BAB 2

LAPORAN KEGIATAN

2.1 Proses Bisnis Perusahaan

PT. Gilang Agung Persada bergerak di bidang perdagangan barang (retail), proses
bisnis yang dilakukan PT. Gilang Agung Persada yaitu bisnis ritel merupakan aktivitas
bisnis yang melibatkan penjualan barang dan jasa secara langsung kepada konsumen
akhir. Berikut gambar proses produksi dari bahan baku sampai pesanan kepada
customer:

Business

Retail Modern
Market
Wholesale

Dept.
Store Store
Shipping

Boutique
Warehouse
Concept
Store

Dealer Corporate E-Commerce Exhibiton

Gambar 2.1 Proses Bisnis PT. Gilang Agung Persada

Retailer menjadi komponen atau kunci dalam rantai nilai yang menghubungkan
produsen dengan konsumen. Maksud dari rantai nilai sendiri berupa serangkaian
badan usaha yang terlibat dalam pembuatan dan pendistribusian barang dan jasa
kepada konsumen (mencakup supplier, produsen/ pabrik, wholesaler, retailer).
PT. Gilang Agung Persada yang bergerak pada retail brand fashion yang sekarang ada
total 18 brand. Untuk setiap produk yang akan dijualkan, ditangani langsung oleh
setiap divisi brand-brand tersebut. Jadi, khususnya untuk tiga luxury brand yaitu,

7
8

Célin, Givenchy dan Marc Jacobs setiap divisi brand tersebut melihat potensi pasar
yang baik untuk dapat disesuaikan dengan minat masyarakat di Indonesia. Kemudian,
setiap barang tersebut dibawa ke warehouse yang fungsinya sebagai tempat
penyimpanan yang nantinya akan diditribusikan ke store dan dealer atau agen
penjualan.
Wholesaler sebagai badan usaha yang membeli produk dari produsen dan
menjualnya kembali dalam partai besar kepada retailer. Wholesaler dan retailer
melakukan aktivitas yang hampir sama, tapi perbedaan utamanya berada pada fokus
wholesaler untuk memuaskan kebutuhan retailer, sedangkan fokus dari retailer adalah
memuaskan kebutuhan konsumen. Untuk wholesale bergerak khusus untuk brand
Casio. Selain dijualkan kepada dealer, Casio sendiri melakukan penjualan yang
dilakukan di exhibition jadi hanya mengadakan penjualan untuk beberapa hari saja
tetapi dengan menyebar di beberapa mall di Jakarta maupun diluar Jakarta. Dalam
melakukan penjualan, bukan hanya di department store tapi PT. Gilang Agung Persada
juga memanfaatkan e-commerce yang ada sebagai lahan dalam melakukan pemasaran
produk. Beberapa brand watches sendiri seperti, GWatch/Gc, Casio dan NonGuess
dan PT. Gilang Agung Persada memiliki concept store sendiri yaitu, Watch Zone,
Watch Engine dan Time Things.
Dalam melakukan pemasaran PT. Gilang Agung Persada memiliki strategi retail,
merchandising management dan store management yang untuk memantau setiap
transaksi penjualan yang terjadi di department store. Brand fashion lainnya yaitu,
Guess, VNC, La Senza, Superdry, Calvin Klein, Swarovski, Nautica, Citizen,
Rosefield, Tissot, Superdry. PT. Gilang Agung Persada yang bergerak sebagai
perusahaan ritel yang juga mempunyai department store tentunya memiliki pegawai
toko yang dipekerjakan dapat melayani konsumen untuk membantu memilih dan
menemukan produk yang diinginkan. Retailer fashion memakai pegawai yang relatif
cukup banyak. Selain itu retail juga memberikan layanan – layanan berupa kredit untuk
barang tertentu, layanan pesan antar, dan jasa lainnya sesuai dengan jenis produk yang
ditawarkan.

2.1.1 Proses Bisnis Finance

Finance secara umum bertanggungjawab terhadap penyediaan dana untuk
perusahaan dalam mencapai profit dan juga untuk memberi manfaat bagi pemilik dana
dalam bentuk return. Divisi Finance sebagai pengelolah keuangan dana-dana
 9

perusahaan yang harus dikelola secara efisien dan efektif dan bertanggung jawab
mengotorisasi nota permintaan, dana dan memeriksa dokumen-dokumen yang
berkaitan dengan pembelian barang dan mengeluarkan dana tunai/patty cash untuk
melakukan pembayaran kepada pemasok sesuai dengan persetujuan yang secara
umum bertanggungjawab terhadap penyediaan dana untuk perusahaan.

