PERAN TEKNOLOGI INFORMASI

DALAM MENDUKUNG SISTEM INFORMASI

Disusun oleh:

Rizki Gigih Apriati (C4C018002)

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI
PURWOKERTO
2019
A. Siklus Pemrosesan Data
Siklus pemrosesan data atau data processing cycle merupakan kegiatan-kegiatan yang
dilakukan terhadap data untuk menghasilkan informasi yang berguna dan relevan. Siklus ini
terdiri dari 4 langkah, yaitu:
1. Perekaman Data (Data Input)
Tahap perekaman data merupakan tahap pertama dari siklus pemrosesan data dimana
data direkam dan dimasukkan ke dalam sistem. Perekaman data biasanya dipicu oleh
kegiatan bisnis. Data yang direkam terkait dengan kegiatan bisnis harus mencakup;
aktivitas yang terjadi, sumber daya yang terdampak oeh setiap aktivitas, serta pihak-
pihak (orang/SDM) yang terlibat dalam setiap proses.
2. Penyimpanan Data (Data Storage)
Dalam sistem informasi akuntansi, data dikelompokkan dengan tujuan dapat
memudahkan dalam proses temu kembali dan digunakan untuk pengambilan keputusan.
Data dapat disimpan dalam bentuk ledger maupun subsidiary ledger. Antara ledger dan
subsidiary ledger memiliki control account yang dapat digunakan untuk menjaga
keakurasian data dalam sistem informasi akuntansi.
3. Pengolahan Data (Data Processing)
Setelah data direkam ke dalam sistem, maka perusahaan harus melakukan pemrosesan
data agar database tetap mutakhir. Proses tersebut meliputi;
a. Creating, yaitu proses pembuatan record baru.
b. Reading, yaitu proses mengambil atau membaca data sebelum disimpan.
c. Updating, yaitu proses pemutakhiran data sesuai dengan pembayaran dilakukan
oleh pelanggan.
d. Deleting, yaitu menghapus data sesuai dengan kebijakan penghapusan data yang
ditetapkan oleh perusahaan.
4. Penyajian Informasi (Information Output)
Tahap selanjutnya dan terakhir dari siklus pemrosesan data adalah penyajian informasi
yang dapat berupa dokumen maupun laporan. Dokumen maupun laporan yang
dibutuhkan dapat berupa dokumen atau laporan tercetak ataupun dalam bentuk digital
yang ditampilkan melalui tampilan layar. Salah satu kemampuan dari sistem informasi
berbasis komputer adalah kecepatan dalam membuat laporan atau dokumen rutin,
dengan menggunakan perintah “query” untuk mencari data-data spsifik dari database.
Seseorang dapat membuat dokumen atau laporan sesuai kebutuhan.
B. Perkembangan Teknologi Informasi dan Keuntungan Penggunaan Teknologi Informasi
Perkembangan teknologi informasi saat ini telah mencapai perkembangan yang
memungkinkan fitur-fitur teknologi informasi yang melekat kedalam kehidupan perseorangan
sehingga kadang sulit untuk memisahkan pekerjaan dengan kehidupan pribadi. Pada dasarnya
penggunaan teknologi informasi dapat membuat setiap proses menjadi lebih cepat, lebih baik,
dan lebih murah. Namun, teknologi informasi pada dasarnya dapat berdampak pada strategi
dan kemampuan perusahaan. Dampak teknologi informasi terhadap strategi perusahaan
adalah ketika teknologi informasi memengaruhi jenis produk, market serta jaringan bisnis
maupun batasan bisnis dari perusahaan. Misalnya dengan penggunaan internet untuk
melakukan penjualan, bukan hanya perusahaan, perorangan juga dapat melakukan penjualan
yang melewati batas negara atau daerahnya.
Dampak teknologi terhadap kemampuan perusahaan adalah ketika teknologi
informasi meningkatkan kemampuan proses-proses yang ada dalam perusahaan. Misalnya,
proses analisis, kemampuan sumber daya maupun kepentingan teknis lainnya. Teknologi
informasi juga dipercaya dapat meningkatkan atau merubah kompetisi, merubah cara
berhubungan antara pelanggan dan perusahaan, serta dapat membuat halangan bagi
pendatang baru, meningkatkan biaya untuk berpindah (switching cost). Teknologi informasi
juga dapat memberikan nilai tambah terhadap produk, layanan yang sudah ada, bahkan
membuat produk atau layanan yang baru.
