SISTEM ENTERPRISE

Genap 2018/2019

Tim Pengajar:
Mahendrawathi ER
Mudjahidin
Irmasari Hafidz
Andre Parvian Aristio
Tujuan Pembelajaran

 Mahasiswa dapat membandingkan siklus hidup ERP

dengan siklus hidup pengembangan sistem
 Mahasiswa dapat menjelaskan siklus implementasi ERP
tradisional
 Mahasiswa dapat menjelaskan strategi implementasi
ERP
 Pengantar
 Terdapat berbagai tantangan teknis dan organisasi dalam
mengimplementasikan sistem ERP tergantung pada
organisasi, scope dari implementasi, proses bisnis dan tingkat
keahlian dari pengguna akhir.

 Siklus hidup pengembangan sistem (System Development

Life Cycle or SDLC) menyediakan arahan untuk proses
implementasi.

 Bagian ini akan membahas tentang fase-fase kunci dalam

siklus hidup ERP dengan penekanan pada:
 Halangan pada setiap fase
 Solusi yang ada untuk mengatasi halangan ini.
System Development Lifecycle
 SDLC
 Mencakup sebuah proses sistematis untuk perencanaan,
perancangan, dan pembuatan sisrem informasi untuk sebuah
organisasi.
 Untuk sistem yang kompleks seperti ERP, seringkali lebih baik
untuk memiliki sebuah metode terstruktur untuk
mengkoordinasikan perancangan dan pengembangan sistem
dengan benar antara anggota-anggota tim pengembangan
sistem yang besar.
 SDLC menggunakan Pendekatan Sistem:
 Problem kompleks harus dipecah menjadi problem kecil-kecil yang
bisa dikelola dengan hirarki sisem
 Kemudian mengembangkan sebuah solusi untuk setiap masalah di
dalam hirarki tersebut
 Pendekatan ini menyediakan proses identifikasi masalah top-down
problem dan proses solusi bottom-up untuk mengelola masalah yang
kompleks.
 Proses SDLC membutuhkan keahlian pemecahan
masalah baik teknis maupun non-teknis
 Tim pengembang harus memahami teknologi dan juga proses
bisnis, budaya, orang di dalam perusahaan.
 SDLC terdiri dari:
 Tugas-tugas yang dibagi ke dalam fase atau tahapan.
 Dimulai saat seseorang di dalam organisasi mengidentifikasi
kebutuhan untuk sebuah sistem baru (untuk meraih keunggulan
kompetitif, meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan
bisnis secara global, dll).
Tahapan SDLC
Fase Investigasi
 Tim harus melakukan analisis menyeluruh terhadap biaya dan
manfaat. Manfaat yang diperoleh dari sistem baru dan
biaya-biaya dari sistem baru tersebut seringkali tidak terlalu
jelas.
 Biaya dan manfaat yang dapat dikuantifikasi (membeli
perangkat keras baru) disebut tangible, sementara yang
tidak mudah dikuantifikasi (pelatihan pegawai) disebut
dengan intangible.
 Tim pengembangan yang baik akan menekankan masalah-
masalah ini dalam laporan penelitiannya kepada
manajemen puncak sedemikian hingga mereka dapat
merencanakan pengeluaran dan pemasukan selama
periode yang panjang, yang berarti mengimplementasikan
sistem yang sukses.
Fase Analisis

 Fase ini dilakukan untuk menentukan kebutuhan

pengguna dari sistem baru dengan memfokuskan pada
masalah pada sistem saat ini.

 Melalui pengamatan, wawancara dan focus group, tim

harus mencari bottlenecks dan hambatan pada sistem
saat ini dan mencari dari pengguna kebutuhan mereka
saat ini dan yang akan datang.
Fase Perancangan

 Pada fase ini fokusnya adalah pada arsitektur sistem yang

baru, user interface, dan kebutuhan pelaporan.

 Kebutuhan fungsional dari fase analisis harus dikonversi ke

proses dan sistem flow charts, user input screens, laporan-
laporan contoh, dan sejenisnya.

