PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENDUKUNG SISTEM INFORMASI

(BAGIAN 2)

Makalah Mata Kuliah Sistem Informasi

Disusun Oleh:

Ainun Nisa

Fadhlan Al-Chusaini Fatamasya

Syahrul Rakhmat Ismail

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2017
 DAFTAR ISI

BAB I....................................................................................................................................................1
PENDAHULUAN................................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.....................................................................................................................1
BAB II..................................................................................................................................................2
PEMBAHASAN...................................................................................................................................2
2.1 Pengertian Sistem Enterprise Resource Planning dan Modul..........................................2
2.2 Vendor Sistem ERP..............................................................................................................3
2.3 Keuntungan dan Tantangan dalam Penerapan Sistem ERP............................................4
2.4 Penerapan dan Keputusan Implementasi ERP.................................................................6
2.5 Tahapan implementasi ERP dan strategi Implementasi ERP.........................................9
2.6 Critical Success dan Failure Factors dari Implementasi ERP..........................................11
2.7 Studi Kasus.........................................................................................................................14
BAB III...............................................................................................................................................16
PENUTUP..........................................................................................................................................16
3.1 Kesimpulan........................................................................................................................16
DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................................................17

1
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Di era global dengan persaingan bisnis yang semakin kompetitif dan cepat berubah,
membuat perusahaan dituntut untuk menggunakan sistem teknologi informasi yang efektif
dan efisien dalam mendukung proses bisnisnya. Sistem ERP dirancang untuk membantu
organisasi didalam mengelola sumber daya yang dimilikinya secara terintegrasi. Menurut
Hall (2011), ERP adalah kesatuan dari prosedur formal dengan data yang dikumpulkan,
diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada user. Davenport dalam Hawking et al.
(2004) menyebutkan terdapat tiga manfaat utama implementasi sistem ERP yaitu integrasi,
optimisasi dan informasi. Integrasi adalah manfaat ketika perusahaan mampu
mengintegrasikan data dan proses secara internal dan eksternal dengan pelanggan dan
supplier. Optimisasi adalah manfaat pada saat perusahaan mampu menstandarisasi proses
bisnis dengan best practice yang ada, sedangkan informasi adalah kemampuan untuk
menyediakan informasi yang kontekstual untuk mendukung pengambilan keputusan yang
efektif.

Menurutu Tech FAQ (2008) tujuan utama dari diterapkannya sistem Enterprise
Resource Planning (ERP) adalah untuk menyatukan semua data dan proses dalam sistem
tunggal. Sistem ERP dapat memfasilitasi arus informasi dari berbagai macam fungsi yang
berbeda di perusahaan, juga memungkinkan berbagi informasi dari unit-unit usaha yang
secara geografis terpisah. Berdasarkan tujuan diterapkannya sistem Enterprise Resource
Planning (ERP) pada suatu organisasi, diharapkan dapat membantu perusahaan dalam
meningkatkan kinerja manajerialnya

BAB II
1
 PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Sistem Enterprise Resource Planning dan Modul

Menurut Romney (2012:36) dalam bukunya berjudul Accounting Information

th
Systems 12 Edition, Sistem ERP adalah suatu sistem yang mengkoordinasi dan mengatur

data, proses bisnis, dan sumber daya yang ada dalam suatu perusahaan. Sistem ERP
mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data serta menghasilkan informasi berupa
laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajer untuk mengambil keputusan dan oleh pihak
eksternal perusahaan untuk menilaiperkembangan perusahaan.
ERP memungkinkan integrasi dan penggunaan data-data dari setiap aspek yang ada
dalam perusahaan sehingga manajemen perusahaan memiliki pandangan yang terintegrasi
mengenai perusahaannya, karena pada dasarnya setiap bisnis proses dalam perusahaan saling
terkait satu dengan yang lainnya. Penerapan ERP dilakukan secara modular, atau dalam
bentuk model-model. Secara umum modul-modul ERP dapat terdiri dari:
1. Keuangan (General Ledger/ GL dan sistem pelaporan); termasuk didalamnya untuk
mengatur GL, piutang, utang, aset tetap, anggaran, manajemen uang kas, dan
mempersiapkan laporan untuk manajer dan laporan keuangan.
2. Manajemen sumber daya manusia dan penggajian; termasuk didalamnya mengatur
SDM, penggajian,imbalan kerja, pelatihan, waktu dan kehadiran, tunjangan, dan
pelaporan untuk pemerintah seperti pelaporan pajak.
3. Siklus penjualan; termasuk didalamnya adalah memsukkan sales order (SO),
pengiriman barang, manajemen persediaan, menerima pembayaran atas penjualan,
dan penghitungan komisi.
4. Siklus pembelian; termasuk didalamnya adalah mengatur pembelian, penerimaan
dana pemeriksaan barang, pengeluaran biaya pembelian, serta manajemen
persediaan.
5. Manufaktur atau siklus produksi; termasuk pengaturan penjualan produksi, BoM
(Bill of Material), WIP (Work In Process), QC (Quality Control), manajemen biaya,
serat proses manufaktur.
6. Manajemen proyek; termasuk pengaturan pembiayaan, penagihan, waktu dan biaya,
manajemen aktivitas.
7. Customer Relationship Mnagement (CRM); termasuk didalamnya mengatur
pemasaran dan penjualan, komisi, jasa, call center, help desk.
8. Alat-alat sistem; alat yang digunakan untuk membangun file data master, kontrol
akses, dll.