Profit

Return

Finance

Pembiayaan

Raising Fund
Allocation
Utilazation Surplus

FIRM

Gambar 2.2 Fungsi Finance sebagai Fungsi Pembayaran

Deskripsi pekerjaan Finance Staff/Staff Keuangan di PT. Gilang Agung Persada

a. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan
b. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program
c. Melakukan transaksi keuangan perusahaan
d. Melakukan pembayaran kepada suplier
e. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan
aktivitas keuangan perusahaan
f. Melaukan penagihan kepada customer
g. Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan
h. Membuat laporan mengenai aktivitas keuanganperusahaan
i. Menerima dokumen dari vendor internal maupun external
j. Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen
10

k. Entry SAP
l. Melakukan evaluasi budget
m. Membuat laporan manajemen kepada induk perusahaan
n. Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun-akun tertentu
o. Menyiapkan dokumen penagihan invoice/kuitansi tagihan
p. Melakukan rekonsiliasi dengan unit lain

Divisi Finance membuat anggaran biaya diperlukan agar dapat memahami berapa
besar keuangan yang diperlukan untuk membuat penjualan yang di estimasikan.
Dalam anggaran biaya ini, biasanya harus membedakan antara biaya tetap (fixed cost)
seperti sewa dan penggajian, serta biaya variabel (variabel cost) seperti biaya iklan
dan promosi. Untuk mengevaluasi berbagai alternatif penganggaran barang
modal/investasi, dengan menentukan cash flow yang sesuai, yakni data mengenai
aliran kas bersih dari suatu investasi.

2.1.2 Proses Bisnis Accounting

Divisi akuntansi lebih fokus dalam mencatat dan melakukan ikhtisar, serta
mengelompokkan semua transaksi yang terjadi dalam sebuah perusahaan. Setelah
selesai melakukan pencatatan, seorang akuntan harus melakukan otorisasi di setiap
departemen terkait. Misalnya, terdapat transaksi biaya endorsement, maka akuntan
melakukan otorisasi ke bagian marketing. Setelah selesai melakukan otorisasi, akuntan
membuat laporan keuangan dengan memeriksa dan memastikan semua transaksi telah
tercatat pada akun-akun yang tepat. Laporan keuangan biasanya akan disajikan pada
periode tertentu seperti akhir bulan, triwulan, semester, atau akhir tahun.

Accounting

Cost Accounting Accounting

Accounting Payable Receivable

Gambar 2.3 Divisi Accounting

 11

Cost Accounting
Bertanggung jawab menganalisa costs dan menerbitkan laporan kinerja dan informasi
lain yang diperlukan untuk mengontrol dan meningkatkan operasi, seperti:
a. Membuat anggaran biaya.
b. Menciptakan costing methods yang memungkinkan untuk mengontrol aktivitas,
menekan biaya, dan meningkatkan kualitas.
c. Mengontrol jumlah fisik inventory, menentukan cost produk dan jasa yang
dihasilkan untuk penentuan harga dan evaluasi kinerja produk atau divisi.
d. Menentukan inventory akhir dan cost of goods sold untuk laporan keuangan.
e. Memilih di antara dua alternatif atau lebih yang mempengaruhi revenue atau
cost.

Accounting Payable
Dalam pekerjaannya seorang Account Payable Staff atau Account Payable Officer
memiliki tugas untuk:
1. Melakukan kordinasi dengan bagian bagian yang terkait dengan supply chain
(warehouse, produksi, purchasing, sales dan vendor)
Setiap proses pembelian selalu melibatkan banyak pihak dari mulai bagian purchasing,
Marketing dan sales, serta bagian storing (gudang), siklus ini biasa disebut supply
Chain alias santai suplai. Seorang admin account payable sudah seharusnya benar-
benar memahami siklus rantai supply ini, hal ini dikarenakan bagian account
receivable merupakan posisi vital yang harus memastikan keberadaan barang sebelum
melakukan pembayaran. Kordinasi dengan bagian bagian yang terikat dengan supply
chain tentunya akan membuat kinerja seorang account payable lebih mudah dan lebih
cepat.

2. Melakukan analisa terhadap kegiatan pembelian (purchase atau purchasing)

Account Payable tentunya harus melakukan pengecekan ulang terhadap dokumen
dokumen pembelian yang ada di bagian purchasing. Hal ini dimaksudkan agar tidak
terjadi kesalahan kedepannya. Purchase Order (PO) yang telah disahkan oleh manajer
pembelian harus dicek ulang karena terkadang metode pembayaran dari suatu produk
yang dipesan oleh perusahaan juga berbeda beda.
12

3. Melakukan pencatatan terhadap kegiatan pembelian tersebut

Segala sesuatu yang berkaitan dengan proses pembelian dan harus dibayar, maka hal
itu harus masuk ke dalam catatan Account Payable. Hal ini dimaksudkan, jika
kedepannya terjadi kekeliruan, maka keputusan akan dilihat berdasarkan fakta yang
ada.