 Kebutuhan ini dikelompokkan berdasarkan tahapan input,

proses dan output. Fase perancangan menghasilkan cetak
biru (blueprint) atau spesifikasi teknis untuk sistem baru.
Fase Implementasi
 Fase implementassi dimulai dengan:
 Ppengadaan hardware, software, pengembangan aplikasi
kustom, pengujian sistem baru, pelatihan, dan konversi data dari
sistem lama ke baru.
 Setelah sistem diimplementasikan, tim pengembangan
menyerahkan sistem kepada staff perawatan yang akan
mengurus penggunaan sehari-hari dari sistem dan
pembaharuan.

 Proses pengembangan sistem terus berlangsung

dengan siklus terus menerus untuk tetap terbaru dan
menyediakan perubahan yang dibutuhkan.
Rapid SDLC
Pendekatan Rapid SDLC

 Proses SDLC memiliki beberapa masalah, walaupun sangat ketat

dalam memasikan bahwa sistem itu komplit dan sukses di
organisasi. Masalah-masalah tersebut antara lain:
 Membutuhkan waktu yang lama untuk mengembangkan sebuah
sistem baru
 Biaya terkait dengan proses SDLC sangat tinggi
 Sebagian besar sistem informasi tidak membutuhkan proses SDLC yang
sangat teliti, sehingga organisasi telah menggunakan pendekatan
singkat (rapid) terkait SDLC yang lebih cepat dan tidak semahal itu
untuk proses ini.
 Pendekatan rapid development antara lain prototype dan End User
Development (EUD)
Prototyping

 Pendekatan ini tidak melalui fase analysis dan design. Pendekatan ini
menggunakan sebuah kerangka atau prototype dari sistem yang
sesunggunya dengan focus pada data input (user interface) dan output
(screen display).
 Idenya adalah untuk mendemonstrasikan functionalitas sistem kepada
pengguna dan mendapatkan umpan balik mereka tentang prototype.
 Umpan balik mereka diakomodasi ke dalam sistem dan didemonstrasikan
kembali kepada pengguna.
 Pendekatan ini terbukti cukup efektif dengan sistem interaktif pengguna
karena prototype pada akhirnya dikonversi menjadi full-scale system.
End User Development (EUD)

 Pendekatan ini membolehkan pengguna akhir membuat aplikasi mereka

sendiri. Pengguna dilatih oleh IT staff untuk mengembangkan aplikasi
terkustomisasi
 Contoh: aplikasi pengambilan keputusan sederhana dengan Excel
spreadsheet atau sistem pelacakan pegawai departemen dengan sebuah
Access database.
 ERP vs. Software Lain
 ERP merupakan perangkat lunak yang berbeda dengan software lain.
Perbedaan-perbedaan itu dapat dirangkum pada tabel 9.1.

ERP Paket Perangkat Lunak Lain

Jutaan dollar Ratusan sampai ribuan

Kritis untuk mencapai misi Mendukung peningkatan produktivitas

Satu sampai beberapa tahun Hampir instan

Untuk mencapai kesuksesan membutuhkan Membutuhkan sedikit pelatihan dan

strategi manajemen perubahan dari awal dukungan
sampai akhir; perubahan proses bisnis,
pelatihan, komuniasi dll.

Membutuhkan waktu karyawan internal, dan Membutuhkan sedikit atau tidak sama
dukungan konsultan dan vendor dalam sekali dukungan dari konsultan atau
besaran setara dengan jutaan dollar dukungan teknis vendor
Rencana Implementasi ERP
Rencana Implementasi ERP
 Aplikasi ERP adalah prepackaged software:
 Mungkin membutuhkan jutaan dollar;
 Dikembangkan oleh vendor software komersial;
 Diinstall khusus untuk organisasi untuk mengotomasi dan
mengintegrasikan berbagai proses bisnis.

