Migunani, S.Kom, M.

Kom
Sistem ERP merupakan sistem yang besar
dan kompleks
Berpengaruh pada sebagian besar departemen
Volume data sangat besar
Investasi tidak sedikit
Keberhasilan implementasi dipengaruhi banyak
aspek
Faktor-faktor yang mempengaruhi
Infrastructure, manufacturing, IT maturity,
goverment, business size, regional, BPR experience
ERP merupakan hal yang sangat kritis bagi efisiensi
organisasi, oleh karena itu diperlukan perencanaan
proyek yang cermat.
Berbagai isu manajemen proyek yang harus
diperhatikan :
Estimasi waktu : penentuan skala prioritas,
fleksibilitas jadwal, sebagainya harus
ditentetukan dengan cermat.
Jenis sistem ERP yang akan diadopsi : Sistem yang
diadopsi utuh dari vendor biasanya dengan
modifikasi minimal. Tujuan utma adalah
implementasi ERP yang tepat untuk organisasi.
Critical success factor keberhasilan
implementasi sistem ERP [OLS-2004]:
Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis
Komitmen dari seluruh jajaran manajemen
Manajemen proyek mplementasi yang baik
Tim implementasi yang baik
Ekayasa ulang proses bisnis
Komitmen organisasi untuk berubah
Pendidikan dan pelatihan yang intensif
Data yang akurat
Sosialisasi dan komunikasi yang intensif
Pengukuran kinerja yang jelas dan fokusnya
Dapat mengatasi isu multisite
Secara garis besar terdapat tiga pendekatan
umum [OLS-2004] :
Penggunaan satu paket utuh (vendor tunggal)
Kombinasi dari berbagai vendor (multi vendor)
Kostumisasi atau membuat sendiri sistem ERP
Biasanya dipilih pendekatan yang sesuai
dengan kemampuan perusahaan serta
skenario implementasi jangka panjang.

Langkah-langkah umum implementasi ERP
tidak jauh berbeda dengan tahapan sistem
informasi lainya :
1) Membangun organisasi tim proyek
2) Menentukan pendekatan implementasi
3) Membangun rencana implementasi
4) Menentukan kriteria keberhasilan dan metode
pengukuranya
Implementasi ERP harus dikelola oleh
sekelompok tim yang dibentuk khusus
untuk implementasi
Komite Pengarah : terdiri atas perwakilan klien dan
para eksekutive unit bisnis. Anggota tim ini harus
diwakili oleh semua area yang dipengaruhi ERP.
Staf Teknologi Informasi Internal : Manajer,
Programmer, Analis, dan Dukungan Teknik
User Utama Internal
Perwakilan Vendor/konsultan
Komite Pengarah
Tim Proyek
Dukungan
Administratif
Pokja Logistik
Pokja Tim
Pengembangan
Pokja SDM
Pokja Akunting
Catatan : Kelompok tergantung modul ERP yang dikembagkan
1) Perencanaan
Langkah awal : membentu komite pengarah
Tugas utama komite ini adalah mengidentifikasi
tujuan utama dan ruang lingkup proyek ERP,
menentukan manajer proyek dan tim lainya.
Tugas tim proyek pada fase ini :
Mendefinisikan masalah yang akan diselesaikan
ERP dan Ruang lingkupnya
Mengevaluasi alternatif pendekatan pada ERP
Membuat jadwal dan anggaran proyek


2) Analisis
Komite pengarah telah sepakat menjalankan sistem
ERP dan mungkin telah menentukan pendekatan yang
akan dilakukan.
Mengumpulkan informasi dan mendefinisikan
kebutuhan dari berbagai fungsi di organisasi.
Memilih vendor ERP dan mengevaluasi vendor yang
dapat memenuhi kebutuhan dan merekomendasi
kepada tim pengarah.
Tanggung jawab utama tim pada fase ini adalah
mengeidentifikasi rekayasa ulan proses bisnis yang
diperlukan berdasarkan paket software.
Jika vendor dipilih perwakilan vendor atau pihak
konsultan dapat dilibatkan dalam proses analisis.
Pada akhir analisis idalnya dihasilkan prototipe sistem
ERP diberbagai area untuk disimulasi dan
diinterasikan.

3) Desain
Tingkat desain tergantung pada pendekatan ERP.
Jika dipilih satu paket maka antarmuka sebagian besar
telah ditentukan, kostumisasi hanya dibagian minor.
Jika dipilih kostumisasi paket, desain antarmuka
menjadi lebih lama.
Aspek desain lainya yang cukup penting adalah
hardware, karena semua fungsi bisnis akan
menggunakan sumber daya yang sama
Pada fase ini pengguna akhir (end user) harus
mendapatkan pelatihan intensif atas paket ERP.
Pada fase ini kemungkinan akan terjadi beberapa
rekayasa ulang proses bisnis.
4) Implementasi
Untuk pendekatan kesatuan paket, program sudah
dirancang dan diterapkan permodul.
Beberapa modul harus dikonfigurasicmenjadi
sistem yang terpadu.
Setelah modul selesai dikonfigurasi selanjutnya
dilakukan validasi dengan beberapa kali iterasi dan
beberapa kali revisi hingga sistem siap dijalankan.
Membuat dokumentasi seluruh sistem dan
memberikan pelatihan pengguna sistem.
Tahap terakhir membuat rencana instalasi.
5) Dukungan Teknis
Tujuan pada fase ini untuk menjamin keberhasilan
sistem jangka pendek dan jangka panjang.
Meski pelatihan telah diberikan tetap masih
diperlukan dukungan teknis.
Elemen penting lain adalah pemeliharaan sistem
ERP.
Pemeliharaan adaptif diperlukan jika mengupgrade
versi paket dan modul atau terjadi kostumisasi.
Pemeliharaan perspektif diperlukan untuk memilihara
kinerja sistem agar tetap optimal.