MODUL PRAKTIKUM

Enterprise Resource Planning

Diploma 3 Komputer dan Sistem Informasi

Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta
Versi 1.0 Desember 2014

Pengantar ERP

Konsep Dasar Enterprise Resource Planning

I. Tujuan Pembelajaran
1. Mahasiswa mampu memahami konsep dasar Enterprise Resource Planning
2. Mahasiswa mampu memahami alasan perlunya penerapan ERP
II. Dasar Teori
Enterprise Resource Planning (ERP) system adalah sebuah upaya untuk
mengintegrasikan seluruh fungsi yang ada di dalam perusahaan/organisasi ke
dalam sebuah single computer system yang dapat melayani seluruh kebutuhan
spesifik fungsi-fungsi tersebut. "Integrasi" merupakan kata kunci utama dalam
sebuah implementasi ERP.
Selain

mengintegrasikan

fungsi-fungsi

yang

ada

di

dalam

perusahaan/organisasi, ERP juga mengintegrasikan entitas luar yang berhubungan

dengan operasi perusahaan/organisasi, misalnya supplier, customer, service
provider, dll.
Tingkat penerapan ERP saat ini cukup tinggi, hal ini dikarenakan banyak
perusahaan/organisasi yang telah melihat bahwa penerapan ERP memiliki nilai
penting untuk operasi yang mereka lakukan, misalnya :
1. ERP mampu mengintegrasikan informasi finansial
2. ERP mampu mengintegrasikan customer order information dari hulu
sampai hilir
3. ERP mampu menerapkan standarisasi dan meningkatkan kecepatan
proses operasi
4. ERP mampu mengurangi kebutuhan inventory
5. ERP mampu menerapkan standarisasi informasi dalam berbagai fungsi
perusahaan/organisasi
6. dan lain sebagainya.

III. Skenario Praktikum

1. Langkah 1
Buatlah sebuah kelompok. Masing-masing kelompok memilih sebuah
perusahaan di Indonesia dan kemudian membuat profil dasar perusahaan
tersebut.
2. Langkah 2
Setiap kelompok membuat sebuah pemaparan singkat tentang apa saja nilai
penting penerapan ERP bagi perusahaan tersebut.
3. Langkah 3
Presentasikan pemaparan kelompok Anda, dan diskusikan hasil pemaparan
Anda bersama kelompok lain di kelas Anda.
4. Langkah 4
Lakukan kembali langkah 1-3, tetapi kali ini pilihlah sebuah perusahaan di
luar Indonesia.
5. Langkah 5
Buat sebuah kesimpulan kelas :
a. Apakah ada perbedaan penerapan ERP antar perusahaan yang
dipaparkan masing-masing kelompok. Jika ada, jelaskan perbedaan
tersebut.
b. Apakah ada perbedaan penerapan ERP di Indonesia dan di luar
Indonesia. Jika ada, jelaskan perbedaan tersebut.
IV. Latihan
1. Sebutkan nilai penting penerapan ERP dalam sebuah perusahaan/organisasi,
selain 5 item yang telah disebutkan di atas.
2. Menurut Anda, apakah ada perusahaan yang tidak perlu menerapkan ERP
dalam operasinya?

Pengantar ERP
Potential Benefits Penerapan ERP

I. Tujuan Pembelajaran
1. Mahasiswa mampu memahami potensi keuntungan penerapan ERP, baik
keuntungan internal maupun eksternal
II. Dasar Teori
Tingginya tingkat penerapan ERP, tentu tidak lepas dari berbagai potensi
keuntungan yang ditawarkan. Potensi keuntungan penerapan ERP, dapat
dikelompokkan menjadi 2 (dua), yaitu internal benefits dan external benefits.
Beberapa contoh internal benefits adalah :
1. Integrasi data berimbas pada penggunaan satu sumber data saja.
2. Penggunaan definisi data yang sama (satu sumber referensi).
3. Informasi yang dihasilkan adalah real-time information.
4. Peningkatan produktifikas.
5. Pengurangan biaya operasi
6. Peningkatan komunikasi internal antar bagian.
7. Dasar yang kuat untuk pengembangan ke depan.
8. Peningkatan penjualan dan laba
Sedangkan contoh external benefits adalah :
1. Peningkatan kualitas layanan pelanggan (customer service) dan tingkat
pemenuhan order pelanggan
2. Peningkatan kualitas komunikasi dengan supplier, customer, dan service
provider.
3. Peningkatan tingkat kompetisi perusahaan dalam persaingan dengan
para kompetitor
Perhatikan bahwa sebagian besar potensi keuntungan dalam penerapan ERP
bersifat kualitatif, tidak langsung (indirect) dan tidak dapat dihitung secara numerik
(non-quantifiable benefits). Perhatikan juga bahwa kata-kata yang digunakan di atas
adalah "potensi keuntungan", hal ini dikarenakan keuntungan yang diperoleh
sangat

bergantung

pada

banyak

faktor,

sehingga

upaya

masing-masing

perusahaan/organisasi sangat berpengaruh terhadap keuntungan yang akan

diperoleh.
III. Skenario Praktikum
1. Langkah 1
Buatlah sebuah kelompok. Berikan penjelasan terhadap makna masingmasing butir internal benefits dan external benefits.
2. Langkah 2
Dengan menggunakan perusahaan yang dipilih kelompok pada praktikum
sebelumnya, tentukan internal benefits dan external benefits apabila
dilakukan penerapan ERP pada perusahaan tersebut.
3. Langkah 3
Presentasikan pemaparan kelompok Anda, dan diskusikan hasil pemaparan
Anda bersama kelompok lain di kelas Anda.
IV. Latihan
1. Sebutkan potensi keuntungan lainnya atas penerapan ERP dalam sebuah
perusahaan/organisasi, selain item-item yang telah disebutkan di atas.

