ELEMEN 7

Sistem Informasi dan Komunikasi Organisasi

Data dan Informasi

Pengertian Sistem Informasi secara utuh, diperlukan pemahaman yang tepat tentang konsep data dan
informasi. Keterkaitan data dan informasi sangatlah erat sebagaimana hubungan antara sebab dan akibat.
Bahwa data merupakan bentuk dasar dari sebuah informasi, sedangkan informasi merupakan elemen yang
72 dihasilkan dari suatu bentuk pengolahan data.

Kata “data” berasal dari bahasa Yunani “datum” yang berarti fakta, dan di dalam kamus bahasa Inggris
ditulis dengan “data”.

Menurut George R. Terry, Ph. D. informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan
yang berguna. Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang
lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan
keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang.

George R. Terry, Ph. D. menjelaskan, berguna atau tidaknya informasi tergantung pada beberapa aspek,
yaitu:

a. Tujuan si penerima
Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan maka informasi itu harus membantu
si penerima dalam usahanya untuk mendapatkannya.
b. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
penyampaian dan mengolah data, inti dan pentingnya informasi harus dipertahankan.
c. Waktu
Informasi yang disajikan harus sesuai dengan perkembangan informasi itu sendiri.
d. Ruang dan tempat
Informasi yang didapat harus tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat agar penggunaannya
lebih terarah bagi si pemakai.
e. Bentuk
Dalam hubungannya bentuk informasi harus disadari oleh penggunaannya secara efektif,
hubungan-hubungan yang diperlukan, kecenderungankecenderungan dan bidang-bidang yang
memerlukan perhatian manajemen serta menekankan informasi tersebut ke situasi-situasi yang
ada hubungannya.
f. Semantik
Agar informasi efektif informasi harus ada hubungannya antara kata-kata dan arti yang cukup
jelas dan menghindari kemungkinan salah tafsir.

Manfaat dan Fungsi

beberapa manfaat dan fungsi data yang bisa kamu dapatkan:

a) Sebagai Suatu Acuan

b) Sebagai Dasar Perencanaan
c) Dasar Untuk Membuat Keputusan
d) Sebagai Bahan Untuk Evaluasi
Jenis-jenis Data dan Contohnya

1. Data Berdasarkan Cara Mendapatkannya

 Data primer
 Data Sekunder
2. Data Berdasarkan Sumber
 Data Eskternal
 Data internal
3. Data Berdasarkan Sifat
 Data Kuantitatif
 Data Kualitatif

4. Data Berdasarkan Waktu Pengumpulannya

 Data cross-sectional
 Data berkala

Metode Pengumpulan Data

Ada empat metode pengumpulan data yang penting, antara lain:

1. Melalui pengamatan tersendiri secara langsung

2. Wawancara
3. Perkiraan responden
4. Daftar pertanyaan/kuesioner

Pengelolaan Data Menjadi Informasi

Ada 8 unsur pengolahan data, yaitu:

1. Reading (membaca)
2. Writing, typing, card punching, or paper-tape perforating (Menulis, mengetik,membuat lubang
pada kartu atau pada pita kertas)
3. Recording or printing (mencatat atau mencetak)
4. Sorting (menyortir)
5. Transmitting (menyampaikan atau memindahkan)
6. Calculating (menghitung)
7. Comparing (membandingkan)
8. Storing (menyimpan)

Menurut Burch dan Strater ada 10 operasi dalam pengolahan data menjadi bahan informasi, yaitu:

1. Capturing
2. Verifying (pemeriksaan)
3. Classifying (penggolongan)
4. Penyortiran
 5. Summarizing (peringkasan)
6. Calculating (penghitungan)
7. Storing (penyimpanan)
8. Retrieving (pengambilan kembali)
9. Reproduksi
10. Disseminating Communicating (penyebaran/pengkomunikasian)

Pengertian Sistem

Sistem informasi adalah suatu Sistem yang menyediakan informasi dan mendukung operasi

untuk organisasi atau manajemen dalam mengambil keputusan.

Fungsi-Fungsi Sistem Informasi

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan system informasi secara
kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

Tujuan Sistem

 Menyediakan informasi atau data yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa,
produk, dan tujuan lain yang diinginkan Manajemen.
 Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, Pengendalian, pengevaluasian,
dan perbaikan berkelanjutan.
 Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Manfaat Sistem Informasi

 Meningkatkan Efisiensi Operasional

 Memperkenalkan Inovasi dalam Bisnis
 Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis
 Mendukung Pengambilan Keputusan Manajerial

Unsur Sistem Informasi

 Data Input
1. Record
2. Code
3. Store
4. Select
 Pemrosesan
1. Caculate
2. Summarize
3. Calssify
 Informasi Output
1. Display
2. Reproduce
3. Telecommunicate
\

Menurut Rusdiana (2014) dalam bukunya sistem informasi manajemen komponen dalam SIM terdiri dari
dua yaitu komponen secara fungsional dan komponen secara fisik.

Komponen SIM secara fungsional.