4. Melakukan pembayaran terhadap pembelian yang sudah absah sesuai perjanjian.

Account payable melakukan pembayaran. Sebagai catatan, ada tiga bentuk
pembayaran, yaitu:
a. Pembayaran CAD (Cash After Delivery)
Pembayaran jenis ini memiliki artian, perusahaan (Account Payable) membayar jika
barang sudah diterima oleh perusahaan.
b. Pembayaran CBD (Cash Before Delivery)
Pembayaran jenis ini memiliki artian, perusahaan (Account Payable) membayar
sebelum barang diterima oleh perusahaan.
c. Pembayaran 2 Tahap, Down Payment (DP) dan pelunasan
Untuk jenis pembayaran yang ini perusahaan memberikan Down Payment sebagai
tanda jadi pada saat barang yang dibeli belum selesai dan dilunasi pada saat barang
yang dipesan sudah diterima oleh perusahaan.

5. Membuat laporan dan neraca pembelian

Setiap bulanan, membuat laporan yang akan di pertanggungjawabkan terhadap
Manager Accounting Receivable.

Accounting Receivable
Bertanggung jawab untuk mempersiapkan seluruh dokumentasi yang berhubungan
dengan account receivable yang mencakup, sales invoice, sales journal, account
receivable journal, outstanding balance, account receivable aging report dan account
receivable reconciliation untuk memastikan bahwa seluruh dokumen tersebut
dilaporkan dengan akurat dan tepat waktu. Tugas account receivable, yaitu:
a. Mempersiapkan sales invoice untuk penjualan kas dan kredit untuk
memastikan bahwa sales invoice dibuat dengan benar dan sesuai
dengan ketetapan yang ada.
 13

b. Mempersiapkan sales journal dan AR collection journal untuk

memberikan informasi yang akurat tentang sales dan outstanding AR
pada periode tertentu, serta melakukan tindak lanjut terhadap
pelanggan yang masih memiliki outstanding AR.
c. Menyiapkan daily outstanding balance (DO) untuk memberikan
informasi yang akurat kepada manajemen mengenai posisi
outstanding DO harian.
d. Membuat AR Aging Report dan AR Reconciliation bulanan untuk
konfirmasi dan pemeriksaan kesesuaiannya dengan laporan keuangan.
e. Mempersiapkan jurnal penjualan untuk mencatat penjualan bulanan.

2.2 Teori Yang Berhubungan dengan Technical Competence dan Employability

and Entrepreneurial Skill (EES)
2.2.1 Technical Competence
Menurut Hery (2012:3) membahas tentang definisi laporan keuangan, sebagai
berikut: “Laporan keuangan pada dasarnya adalah hasil dari proses akuntansi yang
dapat digunakan sebagai alat untuk mengkomunikasikan data keuangan atau
aktivitas perusahaan kepada pihak-pihak yang berkepentingan”. Ketika sebuah
usaha membuat transaksi keuangan, mereka membuat jurnal dalam jurnal
akuntansi keuangan untuk mencatat transaksi tersebut. Transaksi ini dicatat dalam
jurnal umum atau salah satu jurnal khusus untuk akun-akun yang paling aktif.
Jurnal-jurnal khusus yang paling umum adalah Journal Penjualan, Journal
Pembelian, Kas Jurnal Penerimaan dan Pengeluaran Kas Jurnal.
Sebelum dimasukkan ke komputer, sebuah jurnal akuntansi adalah buku log
fisik dengan beberapa kolom untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Saat
ini, di PT. Gilang Agung Persada menggunakan jenis software akuntansi
keuangan untuk mencatat dan mengelola transaksi bisnis. Transaksi tersebut
kemudian dimasukkan dalam kelas buku besar tertentu menggunakan Chart of
Accounts Number (No. referensi Daftar Pembukuan) untuk menyiapkan laporan
laba rugi, laporan keuangan, dan Laporan keuangan lainnya.
Seiring dengan berbagai perkembangan teknologi untuk memudahkan setiap
pekerjaan sehingga menuntut penulis untuk dapat menggunakan aplikasi tersebut.
Pengembangan SDM adalah untuk memastikan bahwa organisasi mempunyai
orang orang yang berkualitas untuk mencapai tujuan organisasi untuk
14

meningkatkan kinerja dan pertumbuhan (Armstrong, 1997:507). Pengembangan

sumber daya manusia dirasa semakin penting manfaatnya karena tuntutan jabatan
atau pekerjaan, sebagai akibat kemajuan teknologi dan semakin ketatnya
persaingan diantara perusahaan yang sejenis.
Berhubungan dengan pekerjaan yang penulis kerjakan, dimana harus adanya
pengembangan terhadap kualitas dalam bekerja. Terutama di bidang pekerjaan
penulis, yang menuntut harus adanya pengembangan di bidang teknologi berupa
aplikasi akuntansi. Dengan melakukan pengembangan pengetahuan mengenai
aplikasi akuntansi tentunya akan membantu dalam melakukan pekerjaan dengan
lebih maksimal. Memerlukan peningkatan pengetahuan sehingga dapat
meningkatkan kualitas dalam bekerja serta pemanfaatan sistem informasi
akuntansi juga sangat penting dalam menciptakan laporan keuangan yang
berkualitas.

