TUGAS KELOMPOK

SISTEM INFORMASI AKUTANSI

Perancangan Database
Dosen Pengampu: Kurniawan SE. CMA., Ak.,CA., CIBA

Fitrah Annisa Aghnia (214132096)

Siti Soleha
(214132045)
2 AK3

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI

(STIE)
WIDYA GAMA LUMAJANG
Jalan Jend.Gatot Subroto No.04 Telp (0334) 881924

2016

RESUME PERANCANGAN DATABASE

1. Pengertian perncangan basis data
Perancangan basis data merupakan proses menciptakan perancangan untuk basis data yang akan
mendukung operasi dan tujuan perusahaan.
2. Perancangan data base
Perancangan sebuah database pada dasarnya melibatkan enam tahp yang bersifat repetitif
(berulang). Yang ditunjukkan gambar 7,1. Ada dua hal penting yang ditunjukkan gambar tersebut,
pertama ketika samapai pada tahap pemeliharaan sistem apabila dibandingkah bahwa sistem
Databse tersebut tidak lagi memenuhi kebutuhan, maka sistem tersebut memrlukan perencangan
ulang, sehingga tahap-tahap perancangan database harus diulang mulai dari awal lagi, kedua pada
tahap kedua dan ketiga dilakukan kegiatan yang penting yaitu data modelling. Secara rinci keenanm
tahap perancangan database tersebut dapat diurai sebagai berikut.
Gambar 7.1
Tahap-tahap perancangan database
PERENCANAAN

ANALISIS

PERANCANGAN

PEMROGRAMAN

IMPLEMENTASI

PENGGUNAAN

Keterangan: Dan pemodalan data terjadi diantara anlisis dan perancangan.

A. Perencanaan
Tahap pertama dalah perencangan sebuah database adalah membuat perencanaan untuk
menentukan kebutuhan dan kelayakan perancangan sistem database yang baru. Tujuannya dalah
untuk memastikan apakah sistem yang disusulkan secara teknologi dan secara ekonomi layak maka
proyek harus dilanjutkan ketahap kedu. Yaitu penetapan persyaratan database
B. Anlisis persyaratan
Tahap ini mencangkup penentuan lingkup sistem dataase yang disuslkan menetukan
persyaratan perangkat keras dan perangkat lunak dan mengdntifikasi kebutuhan informasi para
pemakai . lingkup proyek harus dikonsultasikan terlebih dahulu dengan manajemen dan
mencerminkan kebutuhan informasi organisasi dan tujuan sasaran strategik. Setelah lingkup
ditentukan informasi tetang faktor-faktor seperti jumlah pemakai dan volume transakasi digunakan
untuk menentukan persyaratan perangkat keras dan perangkat lunak untuk sisitem baru. Datang
kebutuhan para pemakai dikumpulkan dengan berbagai metode termasuk wawancar dan kuesioner.
Data terseut dapat digunakan

menyusun external level scehma yang mereflefsikan syarat

pengolahan transaksi dan kebutuhan pembuatan keputusan. Perancangana database harus

mempertimbangkan serangkaian tujuan.
Tujuan Perancangan Database sebagai berikut:
1. Lengkapa ( database harus berisi data (dan semua hubungan anatara data yang
dibutuhkan oleh para pemakai. Harus ada integrasi dan koordinasi anatara
pemakain dan penghasil data yang ada dalam database harus dicatat dalam
kamus data.
2. Relevan ( data yang bermanfaat dan relevan dan bermanfaat saja yang harus
direkam dan disiimpan daya akses data yang tersimpan harus dapat diakses oleh
para pemakai yang berhak secara tepat waktu.
3. (Keterkinian) data yang tersimpan harus terpelihara keterkiniannya
4. fleksibilitas (database harus cukup fleksibel sehingga para pemakai dapat
terpuaskan kebutuhan informasinya)
5. Efisiensi (penyimpanan data harus dilakukan seefisiensi mungkin dengan
menggunakan seidikit mungkin sumber daya .Waktu yang diperlukan untuk
memutakhiran memanggil, dan memelihara database harus diminimumkan)
6. Efektivitas biaya ( data harus disismpan sedemikian rupa sehingga manfaat yang
diharapkan dapat dicapai dengan mengeluarkan biaya sesedkit mungkin
7. Integritas (database harus bebas dari berbagai macam kesalahn baik, kesalahan
yang tidak sengaja maupun kesalahan yang disengaja.

