MAKALAH

SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN

Oleh :

Ani Erlinawati (201540002)

Nurchosyiyah Rochmana Achmadi (201540024)

Dwi Julianingsih (201540031)

Jurusan Akuntansi

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi

Bhakti Pembangunan

Jakarta

2018
 A. PENDAHULUAN
Latar Belakang Sejak 1990-an, Enterprise Resource Planning System
(ERP System) telah banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan di
seluruh dunia menggantikan sistem informasi yang telah dikembangkan
sebelumnya (Parr and Shanks, 2000; Soffer et al., 2005; Motwani et al., 2005;
Chang dan Vichita, 2002). Menurut Lee (2000), aplikasi ERP merupakan paket
yang mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis yang penting ke dalam satu
sistem informasi melalui sharing database yang terintegrasi. Sistem ERP
dirancang untuk membantu organisasi didalam mengelola sumber daya yang
dimilikinya secara terintegrasi. Davenport dalam Hawking et al. (2004)
menyebutkan terdapat tiga manfaat utama implementasi sistem ERP yaitu
integrasi, optimisasi dan informasi. Integrasi adalah manfaat ketika
perusahaan mampu mengintegrasikan data dan proses secara internal dan
eksternal dengan pelanggan dan supplier. Optimisasi adalah manfaat pada
saat perusahaan mampu menstandarisasi proses bisnis dengan best practice
yang ada, sedangkan informasi adalah kemampuan untuk menyediakan
informasi yang kontekstual untuk mendukung pengambilan keputusan yang
efektif.

B. SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN

Saat ini tren sistem informasi adalah mengimplementasikan sistem

berorientasi perusahaan yang terintregrasi. Sistem ini bukanlah paket peranti
lunak yang didesain secara khusus untuk perusahaan tertentu. Sebaliknya, ini
adalah sistem umum yang menggabungkan berbagai praktik bisnis terbaik
yang digunakan. Perusahaan menggabungkan dan memadukan berbagai
komponen peranti lunak yang sudah dibentuk sebelumnya untuk
membentuk sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise
resource planning – ERP) yang paling dapat memenuhi kebutuhan bisnisnya.
 Artinya perusahaan mungkin perlu mengubah cara perusahaan menjalankan
bisnisnya untuk dapat memanfaatkan ERP secara penuh.

Bab ini terdiri atas lima bagian utama dan sebuah lampiran

1. Bagian pertama menggambarkan secara umum berbagai fitur penting dalam

sistem ERP umum dengan membandingkan antara berbagai fungsi dan teknik
penyimpanan data file datar tradisional atau sistem basis data dengan yang
berada dalam ERP.
2. Bagian kedua menjelaskan berbagai konfigurasi ERP yang berhubungan
dengan server, basis data, dan peranti lunak pemeriksanaan.
3. Bagian ketiga menjelaskan tentang penggudangan data. Gudang data adalah
basis data multidimensional atau relasional yang mendukung pemrosesan
analitis on-line (on-line analytical processing – OLAP).
4. Bagian keempat membahas berbagai risiko yang berkaitan dengan
implementasi ERP.
5. Bagian kelima meninjau berbagai masalah pengendalian internal dan audit
yang berhubungan dengan ERP.
6. Lampiran bab meninjau berbagai produk peranti lunak ERP yang terkemuka.

C. DEFINISI ERP (Enterprise Resource Planning)

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari

istilah bahasa Inggris-nya Enterprise Resource Planning, adalah sistem
informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang
berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang
berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di
perusahaan bersangkutan (Wikipedia, 2010).

