KONSEP MANAJEMEN PENGGUNAAN ERP

(ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)

Meisi Sulistiawati, Ginda Hidayatulloh, Ai Salsa Nadila

Prodi Teknik Industri, Institut Teknologi Garut

Jl. Mayor Syamsudin No. 1 Jayaraga Garut 44151 Jawa Barat
2003008@itg.aci.id
2003014@itg.aci.id
2003110@itg.aci.id

ABSTRAK - Artikel ini membahas mengenai ERP (enterprise resource planning)

adalah salah satu sistem dan merupakan teknologi informasi yang marak digunakan
oleh perusahaan saat ini karena keunggulannya untuk mencapai competitive
advantage. Dalam penerapan ERP pada perusahaan mengalami banyak kendala baik
dari pengembang system ERP itu sendiri maupun internal perusahaan. Beberapa
teknik untuk mencapai keberhasilan ERP telah dikeluarkan dan disini untuk
mendukung pelaksanaannya akan jauh lebih baik jika dapat menerapkan konsep
manajemen ERP dalam struktur perusahaan.
PENDAHULUAN
ERP atau enterprise resource planning adalah suatu evolusi system yang baru dan
marak digunakan pada saat ini oleh berbagai perusahaan besar. Secara definisi ERP
merupakan kumpulan modul berganda yang lahir dari perkembangan perangkat lunak
industri manufaktur. Pada dasarnya ERP dalam artikel sebelumnya merupakan
perkembangan dari system informasi akuntansi dimana perkembangan ini dimulai dari
perkembangan kebutuhan informasi pada perusahaan manufaktur yang dimulai dari
EOQ (economic order quantity) yang mencoba mengatasi batas minimum stok
persediaan pada perusahaan untuk memudahkan waktu pemesanan bahan baku
sehingga tidak terjadi kekosongan pada gudang. . Namun perkembangan kebutuhan
informasi tidak terhenti sampai disini sehingga membuat suatu system yang disebut
MRP (manufacturing resource planning) atau dikenal dengan MRP II, dimana system
ini menyediakan kebutuhan bukan hanya untuk menangani pengadaan bahan baku
saja namun mencoba untuk membuat sistem yang mengatur dalam alur produksi dan
penjualan. Alur penjualan dimulai dengan pemesanan penjualan, transaksi penjualan
hingga pencatatan piutang dagang, alur produksi mengatur penjadwalan produksi dan
operasi produksi hingga pengiriman, ditambah alur pengadaan bahan baku yang
mengatur bukan hanya pemesanan dan pembelian saja tetapi juga mengatur
pencatatan hutang dagang dan persediaan. Dari sistem informasi ini semua kebutuhan
telah terpenuhi namun ada terjadi kendala dimana terminal untuk penjualan, produksi
dan pengadaan bahan baku memiliki database sendiri-sendiri sehingga jika seorang
pelanggan membutuhkan informasi mengenai tahap pemrosesan pesanannya maka
membutuhkan waktu yang lebih lama dikarenakan bagian penjualan tidak memiliki
data untuk informasi tersebut dan harus melakukan hubungan dengan bagian
produksi yang menyimpan database tersebut. Untuk memberikan solusi dari
permasalahan tersebut maka dibuatlah sistem informasi yang mengintegrasikan
semua database tersebut dan sistem itu dinamakan ERP. ERP ini secara tepat
berkembang tidak bisa dipastikan, namun mulai terlihat dengan jelas pada era 1990-
an sebagai performa ekonomi Amerika yang luar biasa. Bahkan dalam sebuah artikel
erpweaver.com menyatakan ERP adalah tonggak sejarah dalam proses industri.
Perkembangan software aplikasi dalam dunia industri tidak dapat dipungkiri hingga
saat ini yang merupakan state-of-theart tekhnologi adalah aplikasi ERP (Enterprise
Resource Planning). Sampai tahun ini tidak ada software aplikasi yang dapat melebihi
kecanggihan ERP. Hal ini tidaklah mengherankan mengingat control yang dilakukan
ERP telah mencakup keseluruhan organisasi, dan meliputi semua aktivitas dalam
organisasi. Namun ini bukanlah akhir dari suatu perkembangan di dunia IS/ES
(Information System/Enterprise System).
