BERBAGAI RISIKO YANG BERKAITAN DENGAN IMPLEMENTASI ERP

Implementasi Big Bang Versus Bertahap

Mengimplementasikan sistem ERP lebih banyak berkaitan dengan mengubah cara perusahaan
menjalankan bisnisnya, dari pada dengan teknologinya. Akibatnya, kebanyakan kegagalan implementasi
ERP disebabkan oleh berbagai masalah budaya dalam perusahaan yang berlawanan dengan tujuan dari
rekayasa ulang proses. Berbagai strategi untuk mengimplementasikan sistem ERP untuk mencapai
tujuan ini mengikuti dua pendekatan umum: pendekatan big bang dan pengenalan.

Metode big bang adalah metode yang paling ambisius dan beresiko di antara kedua metode
tersebut. Karena sistem ERP yang baru berarti cara baru untuk menjalankan bisnis, membuat seluruh
perusahaan melaksanakannya dan menyesuaikan diri dengannya dapat menjadi tugas yang sangat
berat. Dalam banyak kondisi, sistem ERP tidak memiliki kisaran fungsionalitis ataupun dikenal seperti
sistem warisan yang digantikannya. Selain itu, karena kini hanya ada sebuah sistem yang melayani
seluruh perusahaan, orang-orang di bagian input data sering kali harus memasukkan lebih banyak data
daripada yang sebelumnya mereka lakukan dengan sistem warisan yang lebih terbatas fokusnya.
Akibatnya, kecepatan sistem baru sering kali akan terganggu, menyebabkan banyak gangguan akibat
operasi harian. Berbagai masalah ini biasanya di alami ketika sitem baru di implementasikan.

Kareneaadanya berbagai gangguan yang dihubungkan dengan letode big bang, pendekatan
pengenalan (phased-in) berkembang menjadi alternatif yang populer. Metode ini terutama sesuai untuk
perusahaan terdirivikasi dengan berbagai unitnya tidak berbagi proses dan data yang sama.

Perusahaan yang tidak terdirivikasi juga dapat menggunakan pendekatan bertahap.

Implementasinya biasanya dimulai dengan satu atau lebih proses pengetikan, seperti entri pesanan.
Tujuannya adalah untuk membuat ERP menyala dan jalan secara bersamaan dengan sistem warisan.

Penolakan Perubahan Budaya Perusahaan

kesediaan perusahaan dan kemampuannya untuk melakukan perubahan dalam implementasi ERP
adalah pertimbangan yang penting. Jika budaya perusahaan telah sedemikian rupa hingga perubahan
tidak dapat di toleransi atau diinginkan, maka implmentasi ERP tidak akan berhasil .

Perusahaan yang kekurangan dukungan dari staf teknologi untuk sistem yang baru tersebut, atau
memiliki basis pengguna yang tidak mengenal dengan baik teknologi komputer, akan mengalami kurva
pembelajaran yang sangat curam dan berpotensi menimbulkan hambatan penerimaan yang lebih besar
atas sistem tersebut dari para karyawannya.

Memilih ERP Yang Salah

Alasan umum atas kegagalan sistem adalah ERP tidak mendukung salah satu atau lebih proses
bisnis yang penting.
1. Kesesuaian

Pihak manajemen harus memastikan bahwa ERP yang dipilih benar atau perusahaan. Tidak ada sebuah
sistem ERP yang mampu mengatasi semua masalah di semua perusahaan. Menetukan kesesuaian
fungsi yang baik membutuhkan proses pemilihan peranti lunak yang menyerupai terowongan, yang
dimulai dengan luas yang besar dan secara sistematis akan menjadi makin sempit. Proses ini dimulai
dengan sejumlah besar pemasok peranti lunak yang merupakan kandidat potensial. Jika potensi bisnis
benar –benar unik, sistem ERP harus dimodifikasi agar dapat mengakomodsi peranti lunak yang terkait
dangan industri atau dapat bekerja dengan sistem warisan yang dibuat secara khusus . beberapa
perusahaan seperti penyedia layanan telekomunikasi, memiliki operasi penagihan yang unik dan tidak
dapat dipenuhi oleh sistem ERP siap pakai. Sebelum memakai perjalanan mencari ERP, pihak
menejemen perusahaan perlu menilai apakah perusahaan dapat dan harus merekayasa ulang berbagai
praktik bisnisnya sesuai model terstandardisasi tersebut.

2. Isu skalabilitas sistem

Skalabilitas adalah kemampuan sistem untuk berkembang dengan lancar dan ekonomis ketika
kebutuhan pengguna meningkat. Istilah sistem dalam konteks ini merujuk pada platfrom teknologi,
peranti lunak aplikasi, konfigurasi jaringan, atau basis data. Kebutuhan pengguna berkaitan dengan
aktivitas yang berkaitan dengan volume, seperti volume pemrosesan transaksi, volume entri data,
volume output data, volume penyimpanan data, atau peningkatan populasi pengguna. Dalam menilai
kebutuhan ukuran untuk sebuah perusahaan, tiap dimensi tersebut dalam hal pengukuran linear yang
ideal harus dipertimbangkan

Ukuran : jika tidak ada perubahan lain atas sistem, dan ukura basis data meningkat sebesar X , maka
waktu respons untuk query akn meningkat tidak lebih dari sebesar faktor X dalam sistem yang dapat
diukur.

