RANGKUMAN MATERI SISTEM INFORMASI

PADA PELAYANAN KEBIDANAN

OLEH:
MELIA LISKA
213302090015

1.PENGENALAN SISTEM INFORMASI

A.PENGERTIAN SISTEM

Sistem adalah sekelompok komponen dan elemen yang digabungkan menjadi

satu untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan
bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen
yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi
untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan
suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa
dibuat.

B. KARAKTERISTIK SISTEM

Karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen-komponen, batas

sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran.

8 Karakteristik system:

1. Komponen

2. Boundary (Batasan Sistem)

3. Environment (lingkungan Luar Sistem)

4. Interface (Penghubung Sistem)

5. Input (Masukan)

6. Output (Keluaran)

7. Proses (Pengolahan Sistem)

C.PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang
yang menggunakan teknologi untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti
yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada
interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini,
istilah tersebut digunakan untuk merujuk sebuah oragnisasi atau perusahaan dalam
penggunaan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana
orang berinteraksi dengan teknologi dalam mendukung proses bisnis..

Tujuan Sistem Informasi

Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Sistem informasi

selalu melibatkan data penting dimana data yang diolah menjadi bentuk yang berguna
bagi para pemakainya. Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai
suatu informasi. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar
sebagai berikut: tepat kepada orangnya atau relevan (relevance), tepat waktu
(timeliness), dan tepat nilainya atau akurat (accurate). Keluaran yang tidak didukung
oleh tiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi
merupakan sampah.

Sistem informasi terdiri dari komputer, instruksi, fakta yang tersimpan, manusia dan
prosedur sehingga dapat dikategorikan dalam empat bagian:

1. Sistem Informasi Manajemen

2. Sistem Pendukung Keputusan
3. Sistem Informasi Eksekutif
4. Sistem Pemrosesan Transaksi

D.MENGAPA SISTEM INFORMASI DI PERLUKAN:

 1. Sebagai Pedoman dalam pengambilan keputusan. Hal ini merupakan tujuan
utama dalam sistem informasi, yakni melahirkan informasi yang berguna dalam
pengambilan keputusan.
2. Penciptaan dan penguasaan informasi secara cepat dan akurat kunci
keberhasilan perusahaan adalah penciptaan dan penguasaan informasi secara
cepat dan akurat. Untuk menciptakan dan penguasaan informasi secara cepat
dan akurat, maka dibutuhkan lah sistem informasi.
3. Meningkatkan hasil kreasi terhadap yang dihasilkan, maksudnya dengan adanya
sistem informasi, maka akan menghasilkan strategi baru bagi organisasi atau
perusahaan dalam meningkatkan hasil kreasi agar tidak kalah saing dengan
organisasi/perusahaan lain.
4. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Agar tujuan dari
perusahaan/organisasi sesuai dengan yang diharapkan, maka disini sistem
informasi berfungsi untuk sebagai sarana dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
5. Memudahkan pengelolaan data mentah untuk menjadi informasi Kemampuan
manusia untuk mengelola data mentah tidak sama antara satu sama lain. Untuk
itu dibutuhkanlah keseragaman dengan menggunakan sistem informasi yang
akan memudahkan pengguna dalam mengelola data mentah.
6. Pengelolan seluruh sumber daya informasi agar dapat tersampaikan pada
semua tingkatan manajemen. Sistem informasi bertanggung jawab untuk
mengolah data dan untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua
tingkatan manajamen didalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
7. Pengaruh teknologi yang berkembang pesat teknologi telah berkembang pesat
dari masa ke masa. Hal ini juga berdampak pada kegiatan dalam
perusahaan/organisasi. Tentu dalam kegiatannya sekarang lebih sering
menggunakan komputer dari pada tulis tangan (manual). Karnanya maka
diperlukan sistem informasi sebagai pendukung kerja yang menggunakan
komputer.
8. Persaingan antar perusahaan/organisasi Hal ini merupakan suatu yang wajar.
Karena tiap perusahaan tentu memiliki target agar usahanya lebih dari usaha
perusahaan lain. Untuk mendukungnya, maka diperlukan sistem informasi untuk
membantu dalam menyiapkan perencanaan dan pengendalian dalam usahanya

E.EVALUASI APLIKASI KOMPUTER DAN PROSES TRANSAKSI

Sistem Informasi adalah suatu konsep sistem yang memungkinkan para manajer
mengontrol dan memonitor sistem fisik perusahaan, digunakan untuk mengubah
sumber daya input menjadi sumber daya out

Tiga tingkatan utama manajemen

1. Tingkat Perencana Strategis

 2. Tingkat Pengendali Manajemen
3. Tingkat Pengendali Operasi

Fungsi Manajemen :

o Plan (Perencanaan)
o Organize (Pengorganisasian)
o Staff (Penyusunan Staf)
o Direct (Pengarahan)
o Control (Pengendalian)

Peran Informasi dalam Manajemen Memecahkan Masalah

Ketika permasalahan menjadi berbahaya atau berpotensi membahayakan

perusahaan secara negatif, maka ini juga dapat menguntungkan atau berpotensi
menguntungkan secara positif.

Hasil dari aktivitas pemecahan masalah adalah solusi. Keputusan adalah suatu
tindakan tertentu yang telah dipilih. Simon menggambarkan Pemecahan Masalah
tersusun atas empat tahap :

o Aktivitas Intelejen
o Aktivitas Desain
o Aktivitas Pemilihan
o Aktivitas Peninjauan Ulang

Teknologi Informasi Masa Depan

Teknologi Informasi kedepan akan mengacu pada dua kecenderungan:

o Pengurangan biaya berkelanjutan dan meningkatkan kemampuan teknologi

informasi
o Pemusatan antara komunikasi dan computer
2.KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI KESEHATAN

A.KONSEP DASAR

1. Pengertian sistem

Pengertian sistem menurut Indrajit (2001), bahwa sistem mengandung arti

kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang dimiliki unsur keterkaitan antara
satu dengan lainnya.

Pengertian sistem menurut Jogianto (2005) adalah kumpulan dari elemen-

elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, adalah suatu objek
nyata seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Pengertian sistem menurut Murdick (1991) adalah seperangkat elemen yang

membentuk kumpulan atau procedure-prosedure/baganbagan pengolahan yang
mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data
dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau
energi dan/atau barang.

Dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kesatuan yang utuh yang terdiri
dari berbagai unsur/faktor yang berhubungan atau diperkirakan berhubungan, serta
satu sama lain saling mempengaruhi, yang semuanya dengan sadar disiapkan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Karakteristik sistim

Jogianto (2005) mengemukakan sistem mempunyai karekteristik atau sifat-sifat

tertentu, yakni :

a. Komponen

b. Batasan sistem

c. Lingkungan Luar Sistem

d. Penghubung Sistem

3. Komponen Sistem

a. Input

b. Proses
c. Output

d. Umpan Balik/ Feed Back

e. Lingkungan

4. Pelaku Sistem

Pelaku dari sistem yang dimaksud terdiri dari beberapa kelompok, yaitu:

• . Pemakai.
• Manajemen
• Pemeriksa
• Penganalisa
• Arkeolog
• Inovator
• Mediator
• Pimpinan proyek
• Pendesain Sistem
• Programmer
• Personil Pengoperasian

B.KONSEP DASAR INFORMASI

1. Pengertian

Informasi adalah data yang telah diolah dan dianalisis secara formal dengan cara
yang benar dan secara efektif, sehingga hasilnya dapat bermanfaat dalam operasional
dan manajemen. Sedangkan data adalah fakta kasar atau gambaran yang dikumpulkan
dari keadaan tertentu (Austin, 2003). Suatu informasi mempunyai ciri-ciri:

a. Berupa data yang telah diolah

b. Menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerima

c. Menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata

d. Dapat digunakan untuk mengambil keputusan.