2
2.2 Vendor Sistem ERP

Perbandingan beberapa vendor ERP adalah sebagai berikut:

No Vendor ERP Ukuran Perusahaan Fungsionalitas Utama

kecil medium besar CRM BI Akuntansi HR
1 SAP √ √ √ √ √
2 Oracle √ √ √ √ √
3 Microsoft √ √ √ √ √
4 Sage √ √ √ √ √
5 Epicor √ √ √ √ √
6 Infor √ √ √ √ √
7 Lainnta √ √ √ √ √
(Addon,
AMMO, dll)
 BI : Busisnes Intelegence
 CRM : Customer Relationship Management
 HR : Human Resouce

Komponen-komponen ERP yang mendasar menurut Motiwalla dan Thompson

(2009:12) dalam bukunya berjudul Enterprice Systems for Management adalah sebagai
berikut:

1. People
Dalam implementasi ERP, terdapat orang-orang yang terlibat didalamnya, yaitu satf IT
dan pengguna dari sistem ERP nantinya. Pengguna harus terlibat dan memiliki peran
kunci dalam proyek implementasi ERP sejak awal, karena pengguna memili tanggung
jawab dalam mengimput, memproses, dan menghasilkan output dari sestem.
2. Process
Hal ini berhubungan dengan proses bisnis, prosedur, dan aturan, serta proses bisnis
dengan menggunakan sistem ERP.

3. Hardware
Yang berkaitan dengan teknologi dalam pengimplementasian ERP salah satunya
adalah hardware yang meliputi server dan komponen pendukungnya.
4. Software
Dalam pengimplementasian ERP juga bergantung pada komponen software, yang
meliputi sistem operasi dan program aplikasi.
5. Database
Hal ini berhubungan dengan informasi yang berasal dari pihak internal dan eksternal
organisasi yang nantinya disimpan kedalam suatu penyimpanan bernama database ini.
Menurut Manager’s Guide to Enterprise Resources Planning (ISACA,2001) pendorong
penerapan sistem ERP adalah sebagai berikut:
1. Dari segi bisnis
a. Kepuasan pelanggan

3
 b. Proses yang lebih efisien
c. Untuk memenuhi persyaratan BPR
d. Untuk memenuhi tantangan pasar yang kompetitif
e. Kekurangan tenaga kerja
2. Dari segi teknologi informasi
a. Kebutuhan integrasi sistem yang tidak terealisasikan pada legacy system (sistem
yang sekarang)
b. Modernisasi hardware dan software pada sistem
c. Kebutuhan untuk berinteraksi secara online terutama melalui internet

2.3 Keuntungan dan Tantangan dalam Penerapan Sistem ERP

Menurut Romney (2012:36) dalam bukunya berjudul Accounting Information System

th
12 Edition, keuntungan dari penerapan sistem ERP adalah sebagai berikut:

1. Sistem ERP menyajikan sisi pandang data dan situasi financial dari perusahaan yang
terintegrasi, menyeluruh, dan enterprise-wide. Menyimpan semua informasi
perusahaan dalam satu database tersentralisasi dapat menanggulangi hambatan antar
departemen dalam perusahaan terkait data dan informasi korporasi dan
merampingkan atau mempersingkat aliran informasi dalam perusahaan.
2. Input data hanya dilakukan sekali, tdak seperti ketika memakai banyak sistem
terpisah dimana harus memasukkan data beberapa kali. Sehingga mengunduh data
dari satu sistem untuk dimasukkan ke sistem lain tidak lagi diperlukan.
3. Manajemen lebih banyak kemampuan untuk mengawasi dan mengatur semua area
dalam perusahaan. Karyawan menjadi lebih produktif dan efesien karena mereka
dapat dengan cepat mengumpulkan data dari dalam dan luar departemen mereka.
4. Perusahaan mendapatkan kontrol akses yang lebih baik. Sistemn ERP dapat
mengkosolidasikan beberapa ijin akses dan model keamanan menjadi satu struktur
akses data.
5. Prosedur dan laporan akan terstandarisasi untuk semua unit bisnis. Standarisasi ini
akan menjadi sangat berharga ketika perusahaan melakukan merger dan akuisisi
karena sistem ERP dapat menggantikan beberapa sistem berbeda menjadi satu sistem
yang terintegrasi.
6. Pelayanan kepada konsumen menjadi meningkat karena karyawan dengan cepat
dapat mengakses order, persediaan yang tersedia, informasi pengiriman, dan detail
transaksi konsumen dimasa lalu.
7. Pabrik produksi mendapatkan order produksi baru secara real time dan otomatisasi
proses produksi akan meningkatkan produktivitas produksi.