8. Keamanan (database harus terlindung dari kemungkinan hilang, rusak dan

pengaksesan sacara tidak sah, prosedur back up dan recovery harus dilaksanakan
secara tepat sehingga database dapat dibangun kembali jika diperlukan.
C. Perancangan.
Tahap ketiga dari prosws database

adalah perancangan. Perancangan mencakup

perancangan logis dan perancangan fisik. Kegiatan pokok dalam perancangan logis adalah
melengkapi external level scema dan memnejemahkan persyartan data pemakai para pemakai dan
program aplikasi lustercara memecah ke dalam area fungsionala dengan cara mengindentifikasikan
cluster file dan program yang terhubung satu sama lain ketika program dan file tersebut terhubung
satu sama lain ketika program dan file tersebut dipakai. Sebagi contoh berbagai siklus akutansi
(pendapatan, pengeluaran produksi, penggajian, dan buku besar.) dapat di klasifikasikan sebagai
cluster yang terjadi

secara alami dalam sebuah database akutansi. Sama siklus pendapatan

kemudian kan memasukkan seluruh data yang berhubungan dengan pemrossesan pesanan penjulan
pengiriman, penagihan,dan piutang dagang, penerimaan kas.
Selain itu juga pada tahap ini juga dilakukan penetapan primary key dan secondary key.
Penetapan primary key. Untuk setiap record biasanya tidak terlalu sulit dilakukan. Sebagai contoh
kodepelanggan ditetapkan sebagi primary key untuk file pelanggan. Dan nomor faktur yang
ditetapkan sebagai primary key untuk file faktur penjualan. Mengindentifikasi secondary key lebih
sulit dilakukan dan penentunya harus lebih hati-hati key ini akan memepengaruhi efisiensi
pemrosesan dan pemanggilan informasi. Umumnya elemen data yang paling tepat digunakan
sebagai secondary key adalah elemen data yang mengindentifikasi sekolompok record yang sangat
diperlukan oleh manajemen misalnya jatuh tempo faktur, kode departemen, dan kode lokasi
persediaan. Pada tahap ini juga dibangun kamus data dan ditetapkan pengawasan terhadap akses
dan pengoperasian database . Perancangan Fisik (physical design) adalah mengubah hasil
rancanagan konsep kedalam skema level internal. Kedua membuat kamus data (data dictionary),
ketiga menentukan jenis data yang akan disimpan dan diakses secara fisik . kegiatan tersebut diatas
juga melibatkan penggunaaan pointer dan indeks untuk menghubungkan record-record yang
tersimpan dalam database.
D. Pemrograman (coding).
Tahap keempat dalam perancangan database adalah menerjemahkan skema fisik ke dalam
struktur database yang akan menjadi sistem final. Pada tahap ini pula dilakukan pembuatan program
komputer atau program aplikasi yang barau atau modifkasi program aplikasi yang telah ada
sebelumnya. Hal yang perlu diperhatikan pada tahap ini adalah analisis secara hati-hati tentang

alternatif rancangan. Misalnya pengguana indeks dan pointer untuk memaksimumkan efesiensi dan
efektivitas sisitem.
E. Implementasi.
Tahap kelima dalam perencangan database adalah implementasi. Tahap implementasi
mencakup seluruh aktivitas yang berhubungan dengan penerapan dan pengguanaan sisitem database
yang baru. Kegiatan implementasi ini meliputi transfer data dari file yang lama kedalam sistem
database yang baru. Menyusun program aplikasi baru dan memodifikasi program aplikasi yang
lama, dn melatih karyawan tentang cara menggunakan sisitem database yang baru.
F. Operasi dan Pemeliharaan.
Tahap terakhir dalam perancangan database adalah operasi pemeliharaan. Tahap ini
mencakup seluruh aktifitas yang berkaitan dengan pelaksanaan (penggunaan) dan pemeliharaan
istem database yang baru . kegiatan ini mencakup pemantauan kinerja dan kepuasaan pemakai
terhadap sisitem baru agar dapat menentukan perlu tidaknya sisitem tersebut direvisi atau
dimodifikasi.
G. Pembuatan model data (data modelling).
Pembuatan model data adalah proses mendifinisikan sebuah database sehingga database
benar-benar mengekspresikan seluruh komponen kunci sebuah lingkungan organisasi. Yang
dimaksud dengan model adalah penyerdehanaan suatu masalah. Tujuan dibuatnya sebuah model
data adalah agar sistem dapat merekam dan menyimpan data tentang setiap aktivitas bisnis yang
dibutuhkan oleh sebuah organisasi

