MANAJEMEN DATA Dan INFORMASI

MANAJEMEN DATA Dan INFORMASI

            Manajemen data adalah fungsi organisasi yang bertanggung
jawab terhadap pengembangan kontrol sistematis terhadap pembuatan,
penyimpanan, penelusuran juga pemeliharaan dan penempatan data.
Fungsi yang luas tidak dapat dianggap sama dengan pekerjaan
pengarsipan atau penyimpanan yang merupakan fase kecil dalam rentang
hidup data. Tujuan program manajemen pendata yang dikembangkan
dengan baik yang ada pada industri skala besar didiagramkan dalam
Gambar 9-1. Konsep program ini diatur dalam siklus hidup dari
pembuatan – penempatan data, dengan prosedur administrasi yang
sesuai untuk menangani setiap tahapan siklus tersebut.
Tujuan Manajemen Data.
            Manajemen data, seperti fungsi manajemen lain, harus
berorientasi hasil dan berfikir pelayanan. Ini berarti tujuan harus
ditetapkan sebagai standar untuk mengukur kinerja program. Sebagai
hasil dari tujuan pelayanan umum ini, muncul tujuan program yang lebih
spesifik yaitu :
1 Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu.
2 Mengembangkan dan mempertahankan satu sistem yang efisien untuk
membuat, menyimpan, memanfaatkan, memelihara dan
menempatkan informasi firma.
3 Melindungi kepentingan informasi firma, dan mendisain dan mengontrol
standar yang efektif dan metode evaluasi periodik berkaitan dengan
manajemen data, peralatan dan prosedur.
4 Membantu mendidik pegawai perusahaan dengan metode yang paling
efektif untuk mengontrol dan mengolah data perusahaan.
Gambar 9-2 secara jelas menggambarkan setiap fase kontrol dalam
program manajemen data dan yang paling penting tujuan setiap fase.
Organisasi Manajemen Data
Secara historis tanggung jawab fungsi kantor, termasuk kontrol terhadap
datanya, telah dibebankan pada pengontrol, penyimpan atau sekretaris
kantor, masing-masing memilikit tugas utama berkaitan dengan
pengolahan data.
            Pengaturan manajemen data yang ditunjukkan Gambar 9-2
menempatkan fungsi tersebut dalam lingkungan alami dari aktivitas yang
berkaitan. Dalam organisasi yang memberikan pengakuan penuh pada
manajemen informasi pada tingkat top manajemen, posisi baru wakil
presiden direktur untuk manajemen informasi telah dibuat.
            Dalam perusahaan kecil tingkat kekhususan ini tidak ditemukan,
tetapi fungsi administrasi umum yang sama ada.
            Pada perusahaan lain, manajer pelayanan kantor dapat
menangani pemilihan personel, penempatan pelatihan dan fungsi
manajemen kantor umum termasuk kontrol data dan formulir, sementara
jasa dan sistem pengolahan data mungkin tanggung jawab orang lain.
Administrasi Manajemen Data
            Administrasi manajemen data berarti penetapan tujuan yang
tepat dan kemudian merencanakan dan mengorganisasi program untuk
mencapainya.
            Sebagai seorang administrator, perhatian utama manajer data
adalah apa informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai
tujuannya; dimana informasi ini dapat ditemukan; bagaimana cara terbaik
menyimpan, mengolah dan menggunakan dan akhirnya bagaimana
program dapat diadministrasikan pada waktu minimal dan biaya terendah.
Personal Manajemen Data. Karena program manajemen data meliputi
seluruh firma, seorang eksekutif yang memahani kebutuhan informasi
seluruh perusahaan, tujuannya dan strukturnya harus dipilih sebagai
manajer data. Jenis posisi ini membutuhkan seorang umum yang
mengenal prinsip manajemen, ekonomi dan akuntansi, juga seorang ahli
dalam manajemen penyimpanan, penelusuran dan pengarsipan informasi.
            Melapor kepada manajer data umumnya petugas pengarsipan
yang ditunjukkan pada Gambar 9-3.
Biaya Manajemen Data. Dalam pekerjaan manufaktur, akuntansi biaya
telah lama digunakan untuk menentukan biaya langsung dan tidak
langsung semua unit kerja yang dihasilkan. Gambar 9-4 mengidentifikasi
biaya kertas kerja dalam pekerjaan administrasi yang harus dikontrol.