2.2.2 Employability and Entrepreneurial Skill

Teamwork menunjukkan mengenai pembawaan diri ke dalam suasana kerja
yang beragam. Dalam dunia pekerjaan tentunya menentukan kemampuan dalam
memahami apabila ada seorang pemimpin yang akan mengarahkan. Kemampuan
komunikasi sangat penting ketika seorang karyawan harus mampu
menterjemahkan apa yang dikehendaki pimpinan, mampu menyampaikan
gagasan-gagasannya dengan baik, mampu membuat surat bisnis, dan mampu
membangun komunikasi positif dengan atasan dan sesama karyawan.
Secara terminologis komunikasi menunjuk pada proses penyampaian suatu
pesan (message) atau pernyataan (statement) oleh seseorang kepada orang lain.
Berkomunikasi, sebenarnya sedang berusaha menumbuhkan suatu kebersamaan
(commonnes) dengan seseorang, berusaha berbagai informasi, ide atau sikap.
Melalui komunikasi menujukkan kemampuan untuk bekerja sama dengan
lainnya secara efektif, kemampuan untuk memahami seseorang, kemampuan
untuk memberikan kontribusi terhadap perencanaan kerja group, kemampuan
menyampaikan ide secara meyakinkan melalui oral. Keterampilan untuk
menularkan kemampuan komunikasi ke orang lain.
Merriam & Caffarella (Knowles, 2003b:48) menyatakan bahwa pengarahan
diri merupakan upaya individu untuk melakukan perencanaan, pemusatan
perhatian, dan evaluasi terhadap aktivitas yang dilakukan. Di dalamnya terdapat
 15

kekuatan psikologis yang memberi arah pada individu untuk mengambil

keputusan dan menentukan pilihannya serta menetapkan cara-cara yang efektif
dalam mencapai tujuannya. Setiap perilaku manusia itu merupakan hasil dari
proses belajar (pengalaman) dalam merespon berbagai stimulus dari
lingkungannya. Melalui self management menghasilkan perilaku yang memiliki
peranan penting terutama dalam mempertimbangkan berbagai tindakan yang
akan dilakukan, menentukan pilihan tindakan tersebut, dan mengambil
keputusan tindakan perilaku.
Initiative and Enterprise atau ketrampilan yang memberikan konstribusi
pada relasi/hubungan yang produktif untuk mendapatkan hasil-hasil inovatif.
Initiative and enterprise berhubungan pada manajemen perubahan, identifikasi
peluang-peluang, refleksi praktik-praktik yang dilakukan untuk perbaikan dan
m embangun persahabatan.
Problem Solving atau ketrampilan yang memberikan konstribusi pada
relasi/hubungan yang produktif dan harmonis untuk mendapatkan hasil yang
optimal. Skill problem solving dapat dijelaskan sebagai ke- mampuan untuk
melihat sesuatu yang benar dan salah, dan bertindak memperbaiki kesalahan;
dalam situasi yang kompleks termasuk kemampuan untuk identifkasi masalah-
masalah, inisiatif; pentahapan untuk pemecahan masalah tanpa ataupun dengan
masukan dari supervisor.
Planning atau ketrampilan yang memberikan konstribusi pada Perencanaan
Strategis jangka pendek dan jangka panjang. Skill Planning and organising
menggambarkan kemampuan individu untuk memanage tugas-tugas dan batas-
waktu yang ditetapkan dalam peran kerjanya. Planning and organising dapat
diterapkan untuk manajemen waktu, ketrampilam manajemen proyek,
perencanaan strategi dan alokasi sumberdaya, pencapaian sasaran dan target,
penelitian dan penjadwalan.