Implementasi ERP
Berbagai Pendekatan Implementasi ERP

I. Tujuan Pembelajaran
1. Mahasiswa mampu memahami berbagai pendekatan (metode) dalam
impelemtnasi ERP
II. Dasar Teori
Setidaknya ada 4 (empat) metode/pendekatan yang dapat digunakan dalam
menerapkan ERP, yaitu :
1. The Big Bang
Implementasi secara langsung dan menyeluruh di seluruh bagian
organisasi dalam waktu bersamaan.

2. Phased Implementation/Pilot
Implementasi dilakukan secara bertahap dari satu bagian, kemudian ke
bagian yang lain.

3. Parallel
Implementasi dilakukan dengan tetap mengoperasikan sistem lama dan
kemudian pada suatu titik waktu, secara menyeluruh digantikan oleh
sisem baru.

4. Franchising
Masing-masing bagian/unit dalam perusahaan/organisasi memiliki sistem
sendiri (independen), kemudian datanya diintegrasikan oleh sebuah
sistem. Metode ini memerlukan standarisasi format data.

III. Skenario Praktikum

1. Langkah 1
Dengan menggunakan perusahaan yang dipilih kelompok pada praktikum
sebelumnya, tentukan metode yang tepat apabila perusahaan tersebut akan
menerapkan ERP.
2. Langkah 2
Presentasikan pemaparan kelompok Anda, dan diskusikan hasil pemaparan
Anda bersama kelompok lain di kelas Anda.
IV. Latihan
1. Jelaskan kelebihan dan kekurangan masing-masing metode di atas.

Implementasi ERP

Fase-Fase Penerapan ERP

I. Tujuan Pembelajaran
1. Mahasiswa mampu memahami fase-fase yang dilalui dalam penerapan ERP
II. Dasar Teori
Ada 6 (enam) fase yang harus dilalui dalam penerapan sebuah ERP, yaitu :
1. Initiation
Pada tahapan ini dilakukan analisis dasar terhadap kasus yang dihadapi,
cakupan proyek (project scope) dan penentuan strategi implementasi
2. Planning
Pada tahapan ini dilakukan penyusunan tim implementasi, penentuan
goals and objectives, penentuan target-target yang akan dicapai, dan
penentuan sistem yang akan digunakan
3. Analyis and Process Design
Pada tahapan ini dilakukan analisis dan improvement pada existing
processes dan pemetaan proses baru yang akan diadopsi dalam sistem
4. Realization
Pada tahapan ini dilakukan instalasi sistem dasar, kustomisasi dan
pengujian sistem
5. Transition
Pada tahapan ini dilakukan transisi dari sistem lama ke sistem baru.
Metode yang dapat digunakan terdapat di praktikum sebelumnya.
6. Operation
Pada tahapan ini sistem digunakan dan dilakukan monitoring terhadap
performa sistem. Dalam tahap ini juga dilakukan pelatihan berkelanjutan
dan pemberian dukungan teknis.
Perhatikan bahwa pengembangan sistem (system development) berada diluar fasefase di atas.

III. Skenario Praktikum

1. Langkah 1
Dengan menggunakan perusahaan yang dipilih kelompok pada praktikum
sebelumnya, buatlah sebuah rancangan utuh rencana implementasi
penerapan ERP dalam perusahaan yang dipilih.
2. Langkah 2
Presentasikan pemaparan kelompok Anda, dan diskusikan hasil pemaparan
Anda bersama kelompok lain di kelas Anda.
IV. Latihan
1. Carilah dari berbagai referensi, minimal 8 (delapan) faktor-faktor apa saja
yang dapat menggagalkan sebuah implementasi ERP.

Implementasi ERP
Tantangan dalam Penerapan ERP

I. Tujuan Pembelajaran
1. Mahasiswa mampu memahami tantangan-tantangan yang dihadapi dalam
penerapan ERP
II. Dasar Teori
Penerapan ERP tentu tidak semudah teori yang ada. Banyak tantangantantangan yang dihadapi selama proses penerapan. Apabila tantangan ini tidak
ditangani dengan baik, bukan mustahil sebuah proses penerapan ERP akan
berakhir dengan kegagalan. Berikut adalah beberapa tantangan yang mungkin akan
dihadapi dalam penerapan ERP :
1. Keterbatasan kemampuan teknis perusahaan tentang ERP
2. Adanya inkonsistensi proses bisnis (berubah-ubah sebelum penerapan
selesai)
3. Keterbatasan biaya implementasi (biaya pengadaan hardware, software,
training, consulting, maintenance)
4. Adanya dampak penerapan ERP pada struktur perusahaan
5. Adanya keterbatasan upgrade sistem yang telah diterapkan atau akan
diterapkan
6. Lamanya waktu implementasi
7. Strategi implementasi dan eksekusi
8. Keterbatasan kemampuan dan pengetahuan SDM
9. Tidak adanya dukungan penuh dari manajemen
10. Adanya penolakan perubahan dari internal

