D

I
S
U
S
U
N

Oleh

Raja Ashari
Vicky Ramadhani
Abdu Reza
Etika Uswah
Husni Kurniawan
Widya Rizky Nasution
BAB I

1. Pengertian data

Data memiliki fungsi yang sangat penting bagi kinerja dan kelancaran

kerja suatu perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau organisasi membutuhkan

penyusunan data yang baik agar dapat membantu para pimpinan/pengambil

kebijakan dalam menyusun rencana kegiatan dan mengambil sebuah keputusan.

Data yang baik dapat disusun dalam sebuah database (basis data). Database

memiliki arti penting dalam perusahaan atau organisasi agar dapat

mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisa tugas dan fungsi setiap

perusahaan atau organisasi dalam rangka pencapaian rencana strategisnya.

Pengolahan data dapat dilakukan secara manual maupun dengan sistem

komputerisasi melalui berbagai aplikasi pengolah data. Proses pengolahan data

seperti memasukkan dan mengambil data dari dan ke media penyimpanan

memerlukan perangkat lunak semacam sistem manajemen basis data.        

Pengolahan data dilakukan  dengan menggunakan metode tertentu,

sebelum mengolah data maka diadakan pengumpulan data untuk mencari data

yang diperlukan agar suatu system inpormasi yang dihasilkan nanti tepat dan tidak

mengada-ada. Dalam pengolahan data diperlukan proses dari awal hingga akhir

dan sampai pada informasi yang utuh, dalam proses tersebut perlu diperhatikan

unsur pengolahan data dan juga besar  kapasitas informasi yang akan diperoleh.

          Dalam pengolahan data, unsur-unsur itu dilakukan secara keseluruhan atau

diambil dan dipakai sebagian, terdapat juga metode-metode yang digunakan di

dalamnya, baik itu dalam organisasi atau perusahaan. Tentunya masing-masing

metode  mempunyai kelemahan dan kekurangan.

2. Batasan Masalah 

            Dalam makalah ini, sesuai degan judul maka kami akan membahas

masalah yaitu:

a. Pengertian dari pengelolaan data dari system inpormasi manajemen.

b. Proses pengelolaan data dan unsur-unsurnya.

c. Tujuan dan fungsi pengelolaan data.

d. Manfaat pengelolaan data dan informasi bagi perusahaan dan organisasi.

 BAB II

Pembahasan

1. Pengertian Pengelolaan Data

Pengertian dari pengelolaan data adalah kegiatan atau operasi yang

direncanakan guna untuk mencapai tujuan. Dalam pengelolaan ini di dalamnya

ada kegiatan yang di lakukan oleh pengelola data guna untuk mencapai tujuan

yang telah direncanakan bersama ataupun secara pribadi. Dalam pengelolaan itu

melibatkan manusia sebagai pelaksana dan dapat menyimpan data yang ada dan

didapat dari informasi pengambilan keputusan, selain itu juga ada alat bantu

mungkin berupa computer yang yang ada di lapangan. Dengan alat bantu tersebut

semua data-data yang ada dapat diproses dan dijadikan sebuah informasi.

Sistem informasi akuntansi (SIA) melaksanakan aplikasi akuntansi

perusahaan. Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi.

Pengolahan data terdiri dari empat tugas utama , pengumpulan data, manipulasi

data , penyimpanan data, dan penyimpanan dokumen.

Pada pembahasan ini kita menggunakan diagram arus data untuk

mendokumentasikan SIA yang disebut system Distribusi. Sistem ini digunakan

oleh berbagai perusahaan seperti perusahaan manufaktur, pedagang besar dan

pengencer yang mendistribusikan produk kepada pelanggan mereka. Walau SIA

berorientasi data, SIA juga menghasilkan sejumlah informasi. Selain itu, SIA

menyediakan database yang berfungsi sebagai dasar subsistem CBIS lain.

Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh system informasi

akuntansi (SIA) yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan

perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi bagi pemakai di dalam

maupun di luar perusahaan.