2. Fungsi dan siklus informasi

a. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari suatu hal

b. Menjadi landasan dan pertimbangan serta langkah dalam melakukan aktifitas

c. Mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan

Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap data
sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang
menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data
menjadi informasi.

3. Kualitas informasi

. Adapun menurut Prabu (2006), kualitas informasi diantaranya ditentukan oleh

beberapa hal, yaitu:

a. Relevan (Relevancy)

b. Akurat (Accurate)

c. Tepat waktu (TimeLines)

d. Ekonomis (Economy)

e. Efisien (Efficiency)

f. Dapat dipercaya (Reliability)

4. Transformasi Informasi

Transformasi informasi adalah komponen proses dalam pengelolaan sistem

informasi yang berfungsi memproses data menjadi informasi sehingga dapat diperoleh
produk informasi yang diperlukan.

. Untuk mencapai tujuan tersebut maka dalam transformasi informasi memfokuskan

pada hal-hal:

a. Pengumpulan data

b. Pengolahan dan analisis data.

c. Penyajian dan publikasi.

d. Penataan dokumentasi.

5. Pemakaian Informasi

Pemakai/ pengguna informasi dibedakan menjadi dua, yaitu pengguna internal

(dalam organisasi) dan pengguna eksternal (luar organisasi).
a. Internal

Pengguna internal informasi dari yang paling atas, yaitu:

o Manajemen tingkat atas, sebagai pemegang rencana strategis. Contoh:

kepala Puskesmas.
o Manajemen tingkat menengah, sebagai pengendali manajemen. Contoh:
kepala TU.
o Manajemen tingkat bawah, sebagai pengendali operasional. Contoh:
kepala unit, kepala Puskesmas Pembantu, koordinator bidan desa.
o Operasional, sebagai staf operasi/pelaksana. Contoh: bidan pelaksana,
staff, laboran.

b. Eksternal

Pengguna eksternal informasi yaitu pengguna di luar organisasi, diantaranya:

pasien, dinas kesehatan, dll.

C.DASAR HUKUM SISTEM INFORMASI KESEHATAN:

1. Kepmenkes Nomor 004/Menkes/SK/I/2003 tentang kebijakan dan

strategi desentralisasi bidang kesehatan.

Desentralisasi pelayanan publik merupakan salah satu langkah strategis yang cukup
populer dianut oleh negara-negara di Eropa Timur dalam rangka mendukung
terciptanya good governance. Salah satu motivasi utama diterapkan kebijaksanaan ini
adalah bahwa pemerintahan dengan sistem perencanaan yang sentralistik seperti yang
telah dianut sebelumnya terbukti tidak mampu mendorong terciptanya suasana
yang kondusif bagi partisipasi aktif masyarakat dalam melakukan pembangunan.
Tumbuhnya kesadaran akan berbagai kelemahan dan hambatan yang dihadapi dalam
kaitannya dengan struktur pemerintahan yang sentralistik telah mendorong
dipromosikannya pelaksanaan strategi desentralisasi.

2. Kepmenkes RI Nomor 511 tahun 2002 tentang Kebijakan Strategi Pengembangan

Sistim Informasi Kesehatan Nasional (SIKNAS) dan Kepmenkes Nomor
932/Menkes/SK/VIII/2002 tentang petunjuk pelaksanaan pengembangan sistem laporan
informasi kesehatan kabupaten/kota.

3. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 837 tahun 2007 tentang Pengembangan

Jaringan Komputer Online Sistem Informasi Kesehatan Nasional.

Ketiga Keputusan Menteri Kesehatan tersebut dikembangkan menjadi berbagai

strategi, yaitu:
 o Integrasi dan simplifikasi pencatatan dan pelaporan yang ada
o Penetapan dan pelaksanaan sistim pencatatan dan pelaporan
o Fasilitasi pengembangan sistim-sistim informasi kesehatan daerah
o Pengembangan teknologi dan sumber daya
o Pengembangan pelayanan data dan informasi untuk manajemen
dan pengambilan keputusan
o Pengembangan pelayanan data dan informasi untuk masyarakat.

4) Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 837 tahun 2007 tentang

Pengembangan Jaringan Komputer Online Sistem Informasi Kesehatan

Nasional.

Berdasarkan keputusan tersebut, direncanakan beberapa

indikator pencapaian setiap tahunnya, yaitu:

a. Terselenggaranya jaringan komunikasi data integrasi antara 80% dinas kesehatan

kabupaten/kota, dan 100% dinas kesehatan provinsi dengan Kementerian Kesehatan.

b. Terselenggaranya jaringan komunikasi data online terintegrasi antara 90% dinas

kesehatan kabupaten/kota, 100% dinas kesehatan provinsi, 100% rumah sakit pusat,
100% Unit Pelaksana Teknis Pusat dengan Kementerian Kesehatan.

c. Terselenggaranya jaringan komunikasi data online terintegrasi antara seluruh dinas

kesehatan kabupaten/kota, dinas kesehatan provinsi, Rumah Sakit dan UPT Pusat
dengan Kementerian Kesehatan.

D.PENGERTIAN SISTEM INFORMASI KESEHATAN2..

Sistem informasi kesehatan adalah integrasi antara perangkat, prosedur dan

kebijakan yang digunakan untuk mengelola siklus informasi secara sistematis untuk
mendukung pelaksanaan manajemen kesehatan yang terpadu dan menyeluruh dalam
kerangka pelayanan kesehatan kepada masyarakat..

Menurut WHO, Sistem Informasi Kesehatan merupakan salah satu dari 6 “building
block” atau komponen utama dalam sistem kesehatan di suatu negara. Keenam
komponen (building block) sistem kesehatan tersebut adalah:

1. Service delivery (pelaksanaan pelayanan kesehatan)

2. Medical product, vaccine, and technologies (produk medis, vaksin, dan teknologi
kesehatan)
3. Health worksforce (tenaga medis)
4. Health system financing (sistem pembiayaan kesehatan)
5. Health information system (sistem informasi kesehatan)
 6. Leadership and governance (kepemimpinan dan pemerintah)

E.TUJUAN SISTEM INFORMASI KESEHATAN

Tujuan dari dikembangkannya sistim informasi kesehatan adalah:

1. Sistim informasi kesehatan (SIK) merupakan subsistem dari Sistim Kesehatan

Nasional (SKN) yang berperan dalam memberikan informasi untuk pengambilan
keputusan di setiap jenjang adminisratif kesehatan baik di tingkat pusat, provinsi,
kabupaten/kota atau bahkan pada tingkat pelaksana teknis seperti Rumah Sakit
ataupun Puskesmas.
2. Dalam bidang kesehatan telah banyak dikembangkan bentuk-bentuk Sistem
Informasi Kesehatan (SIK), dengan tujuan dikembangkannya berbagai bentuk
SIK tersebut adalah agar dapat mentransformasi data yang tersedia melalui
sistem pencatatan rutin maupun non rutin menjadi sebuah informasi.