III. Skenario Praktikum

1. Langkah 1
Jelaskan masing-masing tantangan tersebut, dan bagaimana langkahlangkah yang perlu diambil untuk menanganinya.
2. Langkah 2
Presentasikan pemaparan Anda, dan diskusikan hasil pemaparan Anda
bersama praktikan lain di kelas Anda.
IV. Latihan
1. Carilah dari berbagai referensi, sebuah kasus kegagalan implementasi ERP.
2. Sebutkan dan jelaskan 10 (sepuluh) Critical Success Factor implementasi
ERP.

Perangkat Lunak ERP

Contoh Open Source Software tentang ERP

I. Tujuan Pembelajaran
1. Mahasiswa mampu memahami dan melakukan instalasi berbagai software
ERP (open source)
II. Dasar Teori
Di pasaran, banyak sekali beredar berbagai software ERP yang bersifat open
source, beberapa diantaranya adalah :
1.

Adaxa Suite

2.

Adempiere

3.

Compiere

4.

Dolibarr

5.

Epesi

6.

ERP5

7.

ERPNEXT

8.

Fedena

9.

FrontAccounting

10. GNU Enterprise

11. HeliumV
12. iDempiere
13. JFire
14. LedgerSMB
15. Apache OFBiz
16. Openbravo
17. Odoo (sebelumnya OpenERP)
18. Phreedom
19. Postbooks
20. SQL-Ledger
21. Tryton
22. WebERP

III. Skenario Praktikum

1. Langkah 1
Buatlah kelompok dengan seorang rekan Anda. Pilih sebuah ERP software
(boleh dari daftar di atas atau dari referensi lain). Software yang dipilih tidak
boleh sama dengan kelompok lain.
2. Langkah 2
Buatlah sebuah penjelasan singkat tentang software tersebut.
3. Langkah 3
Buatlah sebuah penjelasan singkat tentang langkah-langkah instalasi
software tersebut. Lengkapi dengan screenshot.
3. Langkah 4
Presentasikan pemaparan kelompok Anda, dan diskusikan hasil pemaparan
kelompok Anda bersama praktikan lain di kelas Anda.
IV. Latihan
1. Carilah dari berbagai referensi, perusahaan yang menggunakan software
open source yang Anda presentasikan. Simpulkan secara umum, software
yang Anda presentasikan lebih tepat digunakan untuk perusahaan yang
bergerak di bidang apa.

MODUL ERP

OpenERP
Installasi OpenERP
A. Tujuan pembelajaran
Dapat Menginstal aplikasi OpenERP
B. Dasar teori
OpenERP adalah suatu aplikasi ERP terintegrasi yang berlisensikan GPL v3.0,
AGPL 3.0 untuk OpenERP server, addons dan OpenERP Desktop Client (GTK) dan
OpenERP web client berlisensikan OpenERP public license berbasis Mozilla Public
License v1.1. Banyak perusahaan mulai skala kecil, menengah sampai perusahaan besar
menggunakan ERP untuk menangani proses-proses yang ada di perusahaannya. Vendor
ERP yang besar seperti SAP, Microsoft, Sage dan Oracle mengimplementasikan
produknya di banyak perusahaan. Akan tetapi jika dilihat lebih ke detail, maka ERP
tersebut harganya sangat mahal dan tidak disertakan source codenya. Dan pastinya tidak
sesuai untuk perusahaan atau unit usaha kecil yang memiliki dana terbatas.
Di Indonesia, banyak perusahaan yang bekerjasama dengan pihak ketiga untuk
membuatkan aplikasi ERP khusus untuk perusahaan yang memintanya. Aplikasi ERP ini
dibangun dengan bermacam-macam bahasa pemrorgaman, ada yang menggunakan Java,
PHP, dan sebagainya. Database Management Relationshipnya juga bermacam-macam, ada
yang memakai MySQL, Oracle, atau Postgresql. Tetapi itu semua agak sulit jika
diimplementasikan di perusahaan yang berbeda, karena kasusnya tentu saja berbeda. Jika
pun bisa, maka akan banyak memakan waktu untuk perubahan arsitektur aplikasi
maupun source codenya.
OpenERP dahulunya dikenal dengan tinyERP merupakan ERP yang dapat
diimplementasikan pada kasus yang berbeda. Oleh karena itu, dapat diimplementasikan
pada perusahaan manapun. Dengan lisensi GPL, maka tidak perlu membeli lisensi untuk
menggunakan maupun mengembangkan OpenERP. Terdapat banyak Addons yang dikenal
sebagai module, yang dapat diinstall dan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.

