Christine Mayasamy Pentury – 682018057

RESUME MATERI STRATEGI MANAJEMEN & SISTEM INFORMASI

PERENCANAAN SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

1. PENDAHULUAN
Dalam suatu organisasi atau perusahan setiap karyawan baik mulai dari para
pemimpin hingga para staff sangatlah membutuhkan suatu akses data informasi yang
terintegrasi antara satu divisi dengan divisi lainnya sehingga memudahkan dalam
mengamati perkembangan mulai dari keuntungan, kerugian, keberhasilan maupun
kegagalan dari suatu strategi. agar para manajer bisa dengan cepat melakukan
koordinasi atau meeting dengan semua pihak dalam organisasi untuk mendapat
keputusan yang terbaik.
Dan pada dasarnya perusahaan atau organisasi membutuhkan dukungan sistem
informasi yang memadai untuk menghubungkan berbagai pihak terkait dalam
mendukung operasional perusahan dan aktivitas manajemen
Sistem informasi perusahaan atau yang disebut juga enterprise information system
memiliki tujuan untuk mengumpulkan semua data proses bisnis yang dimiliki,
kemudian memasukannya kedalam suatu database standard dan meyebarkannye ke
seluruh anggota organisasi sehingga dapat diakses dan digunakan bersama untuk
kepentingan organisasi
. Enterprise Information System saat ini telah mengakumulasi setiap data proses
bisnis yang terjadi dalam perusahaan, yang mana data tersebut berhubungan dengan
sunber daya organisasi serta perencanaan yang tidak dapat dilakukan apabila tidak
memahami tiap tindakan yang dapat mempengaruhi organisasi.
2. Industri Perangkat Lunak ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP merupakan suatu sistem perluasan istilah dari perusahaan manufaktur yang
mana berfungsi untuk mengintegrasikan proses dan mengotomasikan proses bisnis
mulai dari proses pemesanan bahan kebutuhan, produksi maupun distribusi kemun,
pelanggan. ERP (enterprise resource planning) ini mencakup semua data organisasi.
Namun setiap sistem informasi area bisnis dan tingkatan eksekutifnya terpisah.
Berdasarkan gambar diatas, ERP terbagi atas 5 bagian, yaitu:
1. Financial Resource Management (FRM)
Financial resource management merupakan modul yang digunakan untuk
mengumpulkan data serta mengelola seluruh data financial yang didapatkan
dari relasi antar department, sehingga mampu untuk menyediakan laporan.
Modulnya antara lain: General Accounting, Financial Accounting, controlling,
Invesment Management, Treasury, dan Enterprise Conrolling
2. Human Resource Management (HRM)
Sumber daya manusia merupakan asset yang paling penting bagi suatu
perusahaan, sehingga diperlukan pengelolaan yang baik dan benar mulai dari
perekrutan hingga pemrosesan gaji yang akan diterima dan untuk mengelola
kebutuhan dari tenaga kerja, modul ini tentu saja dapat digunakan. Modulnya
diantara lain: Personnel management, Personal time management, Payroll,
Training and Event management, Organizational management, and Travel
managemet.
3. Customer Relationship Management (CRM)
Customer Relationship Management merupakan sistem yang terintegrasi dan
digunakan untuk mengatur segala aktivitas yang berhungungan dengan
prapenjualan dan pasca penjualan dalam organisasi. CRM sendiri mencakup
semua aspek yang berkaitan dengan calon pelanggan maupun pelanggan saat
ini.
4. Manufacturing Resource Planning (MRP II)
Manufacturing Resource Planning merupakan sebuah revolusi dari Material
Requirements Planning (MRP I) yang mencakup factor tambahan seperti
perancangan jangka panjang, master scheduling, rough cut capacity dan
lainnya. MRP 1 juga telah memasukan unsure pengawsan dan pelaporan.
Namun perusahaan menyadari bahwa ada banyak hal yang harus dipadukan
antara lain keungan, peramalan, sales order, analisis penjualan, distribusi,
quality contol serta sistem pelaporan dan pengawasan lebih lanjut. Hal ini lah
yang kemudian dikenal dengan ERP (enterprise resource planning)
5. Supply Chain Management (SCM)
SCM merupakan modul logistic yang digunakan untuk mengurus atau
memproses pengadaan hingga distribusi logistic yang dipakai perusahaan.