C. Pengertian Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
Sistem ERP adalah suatu sistem yang mengkoordinasi dan mengatur data, proses
bisnis, dan sumber daya yang ada dalam suatu perusahaan (Romney, 2012). Sistem ERP
mengumpulkan, memproses dan menyimpan data serta menghasilkan informasi berupa
laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajer untuk mengambil keputusan dan oleh pihak
eksternal perusahaan untuk menilai perkembangan perusahaan. ERP memungkinkan integrasi
dan penggunaan data-data dari setiap aspek yang ada dalam perusahaan sehingga manajemen
perusahaan memiliki pandangan yang terintegrasi mengenai perusahaannya, karena pada
dasarnya setiap proses bisnis dalam perusahaan saling terkait satu dengan yang lainnya.
D. Vendor Sistem ERP
Menurut Motiwalla dan Thompson (2009:12) dalam bukunya yang berjudul
Enterprise Systems for Management, Komponen-komponen ERP yang mendasar adalah
sebagai berikut:
1. People
 Dalam implementasi ERP, terdapat orang-orang yang terlibat didalamnya, yaitu staff
IT dan pengguna dari sistem ERP nantinya. Pengguna harus terlibat dan memiliki
peran kunci dalam proyek implementasi ERP sejak awal, karena pengguna memiliki
tanggung jawab dalam menginput, memproses, dan menghasilkan output dari sistem.
2. Process
Hal ini berhubungan dengan proses bisnis, prosedur, dan aturan, serta proses bisnis
dengan menggunakan sistem ERP.
3. Hardware
Hardware berkaitan dengan teknologi dalam pengimpletasian ERP, salah satunya
adalah hardware yang meliputi server dan komponen pendukungnya.
4. Software
Dalam pengimpletasian ERP juga bergantung pada software, yang meliputi sistem
operasi dan proses aplikasi.
5. Database
Database berhubungan dengan informasi yang berasal dari pihak internal dan
eksternal organisasi yang nantinya disimpan ke dalam suatu penyimpanan bernama
database ini.
Menurut Manager’s Guide to Enterprise Resource Planning (ISACA, 2001),
pendorong penerapan sistem ERP adalah sebagai berikut:
1. Dari segi bisnis
a. Kepuasan pelanggan
b. Proses yang lebih efisien
c. Untuk memenuhi persyaratan BPR
d. Untuk memenuhi tantangan pasar yang kompetitif
e. Kekurangan tenaga kerja
2. Dari segi teknologi informasi
a. Kebutuhan integrasi sistem yang tidak teralisasikan pada legacy system (sistem
yang sekarang)
b. Modernisasi hardware dan software pada sistem
c. Kebutuhan untuk berinteraksi secara online terutama melalui internet
E. Keuntungan dan Tantangan Dalam Penerapan Sistem ERP
Menurut Romney (2012), keuntungan dari penerapan sistem ERP adalah sebagai
berikut:
1. Sistem ERP menyajikan sisi pandang data dan situasi finansial dari perusahaan yang
terintegrasi, menyeluruh, dan enterprise-wide.
2. Input data hanya dilakukan sekali, tidak seperti ketika memakai banyak sistem
terpisah dimana harus memasukan data beberapa kali.
3. Manajemen mendapatkan lebih banyak kemampuan untuk mengawasi dan mengatur
semua area dalam perusahaan.
4. Perusahaan mendapatkan kontrol akses yang lebih baik.
5. Prosedur dan laporan akan terstandarisasi untuk semua bisnis.
6. Pelayanan kepada konsumen menjadi meningkat karena karyawan dengan cepat dapat
mengakses order, persediaan yang tersedia, informasi pengiriman, dan detil transaksi
konsumen dimasa lalu.
7. Pabrik produksi mendapatkan order produksi baru secara real time dan otomatisasi
proses produksi akan meningkatkan produktivitas produksi.
