ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

10. 1 pengertian ERP

10.2 Siklus ERP
10.3 Keuntungan otomatisasi ERP
10.4 Produk ERP
10.5 Rencana, Desain dan Implementasi system ERP

10.1 PENGERTIAN ERP

Organisasi harus merancang suatu system informasi yang akan mengumpulkan informasi
serta memberikan informasi yang diperlukan untuk semua pemangku kepentingan.
Agar dapat mencapai tujuan Perusahaan maka Perusahaan harus merancang system
informasi yang dapat membantu memberikan informasi untuk melacak dan memantau
proses yang berbeda untuk kemajuan.
Aplikasi Enterprise -wide ini ( dikenal dengan sebagai aplikasi ENTERPRISE RESOURCE, ERP )
dapat membantu Perusahaan dalam merancang, mengintegrasikan dan mengotomatisasi
system informasi itu menjadi sebuah prioritas.
System ERP adalah Software yang digunakan untuk mengelola data Perusahaan. System ERP
menolong Perusahaan untuk sepakat dengan supply chain, penerimaan, manajemen
inventory, manajemen pesanan pelanggan, rencana produksi, pengiriman, akuntan,
manajemen sumber daya manusia, dan fungsi bisnis lainnya. ( somers dan nelson, 2003
dalam sumner, 2014).

10.2 SIKLUS ERP

Dalam proyek pengembangan ERP biasanya melewati tahap siklus hidup ERP pada gambar
dibwah ini :
Gambar 10.1b siklus ERP : sumber : Ganesh, dkk 2014

Kebutuhan Bisnis, Tentukan ruang lingkup, Tentukan proses yang akan dilakukan dan
dokumen Proses yang akan dilakukan, pilih tim proyek, perkirakan biaya.

TAHAP PERENCANAAN PROYEK

 Elisitasi Kebutuhan, Validasi Kebutuhan, Pemilihan Vendor, Finalisasi Solusi ERP, Strategi
implementasi (perencanaan teknis) dan peta jalan, Strategi manajemen perubahan (dan
rencana pelatihan pengguna)

TAHAP EKSEKUSI PROYEK

Pelatihan pengguna akhir dan pengujian sistem, migrasi data, go live

TAHAP GO LIVE

10.3 KEUNTUNGAN OTOMATISASI ERP

1. Pendekatan kerja sama
Melalui kolaborasi atau pendekatan kerjasama, pegawai di level yang berbeda akan saling
menukar pengetahuan dan praktek yang terbaik, unit bisnis dapat belajar dari unit bisnis
yang lain dalam hal praktek terbaik, memakai dan mengembangkan proses bisnis, memakai
teknologi untuk mengantar produk dan pelayan customer.
Kolaborasi ini harus dilakukan secara internal dan eksternal dengan pemasok, mitra dan
semua pemangku kepentingan lainnya.
2. Menghilangkan Penghalang Lintas Fungsional
Jika suatu organisasi harus memberikan Solusi terbaik kepada pelanggan dan ingin berdiri
kepada kompetisi, maka organisasi harus memberikan Solusi pada kecepatan yang cepat
tanpa peduli untuk syndrome “itu bukan daerah saya”.
ERP membantu untuk memenuhi pendekatan ini dengan mendefinisikan peran dan
tanggung jawab, mendefinisikann aliran proses bisnis untuk setiap permintaan dan dengan
membantu untuk mengontrol dan memonitor setiap permintaan secara elektronik. ERP ini
membantu untuk meningkatkan efektivitas seluruh organisasi.
3. Intergrasi Otomatisasi antarpulau
Ditahun sebelumnya, setiap area fungsional hanya melalui proses bisnis yang berhubungan
dengan departemen sendiri saja. Jika otomatisasi dilakukan, hanya dilakukan untuk system
secara eklusif didaerah fungsional saja. Misalnya, manajemen pembelian, manajemen
persediaan atau manajemen SDM adalah subsistem yang berdiri sendiri ( jika sebuah
organisasi dianggap sebagai satu system, masing masing menjadi subsistem. Dengan
demikian, pulau otomatisasi dilakukan.
4. Prinsip Kunci untuk integrasi kepulauan
Untuk mencapai integrasi system secara luas, harus ada kerja sama antara departemen.
Masing masing departemen harus mengatur proses yang menjaga seluruh organisasi . untuk
mendukung pendekatan ini, ada 3 prinsip utama yang perlu diikuti yaitu :
  DATABASE TERPUSAT
Data dan informasi yang dikumpulkan oleh sebuah organisasi harus dicatat sekali saja
dan juga harus disimpan disuatu tempat. Prinsip ini agar seluruh organisasi memiliki
akses ke informasional yang sama waktu.
Database terpusat juga membantu untuk mendigitalkan informasi. Tetapi kertas atau
hardcopy masih disukai oleh banyak pengguna akhir karena merupakan bentuk yang
nyaman dari operator data seluler carier mobile data. Tetapi dengan menggunakan
paper – based bisa membawa resiko keamanan informasi Ketika hard copy jatuh ke
tangan orang yang salah.
Dengan system database terpusat, informasi dapat diambil dari satu tempat dan bisa
dihubungkan ke set data lain. Ini membuat lebih mudah untuk merancang system
informasi manajemen.