Menggunakan OpenERP juga mudah karena bisa diakses melalui OpenERP

Desktop client yang berbasis aplikasi klien desktop, dan bisa juga diakses melalui browser
setelah menginstall service OpenERP web pada OpenERP server. Jika ERP yang lain
dibangun menggunakan bahasa pemrograman seperti java, PHP, atau C/C# maka
OpenERP ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman Python dengan menggunakan
Postgresql sebagai databasenya. Dan dipadu dengan XML, maka mempermudah dalam
pengembangannya.

Bahkan

tanpa

memiliki

ketrampilan

programming,

dapat

mengkustomisasi OpenERP ini sesuai kebutuhan yang diharapkan.

C. Skenario
1. System Requirement
OpenERP bekerja pada system dengan spesifikasi :
Windows 2000
Windows Xp
Windows Vista
Windows Server 2000
Windows 2003
Windows 2008
Windows 7
Linux
Dengan disk berformat NTFS.
2. Download OpenERP
Silahkan kunjungi website OpenERP (openerp.com) untuk mendownload
aplikasi server complete all in one. Didalamnya ada bundling OpenERP server dan
PostgreSQL server.

3. Instalasi OpenERP pada SIstem Operasi Windows

Jalankan installer yang sudah diunduh sebelumnya.

Note : Jika pada komputer sudah terinstall PostgreSQL disarankan untuk menguninstall
PostgreSQL terlebih dahulu karena pada instalasi ini akan dilakukan instalasi
PostgreSQL bawaan dari OpenERP.

Pilih next

Jalankan dengan pilih pilihan next. Pada tampilan berikut, pilih seluruh opsi pilihan.
Yaitu OpenERP server dan PostgreSQL Database. Anda akan secara otomatis

menginstall OpenERP server web based dan PostgreSQL Database sebagai database
dari OpenERP yang akan anda buat. Lanjutkan dengan memilih next.

Setelah itu lakukan konfigurasi pada database PostgreSQL

Setelah itu biarkan seluruh isian installasi sesuai default nya. Tunggu hingga proses
installasi selesai.

Setelah installasi selesai dilakukan, silahkan cek start program anda apakah sudah
ada folder aplikasi OpenERP dan PostgreSQL. Setalah proses intallasi openerp selesai
buka browser dan ketikkan http://localhost:8069/ untuk menjalankan openerp.
4. Instalasi OpenERP pada Sistem Operasi Linux
Pada sistem operasi linux untuk menginstall opener terlebih dahulu kita harus
menginstall PostgreSQL dengan mengetikan perintah berikut pada terminal linux:
sudo apt-get install postgresql
lalu setelah itu kita install OpenERP dengan menambahkan resource software,
ketikan pada terminal:
sudo gedit /etc/apt/source.list

letakkan deb http://nightly.openerp.com/7.0/nightly/deb/ ./ di salah satu baris

(paling bawah aja biar gampang), lalu simpan. Setelah itu update software source
sudo apt-get update
lalu install OpenERP
sudo apt-get install openerp
Setalah proses intallasi open erp selesai buka browser dan ketikkan
http://localhost:8069/ untuk menjalankan opener.
5. Konfigurasi OpenERP
A. Manage Database
Untuk mengatur database pilih menu di bawah kotak login.

a) Create Database
Untuk membuat database baru pilih menu create database. Biarkan master
password seperti defaultnya, jangan dirubah. Isikan nama database dan password.
Nama database dan password digunakan untuk login ke dalam sistem OpenERP.

b) Drop Database
Untuk menghapus database yang udah ada pilih menu Drop Database. Pilih
database yang akan dihapus. Isikan master password untuk menghapus database
dan klik tombol drop yang ada di kiri atas.

c) Backup Database
Jika ingin membackup database pilih menu Backup Database. Pilih database
yang akan di backup dan isikian Master Password, setelah itu klik tombol backup

d) Restore Database
Untuk me-restore database yang sudah di backup sebelumnya pilih menu
Restore Database. Pilih file database yang sudah dibackup sebelumnya, Isikan
master password dan nama database yang baru. Klik tombol Restore yang ada di
kiri atas.

e) Password
Untuk merubah Master Password pilih menu Change Master Password. Isikan
master password sebelumnya, masukkan password yang baru dan klik tombol
Change Password yang ada di kiri atas.

Latihan :
Buatlah sebuah database dalam OpenERP
lakukan backup database tersebut
Drop database yang sudah ada
Restore database yang telah dibackup tadi

B. Settings
Setting dapat diakses setelah kira melakukan login ke dalam sistem
OpenERP. Seeting ini digunakan untuk melakukan konfigurasi Sistem OpenERP
yang akan digunakan.

a) Setting Modules
Untuk mengakses modul yang belum diinstall pilih menu Settings

Moduls

Apps

Install modul sesuai kebutuhan, untuk melihat modul yang sudah diinstall pilih
menu Settings

Moduls

b) Setting Companies

Installed Modules

Pada OpenERP kita dapat mendaftarkan perusahaan kita kedalam sistem

OpenERP. Untuk membuatnya klik pada tombol Create.

Create Company
Isikan data perushaan dengan mengisi kolom-kolom yang ada.