2.3 Kegiatan Yang Dilakukan Sesuai Dengan Learning Plan

2.3.1 Technical Competence
Pada awal pertama saya masuk kerja, saya diberi pengarahan oleh supervisor
saya yaitu Ibu Lidwina Sonia mengenai laporan apa saja yang akan saya buat dan
segala kegiatan saya selama magang disana, beliau juga menjelaskan peraturan –
peraturan yang berlaku di perusahaan yang harus penulis taati selama menjalankan
16

magang disana. Kemudian setelah itu penulis diberi pengarahan oleh karyawan lain
mengenai aplikasi yang akan saya gunakan selama magang disana, aplikasi yang
penulis gunakan adalah aplikasi untuk memeriksa invoice dan Accpac untuk
penjurnalan.
Untuk aplikasi Ms. Excel saya tidak mengalami kesulitan tetapi untuk aplikasi Accpac
penulis mengalami sedikit kesulitan karena sebelumnya tidak pernah menggunakan
aplikasi ini, tetapi setelah pengarahan yang diberikan terhadap aplikasi ini penulis jadi
mengerti cara pengoprasian dari aplikasi ini.
1. Mampu Memahami Proses Bisnis Perusahaan
Selama menjalani program internship di PT. Gilang Agung Persada, penulis
mempelajari bagaimana proses bisnis yang ada dalam divisi Finance and
Accounting.
Pada awal pertama masuk kerja, penulis diberi pengarahan oleh supervisor
mengenai laporan apa saja yang akan dibuat dan segala kegiatan penulis selama
magang. Penulis mampu menjalankan dan mempelajari semua jobdesc dari
staff lama yang sudah resign. Menginput transaksi atau bill store pada bagian
exhibition. Transaksi exhibition yang melakukan pameran pada beberapa mall
dengan beberapa merk dagang. Transaksi tersebut diinput yang kemudian akan
diperiksa apakah terdapat beberapa bill yang tidak sesuai.

2. Mampu Mengaplikasikan Pelajaran yang Terkait Selama Internship

Pekerjaan yang saya kerjakan di bidang penjurnalan & adjustment expense dan
kompetensi yang penulis miliki adalah akuntansi. Bagaimana cara untuk
melakukan pencatatan penjurnalan pada setiap transaksi yang dilakukan,
melakukan pemeriksaan pada beberapa transaksi yang tidak berhubungan
dengan perusahaan. Hal ini tentunya berhubungan dengan pekerjaan saat ini.

3. Mampu untuk Mengindentifikasi Masalah yang Terjadi Pada Organisasi

Selama menjalankan internship di PT. Gilang Agung Persada, penulis dapat
melakukan pencatat penjurnalan dari setiap transaksi dari berbagai brand dan
melakukan adjustment untuk reimbursement setiap staff setiap bulannya.
Dilakukan adjustment karena, setiap staff memiliki batas maksimal untuk
reimbursement transport, parkir, angkutan umum dan bensin yang
berhubungan dengan pekerjaan. Terdapat kendala yang saya hadapi terkait
 17

dengan kompetensi tenis. Dimana terjadinya sebuah transaksi di store

berdasarkan berbagai jenis transaksi seperti, cash, debit card dan credit card.
Saat itu dicatat berdasarkan jenis transaksi yang berasal dari 133 store yang
tersebar. Kendalanya terdapat dari spg store yang terkadang salah melakukan
pencatatan transaksi atau nominalnya berbeda dengan data yang dikirim dari
bank. Sehingga, saya harus menelepon spg store dan menanyakan pada
incharge mengenai transaksi tersebut agar laporan keuangan menjadi sesuai
dengan data bill.

4. Mampu untuk Menerapkan Pelajaran yang Terkait untuk Menyelesaikan

Masalah
Salah satu yang sering penulis dapatkan dalam pelajaran akuntansi bagaimana
untuk menganalisis, menginvestigasi, serta membuat laporan keuangan yang
akurat dan wajar dimana dana arus kas harus bisa dipertanggung-jawabkan dari
mana sumbernya, dan juga kewajaran dari penggunaannya. Saat melakukan
adjustment pada expense, maka staff wajib memberikan lampiran asli
mengenai bukti untuk dilakukan reimbursement apabila adalah hal yang
dicurigai atau bukti tidak sesuai atau sampai terjadi kecurangan (fraud) yang
dilakukan oleh oknum dalam sebuah perusahaan, seorang akuntan yang handal
harus bisa mengetahui dan melaporkan.

5. Mampu untuk Menyiapkan Laporan yang Digunakan Oleh Organisasi

Setiap bulan penulis menyiapkan laporan keuangan expense yang dibuat
sebagai reimbursement. Melakukan adjustment sesuai dengan ketentuan dari
perusahaan mengenai beberapa batasan untuk dilakukan reimbursement.
Selain laporan keuangan mengenai expense, setiap bulannya penulis juga
membuat rekapan serta menyiapkan laporan keuangan mengenai penggunaan
voucher taxi.

