Pengertian dan Tujuan Manajemen Data

Manajemen Data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang
mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa data:
Data Akurat
Up to Date (Mutakhir)
Aman
Tersedia bagi pemakai (user)

Kegiatan Manajemen Data

Kegiatan manajemen data mencakup :

Pengumpulan Data

Data yang diperlukan dikumpulkan dan dicatat dalam suatu formulir yang
disebut dokumen sumber yang berfungsi sebagai input bagi system.

Integritas dan Pengujian

Data tersebut diperiksa untuk meyakinkan konsistensi dan akurasinya

berdasarkan suatu peraturan dan kendala yang telah ditentukan sebelumnya.

Penyimpanan

Data disimpan pada suatu medium, seperti pita magnetic atau piringan
magnetic.

Pemeliharaan

Data baru ditambahkan, data yang ada diubah, dan data yang tidak lagi
diperlukan dihapus agar sumberdaya data (berkas) tetap mutakhir.

Keamanan

Data dijaga untuk mencegah penghancuran, kerusakan atau penyalahgunaan.

Organisasi

Data disusun sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

Pengambilan

Data tersedia bagi pemakai.

KONSEP DATABASE
Pengertian Database
Database adalah sekumpulan data yang saling berhubungan atau berelasi
mempresentasikan suatu organisasi dan tersimpan dalam media penyimpanan
eksternal.
Tujuan utama dari data base adalah:
1. Menghindari pengulangan data (redudansi)
2. Mencapai indepedensi data (kemampuan untuk membuat perubahan dalam
stuktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data.
Indepedensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi dalam table dan
kamus yang terpisah secara fisik dari program.
Perangkat Lunak Database

Perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integritas logis antar

file, baik eksplisit maupun implisit disebut system manajemen database
(DBMS).
Inovasi DBMS menampilkan perangkat lunak relasional dan sejumlah
paket awal ditujukan bagi pemakai mainframe.
SQL / DS (Structure Query Language / Data Systems) dan QBE(Quey by
Example) dari IBM dan ORACLE dari Relational Software Inc.

Menciptakan Database
Proses menciptakan database mencakup tiga langkah utama, yaitu:
1. Menentukan Kebutuhan Data
Pada langkah ini dilakukan pendefinisian masalah, pemecahan masalah
dan pemrosesan untuk menetapkan data.
2. Menjelaskan Data
Setelah elemen-elemen data yang diperlukan ditentukan, mereka
dijelaskan dalam bentuk kamus data. Kamus data adalah suatu
ensiklopedi dari informasi mengenai tiap elemen data. System kamus
data dapat berupa kertas dan file computer. Jika berupa file, perangkat
lunak khusus diperlukan untuk menciptakan dan memeliharanya serta
mempersiapkannya untuk digunakan. Perangkat lunak tersebut disebut
system kamus data.
3. Memasukan data
Setelah skema dan sub skema diciptakan, data dapat dimasukkan
kedalam database. Hal ini dapat dilaksanakan dengan mengetik data
langsung kedalam DBMS, membaca data dari pita atau piringan atau mescan data secara optis. Data siap digunakan setelah berada dalam
database.

Menggunakan Database
Pemakaian database dapat berupa orang / program aplikasi.

Orang biasanya menggunakan database dari terminal dan mengambil

data dan informasi dengan menggunakan query language. Query adalah
permintaan informasi dari database dan query language adalah bahasa
khusus yang user friendly yang memungkinkan computer dapat
menjawab query.
Program aplikasi menggunakan / mengambil database atau menyimpan
data kedalamnya, data manipulation language (DML) khusus digunakan.
Pernyataan-pernyataan DML ditanamkan dalam program aplikasi di titiktitik yang perlu.

