Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

1. ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) atau sering juga disebut
Perencanaan Sumber Daya Perusahaan merupakan sebuah sistem informasi,
perangkat lunak , sekaligus framework yang ditujukan untuk proses manajemen
inventarisasi dan kontrol pada perusahaan, perencanaan distribusi barang, proses
produksi barang, keuangan, pemesanan barang, dan sejumlah aktifitas lainnya
terkait dengan barang di dalam sebuah industri/perusahaan yang dilakukan
secara digital.
ERP sering disebut sebagai back office system, yang mengindikasikan
bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.
Berbeda dengan front office system yang langsung berurusan dengn pelanggan
seperti e-Commerce, CRM (Customer Relationship Management)
Contoh perusahaan dalam dan luar negri yang menggunakan ERP: Coca
Cola, ASTRA, Garuda, Pertamina, Bank Mandiri, BNI, dll.
Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi
secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam
organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk:
a. Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
b. Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
c. Menghasilkan informasi yang real-time
d. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan
perencanaan

Berikut ini adalah beberapa tingkatan ERP pada umumnya:

a. ERP Tier I
ERP Tier I mendukung perusahaan global yang besar dan menangani semua
masalah internasionalisasi, termasuk mata uang, bahasa, alfabet, kode pos,
aturan akuntansi, dan lain-lain.
b. ERP Government Tier I
 ERP tingkat ini mendukung agensi pemerintahan besar (sebagian besar
federal). Vendor ERP yang berada di tingkatan ini mendukung akuntansi, SDM,
dan pengadaan di pemerintahan.
c. ERP Tier II
ERP Tier II mendukung perusahaan besar yang dapat beroperasi di banyak
negara tetapi tidak memiliki jangkauan global. Pengguna ERP Tier II bisa
merupakan entitas yang berdiri sendiri atau unit bisnis dari perusahaan global
besar. Salah satu contoh dari sistem ERP tingkat ini adalah EQUIP yang
dikembangkan oleh HashMicro.
d. ERP Government Tier II
ERP yang berada pada tingkatan ini kebanyakan berfokus pada
pemerintahan negara bagian dan lokal dengan beberapa instalasi federal.
e. ERP Tier III
ERP tingkat ini mendukung perusahaan-perusahaan skala menengah.
Sebagian besar menangani beberapa bahasa dan mata uang tetapi hanya satu
alfabet.
f. ERP Tier IV
Tingkat IV ERP dirancang untuk bisnis kecil. Sistem ERP yang dirancang
untuk usaha mikro biasanya hanya fokus pada akuntansi dan sering tidak
dianggap sebagai sistem ERP lengkap oleh para profesional TI.

2. Implementasi ERP dan Peningkatan Kinerja

Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup
dari perubahan dan peran serta pelanggan. Perusahaan membutuhkan jasa
konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung. Migrasi data adalah salah satu
aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP
Sayangnya, Migrasi data merupakan aktifitas terakhir sebelum fase produksi.
Langkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan
implementasi ERP:
a. Mengidentifikasi data yang akan di migrasi
b. Menentukan waktu dari migrasi data
 c. Membuat template data
d. Menentukan alat untuk migrasi data
e. Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan migrasi f.
Menentukan pengarsipan data

Dalam implementasi ERP terdapat beberapa pendekatan yang dapat

digunakan diantaranya :