 Tujuan dari SCM sendiri melakukan efektifitas dan efisiensi mulai dari
suppliers, manufactures, warehouse dan stores
SCM adalah modul yang menjadi focus mutkhir dalam pengembangan sistem
ERP. Penerapan SCM dengan memanfaatkan penggunaan internet akan efekti
dalam penghematan biaya perusahaan
3. Kelayakan Sistem Informasi Perusahaan
Sistem informasi merupakan pengeluaran modak yang besar oleh perusahaan,
sehingga harus dilakukan evaluasi sama seperti ketika perusahaan atau organisasi
melakukan investasi dengan jumlah besar lainnya.
Kelayakan sistem informasi dapat ditinjau dari 3 aspek, yaitu:
1. Kelayakan Ekonomis
Berhubungan dengan pembenaran suatu pengeluaran yang dikeluarkan dan
kemudian mempertimbangkan keuntungan dengan manfaat yang didapatkan
apakah selaras dengan biaya yang telah dikeluarkan
2. Kelayakan Teknis
Kelayakan ini mempertimbangankan ketersediaan teknologi apa saja yang
memang benar-benar dibutuhkan oleh organisasi untuk mendukung proses
bisnisnya
3. Kelayakan Operasional
Kelayakan ini mempertimbangkan kemampuan sumber daya manusia yang
dimiliki oleh perusahaan agar mampu untuk berhasil dalam melaksanakan
proses yang diperlukan oleh organisasi
4. Penerapan Sistem Informasi
Pada saat memulai penerapan EntIS, perusahan harus terlebih dulu member
perhatian khusus pada saat pemilihan penjual perangkat lunak, pelatihan
pemakaian, serta peralihan. Untuk itu ada beberapa pendekatan yang dapat
dilakukan, namun dalam tiap pendekatan, pelatihan merupakan komponen vital.
1) Pemilihan Penjual
Pada proses bisnis, didalam penggunaan perangkat lunak penjual harus menjadi
criteria utama dalam pemilihan penjualnya. Karena besar perbedaan antara
proses yang dimiliki oleh perangkat lunak dengan proses bisnis dalam
organisasi akan mengakibatkan sulitnya penerapannya dalam lingkup
organisasi. Oleh sebab itu, perangkat lunak tersebut harus dapat diterima dan
 cukup mirip dengan proses yang sudah ada sebelumnya sehingga tidak
menimbulkan hal yang dapat mengganggu berjalannya proses bisnis
2) Pelatihan Pemakai
Pelatihan merupakan bagian dari rancangan awal EntIS yang berlangsung
sebelum, selama dan setelah penerapan EntIS. Dalam pelatihan ini pun
sebagian besarnya beda dengan pelatihan sistem informasi dikarenakan
mengharuskan pemakai atau penggunanya memahami dan mengerjakan proses
bisnis diluar jobdesc mereka.
3) Pendekatan Peralihan
Pendekatan yang sering dilakukan haruslah bertahap sehingga segmen-segmen
sistem yang berkaitan dengan proses bisnis bisa diterapkan dengan secara
berurturan sesuai kepentingannya. Peralihan segera dari sistem akan sangat
berbahaya. Dikarenakan apabila sistem baru itu gagal, maka gagal semua
proses pengelolaan informasi oleh sistem tersebut.
5. Kegagalan Sistem Informasi Perusahaan
Kegagalan sistem informasi perusahaan biasanya mencakup proyek yang
ditinggalkan sebelum diterapkan atau terealisasi sehingga mengakibatkan
perusahan kembali ke sistem informasi yang dulu. Hal ini tentu saja
memperburuk atau mengurungkan biaya yang dimiliki perusahaan.
6. Macam-Macam Sistem Informasi Dalam Organisasi
 Sistem Informasi Eksekutif
Sistem informasi ini ditujukan atau digunakan oleh para manajer tingkat atas
dalam pengambilan keputusan yang strategis. Sudut pandang yang dimiliki
sistem informasi ini sangatlah luas sehingga membutuhkan ketersedian data
dari seluruh organisasi.
Sasaran yang dapat digunakan dalam memperbaiki sistem informasi ini
diantaranya:
1) Mencatat informasi transaksi-transaksi yang masuk
2) Merangsang sumber yang bernilai tinggi
3) Memanfaatkan peluang yang ada
4) Menyesuaikan sistem pada perorangan
5) Memanfaatkan teknologi
 Sistem Informasi Pemasaran
Sistem ini merupakan sistem yang pertama kali dikembangkan memenuhi
kebutuhan bisnis yang menangani hal-hal yang berkaitan dengan pemasaran.