Sumber : http://ujibatique.wordpress.com/manajemen-basis-data/

MANAJEMEN DATA Dan INFORMASI

Manajemen data adalah fungsi organisasi yang bertanggung jawab
terhadap pengembangan kontrol sistematis terhadap pembuatan,
penyimpanan, penelusuran juga pemeliharaan dan penempatan data.
Fungsi yang luas tidak dapat dianggap sama dengan pekerjaan
pengarsipan atau penyimpanan yang merupakan fase kecil dalam rentang
hidup data. Tujuan program manajemen pendata yang dikembangkan
dengan baik yang ada pada industri skala besar didiagramkan dalam
Gambar 9-1. Konsep program ini diatur dalam siklus hidup dari
pembuatan penempatan data, dengan prosedur administrasi yang
sesuai untuk menangani setiap tahapan siklus tersebut.
Tujuan Manajemen Data.
Manajemen data, seperti fungsi
berorientasi hasil dan berfikir pelayanan.
ditetapkan sebagai standar untuk mengukur
hasil dari tujuan pelayanan umum ini, muncul
spesifik yaitu :
1.
2.

manajemen lain, harus

Ini berarti tujuan harus
kinerja program. Sebagai
tujuan program yang lebih

Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu.

Mengembangkan dan mempertahankan satu sistem yang efisien
untuk
membuat, menyimpan, memanfaatkan, memelihara
dan
menempatkan informasi firma.

3.

Melindungi kepentingan informasi firma, dan mendisain dan

mengontrol standar yang efektif dan metode evaluasi periodik berkaitan
dengan manajemen data, peralatan dan prosedur.
4.
Membantu mendidik pegawai perusahaan dengan metode yang
paling efektif untuk mengontrol dan mengolah data perusahaan.
Gambar 9-2 secara jelas menggambarkan setiap fase kontrol dalam
program manajemen data dan yang paling penting tujuan setiap fase.
Organisasi Manajemen Data
Secara historis tanggung jawab fungsi kantor, termasuk kontrol terhadap
datanya, telah dibebankan pada pengontrol, penyimpan atau sekretaris
kantor, masing-masing memilikit tugas utama berkaitan dengan
pengolahan data.
Pengaturan manajemen data yang ditunjukkan Gambar 9-2
menempatkan fungsi tersebut dalam lingkungan alami dari aktivitas yang
berkaitan. Dalam organisasi yang memberikan pengakuan penuh pada
manajemen informasi pada tingkat top manajemen, posisi baru wakil
presiden direktur untuk manajemen informasi telah dibuat.
Dalam perusahaan kecil tingkat kekhususan ini tidak ditemukan,
tetapi fungsi administrasi umum yang sama ada.
Pada perusahaan lain, manajer pelayanan kantor dapat menangani
pemilihan personel, penempatan pelatihan dan fungsi manajemen kantor
umum termasuk kontrol data dan formulir, sementara jasa dan sistem
pengolahan data mungkin tanggung jawab orang lain.
Administrasi Manajemen Data
Administrasi manajemen data berarti penetapan tujuan yang tepat
dan kemudian merencanakan dan mengorganisasi program untuk
mencapainya.
Sebagai seorang administrator, perhatian utama manajer data
adalah apa informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai
tujuannya; dimana informasi ini dapat ditemukan; bagaimana cara terbaik
menyimpan, mengolah dan menggunakan dan akhirnya bagaimana
program dapat diadministrasikan pada waktu minimal dan biaya terendah.
Personal Manajemen Data. Karena program manajemen data meliputi
seluruh firma, seorang eksekutif yang memahani kebutuhan informasi
seluruh perusahaan, tujuannya dan strukturnya harus dipilih sebagai

manajer data. Jenis posisi ini membutuhkan seorang umum yang

mengenal prinsip manajemen, ekonomi dan akuntansi, juga seorang ahli
dalam manajemen penyimpanan, penelusuran dan pengarsipan informasi.
Melapor kepada manajer data umumnya petugas pengarsipan
yang ditunjukkan pada Gambar 9-3.
Biaya Manajemen Data. Dalam pekerjaan manufaktur, akuntansi biaya
telah lama digunakan untuk menentukan biaya langsung dan tidak
langsung semua unit kerja yang dihasilkan. Gambar 9-4 mengidentifikasi
biaya kertas kerja dalam pekerjaan administrasi yang harus dikontrol.
Menghitung secara tepat biaya manajemen data menjadi tugas
yang berbelit-belit karena banyaknya faktor biaya seperti gaji, sewa
kantor dan perkiraan umur peralatan. Namun, sejumlah faktor dasar
dapat ditentukan.
Walaupun setiap faktor kerja menawarkan kesempatan yang baik
untuk menghemat biaya kertas kerja, manajer harus memberikan
perhatian utama pada pengurangan biaya personel yang umumnya
merupakan 70 % sampai 80 % biaya pengarsipan.
Sebagai tambahan, manajer data harus mengembangkan satu
kesadaran biaya pada semua kerja dan menjalankan penggunaan waktu,
peralatan dan persediaan yang lebih baik.
Mengurangi Biaya Manajemen Data. Perang terhadap
peningkatan biaya kantor adalah satu proses yang tidak pernah berhenti
yang mengharuskan manajer kantor untuk mengkaji secara terusmenerus sistem pengarsipan untuk memastikan mereka memenuhi
semua kebutuhan informasi perusahaan. Saran berikut dapat membantu
manajer kantor mengurangi biaya dan pada saat yang sama
meningkatkan efisiensi
1.
1.

