PENERAPAN ERP PADA PT.

ASTRA
AGRO LESTARI
BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Astra Agro Lestari (AAL) yang dirintis pada tahun 1981 memulai bisnisnya dengan memasuki
bisnis perkebunan singkong. Seiring menurunnya permintaan atas komoditi tersebut, AAL
kemudian mengganti semua perkebunan singkongnya menjadi perkebunan karet. Saat ini AAL
dikenal sebagai perusahaan penghasil Crued Palm Oil (CPO) terbesar. AAL memasuki bisnis
CPO dengan mengakuisisi PT Tunggal Perkasa Plantation, dan saat ini AAL telah memiliki
hampir 400.000 ha perkebunan kelapa sawit dan lebih dari 30subsidiary yang bermain juga di
perkebunan kelapa sawit.
Sebagai perusahaan agribisnis besar, jangkauan wilayah AAL cukup luas dari ujung barat
Sumatera (Aceh) sampai ujung Sulawaesi (Morowali). Perusahaan ini memiliki 43 site.
Perkebunan sawit AAL terbagi atas beberapa wilayah, yaitu Andalas 1 (A1) meliputi
tigasite dengan luas 12,6 ribu ha; Andalas 2 (A2) mencakup 10 site seluas 61 ribu ha; Andalas 3
(A3) terdiri dari tiga site seluas 33 ribu ha; Borneo 1-3 lebih dari 100 ribu ha dan Sulawesi seluas
185 ribu ha. Kedepan AAL menargetkan bisa memiliki luas kebun hingga 500.000 ha.
Mengelola dan mengontrol bisnis kebun sawit yang luasnya mencapai ratusan ribu ha bukan soal
mudah. Apalagi site kebunnya terpencar-pencar. Begitu pula kaitannya dengan pengelolaan dan
pengawasan data/informasinya. Pemanfaatan dan implementasi teknologi informasi (TI) yang
dipilih harus tepat sehingga bisa membantu perusahaan meningkatkan performa yang
berujung pada peningkatan revenue dan net profit. Teknologi yang dipilih oleh perusahaan
adalah teknologi yang dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuannya, artinya TI tersebut
dapat menjadi enabler bagi perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan profitabilitas
perusahaan.
Dalam era persaingan global ini, perusahaan jasa dan manufaktur dituntut untuk bersaingan
dengan maksimal dengan para kompetitor untuk mendapatkan pendapatan yang lebih agar
perusahaan lebih bertahan. Apalagi perusahaan juga harus melakukan respon yang cepat terhadap
pasar yang ada dikarenakan tuntutan dari pasar yang bergerak secara dinamis. Selain itu rantai
pasok (supply chain) harus bergerak secara cepat untuk memenuhi kebutuhan mulai dari bahan
baku dari pemasok (supplier) sampai barang yang sudah jadi yang berada di konsumen. Oleh
karena itu perlu suatu adanya monitoring untuk memantau aktivitas perusahaan untuk
memudahkan proses kerja.
Salah satu sistem yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut yaitu dengan
menggunakan sistem informasi Enterprise Resource Planning (ERP) atau perencanaan sumber
daya perusahaan. ERP dapat berperan dalam memantau proses produksi, ketersediaan bahan
material, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan sumber daya manusia yang nantinya akan
dijadikan sebagai analisis pengambil keputusan manajemen.
.

1.2 Rumusan Masalah

Permasalahan yang dirumuskan dalam makalah ini adalah bagaimana penerapanEnterprise
Resource Planning (ERP) pada perusahaan agribisnis PT Astra Agro Lestari.

1.3 Tujuan
Tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk mengidentifikasi penerapan Enterprise Resource
Planning (ERP) pada perusahaan agribisnis PT Astra Agro Lestari.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi Manajemen

Di dalam organisasi, apapun jenis dan bentuknya, sistem informasi telah memainkan peran
penting dalam mendukung kegiatan operasional, mendukung pengambilan keputusan hingga
mendukung organisasi mencapai keunggulan kompetitif yang strategis. Pembahasan tentang
sistem informasi manajemen akan diawali dengan pembahasan tentang konsep sistem.

1. a. Sistem
Sistem dapat dijabarkan secara sederhana sebagai kelompok elemen yang saling berhubungan dan
saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui sebuah proses yang terorganisasi.
Menurut O’brien (2005), setiap sistem setidaknya terdiri dari tiga komponen atau fungsi dasar
yang saling berinteraksi, yaitu :
 1. Masukan (input) meliputi kegiatan penangkapan (capturing) dan pengumpulan
(assembling) elemen yang akan dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses. Masukan
dapat dibedakan menjadi maintenance input yang memungkinkan sistem dapat beroperasi
dan signal input yang nantinya akan diolah menjadi produk. Contohnya, bahan baku, data,
dan energi.
2. Pemrosesan (processing) meliputi proses pengubahan masukan menjadi keluaran.
Contohnya, proses pembuatan mobil.
3. Keluaran (output) meliputi proses pemindahan elemen yang telah melewati tahap
pemrosesan ke tujuan akhir yang ditetapkan. Keluaran dari sebuah sistem selalu berupa
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

1. b. Sistem Informasi
Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware,
software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005). Komponen sistem informasi
tersebut secara lebih jelas ditunjukkan pada Gambar 1.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2005), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu :

 Mendukung proses bisnis dan operasional

 Mendukung pengambilan keputusan
 Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif

Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi masalah bisnis adalah
tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis
bertanggungjawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi informasi baru atau
meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk
mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai
akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah bisnis dapat
diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau beberapa siklus seperti
ditunjukkan pada Gambar 2 di bawah ini (O’Brien, 2005).