4
 Di sisi lain, penerapan ERP juga memiliki tantangan, yaitu sebagai berikut:

1. Biaya
Hardware, software, dan biaya konsutasi dari penerapan ERP berkisar antara $50-
$500 juta. Sedangkan biaya upgrade dari sistem ERP dapat berkisar antar $50-$100
juta. Perusahaan berukuran medium mengeluarkan biaya antara $10-$20 juta.
2. Waktu yang dibutuhkan
Memerlukan waktu beberapa tahun untuk memilih dan mengimplementasikan sistem
ERP keseluruhan. Tergantung pada ukuran perusahaan, banyaknya modul yang harus
diimplementasikan, jumlah customization, dan ruang lingkup berubahan. Dimana
mengakibatkan proyek implementasi ERP memiliki risiko kegagalan yang tinggi.
3. Perubahan pada proses bisnis
Jika perusahaan tidak ingin menghabiskan waktu dan uang untuk melakukan
customization terhadap modul, maka perusahaan harus melakukan perubahan proses
bisnis agar sesuai dan dapat menerima sistem ERP yang baru akan diterapkan
tersebut.
4. Kompleksitas
Hal ini berawal dari mengintegrasikan aktivitas bisnis dan sistem yang berbeda,
dimana masing-masing hal tersebut memiliki proses, aturan bisnis, data semantik,
hirarki otorisasi, dan pusat keputusan yang berbeda-beda.
5. Resistensi
Perusahaan yang memiliki banyak departemen dengan sumberdaya, misi, laba dan
rugi yang terpisah-pisah akan merasa bahwa satu sistem yang terintegrasi hanya
memiliki sedikit keuntungan. Implementasi ERP juga membutuhkan pelatihan dan
pengalaman untuk menggunakan sistem ERP secara efektif, dan penolakan atau
penentangan dari karyawan merupakan alasan utama mengapa implementasi ERP
tidak sukses.

2.4 Penerapan dan Keputusan Implementasi ERP

Beberapa keputusan utama yang harus diambil ketika ingin mengimplementasikan

sistem ERP adalah sebagai berikut:

1. Implementasi atau tidak implementasi ERP?

a. Keinginan untuk mempengaruhi teknologi, seperti:
1) Keinginan untuk mengintegrasikan sistem-sistem yang berbeda dan terpisah
dalam suatu perusahaan.
2) Keinginan untuk mengantikan sistem lama yang tidak lagi up to date.
3) Keinginan untuk dapat beradaptasi dengan teknologi pendukung yang baru
seperti berbasis web.

5
 b. Keinginan untuk meningkatkan proses
Keputusan implementasi untuk meningkatkan proses yakni untuk mengurangi
personel dan biaya untuk IT tetapi tetap mempertahankan dan/atau meningkatkan
performa kerja serta kegiatan operasional yang ada.
c. Keinginan untuk meningkatkan produktifitas
Keinginan untuk meningkatkan produktivitas termasuk kebutuhan menutup siklus
keuangan dan meningkatkan produksi secara keseluruhan dari sudut pandang
perusahaan.
d. Pertimbangan strategis
Keinginan implementasi ERP yang didasarkan pada pertimbangan strategis
muncul akibat pertimbangan strategis untuk menerapkan strategi baru tidak
didukung oleh perangkat lunak saat ini dan juga didasarkan pada pertimbangan
strategis seperti untuk meningkatkan layanan dan kepuasan pelanggan,
menanggapi tekanan kompetitif, dan meningkatkan respon terhadap permintaan
pelanggan.
2. Mengikuti proses best practice software ERP atau melakukan customization?

Kelebihan Kekurangan
Mengikuti proses Perusahaan dapat Adanya banyak penolakan
best practice memperoleh kesempatan dari karyawan untuk
software ERP untuk mengubah proses mengubah gaya bekerja
mengikuti standarisasi best mereka (akibat perubahan
practice proses bisnis mengikuti
standarisasi yang ada)
Melakukan Tidak menerima tekanan Biaya dan waktu yang
customization untuk merasakan perubahan dibutuhkan menjadi lebih
proses bisnis besar akibat customization

