STRATEGI EVALUASI

DAN PEMILIHAN PAKET

ERP
Apriyani, ST., MT
Mekanisme Pengambilan Keputusan
• Melibatkan prosedur standar seperti perhitungan investasi, resiko
biaya dsb.
• Dalam kenyataan, banyak faktor lain yang perlu dipertimbangkan
dalam memutuskan produk ERP yang akan dipilih.
• Pertimbangan ini sering bersifat Intangible dan keputusan ditentukan
berdasarkan kesepakatan bersama para manajer.
Tahapan Kerangka Kerja Proses Pengambilan Keputusan
1. Identifikasi dan perumusan masalah, dimulai dengan membuat
pernyataan masalah dan sasaran yang ingin dicapai.
2. Koleksi informasi, mengumpulkan semua informasi yang Berhubungan
dengan masalah.
3. Mendefinisikan alternatif, pada fase ini semua alternatif solusi yang
relevan didefinisikan.
4. Evaluasi dan perbandingan alternatif, melakukan analisis dan
perbandingan setiap alternatif solusi.
5. Memilih salah satu solusi.
6. Implementasi solusi yang sudah dipilih.
7. Mengevaluasi implementasi solusi, dengan membandingkan terhadap
masalah yang ingin diselesaikan.
Fase – Fase Implementasi ERP
Fase Implementasi ERP
• FASE INISIASI : Berupa rencana strategis atau juga dari beberapa
kejadian yang muncul di perusahaan misalnya adanya tawaran dari
vendor, pergerakan dari kompetitior, pergerakan industri, peningkatan
kualitas proyek, perubahan pada peraturan dan hukum atau
pemanfaatan anggaran teknologi informasi yang lebih baik
• FASE EVALUASI: Meliputi evaluasi proses bisnis, analisis kebutuhan,
evaluasi berbagai alternatif, pencarian vendor yang potensial dan
evaluasi berbagai produk yang berbeda.
Fase Implementasi ERP
• FASE SELEKSI: Pada fase seleksi dapat berlangsung dalam rentang waktu
yang cukup lama. Karena dihabiskan untuk menyeleksi berbagai potensi
alternatif termasuk peluang mengakhiri proyek atau memutuskan
proyek jika lingkungannya ternyata tidak siap menerima proyek tersebut.
• FASE MODIFIKASI, ada 2 cara:
• Cara pertama modifikasi yang terjadi dalam rangkaian proses analisis-konfigurasi
dan pengujian hingga didapatkan hasil yang diinginkan atau hingga Batasan
waktu tertentu
• Cara kedua dengan melakukan pemilihan status target tertentu dan kemudian
menerapkan pengukuran atas pencapaian target tertentu. Proses ini dilakukan
secara paralel hingga membentuk suatu lingkaran.
Pada fase modifikasi dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna
Fase Implementasi ERP
• FASE PENYELESAIAN: Jika semua berjalan lancar, konsumen akan
melunasi pembayaran (tergantung kontrak). Dan juga tahapan ini
perusahaan biasanya mendapatkan pelajaran dan pengalaman atas
segala kejadian selama proyek implementasi, termasuk evaluasi
keberhasilan dan kegagalan dan peluang implementasi selanjutnya
Metode Pengembangan Sistem ERP
Metode Pengembangan Sistem ERP
Kerangka Kerja Pemilihan Solusi
• Metode pemilihan paket ERP dapat digambarkan dalam sebuah
kerangka kerja yang membagi dasar pemilihan dalam beberapa
kriteria, yaitu :
• Kesesuaian fungsional (functional fit),
• Fleksibilitas (Flexibility)
• Kostumisasi.
Tiga Hal Aspek Evaluasi
1. Modul : Memilih modul paket implementasi atau membuat sendiri
setiap modul tersebut. Terlepas dari alternatif mana yang dipilih.
2. Fleksibilitas: Memungkinkan berfokus pada satu sistem atau
alternative sistem dan teknologi lain.
3. Metode Implementasi: Pencarian solusi yang ideal antara
membangun sendiri seluruhnya atau mengadopsi penuh sistem dari
vendor ERP.
Kriteria Evaluasi Paket ERP
1. Functional Fit
2. Fleksibilitas (Flexibility)
• Kostumisasi
• Upgrade yang fleksibel
• Internasionalisasi
• Kemudahan penggunaan
• Arsitektur
• Skalabilitas
• Keamanan
• Antarmuka
• Sistem Operasi
• Independent database
• Bahasa pemrograman
3. Dukungan (Support)
• Dukungan infrastruktur
• Pelatihan
• dokumentasi
4. Kontinyuitas (Continuity)
• Struktur proyek
• Aktivitas komunitas
• Transparansi
• Frekuensi update
5. Kematangan (Maturity)
• Status pengembangan
• Situs referensi
Implementasi Sistem ERP
• Dimensi dan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi implementasi
ERP mencakut berbagai aspek yang terlihat pada gambar berikut :
Modul-Modul Umum ERP
• POS : Modul ini digunakan di Point of Sale untuk gerai ritel dan grosir.
Modul ini pada dasarnya digunakan untuk memasukkan data
penjualan dan stock entry pada titik penjualan. Semua entri data di
POS dimasukkan menggunakan modul ini.
• Sistem Manajemen Inventaris: Inilah tulang punggung dari ritel, grosir,
produksi, manufaktur, seluruh konstruksi ERP. Modul ini berguna
untuk membantu Anda mengelola inventaris atau tingkat persediaan.
Dalam bisnis kecil, modul ini mungkin bukan modul utama, namun
pengolahannya dilakukan secara internal sebagai modul terpisah.
Modul ini terintegrasi dengan modul pembelian, pergudangan, dan
penjualan.
Modul-Modul Umum ERP
• Manajemen Supply Chain: Modul ini diperuntukkan untuk distributor,
produsen, dan pedagang grosir. Modul ini berfokus pada pengecekkan
e􀁿siensi tahap dari bahan baku ke penjualan akhir.
• Akuntansi. Akuntansi adalah persyaratan dasar untuk semua jenis
bisnis. Modul akuntansi merupakan bagian integral dari semua ERP.
Modul ini terkait dengan berbagai modul bisnis dengan cara yang
berbeda untuk memastikan bahwa tidak ada entri akuntansi yang
terabaikan atau terulang dalam sistem. Modul ini dapat membantu
urusan audit dalam perusahaan.
Modul-Modul Umum ERP
• CRM: Customer Relation Management juga merupakan salah satu
kebutuhan dasar sebagian besar bisnis. Modul ini mungkin kurang
relevan untuk institusi pendidikan, konstruksi, dan industri pertanian,
karena industri-industri tersebut tidak berurusan dengan konsumen
akhir. Akan tetapi, modul CRM tetap dapat menguntungkan bagi
mereka, karena industri-industri tersebut punya supplier yang
bertindak sebagai pelanggan.
• Manajemen Gudang: Pergudangan merupakan modul penting untuk
ERP grosir, pertanian, konstruksi, dan produksi. Modul ini menangani
data gudang yang terhubung dengan perusahaan. Jika stok disimpan
di gudang pihak ketiga, maka modul ini bisa dihilangkan.
Modul-Modul Umum ERP
• Keuangan: Modul ini memberikan opsi-opsi untuk penganggaran dan
menyediakan berbagai laporan keuangan termasuk analisis rasio
kepada manajemen. Biasanya digunakan oleh akuntan dan
manajemen senior.
• Manajemen Sistem Informasi: Modul ini mungkin tidak dapat terlihat
oleh pengguna selain manajemen. Modul ini menyediakan semua
informasi penting dan laporan perbandingan kepada manajemen.
Manajemen dapat melihat laporan keseluruhan berbagai modul dan
laporan terpadu seperti akuntansi untuk produksi atau akuntansi
pergudangan dan sebagainya.
Modul-Modul Umum ERP
• HRM (Human Resource Management): Modul ini menangani data
yang relevan dengan departemen Human Resource dalam
perusahaan. Modul penggajian lebih relevan untuk perusahaan yang
memiliki lebih dari serratus karyawan yang bekerja di berbagai lokasi.