Akan tetapi, di sisi lain penerapan sistem ERP juga memiliki tantangan. Tantangan
tersebut antara lain:
1. Biaya
2. Waktu yang dibutuhkan
3. Perubahan pada proses bisnis
4. Kompleksitas
5. Resistensi
F. Perencanaan dan Keputusan Implementasi ERP
Penerapan ERP bukanlah hal yang mudah sehingga untuk menerapkannya diperlukan
komitmen dari manajemen puncak, dan diperlukan analisis yang mendalam mengenai
kesesuaian fitur pada modul ERP dengan aktivitas bisnis utama dalam perusahaan. Selain itu,
penerapan ERP pada umumnya membutuhkan konsultan karena tingkat kerumitan yang
tinggi, dan konsultan yang berpengalaman sudah memiliki cara-cara yang dapat digunakan
untuk mempermudah penerapan ERP.
Sistem ERP tidak dapat dilepaskan dari aspek “bestpractices”. ERP berperan sebagai
teknologi untuk menjembatani keterkaitan antara teknologi informasi dan bisnis. Diperlukan
perencanaan dan pengambilan keputusanyang tepat dan cermat. Sebagai sebuah paket
software, implementasi ERP mengacu pada tahapan implementasi software. Aspek yang
dikaji dalam setiap tahap meliputi aspek organisasi, teknis, manusia dan informasi.
G. Tahapan Implementasi ERP dan Strategi Implementasi ERP
Berdasarkan Motiwalla dan Thompson (2009:94-98), ada 5 tahap dalam implementasi
ERP, yaitu:
1. Tahap 1 – Scope and Commitment (Scope and Planning – termasuk dalam tahap
initiation).
Dalam tahap ini yang harus dilakukan adalah menentukan ruang lingkup atau scope
implementasi ERP yang disesuaikan dengan sumber daya (termasuk budget) dan waktu
yang telah ditentukan sebelumnya, serta membuat visi jangka panjang dan rencana
implementasi jangka pendek yang harus mendapatkan dukungan penuh dari manajemen
level atas.
2. Tahap 2 – Analysis and Design (termasuk dalam tahap Analysis Design)
Pada tahap ini, setelah memilih vendor dan software ERP yang akan digunakan beserta
dengan pemilihan konsultan dan pembentukan tim implementasi, maka yang
selanjutnya dilakukan dalam rangka mendukung analisis terhadap requirements adalah
melakukan analisis gap, yakni membandingkan fungsi yang disediakan oleh sistem
ERP dengan proses operasional yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan
bisnisnya. Analisis gap ini dapat digunakan sebagai dasar membuat rancangan use
interface bagi bagian yang dimodifikasi pada software ERP, rancangan strategi
manajemen perubahan, rencana konversi data dan sistem serta rencana untuk pelatihan
dan eksekusi implementasi ini.
3. Tahap 3 – Acquisition and Development (berada diantara tahap Analysis Design dan
Implementation
Pada tahap ini, tim teknikal akan berkutat dengan instalasi software ERP, sedang di sisi
lain tim manajemen perubahan bekerja bersama dengan end user akan
mengimplementasikan perubahan pada proses bisnis dan melakukan pelatihan awal
menggunakan prototype yang telah dibuat ditahapan selanjutnya. Dan tim data akan
melakukan migrasi data dari sistem lama ke sistem baru berbasis ERP ini. Dan akhir
tahap ini ditandai dengan mengonfigurasi keamanan dan mengimplementasikan aturan
authentication dan otorisasi untuk mengakses sistem ERP ini.
4. Tahap 4 – implementation
Pada tahap ini, software ERP akan terinstall dan dapat digunakan oleh end user. End
user akan mencoba software ERP tersebut sekaligus mengujinya. Pengujian ini
 dilakukan dengan harapan bahwa jika ada error pada software ERP tersebut maka dapat
langsung diperbaiki.
5. Tahap 5 – Operation
Pada tahapan ini, tim implementasi akan beralih fungsi menjadi tim support untuk
membantu end user dan tim operasional yang mengalami kesulitan dan membutuhkan
bantuan dalam penggunaan sistem ERP ini.