Komponen ini merupakan komponen yang berhubungan dengan Teknik pengumpulan data, pengolahan,
pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen. Komponen
tersebut adalah.

a. Sistem administrasi dan operasional seperti bagian administrasi, personalia, keuangan dan lainnya
yang secara rutin dikerjakan setiap harinya.
b. Sitem pelaporan manajemen, dalam hal ini merupakan laporan yang harus disajikan secara
periodik kepada pengambil kebijakan.
c. Sistem database, berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit
kerja. Database akan selalu berkembang mengikuti perkembangan sistem dan organisasi yang
ada.
d. Sistem pencarian, berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam
pengambilan keputusan sesuai kebutuhan.
e. Manajemen data, berfungsi sebagai media penghubung antara sistem informasi dan database dan
antar unit komponen yang ada.

Komponen SIM secara Fisik.

Komponen fisik merupakan keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk
menjalankan system informasi manajemen. Komponen tersebut adalah.

1) Perangkat keras, meliputi perangkat komputer, dan asesories lainya yang terkait.
2) Perangkat lunak, yaitu sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras berjalan untuk
memproses data.
3) Data base, merupakan sekumpulan tabel dan jaringan konekstifitas antar sistem yang berkaitan
dengan penyimpanan data.
4) Prosedure pengoperasian, petunjuk kerja untuk mendayagunakan sistem informasi berbasis
komputer.
5) Personalia pengoperasian, yaitu ahli komputer, manajer, pengguna, analis, programmer, manajer
database dan jabatan lain yang terkait dengan pemanfaatan system informasi manajemen

Jenis system informasi manajemen terdiri dari

1. Level organisasi
Menurut level organisasi jenis SIM dapat dibedakan menjadi.
a. Sistem informasi departemen.
Adalah jenis sistem informasi yang digunakan untuk satu departemen atau unit kerja tertentu
contohnya bagian kepegawaian untuk PNS menggunakan aplikasi Sinaga. Layanan jasa
online grab, gojek, layanan pembelajaran elearning yang menggunakan google classroom, e
raport dan lainnya.

b. Sistem informasi perusahaan/organisasi

Merupakan perpaduan dari berbagai sistem dalam departemen/ unit kedalam satu
organisasi/perusahaan. Contohnya aplikasi bidang layanan informasi seperti kompas.com
atau layanan perguruan tinggi dan sekolah.

c. Sistem Informasi antar organisasi.

d. Adalah sistem yang menggabungkan dua atau lebih organisasi menjadi satu, contohnya
tiket.com, pegipegi.com, traveloka.com, ATM link.
2. Area fungsional
Jenis SIM menurut fungsinya terdiri dari:
a. Sistem informasi Akuntansi, yakni sistem yang mentransformasi data keuangan menjadi
informasi.
b. Sistem informasi Keuangan, merupakan sistem informasi yang mengelola aset-aset
keuangan perusahaan.
c. Sistem informaasi manufaktur, adalah sistem yang mengendalikan seluruh kegiatan mulai
dari perencanaan, proses produksi, sampai pada barang jadi.
d. Sistem informasi pemasaran, merupakan sistem informasi yang terkait dengan kegiatan
pemasaran barang atau jasa.
e. Siitem informaasi SDM, sistem yang mengelola tentang sumber daya manusia.
f. Sistem informasi pelayanan, adalah sistem informasi yang terkait dengan pelayanan
kepada pelanggan.
3. Dukungan yang terbatas.
a. Sistem informasi pemrosesan transaksi, merupakan sistem informasi yang menghimpun
dan menyimpan informasi transaksi saja.
b. Sistem informasi manajemen, sistem informasi yang mengelola data transaksi menjadi
informasi yang berguna untuk mengelola perusahaan.
c. Sistem informasi otomatisasi perkantoran, sistem informasi yang menyediakan fasilitas
untuk memproses dokumen sehingga pekerjaan kantor menjadi lebih cepat dan efisien
d. Sistem informasi pendukung keputusan,
e. Sistem informasi eksekutif, yakni sistem yang berfungsi menyediakan informasi yang
mudah diakses dan bersifat interaktif.
f. Sistem informasi pendukung kelompok, sistem yang memberikan fasilitas untuk saling
berkomunikasi, presentasi, dan lainnya yang dapat medukung kerja dalam kelompoknya.
g. Sistem informasi pendukung cerdas, yaitu sistem informasi yang biasa digunakan dalam
aplikasi bisnis
4. Ativitas manajemen
a. Sistem informasi pengetahuan
b. Sistem informasi operasional
c. Sistem informasi manajerial
d. Sistem informasi strategis
5. Arsitektur sistem.
Jenis sistem informasi menurut asitekturnya terbagi dalam tiga jenis yaitu
a. sistem berbasis mainframe, yang merupakan sistem berbasis database yang besar untuk
mendukung operasionalnya, contohnya sistem e-ktp, e-statistik dan lainnya yang
lingkupnya cukup besar.
b. Sistem komputer pribadi, merupakan sistem pribadi dengan penggunaan sistem dalam
komputer tanpa jaringan
c. Sistem tersebar atau komputasi jaringan, merupakan memungkinkan berbagai sumber
daya digunakan secara bersama atau diakses oleh sejumlah pengguna.