Arus informasi ke lingkungan penting untuk dipahami. SIA adalah satu-

satunya CBIS yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi bagi tiap

elemen lingkungan kecuali pesaing.

2. Data Bagi Perusahaan atau Organisasi

Data memiliki fungsi yang sangat penting bagi kinerja dan kelancaran

kerja suatu perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau organisasi membutuhkan

penyusunan data yang baik agar dapat membantu para pimpinan/pengambil

kebijakan dalam menyusun rencana kegiatan dan mengambil sebuah keputusan.

Data yang baik dapat disusun dalam sebuah database (basis data). Database

memiliki arti penting dalam perusahaan atau organisasi agar dapat

mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisa tugas dan fungsi setiap

perusahaan atau organisasi dalam rangka pencapaian rencana strategisnya.

Database karena fungsinya dianggap sangat penting, diantaranya :

Sebagai komponen utama dalam sistem informasi, karena merupakan

dasar dalam menyediakan informasi.

 Untuk menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan,

sehingga informasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai

bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

 Untuk mengatasi kerangkapan data (redundancy data).

 Untuk menghindari terjadinya inkonsistensi data.

 Untuk mengatasi kesulitan dalam mengakses data.

 Sebagai bahan penyusun format yang standar dari sebuah data.

3. Sistem Informasi Bagi Perusahaan atau Organisasi

Begitu juga di instansi, ada bagian perencanaan, pengolahan, produksi,

pemasaran, keuangan dan sebagainya yang keseluruhan bekerja untuk mencapai

tujuan itu. Di setiap bidang tentu memiliki data dan informasi. Agar bermanfaat,

data dan informasi tersebut dikelola (manajemen) guna menunjang kebutuhan

para pimpinan (di semua level) dalam menjalankan, mengelola dan

mengendalikan instansi nya.

Pimpinan tingkat atas (top management) memiliki jenis keputusan yang bersifat

strategis, pimpinan tingkat menengah (middle management) memiliki keputusan

yang bersifat taktis, dan pimpinan tingkat bawah (lower management) memiliki

keputusan yang bersifat  operasional, semuanya membutuhkan data dan informasi.

Menurut Pakar, Anwar (2004), manajemen data yang efektif (effective

management of the data) merupakan karakteristik yang perlu diperhatikan dalam

sistem informasi. Hal yang perlu dicermati meliputi waktu meng up-date file,
keakuratan dalam input data, pemeliharaan kesatuan data yang disimpan dalam

sistem, keperluan keamanan data yang sudah digunakan, serta fasilitas back-

up data yang baik.

Informasi yang baik adalah informasi yang diberikan sesuai dengan

kebutuhannya, baik pada kelengkapan materinya, waktu pemberian informasinya,

keakuratan datanya, dan sebagainya. Misalkan saja, pimpinan membutuhkan

informasi mengenai data jumlah perahu dan kapal serta nelayan dalam rangka

mengembangkan sebuah pelabuhan perikanan dan sebagainya.

Agar informasi dapat dilakukan secara cepat dan akurat, maka saat ini, tak ada

pilihan lain selain memanfaatkan komputer yang di dalamnya dibentuk sistem

basis data. Sistem Informasi Manajemen (SIM)  adalah kerjasama yang harmonis

antara manusia dan mesin (komputer). Sebisa dan seoptimal mungkin semua alat-

alat kantor dibuat berangkaian dengan komputer (office automation), misalkan

web, pemanfaatan e-mail, tele- conference, e-voice, internet, facs, dan sebagainya.

Ketersediaan dan kecepatan mendapatkan informasi merupakan “senjata” yang

ampuh dalam memenangkan persaingan global dewasa ini. Dengan semakin

sibuknya para pimpinan, jadwal kegiatan begitu ketat, menjadikan mereka tidak

sempat lagi membaca laporan yang bertumpuk dari setiap bagian di instansi nya.

Karenanya diperlukan suatu cara yang kini disebut dengan decision support

system (DSS), yaitu sistem komputer yang dapat membantu pimpinan dalam

mengambil keputusan yang relatif tepat dan cepat.