            Menghitung secara tepat biaya manajemen data menjadi tugas
yang berbelit-belit karena banyaknya faktor biaya seperti gaji, sewa
kantor dan perkiraan umur peralatan. Namun, sejumlah faktor dasar
dapat ditentukan.
            Walaupun setiap faktor kerja menawarkan kesempatan yang baik
untuk menghemat biaya kertas kerja, manajer harus memberikan
perhatian utama pada pengurangan biaya personel yang umumnya
merupakan 70 % sampai 80 % biaya pengarsipan.
            Sebagai tambahan, manajer data harus mengembangkan satu
kesadaran biaya pada semua kerja dan menjalankan penggunaan waktu,
peralatan dan persediaan yang lebih baik.
            Mengurangi Biaya Manajemen Data. Perang terhadap
peningkatan biaya kantor adalah satu proses yang tidak pernah berhenti
yang mengharuskan manajer kantor untuk mengkaji secara terus-
menerus sistem pengarsipan untuk memastikan mereka memenuhi semua
kebutuhan informasi perusahaan. Saran berikut dapat membantu manajer
kantor mengurangi biaya dan pada saat yang sama meningkatkan
efisiensi
1 Pemusatan arsip yang digunakan oleh semua departemen
1 Menyediakan tata letak untuk departemen pengarsipan yang akan
menjamin satu aliran kerja yang mulus dan efisien dari dan ke
departemen arsip.
2 Menggunakan alat fasilitas kerja, seperti rak arsip, rak sortir, pedoman
arsip,  dan folder dengan label berwarna.
3 Jadwalkan pengumpulan dan pendistribusian material yang akan diarsip
ke atau akan dikirimkan dari departemen pengarsipan.
4 Mengembangkan satu metode pentransferan data tidak aktif yang baik
dari departemen pengarsipan dan jadwal yang praktis untuk
pemeliharaan dan penghancuran data.
5 Mengunakan lemari arsip khusus, seperti  arsip peta dan arsip kupon,
untuk kertas atau data yang tidak cocok dengan laci ukuran kuarto
atau folio biasa.
6 Pertimbangkan pemikrofilman data sebagai penyimpan data pengganti
dalam kasus transfer.
7 Mengembangkan manual pengarsipan untuk pelatihan pegawai dan
pengontrolan pekerjaan pengarsipan.
8 Perkirakan secara cermat dan awasi jumlah pekerjaan yang harus
diselesaikan di departemen pengarsipan.
9 Beli peralatan dan persediaan yang tahan lama.
10 Gunakan jasa ahli dari pembuat peralatan dan persediaan
pengarsipan, disediakan orang yang tepat di firma sebagai bantuan
dalam pemilihan peralatan tersebut dan untuk mengawasi
penggunaannya setelah dipasang.
11 Pertimbangkan untuk menyewa ahli kontrol data yang akan
menganalisa arsip untuk menentukan arsip kadaluarsa yang akan
dibuang, mempertahankan arsip penting, dan yang tidak
bermanfaat atau penting disimpan di suatu lokasi dimana mereka
dapat disimpan dengan biaya murah.
Saran diatas dapat menunjukkan satu gambaran sempurna bagi
seorang supervisor data dalam memeriksa pekerjaan dan  bagi manajer
administrasi kantor dalam mengevaluasi fungsi manajemen data.
      Evaluasi Manajemen Data. Administrator manajemen data harus
secara teratur menanyakan pertanyaan ini : seberapa baik program
mencapai tujuannya? Jawaban dari pertanyaan ini dapat ditemukan
melalui satu program evaluasi terencana. Satu aturan sepintas
menganjurkan bahwa satu audit yang dilakukan paling sedikit dua tahun
sekali untuk menjawab jenis pertanyaan yang ditunjukkan Gambar 9-5.
      Selama bertahun-tahun pedoman lain dibuat oleh manajer data untuk
mengevaluasi efesiensi program data. Digambarkan sebagai rasio
efisiensi, pedoman yang paling bermanfaat adalah :
1.         Rasio Referensi.
2.         Rasio Akurasi.
3.         Rasio Personel.
4.         Rasio Tata Letak Fisik.
5.         Rasio Biaya Kerja.
Teknik–teknik evaluasi ini memungkinkan untuk mengumpulkan laporan
periodik terhadap volume data yang diterima dan dihancurkan; berapa
banyak ruang data tersedia dan berapa biayanya; apa pola aktivitas
referensi yang ditemukan; berapa banyak tempat arsip yang terisi dan
tidak terisi yang tersedia; dan informasi lain seperti jumlah arsip yang
dimusnahkan. Data jenis ini akan bermanfaat untuk perbaikan program
manajemen data.
