SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

“ENTERPRISE RESOURSE PLANING (ERP)”

OLEH

KELOMPOK 3

PUTU RISKA AMANDA DEWI 1707612008

I PUTU ARI DARMAWAN 1707612013
SANG AYU PUTU SYANINDITHA 1707612019

PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI (PPAk)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

2018

1
4.1 Sistem Enterprise Resourse Planning (ERP) Dan Modul
Keberadaan sistem Enterprise Resource Planning pada dasarnya
memberikan perusahaan lebih dari apa yang diberikan oleh sistem informasi
akuntansi, dimana sistem informasi akuntansi hanya mampu mencatat data-data
keuangan dan transaksi akuntansi. Selain data-data keuangan dan akuntansi,
perusahaan membutuhkan data-data seperti waktu dan tempat terjadinya transaksi
yang tidak dapat dicatat oleh sistem informasi akuntani, ERP membuat data-data
yang tidak dapat dicatat oleh sistem informasi akuntansi menjadi tercatat dan
memungkinkan integrasi dengan sistem informasi akuntansi.
Menurut Romney (2012;36) dalam bukunya berjudul Accounting
Information Systems 12 th
Edition, sistem ERP adalah sustu sistem yang mengkoordinasi
dan mengatur data, proses bisnis, dan sumber daya yang ada dalam suatu perusahaan.
Sistem ERP mengumpulkan, memproses dan menyimpan data serta menghasilkan
informasi berupa laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajer untuk mengambil
keputusan dan oleh pihak eksternal perusahaan untuk menilai perkembangan perusahaan.
ERP memungkinkan integrasi dan penggunaan data-data dari setiap aspek yang ada
dalam perusahaan sehingga manajemen perusahaan memiliki pandangan yang terintegrasi
mengenai perusahaannya, karena pada dasarnya setipa bisnis proses dalam perusahaan
saling terkait satu dengan yang lainnya.
Penerapan sistem ERP dilakukan secara modular atau dalam bentuk model-model.
Secara umum modul-modul ERP dapat terdiri dari :
1. Keuangan (General Ledger/ GL dan sistem pelaporan) – termasuk di dalamnya untuk
mengatur GL, piutang, utang, Aset tetap, manajemen uang kas dan mempersiapkan
laporan untuk manajer dan laporan keuangan.
2. Manajemen sumber daya manusia dan penggajian – termasuk di dalamnya mengatur
SDM, penggajian, imbalan kerja, pelatihan, waktu dan kehadiran,tunjangan dan
pelaporan untuk pemerintah seperti pelaporan pajak.
3. Siklus penjualan – termasuk di dalamnya adalah memasukkan Sales Order (SO),
pengiriman barang, manajemen persediaan, menerima pembayaran atas penjualan dan
perhitungan komisi
4. Siklus Pembelian – termasuk di dalamnya adalah mengatur pembelian,
penerimaan dan pemeriksaan barang, pengeluaran biaya pembelian serta
manajemen persediaan

2
 5. Manufaktur atau siklus produksi – termasuk pengaturan penjadwalan produksi,
BoM (Bill of Material), WIP (work in process), QC (quality control),
manajemen biaya serta proses manufaktur.
6. Manajemen proyek – termasuk pengaturan pembiayaan, penagihan, waktu dan
biaya, manajemen aktivitas.
7. Customer Relationship Management (CRM) – termasuk di dalamnya mengatur
pemasaran dan penjualan, komisi, jasa, call center, help desk.
8. Alat-alat sistem – alat yang digunakan untuk membangun file data master,
kontrol akses dan lain-lain.

4.2 Vendor Sistem Enterprise Resourse Planning (ERP)

Perbandingan beberapa vendor ERP adalah sebagai berikut:

Ukuran Perusahaan Fungsionalitas Utama

No Vendor ERP
Kecil Medium Besar CRM BI Akuntansi HR

1 SAP √ √ √ √ √

2 Oracle √ √ √ √ √

3 Microsoft √ √ √ √ √

4 Sage √ √ √ √ √

5 Epicor √ √ √ √ √

6 Infor √ √ √ √ √

√
Lainnya (Addon,
7 √ √ (sebagian ada, √ √
AMMO, dll)
sebagian tidak

*BI = Business Intelligence

*CRM = Customer Relationship Management
*HR = Human Resources

Komponen-komponen ERP yang mendasar menurut Motiwalla dan Thompson (2009:12)

dalam bukunya berjudul Enterprise Systems for Management adalah sebagai berikut:

1. People

3
 Dalam implementasi ERP, terdapat orang-orang yang terlibat didalamnya, yaitu Staf IT
dan pengguna dari sistem ERP nantinya. Pengguna harus terlibat dan memiliki peran
kunci dalam proyek implementasi ERP sejak awal, karena pengguna memiliki
tanggung jawab dalam menginput, memproses, dan menghasilkan output dari sistem.
2. Process
Hal ini berhubungan dengan proses bisnis, prosedur, dan aturan, serta proses bisnis
dengan menggunakan sistem ERP.
3. Hardware
Yang berkaitan dengan teknologi dalam pengimplementasian ERP salah satunya adalah
hardware yang meliputi server dan komponen pendukungnya.
4. Software
Dalam pengimplementasian ERP juga bergantung pada komponen software, yang
meliputi sistem operasi dan program aplikasi.
5. Database
Hal ini berhubungan dengan informasi yang berasal dari pihak internal dan eksternal
organisasi yang nantinya disimpan ke dalam suatu penyimpanan bernama database ini.

Menurut Manager’s Guide to Enterprise Resources Planning (ISACA, 2001), pendorong

penerapan sistem ERP adalah sebagai berikut:

1. Dari segi bisnis

a. Kepuasaan pelanggan
b. Proses yang lebih eifisien
c. Untuk memenuhi persyaratan BPR
d. Untuk memenuhi tantangan pasar yang kompetitif
e. Kekurangan tenaga kerja
2. Dari segi teknologi informasi
a. Kebutuhan integrasi sistem yang tidak terealisasikan pada legacy system (sistem
yang sekarang)
b. Modernisasi hardware dan software pada sistem
c. Kebutuhan untuk berinteraksi secara online terutama melalui internet

4.3 Keuntungan dan Tantangan Dalam Penerapan Sistem ERP

Menurut Romney (2012:36) dalam bukunya berjudul Accounting Information System

Edition, keuntungan dari penerapan sistem ERP adalah sebagai berikut:

4
1. Sistem ERP menyajikan sisi pandang data dan situasi finansial dari perusahaan yang
terintegrasi, menyeluruh, dan enterprise-wide. Menyimpan semua informasi
perusahaan dalam satu database tersentralisasi dapat menanggulangi hambatan antar
departemen dalam perusahaan terkait data dan informasi korporasi dan merampingkan
atau mempersingkat aliran informasi dalam perusahaan.
2. Input data hanya dilakukan sekali, tidak seperti ketika memakai banyak sistem terpisah
dimana harus memasukkan data beberapa kali. Sehingga mengunduh data dari suatu
sistem untuk dimasukkan ke sistem lain tidak lagi diperlukan.
3. Manajemen mendapatkan lebih banyak kemampuan untuk mengawasi dan mengatur
semua area dalam perusahaan. Karyawan menjadi lebih produktif dan efisien karena
mereka dapat dengan cepat mengumpulkan data dari dalam dan luar departemen
mereka.
4. Perusahaan mendapatkan kontrol akses yang lebih baik. Sistem ERP dapat
menngkonsolidasi beberapa ijin akses dan model keamanan menjadi satu struktur akses
data.
5. Prosedur dan laporan akan terstandarisasi untuk semua unit bisnis. Standarisasi ini
akan menjadi sangat berharga ketika perusahaan melakukan merjer dan akuisisi karena
sistem ERP dapat menggantikan beberapa sistem berbeda menajdi satu sistem yang
terintegrasi.
6. Pelayanan kepada konsumen menjadi meningkat karena karyawan dengan cepat dapat
mengakses order, persediaan yang tersedia, informasi pengiriman, dan detil transaksi
konsumen dimasa lalu.
7. Pabrik produksi mendapatkan order produksi baru secara real time dan otomatisasi
proses produksi akan meningkatkan produktivitas produksi.

Di sisi lain, penerapan ERP juga memiliki tantangan. Tantangan-tantangan tersebut antara
lain sebagai beirkut:

1. Biaya
Hardware, software, dan biaya konsultasi dari penerapan ERP berkisar antara $50 juta
sampai $500 juta. Sedangkan biaya upgrade dari sistem ERP dapat berkisar antara $50
juta sampai $100 juta. Perusahaan berukuran medium mengeluarkan biaya antara $10
sampai $20 juta.
2. Waktu yang dibutuhkan