Adapun Prinsip-Prinsip dari pemasaran, yaitu, Bauran Pemasaran yang mana
merupakan proses mengembangkan serta menetapkan sumber daya pemasaran
berupa barang, jasa maupun gagasan perusahaan. Ada 4 strategi yang dapat
membantu yaitu:
a. Produk : apakah produk yang dimiliki organisasi sesuai dengan
kebutuhan customer
b. Promosi : cara yang dilakukan untukmengiklankan produk organisasi
melalui media sosial, maupun penjualan langsung
c. Tempat : cara organisasi dalam mendistribusikan produk sampai
kepada customer
d. Harga: apakah harga produk yang ditawarkan oleh organisasi sesuai
dengan hasil yang didapatkan oleh customer.
 Sistem Informasi Sumber Daya Informasi
Sistem ini menyediakan segala informasi mengenai sumber daya
informasi yang dimiliki perusahaan. Input dari sistem informasi ini mencakup
data akuntansi, semua data proyek penilitian khusus, da inteligen dari
lingkungan perusahan
Output yang dihasilkan adalah 5 subsistem yang mana 4 subsistem
menyediakan informasi mengenai perangkat keras, lunak, manusi serta sumber
daya informasi. Sedangkan subsistem kelima berfungsi untuk
mengintegrasikan data dari keempat subsistem lain.
 Sistem Informasi Manufaktur
Suatu sistem yang berbasis computer yang berhubungan dengan sistem
informasi funsional dalam mendukung manajemen perusahaan, pemecahan
masalah yang mana berhubungan dengan manufaktur yang pada dasarnya
tetap bertemu pada input, proses, output.
Manajemen manufaktur tentu saja menggunakan computer baik
sebagai sistem maupun sebagai elemen dalam sistem produksi. Elemen-
elemen dalam manajemen manufaktur sendiri adalah:
 1. Computer-aided design (CAD)
CAD merupakan penggunaan computer dalam membantu merancangkan
produk manufaktur, yang mana ketika rancangannya telah selesai, CAD
akan menyiapkan spesifikasi rinci, dan kemudian spesifikasi disimpan
dalam database
2. Computer-aided Manufacturing (CAM)
CAM merupakan penerapan computer dalam proses produksi. Sebagian
otomasi dari pabrik menggunakan CAM sehingga produksi pun dapat
berjalan lebih cepat dan lancer serta mendapatkan persisi yang lebih tinggi
3. Robotik
Robotic yang dimaksudkan adalah pelibatan robot industrial yang secara
otomatis menjalankan tugasnya dalam proses manufaktur.
 Sistem Informasi Keuangan
Suatu sistem yang memberikan informasi mengenai keuangan
organisasi, informasinya biasa disajikan dalam bentuk laporan periodic
maupun laporan khusus
 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem informasi sumber daya manusia merupakan sistem informasi
yang sangat penting dalam perusahaan
 Human Resources Information Systems (HRIS)
HRIS adalah suatu program aplikasi computer yang membantu mengorganisir
tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM diperusahan untuk mendukung
proses pengambilan keputusan.
7. Penerapan Sistem Informasi
Sistem informasi digunakan dalam mendukung operasi manajemen suatu
organisasi. Operasi manajemen pun terbagi atas beberapa tahap, diantaranya:
1) Tahap Perencanaan
Perencanaan merupakan tahapan awal suatu operasi manajemen dalam
organisasi. Ditahapan ini organisasi merumuskan semua hal mengenai
operasi yang akan dilakukan nantinya.
2) Tahap Pengorganisasian
Tahapan ini merupakan tahapan dimana organisasi mulai merencanakan
pelaksanaan operasi saja yang akan dilakukan
3) Tahap Pelaksanaan
Tahapan ini merupakan tahapan dimana segala rancangan yang
direncanakan sebelumnya oleh organisasi mulai dijalankan, dan kemudian
hasilnya dicatat disimpan dan dimasukan ke organisasi sebagai keperluan
evaluasi hasil operasi
4) Tahap Pengendalian
Tahapan ini merupakan tahapan pengawasan atas pelaksanaan operasi yang
telah dijalankan apakah sesuai dengan rencana sebelumnya atau tidak,
kemudian hasil pelaksanaannya dilaporkan untuk keperluan evaluasi dan
pengambilan keputusan berikutnya.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa peranan sistem informasi adalah mendukung
operasi organisasi untuk mencatat, menyimpan, mengelola semua hasil
pelaksanaan menjadi suatu informasi yang dapat dilaporkan pada pihak yang
membutuhkan.
