ERP-Sistem Informasi Manajemen {Tugas ke-3}

Latar Belakang
Pengembangan sistem informasi sebuah perusahaan yang berbasis teknologi informasi dibutuhkan untuk mempermudah para praktisi bisnis dalam mengakses sumber daya informasi, baik yang terkait dengan kegiatan internal maupun kegiatan eksternal perusahaan. Era globalisasi saat ini menuntut setiap perusahaan untuk selalu mengikuti perkembangan sistem informasi dan teknologi informasi dalam sistem pengelolaan bisnisnya, agar perusahaan tersebut dapat bertahan dalam persaingan. Oleh karena itu, kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat sangat diperlukan dalam mengambil keputusan bisnis. ERP (entreprise Resource Planning) merupakan suatu metode yang menyediakan infrastruktur yang dapat mengintegrasi dari beberapa proses bisnis (fungsional dalam perusahaan). Konsep ERP merupakan konsep pengingtegrasian proses pada setiap line manajemen perusahaan secara transparan dengan tingkat akuntabilitas yang cukup tinggi, dimana ERP merupakan salah satu persayaratan yang mendasar bagi setiap perusahaan untuk dapat memasuki dan bertahan dalam pasar internasional. PT Sinar Mas Agro Resources and Technology (PT SMART) adalah salah satu anggota grup Sinar Mas yang bergerak dalam bidang perkebunan kelapa sawit sampai dengan memproduksi minyak goreng dan aneka produk turunan lainnya. Sangat menarik melihat bagaimana perusahaan ini mengelola proses bisnis mereka sampai mencapai keberhasilan seperti sekarang. PT SMART sebagai pengelola perkebunan kelapa sawit terbesar di Indonesia tentu saja berhasil bertahan sampai saat ini dengan memanfaatkan sistem informasi. Seluruh proses bisnis yang dijalankan oleh PT SMART ditunjang dengan fasilitas SAP. Modul-modul SAP yang mereka gunakan adalah inventory management, plant maintenance, production, sales and distribution, financial and accounting, budget and control system, dan human resources management. PT SMART tidak menggunakan modul SAP untuk mengatur proses transportasi mereka, namun membangun software sendiri yang disesuaikan langsung dengan kasus transportasi yang ada.

Sistem Informasi
Menurut OBrien (2005) sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orangorang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (OBrien, 2005). Tujuan SIM, yaitu:

Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi

ERP-Sistem Informasi Manajemen {Tugas ke-3}

dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). Menurut OBrien (2005), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu : a. Mendukung proses bisnis dan operasional. b. Mendukung pengambilan keputusan. c. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif Mengembangkan solusi sistem informasi yang mampu mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau beberapa siklus yaitu investigasi, analisis, pembentukan design, implementasi sistem informasi, dan menjaga keberlanjutan sistem informasi. Secara konseptual aplikasi sistem informasi yang diimplementasikan dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen. Dapat dilihat bahwa OBrien (2005) mengklasifikasikan sistem informasi ke dalam dua kelompok besar, yaitu : a. Sistem Pendukung Operasi (Operations Support System) Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Pemrosesan lebih jauh oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran dari sistem pendukungoperasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan, serta memperbarui database perusahaan. Sistem pendukung operasi ini dibagi menjadi empat bagian, yaitu : a. Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing System. b. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems)->Merupakan bagian yang penting dari sistem pendukung operasi yang bertugas mengolah dan merekam data laporan dari transaksi bisnis, dengan dua prinsip dasar, yakni in batch processing dan inreal-time (or online) processing. c. Sistem Pengendalian Proses(Process Control Systems)->Merupakan sistem yang bertugas mengawasi dan mengendalikan berbagai proses industrial. Contoh pada penyulingan minyak bumi, pembangkit listrik, dan sistem produksi baja. d. Sistem Kerjasama Perusahaan (Enterprise Collaboration Systems)->Merupakan sistem informasi yang berkaitan dengan tim pendukung, kelompok kerja, peningkatan

ERP-Sistem Informasi Manajemen {Tugas ke-3}

komunikasi dan produktivitas perusahaan dan kolaborasi mengenai bentuk aplikasinya, dan otomatisasi pekerjaan. Misalnya memfasilitasi dalam surat elektronik untuk mengirim dan menerima pesan elektronik, dan termasuk menggunakan videoconference dan lain-lain.