Sistem ERP adalah paket peranti lunak bermodul yang berevolusi dari
sistem perencanaan sumber daya perusahaan tradisional (manufacturing
resource planning – MRP II). Istilah ERP dibuat oleh Gartner Group dan telah
secara luas digunakan dalam beberapa tahun belakangan ini. Tujuan dari ERP
adalah mengintegrasikan berbagai proses utama perusahaan seperti entri
pesanan, produksi, pengadaan dan utang usaha, penggajian, dan sumber
daya manusia. Dalam model tradisional, tiap area fungsional atau
departemen memiliki sistem computer yang dioptimalkan sesuai dengan
cara perusahaan menjalankan bisnis rutinnya. ERP menggabungkan semua
hal ii ke dalam sebuah sistem terintregasi yang mengakses sebuah basis data
untuk memfasilitasi berbagai informasi dan memperbaiki komunikasi di
perusahaan.

D. Model Sistem Infomasi Tradisional: Arsitektur Basis Data

Tertutup

Perkembangan Sistem Informasi meliputi Sistem Informasi

Tradisional yaitu suatu sistem informasi yang dioperasikan dan
dikelola secara semi-manual. SI beroperasi secara lambat sehingga
pengambilan keputusan sering berdasarkan data asumsi/perkiraan.
lalu Sistem Informasi Berbasis Komputer yaitu Penggunaan teknologi
 komputer untuk mendukung penciptaan SI sehingga
waktu menghasilkan informasi lebih singkat dengan tingkat
keakuratan yang tinggi, dan mengurangi birokrasi. lalu Sistem
Informasi Berbasis Jaringan Perkantoran yaitu sistem informasi
dengan jaringan komputer perkantoran untuk membuka sejumlah
tempat transaksi, dan laporan dapat diperoleh secara on-line. dan
Sistem Informasi Lintas Platform yaitu sistem informasi dengan
teknologi internet yang dapat menghubungkan komputer di seluruh
dunia untuk kegiatan bisnis, dikenal dengan istilah e-Business.
Suatu sistem informasi pada dasarnya terbentuk melalui suatu
kelompok kegiatan operasi yang tetap, yaitu: Mengumpulkan data,
mengelompokkan data, menghitung, menganalisa dan menyajikan
laporan.
E. SISTEM ERP
Pengiriman tepat waktu ke pelanggan. Aplikasi ini terdiri atas
manajemen persediaan an gudang, serta pengiriman. Kebanyakan
ERP juga meliputi aktivitas pengadaan dalam fungsi logistik
F. APLIKASI INTI ERP
1. Online transaction processing (OLTP)
Aplikasi yang mendukung kegiatan operasi sehari hari pada bisnis
yang tidak terbatas pada penjualan dan distribusi, perencanaan
bisnis, perencanaan produksi, pengendalian dasar perusahaan dan
logistik.
2. Online Analitical Processing (OLAP)
Meliputi pendukung keputusan, modeling, pengembalian informasi,
pelaporan atau analisis ad-hoc dan analisis what-if.
G. KONFIGURASI SISTEM ERP
1. Konfigurasi Server
Sebagian besar sistem ERP berdasarkan model server klien. Ada dua
bentuk dasar klien server model.
· Two Tier Model
  Three Tier Model

2. Perbandingan Antara OLTP dan OLAP server

 Aplikasi OLTP mendukung tugas penting manajemen melalui Queri
sederhana pada operasional database. Sedangkan Aplikasi OLAP
mendukung tugas penting manajemen melalu pemeriksaaan analisis
pada gabungan data yang kompleks yang di dapat dari data warehouse.

3. Konfigurasi Basis Data

Sistem ERP terdiri dari seribu tabel basis data, dimana setiap tabel
diasosiasikan dengan proses bisnis yang sudah diubah bentuknya
kedalam ERP

4. Bolt-on Sofware
Banyak perusahaan telah menemukan bahwa software ERP tidak dapat
menjalankan semua proses dalam perusahaan, kemudian perusahaan
tersebut menggunakan sebuah variasi dari Bolt-on Sofware yang
disediakan pihak ketiga.