5
 Memerlukan waktu beberapa tahun untuk memilih dan mengimplementasi sistem ERP
keseluruhan, tergantung pada ukuran perusahaan, banyaknya modul yang harus
diimplementasi, jumlah customization, dan ruang lingkup perubahan. Dimana
mengakibatkan proyek implementasi ERP memiliki risiko kegagalan yang tinggi.
3. Perubahan pada proses bisnis
Jika perusahaan tidak ingin menghabiskan waktu dan uang untuk melakukan
customization terhadap modul, maka perusahaan harus melakukan perubahan proses
bisnis agar sesuai dan dapat meneriman sistem ERP yang baru akan diterapkan
tersebut. Kegagalan untuk dapat menyesuaikan proses bisnis dengan software ERP
menjadi penyebab utama kegagalan proyek implementasi ERP.
4. Kompleksitas
Hal ini berawal dari mengintegrasikan aktivtas bisnis dan sistem yang berbeda, dimana
masing-masing hal tersebut memiliki proses, aturan bisnis, data sematik, hirarki
otorisasi, dan pusat keputusan yang berbeda-beda.
5. Resistensi
Perusahaan yang memiliki banyak departemen dengan sumber daya, misi, laba dan
rugi yang terpisah-pisah akan merasa bahwa satu sistem yang terintegrasi hanya
memiliki sedikit keuntungan. Implementasi ERP juga membutuhkan pelatihan dan
pengalaman untuk menggunakan sistem ERP secara efektif, dan penolakan atau
penentangan dari karyawan merupakan alasan utama mengapa implementasi ERP tidak
sukses.

Merupakan hal yang tidak mudah untuk menyakinkan karyawan untuk mengubah cara
mereka bekerja, melatih suatu prosedur baru kepada mereka untuk dapat menguasai suatu
sistem baru, dan membujuk mereka untuk berbagi informasi yang sensitif. Penolakan ini
dapat menyebabkan masalah dengan semangat kerja, akuntabilitas, dan tanggung jawab
karyawan.

4.4 Perencanaan Dan Keputusan Implementasi ERP

Penerapan ERP bukanlah hal yang mudah sehingga untuk menerapkannya diperlukan
komitmen dari manaemen puncak dan diperlukan analisis yang mendalam mengenai
kesusuaian fitur pada modul ERP dengan aktivitas bisnis utama dalam perusahaan. Selain

6
itu penerapan ERP pada umumnya membutuhkan konsultan karena tingkat kerumitan yang
tinggi, dan konsultan yang berpengalaman sudah memiliki cara-cara yang dapat digunakan
untuk mempurmudah penerapan ERP.
Sistem ERP tidak dapat dilepaskan dari aspek “best practices”. ERP berperan sebagai
teknologi untuk menjembatani keterkaitan antara teknologi informasi dan bisnis.
Diperlukan perencanaan dan pengambilan keputusanyang tepat dan cermat. Sebagai sebuah
paket software, implementasi ERP mengacu pada tahapan implementasi software. Aspek
yang dikaji dalam setiap tahap meliputi aspek organisasi, teknis, manusia dan informasi.

1. Hal-Hal Yang Sangat Menentukan Keberhasilan Implementasi Sebuah ERP.

a. Bisnis Proses Yang Matang.
Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan
melakukan implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di
sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.
b. Change Management Yang Baik.
Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti
dengan perubahan “kebiasaan” dalam perusahaan tersebut. Change
management sangat diperlukan untuk memberi pendidikan kepada pengguna,
operator atau siapa pun yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang
baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa perusahaan ini perlu mengganti
sistemnya, seberapa efektif sistem baru ini buat perusahaan, apa masalah-
masalah di sistem lama yang dapat dipecahkan oleh sistem baru.
c. Komitmen
Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak
waktu dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang
akan bersentuhan langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.

7
d. Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan
maupun antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi.
Konsultan dan pengguna sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan
implementasi ini.
e. Good Consultant
Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat
berpengaruh dalam sebuah implementasi.

8
2. Strategi-Strategi Yang Dilakukan Untuk Memastikan Bahwa Sistem ERP Ini
Berjalan Dengan Baik.
1. Memiliki network untuk PCP dengan banyak pilihan.
2. Memilih server yang handal, MIC dan Hard disk bersifat redundant sehingga
kalau terjadi kegagalan masih bisa berjalan.
3. Melakukan ”Risk Assesment” dengan memetakan titik-titik yang rawan jika
terjadi disaster. d. Melakukan Backup data dari server dengan menggunakan
cold backup. Dengan cara ini maka data dibackup setelah kurun waktu tertentu,
tidak secara real time. cold backup dengan pertimbangan diantaranya biaya
implementasi dengan Hot backup sangat mahal dan membutuhkan server yang
lebih banyak (dua buah server).
4. Meletakkan Backup site di tempat yang cukup jauh dengan letak server. Hal ini
terutama untuk menghindari kejadian-kejadian yang tidak dapat diprediksikan
seperti kebakaran, jika lokasi backup dan server masih dekat maka tidak akan
ada gunanya proses backup dilaksanakan.
5. Melakukan analisa kelayakan untuk pembangunan Disaster Recovery Center
(DRC).
6. Memberikan alat pengamanan di gedung, sebagai contoh dengan menyediakan
alat pemadam kebakaran disekitar ruang server.