F.MANFAAT SISTIM INFORMASI KESEHATAN

World Health Organisation (WHO) menilai bahwa investasi sistem informasi

kesehatan mempunyai beberapa manfaat antara lain:

1. Membantu pengambil keputusan untuk mendeteksi dan mengendalikan masalah

kesehatan, memantau perkembangan dan meningkatkannya.
2. Pemberdayaan individu dan komunitas dengan cepat dan mudah dipahami, serta
melakukan berbagai perbaikan kualitas pelayanan kesehatan.

Adapun manfaat adanya sistim informasi kesehatan dalam suatu fasilitas kesehatan
diantaranya:

1. Memudahkan setiap pasien untuk melakukan pengobatan dan mendapatkan

pelayanan kesehatan.
2. Memudahkan fasilitas kesehatan untuk mendaftar setiap pasien yang berobat.
3. Semua kegiatan di fasilitas kesehatan terkontrol dengan baik (bekerja secara
terstruktur).

G.PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI KESEHATAN

Perkembangan informasi kesehatan di Indonesia telah mengalami

tiga pembagian masa sebagai berikut:

1. Era manual (sebelum tahun 2005)

2. Era transisi (tahun 2005 – 2011)

3. Era komputerisasi (mulai tahun 2012).

Dalam upaya mengatasi fragmentasi data, pemerintah sedang mengembangkan

aplikasi yang disebut dengan Sistim Aplikasi Daerah (Sikda) Generik. Sistim Informasi
Kesehatan berbasis Generik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

1. Input pencatatan dan pelaporan berbasis elektronik (computerized)

2. Input data hanya dilakukan di tempat adanya pelayanan kesehatan
3. Tidak ada duplikasi (hanya dilakukan satu kali)
4. Akurat, tepat, hemat sumber daya (efisien) dan transparan. Terjadi pengurangan
beban kerja sehingga petugas memiliki waktu tambahan untuk melayani pasien
atau masyarakat.

Dalam perkembangannya sistim informasi kesehatan dapat dikelompokkan menjadi dua

(berdasarkan pada karakteristik integrasi sistim informasi), yaitu:

1. Sistem informasi yang mempunyai derajat integritas internal yang tinggi

o Sistim informasi rekam medis elektronik

o Sistim informasi manajemen dokumen
o Sistim informasi farmasi
o Sistim informasi geografis
o Sistim pendukung pengambilan keputusan kesehatan
o Sistim informasi eksekutif
o Data warehouse dan datamining

2. Sistem informasi yang mempunyai derajat integrasi eksternal yang tinggi

o Telemedicine
o Internet, intranet, ekstranet
o Sistem informasi kesehatan publik.

3.KONSEP ORGANISASI DAN SYSTEM INFORMASI MANAJEMEN

KESEHATAN

A.Konsep Organisasi

Organisasi dapat diartikan sebagai sarana untuk melakukan kerjasama antara

orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama dengan mendayagunakan
sumber daya yang dimiliki (Saleha, 2009).
 Organisasi kesehatan adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-
bagian yang saling ketergantungan atau berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan
yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha
meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Tujuan dibentuknya organisasi kesehatan
adalah untuk menyusun dan melaksanakan suatau program atau kebijakan guna
meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Adapun jenis organisasi kesehatan yang
sudah terbentuk di Indonesia yaitu: organisasi kesehatan pemerintah
pusat (Kementerian Kesehatan), organisasi kesehatan pemerintah daerah,
Rumah Sakit, unit pelaksana teknik (Puskesmas) dan organisasi kesehatan swasta.

B.Kegiatan Organisasi dan Manajerial dalam Pelayanan Kesehatan

Manajemen kesehatan adalah suatu kegiatan atau suatu seni untuk mengatur
para petugas kesehatan dan nonpetugas kesehatan guna meningkatkan kesehatan
masyarakat melalui program kesehatan. Dengan kata lain manajemen kesehatan
masyarakat adalah penerapan manajemen umum dalam sistem pelayanan kesehatan
masyarakat sehingga yang menjadi objek dan sasaran manajemen adalah
sistem pelayanan kesehatan masyarakat. Manajemen kesehatan mempunyai fungsi:

o Planning (perencanaan) adalah sebuah proses yang dimulai

dengan merumuskan tujuan organisasi sampai dengan
menetapkan alternative kegiatan untuk pencapaiannya.
Perencanaan pembangunan kesehatan di Indonesia diwujudkan dalam
rencana pembangunan jangka panjang dalam jangka waktu 25 tahun,
dan rencana jangka menengah dalam jangka waktu tiap 5 tahun.
Masingmasing unit pelaksana teknis (Puskesmas) merencanakan
program kesehatan mengacu pada perencanaan tersebut.
o Organizing (pengorganisasian) adalah rangkaian kegiatan menajemen
untuk menghimpun semua sumber daya (potensi) yang dimiliki oleh
organisasi dan memanfaatkannya secara efisien untuk mencapai tujuan
organisasi.
o Actuating (directing, commanding, motivating, staffing, coordinating) atau
fungsi penggerakan dan pelaksanaan adalah proses bimbingan kepada
staff agar mereka mampu bekerja secara optimal menjalankan tugas-
tugas pokoknya sesuai dengan ketrampilan yang telah dimiliki, dan
dukungan sumber daya yang tersedia.

Tujuan dari peran fungsi organizing dan actuating adalah meningkatkan fungsi
fasilitas pelayanan kesehatan melalui peningkatan kemampuan Sumber Daya Manusia
untuk bekerja sama dalam tim dan membina kerja sama lintas program dan lintas
sektoral.

o Controlling (monitoring) atau pengawasan dan pengendalian (wasdal)

adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan
kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan
mengadakan koreksi jika terjadi penyimpangan. Bentuk controling berupa
 pengawasan, pengendalian dan penilaian. Upaya yang dilakukan
diantaranya adalah dengan pelaksanaan audit internal, stratifikasi
Puskesmas, akreditasi Puskesmas dan Rumah Sakit.

C. Jenis Keputusan Mamanjemen dan Kebutuhan Informasi

Dalam pelaksanaannya, manajemen organisasi terbagi menjadi tiga bagian, yaitu:

1. Manajemen puncak/ eksekutif, merupakan top leader/ manajer senior (eksekutif

kunci). Misal: Kepala Dinas, Direktur RS. Tugas: menyusun rencana umum,
mengambil keputusan-keputusan penting,
2. Manajemen madya/ manajemen administrative. Contoh: Kepala Bidang. Tugas:
menyusun rencana kerja.
3. Manajemen operasional/ manajemen supervisori. Contoh : Kepala Seksi, Kepala
Sub Bagian. Tugas: pelaksanaan rencana yang dibuat oleh manajemen madya.