untuk merencanakan, mengendalikan dan menegevaluasi

kegiatan perusahaan sebagimana terlibat pada gambar 7.1 pembuatan model data ini terjadi pada
tahap analisis persyaratan (tahap kedua) dan tahap perancangan logis (tahap ketiga) pada
perancangan database . dua jenis alat yang digunakan oleh para akuntan untuk melaksanakan
pembutan model data adalah model data REA dan diagram enttity Relationship.
Model Data REA.
Model data ini dirancang secara eksplisit untuk digunakan dalam merancang sebuah data
base REA adalah sebuah akronim yang menujukkan bahwa model data ini berisis informasi tentang
tiga jenis obyek yang sangat fundamental yaitu resouurces (sumberdaya) yang dibeli

dan

digunakan oleh organisasi events (kejadian transaksi) yang terjadi dalam sebuah organisasi dan
agents (individu) yang berpartisipasi dalam events.

Istilah resources (sumberdaya) meliputi semua identifiable object yang memiliki nilai
ekonomi bagi organisasi. Sebagian besar obyek yang secara tradisional akuntan dikelompokkan
kedalam kelompok aktiva (kas, persediaan barang, pemasok, gudang, pabrik, dan lain-lain. Pada
dasarnya merupakan sumber daya istilah event jika diartikan scera luas mencakup semua aktivitas
bisnis. Dengan demikian dalam model data REA tidak hanya terbatas pada transaksi yang nantinya
dicata mulai juranal. Pengertian events juga meliputi transaksi bisnis lainya yang tidak secara
normal dicatat dalam jurnal. Dengan demikian maka yang disebut event dalah kejadian ekonomi
yang secara langnsung mempengaruhi sumber daya perusahaan . istilah agent adalah mencakup
sekelompok orang dalam organisasi yang mengumpulkan data untuk membantu merencanakan
mengawasi dan mengavaluasi kinerja aktivitas bisinis. Contoh agen adalah karyawan, pemasok,
pelanggan dan lain-lain. Model data REA mendukung pengembangan SIA untuk juga memasukkan
dan menyajkan data non-keuangan yang diperlukan manajemen untuk menjalankan sebuah
organisasi secara efektif. Contoh informasi tetntang waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
sebuah taransaksi tidak hanya ditinggal, dapat disimpan bersama-sama dengan data keuangan.
Diagram Hubungan entitas (entity Relathionsip/ E-R Diagram)
Sebuah diagram E-R secara grafis menggambarkan isi sebuah database. Diagram ini
menunjukkan berbagai entity yang terlibat dalam pola hubungan antar entity. Yang dimaksud
dengan entity adalah sebuah obyek yang digunakan untuk mengumpulkan data. Dengan demikian,
resources, events dan agents yang terlibat dalam model data REA semuanya termasuk dalam
pengertian entity. Sebuah diagram E-R untuk sebuah kotak dan hubungan antar entity digambarkan
dengan anak panah dan diamond

Keterkaitan antara ER diagram E-Rdengan bentuk dokumentasi lainnya.

Diagram E-R merupakan pelengkap dari berbagai bentuk dokumentasi yang telah
didikusikan pada bab sebelumnya. Diagram ini bermanfaat ini untuk mendokumentasikan pekerjaan
penyususnan sebuah sistem informasi akutansi yang menggunakan database . Dengan diagram E-R
menghasilkan dua informasi penting tentang database sebuah informasi akutansi. Pertama diagram
ini secara eksplisit menggamabrakan hubungan antar bermacam-macam elemen data yang didimpan
dalam database.
Penerapan data model dalam database relaisonal.
Salah satu penggunaan diagram E-R dan model REA berbagi berbasis pemodelan data
adalah bahawa hasil pemodelan data tersebut dapat dengan mudah diimplementasikan dalam sebuah
database relasional. Untuk mengkonversi atau menerangkap diagram E-R ke dalam database
relasional dapat dilakukan melalui empat tahap sebagai berikut:
1.Membuat tabel untuk setiap entity dan hubungan.
2. Tahap 2 mengidentifikasi atribut untuk setiap tabel.
Tahap berikutnya adala hmengidentifikas iatribut dimasukkan kedalam tabel atribut.yang telah
diidentifikasi dari wawancara dengan manajemen untuk menentukan informasi apa saja yang
dibutuhkan, dikelompokkan kedalam dua kelompok primary key dan nonkey artibut te stabel 7.2
menentukan tabel yang telahdilengkapi dengan atribut.
a. Penetapan primary key dalam tabel.
Setiaptabelharusmemiliki primary key.Perusahaan biasanya membuat identifikator numeric
yang secara unik untuk mengidentifikasi resources. Event, dan agent,identifikator numeric
inilah yang ummnya di tetapkan sebagai primary key. Umumnya, premay key untuk setiap
tabel mempresentasikan sebuah entity adalah :sebuah atribut tunggal. Namun primary key
untuk tabel untuk tabel hubungan, selalu terdiri atas dua atribut yang menggambarkan
primary key untuk entity yang terhubung. Sebagai contoh, primary key tabel penjualanpersedian terdiri atas nomor faktur( prima key entity penjualan ) dan nomor persediaan
( prima key entity persediaan ) prima key berat atribut ganda semacam ini di sebut dengan
concatenated keys.
Tabel 7.2 Tabel relasional untuk siklus pendapatapanPrimary key dicetak tebal, foregin key
dicetak miring ).