 ROLE – BASED SYSTEM

Ini membantu dalam mengamankan informasi pada tingkat Dimana dan kapan saja.
Dengan teknologi berbasis web, kemampuan untuk mengambil informasi Dimana
saja sangat memungkinkan.
Roled Based system juga dapat dilakukan dengan tanda Tunggal, misalnya, seorqng
karyawan tidak harus login ke ERP beberapa kali, dengan login awal ke jaringan
organisasi. Karyawan tersebut bisa login ke ERP , sehingga mengurangi gangguan
pencatatan di beberapa kali.

 AUTOMATISASI DARI SEMUA PROSES BISNIS

Keuntungan lain ERP adalah penciptaan dokumen untuk tujuan hukum dan bisnis.
Meskipun ERP memungkinkan kertas kurang organisasi, masih membutuhkan
dokumen untuk otoritas hukum, utnuk tujuan audit serta untuk kegiatan bisnis sehari
hari ( misalnya, pesanan pembelian generasim faktur, barang penerimaan
catatan,dll).
Sebuah organisasi perlu dokumen ini dihasilkan dengan cara user friendly , tanpa
menempatkan usaha ekstra untuk menghasilkan yang sama. Juga sesuai kebutuhan
pengguna akhir harus dapat memodifikasi dokumen ini dengan mudah (pengguna
akhir ini harus memiliki wewenang yang tepat sesuai peran mereka untuk dapat
modity dokumen dokumen ini).

10.4 PRODUK ERP

ada banyak program aplikasi yang bisa digunakan dalam pengembangan ERP ( INTACS,
DYNAMICS, ACUMATICA, DYNAMICS AX, COMPIERE, AVERILL ALLSTOCK, ORACLE, JDE, BAAN,
MFGPro, Protean, Magic, RUN system, SAP , SolFina, Onesoft, IFS, AGRESSO, BOSERP, EuClid
System, Mincom Ellipse, Axapta, SPIN – Datadigi Indonesia, WD ERP – SYS, IES, Orlansoft,
Sisinusa, Colibris Indonesia, OpenERP, BizBoss. Microsoft Dynamics NAV, Cyber Cycle, QAD,
Pepople Soft ).

Dalam buku ini akan dijelaskan 4 jenis software aplikasi : SAP, PeopleSoft, Oracle dan
Microsoft Dynamic.

