ORGANISASI BISNIS Dukungan Sistem Infarmasi bagi Organisasi Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif,

dan area bisnis. Kerangka kerja ini diilustrasikan di Figur 4.1.

Sistem Informasi yang Dikembangkan untuk Mendukung Tingkatan-tingkatan dan Areaarea Organisasional SIM dimaksudkan untuk mernenuhi kebutuhan informasi untuk para manajer perusahaan; sistem informasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh manajer tingkat strategis perusahaan; dan lima sistem informasi di tingkat lebih rendah dalam figur tersebut mencakup kebutuhan-kebutuhan informasi unik dan area-area bisnis tersebut. Sistem-sistem informasi ini dirancang khusus untuk organisasi fisik, yaitu, cara bagaimana sumber daya fisik (manusia, hahan baku, mesin, dan uang) dialokasikan ke berbagai area-area fisik perusahaananak perusahaan global, divisi, wilayah, distrik, cabang, dan seterusnya. Inovasi-inovasi di bidang teknologi informasi telah rnemungkinkan banyak aktivitas perusahaan dilaksanakan tanpa dibatasi oleh lokasi fisik. Struktur organisasi seperti ini disebut sebagai organisasi maya (virtual organization). ORGANISASI LAYANAN INFORMASI Kita telah menggunakan istilah layanan informasi (information servicesIS) untuk menguraikan unit perusahaan yang memiliki tanggung jawab atas mayoritas sumber daya informasi. Nama-nama lainDivisi SIM atau Departemen SIM dan khususnya teknologi informasi (information technologyIT)juga populer. Sumber Daya Informasi Di Bab 2, kita telah mengidentifikasikan sumber daya informasi yang terdiri atas peranti keras komputer, peranti lunak komputer, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis

data, dan informasi. Sebagian besar sumber daya ini pada umumnya berlokasi di Layanan informasi dan merupakan tanggung jawab dari Chief Information Officer (CIO). Sumber daya informasi yang terdapat di area-area pengguna adalah tanggung jawab dari para manajer area pengguna. Spesialis Informasi Buku ini menggunakan istilah spesialis informasi (information specialist) untuk menggambarkan karyawan yang tanggung jawab utamanya adalah untuk memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan. Spesialis informasi pada awalnya meliputi analis sistem, programer, dan operator. Kemudian, ditambah lagi dengan administrator basis data, spesialis jaringan, dan webmaster. ANALIS SISTEM Spesialis ini bekerja dengan pengguna untuk mengembangkan system-sistem baru dan memperbaiki sistem-sistem yang sudah ada. Analis sistem adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut. ADMINISTRATOR BASIS DATA Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basis data disebut sebagai administrator basis data (database administrator DBA). Tugas DBA terbagi dalam empat area utama: perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan. WEBMASTER Webmaster bertanggung jawab atas isi dan penyajian situs Web perusahaan. Webmaster harus bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan komunikasi antara perusahaan dan pelanggan dan/atau sekutu bisnisnya selalu terbuka. Situs Web sangat mengandalkan gambar dan Webmaster biasanya memiliki keahlian dalam manipulasi atau perancangan grafik. Sering kali bawahan Webmaster bertanggung jawab dalam membuat gambar-gambar yang tersedia tetap konsisten dan saling mendukung dalam seluruh halaman situs Web. Satu tugas penting dari seorang Webmaster adalah melacak orang-orang yang mengunjungi halaman Web perusahaan. Angka statistik ini dapat memberikan informasi penting nengenai keefektifan situs Web tersebut. Sebagai contoh, statistik dapat menunjukkan bahwa banyak pelanggan memulai proses pembelian tetapi kemudian membatalkan transaksi mereka setelah pindah dari satu halaman ke halaman lain. Informasi seperti ini dan urutan-urutan halaman yang diakses bersama-sama dengan jumlah waktu yang dihabiskan pada setiap halaman web dapat mengarah pada rancangan situs yang berbeda. Relasi dengan pelanggan dapat sangat ditingkatkan dengan situs Web yang beroperasi sepanjang hari, setiap hari, namun rancangan situs Web yang buruk dapat dengan cepat menghapus semua keuntungan tersebut.