Selain itu, dalam suatu organisasi terdapat tiga tingkatan manajemen, yaitu:
1) Manajemen Tingkat Bawah
Manajemen tingkat bawah berfungsi untuk mengurusi masalah-masalah
transaksi serta membuat laporan rutin. Sistem informasi yang gunakan ialah
sistem pemrosesan transaksi yang mana sistem ini hanya bisa mencatat,
menyimpan transaksi serta membuat laporan mengenai transaksi tersebut
2) Manajemen Tingkat Menengah
Manajemen tingkat menengah berfungsi untuk mengurusi masalah-masalah
yang mana memerlukan pengambilan keputusan dalam suatu divisi
organisasi. Sistem informasi yang digunakan ialah sistem informasi
manajemen
3) Manajemen Tingkat Atas
Manajemen ini berfungsi untuk mengurusi masalah-masalah yang bersifat
strategis dan menyeluruh yang melibatkan beberapa divisi dalam
organisasi. Sistem informasi yang digunakan ialah sistem informasi
eksekutif karena sistem informasi eksekutif dapat mengakses informasi
yang ada pada semua divisi, sehingga dengan informasi tersebut,
manajemen tingkat atas dapat mengambil keputusan dengan cepat dan
tepat.
 Sistem informasi secara umum mempunyai beberapa peranan didalam sebuah
organisasi, yaitu:

1) Meminimalkan Resiko (Minimize Risk)

Dalam suatu bisnis tentu saja mempunyai resiko apalagi yang berkaitan dengan factor
keuangan. Umumnya, resiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai aspek
eksternal yang berada diluar control perusahaan. Namun saat ini sudah banyak
tersedia aplikasi yang dapat membantu mengurangi resiko-resiko yang sering
dihadapi perusahan. Kehadiran teknologi diharapkan harus mampu membantu
perusahaan mengurangi resiko serta sarana untuk membantu manajemen mengelola
resiko tersebut.
2) Mengurangi Kerugian (Reduce Costs)
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator saat ini tentu saja mempengaruhi
profitabilitas perusahaan. Dengan adanya hal ini, teknologi menawarkan 4 cara untuk
mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional, yaitu:
1. Eliminasi, yaitu proses implementasi berbagai komponen teknologi informasi
mampu menghilangka proses-proses yang dirasa tidak perlu.
2. Simplifikasi, yaitu suatu proses yang berbelit-belit namun biasanya dapat
disederhanakan dengan mengimplementasikan komponen teknologi informasi
3. Integrasi, proses teknologi informasi yang mampu melakukan pengintegrasian
beberapa proses menjadi sehingga lebih praktis
4. Otomatisasi, perubahan proses manual menjadi otomatis.
3) Memberi Nilai (add value)
Teknologi tidak hanya memberikan value kepada pelanggan, namun mempunyai
tujuan akhir dari penciptaan itu bukan hanya untuk memuaskan pelanggan tapi juga
menciptakan loyalist sehingga pelanggan bersedia menjadi konsumennya dalam
jangka yang pannjang
4) Membuat Arena Bersaing (create new realities)
Perkembangan teknologi yang semakin pesat saat ini, mampu menciptakan suatu
arena bersaing baru bagi perusahaan di dunia maya. Berbagai kosep e-business
merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis era globalisasi
 Keuntungan dan Faktor Penggunaan Sistem Informasi dalam Perusahaan
a) Keuntungan:
1. Dapat dilakukan secara otomatis
2. Menghemat waktu
3. Dapat menghemat biaya promosi dan pemasaran
4. Pengambilan keputusan yang tepat
b) Faktor Pengaruh Penggunaan Sistem Informasi:
1. Pengaruh ekonomi internasional dan persaingan global; transaksi terbatas pada
tempat berbeda
2. Perkembangan teknologi
3. Batas waktu yang semakin singkat
4. Kendala sosial.
 KESIMPULAN

1. Sistem informasi merupakan kombinasi dari teknologi informasi serta aktivitas orang
maupun organisasi yang menggunakan teknologi tersebut untuk mendukung
operasional perusahaan serta merealisasikan strategi yang telah mereka rancangkan
yang kemudian hasilnya dapat dikelola menjadi suatu informasi yang berguna bagi
organisasi tersebut, maupun pihak lain.
2. Secara umum, peranan sistem informasi dalam organisasi untuk meminimalkan
resiko, member nilai, mengurangi kerugian serta meningkatkan daya saing. Dengan
peranan sistem informasi yang telah menjamin seperti ini, harusnya organisasi atau
perusahaan tak perlu ragu untuk berdaya saing dengan perusahaan atau organisasi
yang mungkin sejenis