Dalam menghadapi permasalahan yang ada dalam organisasi pelayanan

kesehatan, maka jajaran manajemen diharuskan dapat membuat suatu pengambilan
keputusan yang sesuai berdasarkan informasi yang diperoleh atas data yang telah
terhimpun. Pengambilan keputusan dapat diartikan sebagai suatu proses pemilihan dari
berbagai alternatif sesuai dengan kepentingan-kepentingan tertentu
dengan menetapkan suatu pilihan yang dianggap paling menguntungkan.
Proses pemilihan ini diawali dengan mengidentifikasi masalah utama
yang mempengaruhi tujuan, menganalisis, dan memilih berbagai alternatif tersebut dan
mengambil keputusan yang dianggap paling baik.

Jenis-jenis keputusan manajemen diantaranya:

o Keputusan yang terprogram (programmed decision), adalah keputusan

yang terstruktur atau yang munculnya berulang-ulang. Jika sering terjadi
suatu situasi khusus, maka biasanya akan digunakan aturan, kebijakan
dan prosedure rutin untuk memecahkannya. Pada tingkat tertentu
keputusan terprogram ini akan membatasi kebebasan seorang manajer.
o Keputusan yang tidak terprogram (non-programmed decision). Keputusan
dikatakan tidak terprogram apabila keputusan itu baru pertama kali
muncul dan tidak tersusun (unstructured). Karena sifatnya yang demikian,
maka tidak ada prosedure yang pasti untuk menangani persoalan.

Sebagai dasar dalam keputusan manajemen, maka dibutuhkan informasi.

Informasi merupakan hasil dari proses transformasi data. Data merupakan sumber
informasi yang terdiri atas fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti
bagi pemakai. Semua data adalah fakta. Informasi bukanlah fakta walaupun berasal
dari data, sehingga tidak semua data dapat menjadi informasi. Informasi didapatkan
melalui suatu siklus informasi, yaitu:
 o Input (data) yang diolah melalui suatu model (process) menjadi output
(informasi).
o Diterima oleh penerima informasi (recipient) kemudian dibuat keputusan
(decision) dan melakukan tindakan (action)
o Hasil tindakan tersebut (result) akan kembali data yang akan ditangkap
(captured) sebagai input dan diproses kembali melalui model, dst
membentuk suatu siklus.
o Siklus tersebut disebut information cycle atau data processing
cycle. Proses tersebut digambarkan dalam bagan di bawah ini.

Suatu informasi dikatakan berkualitas apabila memenuhi kaidah berikut:

o Akurat. Bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias serta

tidak menyesatkan. Bentuk dapat berupa kualitatif maupun kuantitatif.
o Tepat waktu. Informasi yang didapat dapat diolah sesuai waktu yang telah
disepakati, tidak terlambat.
o Relevan. Informasi memiliki manfaat bagi penggunanya.
o Waktu respon. Kecepatan informasi yang diberikan sesuai
dengan tuntutan pengguna.
o Lengkap. Informasi dapat memenuhi kebutuhan pengguna,
yaitu mengandung semua data-data penting yang dibutuhkan.

D. Sistem Informasi Manajemen Kesehatan (SIMK)

Sistem informasi manajemen adalah sekumpulan subsistem yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling
berinteraksi dan bekerjasama antara satu bagian dengan lainnya menggunakan cara
tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa
data-data, kemudian mengolahnya (processing) dan menghasilkan keluaran (output)
berupa informasi sebagai dasar pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai
nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun
dimasa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan
strategis organisasi dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada
dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan (Sutanta, 2004).

Komponen-komponen yang ada dalam sistem harus dapat bekerja sama dan saling
mendukung untuk mencapai tujuan dari suatu sistem informasi pada suatu organisasi,
yang terdiri atas:

1. Organisasi (struktur organisasi, peraturan-peraturan tentang tata hubungan

kerja, tugas dan tanggung jawab, kompensasi, reward, punishment, dan yang
terpenting adalah Sumber Daya Manusia (SDM), termasuk komitmennya).
2. Manajemen (strategi, kebijakan, desain kebutuhan, integrasi
kebutuhan, prosedur manajemen, prosedur pemeliharaan, aturan
pengelolaan, sosialisasi, pelatihan, monitoring dan motivasi bagi pengguna dll).
 3. Teknologi, beberapa hal yang termasuk dalam kategori teknologi dalam suatu
sistem informasi, antara lain: software, hardware, database, jaringan LAN/WAN,
internet, website dll).

Sistem informasi manajemen kesehatan sebagai sub sistem dalam sistem

administrasi kesehatan merupakan kesatuan/ rangkaian kegiatankegiatan yang
mencakup seluruh jajaran upaya kesehatan diseluruh jenjang administrasi yang mampu
memberikan informasi kepada :

1. Pengelola, yaitu para administrator atau manajer kesehatan untuk

dasar pertimbangan menentukan kebijakan dan pengambilan keputusan
dalam menjalankan fungsi-fungsi administrasinya.
2. Masyarakat, dalam upaya untuk meningkatkan kemampuannya untuk menolong
dirinya sendiri dalam memenuhi kebutuhan kesehatannya..

Sistem informasi manajemen kesehatan merupakan sebuah sistem mesin pemakai

yang terintegrasi yang menyediakan informasi untuk menunjang operasi manajemen
dan fungsi-fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi. Sistem operasi
yang digunakan dalam pengelolaan SMIK diantaranya:

1. Server Operating System: Linux Debian, Linux Ubutu, CentOS Linux atau
FreeBSD.
2. Client Operating System: Window 10/Linux all variant.
3. Deployment Server: Apache Web Server / Nginx Web Server.
4. Programming Language: Java, PHP, React Native, Python.
5. Database Engine: PostgreSQL / MariaDB.

Keuntungannya aplikasi sistem informasi manajemen, adalah:

1. Dapat memantau perkembangan tempat pelayanan kesehatan terutama rumah

sakit secara akurat dan tepat.
2. Dapat meningkatkan pelayanan dibidang kesehatan kepada masyarakat.
3. Dapat menyimpan data base tempat pelayanan kesehatan terutama rumah sakit
mulai dari pasien, karyawan yang terdiri dari data rumah sakit, data administrasi,
adata aset rumah sakit dan lain-lain.
4. Dapat mengangkat brand image tempat pelayanan kesehatan terutama rumah
sakit tersebut secara tidak langsung dengan memiliki fasilitas modern.
5. Dapat mengurangi beban kerja sub-bagian rekam medis dalam menangani
berkas rekam medis mulai dari sub-bagian yang paling direpotkan yaitu coding,
indexing, filling dan lain-lain.

Sistem informasi manajemen kesehatan yang akan dibahas dalam modul ini adalah
sistem informasi manajemen Puskesmas dan sistem informasi manajemen Rumah
Sakit.
4.KEAMANAN SISTEM INFORMASI

A.Ancaman Sistem

Ancaman adalah aksi yang terjadi baik dari dalam sistem maupun dari luar
sistem yang dapat mengganggu keseimbangan siatem informasi. Ancaman yang
mungkin timbul dari kegiatan pengolahan informasi berasal dari tiga hal utama, yaitu:
ancaman alam, manusia dan lingkungan.

1. Ancaman alam

Ancaman dari alam dikategorikan menjadi:

o Ancaman air, seperti: banjir, tsunami, kelembaban tinggi, badai, pencairan

salju
o Ancaman tanah, seperti: longsor, gempa bumi, gunung meletus
o Ancaman alam lain, seperti: kebakaran hutan, petir, tornado, angin ribut,
dll.