Setelah data diisi klik tombol save.

c) Setting Users
OpenERP 7 memiliki beberapa tipe pengguna, pengguna sistem yang
merupakan bagian dari perusahaan, hak akses pengguna juga dapat diatur disini.
Setiap karyawan memiliki hak akses yang berbeda-beda. Untuk membuatnya klik
tombol Create pada menu Users.

Create
Isikian data pengguna

Untuk mengatur hak akses pilih tab Access Rights. Setalah selesai mengisi
data pengguna klik tombol save. Untuk merubah klik pada tombol edit.

Tugas:
Buatlah sebuah kelompok yang terdiri dari 4-5 mahasiswa. Buatlah sebuah
perusahaan, bisa sebuah perusahaan jasa, telekomunikasi, komputer dll. Setting
perusahaan tersebut dalam aplikasi OpenERP, seperti nama perusahaan, karyawan
yang terdiri dari anggota kelompok.
Modul OpenERP
A. Tujuan pembelajaran
Dapat Menginstal modul OpenERP
Dapat Mengenal berbagai macam modul OpenERP
Dapat mengetahui fungsi-fungsi dari modul-modul yang ada di OpenERP
Dapat melakukan proses berdasarkan fungsi pada modul OpenERP
B. Dasar teori
OpenERP memiliki berbagai macam modul yang dapat diinstall. Modul-modul
tersebut memiliki fungsi yang berbeda-beda. Instalasi modul berdasarkan dari kebutuhan
perusahaan. Pada praktikum kali ini akan membahas beberapa modul yang sering dipakai
didalam sebuah perusahaan, antara lain Sales,Accounting & Purchase, Manufacturing, HR
Management dan Project Management.

1) Sales,Accounting & Purchase

Kali ini kita akan bekerja pada bagian Accounting dan Purchase. Pada bagian ini kita
akan mengatur yang berhubungan dengan keuangan, baik itu jurnal keuangan, pemasukan,
pengeluaran, pembelian, invoice dll. Untuk memulainya modul yang harus diinstall adalah:
Install Sales Management
Quotations, Sales Orders, Invoicing

Install Accounting(envoicing & payments ototmatis terinstall)

Financial and Analytic Accounting

Purchase Management(warehouse otomatis terinstall)

Purchase Orders, Receptions, Supplier Invoices

Warehouse
Inventory, Logistic, Storage

CRM
Leads, Opportunities, Phone Calls

Setting Accounting
Sebuah perusahaan harus mempunyai jurnal keuangan untuk mendata keuangan
perusahaan apakah mengalami kerugian atau profit. Pertama-tama kita setting dahulu mata
uang disistem OpenERP, untuk mengaksesnya pilih menu Settings

Accounting

Pada bagian Accounting & Finance kita bisa memilih mata uang IDR sebagai
default mata uang pada sistem OpenERP. Setelah itu kita setting bagian pembayaran.

Kiat mengatur pajak pada penjualan dan pembelian, di Indonesia sendiri biasanya
PPn adalah 10% maka kita atur pajak pembelian dan penjualan kira 10%. Selanjutnya kira
akan mengatur bagian modal perusahaan. Modal perusahaan bisa disimpan dalam sebuah
bank, atau dalam bentuk tunai. Modal ini nantinya yang akan menjadi ukuran keuntungan
sebuah perusahaan. Semua transaksi perusahaan akan diakumulasikan dalam kedalam
modal perusahaan. Untuk menyimpan modal dalam bank pada OpenERP masuk ke manu
Accounting

Bank and Cash

Bank Statements

Create

Reference adalah nama referensi dari bank, diisi berdasarkan format perusahaan.
Pilih journal berdasarkan akun bank yang sudah diisi pada saat mengisi data perusahaan,
ini akan berhubungan dengan pelaporan keuangan nantinya. Date/Periode biasanya diisi
secara otomatis oleh OpenERP. Starting Balance/Saldo awal secara otomatis akan terisi
jika ada bank statements sebelumnya, jika belum ada bisa diisi secara manual, Ending
Balance/Saldo akhir adalah saldo terakhir yang ada di bank yang akan berpengaruh pada
transaksi keuangan yang ada.
Selanjutnya jika perusahaan kita mempunyai uang tunai maka bisa kita data dengan
masuk ke menu Accounting

Bank and Cash

Cash Register

Create lalu klik tombol

Open Cashbox.
Selanjutnya setting periode dan journal. Periode dan journal adalah metode laporan
keuangan pada OpenERP, secara default periode selama 1 tahun ada 12 perode, dihitung
perbulan. Sedangkan journal adalah laporan keuangannya berdasarkan tipe journalnya,
missal journal dari Bank yang sudah kita daftarkan. Untuk melihat laporan kita bisa
membuka

Chart

of

Accounting

Charts

Chart Of Accounts.

Customers

Account

yang

dapat

diakses

melalui

menu

Customers adalah bagian paling penting dalam sebuah perusahaan. Perusahaan

tidak bisa berjalan tanpa ada pelanggan. Pada OpenERP disediakan database pelanggan.
Data-data pelanggan perusahaan disimpan disini. Untuk menambahkan data pelanggan
perusahaan Pilih Menu Sales

Isi data pelanggan.