Sistem Informasi adalah pengelolaan Data, Orang/ Pengguna, Proses dan

Teknologi Informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses,

menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk

mendukung sebuah organisasi.

Sistem informasi digunakan untuk mendukung operasi-operasi manajemen yang

dilakukan oleh suatu organisasi. Operasi-operasi manajemen terdiri dari beberapa

tahap, yaitu :

1)    Tahap Perencanaan

Tahap perencanaan adalah tahap awal dari suatu operasi dalam manajemen suatu

organisasi. Dalam tahap ini, organisasi tersebut merumuskan segala sesuatu

tentang operasi yang akan dilakukannya, diantaranya adalah : nama operasi, jenis

operasi, tujuan operasi, metode operasi, dan lain lain.

2)    Tahap Pengorganisasian

Dalam tahap ini, organisasi merencanakan teknis pelaksanaan operasi yang akan

dilakukan, pembiayaan, sumber daya yang dibutuhkan, penjadwalan, dan lain-

lain. Dalam beberapa literatur, tahap pengorganisasian ini dimasukkan dalam

tahap perencanaan

3)    Tahap Pelaksanaan

Dalam tahap ini semua rencana operasi dan pengorganisasian yang sudah

direncanakan dapat dilaksanakan. Semua kegiatan yang terkait dengan

pelaksanaan operasi dicatat, disimpan, dan diorganisasikan untuk keperluan

evaluasi hasil operasi.

4)    Tahap Pengendalian

Dalam tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah melakukan pengawasan terhadap

pelaksanaan operasi, apakah operasi yang berjalan sesuai dengan rencana atau

tidak. Hasil pelaksanaan operasi dilaporkan untuk keperluan evaluasi

dan pengambilan keputusan berikutnya.

Peranan sistem informasi dalam mendukung operasi dalam suatu organisasi

adalah untuk mencatat, menyimpan, dan mengorganisasikan semua data yang

terkait dengan operasi tersebut, serta mengolah data-data tersebut menjadi

informasi yang dapat dilaporkan pada pihak-pihak yang membutuhkannya.

Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat penting di dalam suatu

organisasi. Tidak adanya suatu informasi, suatu organisasi tidak dapat berjalan

dengan efektif dan efisien. Informasi merupakan sebuah data yang telah diolah

sedemikian rupa sehingga menjadi bentuk yang bermanfaat untuk orang yang

menerimanya. Suatu system jika tidak terdapat informasi, maka tidak akan

berguna. Karena suatu system yang tidak mendapatkan informasi akan mengalami

kesusahan dan akhirnya berhenti. Sistem informasi secara umum mempunyai

beberapa peranan di dalam sebuah organisasi, yaitu :

1.  Meminimalkan resiko ( Minimize risk ) 

Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan faktor – faktor keuangan.

Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-

aspek eksternal lain yang berada diluar kontrol perusahaan. Saat ini

berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang

kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert

dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu

perusahaan mengurangi

risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dal

am mengelola risiko yang dihadapi.

2.  Mengurangi Kerugian ( Reduce Costs ) 

Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai

usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpe

ngaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut

biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi

biaya-biaya kegiatan operasional yaitu :

Eleminasi Proses Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan

mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu.

Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam

menghadapikeluhan pelanggan.
Simplifikasi Proses Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit

(birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbaga

i komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs

perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.

Integrasi Proses Teknologi informasi juga mampu melakukan

pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan

praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).

Otomatisasi Proses Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan

tawaran klasik dari teknologi informasi.

3.  Memberi Nilai ( Add Value ) 

Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan

value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekeda

r untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas

sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka

panjang.

4.  Membuat Arena Bersaing ( Create New Realities ) 

Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya

teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru

bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacam e-

commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya

merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era

globalisasi informasi.