Gambar 2. Siklus Pengembangan Sistem Informasi

2.2 Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh
modul software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan. ERP
memberikan tampilan real-time atas proses bisnis yang terintegrasi seperti produksi, pemrosesan
pesanan, dan manajemen persediaan yang disatukan oleh software aplikasi ERP dan database
umum. Sistem ERP menelusuri sumber daya bisnis seperti kas, bahan baku, dan kapasitas
produksi serta status dari berbagai komitmen yang dibuat perusahaan (seperti pesanan pelanggan,
pesanan pembelian, penggajian karyawan, dan lain-lain) mencakup pada seluruh divisi yang telah
diatur dalam suatu sistem (O’Brien, 2002).
Banyak perusahaan menemukan nilai bisnis utama dari penggunaan ERP dalam beberapa cara
mendasar. O’Brien (2002) menyatakan bahwa ERP memberikan manfaat bisnis yang signifikan
bagi perusahaan, yaitu :

1. Kualitas dan efisiensi. ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan
meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam
kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi

2. Penurunan biaya. Menurunkan biaya pemrosesan transaksi dan hardware, softwareserta

karyawan pendukung TI.
3. Pendukung keputusan. ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang
sangat penting secara cepat untuk para manajer agar dapat meningkatkan kemampuan mereka
dalam mengambil keputusan secara tepat waktu di lintas bisnis keseluruhan perusahaan

4. Kelincahan perusahaan. Mengimplementasikan sistem ERP meruntuhkan banyak dinding

departemen dan fungsi berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumber daya informasi.
 BAB III PEMBAHASAN

Saat ini para pelaku bisnis kelapa sawit mempunyai perhatian yang rendah terhadap pemanfaatan
tekhnologi informasi pada manajemen yang ada, kebanyakan mereka masih berkonsentrasi
dengan perluasan lahan kebun itu sendiri. Faktor pengawasan yang berhubungan dengan
kebijakan pengawasan harga, penyediaan dan proses produksi sangat lemah , dan hampir sulit
mengawasi jalannya proses bisnis itu sendiri. Solusi dari permasalahan ini adalah menerapkan
sistems informasi manajemen perkebunan yang memantau setiap proses bisnis yang berlangsung
di industri kelapa sawit dari hulu ke hilir. Dengan aplikasi ini, perusahaan dapat
mengintegrasikan dan mengontrol setiap proses bisnis yang berlangsung, mulai dari perkebunan,
pabrik pangolahan, kantor cabang, dan kantor pusat. Perusahaan juga dapat menghitung setiap
aktivitas yang dilakukan, membandingkan kondisi sebelum dan keadaan sesudah sebuah aktivitas
dilaksanakan.