 Tanpa sistem ini, sebuah bank tidak akan dapat

melayani nasabah yang ingin mengambil uang
atau deposit, dan sebuah perusahaan manufaktur
tidak dapat merakit dan mengirim produknya.
Rencana Implementasi ERP
 Digunakan untuk membuat roadmap atau blueprint untuk memenuhi batasan-
batasan biaya, scope dan waktu dari implementasi. Terdapat tiga rencana
implementasi utama:
 Comprehensive (pendekatan paling mahal dan panjang)
 Melibatkan implementasi untuk seluruh fungsionalitas (full functionality) dari software
ERP termasuk modul-modul spesifik untuk industri (industry-specific modules)
 Membutuhkan rekayasa ulang proses bisnis (business process re-engineering) di
tingkat tinggi
 Middle-of-the-Road
 Melibatkan beberapa perubahan pada modul inti ERP dan cukup banyak business
process re-engineering
 Vanilla (biaya terendah dan waktu terpendek)
 Menggunakan fungsionalitas kunci ERP dan menggunakan proses bisnis best practice
yang dibangun pada software. Perusahaan membutuhkan penyelerasan proses bisnis
dengan ERP, dari pada memodifikasi software. Business process re-engineering tidak
dilakukan.
Metode Implementasi

 Methodologi mengacu kepada pendekatan sistematis untuk menyelesaikan

masalah bisnis. Metodologi ERP dibangun dari teori bahwa enterprise dapat
memaksimalkan pendapatannya dengan memaksimalkan utilisasi dari sumber
daya tetapnya
 Siklus Hidup Pengembangan ERP menyediakan pendekatan sistematis untuk
mengimplementasikan software ERP dalam lingkungan organisasi sumber daya
yang berubah namun terbatas.
 Terdapat banyak metodologi yang diarahkan oleh vendor (vendor-driven)
yang menggunakan siklus hidup pengembangan ERP tradisional atau siklus
hidup ERP Cepat (contoh: Total Solution, FastTrack, Rapid-Re, ASAP dan BIM).
 Siklus Hidup ERP traditional ERP mencapai satu tahapan pada satu saat dan
membutuhkan persetujuan tonggak formal (milestone) sebelum bergerak ke
tahapan berikutnya.
 Pada siklus hidup ERP cepat, setelah sebuah perusahaan berkomitmen untuk
implementasi, pegawai diberdayakan untuk membuat keputusan-keputusan
untuk memastikan proyek berjalan maju.
Proses Pengembangan Aplikasi Cepat
(Rapid Application Development)
Siklus Hidup ERP Tradisional
 Siklus Hidup ERP Tradisional
Siklus hidup ERP tradisional memiliki luaran di akhir dari setiap tahapan yang
direview oleh manajemen dan yang dijadikan dasar sebuah keputusan untuk
meneruskan atau menghentikan proyek.

Lingkup
Inisiasi Dan
Perencanaan
Analisis
Pernyataan tentang lingkup Dan
dan rencana implementasi Desain
Perolehan
Perubahan Dan
tujuan, lingkup, Analisis ACQ dan Pengembangan
dan jadwal Desain pengembangan
Impelementasi

Kesadaran bahwa
Implementasi harus Operasi
Dirubah sebelum Sistem ERP pada
Implementasi dapat dilakukan Implementasi operasi untuk
melengkapi proses bisnis

Kesadaran bahwa
Implementasi butuh Operasi
Peningkatan dan patch
Tahap Scope dan Komitmen

 Tahapan ini mirip dengan tahap investigasi pada SDLC.

