam
Ø  Menekan seminimun mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang
Ø  Menekan duplikasi dokumen
Ø  Memungkinkan mengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik.
Ø  Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan

Disisi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut:

1. Karena dokumen yang bersangkutan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan
dokumen yang dimaksud
2. Kurang luwes karena keseragaman diseluruh unit belum dan tidak ada
3. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat
meminimalisir apabila pengelolannya dilakukan secara cermat dan tepat
 Dokumen dan sistem penyimpanannya
Arsip atau dokumen kertas yang dikelola secara manual dapat diklasifikasikan menjadi 5 jenis dan tentunya
membutuhkan sistem penyimpanan yang berbeda satu sama lain. Berikut ini uraian jenis umum dokumen dan
sistem yang paling sering digunakan (Basuki, 2003)

No Jenis Dokumen Sistem Penyimpanan yang Sering Digunakan

1 Korespondensi Menggunakan berkas subjek yang dapat membedakannya dengan dokumen yang lain
(surat, memorandum, telegram, laporan, lampiran, dsb)

2 Dokumen Transaksi Susunan alfabetis atau numerik berdasar nama atau pengenal numeric
(formulir dan korespondensi yg menunjukkan adanya transaksi)

3 Dokumen Proyek Biasanya menurut nama proyek atau nomor, sering juga dibagi lagi menurut subjek dan
(korespondensi, nota, dll yg terkait sebuah proyek) klasifikasi

4 Berkas Kasus Biasanya menurut nama atau nama kelompok atau diindeks menurut nomor berkas
(klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, medical record) yg merujuk pada
personil atau properti tertentu

5 Berkas Khas Biasanya nomor indeks abjad

(peta, gambar rekayasa, foto sinar x, gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak
lainnya)
Kriteria pemilihan peralatan
 

Setelah memutuskan sistem penyimpanan dokumen apa yang akan dipakai, tugas manager dokumen adalah
memilih alat penyimpanannya. Ada beberapa hal yang patut dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan
penyimpanan, antara lain
1.       Jenis dokumen yang akan disimpan,
Contohnya apakah dokumen yang akan disimpan terbuat dari kertas, kartu, bentuk mikro, materi audiovisual,
bentuk magnetic dan elektronik ataupun media lain dimana masing-masing media mempunyai perlakuan khusus
dalam perawatannya.
2.       Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan,
Peralatan yang bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan dan
dimanfaatkan oleh pengguna.
3.       Kebutuhan ruangan,
Rasio ruang kantor biasanya menggunakan perbandingan antara kapasitas simpan per meter persegi dibagi
dengan kemampuan perlengkapan penyimpanan yang dimiliki.
4.       Pertimbangan keamanan,
Yang tentunya akan berbeda antara satu organisasi dengan organisasi dokumen lain. Beberapa dokumen dapat
diakses oleh semua karyawan, sedangkan sebagian lainnya sangat dirahasiakan oleh perusahaan.
5.       Biaya peralatan,
Bandingkan mutu barang buatan dalam negeri dengan luar negeri, bandingkan garansi, jaminan after sales
service, dll. Tentukan biaya peralatan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki perusahaan
6.       Biaya operasional penyimpanan,
Termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen, biaya ATK yang setara, dan biaya
ruang yang diperlukan untuk menyimpan peralatan.
7.       Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur.
Merupakan hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan. Karena, semakin banyak orang yang
menyimpan dan membutuhkan keberadaan dokumen yang disimpan akan memerlukan tempat penyimpanan
yang leluasa untuk mengaksesnya.
Faktor yang perlu dipertimbangkan
 

Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli alat penyimpanan dokumen dikantor, antara lain
(Basuki, 2003):
1.       Kesetaraan (compatibility) peralatan,
Peralatan simpan semacam folder harus setara pemanfaatannya dengan peralatan yang telah dan akan dibeli
pada masa yang akan datang.
2.       Efisiensi,
Efisiensi dalam proses penyimpanan dan pencarian sebuah dokumen sangat penting. Pemilihan folder dan
penggunaan tanda warna yang tepat dapat memudahkan organisasi untuk menyimpan dan mencari dokumen
yang dibutuhkan sesuai tempatnya.
3.       Kualitas,
Kualitas ATK ditentukan oleh berat atau jenis materi yang digunakan dalam pembuatannya.
4.       Ekonomis
Meminimumkan biaya merupakan salah satu factor utama dalam mempertimbangkan pembelian peralatan
simpan pada berbagai organisasi. Pemilihan kualitas alat simpan yang baik akan lebih berorientasi jangka
panjang sehingga tujuan ekonomis akan tercapai oleh organisasi.
Peralatan Penyimpanan
Dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis, dan otomatis peralatan penyimpanan manual menyediakan.
Ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai
harus menuju ke berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen. Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari:
1.       Spindle file
Alat untuk menancapkan kertas-kertas dokumen seperti bon, rekening, dan dokumen kecil lainnya.
2.       Vertical filing cabinet
Alat untuk menyimpan dokumen secara vertical (tegak)
3.       Open-self file
Jajaran dokumen yang disimpan pada lemari terbuka (seperti rak buku). Dapat diakses dari samping.
4.       Leteral file
Unit penyimpanan dokumen yang dapat diakses dari samping secara horizontal
5.       Box file
Unit penyimpanan dokumen yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam
folder/map arsip.
6.       Unit box leteral file
Kotak yang dapat digantung untuk memuat dokumen yang disimpan agak miring untuk mempercepat rujukan.
7.       Card file
Alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat
ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah
dilihat.
8.       File media lainnya seperti CD, DVD, Disket, dll
Berbagai macam media yang dipakai perusahaan untuk menyimpan dokumen
Spindle file