2. Ancaman manusia

Ancaman dari manusia dikategorikan menjadi:

o Malicious code

Malicious code adalah kode jahat/perusak atau disingkat malcodes, didefinisikan

sebagai semua macam program, makro atau script (sekumpulan perintah-perintah)
yang dapat diesekusi dan dibuat dengan tujuan untuk merusak sistem computer.
Contoh: Trojan horses, virus, worm, dll.

o Social engineering

Social engineering adalah pemerolehan informasi atau maklumat rahasia/sensitif

dengan cara menipu pemilik informasi tersebut. Social engineering umumnya dilakukan
melalui telepon atau Internet. Social engineering merupakan salah satu metode
yang digunakan oleh hacker untuk memperoleh informasi tentang targetnya, dengan
cara meminta informasi itu langsung kepada korban atau pihak lain yang mempunyai
informasi itu. Social engineering mengkonsentrasikan diri pada rantai terlemah
sistem jaringan computer yaitu manusia, dimana setiap sistem memerlukan adanya
interaksi manusia.

o Hacking dan Cracking

Hacking dan cracking adalah bentuk aktifitas terhadap jaringan komputer

maupun jaringan internet. Hacking adalah usaha untuk memasuki sebuah jaringan
dengan maksud mengeksplorasi ataupun mencari kelemahan sistem jaringan secara
ilegal. Pelaku hacking disebut hacker. Hacker dapat melakukan aktivitas penyusupan
ke sebuah sistem komputer atau jaringan dengan tujuan merusak sistem tersebut,
menerobos program komputer milik orang, mengubah program, memecahkan masalah
software maupun hardware, mengakses server kemudian mengacak-acak website yang
ada di server itu, dan lain sebagianya. Sedangkan cracking adalah usaha memasuki
sebuah jaringan secara illegal dengan maksud mencuri, mengubah, atau
menghancurkan file atau data yang disimpan di komputer-komputer yang ada di
jaringan tersebut. Pelaku cracking disebut cracker. Cracker merupakan hacker
yang melakukan aktivitas hacking untuk tujuan kejahatan. Cracker mengintip simpanan
para nasabah di berbagai bank atau pusat data sensitif lainnya untuk keuntungan diri
sendiri. Meski sama-sama menerobos keamanan komputer orang lain, hacker lebih
fokus pada prosesnya. Sedangkan cracker lebih fokus untuk menikmati hasilnya.

o Penyuapan, pengkopian tanpa ijin, perusakan

o Peledakan, surat kaleng, perang informasi

3. Ancaman lingkungan

Ancaman lingkungan dapat dikategorikan sebagai berikut:

o Penurunan tegangan listrik atau kenaikan tegangan listrik secara tiba-tiba

dan dalam jangka waktu yang cukup lama
o Polusi
o Efek bahan kimia, seperti: obat pembunuh serangga, semprotan anti api,
dll
o Kebocoran (misal kebocoran AC, atap bocor karena hujan)

Setiap ancaman tersebut memiliki probabilitas serangan yang beragam, baik

dapat terprediksi maupun tidak dapat terprediksi, seperti gempa bumi yang dapat
mengakibatkan sistem informasi mengalami mall-function. Besar kecilnya suatu
ancaman dari sumber ancaman yang teridentifikasi atau belum teridentifikasi dengan
jelas tersebut, dapat diminimalisir dengan baik apabila kita dapat melakukan analisis
situasi dengan tepat.

B. Kelemahan Sistem

Kelemahan adalah cacat atau kelemahan dari suatu sistem yang mungkin timbul
pada saat mendesain, menetapkan prosedur, mengimplementasikan maupun
kelemahan atas sistem kontrol yang ada, sehingga memicu tindakan pelanggaran oleh
pelaku yang mencoba menyusup terhadap sistem tersebut. Cacat sistem bisa terjadi
pada prosedur, peralatan, maupun perangkat lunak yang dimiliki. Contoh yang
mungkin terjadi: setting VPN yang tidak diikuti oleh penerapan NAT. VPN
merupakan singkatan dari Virtual Private Network, yaitu sebuah koneksi private
melalui jaringan publik (dalam hal ini internet). NAT (Network Address
Translation) adalah sebuah router yang menggantikan fasilitas sumber atau alamat
IP tujuan dari paket IP karena melewati jalur router. Hal ini paling sering digunakan
untuk mengaktifkan beberapa host di jaringan pribadi untuk mengakses internet dengan
menggunakan satu alamat IP publik. Alamat IP (Internal Protocol) adalah deretan angka
biner yang dipakai sebagai alamat identifikasi untuk tiap komputer host dalam jaringan
internet, yang berfungsi menyampaikan paket data ke alamat yang tepat..

C. Kontrol Administrative

Kontrol administratif dimaksudkan untuk menjamin bahwa seluruh kerangka

kontrol dilaksanakan sepenuhnya dalam organisasi berdasarkan prosedur-prosedur
yang jelas. Kontrol ini mencakup hal-hal berikut:

o Mempublikasikan kebijakan kontrol yang membuat semua pengendalian

sistem informasi dapat dilaksanakan dengan jelas dan serius oleh semua
pihak dalam organisasi.
o Prosedur yang bersifat formal dan standar pengoperasian disosialisasikan
dan dilaksanakan dengan tegas. Termasuk hal ini adalah proses
pengembangan sistem, prosedur untuk backup, pemulihan data, dan
manajemen pengarsipan data.
o Perekrutan pegawai secara berhati-hati yang diikuti dengan
orientasi pembinaan, dan pelatihan yang diperlukan.
o Supervisi terhadap para pegawai. Termasuk pula cara melakukan kontrol
kalau pegawai melakukan penyimpangan terhadap proses yang
diharapkan.
o Pemisahan tugas-tugas dalam pekerjaan dengan tujuan agar
tak seorangpun yang dapat menguasai suatu proses yang
lengkap. Sebagai contoh, seorang pemrogram harus diusahakan
tidak mempunyai akses terhadap data produksi (operasional) agar
tidak memberikan kesempatan untuk melakukan kecurangan.

D. Kontrol Pengembangan, Pemeliharaan Sistem, dan Kontrol Operasi

1. Kontrol pengembangan dan pemeliharaan sistem

2. Kontrol operasi

Kontrol operasi dimaksudkan agar sistem beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
Yang termasuk dalam kontrol ini adalah:

o Pembatasan hak akses data

o Kontrol pengguna sistem
 o Kontrol peralatan
o Kontrol penyimpanan arsip
o Pengendalian virus.

E. Proteksi Fisik Terhadap Pusat Data

Untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan terhadap pusat data, faktor
lingkungan yang menyangkut suhu, kebersihan, kelembaban udara, bahaya banjir, dan
keamanan fisik ruangan perlu diperhatikan dengan benar. Peralatan-peralatan yang
berhubungan dengan faktorfaktor tersebut perlu dipantau dengan baik.

Untuk mengantisipasi segala kegagalan sumber daya listrik, biasa digunakan UPS.
Dengan adanya peralatan ini, masih ada kesempatan beberapa menit sampai satu jam
bagi personil yang bertanggung jawab untuk melakukan tindakan-tindakan
seperti memberikan peringatan pada pemakai untuk segera menghentikan aktivitas
yang berhubungan dengan sistem komputer. Sekiranya sistem memerlukan operasi
yang tidak boleh diputus, misalnya pelayanan dalam rumah sakit maupun Puskesmas,
sistem harus dilengkapi generator listrik tersendiri.