• Portal: Modul ini relevan untuk bisnis ritel dan bisnis berorientasi jasa
atau layanan, meskipun pedagang grosir juga dapat
memanfaatkannya. Setiap bisnis mencari identitas dan visibilitasnya di
internet dan oleh karena itu, mereka memerlukan adanya portal. ERP
dapat menyediakan portal yang terintegrasi dengan berbagai modul
bisnis lainnya.
Modul ERP untuk Bisnis Ritel dan Grosir
• Bisnis dan grosir berhubungan langsung dengan klien. Bisnis ritel
memiliki banyak pelanggan yang mungkin atau mungkin tidak
berulang. Bisnis grosir, di sisi lain, bergantung pada sedikit pelanggan
namun berulang. Keduanya bekerja dengan cara yang sama dan
membutuhkan modul serupa dalam ERP. Modul berikut relevan untuk
bisnis ritel dan grosir.
• POS untuk ritel dan grosir
• Sistem Manajemen Inventaris
• Akuntansi
• CRM
• Sistem Manajemen Gudang
• Keuangan
• HRM (terutama jika bisnis ritel memiliki sejumlah besar karyawan)
Modul ERP untuk Bisnis Perjalanan
• Akhir-akhir ini, bisnis wisata dan perjalanan semakin populer secara
online. Banyak orang lebih suka memesan tur dan wisata secara
online dengan agen perjalanan terkenal yang memiliki portal yang
mudah digunakan untuk pemesanan perjalanan online. ERP untuk
bisnis ini biasanya harus memiliki modul:
• Pemesanan / Ticketing
• CRM
• Akuntansi
• HRM (terutama jika bisnis perjalanan memiliki sejumlah besar karyawan)
Modul ERP untuk Bisnis Perbankan dan
Asuransi
• Perusahaan perbankan dan asuransi menangani banyak uang dan
orang. Mereka memiliki banyak karyawan yang bekerja di seluruh
negara. Modul-modul ERP yang relevan untuk perusahaan perbankan
atau asuransi adalah:
• CRM
• Perbankan / Asuransi (ini adalah modul khusus)
• Akuntansi
• Keuangan
• HRM
Modul ERP untuk Manufaktur
• Bisnis Manufaktur adalah unit besar yang membutuhkan sebagian
besar modul ERP umum seperti:
• Order Processing
• Manajemen Supply Chain
• Pembelian
• Operasi / Pengolahan / Produksi
• Sistem Manajemen Inventaris
• Akuntansi
• Keuangan
• CRM
• Manajemen Gudang
• HRM
Modul ERP untuk Konstruksi
• Bisnis konstruksi semakin berkembang pesat akhir-akhir ini. Modul
ERP berikut membantu manajemen dalam menjalankan bisnis dengan
lancar:
• Order Processing
• Pembelian
• Operasi / Konstruksi (ini merupakan modul khusus untuk setiap bisnis)
• Sistem Manajemen Inventaris
• Akuntansi
• Keuangan
• Manajemen Gudang
• HRM
Modul ERP untuk Pertanian
• ERP-Agri digunakan oleh bisnis peternakan besar dan perkebunan.
• Pembelian
• Operasi / Pengolahan
• Sistem Manajemen Inventaris
• Akuntansi
• Keuangan
• Manajemen Gudang
• Lelang / Penjualan (Modul ini khusus untuk ERP-Agri saja)
• HRM
Modul ERP untuk Institusi Pendidikan
• Institusi Pendidikan memiliki kebutuhan khusus dan oleh karena itu
memerlukan beberapa modul khusus dalam ERP. Di sini para guru
adalah manajer, kepala guru adalah manajer senior, dan kepala
sekolah adalah seorang Direktur/CEO. Modul-modul yang relevan
untuk industri ini adalah:
• Data siswa/orang tua untuk login
• Timetable
• Sistem Manajemen Inventaris
• Akuntansi
• Keuangan
• HRM
• Portal (Portal ini dapat melaporkan data siswa kepada orang tua dan guru
serta mencakup rincian pembayaran yang diintegrasikan ke dalam modul
akuntansi)