RINGKASAN MATERI KULIAH

SISTEM INFORMASI DAN PENGANDALIAN INTERNAL

Nama: Santika Maya Rindika

NPK : 2022.15.00192

BAB IV

PENGGUNAAN APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI

.1 PENGERTIAN SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) DAN MODUL

Menurut Romney (2012:36) dalam bukunya berjudul Accounting Information Systems

12thEdition, Sistem ERP adalah suatu sistem yang mengkoordinasi dan mengatur data,
proses bisnis, dan sumber daya yang ada dalam suatu perusahaan. Sistem ERP
mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data serta menghasilkan informasi berupa
laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajer untuk mengambil keputusan dan oleh pihak
eksternal perusahaan untuk menilai perkembangan perusahaan.

Penerapan sistem ERP dilakukan secara modular, atau dalam bentuk model-model. Secara
umum modul-modul ERP dapat terdiri dari:

 Keuangan (General Ledger/GL dan sistem pelaporan) – termasuk didalamnya untuk

mengatur GL, piutang, utang, aset tetap, anggaran, manajemen uang kas, dan
mempersiapkan laporan untuk manajer dan laporan keuangan.
 Manajemen sumber daya manusia dan penggajian – termasuk di dalamnya mengatur
SDM, penggajian, imbalan kerja, pelatihan, waktu dan kehadiran, tunjangan, dan
pelaporan untuk pemerintah seperti pelaporan pajak.
 Siklus penjualan – termasuk didalamnya adalah memasukkan Sales Order (SO),
penggiriman barang, manajemen persediaan, menerima pembayaran atas penjualan, dan
penghitungan komisi.
 Siklus pembelian – termasuk didalamnya adalah mengatur pembelian, penerimaan dan
pemeriksaan barang, pengeluaran biaya pembelian, serta manajemen persediaan.
  Manufaktur atau siklus produksi – termasuk pengaturan penjadwalan produksi, BoM
(Bill of Material), WIP (work in process), QC (quality control), manajemen biaya, serta
proses manufaktur.
 Manajemen proyek – termasuk pengaturan pembiayaan, penagihan, waktu dan biaya,
manajemen aktivitas.
 Customer Relationship Management (CRM) – termasuk didalamnya mengatur pemasaran
dan penjualan, komisi, jasa, call center, help desk.
 Alat-alat sistem – alat yang digunakan untuk membangun file data master, kontrol akses,
dll.

2.2 VENDOR SISTEM ERP

Komponen-komponen ERP yang mendasar menurut Motiwalla dan Tompson (2009:12)

dalam bukunya berjudul Enterprise Systems for Management adalah sebagai berikut:

1. People : Dalam implementasi ERP, terdapat orang-orang yang terlibat didalamnya, yaitu
Staf IT dan pengguna dari sistem ERP nantinya.
2. Process : Hal ini berhubungan dengan proses bisnis, prosedur, dan aturan, serta proses
bisnis dengan menggunakan sistem ERP.
3. Hardware : Yang berkaitan dengan teknologi dalam pengimplementasian ERP salah
satunya adalah hardware yang meliputi server dan komponen pendukungnya.
4. Sofware : Dalam pengimplementasian ERP juga bergantung pada komponen sofware,
yang meliputi sistem operasi dan program aplikasi.
5. Database : Hal ini berhubungan dengan informasi yang berasal dari pihak internal dan
eksternal organisasi yang nantinya disimpan ke dalam suatu penyimpanan bernama
database ini.

Menurut Manager’s Guide to Enterprise Resources Planning (ISACA, 2001), pendorong

penerapan sistem ERP adalah sebagai berikut:

1. Dari segi bisnis

 Kepuasan pelanggan
 Proses yang lebih efisien
  Untuk memenuhi persyaratan BPR
 Untuk memenuhi tantangan pasar yang kompetitif
 Kekurangan tenaga kerja
2. Dari segi teknologi informasi
 Kebutuhan integrasi sistem yang tidak terealisasikan pada legacy system (sistem yang
sekarang
 Modernisasi hardware dan sofware pada sistem
 Kebutuhan untuk berinteraksi secara online terutama melalui internet
2.3 KEUNTUNGAN DAN TANTANGAN DALAM PENERAPAN SISTEM ERP

Menurut Romney (2012:36) dalam bukunya berjudul Accounting Information Systems 12 th

Edition, keuntungan dari penerapan sistem ERP adalah sebagai berikut:

1. Sistem ERP menyajikan sisi pandang data dan situasi finansial dari perusahaan yang
terintegrasi, menyeluruh, dan enterprise-wide.
2. Input data hanya dilakukan sekali, tidak seperti ketika memakai banyak sistem terpisah
dimana harus memasukkan data beberapa kali.
3. Manajemen mendapatkan lebih banyak kemampuan untuk mengawasi dan mengatur
semua area dalam perusahaan.
4. Perusahaan mendapatkan kontrol akses yang lebih baik.
5. Prosedur dan laporan akan terstandarisasi untuk semua unit bisnis.
6. Pelayanan kepada konsumen menjadi meningkat karena karyawan dengan cepat dapat
mengakses order, persediaan yang tersedia, informasi pengiriman, dan detil transaksi
konsumen dimasa lalu.
7. Pabrik produksi mendapatkan order produksi baru secara real time dan otomatisasi
proses produksi akan meningkatkan produktivitas produksi.