F. Kontrol Perangkat Keras

Untuk mengatisipasi kegagalan sistem komputer, terkadang organisasi

menerapkan sistem komputer yang berbasis fault-tolerant (toleran terhadap kegagalan).
Sistem ini dapat berjalan sekalipun terdapat gangguan pada komponen-komponennya.
Pada sistem ini, jika komponen dalam sistem mengalami kegagalan, maka
komponen cadangan atau kembarannya segera mengambil alih peran komponen yang
rusak dan sistem dapat melanjutkan operasinya tanpa atau dengan sedikit interupsi.

Sistem fault-tolerant dapat diterapkan pada lima level, yaitu pada komunikasi
jaringan, prosesor, penyimpan eksternal, catu daya, dan transaksi. Toleransi kegagalan
terhadap jaringan dilakukan dengan menduplikasi jalur komunikasi dan prosesor
komunikasi. Redundasi prosesor dilakukan antara lain dengan teknik watchdog
processor, yang akan mengambil alih prosesor yang bermasalah.

G. Kontrol Akses Terhadap Sistem Komputer

Untuk melakukan pembatasan akses terhadap sistem, setiap pemakai sistem

diberi otorisasi yang berbeda-beda. Setiap pemakai dilengkapi dengan nama pemakai
danpassword. Password bersifat rahasia sehingga diharapkan hanya pemiliknyalah
yang tahu passwordnya. Setelah pemakai berhasil masuk ke dalam sistem (login),
pemakai akan mendapatkan hak akses sesuai dengan otoritas yang telah ditentukan.
Terkadang, pemakai juga dibatasi oleh waktu. Kontrol akses juga bisa berbentuk kontrol
akses berkas. Sebagai contoh, administrator basis data mengatur agar pemakai X
bisa mengubah data A, tetapi pemakai Y hanya bisa membaca isi berkas tersebut.
G. Kontrol Terhadap Akses Informasi

Ada kemungkinan bahwa seseorang yang tak berhak terhadap suatu informasi
berhasil membaca informasi tersebut melalui jaringan. Untuk mengantisipasi keadaan
seperti ini, alangkah lebih baik sekiranya informasi tersebut dikodekan dalam bentuk
yang hanya bisa dibaca oleh yang berhak. Studi tentang cara mengubah suatu
informasi ke dalam bentuk yang tak dapat dibaca oleh orang lain dikenal dengan
istilah kriptografi. Adapun sistemnya disebut sistem kripto. Secara lebih khusus, proses
untuk mengubah teks asli (cleartext atau plaintext) menjadi teks yang telah dilacak
(cliphertext) dinamakan enskripsi, sedangkan proses kebalikannya, dari chiphertext
menjadi cleratext, disebut dekrpisi.

H. Kontrol Aplikasi

Kontrol aplikasi adalah kontrol yang diwujudkan secara sesifik dalam suatu
aplikasi sistem informasi. Wilayah yang dicakup oleh kontrol ini meliputi:

a Kontrol Masukan

Kontrol masukan digunakan untuk menjamin keakurasian data, kelengkapan

masukan, dan validasi terhadap masukan. Digit pemeriksaan (check digit) yang
ditambahkan dalam suatu kode masukan merupakan suatu contoh teknik yang
digunakan untuk menjamin keakurasian dan keabsahan data.

b Kontrol Pemrosesan

Kesalahan salam pemrosesan bisa terjadi sekalipun program dibuat dengan hati-
hati agar bebas dari kesalahan. Kesalahan juga bisa terjadi karena gangguan pada
komponen-komponen pemrosesan. Oleh karena itu, pemeriksaan terhadap kebenaran
hasil pemrosesan kadang-kadang perlu dilakukan sehingga kalaku terjadi hal-hal yang
tidak benar segera bisa diketahui. Kontrol proses antara lain dilakukan dengan
mencantumkan total kontrol, berupa nilai total semua transaksi. Ada pula
yang mencantumkan jumlah rekaman dengan maksud untuk dicocokkan dengan jumlah
transaksi.

c Kontrol Keluaran

Kontrol keluaran dilakukan secara manual untuk memastikan bahwa hasil

pemrosesan memang sesuai dengan yang diharapkan. Hal ini dilakukan dengan
melaksanakan pengamatan terhadap dokumen-dokumen dan laporan-laporan yang
dihasilkan oleh komputer didasarkan pada kebenaran informasi, otorisasi,
dan kerahasiaan informasi.

d Kontrol Basis Data

Kontrol terhadap basis data antara lain dengan cara:

 o Penerapan kebijakan backup dan recovery
o Penanganan transaksi melalui mekanisme rollback dan commit. Rollback
adalah kemampuan basis data yang memungkinkan pengembalian ke
keadaan sebelum sebuah transaksi dimulai jika suatu transaksi tidak
berjalan dengan sempurna. Sedangkan commit digunakan untuk
memastikan bahwa data benar-benar telah dimutakhirkan pada basis data
sekiranya sebuah transaksi berlangsung dengan sempurna.
o Otorisasi akses, yang mengatur orang tertentu hanya bisa melakukan
tindakan tertentu pada berkas tertentu.

e Kontrol Telekomunikasi

Telekomunikasi merupakan komponen yang paling lemah dalam sistem

informasi. Penyadapan informasi dapat dilakukan melalui sarana ini dengan cara
menyergap gelombang radio dalam sistem tanpa kabel (wireless) atau dengan cara
menyadap jalur fisik dalam jaringan. Untuk mengantisipasi keadaan seperti ini,
kontrol terhadap telekomunikasi dapat dilakukan dengan cara mengenkripsi informasi
sehingga penyadap tidak dapat membaca informasi yang sesungguhnya.

Untuk meningkatkan upaya keamanan sistem informasi kesehatan, diperlukan suatu

pendekatan keamanan sistem informasi. Hal ini minimal menggunakan tiga
pendekatan, yaitu:

o Pendekatan preventif. Pendekatan ini bersifat mencegah

dari kemungkinan terjadinya ancaman dan kelemahan.
o Pendekatan detective. Pendekatan ini bersifat mendeteksi dari adanya
penyusupan dan proses yang mengubah sistem dari keadaan normal
menjadi keadaan abnormal.
o Pendekatan corrective. Pendekatan ini bersifat mengoreksi keadaan
sistem yang sudah tidak seimbang untuk dikembalikan dalam keadaan
normal. Tindakan tersebutlah menjadikan keamanan sistem informasi
tidak dilihat hanya dari kaca mata timbulnya serangan dari virus,
mallware, wpyware, dan masalah lain, akan tetapi dilihat dari berbagai
o data segi sesuai dengan domain kemanan itu sendiri

5.KONSEP MANAJEMEN

A.Manajemen Data

Manajemen data merupakan penerapan fungsi organisasi yang bertanggungjawab

terhadap pengembangan kontrol sistematis terhadap pembuatan, penyimpanan,
penelusuran juga pemeliharaan dan penempatan data. Fungsi yang luas ini tidak dapat
dianggap sama dengan pekerjaan pengarsipan atau penyimpanan yang merupakan
fase kecil dalam rentang hidup data. Konsep program ini diatur dalam siklus hidup dari
pembuatan – penempatan data, dengan prosedur administrasi yang sesuai
untuk menangani setiap tahapan siklus tersebut. Tujuan manajemen data adalah:

1. Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu.