1. SAP
SAP berasal dari Bahasa jerman yang diperkenalkan pada tahun 1972 berati systeme,
anwendungen and produkte in derdatenverarbeietung, yang dalam Bahasa inggris
adalah SYSTEM, APPLICATIONS, AND PRODUCT IN DATA PROCESSING. SAP
merupakan vendor utama Software ERP di Manheim, Jerman yang dibangun oleh 5
orang dari IBM ( Brady et al, 2001, p21 ).
PRODUK – PRODUK SAP
1. MySAP business suite adalah paket lengkap dari open enterprise solution yang
menghubungkan semua orang yang dilibatkan, informasi dan proses dan oleh
karena itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis. MySAP bussines suite
menawarkan Solusi bisnis yang fleksibel untuk Perusahaan yang besar yang
mempunyai jumlah user yang besar dan proses yang secara konstan berubah
( SAP AG, 2006, P1-14).
2. MySAP all-in-one adalah prepacked, versi spesifikasi industry dari MySAP
bussines suite dengan built-in content, peralatan, dan metodologi untuk biaya
yang efektif. Solusi MySAP all-in-one menawarkan kombinasi fleksibel out-of-the-
box dengan kekuatan dari SAP Solusi bisnis kelas dunia ( SAP AG,2006, P1-25).
3. SAP bussines one adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis dan Solusi
untuk manajemen operasional untuk bisnis dinamik dengan ukuran karyawan
antara 10 sampai beberapa ribu. Solusi ini mudah namun sangat kuat,
menyediakan dengan segera dan melengkapi gambaran operasi bisnis dan
aktifitas pelanggan (SAP AG, 2006, P1-27). Modul- modul pada SAP.

Beberapa modul SAP diantara nya :

1. Modul Sales and Distribution ( SD ) menyimpan sales order dan jadwal

pengiriman. Informasi mengenai pelanggan ( harga, bagaimana dan Dimana
pengiriman produk, bagaimana pelanggan membayar dan informasi lainnya)
dikelola dan diakses daari modul ini.
2. Modul Material Management ( MM ) mengatur akuisisi bahan baku dari
supplier ( pembelian ) dan kemudian penanganan penyimpanan bahan baku,
dari gudang untuk diproses sampai penyimpanan barang jadi.
3. Modul Production Planning (PP) memelihara informasi produksi. Disini
produksi direncanakan dan dijadwalkan, dan aktifitas produksi disimpan.
 4. Modul Quality Management ( QM ) membantu untuk merencanakan dan
menyimpan aktifitas control kualitas, seperti pemeriksaan produk dan
keterangan material.
5. Modul Plant Maintenance (PM) memungkinkan perencanaan untuk
pencegahan perawatan mesin-mesin pabrik dan mengatur perawatan sumber
daya, jadi kerusakan perlengkapan dapat diminimalisi.
6. Modul Human Resource (HR) memfasilitasi perekrutan karyawan, hiring, dan
pelatihan. Modul ini dilengkapi penggajian dan benefit.
7. Modul Financial Accounting (FI) menyimpan trasanksi dalam catatan buku
besar. Juga menghasilkan pernyataan untuk kegunaan laporan eksternal.
8. Modul Controlling (CO) digunakan untuk manajemen internal. Disini, biaya
pabrik Perusahaan ditempatkan pada produk dan cost center, memfasilitasi
Analisa biaya.
9. Modul Asset Management (AM) membantu Perusahaan untuk mengatur
pembelian asset tetap ( pabrik dan mesin ) dan hubungan depresiasi.
10. Modul Project system (PS) memungkinkan perencanaan dan mengontrol
kelebihan R&D, konstruksi, dan proyek pemasaran. Modul ini memungkinkan
agar biaya dikumpulkan pada proyek, dan ini sering digunakan untuk
mengatur implementasi dari system SAP R/3.
11. Modul Workflow (WF) dapat digunakan untuk mengotomatisasi beberapa
aktifitas dalam R/3. Dapat menampilkan Analisa alur tugas dan mendorong
karyawan ( Via email ) jika mereka membutuhkan untuk menerima aksi.
12. Modul Industry Solutions (IS) berisi pengaturan konfigurasi R/3 yang ada di
SAP adalah tepat untuk fakta-fakta industry. Pengaturan ini mempermudah
implementasi R/3 dan membiarkan pembeli mendapat keuntungan dari
pengalaman industry SAP.