4. Keuntungan dan Kerugian Penggunaan Sistem Informasi dalam

Perusahaan atau Organisasi

Keuntungan :

1. Dapat dilakukan secara otomatis

2. Menghemat waktu

3. Dapat menghemat biaya promosi dan pemasaran

4. Pengambilan keputusan yang tepat

Faktor pengaruh penggunaan Sistem Informasi

1. Pengaruh ekonomi internasional dan persaingan global; transaksi

takterbatas pada tempat berbeda

2. Perkembangan teknologi;

3. Batas waktu yang semakin singkat

4. Kendala sosial;

5. Fungsi Dasar dan Tujuan Pengelolaan Data

a. Mengambil program dan data (masukan / input)

b. Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan

 c. Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan

d. Menyimpan hasil sementara dan hasil akhir pengolahan.

e. Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan

Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara

record perusahaan yang akurat danup-to-date.

6. Manfaat Teknologi Sistem Informasi

Oleh sebab pentingnya pengelolaan data dan informasi bagi perusahaan,

maka dibutuhkan suatu sistem manajemen pengelolaan data dan informasi yang

dikenal dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang berguna untuk

peningkatan efektivitas, efisiensi, dan produktifitas kinerja perusahaan atau

organisasi. Pengelolaan data yang baik perlu dilakukan agar data-data penting

suatu perusahaan dapat disimpan dengan baik ditempat aman, yang nantinya

dapat digunakan jika dibutuhkan. Secara umum manfaat pengelolaan data dan

informasi dengan memanfaatkan teknologi sistem informasi dapat kita uraikan

sebagai berikut ;

a. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan memanfaatkan perkembangan teknologi dan sistem informasi,

pengelolaan data yang baik bermanfaat untuk meningkatkan kinerja perusahaan

agar lebih efisien sehingga perusahaan dapat menjalan strateginya, mulai dari

akuntansi hingga penelusuran order pelanggan dengan lebih menghemat waktu,

biaya, bahkan dapat membuat laporan dari jarak jauh. Sistem informasi dapat

memproses data, memproses transaksi bisnis, mengontrol industrial dan

mendukung komunikasi serta produktivitas perusahaan secara efisien.

b. Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis

Penggunaan ATM dalam perbankan merupakan contoh baik dari inovasi

teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat

memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka. Penekanan utama

dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran kedalam

hubungan antara suatu perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebagai

contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan

terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen penerbangan oleh sebuah

perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan

sistem reservasi terkomputerisasi, maka mereka akan segan untuk menggunakan

sistem reservasi dari perusahaan penerbangan lain.

c. Membangun Basis Pengolahan Informasi Strategis

Dengan munculnya perkembangan teknologi sistem informasi, maka akan

memberikan dorongan bagi perusahaan untuk membangun basis-basis

pengolahan dan penyimpanan  sumber-sumber informasi dengan strategis yang

akan digunakan untuk pekerluan perusahaan dalam strategi bersaing. Basis

teknologi informasi yang dimaksud adalah hardware dan software,

mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialisasi sistem

informasi, dan melatih pengguna.

d. Mendukung Pengambilan Keputusan Manajerial

Salah satu manfaat dari sistem informasi manajemen adalah untuk

mempermudah pengaturan manajemen dan menunjang proses pengambilan

keputusan karena sistem tersebut menyediakan informasi bagi manajemen

perusahaan. Pentingnya informasi dalam proses pengambilan keputusan bagi

seorang pemimpin perusahaan, seorang pemimpin akan sangat memerlukan

informasi ketika mengambil suatu keputusan, keputusan tanpa didasari oleh

informasi memadai akan dapat berakibat fatal dan tidak dapat mencapai tujuan

dengan baik.

Uraian diatas hanyalah sebagian kecil dari banyaknya manfaat mengelola

data dan informasi bagi sebuah perusahaan, manfaat lainnya akan lebih terasa

saat kita benar-benar memanfaatkan teknologi dan informasi untuk mengelola

data baik itu dalam sebuah perusahaan, organisasi, maupun pribadi yang

digunakan untuk kebutuhan sehari-hari.

Demikianlah beberapa manfaat dari pengelolaan data dan informasi

dengan memanfaatkan teknologi yang dapat diuraikan, semoga dapat bermanfaat.