Customers

klik tombol Create.

Isi data sesuai kebutuhan setelah itu klik tombol save. Setelah disimpan akan muncul detail
dari pelanggan untuk merubah klik pada tombol Edit.

Customers Leads
Leads adalah sebuah kejadian yang bisa saja menjadi sebuah penjualan untuk
perusahaan. Misalnya adalah sebuah penawaran kepada pelanggan. Untuk membuat lead
pilih menu Sales

Leads

klik tombol create.

Isi data Leads sesuai kebutuhan. Dalam kasus nyata Leads adalah usaha yang dilakukan
oleh staff marketing perusahaan. Salesperson adalah karyawan perusahaan yang
melakukan leads tersebut, sedangkan Sales Team adalah team yang membantu sales person
dalam melakukan tugasnya untuk merubah leads menjadi sebuah penjualan. Jika leads ada
sebuah kemajuan maka leads tersebut bisa dirubah statusnya menjadu sebuah Opportunity
(Kesempatan). Jika akan dirubah ke opportunity klik tombol Convert to Opportunitty lalu
klik Create Opportunity.

Customers Opportunity
Opportunity adalah kesempatan yang lebih besar untuk menjadi sebuah penjualan
daripada leads. Perubahan status leads menjadi opportunity bisa dilakukan oleh staff
marketing perusahaan.

Pada tahap opportunity salesperson atau sales team dapat merubah status kemajuan
dari proyek yang sedang dijalankannya. Tahap dari proses itu adalah New atau masih baru,
selanjutnya adalah Qualification yang artinya masuk kedalam proses kualifikasi yang
berarti proyek itu ada sebuah kemajuan, selanjutnya tahap proposition dan masuk ke tahap
negotiation. Pada tahap negotiation inilah salesperson atau sales team dapat menandai

penawaran tersebut dapat dimenagkan atau kalah. Jika menang maka akan masuk kedalam
tahap quotation dengan mengklik Convert to Quotation

Convert to Quotation

Customers Quotations
Quotations merupakan sebuah draft penjualan yang bisa dikirim ke email
pelanggan, atau dicetak untuk dikonfirmasi oleh pelanggan. Setalah pelanggan melakukan
konfirmasi maka draft penjulan tersebut berubah ke tahap order penjualan dengan
mengklik Confirm Order dan setelah itu perusahaan dapat membuat invoice/tagihan
penjualan ke pelanggan. Untuk membuat invoice atau tagihan klik Create Invoice.

Create Invoice untuk merubah draft penjualan menjadi tagihan penjualan kepada
pelanggan.

Untuk melihat invoice/tagihan yang ditujukan kepada pelanggan pilih menu

Accounting

Customer Invoice. Dalam halaman ini kita bisa melihat daftar invoice yang

ditujukan pada pelanggan. Status invoice dibedakan menjadi 3 jenis, Draft berarti invoice
tersebut belum divalidasi oleh sistem/karyawan perusahaan. Open berarti invoice tersebut
sudah divalidasi namun belum dibayar. Paid berarti invoice tersebut sudah dibayar oleh
pelanggan. Jika invoice yang berasal dari quotations maka secara otomatis invoice tersebut
belum divalidasi dan berstatus draft. Untuk memvalidasi invoice pilih invoice yang
berstatus draft tersebut.

Klik pada tombol validate.

Setelah invoice di validasi maka invoice dapat dicetak atau dikirimkan lewat email
ke pelanggan. Pelanggan dapat melakukan dua pilihan terhadap invoice tersebut. Jika
tagihan tidak cocok maka pelanggan dapat melakukan Refund Invoice, jika invoice sudah
cocok kemudian pelanggan dapat melakukan pembayaran.

Customers Refund
Refund Invoice dilakukan jika pelanggan merasa tagihan yang didalam invoice
tidak cocok dengan apa yang pelanggan order. Untuk melakukan Refund Invoice klik
tombol Refund invoice, setelah itu pilih create a draft refund pada pilihan Refund Method,
masukkan alasan kenapa invoice dikembalikan, setalah selesai klik Create Refund, maka
invoice tersebut berubah status menjadi draft.

Draft Refund
Draft Refund adalah invoice yang sudah di Create Refund. Draft refund ini akan
dicek lagi oleh petugas yang bersangkutan, jika sudah cocok maka draft dapat di-validate
dan berubah menjadi invoice lagi dan dapat dicetak atau dikirimkan melalui email ke
pelanggan untuk di konfirmasi.

Register payment
Register payment adalah metode pembayaran pada invoice, jika invoice yang sudah
dikirimkan ke pelanggan dan sudah cocok, selanjutnya pelanggan melakukan pembayaran,
jika pelanggan sudah melakukan pembayaran maka pembayaran dapat dicatat oleh sistem
menggunakan menu ini. Klik Register Payment pada invoice, isikan Payment Method
(metode pembayaran) yang dilakukan oleh pelanggan, jika form sudah diisi semua klik
Pay, maka status invoice berubah menjadi Paid yang artinya berhasil melakukan penjualan
dan sudah masuk kedalam jurnal keuangan

Latihan :
Buatalah minimal 5 skenario penjualan dalam perusahaan kelompok anda. Buat
laporannya.