2. PEOPLESOFT
Peoplesoft, Inc adalah sebuah Perusahaan yang menyediakan system
manajemen sumber daya manusia (HRMS), Solusi manajemen keuangan (FMS),
Manajemen rantai suplai (SCM), manajemen hubungan pelanggan (CRM), dan
manajemen kinerja Perusahaan (EPM) perangkat lunak, serta perangkat lunak untuk
manufaktur, dan administrasi siswa untuk Perusahaan besar, pemerintah, dan
organisasi. Itu ada sebagai sebuah independent sampai akuisisi oleh Oracle
Corporation pada tahun 2005. Nama peoplesoft dan lini produk sekarang dipasarkan
oleh Oracle.
Peoplesoft Solusi keuangan manajemen (FMS) dan supply chain management
(SCM) merupakan bagian dari paket yang sama, umumnya dikenal sebgai Financials
dan Supply Chain Management (FSCM).
 3. ORACLE
Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari Kumpulan data dalam
suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle
pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan
jenis basis data yang dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperti
Mac, LINUX, dan Windows, namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah
seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat ini Oracle telat mengeluarkan versi terbarunya
yaitu Oracle 11g.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan
pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.

4. MICROSOFT DYNAMICS
Adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Microsoft
Dynamics sangat cocok bila digunakan pada Perusahaan yang bergerak dalam bidang
produksi dan akan sangat membantu bagi Perusahaan yang memilki multi lokasi.
Microsoft Dynamics AX terbagi dalam berbagai kategori : Modul Finacial ( buku besar,
piutang, dan kewajiban ), modul distribution ( pesanan pembeli, persediaan, dan
kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen proyek ).

10.5 RENCANA, DESAIN DAN IMPLEMENTASI SISTEM ERP

Tabel 10.1 Proses Desain Sistem ERP

NO LANGKAH KEGIATAN ALAT DAN TEKNIK

1 planning Melakukan penilaian Wawancara
kebutuhan, menentukan biaya
memberikan dengan tepat
justifikasi bisnis,
berdasarkan
perbedaan antara
system yang ada
2 Requirements Menganalisis proses Menggunakan
analysis bisnis saat ini dan model praktik
menentukan proses terbaik untuk
yang akan didukung; melihat apa yang
pilih system ERP didapatr Perusahaan
dengan menerapkan
system baru
3 Design Mengulangi proses Menggunlkan
bisnis untuk mencari praktek-praktek
 model terbaik darei terbaik metodologi
system ERP atau ERP atau
menyesuaikan menyesuaikan
perangkat lunak
4 Detailed Design Menentukan model Membuat prototype
standar, proses, yang interaktif
input dan output
(misalnya; list
customer, list
vendor)
5 Implementation Konfigurasi system; Bekerja dengan
migrasi data dari vendor untuk
system lama ke mencari “eror” yang
system baru; ada di aplikasi;
mengembangkan proses yang lancer
interface; dan data yang
impelmentasi digunakan untuk
system laporan; alat laporan
melakukan testing;
implementasi
control, security;
melatih end-users
6 Maintenance dan Memberikan Tambahan fungsi
continuous dukungan teknis; ditingkatkan untuk
improvement melakukan upgrade modul yang ada
dan tambahan

1. Planning

Penggunaan yang benar dalam bisnis mencakup manfaat berwujud dan manfaat
tidak berwujud, termasuk pengurangan persediaan, peengurangan biaya operasional,
pengumpulan piutang tunggakan, perbaikan proses, dan pengurangan waktu siklus
(Ross, Vitale, Dan Willcocks, 2003).