b. Sistem Pendukung Manajemen (Management Support System) Sistem ini pada hakekatnya muncul ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan dalam pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer. Karena menyediakan informasi dan memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan oleh semua level manajer dan profesional bisnis adalah tugas yang cukup sulit, maka diperlukan suatu sistem pendukung operasi yang disebut dengan sistem pendukung manajemen. Sistem Pendukung Manajemen dibagi empat bagian yaitu : a. Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems) Sistem Informasi ini menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Contohnya kepada manajer penjualan yang dapat menggunakan informasi melalui jaringan komputer, dan mengakses tampilan tentang keadaan hasil penjualan produk mereka dan dapat mengakses intranet perusahaan mengenai laporan analisis penjualan harian, dan sekaligus mengevaluasi hasil penjualan yang dibuat oleh masing-masing staf penjualan. b. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems) Merupakan suatu sistem yang memberikan dukungan komputer secara langsung kepada seorang manajer dalam proses pengambilan/pembuatan keputusan. Seorang manajer produksi dapat menggunakan DSS untuk menentukan berapa banyak produk yang akan diproduksi seperti pada perusahaan manufaktur, dengan didasarkan pada perkiraan penjualan dikaitkan dengan promosi yang akan dilakukan, lokasi dan ketersediaan bahan baku yang diperlukan dalam memproduksi suatu produk. c. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Systems) Merupakan suatu sistem informasi yang menyediakan informasi penting dari berbagai sumber internal dan eksternal yang mudah digunakan oleh para eksekutif dan manajer. Contohnya eksekutif puncak dapat menggunakan terminal layar sentuh untuk segera melihat dan atau menampilkan teks dan grafik yang mencakup bidang-bidang utama dari suatu organisasi dan daya saing kinerjanya. d. Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing Systems.

ERP-Sistem Informasi Manajemen {Tugas ke-3}

Enterprise Resources Planning (ERP)

Secara garis besar, sistem ERP bisa digambarkan sebagai perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh. Sistem ERP berfungsi untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan, seperti sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, accounting and finance, new product development, dan human resources, sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan yang baik dan produktifitas yang tinggi. Kemampuan sistem ERP untuk menangani seluruh aktivitas dalam organisasi, membawa budaya kerja baru dan integrasi dalam organisasi. Mengambil alih tugas rutin dari personel mulai tingkat operator hingga manajer fungsional, sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan berdampak jangka panjang. Sistem ERP juga membawa dampak penghematan biaya (cost efficiency) yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring yang berkelanjutan terhadap performance organisasi. Secara implisit aplikasi ERP bukan hanya suatu software semata, namun merupakan suatu solusi terhadap permasalahan informasi dalam organisasi. Enterprise Resource Planning dapat didefinisikan sebagai aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi. Enterprise Resource Planning merupakan suatu sistem yang terintegrasi, sehingga aplikasi ERP mampu memberikan keuntungan bagi organisasi dan penggunanya sebagai suatu model pengolahan transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit bisnis lain dalam organisasi. Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut. Sebagai hasilnya, sistem ERP dapat mendorong ke arah kemampuan pengambilan keputusan yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif sehingga keputusan yang dihasilkan tersebut dapat saling mendukung proses operasional perusahaan atau organisasi. Pertimbangan Menggunakan Sistem ERP Beberapa faktor yang perlu dijadikan pertimbangan dalam mengimplementasikan suatu aplikasi ERP yaitu: 1. Fitur Piranti lunak yang tergolong aplikasi ERP secara umum dirancang supaya dapat memberikan solusi untuk perusahaan atau industri jenis apapun ( horizontal solution).