3. Proses Implementasi ERP Paling Sedikit Ada 3 Perubahan Yang Terjadi.

a. Perubahan Teknologi
Penggunaan sistem baru tentu saja akan merubah adaptasi teknologi yang
akan dipergunakan perusahaan, hal ini harus menjadi perhatian dengan melihat
apakah team internal sudah memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup
dalam teknologi baru yang akan dipergunakan? misalnya perusahaan berencana
menggunakan SAP sebagai sistem ERP baru, dan dari 5 team IT/MIS, tidak ada
satu orangpun yang menguasai SAP maka perusahaan akan memerlukan
bantuan pihak luar dalam proses implementasi.

9
 b. Perubahan Bisnis Proses
Pada umumnya impementasi ERP sistem akan menyentuh hampir seluruh
bagian/departemen, karena itu biasanya akan terjadi perubahan dari cara kerja
operasional perusahaan (lihat bahasan mengenai apa itu ERP dan
kegunaannya). Perubahan cara kerja / business proses kadang minimal, namun
pada umumnya terjadi perubahan yang cukup banyak. Hal ini membuat
perusahaan harus mempertimbangkan apakah kebutuhan pihak luar yang akan
membantu implementasi ERP hanya membantu sisi teknologi (point 1) atau
perusahaan sebenarnya membutuhkan pihak luar juga yang dapat membantu
memperbaiki Bisnis Proses yang ada saat ini.
c. Perubahan Kultur Perusahaan (Culture)
Kedua perubahan di atas, terutama perubahan Bisnis Proses akan
berakibat pada perubahan cara kerja, yang pada akhirnya akan memaksa
terjadinya perubahan kultur kerja perusahaan. Misalnya sebelumnya masing-
masing departmen hanya fokus kepada kepentingan departemen mereka
masing-masing, maka dengan sistem yang terintegrasi, terlihat semua harus
bekerja sebagai team dan harus memikirkan kepentingan perusahaan dibanding
kepentingan satu departemennya semata. Perubahan kultur dalam implementasi
ERP sistem menjadi hal yang paling banyak tantangan dibanding perubahan
lainnya, kadang apabila tidak ditangani secara serius dapat berakibat fatal.
4. Implementasi Atau Tidak Implementasi ERP
Keputusan untuk mengimplementasi ERP dapat didasarkan pada :
a. Keinginan untuk memperbaharui teknologi seperti :
1) Keinginan untuk mengintegrasi sistem-sistem yang berbeda dan terpisah
dalam suatu perusahaan.
2) Keinginan untuk mengganti sistem lama yang tidak lagi up to date.
3) Keinginan untuk dapat beradaptasi dengan teknologi pendukung yang
baru seperti berbasis web.

10
b. Keinginan utnuk meningkatkan proses.
Keputusan implementasi untuk meningkatkan proses yakni untuk
mengurangi personel dan biaya untuk IT tetapi tetap mempertahankan dan atau
meningkatkan performa kerja serta kegiatan operasional yang ada.
c. Keinginan untuk menginkatkan produktivitas.
Keinginan untuk meningkatkan produktivitas termasuk kebutuhan untuk
menutupi siklus keuangan dan meningkatkan produksi secara keseluruhan dari
sudut pandang perusahaan.
d. Pertimbangan strategis.
Keinginan implementasi ERP yang didasarkan pada pertimbangan
strategis muncul akibat pertimbangan strategis untuk menerapkan strategi baru
tidak didukung oleh perangkat lunak saat ini dan juga didasarkan atas
pertimbangan strategis seperti untuk meningkatkan layanan dan kepuasan
pelanggan, menanggapi tekanan kompetitif dan meningkatkan respon terhadap
permintaan pelanggan.

11
 DAFTAR PUSTAKA

American Institute of Certified Public Accountants & Information Technology Division.

1994. Executive Information System. New York. AICPA

http://1425w010.blogspot.co.id/2012/02/implementasi-erp.html

https://kripikmendoan.wordpress.com/2008/01/22/hello-world/

12