            Manual Manajemen Data. Program manajemen data yang
lengkap memasukkan satu manual yang memformalisasi organisasi
kontrol data dan semua prosedur kerjanya. Manual tersebut membantu
memperbaiki tanggung jawab untuk melaksanakan program dan
mengidentifikasi dan menugaskan semua tugas untuk melaksanakan
program. Ia juga berguna untuk pelatihan pekerja baru dan untuk
mensistemasikan dan menjelaskan kepada semua pekerja metode yang
disetujui untuk pembuatan, penggunaan dan pembuangan data.
            Dalam perusahaan besar satu manual manajemen data yang
lengkap dapat memuat : (1) tujuan, cakupan dan tanggung jawab
program; (2)  penetapan tugas personel pada program; dan (3) area
fungsional. Dalam perusahaan kecil prinsip kontrol yang sama ini dapat
digabungkan dalam satu buku data kerja untuk digunakan oleh petugas
arsip dan manajer kantor.
Manajemen Data Otomatis
            Di era komputer banyak informasi dicatat dalam bentuk magnetis
pada pita, cakram dan tabung. Banyak data yang dibuat oleh sistem
komputer kemudian dicetak dalam bentuk hardkopipada kertas dan oleh
karena itu, dapat disimpan dan digunakan seperti data kertas lain.
Peralatan khusus dibutuhkan untuk menyimpan pita magnetik dan
cetakan komputer, tetapi peralatan ini sifatnya nonteknis dan dapat
segera disediakan manager data. Gambar 9-6 menggambarkan peralatan
ini.
            Di sisi lain, manajemen data otomatis bukan masalah sederhana.
Ia membutuhkan pemahaman yang baik mengenai data yang dikodekan
dengan kualitas khas juga sejumlah ciri umum yang data tersebut miliki
bersama dengan dokumen kertas biasa. Untuk menjaga dan mengontrol
data pada data otomatis biasanya dua pita magnetik – asli dan salinan –
dibutuhkan dan diarsip secara manual dengan satu nama atau nomor
kontrol. Akurasi dari data disediakan dengan sejumlah cara : (1) dengan
pengecekan internal komputer; (2) dengan secara cermat mengetes
program komputer; dan (3) dengan memeriksa akurasi dan kelengkapan
data sebelum mereka masuk sistem komputer.
            Seiring berjalannya waktu semakin banyak data yang akan
disimpan dalam bentuk “tidak terlihat”, sehingga memerlukan kerjasama
erat diantara manajer data, petugas sistem, dan manajer pengolahan
data dan departemen operasional.
            Jenis data lain, bentuk mikro, juga harus diperhatikan. Seluruh
keluarga data ini, merentang dari data mikrofilm manual sampai output
mikrofilm komputer semakin penting dan banyak digunakan dari tahun ke
tahun.
PEMBUATAN DATA
            Semua orang di perusahaan, dari petugas arsip sampai presiden
perusahaan, mengunakan data dan memiliki peran dalam pembuatannya.
Jika tidak ada program pengontrol, data akan terus bertambah dan segera
menyumbat saluran komunikasi firma. Karena alasan ini program
manajemen data dimulai dari pembuatan data. Pembuatan data, oleh
karena itu, satu program pemeliharaan preventif yang dibuat berdasarkan
jawaban jujur dari pertanyaan berikut :
1 Siapa yang boleh membuat data antar departemen? Umumnya semua
pegawai dapat membuat data, tetapi hanya mereka yang
bertanggung jawab atas aliran informasi antar departemen yang
boleh membuat data antar departemen.
2 Kapan dan dimana data dibuat? Pekerja di semua kantor boleh
membuat data jika ada kebutuhan.
3 Bagaimana data dibuat? Data dibuat dengan tangan atau mesin
4 Mengapa data dibuat? Data mengirim dan menyimpan informasi yang
dibutuhkan.
