A.

Teknologi Informasi
Teknologi informasi dapat didefinisikan sebagai suatu teknologi yang digunakan untuk
mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, dan memanipulasi
data dengan berbagai cara dalam rangka menghasilkan informasi yang berkualitas. Menurut
Turban et al. (2001), teknologi informasi merupakan suatu fasilitator aktivitas dan proses
organisasi. Fary (1984) menyatakan bahwa hampir semua pekerjaan di abad 21 membutuhkan
komputer dan jaringan komunikasi sehingga akan merugi jika tidak mampu menggunakan
teknologi informasi dan komputer. Palvia dan Zigli (1992) menjelaskan banyak organisasi
menyadari akan cepatnya perubahan lingkungan dan melihat teknologi informasi tidak hanya
sebagai satu set peralatan untuk menghitung, tetapi juga sebagai alat yang membawa organisasi
ke arah perkembangan dan kemakmuran. Lebih jauh Petrides (2000) mengatakan teknologi
informasi dianggap memainkan peranan penting dalam organisasi untuk mencapai tujuan
organisasi, baik dari segi kualitas, efisiensi, dan efektivitas. Informasi dalam jumlah sangat besar
telah tersedia melalui komputer-komputer canggih dan dihubungkan dengan jaringan komunikasi
berkecepatan tinggi, seperti internet, WAN (Wide Area Networks), dan LANs (Local Area
Networks).
Beberapa dekade terakhir, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) tersajikan dalam model dan
pendekatan berbeda. Setiap model berkembang dari penyempurnaan atas kekurangan dari model-
model sebelumnya. Hal menarik dari evolusi model system informasi akuntansi adalah model
lama tidak segera tergantikan dengan model atau teknik-teknik terbaru. Ada lima model
pendekatan untuk memahami SIA di perusahaan dan hotel khususnya, yaitu:
1. Model Proses Manual
Model proses manual merupakan model tertua dan tradisional dari SIA. Model proses
manual terbentuk dari peristiwa fisik, sumber daya, dan personil yang terjadi pada proses
bisnis perusahaan. Tugas-tugas pemesanan bahan, pengambilan pesanan, penyimpanan
bahan bahan baku, pengolahan bahan baku, pengiriman barang jadi ke pelanggan,
pencatatan (record), dan memelihara pencatatan merupakan inti dari model proses manual.
Keuntungan mempelajari model proses manual, adalah:
a. Model proses manual membantu memahami hubungan antara SIA dan bidang akuntansi
lainya, seperti pengauditan, perpajakan dan akuntansi manajemen. Model proses manual
SIA membantu memahami asalnya data, bagaimana data terkumpul, serta bagaimana dan
 dimana data digunakan untuk mendukung operasional perusahaan. Proses ini akan
memahamakan proses bisnis perusahaan secara mendalam.
b. Model proses manual akan memudahkan memahami logika proses bisnis ketika tidak
selubungi atau diselimuti oleh teknologi.
c. Model proses manual memfasilitasi pemahaman kegiantan control internal, termasuk
pemisahaan fungsi-fungi atau departemen-departemen, pengawasan, verifikasi
independen, jejak audit, dan control akses di setiap fungsi/departemen/bagian.
2. Model File Mendatar (Flat file)
Model file mendatar (flat file) mendeskripsikan proses bisnis ke bentuk file-file data
individual dan antar file tidak berkaitan atau berdiri sendiri dan tidak terkoneksi. Model file
mendatar (flat file) ini dihasilkan dari pemrosesan data oleh aplikasi-aplikasi yang berdiri
sendiri, bukan dari system yang terintegrasi. Kelebihan model file mendatar (flat file)
berkontribusi pada tiga masalah signifikan pada model proses manual, yaitu: penyimpanan
data, pembaharuan (update) data, peredaran informasi, dan ketergantungan tugas data (task-
data dependency). File-file pada model file mendatar (flat file) dibentuk, diformat, dan
diatur sesuai dengan kebutuhan spesifik dari pemilik atau pemakai utama data. Model file
mendatar (flat file) tetap ada sampai sekarang karena masih memberikan nilai tambah bagi
pemakainya dan tidak akan diganti selama file-file tersebut diperlukan dan masih memberi
nilai tambah bagi penggunanya.