2. Mengembangkan dan mempertahankan satu sistem yang efisien
untuk membuat, menyimpan, memanfaatkan, memelihara dan
menempatkan informasi.
3. Melindungi kepentingan informasi, mendisain dan mengontrol standar yang
efektif dan metode evaluasi periodik berkaitan dengan manajemen data,
peralatan dan prosedur.
4. Membantu mendidik pegawai perusahaan dengan metode yang paling efektif
untuk mengontrol dan mengolah data.

B.Konsep Manajemen Data Base

Data base adalah kumpulan elemen informasi/ file yang yang membentuk satuan data
yang besar, yang akan digunakan untuk tujuan yang telah dipilih. Istilah-istilah yang
digunakan dalam teknologi data base:

1. Entity, konsep dasar penyimpanan database yang merupakan sesuatu yang

dipakai untuk menyimpan informasi. Contohnya: karyawan, data pasien,
persediaan obat. Setiap entity memiliki atribut.
2. Atribut, elemen data yang merupakan bagian dari entity. Contoh: alamat pasien,
nama pasien, dll.
3. Field, kumpulan elemen data kecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang
fisik) dapat terdiri atas karakter tunggal atau nomor tunggal, atau dapat terdiri
atas beberapa karakter atau nomor. Field biasanya secara logis berkaitan
dengan field lainnya; pengelompokan logis atas field disebut catatan (record).
4. Characters, merupakan huruf atau angka.
5. Data value, kombinasi karakter (huruf dan angka) yang memiliki makna.
6. Record, sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan
data, yang sekaligus menguraikan atribut dari sebuah entity.
7. File, sekumpulan record yang sejenis. Adapun jenis-jenis file adalah:

▪ File induk (master file), file yang berisi data relatif permanen.
Contoh: record dalam file rekam medik yang berisi informasi
tentang nama pasien, alamat, dan data kunjungan.
▪ File transaksi (transaction file), file yang berisi data transaksi
yang bersifat sementara.
▪ File tabel (table file), file yang berisi referensi (acuan) data
yang diambil selama pemrosesan data untuk memudahkan
kalkulasi. Contoh: tarif kunjungan, tabel biaya sewa alat, dll.
▪ File sejarah (history file), file yang berisi transaksi yang
telah diproses.
 ▪ File cadangan (backup file), file yang berisi duplikat (copy)
sebuah file.
▪ Suspensi file, file yang berisi record yang telah dipisahkan
sementara dari pemprosesan data reguler dengan tujuan
untuk diinvestigasi dan dibetulkan. Contoh: transaksi
pembelian obat apotik tanpa record piutang.
▪ Report file, file sementara yang berisi data yang akan
dicetak pada tanggal berikutnya.

Untuk memudahkan dalam penggunaan file tingkat fisik, maka perlu pengorganisasian
data base, yaitu:

1. File Sekuensial: catatan dapat diakses dalam sekuens yang telah ditentukan
sebelumnya. File sekuensial bermanfaat secara normal mengakses seluruh
catatan dalam file
2. File Terindeks: setiap atribut dapat diekstrak dari catatan dalam file utama dan
digunakan untuk membuat file baru yang bertujuan menyediakan indeks untuk
file asli.
3. File Akses Langsung: metode yang berkaitan adalah dengan menyimpan alamat-
alamat alat fisik sebagai suatu field dalam catatan file bersangkutan.

C. Sistem Manajemen Data Base

Sistem Manajemen Basis-Data (Data Base Management System / DBMS)

adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat,
memelihara, mengontrol, dan meng-akses basis data dengan cara praktis dan efisien.
DBMS dapat digunakan untuk meng-akomodasikan berbagai macam pemakai yang
memiliki kebutuhan akses yang berbedabeda. DBMS pada umumnya menyediakan
fasilitas atau fitur-fitur yang memungkinkan data dapat diakses dengan mudah, aman,
dan cepat. Contoh DBMS adalah Oracle, SQL server 2000/2003, MS Access,
MySQL/MariaDB dan sebagainya. DBMS juga dirancang untuk dapat melakukan
manipulasi data secara lebih mudah.

Beberapa fitur yang secara umum tersedia adalah:

1. Keamanan: DBMS menyediakan sistem pengamanan data sehingga tidak

mudah diakses oleh orang yang tidak memiliki hak akses.
2. Independensi: DBMS menjamin independensi antara data dan program, data
tidak bergantung pada program yang meng-akses-nya, karena struktur data-nya
dirancang berdasarkan kebutuhan informasi, bukan berdasarkan struktur
program. Sebaliknya program juga tidak bergantung pada data, sehingga
walaupun struktur data diubah, program tidak perlu berubah.
3. Konkruensi / data sharing: data dapat diakses secara bersamaan oleh beberapa
pengguna karena manajemen data dilaksanakan oleh DBMS.
 4. Integritas: DBMS mengelola file data serta relasi-nya dengan tujuan agar data
selalu dalam keadaan valid dan konsisten
5. Pemulihan: DBMS menyediakan fasilitas untuk memulihkan kembali file data ke
keadaan semula sebelum terjadi-nya kesalahan (error) atau gangguan baik
kesalahan perangkat keras maupun kegagalan perangkat lunak.
6. Kamus / katalog sistem: DBMS menyediakan fasilitas kamus data atau katalog
sistem yang menjelaskan deskripsi dari field data yang terkandung dalam basis
data.
7. Perangkat Produktivitas: DBMS menyediakan sejumlah perangkat produktivitas
sehingga memudahkan para pengguna untuk menarik manfaat dari database,
misalnya report generator (pembangkit laporan) dan query generator
(pembangkit query / pencarian informasi).

Keunggulan sistem manajemen data base diantaranya: mengurangi duplikasi data

atau data redundancy, menjaga konsistensi dan integritas data, meningkatkan
keamanan data, meningkatkan effisiensi dan effektivitas penggunaan data,
meningkatkan produktivitas para pengguna data, memudahkan pengguna dalam
menggali informasi dari kumpulan data, meningkatkan pemeliharaan data melalui
independensi data, meningkatkan pemakaian bersama dari data, meningkatkan
layanan backup dan recovery data, mengurangi konflik antar pengguna data.

Adapun kelemahan sistem manajemen data based adalah:

1. Memerlukan suatu skill tertentu untuk bisa melakukan administrasi

dan manajemen database agar dapat diperoleh struktur dan relasi data
yang optimal.
2. Memerlukan kapasitas penyimpanan baik eksternal (disk) maupun
internal (memory) agar DBMS dapat bekerja cepat dan efisien.
3. Harga DBMS yang handal biasanya sangat mahal.
4. Kebutuhan akan sumber daya (resources) biasanya cukup tinggi.
5. Konversi dari sistem lama ke sistem DBMS terkadang sangat mahal, disamping
biaya pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak, diperlukan pula biaya
pelatihan.
6. Apabila DBMS gagal menjalankan misinya maka tingkat kegagalan menjadi lebih
tinggi karena banyak pengguna yang bergantung pada sistem ini.