2. Requirement Analysis

Kegiatan analisis kebutuhan melibatkan (1) menganalisis proses bisnis dan (2)
menentukan proses yang akan didukung oleh paket ERP. Karena Perusahaan membeli
ke vendor maka vendor juga harus menampilkan aplikasi terbaik. Ini penting untuk
memilih system yang sesuai dengan tujuan organisasi dan strategi persaingan ( Umle,
Haft, Dan Umble, 2003). Kebanyakan vendor menawarkan praktik terbaik untuk
industry tertentu, seperti industry kimia dan industry minyak.
 3. Design
Keputusan mendasar dalam desain system ERP adalah memilih rekayasa ulang (
reengineering) atau menyesuaikan (Customizing). Dalam pendekatan rekayasa ulang,
tim memilih ERP komersial dan pengembang memberikan paket-paket ERP. Dalam
pendekatan menyesuaikan, tim memilih sebuah ERP komersial dan menyesuaikan
ERP untuk memenuhi kebutuhan unik organisasi.

4. Detail Design

Dalam tahap desain rinci proyek, tim memilih model, proses, dan informasi yang
didukung oleh sistem, yang terbaik praktik methodoloty memberikan model yang
mendukung proses bisnis untuk setiap area fungsional dalam bisnis.

Proses untuk menggunakan praktek terbaik meliputi Langkah-langkah:

1. Pilih proses bisnis yang berlaku.

2. Proses bisnis dapat diterapkan Buang.
3. Ketika proses bisnis tidak cocok dengan sistem, mereka melayani sebagai dasar
untuk re-engineering (proses re- pengorganisasian, organisasi).
4. Kenali daerah-daerah yang tidak tercakup oleh praktik terbaik dan yang mungkin
memerlukan pengembangan model disesuaikan.

5. Implemetation

Implementasi ERP meliputi penanganan masalah konfigurasi, migrasi data dari sistem
lama ke sistem baru, pembuatan tampilan, implementasi laporan dan testing. Banyak
Perusahaan melakukan kontrak sekaligus dengan teknikal khusus yang mendukung dari
supplier kepada dukungan implementasi.

Komfigurasi sistem ERP membutuhkan tim proyek untuk mengatasi sejumlah penyebab
termasuk data kepemilikan dan manajemen data.

6. Maintenance dan continuous improvement

Pemeliharaan Sistem adalah suatu kombinasi dari berbagai Tindakan yang dilakukan
untuk menjaga suatu sistem dalam, atau memperbaikinya sampai, suatu kondisi yang bisa
diterima.

Sistem perlu dipelihara karena beberapa hal, yaitu;

 1. Sistem memiliki kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, sehingga kesalahan-
kesalahan sistem perlu diperbaiki.
2. Sistem mengalami perubahan-perubahan karena permintaan baru dari pemakai
sistem.
3. Sistem mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar (perubahan
bismis).
4. Sistem terindeksi malware aktif
5. Sistem berkas corrupt
6. Perangkat keras melemah

Maintenance sistem informasi bertujuan agar dapat meningkatkan sistem/ kinerja

sistem – menyesuaikan dengan perkembangan, agar sistem yang ada tidak tertinggal – dll.

Jenis-jenis pemeliharaan sistem jenis-jenis pemeliharan sistem meliputi:

1. Pemeliharaan korektif adalah pemeliharaan yang mengkoreksi kesalahan-kesalahan yang

ditemukan yang pada sistem, pada saat sistem di jalankan/berjalan.

2. Pemiliharaan adaptif yaitu pemelihaan yang bertujuan untuk menyesuaikan perubahan

yang terjadi – Pemeliharaan perfektif Pemeliharaan ini bertujuan untuk meningkatkan cara
kerja suatu sistem.

3. Pemeliharaan preventif Pemeliharaan ini bertujuan untuk menangani masalah-masalah

yang ada.

4. Pemeliharaan penyempurnaan mempertinggi cara kerja atau maintainabilitas

(kemampuan untuk dipelihara). Tindakan ini juga memungkinkan sistem untuk memenuhi
persyaratan pemakai yang sebelumnya tidak dikenal.