3. Model Database
Model database biasa disebut DataBase Manajement System (DBMS) merupakan system
perangkat lunak yang diprogram untuk mengetahui elemen-elemen data ter-otorisasi dan
dapat diakses oleh setiap pemakai. Pemakai akan mengirim permintaan data ke DBMS,
kemudian divalidasi dan diotorisasi atas akses ke DBMS sesuai tingkat otoritas pemakai
atau user. Jika pemakai meminta data yang tidak sesuai otoritasnya maka akses data akan
ditolak dan sebaliknya. Perbedaan mendasar antara model flat file dan model database
adalah tersentralisasinya data perusahaan ke dalam DBMS yang dapat dipakai bersama oleh
pemakai yang berbeda dalam satu perusahaan. Para pemakai hanya dibatasi oleh
ketersediaan data dan legitimasi akses data ke DBMS. Pemakai DBMS akan menghilangkan
penghapusan data berlebihan, updating data secara tunggal, dan akan tersedianya data yang
up to date .
4. Model REA (Resources, Event, and Agent)
Model REA (resources, event, and agent) mensyaratkan bahwa fenomena akuntansi
dicirikan dengan cara yang konsisten dengan mengembankan perspektif pemakai majemuk.
Model REA (resources, event, and agent) berusaha menyajikan data akuntansi dan non
akuntansi tentang fenomena ekonomi yang dapat dapat diidentifikasi, ditangkap, dan
disimpan dalam satu database relasional. Elemen-elemen kunci REA dapat dijelaskan
sebagai berikut:
a. Resources, merupakan sumber daya langka yang dikendalikan atau dikuasai oleh
perusahaan.
b. Event, merupakan fenomena yang mempengaruhi sumberdaya. Peristiwa atau kejadian
ekonomi merupakan elemen informasi yang kritikal dari SIA dan harus ditangkap secara
rinci agar menjadi database lengkap.
c. Agent, adalah para individu dan departemen atau bagian perusahaan yang terlibat dalam
kejadian ekonomi (pihak intern dan ekstern perusahaan).
5. Model ERP (Enterprise, Resource, Planning)
Model perencanaan sumber daya (ERP) adalah model system informasi yang memapukan
organisasi untuk mengoptimalisasikan dan mengintegrasikan proses bisnis kunci yang
dimiliki. ERP memfasilitasi pemakain database bersama, arus informasi, dan
memperkenalkan praktek-praktek dan proses bisnis umum kepada seluruh jenjang
organisasi. Sistem ERP sangat kompleks dan aplikasinya memrlukan dana dan waktu yang
cukup besar sehingga jarang perusahaan yang berusa men-design ERP secara inhouse
(membuat sendiri program ERP). Kebanyak produk ERP merupakan produk komersial yang
disediakan oleh Penyedia Jasa Aplikasi (PJA) atau Application Service Provider (ASP),
seperti: Oracle, Baan, J.D Edwards & Co, dan PeopleSoft. Inc. Contoh Penyedia Jasa
Aplikasi (PJA) atau Application Service Provider (ASP) yang menyediakan jasa jaringan di
industri perhotelan seperti: Fidelio-Micro dengan Opera, AremiSoft, Central Point
Technologies, CSS Hotel System dan MSI System yang menggunakan ASP versi dari
penginapan.
B. SISTEM INFORMASI SESUAI FUNGSI ORGANISASI
Struktur organisasi (khususnya hotel) didasarkan kepada fungsi-fungsi organisasinya, fungsi-
fungsi di usaha hotel dengan skala kamar kurang dari 500 unit, dapat dikelompokkan menjadi
beberapa fungsi atau departemen, seperti: fungsi keuangan dan akuntansi (accounting and
finance), fungsi kamar (rooms), fungsi makanan dan minuman (food and Beverages), fungsi
pemasaran (sales and marketing), fungsi pemeliharaan bangunan dan listrik (property
maintenance and electrical/ POMEC), dan fungsi pengembangan sumber daya manusia (human
and resources development). Sistem-sistem informasi yang diterapkan pada fungsional
organisasi ini dikenal dengan sistem informasi manajemen (management information systems).