7. Unsur-Unsur Pengelolaan Data

            Proses pengelolaan data dapat melibatkan secara keseluruhan atau

sebagian dari unsur-unsur pengelolaan data berikut: 

a. Pengumpulan Data (Data Capturing)

Pengelolaan data merupakan aktifitas penangkapan data dari dalam

dokumen dasar. Dokumen ini merupakan lembaran isian data yang diisi oleh

petugas atau orang lain secara langsung. Tentang dokumen diisi dan dirancang

dengan jelas, mudah diisi dan dapat meminimalisir kesalahan data.

b. Pembacaan (Reading)
 Pembacaan data adalah proses pembacaan data dari dokumen dasar yang

digunakakn agar dapat diproses lebih lanjut. Proses pembacaannya dapat

dilakukakn secara manual atau dengan menggunakan alat bantu berupa mesin.

c. Pemeriksaan (Verifying)

Pemeriksaan perlu dilakukan, hal ini bertujuan untuk menghindari

kesalahan dari data yang dibaca dari dokumen dasar.

d. Perekaman (Recording)

Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang dibacakan dan

diferifikasikan kedalam alat penyimpanan berupa memori penyimpanan. Dalam

system computer dapat disimpan data dimemori sekunder berupa disk, hard-disk

dan lainnya.

e. Penggolongan (Classifying)

Penggolongan informasi perlu dilakukan untuk memenuhi kebuthan

informasi berdasarkan klasifikasi tertentu.

f. Pengurutan (sorting)

Sorting selalu digunakan dalam pengelolaan data. Data-data itu perlu diurutkan

agar informasi yang dihasilkan dapat dipahami, memudahkan pembaca dan

pencarian informasi yang disajikan.

g. Peringkasan (Sumarizing)

Peringkasan data dimaksud sebagai operasi untuk menghilangkan

kemunculan data yang sama atau berulang dari sekumpulan rincian data sebagi

basis data yang tersimpan dalam memory.

h. Pehitungan (Calculating)
 Perhitungan merupakan proses pengolahan data yang melibatkan seluruh

operasi aritmatika.

i.Perbandingan (Comparing)

Data-data dalam basis sumber data-data yang ada perlu dibandingakan

dengan data-data yang lain untuk mengetahui posisi dan kondisi data dalam

kesimpulan data yang direkam.

j.Pemindahan (Transmitting)

Dalam suatu system jaringan computer perlu ada pengiriman data dari satu

terminal ke terminal lain melalui media tranmisi data intuk diproses lebih lanjut.

k. Penampilan Kembali (Retrieving)

Pada prinsipnya informasi yang ada merupan penampilan hasil kembali

dari data-data yang telah disimpan disuatu tempat penyimpanan sebelumnya, dan

untuk menapilan kembali diusahakan data-data itu dapat ditampilkan dengan

cepat.

l.Penggandaan (Reproductiont)

Penyajian informaasi, khususnya dalam bentuk hardcopy perlu

dikendalikan agar informasi tersebut dapat dikirim ke seluruh pemakai, dengan

tujuan agar infomasi itu tidak hilang.

m. Penyebarluasan (Distribution)

Distribusi informasi dapat dilakukan  melalui media komunikasi data atau

dikirim dalam bentuk hardcopy  kepada setiap pemakai dalam setiap daftar

tebusan laporan.
8. Manfaat Pengelolaan Data dan Informasi Bagi Perusahaan atau

Organisasi

a. Data Bagi Perusahaan atau Organisasi

Data memiliki fungsi yang sangat penting bagi kinerja dan kelancaran

kerja suatu perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau organisasi

membutuhkan penyusunan data yang baik agar dapat membantu para

pimpinan/pengambil kebijakan dalam menyusun rencana kegiatan dan

mengambil sebuah keputusan. Data yang baik dapat disusun dalam

sebuah database (basis data). 

Database memiliki arti penting dalam perusahaan atau organisasi agar

dapat mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisa tugas dan fungsi setiap

perusahaan atau organisasi dalam rangka pencapaian rencana strategisnya.