2.3.2 Employability and Entrepreneurial Skills (EES)

Melalui program internship di PT. Gilang Agung Persada, penulis mendapat
banyak pengetahuan mengenai dunia kerja terutama pada divisi finance dan
accounting. Selain mendapatkan pengetahuan, penulis juga merasakan dampak positif
terutama diberikan kesempatan untuk bisa meningkatkan soft skill baik secara
18

langsung maupun tidak langsung khususnya pada communication skill, team work,
self management, planning and organizing, initiative and enterprise, dan problem
solving and decision making. Berikut adalah peningkatan soft skill yang penulis
dapatkan selama penulis mengikuti program internship di PT. Gilang Agung Persada:
1. Self Management
Menjalani program internship selama 4 bulan di PT. Gilang Agung
Persada, penulis di tuntut untuk dapat mengatur diri sendiri mengenai beberapa
tugas dan tanggung jawab yang diberikan serta, penulis juga harus mampu
untuk dapat beradaptasi dengan lingkungan perusahaan dan mengetahui
peraturan yang telah ditetapkan. Seperti, datang tepat waktu ke kantor,
mengerjakan juga menyelesaikan tugas dengan baik dan tepat waktu. Karena
penulis menggunakan kendaraan umum untuk berangkat ke kantor dan jarak
tempat tinggal penulis dengan lokasi kantor jauh, awalnya penulis mulai
mengatur time management sehingga penulis dapat sampai dikantor tepat
waktu.
Setiap pekerjaan yang diberikan kepada penulis dikerjakan secara teliti
sesuai standart akuntansi sehingga dapat memberikan manfaat kepada
perusahaan. Penulis tentunya juga harus beretika dan bersikap baik. Bulan
berikutnya setelah sudah dapat beradaptasi dengan pekerjaan yang tentunya
terdapat perbedaan batasan penyelesaian pekerjaan, adanya peningkatan
penulis dalam menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu dan teliti.

2. Team work
Selama melakukan program internship di PT. Gilang Agung Persada, penulis
belajar untuk dapat membangun hubungan yang baik dengan rekan kerja
karena, kerjasama antar rekan kerja agar tugas yang dikerjakan dapat
terselesaikan secara maksimal. Adanya pekerjaan yang harus dikerjakan
dengan rekan kerja dan beberapa kegiatan yang diadakan oleh perusahaan yang
harus melibatkan rekan antarsesama rekan kerja dari berbagai divisi.

3. Communication
Berada di lingkungan pekerjaan tentunya komunikasi sangat penting dalam
berhubungan dan bekerja sama dengan orang lain, untuk mampu bekerja
dengan baik dalam kelompok, serta untuk dapat memberi dan menerima
 19

masukan. Komunikasi yang dilakukan dalam perusahaan sebagai pertukaran

informasi yang biasanya berhubungan dengan aktivitas perusahaan.
Kemampuan dalam komunikasi tentunya sangat penting saat bekerja untu
dapat membangun hubungan dengan atasan dan sesama teman karyawan.
Terutama, terdapat banyak pekerjaan yang saling terlibat dengan teman rekan
kerja seperti, saat melakukan pemeriksaan invoice tentunya penulis harus
melakukan komunikasi terlebih dahulu dengan pihak-pihak dari berbagai divisi
brand dan saat penulis juga menginput data PRF untuk berbagai pengajuan
yang hendak dilakukan misalnya, untuk event atau endorsement dan kebutuhan
travelling ke store diluar kota yang memerlukan uang dan juga dilapirkan data
sebagai bukti sebagai pengajuan pengambilan uang yang harus diperiksa dan
disetujui terlebih dahulu oleh manager brand, manager finance and
accounting dan manager HRD.

4. Initiative & Enterprise

Penulis melakukan pekerjaan berdasarkan learning plan, ketika penulis
diberikan tugas dan tanggung jawab yang bukan hanya satu tugas saja dan
setiap pekerjaan memiliki perbedaan deadline. Dengan berbagai pekerjaan
yang diberikan tentunya, penulis harus dapat mengatur setiap waktu yang ada
untuk dapat menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu. Saat penulis
mengerjakan PRF, tentunya terdapat banyak klasifikasi yang berdasarkan
deskripsi yang diajukan dan nominal uang yang dimintakan. Karena ada
berbagai macam klasifikasi maka, penulis bernisiatif untuk memberikan sticky
notes untuk masing-masing PRF berdasarkan deskripsi karena, harus dilihat
dari deskripsi untuk persetujuan tingkat manager. Dengan situasi yang ada,
beberapa pengajuan yang harus segera disetujui oleh manager. Untuk itu
penulis, selalu membedakan tempat untuk dokumen yang sudah sangat
dibutuhkan agar nantinya, dana untuk event dari dokumen tersebut dapat segera
terealisasikan.

