ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEM

Hingga saat ini. Kebanyakan organisasi berukuran besar dan sedang merancang dan
memprogram sistem informasi secara custom. Hal ini menghasilkan serangkaian sistem
yang berdiri sendiri yang dirancang untuk kebutuhan unik dari pengguna. Organisasi
mencampur dan mencocokan komponen software yang dibuat sebelumnya untuk
membentuk sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang memenuhi kebutuhan
bisnis mereka. Ini artinya sebuah organisasi perlu mengubah cara bisnis mereka untuk
memanfaatkan keuntungan ERP dengan sepenuhnya.

UNDERSTAND THE GENERAL FUNCTIONALITY AND KEY ELEMENTS OF ERP

SYSTEMS

Sistem ERP adalah beberapa paket modul software yang berkembang umumnya dari
sistem manufacturing resource planning (MRP II). Tujuan dari ERP adalah untuk
mengintegrasikan proses kunci dari organisasi seperti pesanan masuk, manufacturing,
pengadaan, dan utang, gaji, dan SDM. Dengan melakukan ERP, sebuah sistem
komputer tunggal dapat memenuhi kebutuhan berbeda dari setiap area fungsional.
Sistem ERP mendukung arus informasi yang lancar dan mulus dalam organisasi
dengan menyediakan lingkungan terstandarisasi untuk proses bisnis perusahaan dan
sebuah database operasional umum yang mendukung komunikasi.

ERP SYSTEMS CONFIGURATION

Kebanyakan sistem ERP berbasis client-server model yang secara singkat merupakan
bentuk dari topologi jaringan di mana pengguna komputer atau terminal (klien)
mengakses program ERP dan data melalui komputer host yang disebut server. 2 basis
arsitektur yaitu:

1. Two-tier model  server menangani tugas aplikasi dan database.

2. Three-tier model  fungsi database dan aplikasi dipisahkan, umumnya
digunakan sistem ERP besar yang menggunakan wide area networks (WAN)
untuk konektivitas antar user.
DATA WAREHOUSING

Data warehousing adalah salah satu isu IT yang paling cepat tumbuh pada bisnis saat
ini. Sebuah data warehouse adalah database relasional atau multidimensional yang
dapat memakan penyimpanan sebanyak ratusan gigabyte atau bahkan terabytes.
Ketika data warehouse diatur untuk sebuah departemen atau fungsi maka disebut data
mart. Daripada berisi data ratusan gigabyte dari seluruh perusahaan, data mart hanya
memiliki data sekitar puluhan gigabyte.

Kebanyakan organisasi menggunakan data warehouse sebagai bagian dari inisiatif IT

strategis yang mencakup sistem ERP. Menerapkan data warehouse yang sukses
mencakup instalasi sebuah proses untuk mengumpulkan data pada basis
berkelanjutan, mengaturnya menjadi informasi yang bermanfaat, dan mengirimkan
untuk evaluasi. Proses data warehousing mencakup tahap esensial berikut:

1. Membuat model data untuk data warehouse

2. Mengekstrak data dari database operasional
3. Membersihkan data yang diekstrak
4. Mengubah data menjadi model warehouse
5. Memuat data menjadi data warehouse database

Berikut beberapa isu terkait warehouse database karena data warehouse dibuat dan
dijaga secara terpisah dari database operasional:

- Internal efficiency  Salah satu alasan pemisahan data warehouse adalah

kebutuhan structural dan operasional dari pemrosesan transaksi dan sistem data
mining berbeda secara fundamental, membuatnya tidak mungkin untuk
menyimpan data operasional (current) dan arsip data pada databasea yang
sama.
- Integration legacy system  Pengaruh lebih lanjut dari sistem warisan adalah
alasan mengapa data warehouse harus memiliki operasi independen.
- Consolidation of global data  Data warehouse ynag terpisah dan tersentralisasi
adalah hal yang efektif untuk mengumpulkan, standarisasi, dan mengasilimasi
 data dari sumber yang berbeda karena menyatunya ekonomi global yang
menimbulkan tantangan terhadap kompleksitas data mining.

Data warehouse yang fleksible dan yang seramah mungkin akan membuatnya mudah
diakses oleh banyak pengguna. Beberapa keputusan yang didukung oleh data
warehouse secara fundamental tidak berbeda dari keputusan yang didukung oleh
database tradisional.

Alasan utama untuk data warehousing adalah untuk mengoptimalkan peforma bisnis.
Banyak organisasi yang percaya bahwa lebih banyak keuntungan strategis yang
diperoleh dari membagikan data secara eksternal. dengan menyediakan pelanggan dan
supplier dengan informasi yang diperlukan pada waktu mereka memerlukannya,
perusahaan dapat meningkatkan hubungan dan menyediakan pelayanan yang lebih
baik.

RISK ASSOCIATED WITH ERP IMPLEMENTATION

Berikut risiko isu yang perlu dipertimbangkan:

1. Big bang vs phased in implementation  Metode big bang adalah yang paling
ambisius dan berisiko di mana perusahaan menggunakan pendekatan ini untuk
menukar operasi dari sistem warisan lama mereka ke sistem baru dalam satu
peistiwa tunggal yang mengimplementasi ERP di seluruh perusahaan.
Pendekatan phased-in lebih cocok untuk mendiversifikasi organisasi yang
memiliki unit yang tidak memiliki proses umum dan data yang sama.
2. Oposisi untuk perubahan dalam kultur bisnis
3. Memilih ERP yang salah
4. Manajemen harus memastikan untuk memilih ERP yang sesuai untuk
perusahaan karena tidak ada ERP tunggal yang mampu memecahkan semua
permasalahan organisasi.
5. Isu skalibilitas sistem skalibilitas adalah kemapmuan sistem untuk tumbuh
secara mulus dan ekonomis sesuai dengan naiknya kebutuhan user.
6. Memilih konsultan yang salah
7. Biaya yang tinggi dan pembengkakan biaya
 8. Disrupsi operasi

IMPLICATIONS FOR INTERNAL CONTROL AND AUDITING

Berikut adalah kekhawatiran kunci diperiksa dalam kerangka kerja COSO:

1. Otorisasi transaksi
2. Pemisahan tugas
3. Pengawasan
4. Pencatatan akuntansi
5. Verifikasi independen
6. Kontrol aksees

Secara tradisional, pemilik dari sumber sistem memberikan hak istimewa individual
kepada user berdasarkan tingkat kepercayaan individual dan deskripsi pekerjaan.
Kendali aksees umumnya dicapai melalui access control list (access token) dalam
aplikasi users.

Sebuah role adalah teknik formal untuk mengelompokkan user berdasarkan sumber
sistem yang mereka perlukan untuk melakukan tugas mereka.

Isu terkait dengan roles ERP:

1. Pembuatan role yang tidak diperlukan.

2. Peraturan akses paling sedikit harus berlaku untuk penetapan izin.
3. Mengawasi pembuatan role dan aktivitas pemberian izin.