Database karena fungsinya dianggap sangat penting, diantaranya:

1). Sebagai komponen utama dalam sistem informasi, karena merupakan dasar

dalam menyediakan informasi.

2). Untuk menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan,

sehingga informasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan

bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya

mendapatkannya.

3). Untuk mengatasi kerangkapan data (redundancy data).

4). Untuk menghindari terjadinya inkonsistensi data.

5) Untuk mengatasi kesulitan dalam mengakses data.

6). Sebagai bahan penyusun format yang standar dari sebuah data.
9. Kegunaan Data dan Informasi

a. Sebagai bahan/alat dalam pengambilan keputusan;

b. Menentukan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan;

c. Alternatif/metode untuk melaksanakan kegiatan;

d. Seberapa besar lingkup kegiatan;

e. Penentu SDM pelaksanaan kegiatan;

f. Berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan;

g. Kapan waktu yang tepat untuk memulai kegiatan;

h. Dapat memprediksi besaran anggaran yang dibutuhkan.

10. Empat golongan besar alat pengelolaan data

a. Peralatan manual : yaitu peralatan pengolahan data yang sangat

sederhana, dan faktor terpenting dalam pemakaian alat adalah

menggunakan tenaga tangan manusia

b. Peralatan Mekanik: yaitu peralatan yang sudah berbentuk mekanik yang

digerakkan dengan tangan secara manual

c. Peralatan Mekanik Elektronik : Peralatan mekanik yang digerakkan oleh

secara otomatis oleh motor elektronik

d. Peralatan Elektronik : Peralatan yang bekerjanya secara elektronik penuh

11. Metode Pengelolaan Data

Ada empat metode yang digunakan dalam system pengolahan data yaitu:

a. Metode Manual

Dalam metode ini semua proses pengolahan data dilakukan dengan tangan

dan menggunakan alat bantu yang sederhana seperti pensil, pulpen, penggaris,

kertas kerja dan lain-lain.

b. Metode Elektromaknetik

Dalam metode ini pengolahan data dikerjakan secara manual dan dibantu

mesin elektronik sederhana. Contoh seorang kariyawan yang bekerja dengan

menggunakan mesin cetak kolom.

c. Metode System Waarkat

Dalam system ini pengolahan data dilakukan dengan system warkat,

prinsip kerja system ini adalah data-data mengenai suatu objek dicatat dalam suatu

kartu dengan menggunakan sandi lubang. Sejumlah kartu yang mengandung

sejumlah data-data objek yang sama digabung untuk membentuk suatu berkas file.

d. Metode Elektronik Komputer

Dalam metode ini keseluruhan proses data diolah dan dibantu dengan

menggunakan alat yang makin tahun makain bertambah canggih yaitu computer.

Semua data di input dan diolah berdasarkan kebutuhan yang diperoleh dan di

lakukan juga penyimpanan agar suatu saat data itu dibutuhkan tinggal dibuka

dengan segera dan cepat1[3].

Ada beberapa hal yang perlu dilihat dalam menentukan metode

pengolahann data yang tepat menurut seorang system analyst untuk mampu

1
memahami syarat-syarat pengolahan maupun kemampuan-kemampuan yang ingin

dicapai dari setiap metode yang dipilih yaitu:

1. Volume unsure-unsur data yang dimuat

2. Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan

3. Batasan waktu pengolahan

4. Tuntutan perhitungan

12. Bentuk Pengolahan Data Dalam Sturktur Organisasi

Sistem impor masi dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi tiga

bagian ,yaitu Sentralisasi, Disentralisasi dan Distribusi. Tentu saja dalam sitiap

betuk system itu mempunyai kelebihan dan kekurangan antara yang satu dengan

yang lain. Oleh karena itu bentuk pengolahan data yang tepat untuk mengolah

suatu data perlu dipertimbangkan dan dipilih agar suatu informasi yang dihasilkan

efektif dan sesuai dengan bentuk organisasi yang melaksanakanya.

a. Sentraliasasi

Pengolahan data sentralisasu adalah suatu pengolahan data yang dilakukan

oleh suatu bagian yang terpisah dalam struktur organisasi yaitu bagian pengolahan

data elektronik dan dibawak kendali pimpinan pusat. Atau dapat juga dilakukan

oleh

 Suatu biro jasa diluar organisasi yang merupakan suatu perusahaan

terpisah diluar organisasi yang memberikan pelayanan untuk mengolah

data.

