Implementasi Sistem

ERP
Migunani, S.Kom, M.Kom

Pendahuluan

Sistem ERP merupakan sistem yang besar dan

kompleks
Berpengaruh pada sebagian besar departemen
Volume data sangat besar
Investasi tidak sedikit
Keberhasilan implementasi dipengaruhi banyak
aspek
Faktor-faktor yang mempengaruhi
Infrastructure, manufacturing, IT maturity,
goverment, business size, regional, BPR experience

Isu Manajemen Proyek

ERP merupakan hal yang sangat kritis bagi efisiensi

organisasi, oleh karena itu diperlukan perencanaan proyek
yang cermat.
Berbagai isu manajemen proyek yang harus diperhatikan :
Estimasi waktu : penentuan skala prioritas, fleksibilitas
jadwal, sebagainya harus ditentetukan dengan cermat.
Jenis sistem ERP yang akan diadopsi : Sistem yang
diadopsi utuh dari vendor biasanya dengan modifikasi
minimal. Tujuan utma adalah implementasi ERP yang
tepat untuk organisasi.

Faktor Keberhasilan

Critical success factor keberhasilan implementasi sistem

ERP [OLS-2004]:

Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis

Komitmen dari seluruh jajaran manajemen
Manajemen proyek mplementasi yang baik
Tim implementasi yang baik
Ekayasa ulang proses bisnis
Komitmen organisasi untuk berubah
Pendidikan dan pelatihan yang intensif
Data yang akurat
Sosialisasi dan komunikasi yang intensif
Pengukuran kinerja yang jelas dan fokusnya
Dapat mengatasi isu multisite

Langkah-langkah Implementasi

Secara garis besar terdapat tiga pendekatan

umum [OLS-2004] :

Penggunaan satu paket utuh (vendor tunggal)

Kombinasi dari berbagai vendor (multi vendor)
Kostumisasi atau membuat sendiri sistem ERP

Biasanya dipilih pendekatan yang sesuai

dengan kemampuan perusahaan serta skenario
implementasi jangka panjang.

Langkah-langkah umum implementasi ERP

tidak jauh berbeda dengan tahapan sistem
informasi lainya :
1)
2)
3)
4)

Membangun organisasi tim proyek

Menentukan pendekatan implementasi
Membangun rencana implementasi
Menentukan kriteria keberhasilan dan metode
pengukuranya

Struktur Organisasi

Implementasi ERP harus dikelola oleh sekelompok tim

yang dibentuk khusus untuk implementasi
Komite Pengarah : terdiri atas perwakilan klien dan
para eksekutive unit bisnis. Anggota tim ini harus
diwakili oleh semua area yang dipengaruhi ERP.
Staf Teknologi Informasi Internal : Manajer,
Programmer, Analis, dan Dukungan Teknik
User Utama Internal
Perwakilan Vendor/konsultan

Bentuk Umum Struktur Organisasi Tim

Implementasi ERP [SAT-2000]
Komite Pengarah
Dukungan Administratif
Tim Proyek

Pokja Logistik

Pokja Tim
Pengembangan

Pokja Akunting

Catatan : Kelompok tergantung modul ERP yang dikembagkan

Pokja SDM

Siklus Hidup Pengembangan ERP

1) Perencanaan
Langkah awal : membentu komite pengarah
Tugas utama komite ini adalah mengidentifikasi
tujuan utama dan ruang lingkup proyek ERP,
menentukan manajer proyek dan tim lainya.
Tugas tim proyek pada fase ini :
Mendefinisikan masalah yang akan diselesaikan ERP dan
Ruang lingkupnya
Mengevaluasi alternatif pendekatan pada ERP
Membuat jadwal dan anggaran proyek

2) Analisis

Komite pengarah telah sepakat menjalankan sistem ERP dan

mungkin telah menentukan pendekatan yang akan dilakukan.
Mengumpulkan informasi dan mendefinisikan kebutuhan
dari berbagai fungsi di organisasi.
Memilih vendor ERP dan mengevaluasi vendor yang dapat
memenuhi kebutuhan dan merekomendasi kepada tim
pengarah.
Tanggung jawab utama tim pada fase ini adalah
mengeidentifikasi rekayasa ulan proses bisnis yang
diperlukan berdasarkan paket software.
Jika vendor dipilih perwakilan vendor atau pihak konsultan
dapat dilibatkan dalam proses analisis.
Pada akhir analisis idalnya dihasilkan prototipe sistem ERP
diberbagai area untuk disimulasi dan diinterasikan.

3) Desain

Tingkat desain tergantung pada pendekatan ERP.

Jika dipilih satu paket maka antarmuka sebagian besar telah
ditentukan, kostumisasi hanya dibagian minor.
Jika dipilih kostumisasi paket, desain antarmuka menjadi
lebih lama.

Aspek desain lainya yang cukup penting adalah

hardware, karena semua fungsi bisnis akan
menggunakan sumber daya yang sama
Pada fase ini pengguna akhir (end user) harus
mendapatkan pelatihan intensif atas paket ERP.
Pada fase ini kemungkinan akan terjadi beberapa
rekayasa ulang proses bisnis.

4) Implementasi

Untuk pendekatan kesatuan paket, program sudah

dirancang dan diterapkan permodul.
Beberapa modul harus dikonfigurasicmenjadi
sistem yang terpadu.
Setelah modul selesai dikonfigurasi selanjutnya
dilakukan validasi dengan beberapa kali iterasi dan
beberapa kali revisi hingga sistem siap dijalankan.
Membuat dokumentasi seluruh sistem dan
memberikan pelatihan pengguna sistem.
Tahap terakhir membuat rencana instalasi.

5) Dukungan Teknis

Tujuan pada fase ini untuk menjamin keberhasilan

sistem jangka pendek dan jangka panjang.
Meski pelatihan telah diberikan tetap masih
diperlukan dukungan teknis.
Elemen penting lain adalah pemeliharaan sistem
ERP.
Pemeliharaan adaptif diperlukan jika mengupgrade
versi paket dan modul atau terjadi kostumisasi.
Pemeliharaan perspektif diperlukan untuk memilihara
kinerja sistem agar tetap optimal.