b.Penentapan non-key atributes ke tabel.

Tabel 7.2 juga menentukan adanya non key attribute untuk setiap tabel dalam database siklus
pendapatan attribute penjualan diperlukan untuk menjamin pemrosesan transaksi secara lengkap
dan akurat, dan penyusunan laporan keuangan serta laporan manajemen. Non-key attribute lain
disimpan karena attribute ini meningkatkan efeltifitas pengelolaan resources, event dan agent pada
bab sebelumnya, telah diuraikan beberapa ketentuan yang harus di ikuti untuk menempatkan atribut
dalam tabel antara lain.
1. setiap atribut dalam tabel harus menguraikan sebuah karakteristik tentang primery key atau
(menjadi foreign key)
2. setiap atribut dalam sebuah tabel harus bernilai tunggal
Penetapan atribut dalam tabel relasional sebagaimana ditujukan dalam tabel 7.2 mengikuti
kedua prinsip diatas.Setiap tabel utama hanya berisi informasi tentang obyek yang di identifikasi
olehprimery key ganda pada tabel tersebut.
3.Tahap 3 menerapkan hubungan 1: 1
Sampai tahap ini, baru pola

hubungan yang telah secara eksplisit dimodelkan dalam

database relasional polahubungan 1:1 tidak perlu diungkapkan dalam tabel yang terpisah, namun
dapat diungkapkan dengan menggunakan foreign keys. Dalam sebuah database relasional,
hubungan 1:1 antar entity dapatditerapkanpadatabeltersebut.Jika hubungan 1:1 terjadi antara dua
entity event maka primary key event yang terjadi lebih dulu harus digunakan sebagai foregin key
dalam tabel untuk event yang terjadi setelah event pertama. Sebagai contoh :hubungan antara
penjualan dan penerimaan kas adalah : 1:1 nomor tek struk primer.
4.Menetapkan hubungan
Sebagai sebuah aturan umum hubungan juga diimplemasikan dalam database relasional
dengan menggunakan foreign keys. Untuk melaksanakan halini.Primary yang berpartisipasi sekali
dalam sebuah hubungan, muncul sebagai sebuah foreign key detail tabel entity yang berpartisipasi
beberapa kali dalam hubungan tersebut.
a. Pengambilan informasi dari REA Data Model

Dalam model data rea, informasi akuntansi tradisional seperti piutang dagang, buku besar,
dan lain-lain tetap dapat diperoleh meskipun data disimpan dalam format berikut ini akan diuraikan
cara-cara menghasilkan informasi tradisional dengan berbasis model data REA yang telah di
implementasikan kedalam data base relasional pada tabel.
b. Menghasilkan Informasi piutang dagang.
Sebelumnya telah diuraikan bahwa piutang dagang bukan merupakan sebuah resour model
data rea. Oleh karena itu, pituang dagang tidak muncul dalam tabel 7.2 sekangakan ditujukan
bagaimana cara menghasilkan informasi piutangdari model data REA dengan demikian, maka para
pemakai tidak harus mendapatkan query. Setiap kali ingi nmenampilkan data piutang dagang,
Query ini cukup ditulis sekali dan dapat digunakan berulang kali karena telah disimpan
dalam account receivable piutang dagang selanjutnya akan muncul dan disimpan dalam sebuah
tabel, meskipun ini secara fisik sebenarnya tidakada. Berikut ini contoh query yang dibutuhkan
untuk menghasilkan informasi tentang piutang yang akan muncul dalam laporan keuangan
Querry 1
Select

saldo

From

penjualan

Querry 2
Select

saldo

From

penjualan penerimaan kas

Query menghasilkan informasi tentang tabel nilai untuk penjualan query 2 menghasilkan

informasi tentang seluruh penerimaan kas dan penjualan hasil query 2 dikurangi dengan hasil query
2 akan menghasilkan informasi piutang dagang.
Contoh berikut ini adalah untuk menghasilkan informasi tersebut.Maka SOL pertama dan
kedua akan di modifikasi sebagai berikut
QUERY 3
SELECT