ERP-Sistem Informasi Manajemen {Tugas ke-3}

Namun, pada kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di aplikasi yang spesifik untuk industri tertentu (vertical solution). Salah pengertian atau salah memilih berdasarkan faktor features akan menimbulkan kekacauan dan bahkan menghambat operasi perusahaan. Sesuai atau tidaknya fitur yang disediakan dapat di selidiki dari daftar konsumen yang telah memakai aplikasi ERP tersebut. 2. Teknologi Pada pemilihan aplikasi ERP harus dilihat teknologi yang digunakan dibaliknya. Untuk mengetahui teknologi mana yang digunakan merupakan suatu tantangan bagi departemen MIS/EDP perusahaan calon pengguna, yang biasanya lebih ter-update dibanding dengan departemen lainnya. Faktor teknologi kadang terabaikan, karena perusahaan lebih fokus pada fitur. 3. Sumber daya Manusia Secanggih apapun teknologi aplikasi ERP yang digunakan tetap saja belum sempurna seperti yang diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun aplikasi ERP yang dipilih dari luar negeri, di Indonesia belum tentu dapat berjalan jika tidak didukung oleh lokal support yang kuat. Pada saat ini di Indonesia telah ada beberapa vendor yang mulai mengembangkan aplikasi ERP lokal yang mengimplementasikan best practise process yang berlaku bagi perusahaan-perusahaan Indonesia, serta penyediaan support secara menyeluruh dari aplikasi ERP lokal yang telah dikembangkan. Selain vendor, perusahaanperusahaan tersebut juga dituntut untuk menyediakan sumber daya manusia yang terampil dalam melaksanakan proyek implementasi dalam perusahaan. 1. Infrastruktur Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan suatu proyek ERP. Perusahaan tersebut harus dapat membedakan infrastuktur yang sekedarnya dengan yang benar-benar bisa diandalkan. Penerapan suatu aplikasi ERP merupakan suatu proses yang berkesinambungan. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yang tak akan berhenti. Keuntungan dan Kerugian Dalam Sistem ERP Sistem ERP dapat menghasilkan manfaat bisnis yang signifikan bagi perusahaan. Menurut OBrien (2005) manfaat dari penggunaan ERP antara lain: Kualitas dan efisiensi ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi. Penurunan biaya ERP bermanfaat dalam penurunan secara signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi dan hardware, software serta karyawan pendukung IT, jika dibandingkan dengan sistem yang tidak terintegrasi sebelumnya.

ERP-Sistem Informasi Manajemen {Tugas ke-3}

Pendukung keputusan ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang membantu meningkatkan kemampuan para manajer dalam mengambil keputusan secara tepat waktu.

Kelincahan perusahaan Implementasi sistem ERP dapat meruntuhkan banyak dinding departemen dan fungsi atau benteng berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumberdaya informasi. Sehingga menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial dan peran kerja yang lebih fleksibel. Akibatnya organisasi perusahaan dan tenaga kerja menjadi lebih lincah dan adaptif.

Profil Perusahaan
PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (Perseroan) adalah salah satu perusahaan publik produk konsumen berbasis kelapa sawit yang terintegrasi dan terbesar di Indonesia, dengan nilai penjualan sebesar Rp 20,3 triliun dan laba bersih sebesar Rp 1,3 triliun pada tahun 2010. Aktivitas utama PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (Perseroan) dimulai dari penanaman dan pemanenan pohon sawit, pengolahan tandan buah segar (TBS) menjadi minyak kelapa sawit (CPO) dan inti sawit (PK), serta pemrosesan CPO menjadi produk industri dan konsumen seperti minyak goreng, margarin dan shortening. PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (Perseroan) didirikan tahun 1962 dan terdaftar di Bursa Efek Indonesia sejak tahun 1992. PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (Perseroan) menanam kebun kelapa sawit di Indonesia dengan luas sekitar 138.100 hektar, termasuk plasma. Lima belas pabrik pengolahan yang dimiliki oleh PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (Perseroan) memroses TBS menjadi CPO dan PK, dengan total kapasitas sebesar 3,7 juta ton per tahun. Sebagian CPO diproses lebih lanjut menjadi produk bernilai tambah, baik curah, industri maupun bermerek, melalui pabrik hilir yang dimiliki oleh PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (Perseroan) dengan kapasitas 1,4 juta ton per tahun. Sebagian besar PK juga diproses lebih lanjut di pabrik pengolahan inti sawit dengan kapasitas 444 ribu ton per tahun, menghasilkan minyak inti sawit dan palm kernel meal yang memiliki nilai lebih tinggi. PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (Perseroan) mendistribusikan, memasarkan dan mengekspor produk konsumen berbasis kelapa sawit. Selain minyak curah dan minyak industri, produk turunan PT SMART juga dipasarkan dengan berbagai merek, seperti Filma dan Kunci Mas. Saat ini, merek-merek tersebut diakui kualitasnya dan memiliki pangsa pasar yang signifikan di segmen mereka masing-masing di Indonesia. PT SMART terus mengembangkan keunggulan kompetitifnya dengan meningkatkan kualitas, efisiensi dan kelestarian dari perkebunan kelapa sawit serta fasilitas produksinya. PT SMART mengembangkan praktek-praktek terbaik dalam hal riset dan pengembangan, manajemen kebun, manajemen teknologi informasi yang terdepan, pengadaan bahan baku serta akses ke pasar domestik dan internasional. PT SMART juga memanfaatkan kekuatan strategis manajemen serta keahlian operasional dan finansialnya, untuk menumbuhkembangkan bisnis dan mempertahankan keunggulan operasionalnya. PT SMART memiliki posisi yang strategis untuk menjadi yang terdepan dalam produksi kelapa sawit lestari dan menciptakan keseimbangan yang berkelanjutan antara pertumbuhan