 Fasilitas pembangunan waktu bersama yang diberi atau disewa bersama

  Suatu susunan manajemen pasilitas dimana suatu perusaaan mengambil

alih pelaksanan operasi pengolahan data dalam organisasi tersebut.

Bentuk pengolahan data sentralisasi dalam sturktur organisasi mempunyai

keuntngan dak factor pendukung.

1. Penghematan khusus dalam pengadaan personalia

Dalam system sentaralisasi dalam pengadaan personalia untuk pengolahan data

difokuskan pada bagian pengolahan data elektronik.masing-masing unit cukup

dilengkapi dengan sebuah terminal yang digunakan untuk mengakses data. Dari

server pusat.

2        Penghematan karena meniadakan pengembangan system yang ganda.

Dalam system sentaralisasi pengembanan system dapat dilakukan sekaligus oleh

pengolahan data elektronik. Oleh karenanya pengadaan system yang ganda dapat

dihindari.

3        Mamfaat karna standarisasi

Pengembangan system dalam sentralisasi dilakukan oleh satu pihak saja, yaitu

bagian pengolahan data sentralisasi, hal ini akakn memberikan keuntungan karena

gaya desain system pengolahannya cenderung standar,

4        Mamfaat karna system yang seragam

Adanya keuntungan yang standar akan memberikan keuntungan berupa

keseragaman desain system2[4].

Kekurangan dalam pengolahan data sentralisasi

2
1        Pengolahan data dilakukan oleh satu orang yang memungkinkan tingkat

keefektifannya diragukan.

2        Data-data yang ada dari bebagai unit itu dikelolah oleh orang pusat, yang

mereka tidak mengataui sikon tempat tersebut

3        Kecepatan dalam hasil pengolahan data mungkin terkendala

4        Dalam system ini kemungkinan gaya dari pengolahan data cenderung

standar,sehingga sulit untk kreatif

b. Desentralisasi

Pengolahan data desentralisasi adalah pengolahan data dilakukan oleh

bidang –bidang organisasi yang bersifat fungsional otonomi. Fungsi organisasi

yang bersifat fungsional otonomi adalah akutansi, keuwangan, personalia, rised

dan pengembangan.

Keuntungan dan factor-faktor yang mendukung desetralisasi pengolahan

data dalam struktur organisasi adalah.

1)      Pelayanan yang semakin baik, karena kepekaan terhadap kondisi lokasi.

Orang yang terlibat dalam pengolahan data betuk disentralisasi adalah mereka

yang paham dalam bidangnya.hal ini akan mampu meningkatkatkan pelayana

semakin baik, karena permasalahan yang dihadapi adalah permasalahan sehari-

hari.

2)      Kebijakan desentralisasi dalam manajemen

Manajemen pada tingkat tinggi akan lebih cenderung memberi tugas dan

wewenang serta tanggung jawab kapada bawahannya.termasuk didalamnya

pengolahan data.
3)      Kelangkaan yang sama di antara fungsi dan unut-unit organisasi yang

mempersulit dalam standarisasi system.

Pada dasarnya setiap unit dalam organisai jarang mempunyai kesamaan, baik

dalam fungsi, peran, pekerjaan dll. Ini berarti tidak mungkin mengembangkan

system yang seragam.