SPESIALIS JARINGAN Spesialis jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar. Spesialis jaringan akan menggabungkan keahlian dari bidang-bidang komputasi maupun telekomunikasi. Memelihara jaringan yang memenuhi persyaratan untuk aplikasi-aplikasi berbasis Web adalah hal yang sangat sulit untuk dilakukan, karena sebagian besar komunikasi terjadi di luar batasan perusahaan. PROGRAMER Programer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis untuk membuat kode program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Beberapa perusahaan menggabungkan fungsi sistem analis dan programer, menciptakan suatu posisi analis programer. OPERATOR Operator menjalankan peralatan komputasi berskala besar, seperti komputer mainframe dan server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan. Operator akan memonitor konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan pita dan disk penyimpan data, serta melakukan tugas-tugas lain yang serupa. Semua spesialis informasi di atas pada umumnya digabungkan dengan perwakilanperwakilan dari organisasi pengguna untuk membentuk tim proyek yang mengembangkan sistem. Para spesialis juga memiliki tanggung jawab dalam memelihara sistem setelah sistem tersebut diimplementasikan. STRUKTUR ORGANISASI LAYANAN INFORMASI Spesialis informasi dalam layanan informasi dapat diorganisasikan menurut berbagai macam cara. Unit-unit organisasional yang pertama disentralisasikan di dalam perusahaan, dengan hampir seluruh sumber daya informasi berlokasi di unit IT. Tren dan Struktur Tersentralisasi ke Desentralisasi Suatu struktur organisasi yang umum bagi suatu operasi tersentralisasi diilustrasikan pada Figur 4.2.

Sruktur Organisasi bagi Unit Layanan Informasi Perusahaan yang Tersentralisasi Struktur khusus seperti ini disesuaikan dengan siklus hidup sistem. Perusahaan telah menugaskan beberapa orang analis sistem dan programer untuk mengembangkan sistemsistem baru dan beberapa orang analis sistem serta programer lainnya untuk memelihara sistem-sistem yang sudah ada. Masing-masing kelompok dipimpin oleh seorang manajer. Unit-unit operasi, administrasi basis data, dan jaringan akan memberikan kontribusi bagi pengembangan maupun pemeliharaan. Selama tahun 1970-an dan 1980-an, beberapa penusahaan mulai mendesentralisasi kebanyakan sumber daya informasinya dengan mengalokasikan mereka ke unit-unit bisnis dan memberikan wewenang bagi unit untuk memutuskan bagaimana sumber daya akan diaplikasikan. Banyak area menunjuk seorang direktur informasi divisi (divisional information officerDIO) untuk mengelola sumben daya informasi di area-area tersebut. Struktur Organisasi Inovatif Hal yang disadari selama tahun 1990-an adalah bahwa sentralisasi maupun desentralisasi memiliki keunggulannya masing-masing. Perusahaan-perusahaan besar berusaha untuk mencapai suatu struktur organisasi yang terdesentralisasi secara sentral Hal ini dicapai dengan memberikan wewenang kepada unit IS korporat untuk mengambil keputusankeputusan yang berhubungan dengan infrastruktur IT, dan wewenang kepada area-area bisnis untuk mengambil keputusan mengenai penggunaan IT secara strategis di area-area mereka masing-masing. Struktur ini memiliki kesulitan karena dua alasan. Pertama, IT kini memainkan peranan yang lebih besar di perusahaan daripada di masa lalu. Kedua, perubahan teknologi yang pesat menuntut agar struktur memberikan perhatian khusus untuk mengembangkan pengetahuan dan keahlian informasi bagi pengguna sistem maupun pengembang, sekaligus memanfaatkan segala jenis sumber daya informasi yang tersedia dari vendor dan konsultan. Sebagai respons atas kebutuhan ini, para peneliti SIM mengidentifikasikan tiga struktur inovatif, yang disebut model sekutu (partner model), model platform (platform model), dan model terskala (scalable model). Basis dari model sekutu adalah bahwa layanan