Pemusatan arsip yang digunakan oleh semua departemen

Menyediakan tata letak untuk departemen pengarsipan yang akan
menjamin satu aliran kerja yang mulus dan efisien dari dan ke
departemen arsip.
2.
Menggunakan alat fasilitas kerja, seperti rak arsip, rak sortir,
pedoman arsip, dan folder dengan label berwarna.
3.
Jadwalkan pengumpulan dan pendistribusian material yang akan
diarsip ke atau akan dikirimkan dari departemen pengarsipan.

4.

Mengembangkan satu metode pentransferan data tidak aktif yang

baik dari departemen pengarsipan dan jadwal yang praktis untuk
pemeliharaan dan penghancuran data.
5.
Mengunakan lemari arsip khusus, seperti arsip peta dan arsip
kupon, untuk kertas atau data yang tidak cocok dengan laci ukuran kuarto
atau folio biasa.
6.
Pertimbangkan pemikrofilman data sebagai penyimpan data
pengganti dalam kasus transfer.
7.
Mengembangkan manual pengarsipan untuk pelatihan pegawai dan
pengontrolan pekerjaan pengarsipan.
8.
Perkirakan secara cermat dan awasi jumlah pekerjaan yang harus
diselesaikan di departemen pengarsipan.
9.
Beli peralatan dan persediaan yang tahan lama.
10.
Gunakan jasa ahli dari pembuat peralatan dan persediaan
pengarsipan, disediakan orang yang tepat di firma sebagai bantuan dalam
pemilihan peralatan tersebut dan untuk mengawasi penggunaannya
setelah dipasang.
11.
Pertimbangkan untuk menyewa ahli kontrol data yang akan
menganalisa arsip untuk menentukan arsip kadaluarsa yang akan
dibuang, mempertahankan arsip penting, dan yang tidak bermanfaat atau
penting disimpan di suatu lokasi dimana mereka dapat disimpan dengan
biaya murah.
Saran diatas dapat menunjukkan satu gambaran sempurna bagi
seorang supervisor data dalam memeriksa pekerjaan dan bagi manajer
administrasi kantor dalam mengevaluasi fungsi manajemen data.
Evaluasi Manajemen Data. Administrator manajemen data harus
secara teratur menanyakan pertanyaan ini : seberapa baik program
mencapai tujuannya? Jawaban dari pertanyaan ini dapat ditemukan
melalui satu program evaluasi terencana. Satu aturan sepintas
menganjurkan bahwa satu audit yang dilakukan paling sedikit dua tahun
sekali untuk menjawab jenis pertanyaan yang ditunjukkan Gambar 9-5.
Selama bertahun-tahun pedoman lain dibuat oleh manajer data untuk
mengevaluasi efesiensi program data. Digambarkan sebagai rasio
efisiensi, pedoman yang paling bermanfaat adalah :
1.

Rasio Referensi.

2.

Rasio Akurasi.

3.

Rasio Personel.

4.

Rasio Tata Letak Fisik.

5.

Rasio Biaya Kerja.