Jika melihat dari seluruh fasilitas informasi yang diberikan ERP maka tidak diragukan
lagi bahwa system adalah system yang terbaik untuk mengkoordinir seluruh organisasi
dengan baik. Namun kita tidak hanya bisa berhenti pada teori saja tetapi harus bisa
melihat implementasi pada saat system ERP ini diterapkan di perusahaan. Sampai saat
ini ternyata lebih banyak keluhan terhadap penggunaan ERP dalam perusahaan
dimana keluhan tersebut berbicara pada area waktu yang panjang dan melelahkan
melebihi anggaran yang ditetapkan serta membutuhkan perubahan dalam perusahaan
itu sendiri.
TEORITIS
Saat ini teknologi informasi memberikan terobosan yang spektakuler dimana
pengontrolan yang dilakukan terhadap perusahaan bukan hanya per departemen
namun secara keseluruhan operasional perusahaan yang mengintegrasikan semua
data seluruh departemen perusahaan. Teknologi terobosan ini dinamakan ERP
(enterprise resource planning) yang menyatukan seluruh operasional perusahaan dari
manajemen, akuntansi, sumber daya manusia, produksi hingga riset. dalam buku
introduction to information system James A. O’Brien menyatakan bahwa ERP adalah
tulang punggung teknologi dari ebusiness, sebuah kerangka kerja transaksi
keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemrosesan pesanan
penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan
distribusi, serta keuangan.
PEMBAHASAN
Keunggulan ERP, Setiap teknologi tentu saja memiliki keunggulan yang ditawarkan
dan membuat kebanyakan perusahaan tertarik menggunakan ERP, namun dibalik
semua itu tidak terlepas dari memiliki kelemahan yang harus diwaspadai oleh
perusahaan agar dapat melakukan antisipasi dalam menggunakan ERP ini.
Keunggulannya ERP menurut sterling-team ;
1. Penghematan (Direct Saving Cost)
2. Peningkatan Kualitas Informasi (Information Quality)
3. Produktifitas Team (Team Productivity)
4. Management Performance
5. Sinkronisasi antara IT sistem dengan Strategi Perusahaan (IT and Business
Strategic Alignment)
Kendala-kendala Penggunaan ERP pada Perusahaan, Kendala yang dihadapi dapat
ditimbulkan dari pihak perusahaan ataupun juga dari pihak penyedia aplikasi ERP itu
sendiri. Kendala yang ditimbulkan secara umum seperti dikatakan ari kurniawan dalam
artikelnya bahwa terdapat enam hal yang menyebabkan kegagalan ERP yaitu;
1. Meremehkan kerumitan perencanaan, pengembangan,dan pelatihan
2. Tidak melibatkan para karyawan yg terkena dampak perencanaan
3. Melakukan terlalu banyak hal dengan cara yang cepat pada proses konversi
4. Pelatihan yang tidak memadai dalam berbagai tugas baru yg dibutuhkan oleh
sistem ERP
5. Kegagalan melakukan konversi data
6. Terlalu mempercayai berbagai pernyataan yang diberikan para penjual software
ERP
Selain itu kegagalan ERP yang paling besar sebenarnya adalah resiko yang akan
ditanggung perusahaan jika saja aplikasi ERP yang digunakan tidaklah sesuai dengan
kebutuhan dan kondisi perusahaan karena hal ini akan mengakibatkan kegagalan
bisnis secara menyeluruh sehingga akan menghancurkan perusahaan itu sendiri.
Kegagalan untuk melibatkan para karyawan yang terkena dampak dalam tahap
perencanaan dan pengembangan serta program manajemen perubahan, atau
mencoba untuk melakukan terlalu banyak hal dengan cara yang terlalu cepat pada
proses konversi, merupakan penyebab umum dari kegagalam proyek ERP. Kegagalan
lainnya adalah pelatihan yang tidak memadai dalam berbagai tugas pekerjaan baru
yang dibutuhkan sesuai dengan sistem ERP serta gagalnya melakukan konversi data
dan pengujian yang cukup atas data. Selain itu pemilihan atas ERP merupakan
penentu keberhasilannya dimana kesalahan dalam memilih vendor atau memilih
konsultan pengembang sistem juga merupakan kegagalan lainnya.