Sistem informasi yang diterapkan pada fungsi-fungsi organisasi secara umum dapat digambar
sebagai berikut:

Dari gambar tersebut terlihat bahwa sistem informasi akuntansi (SIA) menjadi dasar bagi sistem-
sistem informasi fungsional lainnya. Hal ini disebabkan karena SIA mencatat dan menyimpan
data-data keuangan yang dibutuhkan oleh sistem-sistem informasi fungsional lainnya.
Pembentukan sistem-sistem informasi fungsional digunakan untuk menyediakan informasi
kepada manajer-manajer fungsional organisasi suatu perusahaan. Pemanfaatan informasi oleh
manajermanajer fungsional akan tergantung kepada tingakatan (level) manajer. Pada level
manajer bawah (operasional) informasi akan di fungsikan untuk pengendalian operasional, untuk
level menejer menengah (taktis) informasi akan digunakan untuk mengendalikan perusahaan,
dan untuk menejer atas (strategis) akan digunakan untuk membuat perencanaan strategis.
C. EDP (ELECTRONIC DATA PROCESSING) DAN SISTEM PENGOLAHAN
TRANSAKSI
EDP merupakan penggunaan teknologi komputer untuk menyelenggarakan pemrosesan data
yang berorientasi pada transaksi di suatu organisasi. Sistem ini digunakan untuk mengolah data
transaksi yang sifatnya rutin. Sistem ini hanya bermanfaat untuk meningkatkan ketepat waktuan
dan frekuensi penyajian laporan. Secara fundamental, EDP merupakan aplikasi sistem informasi
akuntansi dalam setiap organisasi. EDP juga dapat dipahami sebagai proses mengumpulkan dan
mengevaluasi data dengan tujuan untuk mengamankan harta, pemeliharaan integritas data,
pencapaian tujuan organisasi secara efektif, dan penggunaan sumber daya secara efisien. Data
transaksi bisnis dalam setiap organisasi muncul ketika organisasi tersebut menghasilkan produk
atau jasa. Sistem pengolahan transaksi (transaction processing systems-TPS) merupakan tulang
punggung dari sistem informasi yang dimiliki oleh suatu organisasi, dimana TPS berfungsi
memonitor, mengumpulkan, menyimpan, memproses dan menyebarkan informasi untuk seluruh
transaksi bisnis rutin. Tujuan utama TPS adalah menyediakan seluruh informasi dibutuhkan
berdasarkan ketentuan organisasi agar aktivitas bisnis berjalan dengan baik dan efisien. Secara
umum melalui aplikasi program (software), TPS dapat mengolah transaksi keuangan dan
akuntansi serta menghasilkan laporan dari setiap aktivitas organisasi. Model sistem pemrosesan
transaksi terdiri dari:
a) Perangkat input dapat terdiri atas berbagai alat, meliputi komputer, palmtop (PDA), semua
jenis telpon, dan facsimile.
b) Perangkat pemroses terdiri atas program komputer (yang bisa dipasang di dalam mesin
ATM, komputer atau perangkat sejenis).
c) Perangkat keluaran meliputi berbagai jenis monitor (yang dapat menampilkan gambar atau
tulisan), speaker (untuk menampilkan informasi berbentuk suara atau pesan) atau printer
(untuk mencetak berbagai informasi yang perlu disimpan dalam jangka waktu lebih lama).
d) Berbagai bentuk dokumen yang digunakan untuk menyampaikan berbagai bentuk informasi
kepada manajemen dan pihak lain yang memerlukan informasi. Sudah tentu masing-masing
pihak yang berkepentingan dengan perusahaan memerlukan informasi yang berbeda-beda,
sehingga harus diberi informasi yang sesuai dengan level manajemen yang ada dalam suatu
perusahaan.
Inti dari sistem informasi adalah bagaimana mengubah data mentah menjadi informasi berguna
untuk pembuatan keputusan.
D. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BERBASIS TEKNOLOGI PADA INDUSTRI
HOTEL
Konsep sistem informasi yang terdiri dari enam komponen, yaitu komponen input, komponen
model, komponen output, komponen teknologi, komponen basis data, dan komponen kontrol
atau pengendalian. Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah sistem informasi yang dapat
mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya.
Sistem informasi dapat dimanfaatkan atau digunakan secara internal dan ekternal perusahaan.