H. DATA WAREHOUSING
1. Memodel Data untuk Data Warehouse
Dalam merancang model basis data ini perlu dipisahkan normalized
table mana yang harus dikonsolidasikan ke dalam denormalized
tables agar performa dari sistem dapat terjaga.
2. Mengekstrak Data dari Basis Data Operasional
Untuk mengekstraksi data dari basis data, umumnya basis data
tersebut harus tidak beroperasi untuk menghindari ketidak
konsistensinan data.
3. Membersihkan Data yang Diekstrak
Pembersihan data melibatkan perbaikan data sebelum dimasukkan
kedalam warehouse.
4. Mentranformasikan Data Kedalam Model Warehouse
 Data warehouse terdiri dari data detil dan data ringkas.
5. Pemuatan Data Kedalam Basis Data dari Data Warehouse
Kesuksesan data warehouse membutuhkan pemisahan pembuatan
dan pemeliharaan antara data warehouse dengan basis data operasi.
6. Keputusan yang Didukung Oleh Data Warehouse
Data warehouse memilik funsi yang sama dengan basis data
tradisional. Pembuatan laporan standar dalam sistem data
warehouse dapat dilakukan secara otomatis.
7. Mendukung Keputusan-Keputusan Rantai Penawaran dari Data
Warehouse
Ada keuntungan dengan membagi data kepada pihak luar seperti
konsumen, pemasok yaitu meningkatkan hubungan dengan pihak
tersebut dan memberikan layanan yang lebih baik.
I. RISIKO YANG BERKAITAN DENGAN IMPLEMENTASI ERP
1. Implementasi Big Bang vs Phased-in
Big Bang : Pendekatan untuk mencoba mengalihkan operasi dari
sistem lama ke sistem baru tanpa adanya pengimplementasian.
Phased-in : Pendekatan ini menjadi alternatif favorite dalam
pengimplementasian ERP.
2. Oposisi untuk Mengubah Budaya Bisnis
Perubahan harus dapat didukung oleh budaya organisasi itu sendiri
agar implementasi ERP dapat berhasil.
3. Memilih ERP yang Salah
ERP tidak mendukung satu atau lebih proses bisnis yang penting, jika
salah dibutuhkan perubahan model ERP yang luas.
4. Memilih Konsultan yang Salah
Sukses dari pengimplementasian ini tergantung dari keahlian dan
pengalaman. Karena itu, kebanyakan implementasi ERP melibatkan
perusahaan konsultan.
 5. Biaya Tinggi dan Biaya yang Melebihi Anggaran
6. Gangguan Operasi
Sistem ERP dapat mengacaukan operasi perusahaan yang
memasangnya. Hal ini disebabkan sistem ERP terlihat asing
dibandingkan dengan sistem lama sehingga perlu proses
penyesuaian.
J. IMPLIKASI UNTUK PENGENDALIAN INTERNAL DAN
PENGAUDIT
1. Otorisasi Transaksi
Control perlu ditanamkan pada sistem untuk memvalidasi transaksi
sebelum diterima dan digunakan modul lain. Tantangan bagi auditor
adalah memverifikasi otorisasi transaksi untuk mendapatkan
pengetahuan yang terperinci atas konfigurasi sistem ERP dan
pengertian yang seksama atas proses bisnis.
2. Pembagian Tugas
Keputusan operasional organisasi berbasis ERP didekatkan dengan
sumber dari kejadiannya proses manual yang memerlukan pemisahan
tugas seringkali dihilangkan dalam lingkungan ERP.
3. Supervisi
Seringkali kegagalan dari implementasi ERP dikarenakan mangement
tidak mengerti dengan baik pengaruhnya terhadap bisnis. Seringkali
setelah ERP berjalan hanya tim implementasi yang mengerti cara
kerjanya. Supervisor seharusnya memiliki waktu untuk mengelola
melalui kemampuan pengawasan yang ditingkatkan serta
meningkatkan tentang control mereka.
4. Catatan Akuntansi
Dalam sistem ini, ada OLTP dapat dengan mudah diproses mejadi
berbagai macam produk akuntansi, resiko yang ada dapat
diminimalkan dengan meningkatkan akurasi entry data.
 5. Pengendalian Akses
Security merupakan isu yang penting dalam implementasi ERP.
Tujuannya untuk menyediakan kerahasiaan, kejujuran, dan
ketersediaan informasi yang dibutuhkan.
6. Isu-Isu Pengendalian Internal yang Berhubungan Dengan ERP
Roles.
Selain RBAC adalah mekanisme terbaik untuk memanage
pengendalian akses secara efisien, Proses dibuat dan dimodifikasi dan
menghapus roles dalam isu pengendalian internal dari pelatihan
untuk management dan auditors alike.
7. Rencana Kontijensi
Organisasi harus mempunyai rencana kontijensi yang rinci yang dapat
digunakan sewaktu waktu bila terjadi rencana yang dikembangkan
untuk operasi komputer dan bisnis. Rencan ini perlu dikembangkan
sebelum sistem ERP berjalan.
K. Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP)
Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:

 Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara

terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-
to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.
 Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang standar,
dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang
sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan
dengan lebih efisien dan efektif.
 Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan
pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat
diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada
dalam perusahaan.
Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak
dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur
tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:

 Pengurangan lead-time
 Peningkatan kontrol keuangan
 Penurunan inventori
 Penurunan tenaga kerja secara total
 Peningkatan service level
 Peningkatan sales
 Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
 Peningkatan market share perusahaan
 Pengiriman tepat waktu
 Kinerja pemasok yang lebih baik
 Peningkatan fleksibilitas
 Penggunaan sumber daya yang lebih baik

L. Kerugian dan Kelemahan Enterprise Resource Planning

(ERP)
Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain
adalah:

 Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan

pengembangannya
 Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
 Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem
yang baru
 Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
 Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP
Beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan
dari ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :

 Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi

dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan
penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari
personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
 Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
 Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP
tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah
 Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani
dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang
kurang baik mental maupun keahliannya.

M. Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara

Mengatasinya
Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

 Manajemen perubahan dan training.

Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang
harus dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul
seharusnya dilaksanakan seawal mungkin.

 Perencanaan yang buruk.

Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan
ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.

 Meremehkan keahlian IT.

Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.
  Manajemen proyek yang buruk.
Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan
konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang
merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab.

 Percobaan-percobaan teknologi.
Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan,
menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.

 Rendahnya keterlibatan Eksekutif.

Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan
adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian
konflik-konflik.

 Meremehkan sumber daya.

Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen
perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan
ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.

 Evaluasi software yang tidak mencukupi.

Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software
ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli.

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan,
antara lain:

 Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola

perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
 Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui
presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan
implementasi sistem tersebut & melibatkan eksekutif dalam
menyelesaikan project yang sedang dijalankan.
  Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi
ERP. Merencanakan pembentukkan / pengembangan project harus
dengan perencanaan yang matang.

N. Software Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini.

 AXAPTA
Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax
adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai
dari modul manufacturing, supply chain management, financial
management, sampai dengan business analysis. Sebagaimana software ERP
yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan
dan mempercepat penerimaan informasi dari masing-masing bagian
sehingga dapat membantu manager dalam pengambilan keputusan.
Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan pada perusahaan
yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu bagi
perusahaan yang memiliki multi lokasi.

Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul

Financial ( buku besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan
pembeli , persediaan, dan kebutuhan barang baku ), Modul Project (
manajemen proyek )

 ORACLE ERP
Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data
dalam suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat
lunak Oracle pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat
ini Oracle memasarkan jenis basis data yang dapat digunakan pada berbagai
jenis dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows, namun yang lebih
ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat
ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian,
pengelolaan pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS,
AP, AR, GL, FA, CM.

 SAP
SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di
Jerman dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap
dengan modul yang terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi
yang komprehensif untuk mengatasi kebutuhan industry terutama
manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam mengangani Customer
Relationship Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain
Management, dan Supplier Relationship Management. SAP mengutamakan
produknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas.