2.

Tahap 2- Analysis and Design

(termasuk dalam tahap Analysis Design)
Pada tahap ini, setelah memilih vendor
dan sofiware ERP yang akan digunakan
beserta dengan pemilihan
konsultan dan pembentukan tim
implementasi, maka yang selanjutnya
dilakukan dalam rangka
mendukung analisis terhadap user
requirements adalah melakukan analisis
gap yakni membandingkan
fungsi yang disediakan oleh sistem ERP
dengan proses operasional yang
dibutuhkan perusahaan untuk
menjalankan bisnisnya. Menggunakan
hasil dari analisis gap ini, tim
implementasi harus mampu untuk
membuat daftar proses yang akan
ditambahkan pada proses yang ada
sekarang untuk menunjang
performa software ERP yang akan
digunakan dan bagian yang akan
dimodifkasi pada software tersebut.
juga, analisis gap ini dapat digunakan
sebagai dasar membuat rancangan use
interface bagi bagian yang
dimodifikasi pada software ERP
rancangan strategi manajemen
perubahan, rencana konversi data dan
sistem serta rencana untuk pelatihan
dan eksekusi implementasi ini. Hal lain
yang harus dilakukan
pada tahap ini adalah menentukan
strategi implementasi ERP yakni
implementasi dengan cara vanilla
atau chocolate (yang akan dijelaskan
lebih detail pada sub bagian
selanjutnya). Akhir tahap ini, biasanya
tim implementasi dapat membuat
prototype implementasi software ERP ini,
yakni salah satu contohnya
dengan
mengimplementasikan/menginstalsoftwa
re ERP tersebut pada server lokal untuk
percobaan.
3. Tahap 3 - Acquisition and
Development (berada diantara tahap
Analysis Design dan Implementation)
Pada tahap ini, semua hasil dari analisis
gap yang telah dibuat pada tahapan
sebelumnya harus
dieksekusi. Diantaranya adalah
customize komponen teknikal dan user
interface sofiware ERP
penambahan syarat-syarat tambahan
dan data pada tabel-tabel dalam
database serta pembentukan
laporan yang berkaitan dengan sistem
ERP. Tim teknikal pada tahap ini akan
berkutat dengan instalasi
sofiware ERP, sedang disisi lain, tim
manajemen perubahan bekerja bersama
dengan end user akan
mengimplementasikan perubahan pada
proses bisnis dan melakukan pelatihan
awal
menggunakan
prototype yang telah dibuat di tahapan
selanjutnya. Dan tim data akan
melakukan migrasi data dari
sistem lama ke sistem baru berbasis
ERP ini. Dan akhir tahap ini ditandai
dengan mengonfigurasi
" """ """ ""o" "an olorisasi untuk
mengakses
keamanan dan mengimplementasikan
aturan authentication dan otorisasi untuk
mengakses sistem
ERP ini.
Tahap 4 - Implementation
Pada tahap ini, software ERP akan
terinstall dan dapat digunakan oleh end
user. End user akan mencoba
software ERP tersebut sekaligus
mengujinya. Pengujian ini dilakukan
dengan harapan bahwa jika ada
error pada software ERP tersebut maka
dapat langsung diperbaiki. Pada tahap
ini, juga dilakukan
konversi dari sistem lama ke sistem baru
berbasis ERP. Ada 4 metode konversi
yang dapat digunakan
yakni sebagai berikut:
a. hased, adalah metode dimana
konversi dari sistem lama ke sistem baru
berbasis ERP dilakukan
secara bertahap, misal per modul.
b ilot, adalah metode konversi dimana
menerapkan terlebih dahulu bagian
tertentu dari sistem
baru berbasis ERP untuk memastikan
sistem baru tersebut dapat berjalan
sesuai harapan.
c. Parallel, adalah metode konversi
dimana sistem lama dan sistem baru
berbasis ERP diterapkan
bersamaan. Setelah memastikan sistem
baru berbasis ERP berjalan dengan
lancar, barulah sistem
ama dihentikan dan benar-benar
digantikan sepenuhnya dengan sistem
baru. Metode ini dilakukan
untuk mengurangi risiko kerugian akibat
kegagalan penerapan sistem ERP yang
kompleks.
Direct Cutover atau Big Bang, adalah
metode konversi dimana langsung
menghentikan sistem lama
dan menggantikannya dengan sistem
baru berbasis ERP. Metode ini paling
berisiko menyebabkan
kegagalan penerapan sistem ERP yang
kompleks tetapi paling murah dari segi
biaya.
Setelah sistem baru diterapkan, pada
tahap ini juga harus dilakukan pelatihan
Penggunaan sistem ini
untuk end user yang terkait.
Ikatan