5 Bagaimana pembuatan data dapat dikontrol? Pembuatan dapat dikontrol
melalui satu persetujuan pengguna dari semua data kunci.
PENYIMPANAN INFORMASI DAN DATA
            Dengan perhatian saat ini yang diberikan pada komputer dan alat
penyimpanan magnetik, kelihatannya era lemari arsip telah berakhir. Tapi
diperusahaan kecil dan besar sejenis, sistem pengarsipan manual terus
menyediakan jasa penyimpanan maksimum dalam sistem data.
            Pengalaman menunjukkan secara jelas bahwa sistem pengarsipan
kantor tidak bisa mengatur dirinya sendiri, meskipun telah diorganisasi
dengan sangat baik. Sebaliknya, manajemennya membutuhkan perhatian
yang sungguh-sungguh yang diberikan pada banyak faktor administrasi.
Sistem Pengarsipan
Akses yang cepat pada semua jenis data yang disimpan dipastikan
dengan sistem pengarsipan yang efektif, pengertian sistem
pengarsipan merujuk pada prosedur dan metode yang digunakan untuk
mengklasifikasi, menyusun atau menyortir, dan menyimpan data untuk
kemampuan untuk diakses secara cepat ketika dibutuhkan. Sistemnya
ada dua alfabet dan numeris, masing–masing dapat dibagi lagi sebagai
berikut :
1 Sistem Alfabet
2 Sistem Numeris
1 
1 Pengarsipan korespondensi. ( berdasarkan nama)
2 Pengarsipan geografis.
3 Pengarsipan subyek.
1 
1 Pengarsipan Numeris.
2 Pengarsipan Kronologis.
banyak firma mengunakan kedua sistem ini, masing masing memiliki
pilihan yang spesifik tipe fungsi penyimpanan data.
Organisasi Arsip
Kebutuhan penyimpanan data berbeda antar kantor, tergantung pada
jumlah staf kantor, jenis pekerjaan bisnis, dan faktor seperti persaingan
dan peraturan dan pengawasan pemerintah. Dua jenis arsip organisasi
yang biasa ditemukan di kantor : pengarsipan tersebar dan pengarsipan
terpusat
Pengarsipan Tersebar. Berdasarkan rencana pengarsipan tersebar,
setiap divisi kantor mempertahankan sistem dan peralatan pengarsipanya
sendiri; dan pekerjaannya dilakukan oleh satu atau lebih pegawai yang
mungkin memiliki pekerjaan kantor lain. Pengaturan ini sering berakibat
pada penggandaan peralatan yang tidak dibutuhkan; personel melakukan
pengarsipan dengan tidak efisien karena juga mengerjakan pekerjaan
lain; kemungkinan sistem pengarsipan yang membingungkan, karena
sistem pengarsipan suatu departemen mungkin berbeda sama sekali atau
tidak konsisten dengan sistem pengarsipan departemen lain.
Alasan menggunakan sistem pengarsipan tersebar adalah :
1 Materi arsip yang bersifat rahasia disarankan dijauhkan dari mayoritas
pegawai.
2 Penundaan yang tidak perlu dalam mendapatkan kertas dari
departemen pemusatan dihindari.
3 Kertas yang diarsipkan tidak dibutuhkan departemen lain.
Pengarsipan Terpusat. Alasan utama pengarsipan terpusat adalah
bahwa data mengenai nilai umum seluruh perusahaan harus dibagi dan
maka disimpan dan dikontrol oleh satu departemen terpusat. Lokasi dan
kontrol terpusat memberikan keuntungan berikut :
1 Pemeliharaan dan penyaluran data dipermudah dan dengan demikian
satu program manajemen data dikembangkan
2 Tanggung jawab arsip diberikan pada seorang ahli, dan efisiensi personil
secara keseluruhan tercapai.
3 Penggandaan peralatan, persediaan dan data yang tidak perlu dapat
dihilangkan dan semakin sedikit uang yang dihamburkan karena
praktek pembelian yang lemah dan penelusuran alat dan
persediaan yang tidak terkontrol.
4 Semua data yang berhubungan disimpan bersama yang mengakhiri
kebingungan yang disebabkan kehilangan data.
Ketika firma membesar ukurannya dan volume informasi yang akan
diproses dan disimpan meningkat, ada kecenderungan untuk memusatkan
manajemen data dan pekerjaan pengarsipan. Namun, bahkan dimana
sistem pengarsipan terpusat ditemukan sejumlah pekerjaan mungkin
tersebar.