Kecepatan : peningkatan dalam kapasitas peranti keras sebesar faktor X akan menurunkan waktu
respons query sebesar tidak kurang dari faktor X dalam sistem yang dapat diukur

Beban kerja: jika beban kerja dalam sistem yang dapat diukur meningkat sebesar faktor X, maka waktu
respons dapat di pertahakan dengan meningkatkan kapasitas peranti keras sebesar faktor yang tidak
lebih besar dari X

Beberapa sistemdapat diukur dalam hal sediannya akses yang lebih efesien ke berbagai basis data besar
ketika permintaan dalam bisnis berkembang.

Memilih Konsultan Yang Salah

Keberhaislan dari berbagai proyek ERP tergantung pada kehalian dan pengalaman yang biasanya
tidak dimiliki secara internal. Maka sebabnya ,maka implementasi ERP melibatkan kantor konsultant luar
 Kantor konsultant yang telah mempraktikan ERP, kadang-kadang juga sangat kekurangan sumber
daya manusia. Hal ini terjadi terutama pada pertengahan hingah akhir tahun 1990/an, ketika ribuan
klien berlomba-lomba untuk mengimplementasikan ERP sebelum milenium baru untuk menghindari
masalah Y2K.

Keluhan yang sering di temui dalah banyak kantor konsultan menjanjikan profesional yang
berpengalaman, tetapi kenyataanya mengirim trainee. Kantor-kantor tersebut mengunakan pendekatan
umpan dan alihkan (bait-and- switch) untuk mendapatkan kontrak.

Beberapa mengatakan bahwa kantor konsultant , yang tidak ingin menolak bisnis, bersalah
karena menawarkan staf konsultannya ke banyak perusahaan dari pada seharusnya. Oleh karenanya,
sebelum melibatkan konsulltan luar, pihak menegemen harus :

· Melakukan wawancara dengan para staf yang akan dilibatkan dalam prroyek tersebut dan
membuat kontrak draft secara terperinci, yang mengspesifikasikan angota tim konsultan mana saja
yang akan ditugaskan serta untuk pekerjaan apa.

· Menulisakan bagaimana perubahan staf yang akan di tangani

· Menyelaraskan kepentingan konsultan dengna kepentingan perusahaan melalui negosiasi untuk

skema pembayaran berdasarkan kinerja, yang didasarkan pada pencapaian berbagai tahapan penting
dalam proyek tersebut.

· Menetapkan tanggal penggentian yang pasti bagi konsultan terkait untuk menghindari perjanjian
dengan konsultan menjadi berkepanjangan, hingga mengakibatkan ketergantungan aliran biaya yang
tidak berakhir.

Biaya Tinggi Dan Kelebihan Biaya

Biaya kepemilikan total (total cost ownership), sistem ERP sangat berbeda-beda dari satu
perusahaan ke perusahaan lainnya. Untuk implementasi sistem berukuran menengah hingga besar,
biaya berkisar dari ratusan ribu hingga ratusan juta dollar. Resiko akan dianggap sebagai biaya yang tidak
diperhitungkan dan belum diperkirakan. Beberapa dari masalah yang umumnya dialami terjadi dalam
berbagai area berikut ini:

· Pelatihan

Biaya pelatihan selalu lebih tinggi daripada yang diperkirakan karena pihak manajemen terutama hanya
fokus pada biaya mengajari para karyawan mengenai peranti lunak

yang baru tersebut.

· Pengujian dan integrasi sistem

ERP adalah model holistis (menyuruh) dengan sebuah sistem mengendalikan seluruh perusahaan, secara
teoritis.
· Konversi basis data

Sistem ERP yang baru berarti basis data yang baru. Konversi basis data adalah proses mentransfer data
dari file datar sistem warisan ke dalam basis data relasional ERP.

-- Mengembangkan ukuran kinerja

Untuk menilai berbagai manfaat ERP, pihak menejemen pertama-tama harus mengetahui apa yang
diinginkan dan yang dibutuhkan dari ERP tersebut. Pihak management dapat membuat ukuran kinerja
utama seperti pengurangan tingkat persediaan, perputaran persediaan, kehabisan barang persediaan,
dan rata-rata pemenuhan pesanan yang mencerminkan harapan pihak management. Untuk memonitor
kinerja di beragai area penting tersebut, beberapa perusahaan membentuk kelompok nilai Independent
yang bertanggungjawab langsung kepihak management puncak.

Gangguan Terhadap Operasi

Sistem ERP dapat menimbulkan kehancuran bagi perisahaan yang menginstalisasinya. Dalam survey
Deloitte Consulting atas 64 perusahaan Fortune 500, 25 persen perusahaan yang disurvey mengakui
bahwa perusahaa-perusahaan tesebut mengalami penurunan kinerja dalam periode tepat dalam
implementasi.

Sebagai masalah Harshey berkaitan dengan dua kesalahan strategus yang berhubungan dengan
Implementasi sistem. Pertama, karena melewati jadwal, perusahaan tersebut memutuskan untuk
berganti kesistem yang baru dalam ramai perusahaan. Kesuliatan yang tidak dapat dihindari akibat
Implementasi sistem yang rumit seperti SAP R/3 akan lebih mudah untuk ditangani dalam periode bisnis
yanh tidak terlalu sibuk. Kedua, banyak ahli merasa Harshey mencoba untuk melakukan terlalu banyak
hal dalam 1 kali Implementasi