3. Inhouse atau outsource?

Kelebihan Kekurangan
Inhouse a. Adanya kecocokan yang Tidak bisa terlaksana apabila
lebih baik antara proses perusahaan tidak mempunyai
bisnis dan software karena expertise untuk melakukan
dibuat sendiri oleh internal cutomization ini.
perusahaan yang mengerti
secara mendetil tentang
proses bisnis perusahaan
b. Optimalisasi aplikasi
perusahaan
c. Keamanan sistem menjadi
lebih baik dan aman terjaga
Outsource a. Perusahaan dapat fokus a. Meningkatkan isu
dengan misi-misi utama keamanan karena
mereka mengijinkan orang dari

6
 b. Mengurangi risiko
hilangnya komitmen
terhadap financial
c. Mengurangi dampak
terhadap departemen MIS
dalam perusahaan.
4. “Big Bang” atau phased?
Kelebihan
“Big Bang” a. Waktu peralihan dari sistem
lama ke sistem ERP baru
menjadi lebih cepat
b. Biaya yang dibutuhkan
juga lebih kecil
Phased a. Meratakan kebutuhan
sumber daya
b. Kemampuan untuk fokus
pada modul tertentu
c. Sistem lama masih ada
sehingga jika sistem baru
yang sebagian sudah dicoba
diimplemantasikan gagal,
masih dapat kembali
kesistem yang lama
d. Risiko kegagalan lebih
kecil
e. Mendapatkan banyak
pengetahuan dan
pengalaman dari tiap fase
implementasi sistem ERP
ini
5. Single package atau best-of-breed?
Kelebihan
Single package; a. Interoperabilitas antar
menerapkan semua modul menjadi lebih
modul dari satu maksimal
software ERP b. Interfaces dari setiap modul fungsionalitas perusahaan
Package sama
c. Terdapat standarisasi
best-of-breed; Dapat disesuaikan dengan
menerapkan modul kebutuhan kegiatan
dari beberapa operasional dan
7
luar perusahaan untuk
masuk kedalam sistem
internal perusahaan
b. Berdampak pada
berkurangnya moral
karyawan perusahaan
Kekurangan
Resiko kegagalan lebih
tinggi. Sistem ERP adalah
sistem yang kompleks untuk
diimplementasikan, maka
peralihan langsung dari
sistem lama menjadi sistem
ERP yang baru akan
menimbulkan risiko
kegagalan yang lebih tinggi
a. Waktu peralihan dari
sistem lama kesistem ERP
yang baru menjadi lebih
lama
b. Biaya yang dibutuhkan
juga lebih besar
Kekurangan
Tidak dapat disesuaikan
dengan kebutuhan kegiatan
operasional dan
a. Interfaces antar modul
tidak sama sehingga perlu
customization untuk
 software ERP fungsionalitas perusahaan disamakan
Package b. Menimbulkan risiko
adanya incompatible antar
modul dari beberapa
software ERP Package
yang dipakai
c. Biaya yang dikeluarkan
menjadi lebih besar

6. Pertimbangan-pertimbangan dalam memilih Package Software ERP adalah sebagai

berikut:
a. Fungsional Package Software ERP cocok dengan proses bisnis perusahaan.
b. Tingkat integrasi antar komponen dari sistem ERP.
c. Fleksibilitas dan skalabilitas.
d. User-friendly
e. Implementasi Package Software ERP dapat dilakukan dengan cepat.
f. Kemampuan untuk mendukung perencanaan dan pengendalian perusahaan yang
memiliki banyak cabang (multisite).
g. Teknologi-Client-server, database independence, keamanan.
h. Ketersediaan upgrade secara berkala.
i. Jumlah customization yang dibutuhkan.
j. Dukungan infrastruktur lokal/internal
k. Biaya untuk lisensi, pelatihan, implementasi, pemeliharaan, customization,
hardware.

2.5 Tahapan implementasi ERP dan strategi Implementasi ERP

Berdasarkan Motiwalla dan Thompson (2009:94-98) dalam bukunya berjudul

Enterprise Systems For Management, ada 5 tahap dalam implementasi ERP yakni sebagai
berikut:

1. Tahap 1-Scope and Commitment (scope and planning termasuk dalam tahap
Initiation)
Dalam tahapan ini, hal pertama yang harus dilakukanadalah menentukan ruang
lingkup atau Scopeuntuk implementasi ERP yang disesuaikan dengan sumber
daya (termasuk budget) dan waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Daftar
Scope yang harus ditentukan adalah sebagai berikut:

Tipe Scope Keterangan (yang harus ditentukan)

Scope Fisik Mengidentifikasi tempat/lokasi dimana implementasi
ERP akan dilakukan dan berapa banyak user yang akan
ikut serta dalam implementasi ERP tersebut.
Scope BPR (Business Mengidentifikasi proses yang ada sekarang yang akan