Dalam industri yang padat modal seperti industri CPO (perkebunan kelapa sawit), maka
efektifitas dan efisiensi dalam upaya peningkatan profitabilitas perusahaan menjadi sangat
penting. Selain itu fluktuasi harga komoditi CPO di dunia menuntut perusahaan untuk lebih
responsif terhadap perubahan-perubahan yang terjadi dan untuk memaksimalkan laba melalui
efisiensi dan peningkatan produktivitas. Oleh karena itu AAL kemudian menerapkan ERP
sebagai solusinya karena dianggap selaras dengan kebutuhan perusahaan. Tahun lalu AAL
menghabiskan belanja TI sampai Rp37,58 miliar, dengan 80%-nya untuk solusi ERP. ERP akan
mengintegrasikan semua fungsi dalam perusahaan agar data-data yang ada dapat dilihat
sebagai single view sehingga manajemen dapat dengan mudah dan cepat mengambil keputusan.
ERP sangat dibutuhkan perusahaan karena perusahaan memerlukan manajemen biaya yang baik
dan akurat mengingat komoditi CPO sangat fluktuatif di pasar dunia.
AAL menerapkan program ERP untuk menangani masalah payroll, human resource, finance, dan
sebagainya. Program ERP yang digunakan adalah Oracle untuk memproses semua data yang
berhubungan dengan sistem yang dimiliki oleh AAL. AAL menggunakan Oracle 9.i dan Oracle
10.i sebagai database servernya. PT AAL menggunakan softwaredatabase Oracle untuk
kepentingan database servernya. Hal ini lebih dikarenakan Oracle dikenal sebagai software
database server skala besar yang mempunyai kemampuan yang baik dalam menangani transaksi
data dalam jumlah yang besar dan kemampuan proses data yang cepat.
Implementasi sistem ERP ini untuk memudahkan masing-masing bagian melakukan rekonsiliasi.
Sistem ERP terintegrasi dan tersentral di kantor pusat. Dengan begitu, konsolidasi data tidak
diperlukan lagi, karena setiap site melakukan transaksi yang langsung terkoneksi ke kantor pusat
secara real time. Dengan sistem ERP , trackingtransaksi di site dapat diperoleh pada hari dan jam
yang sama. Contohnya, ketika ada pengiriman armada CPO ke dermaga dari sebuah site, saat itu
pula di kantor pusat sudah dapat diketahui jumlah (tonase) CPO yang dikirim, berikut data jam
pengiriman, sesuai dengan nomor Surat Jalan atau Delivery Order pengiriman. Ketika armada
tiba di dermaga pun sudah langsung dapat diketahui pada saat itu. Istilah site pada AAL mengacu
pada sebuah lokasi yang menandai legalitas perusahaan yang dikepalai oleh seorang kepala
cabang. Satu site biasanya terdiri dari 15-20 afdeling. Satu afdeling terdiri dari 20-25 blok, yang
dikomandoi oleh dua atau tiga mandor. Satu mandor mengawasi 15-20 orang pemanen sawit.
Pada AAL, satu site dilengkapi satu server Plantation Management System (PMS) dan empat PC
untuk kebutuhan input data. Sementara itu, di kantor pusat disediakan satu server PMS, dua
server ERP, 20 unit terminal server lainnya, dan 20 terminal klien. PMS membantu AAL dalam
perencanaan tanam dan panen di seluruh perkebunan miliknya, dan dengan
mengintegrasikan Geographical Information and Management System(GIMS) serta pengunaan
GPS maka perencanaan rute panen dapat dilaksanakan dengan efisien. Enterprise Resource
Planning (ERP) dan Plantation Management System (PMS) terintegrasi dengan Geographical
Information and Management System (GIMS).
Apabila sumber daya dalam melakukan produksi tidak mencukupi, sistem ERP dapat menghitung
berapa lagi sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu dalam proses pengadaannya.
Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukan cara
pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam
proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistem
ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksinya.

Transaksi berbasis ERP dapat dilakukan secara real time dan tersentralisasi karena
terdapat jaringan Local Area Network (LAN) dan Wi-Fi. Jaringan LAN dipasang di kantor pusat
dan seluruh site. Selain itu terdapat jaringan Wide Area Network yang
menghubungkan site dengan kantor pusat, dan internet.
ERP diharapkan akan dapat membawa perusahaan menjadi lebih kuat baik di dalam maupun di
luar negeri. Dengan ERP maka keputusan-keputusan penting dapat segera diputuskan. Hal
tersebut dimungkinkan karena ERP yang dikembangkan AAL menghubungkan management
dengan seluruh perkebunan dan pabrik yang ada, serta memungkinkan untuk diakses secara real
time oleh management.
Dengan adanya pembaharuan dalam bidang IT, memberikan dampak positif pada AAL. Dalam
beberapa tahun terakhir AAL memperlihatkan pertumbuhan kinerja yang signifikan. Misalnya,
produksi fresh fruit bunch selama 15 tahun terakhir (sejak 1992) mengalami kenaikan hampir 15
kali lipat. Pada tahun 1992 jumlah produksinya 256 ribu ton, kemudian meningkat menjadi 921
ribu ton pada 2007, dan melonjak jadi 3.938 ribu ton pada 2008. Sementara itu, produksi CPO
naik hampir 19 kali lipat. Pada tahun 1992 produksinya hanya 49 ribu ton, kemudian meningkat
drastis jadi 921 ribu ton pada 2007 dan 982 ribu ton pada tahun berikutnya.
Adapun revenue dalam 15 tahun terakhir mengalami kenaikan hampir 124 kali lipat. Jika pada
1992, revenue AAL hanya Rp 48 miliar, maka pada tahun 2007 meningkat drastis menjadi Rp
5,96 triliun, dan menjadi Rp 8,16 triliun pada 2008. Di samping itu, net profit yang pada tahun
2007 sebesar Rp 1,97 triliun menjadi Rp 2,6 triliun pada tahun 2008 (swa.co.id).
Revolusi sistem TI yang dilakukan manajemen AAL juga dirasakan manfaatnya oleh kalangan
internal. Jika sebelumnya data operasional masih terkotak-kotak di bagian masing-masing,
sehingga belum menjadi sebuah informasi yang holistik namun sekarang sudah sangat berubah,
baik dalam hal data maupun informasi. Selain itu sistem komunikasi antara personel site dan head
office jauh lebih baik. Data operasional yang masih terkotak-kotak menyulitkan dalam proses
pengambilan keputusan karena informasinya masih terpisah.
Dengan adanya ERP, manajemen bisa melakukan analisa terhadap perusahaan untuk mengetahui
tren dan perkembangan di perusahaan sehingga dapat melakukan pengambilan keputusan secara
cepat dan tepat. Salah satu dari fungsi pelaporan ERP adalah sistematis dan mudah.