ERP-Sistem Informasi Manajemen {Tugas ke-3}

bisnis jangka panjang dan kelestarian lingkungan. PT SMART tidak hanya menuju masa depan cerah bagi perusahaan tetapi juga bagi lingkungan. Visi Perusahaan: We aim to be the best. To become the largest integrated and most profitable palm-based consumer company. Misi Perusahaan: 1. Surpassing the highest standard of quality 2. Maintaining the highest level of sustainability and integrity empowering society and community 3. Trend setting innovation and technology achieving maximum value for shareholders PT SMART memproduksi berbagai produk olahan kelapa sawit, mulai dari minyak goreng sampai margarin. Produk-produk ini dihasilkan dengan mengolah sendiri hasil CPO dari perkebunan mereka. Meskipun persentase produk olahan masih lebih kecil dari CPO yang mereka ekspor, namun PT SMART sudah mampu menjadi industri perkebunan kelapa sawit terbesar di Indonesia. Enterprise Resource Planning (ERP) Enterprises Resource Planning (ERP) bertindak sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan sumberdaya manusia perusahaan (OBrien, 2005). Enterprise Resource Planning yang dikeluarkan oleh SAP sudah mencakup seluruh sistem informasi untuk perusahaan pada PT SMART, kemudahan penggunaan ini yang membuat SAP digemari oleh banyak perusahaan. Mulai dari pengelolaan order dari pemasok, sampai proses transportasi produk ke konsumen, sudah disediakan oleh SAP. Berikut ruang lingkup sistem ERP pada SAP: PT SMART telah menerapkan ERP dalam alur bisnis yang dijalankan. Seluruh fungsi ERP telah diterapkan dengan bantuan mySAP Business Suite. Sebagai perusahaan besar, tentu saja semua bagian dalam perusahaan ini sudah terintegrasi baik, beberapa diantaranya: i. ii. iii. iv. v. vi. Pendukung fungsi logistik perusahaan, terkait dengan aliran barang dari hulu ke hilir. Pemantauan kinerja setiap perkebunan, untuk saling bersaing meningkatkan produktivitas kebun. Mempertahankan pasokan CPO dari setiap perkebunan, dengan pengambilan data secara berkala. Pengendalian persediaan bahan baku dan bahan tambahan dalam pabrik pengolahan. Pemantauan harga berdasarkan data tahun sebelumnya dan digunakan sebagai acuan harga jual pada periode berikutnya. Pemantauan hal yang terkait dengan karyawan perusahaan dan kualitas sumberdaya manusia.