5. Problem Solving & Decision Making

Saat menjalankan program internship, penulis sempat mendapat masalah.
Untuk mencapai peningkatan soft skill, tentunya penulis harus mampu
menyelesaikan masalah tersebut. Salah satunya, saat ada bill exhibition yang
20

transaksi atas pembayaran tersebut ada yang tidak sesuai dengan data yang ada
dari bank dan dari pihak IT. Jika hal tersebut tidak dapat diselesaikan, maka
untuk pencatatan pada accounting tidak akan sesuai. Untuk itu, penulis harus
memberitahukan pada divisi brand tersebut mengenai perbedaan pencatatan
transaksi dan penulis juga menghubungi bank terkait dengan pembayaran
tersebut. Masalah lainnya juga mengenai expense yang diajukan oleh setiap
staff, karena untuk setiap pengajuan pengembalian setiap bulannya setiap staff
wajib untuk diautorisasi terlebih dahulu oleh masing-masing manager divisi.
Jadi, penulis sering mendapat beberapa pengajuan yang belum diautorisasi.
Maka, penulis harus menghubungi kembali staff yang terkait dan juga dengan
manager divisi tersebut.

6. Planning & Organizing

Ditempat penulis penulis mengikuti program internship, dalam tahap
perencanaan mengenai penuntasan tugas yang akan dikerjakan selalu di
rencanakan dengan metode, arahan maupun prosedur yang sudah di tetapkan
agar pekerjaan yang diberikan dapat dituntaskan dengan baik. Jadi, untuk
setiap akhir bulan diadakan meeting yang bertujuan untuk melihat kembali
kinerja yang dilakukan serta pembahasan mengenai setiap masalah yang terjadi
selama bulan tersebut. Meeting yang dilakukan hanya dengan divisi finance
yang bersifat untuk lebih meningkatkan penjualan yang berada pada dealer dan
untuk lebih membuat peningkatan pada penagihan invoice karena, terdapat
target yang harus dapat dicapai. Jadi, untuk setiap bulannya dilihat kembali
capaian penerimaan serta, mengenai dealer yang belum melunasi dan melihat
potensi penjualan yang ada di luar daerah Jakarta.

2.3.3 Project
Pada saat menjalankan internship di PT. Gilang Agung Persada, penulis
mendapatkan project dari divisi accounting. Project yang penulis kerjakan setiap
bulannya kurang lebih sama, tetapi di setiap bulannya ada juga tambahan tugas baru
dan kegiatan baru yang saya kerjakan sesuai apa yang di perintahkan oleh manager
dan masing – masing tugas masih saling berhubungan antara tugas – tugas lain yang
diberikan.
 21

Pada bulan Februari penulis diberikan pengarahan dan penjelasan pekerjaan

penulis selama internship serta menjelaskan peraturan – peraturan yang berlaku
kemudian juga menjelaskan beberapa aplikasi yang akan penulis kerjakan serta
menjelaskan cara menjalankan aplikasinya. Pekerjaan yang saya lakukan dibulan
pertama ini adalah memeriksa dan adjustment expense transport sebagai
reimbursement setiap staff pada tanggal 15 per bulan. Selain itu, uga menginput dan
memeriksa voucher taksi blue bird setiap bulannya berdasarkan voucher dalam bentuk
fisik dan e-voucher yang nantinya akan dibayar kepada pihak Bluebird saat mendapat
invoice dari Bluebird yang nantinya akan mendapatkan penagihan juga dari pihak
Bluebird. Kemudian, penulis juga menginput data PRF untuk berbagai pengajuan dan
yang hendak dilakukan berdasarkan klasifikasi sebagai pengajuan dana yang harus di
periksa dan disetujui terlebih dahulu oleh manager brand, manager finance and
accounting dan CFO. Setiap paginya, penulis juga membuat data tarikan kurs.
Pada bulan Maret, penulis masih melanjutkan pekerjaan di bulan sebelumnya
untuk expense staff setiap bulannya, menginput data PRF sebagai bentuk pengajuan
dana yang harus diperiksa dan disetujui oleh pihak-pihak yang terkait, menginput data
voucher taxi dan tarikan kurs untuk setiap paginya. Untuk bulan Maret, penulis
diberikan tambahan tugas untuk menginput data transaksi khusus untuk exhibition atau
pameran yang berupa event yang sedang berlangsung. Tugas tambahan lainnya,
memeriksa invoice dalam kota dan diluar kota yang telah dilunasi.
Pada bulan April, pekerjaan yang penulis lakukan masih sama juga dengan bulan
–bulan sebelumnya yaitu, membuat adjustment expense staff setiap bulan, menginput
data PRF untuk pengajuan, menginput data voucher taxi dan tarikan kurs. Memeriksa
invoice penagihan, memisahkan dan mengelompokan invoice yang telah dilunasi.
Menginput transaksi untuk exhibition brand casio. Diakhir bulan, penulis diberikan
tambahan tugas untuk melakukan penjurnalan untuk setiap transaksi dan penggunaan
dana perusahaan. Untuk penjurnalan tersebut, menggunakan aplikasi accpac.
Awal bulan Mei, penulis mendapat tambahan tugas untuk membuat rekapan
delivery order dari setiap brand dan penulis tetap mengerjakan pekerjaan seperti bulan-
bulan sebelumnya. Di bulan terakhir internship ini, penulis sudah mampu
menyesuaikan dengan lingkungan kantor dan juga menyelesaikan setiap pekerjaan
dengan baik dan tepat waktu. Dengan pembagian waktu yang benar, setiap pekerjaan
yang diberikan kepada penulis semua pekerjaan dapat terselesaikan dengan tidak
terburu-buru.
22