Pada dasarnya perusahaan yang menggunakan ERP memiliki tujuan menjadikan
perusahaannya untuk masuk dalam tahapan competitive advantage sehingga rata-
rata yang perusahaan besarlah yang siap menggunakan aplikasi ERP ini. Namun
aplikasi di lapangan menyatakan bahwa tidak semua perusaahaan yang siap untuk
menerapkan ERP ini, karena tidak mempertimbangkan resiko yang harus diterima dan
perubahan yang dilakukan pada perusahaan.
Konsep Manajemen ERP
Dalam memecahkan kegagalan dalam penerapan ERP pada perusahaan telah banyak
dilakukan penelitian yang secara umum mengatakan perbaikan pada identifikasi
kebutuhan ERP dengan membentuk tim khusus, pemilihan konsultan pembuat aplikasi
ERP, kemudian melakukan tahapan evaluasi pada setiap tahapan ERP yang telah
dilakukan. Mengutip hasil kesimpulan penelitian Titis Restu atas 120 perusahaan
dengan 3 vendor yaitu PT. SAP Indonesia, PT. Oracle Indonesia, dan PT. Mincom
Indoservices, yang menyatakan bahwa ;
1. Dukungan dari manajemen puncak yaitu adanya sasaran dan tujuan yang jelas,
komitmen yang tinggi dari manajemen puncak pada proyek implementasi ERP
dan tersedianya sumber daya yang diperlukan.
2. Proyek manajemen yang efektif, yaitu adanya kejelasan dalam mendefinisikan
ruang lingkup dan perencanaan implementasi proyek, adanya penetapan
batasan waktu implementasi yang realistis dan keterampilan/skill seorang
manajer proyek yang baik.
3. Bussiness Process Reengineering (BPR), dimana diperlukan kesiapan perusahaan
untuk melakukan perubahan, kemampuan perusahaan untuk rekayasa dan
adanya komunikasi yang baik pada saat proses implementasi
4. Pemilihan Perangkat Lunak dan Perangkat Keras, dimana hal tersebut dapat
dilakukan melalui kesesuaian antara software dan hardware dengan kebutuhan
perusahaan, kemudahan kustomisasi.
5. Pendidikan dan pelatihan kepada karyawan dalam melaksanakan implementasi
ERP, agar keberhasilan implementasi ERP tercapai maka diperlukan adanya
konsep dan logika ERP, tenaga pengajar yang berkualitas serta petunjuk yang
sederhana dan mudah dipahami.
6. Dukungan Vendor, hal sangat diperlukan dukungan dari para vendor untuk selalu
cepat tanggap dalam pelayanan, tenaga konsultan yang berkualitas dan
partisipasi vendor dalam implementasi.
Selain hal-hal yang disebut dalam kesimpulan penelitian diatas untuk mencapai
keberhasilan dalam penerapan sistem ERP, terdapat beberapa hal yang lebih rinci
untuk dilakukan sebagai mana perusahaan membutuhkan tindakan yang lebih konkrit
dan jelas. contohnya teori dalam perhitungan biaya dengan menggunakan ABC
(activity based costing) maka untuk berhasil diterapkan dalam perusahaan maka akan
lebih tepat perusahaanpun menggunakan ABM (activity based management). Begitu
pula dengan system ERP, untuk mencapai keberhasilan penerapan ERP pada
perusahaan maka dibutuhkan konsep ERPM (enterprise resource planning
management).
menurut James A. Hall dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi yang digambarkan
seperti dibawah ini;
Berdasarkan konsep ERP tersebut maka management perusahaan kita bagi
berdasarkan peranannya yaitu ;
 Departemen Pemrosesan Transaksi
Pada departemen ini dapat dipenuhi dengan bagian-bagian yang dimiliki oleh
perusahaan itu sendiri berdasarkan alur proses perusahaan dimana pada departemen
ini yang perlu ditekankan adalah penempatan bagian telah sesuai dengan kebutuhan
perusahaan secara efektif dan efisien. Contoh ;
- Bagian penjualan dan pemasaran,
- Bagian perencanaan,
- Bagian keuangan,
- Bagian produksi,
- Bagian persediaan dan
- Bagian pembelian dan pengadaan barang.