ERP-Sistem Informasi Manajemen {Tugas ke-3}

Aplikasi SAP Plant Maintenance Module Sampai dengan akhir tahun 2010, PT SMART mengelola hampir 50 perkebunan kelapa sawit, dengan jumlah area tertanam sekitar 138.100 hektar, yang terdiri dari dari perkebunan sendiri (disebut inti) seluas 108.600 hektar dan perkebunan yang dimiliki para petani (disebut plasma) seluas 29.500 hektar. PT SMART juga mengelola lebih dari 300.000 hektar perkebunan kelapa sawit milik perusahaan afiliasinya. Perkebunan kelapa sawit yang dikelola oleh PT SMART terletak di Sumatra dan Kalimantan. Manajemen pengelolaan industri kelapa sawit, mulai dari hulu sampai dengan hilir telah menggunakan sistem manajemen informasi WAR ROOM, yang merupakan suatu pusat pengawasan multi fungsi dan pengendalian manajemen yang terpadu. Pada divisi produksinya, PT SMART menggunakan sistem yang memadukan Aplikasi mySAP Business Suite dengan penggunaan SAP Plant Maintenance Module, Sistem Informasi Geografis (GIS), Google Earth, Routers, CCTV, serta koneksi internet dan satelit dalam rangka menyediakan informasi operasional, industri dan pasar secara umum. Sistem yang terdepan ini memungkinkan manajemen untuk mengambil keputusan dengan tepat waktu berdasarkan data yang akurat dan lengkap serta memperoleh informasi yang terinci seolah-olah mereka berada di setiap lokasi perkebunan. Aplikasi SAP Plant Maintenance Module mampu memberikan solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis. SAP Plant Maintenance Module ini berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan. PT SMART juga memanfaatkan teknologi Sistem Informasi Geografis (GIS) dan Google Earth untuk pengelolaan kebun kelapa sawitnya. GIS dan Google Earth digunakan untuk memonitor dan menentukan lokasi batas wilayah serta untuk mengetahui kondisi areal perkebunan yang luas dari udara. Tampilan areal yang dihasilkan pada Google Earth dapat digunakan untuk mendapatkan informasi mengenai tutupan lahan yang menunjukkan tingkat pertumbuhan tanaman, areal yang masih kosong, areal konservasi yang tidak boleh ditanami kelapa sawit, dan sebagainya. Dengan pemanfaatan GIS dan Google Earth, pihak manajemen dapat mengambil keputusan dalam rangka pemanfaatan lahan untuk penanaman kelapa sawit dan mengetahui areal yang belum produktif. CCTV yang digunakan oleh PT SMART di perkebunan berfungsi untuk memonitoring keamanan areal perkebunan secara real time dan membantu staff perkebunan untuk cepat tanggap menghadapi permasalahan di areal perkebunan.

ERP-Sistem Informasi Manajemen {Tugas ke-3}

Pada aplikasi mySAP Business Suite, pihak manajemen pada PT SMART mampu mendapatkan informasi secara real time terkait dengan data barang berikut kategori dan tipe, jumlah inventory (raw material maupun barang jadi), data harga jual barang berdasarkan perhitungan terhadap HPP/COGS maupun flat, transaksi perpindahan barang antar gudang, transaksi stock opname, transaksi update kuantiti stok di gudang, laporan stok barang di tiap gudang, laporan harga barang berikut HPP/COGS, dan margin keuntungan, laporan pembelian dan penjualan untuk tiap barang.

Customer Relationship Management (CRM) Customer Relationship Management merupakan salah satu fungsi dalam Marketing Information System (MIS). Customer Relationship Management fokus untuk melayani konsumen sesuai dengan apa yang diinginkannya. Customer Relationship Management PT SMART dilakukan untuk membina dan menjaga hubungan antara pelanggan dengan pihak manajemen. Selain itu, CRM di PT SMART bermanfaat untuk memperoleh informasi yang dapat dibagikan kepada partner bisnis perusahaan. Aplikasi CRM antara lain meliputi kegiatan Marketing and fulfillment dan Customer service and Support. PT SMART sendiri sesungguhnya telah menggunakan aplikasi CRM melalui fasilitas yang diberikan SAP. Pada modul sales and distribution, data pelanggan diolah sedemikian rupa sehingga mendapat seluruh perilaku konsumen terhadap pembelian produk. Perusahaan dapat mengetahui produk apa yang sering dibeli oleh konsumen tertentu, bahkan dapat diperkirakan berapa jumlah produk yang akan dibeli. Berbagai identitas konsumen juga tercatat di dalam sistem, dan memudahkan perusahaan untuk menjaga hubungan baik, misal melalui: 1. Pemberian harga rabat ketika sudah dilakukan pembelian produk sejumlah tertentu. 2. Memberikan bundling product pada periode waktu tertentu karena sudah diketahui apa produk yang selalu dibeli bersamaan. 3. Memberikan pelayanan ekstra terhadap pelanggan yang terus membeli dalam volume besar sepanjang periode tertentu. Aplikasi SAP Human Capital Management Aplikasi SAP Human Capital Management mampu meningkatkan efisiensi dalam pengaturan karyawan yang berbasis pada kinerja dan talenta yang saling terintegrasi dengan sistem pengelolaan lain yang terstruktur. Aplikasi SAP Human Capital Management mampu membantu Divisi HRD dalam mendapatkan informasi terkait dengan data-data kepegawaian seperti data transaksi absensi, waktu kedatangan dan kepulangan pegawai yang dapat digunakan sebagai dasar pembayaran gajinya, data personal pegawai, serta data yang terkait dengan target kinerja pegawai dan realisasinya. Aplikasi SAP Finance and Accounting System