8
 Process Reengineering) diidentifikasi unlang, diganti, atau dihilangkan beserta
user, departemen, lokal perusahaan yang akan terkena
dampak dari pertumbuhan atau penghilangan proses
tersebut.
scope Teknikal menentukan proses pada sistem ERP yang akan
dipertahankan dan yang akan diubah, juga menetukan
bagian dan seberapa banyak aspek teknikal yang akan
dimodifikasi pada software ERP.
Scope Sumber Daya Menentukan besarnya waktu dan biaya yang akan
dikeluarkan untuk implementasi ERP ini.
Scope Implementasi Menentukan modul dari software ERP yang akan
digunakan dan mempertimbangkan cara untuk dapat
mengoneksikan software ERP dengan sistem yang ada
sekarang ini.
Selain menentukan scope diatas,hal-hal lain yang harus dilakukan pada tahapan
ini adalah membuat visi jangka panjang dan rencana implementasi jangka pendek
yang harus mendapatkan dukungan penuh dari manajemen level atas.
2. Tahap 2-analysis and Design (termasuk dalam tahap analysis and Design)
Pada tahap ini ERP yang akan digunakan beserta dengan pemilihan konsultas dan
pembentukan tim implementasi, makan yang selanjudnya dilakukan dalam rangka
mendukung analisis terhadap user requirements adalah melakukan analisis gap
yakni membandingkan fungsi yang disediakan oleh sistem ERP dengan proses
operasional yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan bisnisnya. Hal lain
yang harus dilakukan pada tahap ini adalah menentukan strategi implementasi
ERP yakni implementasi dengan cara vanilla atau chocolate (yang akan dijelaskan
lebih detail pada sub bagian selanjudnya). Akhir tahap ini, biasanya tim
implementasi dapat membuat prototype implementasi software ERP.
3. Tahap 3- Acquisition and Development (berada diantara tahap Analysis
Design dan Implementation)
Pada tahap ini, semua hasil dari analisis gap yang telah dibuat pada tahapan
sebelumnya harus dieksekusi. Diantaranya adalah customize komponen teknikal
dan user interface software ERP, penambahan syarat-syarat tambahan dan data
pada tabel-tabel dalam database serta pembentukkan laporan yang berkaitan
dengan sistem ERP. Tim teknikal pada tahap ini akan berkutat dengan instalasi
software ERP, sedang disisi lain, tim manajemen perubahan bekerja sama dengan
end user akan mengimplementasikan perubahan pada proses bisnis dan
melakukan pelatihan awal menggunakan prototipe yang telah dibuat ditahapan
selanjudnya. Dan akhir tahap ini ditandai dengan mengonfigurasi keamanan dan

9
 mengemplementasikan aturan authentication dan otorisasi untuk mengakses
sistem ERP.
4. Tahap 4- Implementation
Pada tahap ini, software ERP akan terinstal dan dapat digunakan oleh end user.
End user akan mencoba software ERP tersebut sekaligus mengujinya. Pengujian
ini dilakukan dengan harapan bahwa jika ada error pada software ERP tersebut
makan langsung diperbaiki. Pada tahap ini, juga dilkukan konversi dari sistem
lama ke sistem baru berbasis ERP. Ada 4 metode konversi yang dapat digunakan:
a. Phased, adalah metode dimana konversi dari sistem lama ke sistem baru
berbasis ERP dilakukan secara bertahap, misal per modul.
b. Pilot, adalah metode konversi dimana menerapkan terlebih dahulu bagian
tertentu dari sistem baru berbasis ERP untuk memastikan sistem baru tersebut
dapat berjalan sesuai dengan harapan.
c. Parallel, adalah metode konversi dimana sistem lama dan sistem baru berbasis
ERP diterapkan bersamaan. Setelah memastikan sistem baru berbasis ERP
berjalan dengan lancar, barulah sistem lama dihentikan, dan benar-benar
digantikan sepenuhnya dengan sistem baru.
d. Direct Cutover atau Big Bang, adalah metode konversi dimana langsung
menghentikan sistem lama dan menggantikan dengan sistem yang baru
berbasis ERP. Metode ini paling beresiko menyebabkan kegagalanpenerapan
sistem ERP yang kompleks tetapi paling murah dari segi biaya.
5. Tahap 5- Operation
Pada tahapan ini, tim implementasi akan beralih fungsi menjadi tim support untuk
membantu end user dan tim operasional yang mengalami kesulitan dan
membutuhkan bantuan dalam penggunaan sistem ERP ini (dapat dikatakan
sebagai help deks). Tim support harus juga berperan untuk memberikan pelatihan
kepada end user secara berkelanjutan selama proses operasional pengguna sistem
ini. Jika ada feedback atau saran dan kritik dari end user, maka tim suppor harus
menampungnya dan menjaikan bahan untuk merancang rencana manajemen
perubahan yang lebih baik lagi. Aktivitas-aktivitas lain yang menjadi kunci utama
dalam tahapan ini adalah mengenai manajemen pembaharuan (update) dari sistem
ERP ini serta mengatur kontrak software dengan vendor.