            Pengarsipan Jaringan. Satu bentuk “kompromi” organisasi
arsip muncul dalam perusahaan besar. Perencanaan ini disebut
pengarsipan jaringan, mengizinkan arsip departemen dilokasikan dalam
setiap departemen dengan kontrol terpusat manajemen data tetap berada
di departemen manajemen.
            Manajer administrasi kantor harus menimbang secara cermat
kelebihan dan kekurangan dari sejumlah perencanaan pengarsipan. Data
yang akan diarsip perdepartemen harus diminimumkan dan jika mungkin,
diarsipkan hanya secara sementara dalam pengarsipan departemen.
Peralatan Dan Persediaan Pengarsipan
            Ketika akan membeli peralatan dan persediaan pengarsipan,
manajer kantor menghadapi sangat banyak sumber penyedia dan model
serta merek.
            Dalam pemilihan peralatan pengarsipan, manajer pertama-tama
harus mempertimbangkan tujuan penggunaan alat tersebut dan kemudian
penghematan yang mungkin dihasilkan melalui standarisasi peralatan dan
persediaan. Faktor lain yang harus dikaji manajer sebelum melakukan
investasi peralatan pengarsipan adalah : (1) jenis dan ukuran data; (2)
pilihan manajerial mengenai permintaan informasi; (3) penampilan,
disain, hemat tempat, dan daya tahan alat; (4) kemampuannya dalam
menghemat waktu pekerja.
            Peralatan pengarsipan dapat diklasifikasikan sebagai berikut : (1)
vertikal, (2) horisontal, (3) kartu terlihat, (4) kartu berputar, dan (5)
mobil.
            Arsip Vertikal. Dalam arsip vertikal, kertas diarsip pada pinggir
dengan cara yang ramping dan dapat diakses. Lemari arsip dengan satu
sampai enam laci adalah jenis Arsip vertikal yang paling umum dimana
kartu dan dokumen yang lebih besar, seperti surat dan memo disimpan.
Gambar 9-8 mengilustrasikan bagaimana penelusuran ruang lantai yang
lebih baik dapat dicapai dengan peningkatan jumlah laci arsip dan pada
saat yang sama penurunan jumlah ruang lantai yang dibutuhkan untuk
jumlah arsip tertentu. Juga semakin sedikit langkah dan posisi
membungkuk yang dilakukan petugas arsip, dan sebagai hasilnya
pekerjaan pengarsipan diselesaikan semakin cepat dan mudah.
            Dalam pengarsipan rak terbuka, folder diatur pada rak untuk
mengizinkan penglihatan tidak terbatas, kepadatan yang tinggi, akses
yang lebih cepat ke data dibanding lemari arsip sebenarnya.
            Pengarsipan rak terbuka jauh lebih rapi dan umumnya lebih
murah dibanding pengarsipan lemari.
            Arsip vertikal lain termasuk lemari gulung atau laci samping
dimana laci digulung dari samping, jadi pengeksposan semua data yang
disimpan dalam setengah ruang lorong  yang dibutuhkan laci lemari;
lemari ayun dimana laci diayun kesamping juga membutuhkan sedikit
ruang lantai.
            Arsip Horizontal. Peralatan pengarsipan horisontal digunakan
untuk menyimpan kertas atau data, seperti peta dan lukisan, dalam posisi
rata. Sering, alat pengarsipan horisontal disain meja tinggi dibeli
sehingga, tanpa ada biaya ekstra, juga berfungsi sebagai satu area kerja
meja tinggi.
            Arsip Kartu Terlihat. Arsip kartu terlihat mengizinkan
penglihatan lengkap data referensi kunci (nama, nomor rekening, nomor
telepon, sebagai contoh) dicatat pada pinggir setiap kartu. Kecepatan
penempatan kartu dan entrinya menjadi pembenar penggunaan dan biaya
peralatan ini. Arsip terlihat tersedia dalam bentuk nampan yang berbaring
datar secara horisontal dalam satu lemari, pada rak putar, atau dalam
penjilid buku bolak-balik.
            Arsip Kartu Putar. Arsip kartu putar data berputar dari pusat
yang sama, dan dokumen dapat dipindahkan atau ditambahkan dengan
memutar arsip ketempat yang diinginkan.