informasi bekerja dengan area-area bisnis dalam menggunakan teknologi informasi guna menghasilkan inovasi bisnis. Asumsi yang mendasari model platform adalah bahwa layanan informasi tidak akan secara aktif mengawali inovasi bisnis, namun akan menyediakan sumber daya informasi sehingga inovasi tersebut dapat dicapai oleh areaarea bisnis. Beberapa perusahaan, khususnya yang beroperasi secara siklus, memiliki kebutuhan untuk dapat menyesuaikan dengan cepat tingkat sumber daya infomasi yang dimilikinya untuk merespons kondisi pasar. Model berskala menyadari bahwa sumber daya harus diperoleh begitu peluang pasar muncul dan harus dapat dengan cepat dilepaskan ketika peluang-peluang tersebut tidak lagi terjadi, sehingga tetap mempertahankan biaya tetap pada tingkat yang minimum. Figur 4.3 adalah suatu model jaringan dari struktur organisasi layanan informasi yang menerapkan fitur-fitur model-model sekutu, platform, dan terskala.

Model Jaringan Organisasi Sistem Informasi

Struktur tersebut meliputi jaringan penentuan visi (visioning network) yang memungkinkan CIO bekerja dengan manajemen puncak dalam perencanaan strategis sumber daya informasi, jaringan inovasi (innovation network) yang dipergunakan oleh CIO untuk berinteraksi dengan area-area bisnis sehingga aplikasi-aplikasi inovatif dapat dikembangkan, dan jaringan pencarian sumber (sourcing network) yang dipergunakan untuk berinteraksi dengan para vendor untuk tujuan mendapatkan sumber daya informasi. Cara pandang inovatif terhadap struktur organisasi ini menyadari bahwa fungsi IT bukanlah suatu unit berdiri sendiri yang menyimpan seluruh sumber daya informasi dan memberikan semua sistem informasi kepada para pengguna. Merupakan hal yang perlu bahwa (1) IT berinteraksi dengan pengguna maupun vendor dan (2) tanggung jawab atas fungsi-fungsi tertentu dialokasikan kepada spesialis-spesialis seperti pejabat informasi divisional dan manajer rekening. Pandangan ini mencerminkan adanya suatu usaha untuk membuat unit IT sebagai salah satu pemain dalam penggunaan sumber daya informasi sebuah perusahaanmembagi dan mendelegasikan fungsi tersebut merupakan yang terbaik bagi perusahaan. KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR Sistem informasi yang pertama dikembangkan dengan para spesialis informasi melakukan seluruh pekerjaan bagi para pengguna. Pendekatan ini, yang diilustrasikan pada Figur 4.4, dan masih dipergunakan untuk banyak proyek-proyek sistem saat ini, menunjukkan bagaimana spesialis informasi bertindak sebagai perantara, yang memisahkan pengguna dari komputer. Panah-panah di dalam figur tersebut mencerminkan aliran komunikasi dua arah.