2.6 Critical Success dan Failure Factors dari Implementasi ERP

10
 Menurut Motiwalla dan thomas (2009:198-201) dalam bukunya yang berjudul
Enterprise For Managemen, faktor-faktor penting yang menentukan keberhasilan
implementasi ERP adalah sebagai berikut:

1. Proses pembuatan Keputusan

Pembuatan keputusan harus dilakukan dengan proses yang tepat dan cepat oleh
tim implementasi terhadap perbedaan-perbedaan seputar modifikasi yang harus
dilakukan pada software ERP, cara konversi data dan sebagainya. Jika keputusan
tidak diambil dengan langkah yang tepat dan cepat, makakeputusan yang diambil
dapat mengakibatkan bertambah lebarnya scope proyyek implementasi ERP ini
sehingga tiak dapat memenuhi goal yang ditetapkan sebelumnya.
2. Ruang Lingkup Proyek Implementasi ERP
Penentuan ruang lingkup proyek implementasi ERP harus dipikirkan matang-
matag oleh manajer proyek karena jika ruang lingkup meluas (scope creep)
makabiaya dan waktu proyek implementasi akan bertambah dan kualitas proyek
akan berkurang sehingga tidak tercapainya goal yang diinginkan.
3. Teamwork
Tim implementasi ERP biasanya terdiri dari karyawan-karyawan internal
perusahaan, karyawan-karyawan rekrutan baru dan konsultan-konsultan yang
memiliki job desk masing-masing yang berbeda-beda. Dimana, tim implementasi
ini dikepalai oleh seorang manajer proyek yang bertugas untuk mengarahkan
anggota tim implementasi aga mengerjakan implementasi sistem ERP ini sesuai
ketentuan yang disepakati sebelumnya. Selain itu, manajer proyek harus memiliki
kemampuan untuk dapat membangun kerja sama yang solit dalam tim
implementasi ini.
4. Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan adalah hal penting lain yang harus dilakukan oleh manajer
proyek implementasi ERP untuk mendukung keberhasilan implementasi ini. Hal
ini dilakukan karena banyak terjadi pergolakan dan penolakan akan perubahan
yang drastis dalam proses bisnis yang sehari-hari end user lakukan akibat
penerapan sistem ERP ini. Dalam manajemen perubahan yang harus dilakukan
oleh manajemen proyek adalah mengkomunikasikan perubahan kepada tim dan
end user terkait dengan penerapan sistem ERP ini serta melakukan pelatihan
terhadap end user mengenai penerapan sistem Erp dan penggunaan software ERP.
5. Tim Implementasi dan Eksekutif
Struktur tim implementasi, pemilihan anggota tim implementasi ( yang dapat
terdiri dari karyawan internal bagian IT, konsultan, atau tenaga ahli dari vendor

11
 software ERP yang akan diimplementasikan ), dan peran serta tanggung jawab
tiap anggota tim implementasi juga merupakan salah satu faktor penting dalam
menentukan keberhasilan implementasi ERP. Sedangkan tim eksekutif berguna
untuk mengkomunikasikan perubahan yang terjadi dalam proses bisnis atau
kebijakan-kebijakan akibat penerapan Erp kepada seluruh end user yang terkait.
Sedangkan berdasarkan jurnal Critical Failure Factors in ERPImplementation
(Wong, Ada, et all, 2005:6-8), ada 3 faktor penting yang menyebabkan kegagalan dalam
implementasi ERP, yaitu:
1. Lemahnya efektifitas konsultan
Faktor ini berkaitan dengan tim proyek implementasi contohnya yang memiliki
kendala dengan bahasa dan yang kurang berpengalaman dengan sistem ERP seperti
tidak memberikan service yang profesional, tidak melakukan BPR (Business Process
reengineering) terhadap gap antara proses bisnis yang ada sekarang dengan sistem
ERP, tidak memberikan perencanaan yang jelas dalam testing. Tidak mengkonfigurasi
sistem ERP sesuai dengan gap dan kebutuhan user. Selain itu, faktor ini berkaitan juga
dengan pemberian training yang dibawah standar dari konsultan kepada user.
2. Lemahnya kualitas BPR (Business Process reengineering)
Faktor ini berkaitan dengan masalah tim proyek implementasi ERP yang bingung
dengan visi dari BPR dan bingung bagaimana melakukan BPR. Masalah ini ditambah
lagi dengan konsultan yang tidak mampu untuk mendampingi dan memberikan
masukan bagi tim proyek implementasi untuk melakukan BPR. Tidak ada BPR makan
akan menimbulkan ketiksesuaian antara konfigurasi sistem ERP dengan sistem ERP
yang akan diimplementasikan, dan konfigurasi sistem ERP dapat memakan waktu
yang lebih lama. Sehingga perusahaan menjadi tidak siap untuk menerapkan ERP
baru tersebut.
3. Lemahnya efektivitas manajemen proyek
Faktor ini berkaitan dengan kegagalan dalam merencanakan, memimpin, mengatur
dan mengawasi implementasi ERP. Hal ini dapat terjadi akibat kekurangan SDM
dalam tim tersebut dan jadwal aktifitas dalam implementasi yang terlalu ketat dan
tidak realistis.