ERP-Sistem Informasi Manajemen {Tugas ke-3}

PT SMART juga telah menerapkan penggunaaan aplikasi SAP terkait dengan sistem akuntansi dan keuangan adalah menggunakan SAP modul financial accounting dan budget control system. Setiap transaksi keuangan yang dilakukan oleh PT SMART harus dicatat dalam modul SAP tersebut atas prinsip Double Entry Bookkeeping Concepts serta prinsip dan praktek akuntansi umum yang berlaku di Indoensia. Proses yang dilakukan pada modul financial accounting meliputi dokumen apa yang ada, jenis transaksi yang dilakukan, pengecekan data, permintaan pembayaran (payment request), penyimpanan data, general ledger accounts, costomers, vendors, dan banks. Penggunaan SAP berdasarkan modul financial accounting akan terintegrasi kedalam satu kesatuan yang mendukung sehingga memudahkan manajemen dalam membuat setiap keputusan.

Penggunaan SAP dalam sistem akuntansi dan keuangan membantu PT SMART menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efektif dan efisien karena dapat: 1. Mengurangi penyimpanan dan masalah waktu yang disebabkan oleh setiap transaksi 2. Membuat master data menjadi lebih mudah untuk dikelola dan agar tetap up to date 3. Memungkinkan data untuk diakses dikemudian hari dengan lebih mudah Supply Chain Management (SCM) Pengelola perkebunan harus memiliki pabrik pengolahan kelapa sawit, yaitu sebuah pabrik yang mengolah tandan buah segar (TBS) menjadi crude palm oil (CPO). Jadi barang setengah jadi yang diserahkan pada PT SMART adalah berbentuk CPO. Tidak hanya itu, selain bisa diolah menjadi CPO, kernel dari kelapa sawit dapat diolah menjadi PKO dan kemudian dijual kembali pada pihak luar. Berbagai modul SAP yang digunakan PT SMART untuk menunjang SCM mereka, adalah modul inventory management dan production planning. Beberapa proses yang dilakukan modul tersebut adalah: Inventory Management and Physical Inventory dan Production Planning and Control. Penggunaan modul-modul ini membantu PT SMART untuk mengelola aliran material dari hulu sampai hilir, baik itu dari pemasok ke dalam pabrik, atau dari pabrik ke distributor. Proses distribusi produk pada PT SMART juga menggunakan fasilitas modul SAP yaitu pada modul sales and distribution. Modul ini fokus untuk mengelola rantai pasok downstream. Mengatur proses distribusi dan penjualan produk, termasuk forecast penjualan, perencanaan pengiriman produk, serta menjadwalkan kapan produk harus tersedia di gudang. PT SMART tidak menggunakan modul SAP untuk mengatur transportasi produk mereka, pihak manajemen memandang bahwa proses transportasi pada perusahaan ini belum terlalu kompleks, sehingga tidak menuntut kebutuhan pengontrol pengiriman yang disediakan oleh SAP. Manfaat implementasi mySAP Business Suite Pertama, telah terjadi peningkatan pengelolaan data secara signifikan terutama dalam hal akurasi dan kecepatan. Kedua, tingkat persediaan menjadi lebih terkontrol. Pada masing-masing lokasi, tingkat persediaan berada dalam tingkat yang aman, 60% dari persediaan perusahaanya adalah pupuk