 Selain melakukan studi kelayakan, sebuah scope dari implementasi ERP
dibuat dalam kebutuhan sumber daya dan waktu.
 Beberapa karakteristik dari implementasi ERP ditentukan.
 Berapa besarkah implementasi ERP harus didefinisikan pada tahap
perencanaan?
 Bagian dari Scope dan Komitmen
ITEM Aktivitas
Analisi Gap Evaluasi fungsi-fungsi yang disediakan oleh sistem ERP dibandingkan
dengan proses operasional yang dibutuhkan untuk menjalankan
bisnis
Cakupan Fisik Menentukan situs yang akan ditangani, lokasi geografis dari situs, dan
jumlah pengguna.
Cakupan BPR Apakah proses saat ini bisa disaring, diganti atau dieliminasi?
(Business Process Pengguna, departemen dan situs mana yang akan terkena
Reengineering) dampak?
Cakupan Teknis Seberapa banyak modifikasi yang akan dilakukan untuk software
ERP? Proses-proses apa yang akan diutilisasi as is (apa adanya) dan
proses apa yang akan dikustomisasi?
Cakupan Sumber Berapa banyak waktu dan dana dialokasikan untuk proyek?
Daya
Cakupan Modul apa yang akan diimplementasikan? Bagaimana modul-modul
Implementasi dapat dikoneksikan dengan sistem saat ini?
Tahapan Analisis dan Desain
 Pada tahapan ini dilakukan analisis terhadap kebutuhan pengguna.
 Tim ERP pertama kali harus membuat keputusan tentang software dan
memutuskan konsultan dan SMEs (subject Matter Experts).
 Kemudian dilakukan:
 Pemetaan perbedaan antara proses bisnis saat ini dan proses yang ada
pada software ERP
 Pengembangan rencana jangka panjang terkait dengan perlu tidaknya
proses bisnis diubah atau software ERP yang harus dikustomisasi untuk
mendukung proses bisnis saat ini.
 Perancangan rencana manajemen perubahan, daftar proses yang ada, user
interface screens, dan laporan yang dapat dikustomisasi pada software ERP
yang memerlukan kustomisasi.
 Langkah selanjutnya adalah rencana untuk konversi data, konversi sistem dan
pelatihan. Tim harus membuat strategi manajemen perubahan yang detil dan
rencana eksekusi untuk rilis sistem baru
Tahapan Akuisisi dan Pengembangan
 Tahapan ini mirip dengan tahapan akuisisi dan pengujian pada SDLC
tradisional.
 Organisasi harus membeli lisensi dan membangun versi produksi dari software
yang akan disediakan untuk pengguna akhir.
 Seluruh platform produksi harus dikonfigurasi dan dibangun dengan hardware,
jaringan, keamanan, software, database dan data produksi riil.
 Tugas-tugas yang ditentukan pada analisis gap dilaksanakan pada tahapan ini
termasuk:
 Kustomisasi rule-rule yang telah ada pada software
 Data pada tabel database, input screen dan laporan yang ada pada sistem ERP.
 Saat tim teknis bekerja dengan instalasi, tim manajemen perubahan:
 Bekerja dengan pengguna akhir untuk mengimplementasikan perubahan pada
proses bisnis
 Pelatihan awal dengan sandbox dari software (Lingkungan pengujian).
 Tim data bekerja untuk melakukan migrasi data dari sistem lama ke sistem baru.
 Akhirnya, sistem ERP harus dikonfigurasi dengan keamanan yang tepat.
Tahapan Implementasi

 Tahapan ini focus pada instalasi dan rilis dari sistem kepada pengguna
akhir (Go-Live) dan monitoring rilis sistem kepada pengguna akhir.
 Kesalahan-kesalahan yang ditemui pada versi produksi harus melewati
help desk.
 Perubahan kemudian dibuat pada versi pengembangan, pengujian ulang
dan dimigrasikan kepada sistem produksi.
Konversi Sistem
Adalah aktivitas utama dan harus dikelola dengan hati-hati (empat tahap
atau pendekatan):
 Phased: pergerakan perusahaan secara perlahan dari sistem legasi saat ini
ke implementasi ERP
 Pilot: implementasi versi kecil dari sistem final
 Parallel: memiliki biaya yang paling besar karena sistem ERP
diimplementasikan dan digunakan bersamaan dengan sistem legasi.
 Direct Cut atau big bang: adalah pendekatan dengan resiko yang paling
tinggi namun paling mudah dan bersih. Perusahaan bergerak dari sistem
legasi langsung ke sistem ERP

Umpan balik yang diterima dari penggunaan sistem harus ditransfer kepada
tim pasca implementasi untuk dukungan sistem secara berkelanjutan.
Tahapan Operasi