2.7 Studi Kasus

12
 “Analisis Dampak Penerapan Sistem ERP Terhadap Kinerja Pengguna”

Di dalam laporan studi kasus ini menunjukkan dampak dari penerapan dan
penggunaan sistem ERP terhadap kinerja pengguna dan faktor-faktor yang dapat
mempengaruhi keberhasilan penerapan sistem ERP. Tujuan utama dalam penerapan ERP
adalah untuk meningkatkan dan memperkuat efektivitas dari sumber daya yang ada dalam
perusahaan, sumber daya yang dibahas dalam penelitian ini adalah sumber daya manusia
yang menggunakan sistem ERP. Salah satu kriteria sukses penerapan ERP adalah kinerja
operasional perusahaan yang meningkat, di mana kinerja perusahaan ditopang atau didukung
oleh kinerja pekerja atau pegawainya.Terdapat delapan kriteria dari penilaian kinerja terkait
sebelum penerapan dan sesudah penerapan ERP yang dilakukan perusahaan. Delapan
penilaian kinerja yaitu:

1. Quantity of work (jumlah pekerjaan yang diselesaikan dalam satu periode tertentu),
Penerapan sistem ERP memberikan dampak yang positif karena informan
menghasilkan kuantitas pekerjaan yang lebih banyak dalam satu periode. Serta dapat
memantau pekerjaan yang telah dan belum selesai dengan menggunakan sistem ERP
dengan lebih cepat.

2. Quality of work (kualitas pekerjaan sesuai dengan standar yang telah ditentukan),
penerapan ERP memberikan dampak positif karena pekerjaan informan memiliki
standar yang jelas dengan menggunakan sistem ERP, sehingga terkait standar
pekerjaan memiliki standar yang jelas.

3. Job knowledge (pengetahuan mengenai pekerjaan dan hal-hal apa saja yang menjadi
tanggung jawabnya), penerapan ERP memberikan dampak yang positif karena
informasi pekerjaan, standar waktu penyelesaian dan tata cara penyelesaian pekerjaan
semua informasinya dimasukkan ke dalam sistem ERP.

4. Creativeness (kreativitas untuk menciptakan solusi atas masalah-masalah yang timbul

dalam pekerjaan), penerapan ERP memberikan dampak positif bagi informan, karena
sistem ERP menyediakan informasi yang lebih lengkap dan cepat. Informasi tersebut
berguna bagi informan dalam hal penyelesaian pekerjaan dan membuat keputusan-
keputusan yang didasarkan atas informasi yang kualitasnya lebih baik dibandingkan
dengan menggunakan proses yang manual, dimana informasi yang disediakan
menjadi lebih terbatas dan membutuhkan proses yang tidak cepat dan efisien.

13
5. Cooperation (kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain), penerapan ERP
disimpulkan oleh sebagian informan mempunyai dampak positif karena dapat
berinteraksi menggunakan sistem ERP, fitur ERP yang diterapkan dalam perusahaan
telah mendukung komunikasi antar fungsi dan unit dalam perusahaan melalui sistem
ERP. Sedangkan sebagian informan memberikan pernyataan bahwa sistem ERP
memberikan dampak yang negatif terkait kerjasama, karena semua pekerjaan mereka
dikelola di sistem ERP dan menghilangkan hubungan dengan fungsi dan unit lain.
Dari hasil observasi dan wawancara lebih lanjut ternyata informan tersebut belum
memanfaatkan fitur komunikasi yang ada pada sistem ERP. Dalam hal ini sosialisasi
atas semua fungsi sistem ERP menjadi sangat penting karena pengguna dapat
memaksimalkan semua fungsi yang terkait dengan bidang pekerjaannya.

6. Dependability (kesadaran atas suatu penyelesaian pekerjaan yang harus dilakukan),

penerapan sistem ERP memberikan dampak yang positif bagi para pengguna sistem
ERP, karena meningkatnya tingkat penyelesaian kerja sebagai dampak dari
peningkatan proses bisnis dari segi kecepatan proses dan ketepatan proses sehingga
pengguna sistem ERP mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan menjadi lebih cepat.

7. Initiative (kesadaran dan kemauan untuk memperluas tanggung jawab dalam

pekerjaan), penerapan sistem ERP memberikan dua dampak terhadap informan yaitu
sebagian menyatakan mempunyai inisiatif yang lebih dan sebagian menyatakan tidak
mempunyai inisiatif. Informan yang menyatakan mempunyai inisiatif lebih
dikarenakan mereka mempunyai waktu penyelesaian kerja yang lebih cepat sehingga
dapat berinisiatif mengerjakan pekerjaan selanjutnya, kemudian informan yang
menyatakan tidak mempunyai inisiatif karena semua pekerjaan telah dimasukkan ke
dalam modul sistem ERP yang mereka gunakan, sehingga merasa tidak perlu inisiatif
mengerjakan yang lain. Dari hasil analisis bahwa hal ini bukan merupakan suatu
masalah jika semua pekerjaan yang seharusnya dikerjakan oleh pengguna telah
terakomodasi di sistem ERP.