            Arsip Bergerak. Peralatan arsip bergerak didisain untuk sistem
data aktif yang sangat besar. Tempat arsip bergerak ditunjukkan dalam
Gambar 9-7 menyediakan tempat kerja meja-kursi untuk petugas
pengarsipan dengan akses ke semua divisi dalam sebuah arsip dengan
memundurkan dan memajukan pada jalur tempat kerja. Peralatan ini
menerapkan prinsip keahlian tekhnik yang membuat pekerjaan lebih
efisien dan tidak melelahkan karena mendatangkan pekerjaan ke pekerja
bukan pekerja ke pekerjaan.
Evaluasi Peralatan Pengarsipan
Efisiensi pekerja bergantung pada peralatan dan alat yang tersedia untuk
digunakan. Karena fakta ini satu tujuan penilaian peralatan pengarsipan
yang digunakan harus dibuat sebagai salah satu alat pengukur efisiensi
suatu departemen pengarsipan. Manajer data dari satu firma besar
merekomendasikan bahwa setiap evaluasi menyeluruh peralatan
pengarsipan harus meliputi komponen berikut :
1 Waktu, termasuk analisa gerakan dan waktu untuk membandingkan
manfaat pengarsipan rak terbuka dengan pengarsipa laci
konvensional
1 Metode, seperti pengaruh peralatan pada gaya kerja
2 Peralatan, terutama penerapan mesin dan peralatan yang tepat
3 Uang, berkaitan ekonomi biaya dan pekerjaan peralatan
4 Material, seperti pembelian folder dan pedoman yang kuat, dan
dapat digunakan kembali.
5 Faktor-faktor lain, seperti selalu menyimpan informasi muktahir
mengenai pasar peralatan pengarsipan.
PENELUSURAN INFORMASI DAN DATA
            Penelusuran, merujuk pada proses penempatan informasi
tersimpan, salah satu fase kontrol data yang penting. Prosedur yang
spesifik untuk penelusuran dokumen dan informasi beragam tingkat pada
setiap kantor. Namun, dalam kasus manapun langkah yang harus diikuti
untuk penelusuran data ditunjukkan dalam Gambar 9-9.
Metode Penelusuran Manual
            Berdasarkan metode penelusuran manual, pekerja datang ke
lemari penyimpan dan mengeluarkan dokumen yang diinginkan. Sistem
ini sederhana dalam teori tetapi sering sulit dilakukan.
            Seringkali, index manual arsip dibuat untuk membantu
menemukan informasi yang diarsip ketika pengguna meminta satu data
pada satu basis berbeda. Ketika data pegawai diminta, ada satu
kebutuhan akan satu index duplikasi arsip nama pegawai yang di referensi
silang dengan nomor jaminan sosial mereka.
Metode Penelusuran Mesin
            Dalam sistem penelusuran mesin, orang biasanya membuat
rencana dan mengorganisasi sistem penelusuran, dan mesin
melaksanakan operasi pencarian. Eksekutif kantor, menghadapi
meningkatnya kebutuhan untuk mengurangi waktu pengolahan informasi,
waktu pengeluaran informasi dan biaya ruang, berpaling kepada
penelusuran mesin untuk menyelesaikan banyak masalah informasi.
            Untuk memahami mesin penelusuran kembali informasi, harus
diingat bahwa dalam sistem otomatis data dapat disimpan dalam bentuk
kode pada kartu berlubang untuk digunakan dalam mesin kartu
berlubang, dalam komputer, dan dalam pita dan disket penyimpan dari
sistem komputer.
Penelusuran dengan Mesin Kartu berlubang. Setiap kartu berlubang
biasanya memuat informasi mengenai hanya satu unit atau item yang
nampak pada dokumen sumber (disebutprinsip rekaman-unit). Karena itu,
sejumlah besar kartu harus dilubangi dan hasilnya arsip yang banyak.
Kartu waktu penggajian, kartu penjualan produk, kartu penerimaan
rekening adalah contoh umum arsip tersebut, yang merupakan data input
pada sistem komputer.
Penelusuran dengan Komputer. Sistem komputer menyimpan
informasi secara internal dan eksternal. Secara internal, data disimpan
dalam tabung magnetik, inti magnetik dan disket magnetik. Secara
eksternal, tetapi terhubung dengan komputer adalah alat penyimpanan
lain, seperti pita magnetik, pita kertas, dan mesin kartu berlubang.
