KESUKSESAN DAN KEGAGALAN

IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE

PLANNING (ERP) IMPLEMENTASI
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
(ERP) PADA PERUSAHAAN

Kelompok 2 – Edwin K, Tri Handoyo

Magister Manajemen Pelayaran - Universitas Trilogi
I. PENDAHULUAN
a) PENDAHULUAN

Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam manajemen perusahaan
secara transparasi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Untuk memasuki pasar internasional, ERP
merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi perusahaan.
Jika dilihat dari kondisi perusahaan-perusahaan di Indonesia, banyak perusahaan besar yang belum cukup
optimal dalam mengintegrasikansetiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi.
Terlebih lagi pada perusahaanperusahaan yang lebih kecil, pengimplementasian ERP terasa sulit untuk
diaplikasikan bahkan pemikiran untuk menerapkan sistem yang terintegrasitersebut seolah-olah masih menjadi
suatu hal yang baru. Oleh karena itu, dalam paper ini akan dilakukan observasi untuk menganalisadan
mengevaluasi mengenai penerapan ERP di perusahaan-perusahaan yang saat ini telah menggunakan sistem ERP
dalam perusahaannya.
Dari paper ini diharapkan dapat memberi gambaran dan masukan bagi perusahaan-perusahaan yang belum
menerapkan ERP untuk mengenal sistem yang terintegrasi dan keuntungan yang diperoleh
dalampengimplementasian ERP. Selain itu dari paper ini diharapkan dapat memberi evaluasi yang cukup berguna
bagi perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP serta memberikan informasi yang cukup penting
mengenai pengaruh ERP terhadap efisiensidalam sistem di perusahaan.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi
guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.
Atau bisa dijabarkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi
yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data
sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai
dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
2.2. Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resources Planning (ERP) adalah sebuah sistem yang membantu untuk mengatur proses
bisnis dalam suatu kesatuan yang terintegrasi seperti marketting, produksi, pembelian dan
accounting dan menyimpan semua transaksi dalam suatu database yang digunakan perusahaan
serta menyediakan manajemen reporting tools.(Brady, Monk dan Wagner 2001).
III. STUDI KASUS IMPLEMENTASI ERP
YANG SUKSES DAN GAGAL
PT. Bentoel dikenal sebagai perusahaan rokok terbesar di Malang. Menurut Paul Ong, Chief Information
Officer Bentoel Group, sebelumnya masingmasing divisi di Bentoel memiliki modul aplikasi sendiri-
sendiri, seperti di bagian keuangan, bagian pergudangan, bagian penjualan ataupun kantor pusat. Karena
sistem aplikasi masingmasing bagian itu berbeda, sulit untuk berkomunikasi atau mengintegrasikan data
dan tidak realtime. Buntutnya adalah keterlambatan dalam integrasi dan penyesuaian data.
Pada saat tersebut, proses budgeting pada Bentoel masih dilakukan secara manual dengan
menggunakan Microsoft Excel. Padahal industri rokok di Indonesia sangat kompetitif, sehingga pihaknya
membutuhkan analisis situasi pasar yang dapat dilakukan dengan cepat untuk mengambil tindakan yang
tepat dan cepat, sehingga dibutuhkan sistem yang bisa mengintegrasikan seluruh bisnis proses dalam
perusahaan. Selain itu, karena datanya belum realtime, maka meskipun sudah terjadi transaksi penjualan
atau pengiriman barang, tak secara otomatis mengurangi posisistok barang dagangan. Begitu pula, posisi
piutang atau account receivable juga belum bertambah. Manajemen informasi yang terpisahpisah seperti
ini jelas berpotensi mengacaukan manajemen keuangan, karena data tak sesuai dengan fakta. Bahkan, ini
juga berimbas pada kultur organisasi.
  NEXT
PEMILIHAN ERP
Pada tahun 2003 Bentoel melakukan
beberapa langkah awal yaitu assessment
dan pengkajian sistem TI beserta penentuan
kebutuhan TI-nya, perumusan blue print dan
road map pembenahan sistem TI. Langkah
selanjutnya pun Bentoel kemudian
menunjuk konsultan dan memilih
perusahaan software. Setelah melalui proses
penyeleksian beberapa paket software
yang berkaitan dengan Corporate
Perfomance Management, tim evaluasi
Bentoel pun akhirnya memilih SAP Planning
and Consolidation. Pemilihan didasari atas
pertimbangan bahwa sistem ini sangat
mudah digunakan (friendly user) dan
didukung dengan fitur-fitur yag canggih
serta lengkap.
SISTEM INFORMASI TERINTEGRASI
Penerapan sistem ERP (enterprise
resource planning) berbasis SAP yang
diimplementasikan di PT Bentoel Prima
dinamakan Be One Enterprise (BOE) atau B-1
yang mempunyai makna “sistem
pemersatu” di mana seluruh elemen sistem
informasi yang ada masing-masing akan
terintegrasi satu dengan lain menjadi suatu
sistem informasi enterprise yang terintegrasi
secara total dengan media data, suara dan
video yang terkonvergen (convergence)
secara digital.
 Dalam proyek pembenahan TI di Bentoel, terdapat dua agenda penting yang
telah diselesaikan, yaitu
- Online Data Transaction (ODT) dan
- Sales Force Automation (SFA)
Berhasilnya tahap pengembangan ODT, menjelaskan bahwa semua divisi telah
terkoneksi secara online dan tidak ada lagi gap informasi antar bagian.