Teknikteknik evaluasi ini memungkinkan untuk mengumpulkan laporan

periodik terhadap volume data yang diterima dan dihancurkan; berapa
banyak ruang data tersedia dan berapa biayanya; apa pola aktivitas
referensi yang ditemukan; berapa banyak tempat arsip yang terisi dan
tidak terisi yang tersedia; dan informasi lain seperti jumlah arsip yang
dimusnahkan. Data jenis ini akan bermanfaat untuk perbaikan program
manajemen data.
Manual Manajemen Data. Program manajemen data yang
lengkap memasukkan satu manual yang memformalisasi organisasi
kontrol data dan semua prosedur kerjanya. Manual tersebut membantu
memperbaiki tanggung jawab untuk melaksanakan program dan
mengidentifikasi dan menugaskan semua tugas untuk melaksanakan
program. Ia juga berguna untuk pelatihan pekerja baru dan untuk
mensistemasikan dan menjelaskan kepada semua pekerja metode yang
disetujui untuk pembuatan, penggunaan dan pembuangan data.
Dalam perusahaan besar satu manual manajemen data yang
lengkap dapat memuat : (1) tujuan, cakupan dan tanggung jawab
program; (2) penetapan tugas personel pada program; dan (3) area
fungsional. Dalam perusahaan kecil prinsip kontrol yang sama ini dapat
digabungkan dalam satu buku data kerja untuk digunakan oleh petugas
arsip dan manajer kantor.
Manajemen Data Otomatis
Di era komputer banyak informasi dicatat dalam bentuk magnetis
pada pita, cakram dan tabung. Banyak data yang dibuat oleh sistem
komputer kemudian dicetak dalam bentuk hardkopipada kertas dan oleh
karena itu, dapat disimpan dan digunakan seperti data kertas lain.
Peralatan khusus dibutuhkan untuk menyimpan pita magnetik dan
cetakan komputer, tetapi peralatan ini sifatnya nonteknis dan dapat
segera disediakan manager data. Gambar 9-6 menggambarkan peralatan
ini.
Di sisi lain, manajemen data otomatis bukan masalah sederhana.
Ia membutuhkan pemahaman yang baik mengenai data yang dikodekan
dengan kualitas khas juga sejumlah ciri umum yang data tersebut miliki
bersama dengan dokumen kertas biasa. Untuk menjaga dan mengontrol
data pada data otomatis biasanya dua pita magnetik asli dan salinan
dibutuhkan dan diarsip secara manual dengan satu nama atau nomor

kontrol. Akurasi dari data disediakan dengan sejumlah cara : (1) dengan
pengecekan internal komputer; (2) dengan secara cermat mengetes
program komputer; dan (3) dengan memeriksa akurasi dan kelengkapan
data sebelum mereka masuk sistem komputer.
Seiring berjalannya waktu semakin banyak data yang akan
disimpan dalam bentuk tidak terlihat, sehingga memerlukan kerjasama
erat diantara manajer data, petugas sistem, dan manajer pengolahan
data dan departemen operasional.
Jenis data lain, bentuk mikro, juga harus diperhatikan. Seluruh
keluarga data ini, merentang dari data mikrofilm manual sampai output
mikrofilm komputer semakin penting dan banyak digunakan dari tahun ke
tahun.
PEMBUATAN DATA
Semua orang di perusahaan, dari petugas arsip sampai presiden
perusahaan, mengunakan data dan memiliki peran dalam pembuatannya.
Jika tidak ada program pengontrol, data akan terus bertambah dan segera
menyumbat saluran komunikasi firma. Karena alasan ini program
manajemen data dimulai dari pembuatan data. Pembuatan data, oleh
karena itu, satu program pemeliharaan preventif yang dibuat berdasarkan
jawaban jujur dari pertanyaan berikut :
1.

2.
3.
4.
5.

Siapa yang boleh membuat data antar departemen? Umumnya

semua pegawai dapat membuat data, tetapi hanya mereka yang
bertanggung jawab atas aliran informasi antar departemen yang boleh
membuat data antar departemen.
Kapan dan dimana data dibuat? Pekerja di semua kantor boleh
membuat data jika ada kebutuhan.
Bagaimana data dibuat? Data dibuat dengan tangan atau mesin
Mengapa data dibuat? Data mengirim dan menyimpan informasi
yang dibutuhkan.
Bagaimana pembuatan data dapat dikontrol? Pembuatan dapat
dikontrol melalui satu persetujuan pengguna dari semua data kunci.
Sumber : http://dewaattack.blogspot.com/2012/10/manajemen-data-daninformasi.html