Walaupun komputer dapat menyimpan informasi secara internal atau
eksternal, ia juga harus memiliki kemampuan untuk menemukan apa
yang telah disimpan. Untuk melakukan hal ini dibutuhkan program
penelusuran yang tepat yang menginstruksikan komputer bagaimana
menelusuri kumpulan data yang dapat dibaca mesin.
Fasilitas komunikasi data modern meliputi terminal keyboard-mesin tik
yang digunakan seorang individu menelusuri informasi dari sebuah file
komputer. Untuk melakukannya dibutuhkan pengetahuan prosedur
pengkodean yang cukup juga pemograman dan persyaratan penyimpanan
untuk sistem yang dipertanyakan. Penelusuran cepat, tetapi biaya
mengambil data dari penyimpanan komputer tinggi dan membutuhkan
jasa analis dan programer sistem yang ahli.
Sistem Penelusuran Lanjutan. Penemuan untuk meningkatkan cara
penelusuran informasi dari arsip terus muncul, muncul masing-masing
dari ahli ilmu perpustakaan dan komputer. Salah satu pengembangan
berpendapat bahawa data dapat di indekskan dan diringkas atas dasar
jumlah kata yang dikandungnya. Jika kata-kata kunci itu benar-benar
mewakili dan menggambarkan isi data, mereka dapat bekerja sebagai
wahana untuk penyimpanan dan lokasi informasi.
Kata kunci dalam konteks  (KWIC) sistem pengindeksan ditunjukkan
Gambar 9-10 adalah contoh sistem penelusuran baru. Penelusuran dapat
dicapai secara cepat dengan menggunakan angka yang disematkan pada
data terdaftar.

PEMELIHARAAN DATA
Program pemeliharaan data adalah data instruksi manajer untuk
memerangi penyakit serius penimbunan kertas. Pemeliharaan data
melibatkan survei semua data yang ada, pengembangan jadwal
penyimpanan data, dan transfer sistematis dari arsip yang aktif ke
penyimpanan arsip tidak aktif atau pembuangan arsip yang tidak
dibutuhkan lagi.
Survey Data
            Sebelum kontrol firma dapat dipertahankan terhadap sistem data,
manajer kantor atau data harus diinformasikan dengan baik semua data
firma, terutama dokumen penting yang bekerja dalam saluran antar
departemen. Untuk mempertahankan kontrol data manajer harus
mensurvei semua data kunci, dengan mengirimkan daftar pertanyaan ke
semua departemen atau meminta salinan data mereka, atau lebih disukai
mengunjungi masing-masing departemen. Dengan memiliki informasi ini,
manajer kemudian dapat membuat jadwal pemeliharaan data.
Jadwal Pemeliharaan Data
            Kebijakan yang jelas harus dikembangkan dan diikuti dengan
pemeliharaan material dalam arsip, kertas mikrofilm, dalam penempatan
material dalam ruangan di pusat data dan dalam penghancuran data.
Jadwal pemeliharaan sering melibatkan top manajemen dan departemen
akuntansi dan hukum dalam kombinasi dengan kepala departemen yang
memegang data. Dalam kantor sedang dan menengah, top manajemen
biasanya bertanggung jawab untuk menyetujui jadwal pemeliharaan data.
            Sebelum jadwal pemeliharaan data dikembangkan, perusahaan
harus mengklasifikasikan data mereka dalam satu dari empat cara :  vital,
penting, bermanfaat, dan tidak perlu. Data yang dianggap vital atau
penting harus disimpan selamanya, yang dianggap bermanfaat bisa
disimpan beberapa tahun; dan data yang tidak perlu dihancurkan.
            Salah satu jadwal yang disarankan untuk pemeliharaan data
bisnis ditampilkan pada Gambar 9-11.

PENEMPATAN DATA
            Fase terakhir dalam siklus kontrol data, penempatan, melibatkan
dua jenis data : data tidak aktif yang mungkin tidak dihancurkan dan
ditransfer ke penyimpanan biaya rendah dan data lain yang tidak
dibutuhkan lagi dihancurkan.
