Tugas Personal ke-2

Week 7

NAMA : I Komang Shandy Ananta Carna

NIM : 2402014374

1. Metodologi mengacu pada pendekatan sistematis untuk memecahkan masalah bisnis.

Metodologi ERP dibangun di atas teori bahwa suatu perusahaan dapat memaksimalkan
pengembaliannya dengan memaksimalkan pemanfaatan pasokan sumber dayanya yang
tetap. Ada banyak metodologi atau pendekatan berbasis vendor yang menggunakan siklus
hidup pengembangan ERP tradisional atau siklus hidup ERP yang cepat. Apa perbedaan
kedua pendekatan tersebut, lalu berikan contohnya masing-masing! (LO1, 20)

Jawab:

Perbedaan pendekatan SDLC tradisional dan cepat adalah terdapat pada penyelesaian
tahapan-tahapan yang sedang berjalan. Jika pada pendeketan secara tradisonal,
dibutuhkan persetujuan secara formal bahwa tahapan tersebut sudah selesai sebelum
dapat melanjutkan ke tahap berikutnya. Sedangkan siklus hidup pengembangan ERP
cepat ketika perusahaan sudah menetapkan kedalam implementasi ERP, karyawan dapat
membuat keputusan-keputusan untuk memastikan proyek berjalan kedepan. Contohnya
Solusi Total, FastTrack, Rapid-Re, Accelaerated SAP.

Sumber: Lecture Note Week 3

https://www.youtube.com/watch?v=oGAl80OwJns&t=696s

2. Dalam implementasi ERP, salah satu keputusan bisnis yang termasuk penting adalah
menyepakati dan mentaati setiap langkah purchasing pada sistem ERP. Identifikasi apa
saja dasar keputusan bisnis yang menentukan phase implementasi? (LO2, 20)

Jawab:

Enterprise System
1. Pemilihan data base ERP, bisa menggunakan data base lokal dengan membuat
server lokal, atau menyewa cloud dari vendor yang menyediakan jasa software
ERP tersebut yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis perusahaan
tersebut.

2. Melaksanakan Kick-off Meeting bersama dengan manajemen proyek ERP, tim

Project Manager dari pihak perusahaan, tim eksternal dari pihak vendor.
Dibituhkan orang-orang yang tepat untuk melakukan kick-off meeting ini agar
tidak terjadinya kerugian uang dan waktu akibat dari kurangnya pemahaman
bisnis proses yang terjadi di perusahaan tersebut.

Oleh sebab itu, dibutuhkan internal meeting sebelum melakukan kick-off meeting
untuk menentukan orang-orang pilihan dan penyampaian visi misi implementasi
ERP tersebut dan menentukan target waktu agar sesuai dengan anggaran yang
telah dikeluarkan. Ketika melakukan kick-off meeting, kita perlu menanyakan
hal-hal yang bersifat teknis dan detail agar tidak terjadi miss komunikasi di
kemudian hari yang dapat merugikan perusahaan. Pemangku kepentingan dituntut
untuk terus memonitor perkembangan jalannya ERP yang akan diterapkan agar
mendapatkan hasil yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3. Membuat grup komunikasi, bisa menggunakan platform aplikasi WhatsApp

Group, Microsoft Teams, dan sebagainya sesuai kesepakatan yang dibuat.
Pentingnya grup komunikasi ini dibuat untuk mempermudah penyampaian hal-hal
yang penting agar dapat segera di tindak lanjuti, progress pengerjaan ERP dan
diharapkan untuk tidak terjadinya lost contact dengan vendor itu sendiri.

4. Training yang dilakukan oleh vendor setidaknya selama 7 hari kerja atau lebih
yang dapat disesuaikan dengan kebijakan awal yang diambil oleh kedua belah
pihak pada saat kick off meeting. Vendor akan melatih seluruh staff sebagi user
penggunaan software ERP tersebut.