Bentoel juga memiliki B1 Communication yang

digunakan untuk komunikasi suara antar kantor Bentoel.
Penerapan sistem ini meningkatkan produktivitas dan
efisiensi di berbagai divisi yang semula manual menjadi
otomatis, sesuai dengan tujuan jangka panjang Bentoel
dalam Desain Bisnis Digital (Digital Business Design)
  Modul Be-One ERP (SAP) ini bertujuan untuk :
Menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan.
Mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi
intenal maupun eksternal.
Menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap
angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi
awalnya

Semua itu terintegrasi dengan system ERP sebagai satu kesatuan sistem.

Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa

faktor kunci kesuksesan implementasi ERP yaitu :
1. Bisnis Proses yang matang.
2. Manajemen Perubahan yang baik.
3. Komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user.
4. Perubahan budaya organisasi
 IMPLEMENTASI YANG GAGAL
Contoh berikut adalah tipikal dari proyek yang gagal dari statistik yang tersedia dari kekacauan kelompok Standish
database
 1. The Hershey makanan sistem ERP menyebabkan kegagalan implementasi masalah distribusi besar dan hilangnya pasar 27%.
 2. The obat FoxMeyer sistem ERP menyebabkan kegagalan implementasi runtuhnya seluruh perusahaan.
 3. The IRS proyek pada kepatuhan wajib pajak mengambil alih satu dasawarsa untuk menyelesaikan dan biaya tak terduga negara
$ 50000000000
 4. The Oregon Departemen konversi Kendaraan Bermotor untuk software baru mengambil delapan tahun untuk menyelesaikan dan
kemarahan publik akhirnya membunuh seluruh proyek
 5. Negara sistem kesejahteraan Florida terganggu dengan kesalahan komputasi banyak dan $ 260.000.000 di lebih bayar.
 6. AMR Corp, Budget Rent A Car, Hiltons Corporation, Marriott "pastikan" proyek hancur karena menghabiskan lebih dari $
125.000.000 selama empat tahun
 7. Proyek Snap-On Inc dikonversi ke entri orde baru dihitung biayanya perusahaan alat sebesar $ 50 juta kehilangan penjualan untuk
paruh pertama tahun 1998
 8. Greyhound Lines Inc "Perjalanan" reservasi dan bus-dispatch sistem "gagal setelah menghabiskan $ 6.000.000·
 9. Norfolk Southern Corp "Sistem integrasi dengan target merger Laporan Rail Corp". gagal karena kehilangan lebih dari $
113,000,000 dalam bisnis
 10. Oxford Kesehatan Operator Inc "penagihan Baru dan sistem-pemrosesan klaim berdasarkan Unix Internasional dan Oracle Corp
database" menghasilkan gerombolan dokter dan pasien marah tentang penundaan pembayaran dan kesalahan.
 11. Produk Minyak · Universal Proyek "Software untuk memperkirakan biaya proyek dan mencari spesifikasi teknik" mengakibatkan
sistem tidak dapat digunakan.
 Faktor penyebab kegagalan penerapan ERP
1. Terlibat dalam proyek-proyek perusahaan lainnya bersaing untuk keuangan tengah sedikit.
2. Tidak memiliki kebijakan manajemen perubahan yang tepat dan prosedur.
3. Menggunakan konsultan tanpa pengalaman sebelumnya atau solusi ERP di mana perusahaan adalah
satu-satunya perusahaan dalam industri
4. Tidak memiliki transfer pengetahuan yang tertulis dalam kontrak konsultasi
5. Jika vendor tidak memahami bisnis perusahaan
6. Jika proyek tidak memiliki tahap yang jelas, kiriman dan komponen pengendalian mutu
7. Jika perusahaan belum rekayasa ulang proses bisnis agar kompatibel dengan kemampuan teknologi
8. Tidak memiliki komite proyek audit eksternal
9. Tidak memiliki program pelatihan pengguna akhir yang jelas untuk mentransfer keterampilan untuk
karyawan
10. Memiliki manajemen over-berkomitmen (terlalu ambisius, mendorong tenggat waktu realistis)
11. Anggota Tim tidak bertanggung jawab atas tindakan.
12. Moral rendah dalam tim
13. Tidak menggunakan metodologi penerapan standar
14. Persyaratan definisi yang tidak memadai (proses saat ini tidak memadai)
15. Tidak memadai sumber daya yang digunakan oleh klien
16. Resistensi internal untuk mengubah 'lama' proses
17. Sebuah pendekatan bottom up digunakan (proses ini tidak dipandang sebagai top Jika ada kesenjangan
fungsional belum teridentifikasi (GAP analisis)
Pasar ERP sangat kompetitif dan cepat pasar yang berkembang, yang disebabkan oleh
tiga faktor utama:
a) vendor ERP yang terus memperluas kehadiran pasar dengan menawarkan aplikasi
baru seperti manajemen rantai suplai (SCM), otomasi tenaga penjualan, manajemen
hubungan pelanggan (CRM) dan sumber daya manusia.
b) Untuk mempertahankan pertumbuhan cepat mereka, vendor ERP menjual lisensi
lebih ke dasar terinstal mereka.
c) Sedangkan ERP berasal di pasar manufaktur, penggunaan ERP telah menyebar ke
hampir setiap jenis usaha termasuk ritel, utilitas, sektor publik dan organisasi
kesehatan.
TERIMA KASIH