Pentransferan Data Tidak Aktif
            Keputusan untuk mentransfer data ke penyimpanan tidak aktif
harus melibatkan petugas pusat data dan anggota setiap departemen
yang bertanggung jawab terhadap data tersebut. sejumlah praktek
pentransferan tersedia, tergantung pada sifat pekerjaan data.
            Praktek transfer tersebut, disebut metode periodik mengharuskan
material arsip diperiksa pada interval tetap enam bulan atau satu tahun;
dan semua material yang dianggap tidak aktif kemudian ditempatkan
dalam kotak data murah dan dikirim ke penyimpanan tidak aktif.
            Metode peralatan pengganda, salah satu jenis metode periodik,
material tahun lalu disimpan dalam lemari arsip tidak aktif diletakkan
disebelah lemari arsip aktif. Walaupun metode ini mahal peralatan yang
dibutuhkan, tetapi sangat efisien.
            Pada metode kontinu atau perpetual; data ditransfer ke arsip
tidak aktif setelah waktu tertentu atau ketika dianggap tidak diperlukan.
Metode ini bekerja baik pada arsip kasus di kantor hukum, arsip
konsumen di perusahaan real estate, atau arsip kerja di perusahaan
konstruksi dimana penyelesaian kerja biasanya berarti  berkurangnya
perujukan terhadap arsip. Pada jenis perusahaan lain, metode kontinu
dapat dianggap tidak efisien.
Menyimpan Data Tidak Aktif
            Di firma kecil material yang ditransfer harus disimpan dilokasi
kantor yang tidak terlalu dibutuhkan. Tempat arsip tidak aktif harus
murah namun konstruksinya tahan lama, biasanya papan fiber dan
disimpan dalam suatu urutan sehingga informasi yang dibutuhkan dapat
dicari dengan cepat.
            Dalam kantor yang lebih besar sebuah pusat data atau arsip
sering digunakan untuk menyimpan data tidak aktif dari semua
departemen. Dengan tersedianya fasilitas ini, petugas data secara
periodik mentransfer isi lemari arsip ke penyimpanan tidak aktif pada rak
besi yang mencapai langit-langit di pusat data.
            Daripada membuat unit pengarsipan sendiri sejumlah firma lebih
memilih menggunakan pusat data komersial yang menawarkan beragam
jasa dengan biaya penyimpanan per data yang rendah.
Penjagaan Data Vital
            Informasi yang disimpan dalam arsip firma memiliki nilai seperti
aset lain dan harus dijaga dengan hati-hati. Ketika data akurat mengenai
konsumen, kreditor, invetory dan sumber persediaan perusahaan hilang
karena kebakaran, pencurian dan sejumlah bencana alam, terhentinya
bisnis mungkin untuk terjadi.
            Sebagai satu perlindungan dari bencana eksekutif bisnis
mengasuransikan hartanya, termasuk data bisnis, terhadap resiko
kerugian. Namun, informasi adalah aset unik dan sulit dan tidak memiliki
perlindungan terhadap kehilangan informasi yang ada pada data. Oleh
karena itu, pengukuran luarbiasa, sebagian digambarkan dibahwa ini,
harus dilakukan untuk melindungi data vital ini:
1 Tempat khusus anti api untuk menyimpan arsip, lemari penyimpanan
dan lemari pengaman baik gedung rusak atau tidak.
2 Penyebaran termasuk mengirimkan data vital kelokasi yang jauh dari
bisnis
3 Penggandaan membahas penggandaan dokumen vital sehingga
salinannya dapat disimpan jauh dari data asli.
4 Peraturan standar kebakaran tidak mengizinkan merokok disekitar
komputer, menjauhkan material mudah terbakar dari area
penyimpanan dan memastikan pintu ruang penyimpanan tertutup
ketika tidak digunakan.

 Setiap tahun data yang disimpan yang tidak dibutuhkan harus

dihancurkan. Manajer departemen harus diingatkan material apa yang
akan dihancurkan berkaitan dengan jadwal pemeliharaan data. Untuk
mencegah kesalahan dalam penghancuran data yang masih bermanfaat,
formulir otorisasi yang ditandatangani manajer departemen harus
digunakan dan disimpan dalam pusat data sebagai bukti penyisihan akhir
data. Dalam kantor, penghancur kertas sering digunakan untuk
menghancurkan data. Dokumen juga dapat dikirim ke perusahaan kertas
lokal untuk didaur ulang jika informasi dalam data tidak bersifat rahasia.