Ringkasan Materi Kuliah

Chapter 11 - Enterprise Resource Planning Systems

Dosen Pengampu:

Haryono, Drs., M.Com., Ak., CA.,

Disusun oleh:

Leila Chanifah Zuhri (17/411773/EK/21423)

PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
2019
 Chapter 11 - Enterprise Resource Planning Systems

What is an ERM?
Sistem ERP adalah beberapa paket perangkat lunak modul yang berkembang
terutama dari sistem manufacturing resource planning (MRP II) tradisional. Tujuan
ERP adalah untuk mengintegrasikan proses-proses utama organisasi seperti
pemasukan pesanan, produksi, pembayaran dan hutang, penggajian, dan sumber daya
manusia. Dengan demikian, satu sistem komputer dapat melayani kebutuhan unik
masing-masing bidang fungsional. Model tradisional memiliki kekurangan, yaitu
kurangnya komunikasi yang efektif antara sistem sebagai akibat dari proses desain
sistem yang terfragmentasi. Setiap sistem cenderung dirancang sebagai solusi untuk
masalah operasional tertentu dan bukan sebagai bagian dari strategi keseluruhan.
ERP terbagi menjadi dua macam, core applications dan business analysis
applications. Core applications merupakan aplikasi yang secara operasional
mendukung aktivitas bisnis sehari-hari. Jika aplikasi ini gagal, begitu pula bisnisnya.
Core applications disebut juga dengan aplikasi Online Transaction Processing
(OLTP). Sementara itu, business analysis applications merupakan pusat dari
keberhasilan fungsinya sebagai warehouse. Warehouse merupakan database yang
dikonstruksikan untuk pencarian cepat, retrieval, kueri ad hod, dan kemudahan
penggunaan. Sistem ERP bisa ada tanpa memiliki data warehouse; sama halnya,
organisasi yang belum menerapkan ERP dapat menggunakan data warehouse.

ERP System Configurations

Sebagian besar sistem ERP didasarkan pada client-server model. Client-server
model adalah bentuk topologi jaringan di mana komputer atau terminal pengguna (the
client) mengakses program ERP dan data melalui komputer host yang disebut server.
Terdapat dua arsitektur server, yaitu two-tier model dan three-tier model.
a. Dalam two-tier model, server menangani tugas aplikasi dan database.
Komputer klien bertanggung jawab untuk menyajikan data kepada pengguna
dan meneruskan input pengguna kembali ke server. ERP jenis ini biasanya
digunakan dalam Local Area Network (LAN).
b. Dalam three-tier model, fungsi database dan aplikasi dipisahkan Oleh karena
itu, model ini biasanya diaplikasikan dalam Wide Area Networks (WAN).
Dalam menerapkan system ERP, terdapat dua jenis data processing yang
dapat digunakan, yaitu OLTP dan OLAP.
• OLTP digunakan dalam pemrosesan transaksi yang relatif sederhana, seperti
memperbarui catatan akuntansi yang disimpan dalam beberapa tabel terkait.
Hubungan antara catatan dalam transaksi OLTP tersebut umumnya sederhana,
dan hanya beberapa catatan yang benar-benar diambil atau diperbarui dalam
satu transaksi.
• OLAP digunakan untuk pemrosesan data yang sifatnya besar, misalnya data
penjualan selama beberapa tahun.

1
 Sistem ERP terdiri dari ribuan tabel database. Setiap tabel dikaitkan dengan
proses bisnis yang dikodekan ke dalam ERP. Tim implementasi ERP memilih tabel
dan proses database spesifik dengan mengatur sakelar dalam sistem. Sering kali,
dalam memilih pengaturan tabel melibatkan keputusan untuk merekayasa ulang
proses perusahaan sehingga mereka mematuhi praktik bisnis terbaik yang digunakan.
Dengan kata lain, perusahaan biasanya mengubah prosesnya untuk mengakomodasi
ERP daripada memodifikasi ERP untuk mengakomodasi perusahaan.
Banyak organisasi telah menemukan bahwa perangkat lunak ERP saja tidak
dapat mendorong semua proses perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan
menggunakan berbagai jenis bolt-on software yang disediakan oleh pihak ketiga.
Pendekatan yang paling tidak beresiko adalah memilih bolt-on software yang
didukung oleh vendor ERP. Namun, beberapa organisasi mengambil pendekatan yang
lebih independen, seperti Domino's Pizza. Perkembangan lain mengenai masalah bolt-
on software adalah konvergensi yang cepat antara ERP dan fungsionalitas bolt-on
software, misalnya Supply Chain Management (SCM) software.