ERP-Sistem Informasi Manajemen {Tugas ke-3}

yang harus selalu dipastikan bahwa setiap unit produksi telah mendapatkan cukup pupuk. Keterlambatan dalam pemakaian pupuk akan berdampak pada produktivitas pohon kelapa sawit. Ketiga, untuk memaksimalkan efisiensi dari setiap unit operasi, PT SMART menjalankan operasional perusahaan dengan mengadakan kompetisi antar unit di dalam perusahaan. Setiap unit didorong untuk berani berkompetisi guna mendapatkan hasil produksi terbanyak setiap hektarnya dengan menggunakan jumlah pupuk minimal serta meminimalkan risiko kehilangan minyak dalam proses produksi. Indikator kinerja masing-masing telah dibuat mudah dengan sistem SAP. Ternyata kompetisi antar unit telah meningkatkan efektifitas operasional sekaligus mampu meningkatkan efisiensi perusahaan. Pada saat yang bersamaan, ERP SAP juga memungkinkan manajemen PT SMART mengidentifikasi kinerja area mana yang dapat ditingkatkan lebih lanjut guna menghasilkan efisiensi yang paling tinggi. Keempat, tim audit dapat mempersiapkan tim dengan lebih baik sebelum menuju lokasi yang akan diaudit. Melalui aplikasi SAP ini, tim audit dapat mengetahui secara spesifik data yang dibutuhkan, dengan memberikan tanda merah, kuning dan hijau untuk mengindikasikan masing-masing unit produksi sehingga manajemen dapat lebih fokus berkonsentrasi pada unit produksi yang berwarna merah dan kuning. Sementara untuk yang berwarna hijau, tidak perlu memberikan tindakan segera. Kelima, sistem SAP PT SMART mengintegrasikan secara ringkas seluruh sistem perusahaan, sehingga manajemen puncak mempunyai kapabilitas untuk memonitor kinerja secara konstan dari pabrik minyak kelapa sawit yang ada. Di masa yang akan datang perusahaan PT SMART yang mengelola perkebunan 300 ribu m 2 ini berencana memperluas pabriknya dan secara berkesinambungan berupaya untuk memaksimalkan manfaat implementasi SAP, karena sistem SAP telah membantu perusahaan untuk melakukan kontrol di seluruh operasional perusahaan yang tersebar di berbagai lokasi dan menjaga skala ekonomi perusahaan. Implementasi sistem SAP berlaku sejak tahun 1998, PT SMART bermitra dengan Price Waterhouse, dalam hal ini tim PT SMART mengerjakan proses bisnis, sedangkan pihak PriceWaterhouse melakukan konfigurasi sistem SAP-nya. Implementasi SAP bagi PT SMART merupakan tantangan besar mengingat PT SMART merupakan perusahaan perkebunan pertama yang mengimplementasikan sistem SAP ini untuk sistem perkebunan. Kesimpulan 1. PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (Perseroan) sudah mengintegrasikan seluruh proses bisnisnya menggunakan enterprise resources planning (ERP) dengan menggunakan fasilitas SAP. PT SMART dalam meningkatkan kemampuan Sistem ERP menambahkan modul CRM, SCM, HRM, dan Finance and Accounting System. 2. Fungsi marketing pada PT SMART dibantu oleh modul sales and management dari SAP untuk menunjang marketing information system (MIS) yang didalamnya juga terdapat customer relationship management (CRM). 3. Aliran material, keuangan, dan informasi dari hulu ke hilir tergabung dalam supply chain management (SCM) yang implementasinya dibantu oleh dua modul SAP, yaitu production planning dan inventory management. Proses produksi pada PT SMART juga dikontrol oleh sistem informasi yaitu modul Plant Maintenance.

ERP-Sistem Informasi Manajemen {Tugas ke-3}

4. Finance and Accounting System merupakan bagian penting dalam perusahaan yang memerlukan tingkat ketelitian tinggi. Oleh karena itu PT SMART menggunakan modul finance and accounting dan budget and control system dari SAP untuk mengelola keuangannya. Saran Dalam menghadapi persaingan perusahaan diperlukannya sistem dan teknologi yang canggih. PT SMART, sudah menggunakan semua aplikasi-aplikasi yang dapat mengelola bisnisnya dengan baik. Perbaikan yang harus dilakukan oleh PT SMART adalah sumber daya manusianya. Perlu diadakanya pelatihan-pelatihan terhadap karyawan sehingga menjadi trampil dan mempunyai skill yang baik dalam menjalankan sistem yang baru.