Rantai Komunikasi Tradisional

Di akhir tahun 1970-an kita melihat berkembangnya minat dari pihak pengguna untuk mengembangkan aplikasi komputernya sendiri, suatu pendekatan yang disebut komputasi pengguna akhir (end-user computing). Pengguna akhir merupakan kata yang sinonim dengan pengguna; pengguna menggunakan produk akhir dari suatu sistem berbasis komputer. Komputasi pengguna akhir (end-user computingEUC), oleh karenanya, berarti pengembangan seluruh atau sebagian sistem informasi oleh pengguna. Komputasi pengguna akhir timbul disebabkan oleh empat pengaruh utama: Dampak pendidikan komputer. Selama awal tahun 1980-an, dampak program- program pendidikan komputer yang baik di sekolah-sekolah negeri dan swasta, perguruan tinggi, dan perusahaan-perusahaan indstri mulai terlihat. Jajaran manajemen, terutama di tingkat yang lebih rendah, mulai diisi dengan orang-orang yang memiliki keahlian komputer yang baik. Seiring dengan berjalannya tahun, manajer-manajer ini maju ke tingkat manajemen yang lebih tinggi dan tetap meneruskan penggunaan sistem informasi dan teknologinya. Antrian layanan informasi. Para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat mereka tangani. Situasi ini menjadi suatu hal yang sangat penting selama awal tahun 1980-an, ketika para pengguna mulai mengajukan tuntutantuntutan untuk mendapatkan tambahan dukungan sistem kepada layanan informasi. Layanan informasi tidak dapat memberikan respons yang cukup cepat untuk memenuhi tuntutan pengguna, dan antrian mulai menumpuk dengan pekerjaan yang menunggu untuk dikerjakan oleh komputer. Beberapa pengguna harus menunggu dua atau tiga tahun sebelum pekerjaan mereka selesai dari antrian. Murahnya peranti keras. Selama periode yang sama, pasar dibanjiri oleh komputer mikro berharga murah. Pengguna dapat memperoleh sendiri peranti kerasnya dengai memesan di toko komputer setempat melalui telepon dan meminta sistem tersebut dikirimkan menggunakan taksi. Peranti lunak siap pakai. Baik perusahaan peranti keras maupun peranti lunak membuat peranti lunak yang akan mengerjakan tugas-tugas akuntansi dasar sekaligus memberikan informasi bagi pengambilan keputusan. Peranti lunak siap pakai ini menawarkan dukungan yang ditingkatkan dan kemudahan penggunaan, dan memungkinkan perusahaan dan pengguna-pengguna individual dengan sedikit keahlian komputer mengimplementasikan suatu sistem berbasis komputer. Pengguna akhir tidak perlu bertanggung jawab penuh atas pengembangan sistem, namun mereka harus menanggung sebagian tanggung jawab tersebut. Dalam banyak kasus. pengguna akan bekerja sama dengan spesialis informasi dalam mengembangkan sistem. Oleh karena itu, konsep EUC tidak berarti hilangnya kebutuhan akan spesialis informasi. Konsep ini lebih diartikan bahwa spesialis informasi akan lebih banyak memainkan peranan konsultasi daripada yang sebelumnya pernah mereka lakukan. Figur4.5 menunjukkan suatu skenario EUC di mana pengguna akan mengandalkan spesialis informasi untuk mendapat dukungan pada tingkat tertentu.

Rantai Komunikasi Komputasi Pengguna Akhir PENGGUNA SEBAGAI SUATU SUMBER DAYA INFORMASI Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting yang dapat memberikan satu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan kompetitif. Hal ini terutama berlaku ketika pengguna dapat secara aktif ikut berpartisipasi dalam pengembangan sistem dan mempraktikkan komputasi pengguna akhir. Dalam memutuskan bagaimana perusahaan akan mempergunakan sumber daya informasinya, manajemen puncak harus memberikan perhatian yang cukup besar tentang bagaimana cara komputasi pengguna akhir akan dilaksanakan, sehingga pada akhirnya akan memaksimalkan manfaatnya dan meminimalkan risikonya. Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir EUC memberikan dua manfaat utama: Menyamakan kemampuan dan tantangan. Pergeseran beban kerja dalam pengembangan sistem ke area-area pengguna memberikan kebebasan bagi spesialis informasi untuk lebih berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem-sistem yang rumit, yang memungkinkan mereka melakukan pekerjaan yang lebih baik di area-area tersebut. Spesialis juga memiliki lebih banyak waktu yang tersedia untuk memelihara sistem yang sudah adabidang tanggung jawab yang cukup penting. Mempersempit jarak komunikasi. Kesulitan yang selalu menghantui pengembangan sistem sejak hari pertama komputasi adalah komunikasi antara pengguna dan spesialis informasi. Pengguna memahami area masalah yang lebih baik daripada teknologi komputasi. Kombinasi antara pendidikan komputer, teknologi berbiaya rendah, dan peranti lunak siap pakai telah memungkinkan pengguna menciptakan beberapa sistem. Sebaliknya, spesialis informasi, adalah pakar dalam bidang teknologi. namun kurang memiliki pengetahuan dalam area masalah. Ketika pengguna mengembangkan aplikasi mereka sendiri, maka tidak akan terdapat jarak komunikasi, karena tidak ada kebutuhan untuk berkomunikasi. Deinikian pula ketika pengguna mengembangkan sebagian dari sistem mereka, jarak ini akan menyempit.

Manfaat-manfaat di atas akan menghasilkan pengembangan sistem yang lebih baik daripada yang dihasilkan oleh spesialis informasi yang mencoba untuk melakukan sendiri sebagian besar pekerjaan.