H. Critical Success dan Failure Factors dari Implementasi ERP
Faktor-faktor penting yang menentukan keberhasilan implementasi ERP (Motiwalla
dan Thompson, 2009) adalah sebagai berikut:
1. Proses Pembuatan Keputusan
Pembuatan keputusan harus dilakukan dengan proses yang tepat dan cepat oleh tim
implementasi terhadap perbedaan-perbedaan seputar modifikasi yang harus dilakukan
pada software ERP, cara konversi data, dan sebagainya.
2. Ruang Lingkup Proyek Implementasi
Penentuan ruang lingkup proyek implementasi ERP harus dipikirkan matang-matang
oleh manajer proyek, karena jika ruang lingkup meluas maka biaya dan waktu proyek
implementasi akan bertambah dan kualitas proyek akan berkurang sehingga tidak
tercapainya goal yang diinginkan.
3. Teamwork
Tim implementasi ERP biasanya terdiri dari karyawan-karyawan internal perusahaan,
karyawan-karyawan rekrutan baru dan konsultan-konsultan yang memiliki jobdesk
masing-masing yang berbeda-beda. Dimana tim implementasi ini dikepalai oleh
seorang manajer proyek yang bertugas untuk mengarahkan anggota tim implementasi
agar mengerjakan implementasi sistem ERP ini sesuai dengan ketentuan yang
disepakati sebelumnya.
4. Manajeman perubahan
Dalam manajemen perubahan yang harus dilakukan oleh manajer proyek adalah
mengkomunikasikan perubahan kepada tim dan end user terkait dengan penerapan
sistem ERP ini serta melakukan pelatihan terhadap end user mengenai penerapan sistem
ERP dan penggunaan software ERP.
5. Tim Implementasi dan Eksekutif
Struktur tim implementasi, pemilihan anggota tim implementasi dan peran serta
tanggung jawab tiap anggota tim implementasi juga merupakan salah satu faktor
penting dalam menentukan keberhasilan implementasi ERP.
 Sedangkan berdasarkan Jurnal Critical Faillure Factors in ERP Implementation
(Wong, Ada, et all, 2005: 6-8), ada 3 faktor penting yang dapat menyebabkan kegagalan
dalam implementasi ERP. Ketiga faktor tersebut adalah sebagai berikut:
1. Lemahnya Efektivitas Konsultan
Faktor ini berkaitan dengan tim proyek implementasi. Contohnya konsultan yang
memiliki kendala dengan bahasa dan yang kurang berpengalaman dengan sistem ERP
seperti tidak memberikan service yang profesional, tidak melakukan BPR (Business
Process Reenginering) terhadap gap antara proses yang ada sekarang dengan sistem
ERP, tidak memberikan perencanaan yang jelas dalam testing, tidak mengkonfigurasi
sistem ERP sesuai dengan gap dan kebutuhan user. Selain itu, faktor ini berkaitan juga
dengan pemberian training yang dibawah standar dari konsultan kepada user.
2. Lemahnya Kualitas BPR (Business Process Reenginering)
Faktor ini berkaitan dengan masalah tim proyek implementasi ERP yang bingung
dengan bagaimana melakukan BPR. Masalah ini ditambah lagi dengan konsultan yang
tidak mampu untuk mendampingi dan memberikan masukan bagi tim proyek
implementasi untuk melakukan BPR. Tidak ada BPR maka akan menimbulkan
ketidaksesuaian antara konfigurasi sistem ERP dengan sistem ERP yang
diimplementasikan, dan konfigurasi sistem ERP dapat memakan waktu lebih lama (hal
ini juga menambah biaya implementasi). Sehingga perusahaan menjadi tidak siap untuk
menerapkan sistem ERP baru tersebut.
3. Lemahnya Efektivitas Manajemen Proyek
Faktor ini berkaitan dengan kegagalan dalam merencanakan, memimpin, mengatur dan
mengawasi implementasi ERP. Hal ini dapat terjadi akibat kekurangan sumber daya
manusia dalam tim tersebut dan jadwal aktivitas dalam implementasi yang terlalu ketat
dan tidak realistis.