 Tahapan ini seringkali dikelola oleh tim operasi dengan bantuan dari tim
implementasi.
 Serah terima atau transfer pengetahuan adalah aktivitas utama sebagai
dukungan untuk sistem baru yang ditransfer ke help desk dan staff
pendukung.
 Pada tahap ini juga dilakukan pelatihan kepada pengguna baru dari
sistem dengan dirilisnya modul ERP.
 Perlu juga dilakukan pengelolaan terhadap rilis baru, instalasi patches dan
upgrades.
 Tahap ini juga mengelola kontrak software dengan ERP Vendor.
Rangkuman Fase Siklus Hidup
Scope dan Komitmen
• Scope s istem
• Dukung an manaj emen puncak
• Pemiliha n tim implementa si
• Pera n dari sta f internal da n Subject
Matter Expert (SM E)
• Keputusa n peran kons ulta n
• Pemilihan vendor dan kontrak
Analis is dan Perancangan
• Metodologi
• Implementasi Vanilla atau Business
Process R e-engineering (BPR)
• Pemetaan data dan konversi
• Prototipe atau Sandbox
Aku isi si dan Pengembangan
• Perangkat Keras dan lunak
• Kustomis asi
• Konversi dan loadi ng data
• Konfiguras i
Go-Live
• Konversi
• Pengujian
• Pelatih an
Operas i
• Dukung an dan pelatihan berkelanjutan
• Perbaikan dan pembaharuan
Siklus Hidup Rapid
Total Solution (Ernst & Young, LLP)

Terdapat beberapa Fase yaitu:

 Proposisi Nilai. Apakah solusi masuk akal dari sisi bisnis?
 Cek Realita. Apakah organisasi siap untuk berubah?
 Pendekatan Selaras. Menentukan ekspektasi yang benar yang
memberikan nilai baik jangka pendek maupun jangka panjang.
 Dimensi Sukses. Mendapatkan racikan yang tepat untuk manusia, keahlian,
metode dan manajemen di dalam tim.
 Menyebarkan Nilai. Mengukur hasil dan merayakan kesuksesan.
Fast Track (Deloitte & Touche)

Terdapat beberapa Fase yaitu:

 Pembuatan Scope dan Perencanan: Definisi proyek dan scope dan
rencana proyek diawali.
 Visioning and Targeting: Penilaian kebutuhan. Identifikasi visi dan target
serta pemodelan kondisi saat ini (As-is).
 Redesign: Pemodelan kondisi yang akan datang (To-be). Perancangan
dan pengembangan software.
 Konfigurasi: Pengembangan software. Rencana tes integrasi.
 Uji coba dan Pelaksanaan: Uji integrasi. Pelaksanaan bisnis dan sistem.
Accelerated SAP

 Persiapan proyek. Perencanaan yang baik dan penilaian kesiapan

organisasi sangat penting.
 Cetak Biru (Blueprint) Bisnis. Para insinyur membarikan peralatan lengkap
untuk proses bisnis yang sudah ditentukan.
 Realisasi. Berdasarkan langkah cetak biru bisnis dilakukan konfigurasi sistem
ERP R3 (nama terdahulu dari software ERP yang diproduksi oleh SAP AG).
 Persiapan Akhir. Pada fase ini, sistem R3 diperbaiki dan penyesuaian-
penyesuaian dilakukan.
 Go-Live dan Dukungan. Prosedur dan ukuran-ukuran dikembangkan untuk
meninjau manfaat dari investasi R3 secara berkelanjutan.
 SDLC vs. ERP Life Cycle 1

Karakteristik SDLC ERP

Tujuan Mengembangkan sebuah sistem Implementasi sistem paket untuk

baru untuk mendukung kebutuhan mendukung kebutuhan organisasi
organisasi
Analisis Evaluasi kebutuhan pengguna Analisis vendor analysis dan evaluasi
melalui observassi dan wawancara perubahan proses bisnis selama
dan membuat spesifikasi sistem implementasi
Perancangan Mengembangkan arsitektur sistem Rencana Instalasi dan kustomisasi untuk
baru, antar muka pengguna, dan software ERP, konversi data dan strategi
alat pelaporan manajemen perubahan