 Departemen Analisis Perusahaan
Pada bagian ini dapat diserahkan kepada bagian riset, dimana penelitian dan
pengembangan yang dilakukan adalah untuk seluruh departemen yang membutuhkan
analisis sebagai pengembangan perusahaan ke depan. Selain itu bagian SDM (sumber
daya manusia) untuk melakukan fungsinya melakukan analisis atas kinerja karyawan
dan bagian internal control untuk melakukan pengawasan atas alur proses
perusahaan.
 Departemen Gudang Data
Pada departemen ini akan melakukan fungsinya sebagai petugas pengklasifikasi data,
monitoring penyimpanan data dan pengontrolan aktivitas penyimpanan dan keluar
masuknya data.
 Departemen Database
Pada bagian ini dapat dilakukan oleh DBA (database administrator) dan bagian IT
yang akan melakukan pengontrolan bukan hanya database atas semua data yang
keluar dan masuk, tetapi juga mengawasi jalannya system ERP agar berjalan sesuai
dengan perencanaan yang telah dibuat.
KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diambil adalah untuk mencapai keberhasilan implementasi
ERP dalam perusahaan, banyak hal yang harus dilakukan bukan hanya dukungan dan
komitmen manajemen perusahaan dalam kesiapan menjalankan sistem, pemilihan
perangkat keras dan perangkat lunak, pemilihan pemasok atau konsultan system.
Selain itu juga dibantu dengan struktur manajemen perusahaan agar perusahaan akan
lebih siap dalam menjalankan system ERP dengan meminimalisir kegagalan dalam
pengimplemetasiannya. Dengan pembagian ini maka beberapa permasalahan dalam
dapat diminimalisir seperti;
1. Kerumitan perencanaan dalam struktur perusahaan akan lebih mudah diatasi
karena struktur manajemen mendukung bentuk struktur ERP.
2. Memaksa pengembang untuk melibatkan karyawan dalam pembuatan system
karena informasi detail dipegang karyawan pada bagian yang telah diselaraskan
dengan system ERP.
3. Pelatihan terhadap pegawai dapat disesuaikan karena pegawai telah
mengerjakaan tugasnya sesuai dengan job description yang telah disesuaikan
dengan struktur ERP, pelatihan hanya merubah pelaksanaan pekerjaan manual
kedalam pelaksanaan pekerjaan terkomputerisasi saja .
4. Konversi data tidak akan mengalami banyak kesulitan dikarenakan semua data
telah tersusun dengan rapih sesuai bagiannya dan alur system ERP.
Demikianlah pemikiran yang dapat diberikan berdasarkan informasi yang
terkumpulkan selama ini, dimana hal ini dapat dilanjutkan pada penelitian teoritis
tingkat keberhasilan konsep manajemen ERP ini.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Basri, Mursyid, Hasan, 2010, Kapan Kita Membutuhkan ERP,
http://manajemenoperasional.com/kapan-kitamembutuhkan-erp/
[2] Handriani, Inge, 2011, ERP Bagi Perusahaan, “Proceeding”, Jakarta, Universitas
Mercu Buana
[3] Hall, James A., Sistem Informasi Akuntansi, Buku dua, Thomson Learning,
Salemba Empat
[4] Kurniawan, Ari, 2011, ERP(Enterprise Resource Planning),
http://blog.uad.ac.id/arikurniawan/2011/06/01/ erp-enterprise-resource-planning/
[5] http://sterling-team.com/blog/keuntunganmenggunakan-sistem-erp-bag-1
[6] Linawati, 2006, ERP Infrastruktur Vital Bagi Industri, “Artikel”, Artikel Populer Ilmu
Komputer.Com
[7] O’Brien, James A., Introduction To Information System, Edisi 12, McGraw-Hill,
Salemba Empat