International Records Management Standars ISO 15489 and 23081

Standar Internasional tentang Manajemen Arsip ISO 15489 : Informasi dan Dokumentasi, Manajemen
Arsip, secara resmi diluncurkan di Montreal pada November 2001. Ini terdiri dari dua bagian: Bagian 1 :
Umum dan Bagian 2 : Pedoman. Standar tersebut telah disahkan untuk diadopsi untuk periode 5 tahun
berikutnya, dan sekarang akan ditinjau kembali pada tahun 2011. Setelah penerbitan Standar
Manajemen Arsip, Komite yang bertugas menetapkan dan mengelola standar manajemen arsip (ISO TC
46 SC11) telah mengeluarkan standar lebih lanjut, terutama ISO 23081 tentang Metadata untuk Catatan,
dan Pedoman Pelaksanaan yang menyertainya. Pekerjaan lain dalam mengembangkan laporan teknis
sebagai dokumen tambahan untuk mendukung penerapan aspek-aspek tertentu dari standar sedang
berlangsung.

Entri ini membahas ISO 15489, Standar Manajemen Arsip dalam hal sejarah, perkembangan, dan isinya.
Kemudian membahas sejarah, pengembangan, dan isi ISO 23081, Metadata for Records. Entri diakhiri
dengan penilaian dampak standar dan pertimbangan penggunaan strategis pekerjaan standardisasi
tersebut.

Perkembangan standar internasional untuk pencatatan telah menciptakan komunitas praktisi yang
meluas ke seluruh dunia, menjembatani hambatan bahasa. Dampak dari pekerjaan tersebut terbukti
dalam penerapan Standar ke dalam berbagai yurisdiksi dan peningkatan koherensi internasional dalam
praktiknya. Pekerjaan berlanjut dalam komunitas pengembangan standar untuk menghasilkan standar
dan panduan generasi berikutnya untuk mendukung implementasi.

Corporate Records Management

Manajemen arsip aktif melibatkan organisasi dan pengambilan arsip yang sering dirujuk dalam
organisasi untuk mendukung aktivitas bisnis tertentu. Komponen termasuk metode yang digunakan
untuk mengatur arsip aktif, dokumentasi dan proses yang mendukung metode, dan pemilihan wadah
atau penyimpanan yang sesuai untuk arsip. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa arsip aman,
tersedia, dan dapat diakses saat dibutuhkan.

Sistem pengarsipan adalah metode utama yang digunakan untuk mengatur rekod aktif. Sebuah
organisasi dapat memiliki sistem pengarsipan berbasis kertas dan berbasis komputer. Elemen sistem
pengarsipan termasuk rencana file, prosedur, dan kontrol akses. Rencana file menguraikan cara arsip
diatur dan sering kali terkait erat dengan jadwal penyimpanan arsip. Ada berbagai jenis pengaturan
pengarsipan yang dapat digunakan oleh organisasi, baik yang sederhana maupun yang kompleks, yang
semuanya merupakan variasi dari susunan abjad atau numerik. Skema klasifikasi digunakan dalam
rencana file untuk mengelompokkan materi terkait bersamasama. Teknik pengindeksan digunakan
untuk menyediakan titik akses tambahan ke catatan.

Perumahan arsip aktif penting bagi perusahaan karena beberapa alasan. Salah satunya adalah
memastikan akses yang siap ke, dan pengambilan cepat, arsip yang paling dibutuhkan untuk
menjalankan bisnis sehari-hari. Kedua adalah mengelola biaya peralatan dan menggunakan ruang kantor
dengan cara yang paling efisien yang tersedia. Alasan ketiga adalah untuk memastikan bahwa rekod
penting dan rahasia aman dan terlindungi, melindungi organisasi dari kehilangan atau akses yang tidak
sah.

Perusahaan memilih peralatan yang memfasilitasi pengambilan dengan biaya paling efisien. Ruang
kantor mahal; meminimalkan jejak peralatan arsip adalah salah satu cara untuk menekan biaya. Hal ini
dilakukan dengan memilih peralatan khusus untuk jenis arsip fisik yang diatur, seperti menggunakan rak
yang dirancang agar sesuai dengan kaset daripada rak untuk folder file standar.

Perusahaan di manajemen arsip sangat penting guna membantu pemeliharaan dokumen, berkas-berkas
pada Divisi Sumber Daya Manusia, dengan menjalankan sesuai prosedur yang ada dalam melaksanakan
kearsipan terutama pada peminjaman arsip. Hal ini dilakukan agar dapat terjaga selalu dari faktor-faktor
perusak dan tidak terjadi penumpukkan pada Divisi Sumber Daya Manusia.

Perusahaan perlu mempunyai arsip karena Informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat
menghindarkan salah komunikasi , mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai
efisiensi kerja. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan, arsip mempunyai arti yang sangat penting, yaitu
untuk menyusun rencana program kegiatan berikutnya. Arsip menampung beraneka ragam informasi
yang berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu diingat, dan bila diperlukan harus dengan
cepat dan tepat dapat disajikan setiap saat, dalam rangka membantu memperlancar pengambilan
keputusan.

Apabila perusahaan sudah lebih berkembang maka sistem penyimpanan yang digunakan yaitu disusun
berdasarkan divisi dan didalamnya terdapat subdivisi, dimasa yang akan datang sistem penyimpanan
tersebut dapat diubah menjadi ordner disusun berdasarkan masing-masing sub divisi dan masing-
masing sub divisi tersebut dapat disusun per bulan. Dikarenakan sistem penyimpanan yang dirancang ini
fleksibel sehingga dapat diubah sesuai dengan kebutuhan.

Sebaiknya perusahaan mengadakan pelatihan kepada pegawai arsip untuk menunjang manajemen arsip
yang jauh lebih baik dan menanamkan kesadaran kepada karyawan untuk memperhatikan pentingnya
arsip dan manajemen atau penanganan kearsipan.