Saldo

FROM

penjualan

WHERE

pelanggan kode pelanggan = penjualan kode pelanggan AND nama

=mariastuti

QUERY 4
SELECT

saldo

FROM

penjualan-penerimaan-kas, pelanggan,penerimaan kas

WHERE

Pelanggan_kas. NoBKM = Penjualan_penerimaan-kas. NoBKM AND Nama

= Mariatustuti

c. Menghasilkan jurnal dan buku besar.

Query SQL dapat juga digunakan untuk menghasilkan jurnal dan buku besar dari data base
relasional sebagai hasilim plementasi dari model data REA. Informasi yang ada dalam jurnal
umumnya disimpan dalam table yang digunakan untuk mencatat data yang tentang event sebagai
contoh tabel 7.4 menunjukkan query SQL, untuk menghsilkanan jurnal.
Query yang sama dapat ditulis untuk menghasilkan jurnal penerimaan kas, jurnal
pembeliaan, dan jurnal pengeluaran kas, karena jual tersebut tidakdigunakandalam proses
akuntansi, namun hanya sekedar untuk menunjukkan informasi kegiatan masalalu, maka jurnal ini
dapat di modifikasikan sebagai contoh query SQL berikut ini akan menghasilkan sebuah jurnal
untuk seluruh transaksi penjualan,baik tunai manaupun kredit.
SELECT tanggal, nama pelanggan,nomor faktur,kode pelanggan,saldo
FROM

pelanggan, penjualan

WHERE

pelanggan. Kode pelanggan = penjualan.kode pelanggan

Informasi yang secara tradisional adadalah buku besar sering disimpan dalam sebuah
database relasional dari beberapa entity.Informasi yang dihasilkan oleh ketiga query ini dapat
disimpan dan untuk menyajikan data dalam format buku pembantu yaitu :
a. Data transaksi diproses secara akurat dan bahwa informasi yang dihasilkan dari data base
dapat dipercaya ( risible ).
b. Aktivitas bisnis dilakukan secara efisien
c. Data base aktiva milik perusahaan dilindungi
d.Membuat laporan keuangan dan laporan manajemen.
Query sql dapat jugaa ngka-angka dalam laporan keuangan dan laporan manajemen, untuk
menghasilkan informasi penjualan.
SELECT

saldo

FROM

penjualan

Untuk menghasilkan informasi harga pokok penjualan

SELECT

saldo

FROM

persediaan, penjualan-persediaan

WHERE

persediaan.kode barang = penjualan,persediaan.kode barang.

H. Model data relasional dan akutansi database.

Berbagai kendala perancangan database yang telah didiskusikan pada bab seblumnya
membantu menjamin akurasi dan dayaandalinformasi yang dihasilkan. Sebagai contoh penggunaan
prinsip normalisasi dapat menghasilkan tabel yang terstruktur baik, yang bebas dari anomaly
update, penyisipan dan penghapusan, selain itu, aturan yang menghendaki bahwa setiap kunci
utama yang dimasukkan kedalam system dapatdipanggil lagi dimasa mendatang.
Jika atribut petugas penjualan dank ode pelanggan ditetapkan sebagai kunci asing, maka
aturan integritasreferensi akan menjamin bahwa jenis kesalahan berikut ini tidak dapat terjadi.
o Pencatatan sebuah transaksi penjualan kepada seorang pelanggan yang tidak terdaftar dalam
tabel pelanggan.
o Pencatatan sebuah transaksi penjualan yang dilakukan oleh karyawan non penjualan

G. Kardinatalitas minimun dan pengandalian intern.

Untuk memahami konsepini, perhatikan urutan event yang berhubungan dengan pembelian
dan pembayaran barang dagangan.Organisasi tidak akan mengotorisasi pembayaran untuk barang
yang tidak pernah dibeli dan diterimanta,dengan demikian kardinalitas event pendahulu harus 1.
Disilain organisasi mungkin tidak ingin membayar seluruh barang yang diterima segera, untuk
mengendalikan arus kas. Akibatnya, padasuatu titik waktu tertentu.Tidak semua penerimaan barang
dibayar.

Referensi buku : Sistem informasi akutansi edisi kedua krismiaji