Suppliers
Suppliers adalah perusahaan rekanan dari perusahaan kita, perusahaan ini
menyediakan barang yang perusahaan kita butuhkan untuk dijual kembali atau untuk
membuat sebuah produk bagi perusahaan kita. Untuk melihat suppliers kita dapat melalui
menu Accounting

Suppliers atau Purchase

Suppliers.

Jika kita belum mempunyai darta suppliers atau ingin menambahkan suppliers
maka pilih menu Create. Isikan form biodata suppliers, jika sudah selesai klik Save.

Products
Create Products

Products adalah barang-barang yang perusahaan jual ke pelanggan, sebuah

perusahaan bisa membaut sendiri produknya atau memesan kepada suppliers. Membuat
produk bisa menggunakan 2 cara, yang pertama adalah order ke supplier dan yang kedua
adalah membuat produk tanpa melalui supplier(membuat produk sendiri).
Membuat Produk Melalui Supplier (Memesan Produk Ke Supplier)
Purchase Management
Purchase management adalah modul yang ada di OpenERP yang khusus
menangani pemesanan yang kemudia menjadi pembelian ke supplier. Untuk memulai
proses pemesanan ke supplier, tahap yang pertama ada membuat quotations.
Quotations
Untuk membuat quotations klik tombol Create pada menu Purchase

Quotations.

Isi form yang ada sesuai kebutuhan pemesanan dan save quotations. Setalah di save
quotation dapat dicetak atau dikirimkan kepada supplier untuk dikonfirmasi. Setelah
dikonfirmasi sistem dapat merubah statusnya dengan memilih Confirm Order.

Confirm Order
Setelah order dikonfirmasi maka pemesanan akan masuk ke dalam Purchase Order.

Dalam purchase order ada 2 jenis status, yaitu Done jika proses pemesanan dan
pembelian sudah berhasil dilakukan dan status Purchase order yang berarti barang sudah
diterima dan invoice sudah dibayar. Untuk menjalankan proses penerimaan barang dan
pembayaran pilih salah satu masih berstatus purchase order, cek lagi barang yang dipesan
ke supplier. Jika sudah cocok pilih Receive Invoice untuk proses pembayaran barang.

Receive Invoice
Jika Invoice sudah diterima masuk ke menu Accounting
invoice yang akan dibayar.

Supplier Invoice. Pilih

Sebelum dibayarkan cek dahulu barang yang dipesan, jika sudah cocok klik validate.

Setelah invoice sudah divalidasi proses selanjutnya adalah pembayaran

invoice/tagihan tersebut.

Pay Invoice
Untuk membayar klik pay pada invoice, isi form yang dibutuhkan seperti metode
pembayarannya, invoice yang sudah dibayar akan masuk ke dalam supplier payments.

Receive Products

Ada beberapa cara untuk mendapatkan produk yang dipesan dari supplier, yang
pertama memilih dari menu Purchase Order dan yang kedua dari menu Incoming
Products

Incoming Shipments

Pilih Receive

Konfirmasi produk yang akan diterima

Mendatangkan produk dari pesanan juga dapat secara berkala, jika memang
keadaannya di lapangan seperti itu. Pada OpenERP untuk menerima produk secara berkala
melalui menu Incoming Products

Incoming Shipments

Ada dua pilihan, yang pertama adalah Process Partially yang berarti menerima
produk satu-persatu secara berkala. Yang kedua Process Entirely yaitu menerima semua
produk yang ada dalam satu pesanan.

Latihan:

Buatalah minimal 5 skenario pemesanan dan pembelian produk dalam perusahaan

kelompok anda. Buat laporannya.

Wirehouse
Warehouse adalah modul yang ada di OpenERP untuk menangani proses
manajemen barang/produk, dari barang masuk, barang keluar sampai stok barang.
Products
Pada menu Warehouse

Products adalah manajemen produk perusahaan.

Quantity on Hand adalah Jumlah produk yang sudah diterima.

Forecasted Quantity adalah Jumlah produk yang sedang dipesan dan belum diterima
Membuat Produk Tanpa Melalui Supplier
Untuk membuat produk pilih menu Warehouse

Products

Create

Pada tab Information ubah menjadi Stockable Products dan ubah Sale Price
menjadi 1200. Pada tab Procurements ubah cost Price menjadi 800. Save products.

Lalu pilih Menu Inventory Control

Physical Inventory

Create

Isikan Inventory Reference, lalu isi produk yang akan ditambahkan kedalam
inventory perusahaan, isikan juga jumlah produknya. Setelah itu Save, lalu validate dan
confirm.
Jumlah produk pada menu product akan bertambah.
Latihan:
Buatlah minimal 10 produk yang ada didalam warehouse perusahaan anda. Buat
laporannya.