Tahap 5- Operation , wen adi akan

beralih fungsi
Pada tahapan ini, tim implementasi akan
beralih fungsi menjadi tim support untuk
membantu end user
dan tim operasional yang mengalami
kesulitan dan membutuhkan bantuan
dalam penggunaan sistem
ERP ini (dapat dikatakan sebagai help
desk). Tim support harus juga berperan
untuk memberikan
pelatihan kepada end user secara
berkelanjutan selama proses operasional
penggunaan sistem ini.
Jika ada feedback atau saran dan kritik
dari end user, maka tim support harus
menampungnya dan
menjadikan bahan untuk merancang
rencana manajemen perubahan yang
lebih baik lagi. Aktivitas-
aktivitas lain yang menjadi kunci utama
dalam tahapan ini adalah mengenai
manajemen pembaharuan
(update) dari sistem ERP ini serta
mengatur kontrak software dengan
vendor.
"..
4.6 Critical Success dan Failure Factors
dari Implementasi ERP
Menurut Motiwalla dan Thompson
(2009:;198-201) dalam bukunya yang
berjudul Enterprise Systems for
Management, faktor-faktor penting yang
menentukan keberhasilan implementasi
ERP adalah sebagai
berikut:
Proses Pembuatan Keputusan
Pembuatan keputusan harus dilakukan
dengan proses yang tepat dan cepat
oleh tim implementasi
terhadap perbedaan-perbedaan seputar
modifikasi yang harus dilakukan pada
software ERP cara
konversi data dan sebagainya. Jika
keputusan tidak diambil dengan langkah
yang tepat dan cepat, maka
keputusan yang diambil dapat
mengakibatkan bertambah lebar nya
scope proyek implementasi ERP ini
sehingga tidak dapat memenuhi goal
yang ditetapkan sebelumnya. Keputusan
yang diambil ini harus
dikomunikasikan kepada seluruh tim
implementasi dan end user yang terkait.
Ruang Lingkup Proyek Implementasi
ERP
Penentuan ruang lingkup proyek
implementasi ERP harus dipikirkan
matang- matang olch manajer
proyek karena jika ruang lingkup meluas
(scope creep) maka biaya dan waktu
proyek implementasi akan
bertambah dan kualitas proyek akan
berkurang sehingga tidak tercapainya
goal yang dinginkan.
Teamwork
Tim implementasi ERP biasanya terdiri
dari karyawan-karyawan internal
perusahaan, karyawan-
karyawan rekrutan baru dan konsultan-
konsultan yang memiliki job desk
masing-masing yang
berbeda-beda. Dimana, tim
implementasi ini dikepalai oleh seorang
manajer proyek yang bertugas
untuk mengarahkan anggota tim
implementasi agar mengerjakan
implementasi sistem ERP ini sesuai
ketentuan yang disepakati sebelumnya.
Selain itu, manajer proyek harus memiliki
kemampuan untuk
dapat membangun kerjasama yang solid
dalam tim implementasi ini.
Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan adalah hal
penting lain yang harus dilakukan oleh
manajer proyek implementasi
ERP untuk mendukung keberhasilan
implementasi ERP ini. Hal ini dilakukan
karena banyak terjadi
pergolakan dan penolakan akan
perubahan yang drastis dalam proses
bisnis yang sehari-hari end
user lakukan akibat penerapan sistem
ERP ini. Dalam manajemen perubahan
yang harus dilakukan
oleh manajer proyek adalah
mengkomunikasikan perubahan kepada
tim dan end user terkait dengan
penerapan sistem ERP ini serta
melakukan pelatihan terhadap end user
mengenai
penerapan sistem
ERP dan penggunaan software ERP

Tim Implementasi dan Eksekutif

Struktur tim implementasi, pemilihan
anggota tim implementasi (yang dapat
terdiri dari karyawan
internal bagian I'T, konsultan, atau
tenaga ahli dari vendor software ERP
yang akan diimplementasikan),
dan peran serta tanggung jawab tiap
anggota tim implementasi juga
merupakan salah satu faktor
penting dalam menentukan keberhasilan
implementasi ERP, Sedangkan tim
eksekutif berguna
untuk mengkomunikasikan perubahan
yang terjadi dalam proses bisnis atau
kebijakan-kebijakan
akibat penerapan ERP kepada seluruh
end
user yang terkait. Dukungan tim
eksekutif juga mencakup
komitmen budget untuk proyek
implementasi ERP ini.
Sedangkan, berdasarkan jurnal Critical
Failure Factors in ERP Implementation
(Wong, Ada, et al, 2005: 6-8),
ada 3 faktor penting yang dapat
menyebabkan kegagalan dalam
implementasi ERP. Ketiga faktor tersebut
adalah sebagai berikut:
Lemahnya efektivitas konsultan
Faktor ini berkaitan dengan tim proyek
implementasi contohnya konsultan yang
memiliki kendala
dengan bahasa dan yang kurang
berpengalaman dengan sistem ERP
seperti tidak memberikan service
yang profesional, tidak melakukan BPR
(Business Process Reengineering)
terhadap gap antara proses
bisnis yang ada sekarang dengan sistem
ERP, tidak memberikan perencanaan
yang jelas dalam testing,
tidak mengkonfigurasi sistem ERP
sesuai dengan gap dan kebutuhan user.
Selain itu, faktor ini berkaitan
juga dengan pemberian training yang
dibawah standar dari konsultan kepada
user.
2. Lemahnya kualitas BPR (Business
Process Reengineering)
Faktor ini berkaitan dengan masalah tim
proyek implementasi ERP yang bingung
dengan visi dari
BPR dan bingung bingung bagaimana
melakukan BPR. Masalah ini ditambah
lagi dengan konsultan yang
tidak mampu untuk mendampingi dan
memberikan masukan bagi tim Proyek
implementasi untuk
melakukan BPR. Tidak ada BPR maka
akan menimbulkan ketidaksesuaian
antara konfigurasi sistem
ERP dengan sistem ERP yang akan
dimplementasikan, dan konfigurasi
sistem ERP dapat memakan
waktu lebih lama (hal ini juga menambah
biaya implementasi). Sehingga,
perusahaan menjadi tidak
siap untuk menerapkan sistem ERP baru
tersebut.
Lemahnya efektivitas manajemen
Proyek
Faktor ini berkaitan dengan kegagalan
dalam merencanakan, memimpin,
mengatur dan mengawasi
mplementasi ERP, Hal ini dapat terjadi
akibat kekurangan sumber daya
manusia dalam tim tersebut
dan jadwal aktivitas dalam implementasi
yang terlalu ketat dan tidak realistis.