Kelemahan dalam system pengolahan data desentralisasi adalah

1)      Pengolhan data menggunakan banyak orang, sehingga jika satu unit kerja

lamban maka informasi akan berhasil dengan pelan

2)      Adanya menimbulkan kemalasan atau kurang tanggung jawab pada pihak

atasan yang selalu melempar tugas kebawahan

3)      Jika atasan membri tugas kebawahan yang kurang mengerti daan paham

tentang tanggung jawabnya maka tugas-tugas yang diberi kebawahan yang punya

bagian tadi tidak dapat diperoleh hasil yang memuaskan3[5]

c. Distsribusi

Dalam system pengolahan data distribusi data-data disebarkan kebagian-

bagian, kemudian bagian itu dikumpulkan dalam satu perkumpulan secara logiks

dan di awasi oleh bagian yang mempunyai peringkat lebih tinggi sehingga

membentuk satu kesatuan.

Keuntungan bentuk pengolahan data distribusi adalah

1        Dapat menimbulkan biaya-biaya

3
System ini akan mampu memberikan penghematan daya-daya baik dalam bidang

personil. Hal ini tentu mengakibatkan semakin banyaknya dipakai system

distribusi ini.

2        Mempersingkat waktu respon untuk memperoleh data-data. Data yang yang

dioah dalam system distribusi adalah data yang di terima dari masing-masing unit.

Ini berarti memperoleh data-data lebih cepat.

3        Pengontrolan pada data lebih krits dan cermat

Pada masing-masing unit bertanggung jawab terhadap data-data dan kelangsungan

pengolahan data dan keberhasilannya, dengan di awasi oleh orang yang

mempunyai tingkatan yang leebih tinggi dari dari pada orang yang mengolah data

sehingga kecermatan dalam data-data yang kritis itu lebih tinggi.

4        Kempuan back up data yang lebih efektif

Dalam system ini back up data akan lebih efektif. Karena masing unit akan

bertanggung jawab terhadap pekerjaan dan kepentingan unit itu sendiri.

Kelemahan bentuk pengolahan data diteribusi

1        Dalah system ini pemamfaatan orang lebih banyak dan ada keterpaksaan

orang dalam mempokuskan tenaganya dalam mentyelesaikan pekerjaan dengan

cepat.

2        Jika terjadi keterlambatan dalam menyiapkan data oleh satu unit saja maka

informasi data bisa dikatakan gagal dalam kecepatannya.

3        Jika dalam pengawasan antara atasan dengan bawahan tidak sepaham maka

akan kemungkinan muncul komplik dalam perkumpulan yang menyatu tadi.

 BAB III

PENUTUP

 A.    Kesimpulan

Sistem pengolalan data merupakan kumpulan dari sub–sub yang saling

berhubungan satu sama lain secara harmonis dengan tujuan untuk mengolah

data yang berkaitan dengan masalah menjadi sistem informasi yang diperlukan.

Pengolahan data dapat dilakukan secara manual maupun dengan sistem

komputerisasi melalui berbagai aplikasi pengolah data. Pengolahan data

dilakukan  dengan menggunakan metode tertentu.

Pengambilan keputusan informasi sangat penting, dalam pengolahan

data maka perlu di ambil metode yang tepat dan sesuai dengan kemampuan

oraganisasi atau suatu lembaga, maka disana butuh data-data yang digunakan

untuk di olah, butuh peninjauan data, penduplikasian data yang menghindari

kekeliruan, dan pengiriman data kepada orang yang perlu atau mebutuhkan

data itu.

B. Saran
Jika suatu informasi disusun dalam bentuk hal yang bagus dan sesuai
dalam bentuk-bentuk yang telah ditetapkan maka, system informasinya akan
berjaln dengan baik.
 DAFTAR PUSTAKA

Edhy Sutanta, 2003, System Imformasi Manajemen, Yokyakarrta: Graha Il

https://sussaann.wordpress.com/2013/05/18/pengolahan-data-dalam-sistem-

informasi-manajemen-pendahuluan-1-latar-belakang/

http://trsrdw.blog.widyatama.ac.id/2016/02/14/manfaat-pengelolaan-data-dan-

informasi-bagi-perusahaan-atau-organisasi/

Susanto,Azhar.2004.Konsep Sistem Informasi dan Manajemen.Lingga-

Jaya.Bandung