2) Manufacturing
Kali ini kita akan bekerja pada bagian Manufacturing. Modul manufacturing adalah
modul yang ada di OpenERP yang menangani proses pembuatan produk perusahaan yang
dibuat dari sekumpulan barang yang ada diperusahaan tersebut. Untuk memulainya modul
yang harus diinstall adalah:
MRP
Manufacturing Orders, Bill of Materials, Routing

Untuk memulai pembuatan produk pilih menu Manufacturing

Orders

Create

Isi form yang tersedia sesuai kebutuhan.

Klik save dan confirm production

Manufacturing

Untuk memulai produksi barang klik Produce, pastikan sebelum memulai produksi
barang, stok barang yang dibutuhkan harus memenuhi kebutuhan, jika belum terspenuhi
maka harus memesan dulu melalui supplier sesuai dengan kebutuhan.

Latihan:
Buatlah minimal 10 produk dari perusahaan anda melalui proses manufacturing. Buat
laporannya!

3) Human Resource
Human Resource adalah modul di OpenERP yang menangani manajemen
karyawan perusahaan. Untuk memulainya module yang harus diinstall adalah
Employee Directory
Jobs, Departments, Employees

Recruitment Process
Jobs, Recruitment, Applications, Job Interviews

Expense Management
Expenses Validation, Invoicing

Employee
Untuk
Resources

memulai

Employees

mendaftarkan

karyawan

pilih

menu

Human

Create

Isi data karyawan yang dibutuhkan, klik save untuk menyimpan. Selain itu
OpenERP juga menyediakan proses rekrutmen karyawan dari sebuah rekrutmen.
Rekrutmen memungkinkan perusahaan untuk merekrut staf dari posisi yang diiklankan.

Perusahaan juga bisa menentukan tahap perekrutan dari wawancara sampai kontrak kerja.
Untuk memulainya pilih menu Human Resources

Reqruitment

Applications

Create

Isi data sesuai kebutuhan karyawan yang mendaftarkan, jalani proses sampai
pendandatangan kontrak, jika proses selesai maka secara otomatis orang tersebut akan
menjadi karyawan perusahaan.
Expenses
Expenses dapat diakses di menu Human Resources

Expenses. Expenses adalah

menu yang menangani pengeluaran yang dilakukan oleh karyawan dalam melakukan
tugasnya seperti tiket pesawat, penginapan dll. Semua pengeluaran ditulis disini sehingga
dapat dilaporkan ke dalam jurnal keuangan.

Untuk membuat expenses klik Create.

Isi data yang dibutuhka, semua pengeluaran(expenses) harus disetujui oleh manajer
sehingga dapat diproses dibagian keuangan.

Latihan:
Daftarkan minimal 5 karyawan baru perusahaan anda
Buatlah proses prekekrutan dalam perusahaan anda
Buatlah laporan pengeluaran dari karyawan perusahaan anda.
Buat laporannya!

4) Project Management
Project Management adalah modul yang ada di OpenERP yang memungkinkan
sebuah perusahan untuk mengatur sebuah proyek dalam perusahaan tersebut. Karyawan
yang mempunyai hak akses dapat membuat proyek dan menambahkan tim kedalamnya.
Modul yang perlu diinstall adalah:
Project Management
Projects, Tasks

Projects
Untuk mulai membuat proyek pilih menu Projects

Create

Isi data proyek sesuai kebutuhan, termasuk nama proyek, project manager sampai
team yang terlibat.

Tasks

Task adalah sekumpulan tugas yang ada didalam project, tugas-tugas tersebut
dibuat sesuai kebutuhan proyek agar proyek tersebut berjalan dengan lancar. Tugas dapat
dibuat dan diberikan kepada tim yang merupakan karyawan dalam proyek tersebut. Proyek
dapat dikontrol, dan hanya karyawan yang terlibat yang dapat melihat proses proyek
tersebut. Setiap tahapan proyek memiliki tanggal mulai(start date) dan tanggal akhir(end
date/deadline). Tugas dapat diberikan tenggat waktu, prioritas dll. Timesheets dapat
direkam per tugas, tugas dapat dibuat dari order penjualan, tugas dapat ditagih pada waktu
yang dihabiskan dll.

Latihan:
Buatlah minimal 5 proyek dalam perusahaan anda. Buat laporan proses proyek tersebut!

Tugas Akhir ERP

I. Tujuan Pembelajaran
1. Mahasiswa mampu memahami seluruh proses implementasi ERP dan
mampu menerapkannya dalam sebuah dokumen rencana implementasi ERP
III. Skenario Praktikum
1. Langkah 1
Buatlah sebuah kelompok terdiri dari 4-5 orang. Pilihlah sebuah perusahaan
di DI Yogyakarta dan sekitarnya, yang sekiranya layak untuk dilakukan
penerapan ERP.
2. Langkah 2
Kunjungi perusahaan tersebut, lakukan pengamatan, wawancara, diskusi
terkait penerapan ERP.
3. Langkah 3
Tuangkan hasil kunjungan Anda dalam sebuah dokumen rencana
implementasi ERP. Lengkapi dokumen tersebut dengan berkas-berkas,
diagram, foto yang mendukung.
4. Langkah 3
Presentasikan pemaparan kelompok Anda, dan diskusikan hasil pemaparan
kelompok Anda bersama praktikan lain di kelas Anda.