Sumber: https://www.youtube.com/watch?v=mzNt1sw5VmI

Enterprise System
3. Proses stabilisasi dimulai ketika software sistem ERP dalam produksi, selesai pelatihan
awal, dan konversi data. Carilah contoh 1 perusahaan yang telah implementasi sistem
ERP. Analisa bagaimana proses stabilisasi implementasi ERP dilaksanakan di perusahaan
tersebut! (LO2, 20)

Jawab:

Contoh perusahaan yang menerapkan sistem ERP adalah PT Telkom Indonesia

khususnya ERP SAP R/3 Enterprise. Proses stabilisasi implementasi ERP yang
dilaksanakan diperusahaan tersebut adalah dengan adanya komitmen dan dukungan dari
manajer senior untuk menjaga kestabilan sistem ERP tersebut. Adanya manajemen
proyek yang handal yang melakukan penerapan pengetahuan, keterampilan, dan teknik
untuk memenuhi persyaratan proyek. Pengelolaan resiko sangat penting dalam
implementasi sistem ini, seperti mengantisipasi masalah dengan meningkatkan kapasitas
pelaksanaan proyek, memperkuat koordinasi antar bagian, menyediakan sumber daya
manusia yang handal, dan meningkatkan kontrol manajemen proyek.

Sumber: https://journal.stieamkop.ac.id/index.php/seiko/article/download/4607/3014

4. Transfer knowledge sangat penting bagi stabilitas jangka panjang dari sistem ERP, dari
jawaban nomor 3 di atas, bagaimana strategi transfer knowledge yang dilakukan? (LO2,
20)

Jawab:

PT. Telkom telah memperkenalkan program DigiCampus yang melibatkan perguruan

tinggi di Indonesia untuk melakukan pelatihan-pelatihan pengembangan keterampilan
karyawan dan penguasaan teknologi baru seperti ERP ini. Dengan berinvestasi terhadap
pelatihan para karyawan ini, PT Telkom berdampak positif terhadap kinerja keuangan
perusahaan.

Sumber: https://journal.stieamkop.ac.id/index.php/seiko/article/download/4607/3014

Enterprise System
5. Salah satu faktor penentu keberhasilan implementasi ERP yang penting adalah
manajemen perubahan. Dari jawaban nomor 3 di atas, Analisa bagaimana penanganan
terhadap Scope Creep? (LO3, 20)

Jawab:

Jika terjadi permasalahan dimana terdapat perubahan selama implementasi yang dapat
diselesaikan dengan dokumentasi pengendalian perubahan permintaan yang tidak dapat
teridentifikasi sejak awal di dalam definisi lingkup proyek atau yang biasa disebut Scope
Creep yang dilakukan oleh PT. Telkom adalah dengan memproduksi sistem ERP sendiri
yang disebut Merah Putih. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi dan
efektivitas manajemen perusahaan melalui integrasi dan otomatisasi berbagai proses
bisnis, dimana sistem ini dikembangkan dengan teknololgi dan infrastruktur yang
memadai yang memungkinkan konsolidasi berbagai bisnis dapat dijalankan.
Keunggulannya sistem ERP Merah Putih ini adalah alur kerja yang otomatis, peningkatan
produktivitas, dan manajemen pemasok yang lebih baik.

Sumber: Lecture Note Week 7

https://journal.stieamkop.ac.id/index.php/seiko/article/download/4607/3014

6. PMO memiliki peran sebagai project leadership selama proyek implmentasi ERP,
tanggung jawabnya memastikan tim proyek dapat bekerja mengatasi masalah fungsi pada
waktu yang tepat, terbuka, dan efisien serta memfokuskan pada segitiga manajemen
proyek yang harus tetap sinkron setiap saat. Sebutkan hal-hal yang perlu dipantau oleh
PMO selama implementasi ERP! (LO3, 20)

Jawab:

Hal-hal yang perlu dipantau oleh PMO selama implementasi ERP adalah

1. Mengidentifikasi dan menjelaskan peran serta tanggung jawab staf proyek untuk
memastikan data akuntabilitas tetap terjaga di dalam proyek.

2. Mendefinisikan peran, menjabarkan deskripsi pekerjaan yang ada pada proyek

tersebut yang nantinya akan menjadi tanggung jawab kantor manajemen proyek.

Enterprise System
3. Para pekerja dapat ditempatkan sesuai dengan bidang pekerjaan agar tidak menjadi
hambatan selama proses implementasi ini berjalan, dan jika teradapat kendala PMO
dapat melakukan rotasi atau mencari penggatinya.

4. Komitmen dari semua pihak yang tergabung dalam proyek implementasi ini agar
mencapai tujuan yang diinginkan.

5. Ketika mengambil keputusan yang penting dari seorang PMO, keputusan tersebut
harus bisa selaras dan sejalan dengan kelanjutan implementasi ERP tersebut.

Sumber: Lecture Note Week 7

----oOo----

Enterprise System