Pengguna internal informasi akuntansi, yaitu manajemen dan karyawan sedangkan pengguna
eksternal, yaitu investor, kreditor, pemerintah, dan masyarakat umum. Perkembangan di bidang
teknologi komputer dan telekomunikasi telah membawa perkembangan cepat di bidang
pengolahan data menjadi informasi, seperti halnya data SIA. Penggunaan internet sebagai
jaringan kerja (network), baik secara intranet dan extranet telah menghubungkan orang dan
sumber daya dalam suatu organisasi serta memungkinkan organisasi bisa berhubungan dengan
pemasok, mitra kerja, dan pelanggan secara lebih efektif. Hubungan ini bisa terealisasi berkat
adanya Penyedia Jasa Aplikasi (PJA) atau Application Service Provider (ASP). Sudah banyak
vendor ASP yang menyediakan jasa jaringan di industri perhotelan seperti:
1) Fidelio-Micro dengan Opera, AremiSoft, Central Point Technologies, CSS Hotel System dan
MSI System yang menggunakan ASP versi dari penginapan. ASP sebagai vendor sistem
informasi penginapan juga telah menyediakan Central Reservation System (CRS), Point of
Sale System (POSS), serta Procurement and Sales & Catering system.
2) Realta, VHP, Mayoh, Visual1, Galaxy, CLS, dan banyak yang lainnya
Karena banyaknya vendor yang menyediakan SI di hotel, pada tahun 1996 American Hotel &
Motel Association (AH & MA) telah meluncurkan proyek The Hospitality Industry Technology
Integration Standards (HITIS). HITIS ditugaskan untuk menciptakan standar yang
memungkinkan integrasi sederhana dan cepat antar sub-sistem informasi yang ada disetiap
bagian atau departemen sebuah hotel.
E. SISTEM MANAJEMEN PENGAMANAN (SMP) HOTEL
Standar manajemen pengamanan dimaksudkan untuk membantu usaha hotel dalam mengelola
secara efektif. Standar ini juga dapat membantu usaha hotel untuk mancapai sasaran pengamanan
dan kepentingan ekonomi. Sistem Manajemen Pengamanan (SMP) Hotel dapat dilaksanakan
pada semua hotel bintang dan non bintang yang berorientasi komersial baik milik swasta maupun
milik negara. Dasar dari pendekatan standar SMP Hotel tercantum pada gambar berikut:
Hal tersebut dijelaskan sebagai berikut:
1) Kebijakan pengamanan, Kebijakan ini menetapkan suatu arahan kerangka kerja SMP
Hotel dan komitmen dari seluruh tingkatan dan departemen atau bagian yang ada di hotel
untuk menerapkan sistem manajemen pengamanan
2) Perencanaan, Tahap ini menetapkan suatu sasaran pengamanan dan proses yang
dibutuhkan untuk mencapai hasil sesuai dengan kebijakan pengamanan hotel.
3) Penerapan, Tahap ini merupakan proses menjabarkan dan melaksanakan kebijakan
pengamanan dan sasaran pengamanan hotel.
4) Pemeriksaan, meliputi pemantauan dan pengukuran proses pelaksanaan dari kebijakan
pengamanan, sasaran pengamanan, peraturan perundang-undangan dan persyaratan teknis
lainnya serta pelaporan hasil.
5) Evaluasi dan Tinjauan Manajemen, merupakan upaya untuk menilai efektifitas dari
penerapan SMP Hotel
6) Peningkatan, tahap ini berupaya untuk menetapkan tindakan untuk perbaikan berkelanjutan
kinerja SMP Hotel
F. SPESIFIKASI PENERAPAN SMP HOTEL
1. Elemen Satu: Pemeliharaan dan Pembangunan Komitmen Pengamanan Hotel
a. Kebijakan Pengamanan Hotel
Usaha hotel wajib memiliki kebijakan pengamanan hotel yang menetapkan arahan dan
keramgka prinsip-prinsip kegiatan yang lengkap untuk suatu usaha hotel. Kebijakan
pengamanan hotel juga dapat menjadi pedoman untuk mentapkan sasaran pengamanan
hotel sebagai wujud tanggung jawab dan kinerja yang wajib dicapai oleh usaha hotel.
Dokumen kebijakan pengamanan hotel wajib dibuat bertanggal dan ditetapkan oleh
pimpinan puncak