Implementasi Mendapatkan perangkat keras, Konversi “Go-Live” atau rilis sistem baru
perangkat lunak, mengembangkan kepada pengguna, pelatihan dan
aplikasi, instalasi, pengujian, pelatihan dukungan (support)
dan konversi
 SDLC vs. ERP Life Cycle 2

Karakteristik SDLC ERP

Peran Konsultan Dukungan teknis terutama pada saat Manajemen perubaha, perubahan
perancangan dan implementasi proses, dan dukungan teknis dari awal
sampai akhir
Peran Manajemen Beberapa pengawasan dan Pengawasan dan keterlibatan yang
dukungan signifikan terutama pada manajemen
perubahan
Peran Pengguna Focus group memberikan masukan Beberapa grup seperti SMEs (Subject
Akhir pada berbagai tahapan dengan Matter Experts), pengguna, dan
keterlibatan terbanyak selama tahap pengguna self-service users adalah
implementasi bagian dari tim implementasi dengan
keterlibatan berkelanjutan

Operasi Memelihara, memperbarui, Memelihara, memperbarui, memonitor

menyediakan dukungan teknis perubahan, dan strategi manajemen
perubahan
Implikasi untuk Manajemen

 Komitmen manajemen puncak sangat kritis.

 Penting untuk memiliki manajemen program yang kuat dan
berpengalaman.
 Adalah praktek yang baik untuk meminimalkan tipe dan banyaknya
kustomisasi yang diimplementasikan.
 Sangat kritis untuk menekankan pelatihan dan manajemen perubahan.
 Komunikassi yang efektif dan sering memastikan semua orang memiliki
pemahaman yang sama dan memberikan kesempatan terbesar untuk
mengidentifikasi masalah sejak awal.
Strategi Implementasi ERP
 Implementasi Vanilla
40

Implementasi vanilla adalah ketika perusahaan

memilih untuk TIDAK memodifikasi atau
mengkustomisasi sistem, tetapi mengubah business
praktek-praktek bisnis agar sesuai dengan sistem

Implementasi Vanilla digunakan untuk:

Bisnis dengan praktek bisnis yang mudah dan tidak unik
Bisnis yang tidak memiliki keahlian atau pengalaman
dalam membuat atau mengubah sistem
Untuk sebuah perusahaan yang menggunakan sistem
ERP dimana e komponen finansial penting untuk
pelaporan
Semua cabang perusahaan menggunakan sistem yang
sama pada satu saat, memasukkan dan mengambil
data dengan cara yang serupa
 Kapan seharusnya anda mempertimbangkan
41 untuk memodifikasi sebuah ERP? (Chocolate
Implementation)
 Walaupun banyak alasan untuk implementasi ERP
dengan pendekatan vanilla, banya perusahaan
memilih untuk mengkustomisasi atau memodifikasi
sistem untuk memenuhi kebutuhan bisnis (maksunya,
menambahkan coklat) dan sangat sukses.
 Bisnis yang:
 Memiliki pengembang TI yang sangat ahli dan sebuah proses
yang terbukti untuk mengelola modifikasi dapat memilih untuk
mengubah sistem di area dimana perusahaan sudah memiliki
keunggulan kompetitif
 Pada situasi seperti ini, sebuah sistem ERP terlalu umum untuk
bisnis spesifik atau proses yang spesialis
 Kelebihan dan Kekurangan
42 Kelebihan
Sebuah sistem tunggal lebih mudah dipelihara dan
didukung.
Menilai perubahan organisasi sambil memodifikasi
sistem untuk memenuhi kebutuhan dari bisnis akan
membantu meminimalkan resiko.
Kekurangan
Jika sebuah sistem dimodifikasi, setiap modifikasi
harus dianalisis terkait dengan upgrade untuk
melihat apakah perlu dimasukkan di dalam
upgrade atau dihilangkan.
Sebuah upgrade terkadang bisa menjadi
implementasi ulang, yang membutuhkan sumber
daya dan waktu.