2.4 Penuntasan Tugas dan Penyelesaian Masalah

Dalam dunia kerja, penulis mendapatkan banyak hal baru mulai dari beradaptasi
hingga harus mampu menyesuaikan diri dengan lingkungan yang baru juga terutama
penerapan teori yang telah penulis pelajari di perkuliahan kedalam program internship
3+1 ini. Pada saat menjalani internship, penulis diperkenalkan mengenai ruang
lingkup dunia kerja yang jauh berbeda dengan dunia perkuliahan, dengan tugas – tugas
baru yang belum pernah penulis kerjakan sebelumnya. Dalam menyelesaikan tugas
yang diberikan, ada beberapa kendala yang penulis hadapi dan penanganan yang
penulis lakukan.
Kendala atau masalah yang dihadapi oleh penulis pada saat menjalankan internship
di PT. Gilang Agung Persada, diantaranya:
1. Pada saat akan membuat adjustment pada expense untuk reimbursement,
seringkali terdapat staff yang terlambat mengumpulkan lampiran tersebut
sehingga yang seharusnya penulis sudah mengerjakan pekerjaan yang lain
tetapi terhambat dengan expense yang terlambat dilakukan. Untuk expense
juga, banyak staff yang belum melakukan persetujuan dengan manager divisi
masing-masing divisi yang akhirnya penulis harus menghubungi kembali
setiap staff yang bersangkutan dan manager. Kemudian, terdapat banyak staff
yang tidak mengetahui batasan-batasan dalam melakukan reimbursement
menyebabkan mereka komplain setelah dilakukan adjustment mengenai
jumlah akhir dari pengembalian uang tersebut.
2. Menginput data PRF sebagai bentuk pengajuan permintaan dana yang
klasifikasi pada travelling dan event. Seringkali untuk event, saat masing-
masing divisi melakukan pengajuan tersebut, mereka membuat pengajuan pada
saat waktu yang sudah dekat untuk keperluan dana yang besar. Padahal,
pengajuan dalam jumlah dana yang besar harus melawati beberapa tahap
verifikasi dari bagian accounting sampai ke CFO. Untuk PRF travelling,
beberapa tim divisi brand yang seharusnya memisahkan keperluan untuk tiket,
transport dan meal allowance karena, akan diverifikasi oleh masing-masing
penanggung jawab tersebut.
Penanganan dalam menyelesaikan permasalahan atau kendala yang dihadapi oleh
penulis saat menjalankan internship di PT. Gilang Agung Persada, sebagai berikut:
1. Untuk expense setiap bulannya setiap staff diberikan batas pengumpulan
pengajuan. Batas pengumpulan tanggal 12 dan bagi setiap staff yang melewati
 23

batas yang telah ditentukan maka, akan dikenai pengurangan dari jumlah
expense tersebut. Setiap staff yang belum mengetahui apa saja yang bisa
diperhitungan sebagai reimbursement akan berurusan langsung dengan
manager dari masing-masing divisi.
2. Setiap PRF yang dibuat sebagai pengajuan untuk event dan travelling dengan
waktu yang sudah dekat. Hal ini akan menjadi tanggung jawab staff yang
membuat pengajuan tersebut. Apabila waktu yang ditentukan sudah mendekati
dengan tanggal jatuh tempo maka staff yang bersangkutan akan melakukan
autorisasi secara pribadi dengan setiap manager atau penaggung jawab yang
berhubungan dengan keperluan mengenai PRF.
Kendala–kendala yang terjadi bukanlah menjadi hal yang besar bagi penulis
karena adanya bantuan dari manager dan teman-teman staff yang dengan sabar
menjelaskan dan mengajari penulis sampai penulis bisa mengerjakan serta,
menyelesaikan berbagai tugas yang diberikan dengan baik. Karena sebelum membuat
laporan–laporan keuangan perusahaan terlebih dahulu penulis diberi arahan oleh
manager bagaimana cara mengerjakannya. Semua kegiatan yang penulis lakukan
tentunya dapat meningkatkan soft skill penulis dan dapat juga dapat mengembangkan
kompetensi penulis dalam menghadapi suatu masalah dan memecahkan sebuah
masalah dengan cepat dan efektif.
24