a. The Big Bang

Yaitu strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara
simultan di seluruh fungsi perusahaan. Kelebihannya adalah hanya
memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem baru,
sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal. Kekurangannya
adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan
tinggi.
b. Step-by-step (Phased Approach)
Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya
berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait.
Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan.
Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan
terjadinya perbaikan proyek yang akan dating akibat konsultasi
internal, ongkos tidak terlalu membebani.Kekurangannya adalah
waktu implementasi keseluruhan lebih panjang. Manfaat dari ERP
hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak
optimal.
c. Small Bang (Pilot Approach)
Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi
perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site
yang terkait. Kelebihannya adalah biaya relatif rendah, kompleksitas
berkurang. Kekurangannya adalah membutuhkan banyak customisasi
akibat adanya operasi spesifik antar site.
3. Implikasi ERP terhadap Internal Control dan Auditing
a. Otorisasi transaksi
Kontrol perlu ditanamkan pada sistem untuk memvalidasi transaksi sebelum
diterima dan digunakan modul lain. Tantangan bagi auditor adalah
memverifikasi otorisasi transaksi untuk mendapatkan pengetahuan yang
terperinci atas konfigurasi sistem ERP dan pengertian yang seksama atas
proses bisnis dan arus informasi antara komponen sistem.
b. Pemisahan tugas
Keputusan operasional organisasi berbasis ERP berusah didekatkan dengan
sumber dari kejadiannya. Proses manual yang memerlukan pemisahan tugas
seringkali dihilangkan dalam lingkungan ERP. Hal ini menimbulkan
permasalahan baru bagaimana mengamankan, mengontrol suatu sistem agar
dapat menjamin pemisahan tugas berjalan dengan baik. Untuk memecahkan
masalah ini, SAP memperkenalkan teknik user role. Setiap role diberikan
suatu set aktivitas yang ditugaskan pada pengguna yang berwenang dalam
sistem ERP. Auditor perlu memastikan apakan role ini diberikan sesuai
dengan tanggung jawab kerjanya.
c. Pengawasan
Seringkali kegagalan dari implementasi ERP dikarenakan manajemen tidak
mengerti dengan baik pengaruhnya terhadap bisnis. Seringkali, setelah ERP
berjalan, hanya tim implementasi yang mengerti cara kerjanya. Karena peran
tradisional akan diganti, supervisor perlu mendapatkan pengertian teknis dan
operasional yang mendalam atas sistem baru ini.
d. Accounting Records
Dalam sistem ini data OLTP dapat dengan mudah diproses menjadi berbagai
macam produk akuntansi, resiko yang ada dapat diminimalkan dengan
meningkatkan akurasi entri data. Tetapi, Walaupun menggunakan teknologi
ERP, beberapa resiko atas akurasi accounting records masih muncul. Hal ini
disebabkan karena data yang rusak atau tidak akurat akibat melewati sumber
eksternal. Data ini dapat berisi duplicate records, nilai yang tidak akurat, atau
fields yang tidak lengkap. Oleh karena itu dibutuhkan pembersihan data
untuk mengurangi resiko dan menyakinkan data yang paling akurat dan
terkini yang diterima.
a. Kontrol akses
Security merupakan isu yang penting dalam implementasi ERP.
Tujuan dari security ini untuk menyediakan kerahasiaan, kejujuran,
dan ketersediaan informasi yang dibutuhkan. Apabila security lemah,
dapat menyebabkan pembeberan rahasia dagang kepada pesaing dan
akses tanpa izin.
b. Mengaudit data warehouse
Dalam mengaudit sistem informasi, auditor harus dapat mendesain
prosedur untuk mengumpulkan bukti atas asersi manajemen yang
berhubungan dengan laporan keuangan perusahaan. Data yang
terkandung dalam data warehouse merupakan sumber yang sangat
baik dalam menyelenggarakan analisis time-series dan ratio.
Walaupun demikian, auditor perlu memahami prosedur dalam
mempopulasi warehouse. Pembersihan data merupakan tahapan
penting dalam mengelola warehouse agar berguna dengan baik. Jadi,
auditor harus berhati-hati menggantungkan diri pada warehouse.

Referensi :
https://www.hashmicro.com/id/blog/pengertian-erp-software/
http://dotsystem.co/blog/?p=33
https://www.coursehero.com/file/29826223/Bab-3-ERP-Malikadocx
https://id.scribd.com/doc/245992736/3-Implikasi-ERP-Pengendalian-Internal-Dan-
Audit