8. Personal qualities (kualitas seorang pekerja yang meliputi kepribadian,

kepemimpinan, sikap dalam keseharian dan integritasnya), setelah penerapan sistem
ERP semua pengguna sistem ERP menyatakan memperoleh dampak positif terhadap
kualitas personal pengguna dari segi kedisiplinan, koordinasi pekerjaan dalam satu

14
 unit atau divisi, kemudian integritas, dan yang juga penting informan memperoleh
nilai lebih karena telah berpengalaman menggunakan sistem ERP.

Dalam penerapan suatu sistem ERP ada beberapa hal yang sangat penting yang
menjadi kunci kesuksesan penerapan sistem ERP dan sebaiknya ditingkatkan baik oleh
perusahaan maupun pengembang sistem ERP yaitu komitmen manajemen dan pelatihan
penggunaan sistem ERP. Komitmen manajemen diperlukan agar sistem ERP yang telah
dibangun dan diterapkan dalam perusahaan digunakan secara maksimal secara menyeluruh,
sehingga fungsi sistem ERP dapat berjalan dengan semestinya. Kemudian faktor pelatihan
menjadi penting karena pengguna mendapatkan informasi bagaimana menggunakan semua
fungsi dalam sistem ERP yang ada secara maksimal, sehingga tujuan penerapan sistem ERP
yaitu meningkatkan dan memperkuat efektivitas dari sumber daya yang ada dalam
perusahaan

BAB III

15
 PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Sistem ERP adalah suatu sistem yang mengkoordinasi dan mengatur data, proses
bisnis, dan sumber daya yang ada dalam suatu perusahaan. ERP memungkinkan integrasi dan
penggunaan data-data dari setiap aspek yang ada dalam perusahaan sehingga manajemen
perusahaan memiliki pandangan yang terintegrasi mengenai perusahaannya, karena pada
dasarnya setiap bisnis proses dalam perusahaan saling terkait satu dengan yang lainnya.
Komponen-komponen ERP yang mendasar terdiri dari people, process, hardware, software,
dan database.

Sistem ERP memiliki kelebihan seperti (1) Sistem ERP menyajikan sisi pandang data
dan situasi financial dari perusahaan yang terintegrasi, menyeluruh, dan enterprise-wide, (2)
Input data hanya dilakukan sekali, tidak seperti ketika memakai banyak sistem terpisah
dimana harus memasukkan data beberapa kali, (3) Manajemen lebih banyak kemampuan
untuk mengawasi dan mengatur semua area dalam perusahaan. Karyawan menjadi lebih
produktif dan efesien karena mereka dapat dengan cepat mengumpulkan data dari dalam dan
luar departemen mereka, (4) Perusahaan mendapatkan kontrol akses yang lebih baik, (5)
Prosedur dan laporan akan terstandarisasi untuk semua unit bisnis. Standarisasi ini akan
menjadi sangat berharga ketika perusahaan melakukan merger dan akuisisi karena sistem
ERP dapat menggantikan beberapa sistem berbeda menjadi satu sistem yang terintegrasi, (6)
Pelayanan kepada konsumen menjadi meningkat karena karyawan dengan cepat dapat
mengakses order, persediaan yang tersedia, informasi pengiriman, dan detail transaksi
konsumen dimasa lalu, (7) Pabrik produksi mendapatkan order produksi baru secara real time
dan otomatisasi proses produksi akan meningkatkan produktivitas produksi.

Terdapat beberapa faktor penting yang dapat menentukan keberhasilan implementasi

ERP yaitu (1) Proses pembuatan Keputusan, (2) Ruang Lingkup Proyek Implementasi ERP,
(3) Teamwork,,(4) Manajemen Perubahan, dan (5) Tim Implementasi dan Eksekutif.
Sedangkan Faktor kegagalan dalam mengimplementasikan ERP disebabkan oleh lemahnya
efektifitas konsultan, lemahnya kualitas BPR (Business Process reengineering), lemahnya
efektivitas manajemen proyek

DAFTAR PUSTAKA

16
Ikatan Akuntan Indonesia. (2015). Modul Chartered Accountant : Sistem Informasi dan
Pengendalian Internal. Ikatan Akuntan Indonesia: Jakarta

Wicaksono, Mulyo, & Riantono. (2015). Analisis Dampak Penerapan Sistem ERP Terhadap
Kinerja Pengguna. Binus Business Review Vol. 6 No. 1

17