 Ditemukan abad 16, berupa jarum besar atau paku menganga ke atas yang
ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Sampai sekarang alat ini masih
digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening, dan dokumen kecil lainnya
Vertical filing cabinet

 Mulai digunakan sejak tahun 1800-an. Dokumen kertas pada mulanya disimpan
mendatar, apabila bertambah banyak maka disusun menurut abjad dan
ditegakkan. Vertical Filing atau peralatan tegak adalah jenis yang umum
dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut
dengan filing cabinet (almari arsip). Yang standar terdiri dari 2-6 laci. Ada dua
macam almari arsip, yaitu:
 Almari arsip untuk diisi dengan folder biasa
 Almari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat untuk gantungan
folder
Open-self file

 Berupa jajaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka. Dokumen dapat
diakses dari samping. Umumnya memiliki lebar antara 78-110 cm, dengan jumlah
deretan bertingkat antara 2-8 tingkat. Dokumen disimpan dalam folder agar
pencarian dokumen lebih cepat.
Leteral file

 Penyimpanan dokumen dari samping secara horisontal. File ini lebih menghemat
daripada filing cabinet.
Box file

Unit penyimpanan dokumen yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih
dahulu dimasukkan ke dalam folder/map arsip.
Unit box leteral file
Kotak yang dapat digantung untuk memuat dokumen yang disimpan agak miring
untuk mempercepat rujukan.
Card file
Alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan
mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan
disimpan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
File media lainnya seperti CD, DVD,
Disket, dll
Berbagai macam media yang
dipakai perusahaan untuk menyimpan
dokumen
PENYIMPANAN RUANGAN

Salah satu yang patut di pertimbangkan dalam perencanaan ruang penyimpanan adalah kemampuan ruang mengampu
berat dokumen yang akan di simpan pada ruang tersebut. Sebaiknya ruang penyimpanan harus di tempatkan pada lantai
bawah ,sehingga beban lantai dapat diminimalisir. Kalau beban lantai berlebihan,dapat diperkirakan tembok maupun gedung
kantor akan retak. Dengan memperhatikan hal tersebut, dapat pemilihan peralatan penyimpanan akan di dapatkan alternatif
yang mampu menyimpan jumlah dokumen yang direncanakan dengan bobot total lebih sedikit .sehingga beban lantai akan
berkurang.
Kapasitas beban lantai (load capacity) merupakan berat dokumen dan peralatan yang dapat disangga oleh lantai
dengan aman.Kapasitas beban lantai dihitung dengan cara mengalikan daya beban lantai (yang dihitung dalam kilogram per
meter persegi) dengan jumlah ruang yang tersedia (di ukur dalam meter persegi). Karena bobot peralatan penyimpan dokumen
bersifat non produktif, sedangkan berat isi dokumen bersifat produktif (dapat berubah sewaktu waktu), maka harus ada
perbedaan di antara keduanya yang diilustrasikan pada tabel berikut.
 Tabel 7.2 Perbandingan bobot nonproduktif dangan bobot produktif
Sumber: Basuki, 2003; Kennedy dan Schauder, 1998
*Dengan asumsi berat berkas kertas per kg per 2.5 filing
**Bobot per cm pemberkasan dalam kilogram ditentukan dengan menggunakan rumus bobot perangkat keras (dalam kg\ = bobot per cm pemberkasan kapasitas (cm))

Jenis peralatan Bobot perangkat keras Kapasitas Bobot persentimeter

(dalam kilogram) (sentimeter) pemberkasan (kg)

Elektrofis 625 280 2,32

Elevator file 1.500 373 4,02

File emoat laci 80 40 2,0

Roll-out shelves 150 80 1,875

Filr fis 8 laci 98 170 0,58

(kompartemen dobel)

Lateral open-shelf 73 82 0,89

PEMUSNAHAN ARSIP

Pemusnahan dokumen dilakukan apabila dokumen yang disimpan oleh organisasi sudah tidak diperlukan lagi atau habis
masa kadarluarsanya (Charman, 1998).
Kegiatan ini dapat dilakukan oleh organisasi pemilik dokumen inaktif maupun pihak lain yang ditunjuk.
Menurut Basuki (2003), ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu :
1.       Pencacahan.
Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah
yang dinamakan shredden.
2.       Pembakaran.
Metode ini sangat populer pada masa lalu karna dianggap paling aman. Saat ini metode pembakaran kurang populer karena
dianggap kurang bersahabat dengan lingkungan.
3.       Pemusnahan kimiawi.
Metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.
4.       Pembuburan.
Metode ini merupakan metode ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak terulangkan. Metode ini banyak digunakan oleh bank dan
organisasi lain yang menuntut pengamanan yang tinggi.
Pemilihan metode bisa menggunakan pertimbangan di bawah ini:
v  Jumlah volume dokumen inaktif yang akan dimusnahkan
v  Jenis dan ukuran dokumen inaktif yang akan dimusnahkan, bila jenisnya beragam, dapat dipilih metode yang mampu
memusnahkan ke semuanya dengan cara yang paling efesien dan efektif
v  Persentase dokumen inaktif yang bersifat rahasia dan akan dimusnahkan
v  Peraturan pemerintah mengenai standar lingkungan berkaitan dengan pemusnahan dokumen inaktif
v  Penyedia jasa layanan pemusnahan dokumen yang dapat di perbandingkan dengan biaya pemusnahan yang dilakukan secara
mandiri
v  Nilai jual dari dokumen inaktif yang akan dimusnahkan apabila bukan merupakan dokumen rahasia.