Di sisi lain, penerapan sistem ERP juga memiliki tantangan. Tantangan-tantangan tersebut
antara lain sebagai berikut:

1. Biaya
2. Waktu yang dibutuhkan
3. Perubahan pada proses bisnis
 4. Kompleksitas
5. Resistensi
2.4 PERENCANAAN DAN KEPUTUSAN IMPLEMENTASI ERP

Keputusan untuk mengimplementasi ERP dapat didasarkan pada:

a. Keinginan untuk memperbaharui teknologi.

b. Keinginan untuk meningkatkan proses.
c. Keinginan untuk meningkatkan produktivitas.
d. Pertimbangan strategis.

Pertimbangan-pertimbangan dalam memilih Package Sofware ERP adalah sebagai berikut:

a. Fungsional package sofware ERP cocok dengan proses bisnis perusahaan.

b. Tingkat integrasi antar komponen dari sistem ERP.
c. Fleksibilitas dan skalabilitas.
d. User-Friendly.
e. Implementasi Package Sofware ERP dapat dilakukan dengan cepat.
f. Kemampuan untuk mendukung perencanaan dan pengendalian perusahaan yang
memiliki banyak cabang (multisite).
g. Teknologi-Client-server, database independence, keamanan.
h. Ketersediaan upgrade secara berkala.
i. Jumlah customization yang dibutuhkan.
j. Dukungan infrastruktur lokal/internal.
k. Biaya–untuk lisensi, pelatihan, implementasi, pemeliharaan, customization, hardware.
2.5 TAHAPAN IMPLEMENTASI ERP DAN STRATEGI IMPLEMENTASI ERP

Berdasarkan Motiwalla dan Tompson (2009:94-98) dalam bukunya berjudul Enterprise

Systems for Management, ada 5 tahap dalam implementasi ERP yakni sebagai berikut:

 Tahap 1 – Scope and Commitment (Scope and Planning – termasuk dalam tahap
Initiation). Dalam tahapan ini, hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan
ruang lingkup atau scope untuk implementasi ERP yang disesuaikan dengan sumber
daya (termasuk budget) dan waktu yang telah ditentukan sebelumnya.
  Tahap 2 – Analysis and Design (termasuk dalam tahap Analysis Design). Pada tahap
ini, setelah memilih vendor dan sofware ERP yang akan digunakan beserta dengan
pemilihan konsultan dan pembentukan tim implementasi, maka yang selanjutnya
dilakukan dalam rangka mendukung analisis terhadap user requirements adalah
melakukan analisis gap yakni membandingkan fungsi yang disediakan oleh sistem ERP
dengan proses operasional yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan bisnisnya.
 Tahap 3 – Acquisitionand Development (berada diantara tahap Analysis Design dan
Implementation). Pada tahap ini, semua hasil dari analisis gap yang telah dibuat pada
tahapan sebelumnya harus dieksekusi.
 Tahap 4 – Implementation. Pada tahap ini, sofware ERP akan terinstall dan dapat
digunakan oleh end user. End user akan mencoba sofware ERP tersebut sekaligus
mengujinya.
 Tahap 5 – Operation. Pada tahapan ini, tim implementasi akan beralih fungsi menjadi
tim support untuk membantu end user dan tim operasional yang mengalami kesulitan
dan membutuhkan bantuan dalam penggunaan sistem ERP ini (dapat dikatakan sebagai
help desk).
2.6 CRITICAL SUCCESS DAN FAILURE FACTORS DARI IMPLEMENTASI ERP

Menurut Motiwalla dan Tompson (2009:198-201) dalam bukunya yang berjudul Enterprise
Systems for Management, faktor-faktor penting yang menentukan keberhasilan
implementasi ERP adalah sebagai berikut:

1. Proses Pembuatan Keputusan, Pembuatan keputusan harus dilakukan dengan proses

yang tepat dan cepat oleh tim implementasi terhadap perbedaan-perbedaan seputar
modifikasi yang harus dilakukan pada sofware ERP, cara konversi data dan sebagainya.
2. Ruang Lingkup Proyek Implementasi ERP, Penentuan ruang lingkup proyek
implementasi ERP harus dipikirkan matang- matang oleh manajer proyek karena jika
ruang lingkup meluas (scope creep) maka biaya dan waktu proyek implementasi akan
bertambah dan kualitas proyek akan berkurang sehingga tidak tercapainya goal yang
diinginkan.
3. Teamwork, Tim implementasi ERP biasanya terdiri dari karyawan-karyawan internal
perusahaan, karyawan- karyawan rekrutan baru dan konsultan-konsultan yang memiliki
job desk masing-masing yang berbeda-beda.
4. Manajemen Perubahan, adalah hal penting lain yang harus dilakukan oleh manajer
proyek implementasi ERP untuk mendukung keberhasilan implementasi ERP ini.
5. Tim Implementasi dan Eksekutif, Struktur tim implementasi, pemilihan anggota tim
implementasi (yang dapat terdiri dari karyawan internal bagian IT, konsultan, atau
tenaga ahli dari vendor sofware ERP yang akan diimplementasikan), dan peran serta
tanggung jawab tiap anggota tim implementasi juga merupakan salah satu faktor
penting dalam menentukan keberhasilan implementasi ERP.

Sedangkan, berdasarkan jurnal Critical Failure Factors in ERP Implementation (Wong,

Ada, et all, 2005: 6-8), ada 3 faktor penting yang dapat menyebabkan kegagalan dalam
implementasi ERP. Ketiga faktor tersebut adalah sebagai berikut:

1. Lemahnya efektivitas konsultan.

2. Lemahnya kualitas BPR (Business Process Reengineering).
3. Lemahnya efektivitas manajemen proyek.