Data Warehousing
Data warehouse adalah database relasional atau multidimensi yang dapat
mengkonsumsi ratusan gigabyte atau bahkan terabyte penyimpanan disk. Ketika data
warehouse diorganisasikan untuk satu departemen atau fungsi, sering disebut data
mart. Proses dari data warehouse meliputi extracting, converting, dan standardizing
data operasional organisasi dari ERP dan sistem lama dan memuatnya ke data
warehouse. Tahapan dalam melakukan proses data warehousing adalah sebagai
beriku.
• Pemodelan data untuk data warehouse
• Mengekstraksi data dari database operasional
• Pembersihan data yang diekstraksi
• Mengubah data menjadi warehouse model
• Memuat data ke dalam data warehouse database

Risks Associated with ERP Implementation

Berikut risiko yang dapat terjadi ketika mengimplementasikan ERP.
a. Big Bang versus Phased-in Implementation, metode big bang lebih ambisius
dan berisiko. Organisasi yang mengambil pendekatan pendekatan ini berusaha
untuk mengalihkan operasi dari sistem lama mereka ke sistem baru dalam satu
peristiwa yang mengimplementasikan ERP di seluruh perusahaan.
b. Opposition to Changes in the Business’s Culture, jika budaya perusahaan
sedemikian rupa sehingga perubahan tidak ditoleransi atau diinginkan, maka
implementasi ERP tidak akan berhasil.
c. Choosing the Wrong ERP, ketika ERP tidak mendukung satu atau lebih
proses bisnis yang penting dapat menyebabkan kegagalan sistem.
d. Choosing the Wrong Consultant, hampir semua implementasi ERP
melibatkan perusahaan konsultan luar, yang mengoordinasikan proyek,

2
 membantu organisasi untuk mengidentifikasi kebutuhannya, mengembangkan
spesifikasi persyaratan untuk ERP, memilih paket ERP, dan mengelola
cutover.
e. High Cost and Cost Overruns, untuk implementasi sistem menengah hingga
besar, biayanya berkisar dari ratusan ribu hingga ratusan juta dolar dan
terdapat risiko biaya tak terduga.
f. Disruptions to Operations, secara operasional, diperlukan periode
penyesuaian bagi semua orang untuk mencapai titik nyaman pada saat
pengimplementasian ERP.

Implications for Internal Control and Auditing

Berdasarkan COSO framework, key control yang menjadi sorotan dalam
pengendalian internal dan audit atas system ERP adalah sebagai berikut.
a. Transaction authorization. Tantangan bagi auditor dalam memverifikasi
otorisasi transaksi adalah untuk mendapatkan pengetahuan rinci tentang
konfigurasi sistem ERP serta pemahaman menyeluruh tentang proses bisnis
dan aliran informasi antara komponen sistem.
b. Segregation of duties. Proses manual yang membutuhkan pemisahan tugas
dapat dihilangkan dalam ERP. ERP menyatukan banyak fungsi bisnis yang
berbeda, seperti entri pesanan, penagihan, dan hutang akun, di bawah satu
sistem terintegrasi. Organisasi yang menggunakan sistem ERP harus
membangun alat keamanan, audit, dan kontrol baru untuk memastikan tugas
dipisahkan dengan baik.
c. Supervision. Dalam pengimplementasian ERP, manajemen seingkali tidak
sepenuhnya memahami dampaknya terhadap bisnis. Akibatnya, hanya tim
implementasi yang mengerti cara kerja ERP. Oleh karena itu, supervisi perlu
memperoleh pemahaman teknis dan operasional yang luas tentang sistem baru.
d. Accounting Records. Sistem ERP memiliki kemampuan untuk merampingkan
seluruh proses pelaporan keuangan. Data OLTP dapat dimanipulasi dengan
cepat untuk menghasilkan entri buku besar, ringkasan piutang dan hutang, dan
konsolidasi keuangan untuk pengguna internal dan eksternal. Risiko ini
dikurangi dengan peningkatan akurasi entri data melalui penggunaan nilai
default, pemeriksaan silang, dan tampilan data pengguna yang ditentukan.
e. Independent Verification. Fokus verifikasi independen perlu diarahkan dari
tingkat transaksi individu ke tingkat yang memandang keseluruhan kinerja.
Auditor internal juga memainkan peran penting dalam lingkungan ini dan
perlu memperoleh latar belakang teknis yang menyeluruh dan pemahaman
komprehensif tentang sistem ERP.
f. Access Controls. Tujuan dari kontrol akses ERP adalah untuk menjaga
kerahasiaan data, integritas, dan ketersediaan. Kelemahan keamanan dapat
menyebabkan kesalahan transaksi, penyimpangan, korupsi data, dan kesalahan
penyajian laporan keuangan.