6.SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN

A.Pendahuluan

Pencatatan dan pelaporan merupakan bagian dari pengelolaan data

dan informasi dari sistem informasi. Pengelolaan data yang baik dilakukan
untuk meningkatkan kualitas manajemen data kesehatan yang meliputi
pengumpulan, pengolahan, dan analisis data, serta diseminasi informasi.
Beberapa strategi dirumuskan agar pengelolaan data dan informasi di pusat dan daerah
dapat lebih berkualitas. Strategi tersebut antara lain meningkatkan kemampuan SDM
SIK dalam melakukan manajemen data, meningkatkan kualitas pengelolaan data dan
informasi, dan Meningkatkan aliran data dan informasi dari daerah ke pusat. Strategi-
strategi tersebut yaitu:

1. Strategi 1. Meningkatkan kemampuan SDM SIK dalam melakukan manajemen

data terutama pengumpulan data. Strategi ini dimaksudkan untuk menjaga
kualitas data mulai dari pengumpulan hingga diseminasi. Adapun tujuan strategi
ini adalah meningkatkan kemampuan dan kompetensi SDM SIK dalam
melakukan manajemen data terutama pengumpulan data.
2. Strategi 2. Menata dan meningkatkan kualitas pengelolaan data dan informasi.
Pengelolaan data dan informasi merupakan bagian utama dari Sistem Informasi
Kesehatan. Pengelolan data dan informasi meliputi pengumpulan, permintaan,
dan/atau penggabungan data rutin dan non-rutin dari sumber data, pengolahan
data, penyimpanan dan pemeliharaan data, pemberian umpan balik ke sumber
data, pelaksanaan analisis data, penyebarluasan informasi, penyediaan akses,
dan pembinaan serta fasilitasi pengembangan SIK. Strategi ini dimaksudkan
agar terselenggaranya sistem informasi kesehatan yang terintegrasi, baik di
tingkat pusat, daerah, maupun fasilitas pelayanan kesehatan. Adapun tujuan
strategi ini adalah tertatanya pengelolaan data dan informasi mulai dari fasilitas
pelayanan kesehatan hingga ke pusat.
3. Strategi 3. Meningkatkan Aliran Data dan Informasi dari Daerah ke
Pusat Ketersediaan data yang terkini, yang real time dan tepat waktu, selalu
menjadi tuntutan utama para pemangku kepentingan. Berbagai strategi
telah dikembangkan, terutama melalui penyediaan jaringan komunikasi data
dan aplikasi Sistem Informasi Kesehatan Nasional (SIKNAS) Online,
namun hasilnya belum sesuai harapan. Aliran data dan informasi melalui
sistem pelaporan yang ada belum mampu menyediakan data yang terkini dan
dapat digunakan dalam pengambilan keputusan. Petunjuk teknis dan pelatihan
yang diberikan kepada pengelola data di daerah sudah cukup untuk
menumbuhkan rasa kepedulian terhadap data, namun kendala yang masih
sering ditemui adalah keterjangkauan fasilitas komunikasi data yang sering kali
sulit diakses. Oleh karena itu strategi ini dimaksudkan untuk memantapkan
jaringan komunikasi data agar dapat meningkatkan aliran data dari daerah ke
pusat. Adapun tujuan strategi ini adalah tersedianya data dan indikator
kesehatan prioritas yang tepat waktu.

B. Sistem Informasi Manajemen Dokumen

Manajemen dokumen merupakan suatu sarana untuk

menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak
lainnya. Adapun manfaatnya adalah: sebagai bahan pengambilan keputusan,
sebagai memori suatu organisasi, sebagai referensi sejarah suatu
organisasi, mengurangi resiko teknis dan biaya, meningkatkan efisiensi dan
proses kinerja organisasi, serta meningkatkan proses pengendalian yang lebih baik.

Sistem informasi manajemen dokumen yang akan dibahas adalah sistem

informasi manajemen dokumen elektronik, yaitu suatu sistem aplikasi pengelolaan
dokumen hardcopy (dalam bentuk laporan paper base) yang sudah diubah ke dalam
format digital ataupun softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls, kemudian diupload ke
dalam software tertentu. Dokumen yang sudah diupload tersebut kemudian dapat
diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui
sistem ini.

Dengan penerapan sistem menajemen dokumen elektronik ini diharapkan dapat:

1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik

2. Adanya penyimpanan salinan fisik file dokumen ke dalam media elektronik
3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya
yang tidak diinginkan, seperti: kebakaran, banjir, kehilangan dokumen, dll.
4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan
secra elektronik
5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan
menentukan/memasukkan informasi lokasi penyimpanan dokumen (dapat
dikembangkan dengan menggunakan barcode)
6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya
semakin jarang digunakan
7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfatan dan pengelolaan
dokumen dengan akses melalui internet

Karakteristik sistem manajemen dokumen elektronik adalah sebagai berikut:

1. Capture merupakan hal penting bagi catatan dan dokumen elektronik untuk
pengarsipan, retrieval dan disrtibusi sebagai solusi dokumen menajemen.
Dokumen imaging dan platform management menyediakan dasar scanning,
batch proses dan import dokumen elektronik. Kemajuan yang utama dalam
teknologi scan emmbuat dokumen dikonversi secara cepat, murah dan
gampang. Proses scan yang baik akan meletakkan kertas menjadi file komputer
dengan mudah.
2. Storage. Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam
jangka waktu panjang dan relatif aman serta penyimpanan dokumen
yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah
dan mempercepat teknologi.
3. Index. Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan
secara terorganisisr yang dapat ditampilkan kembali secara efisien dan
mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat prosedur yang berjalan
dan lebih efektif.
4. Retrieval. Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen
yang mencakup teks, index dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem
 perolehan kembali yang baik akan membuat pencarian dokumen dengan cepat
dan mudah.
5. Access. Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses
secara personal apakah berada di kantor atau dapat melalui internet
secara flesibilitas untuk mengendalikan akses sistem.
6. Proses. Kerja sistem manajemen dokumen elektronik ini nantinya
dilakukan sendiri oleh pihak yang terkait.

Beberapa keuntungan dari sistem manajemen dokumen elektronik adalah sebagai

berikut:

1. Mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen yang tinggi.

2. Tingkat ketepatan yang tinggi, karena menggunakan sistem indeks, pencatatan
tempat penyimpanan secara fisik dan mempunyai dokumen bayangan dalam
bentuk CD-ROM.
3. Mendukung pengelolaan dokumen. Dokumen elektronik dapat juga mengelola
dokumen dalam bentuk audio, video, maupun berbagai jenis gambar seperti
photo, poster, peta, dll.
4. Tingkat keamanan yang tinggi. Sistem ini terproteksi dengan adanya password,
dan mempunyai salinan data (backup) yang disimpan dalam lokasi atau media
berbeda.

Selain keuntungan di atas, sistem ini juga dapat membantu agar penyimpanan
dokumen disimpan dalam media CD-R, DVD, serta media lainnya. Sangat baik untuk
mengatur dokumen dalam jumlah besar dan dapat memudahkan untuk malakukan
indeks, penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan
melalui email.

C.Sistem Informasi Rekam Medis Elektronik

Rekam medik adalah himpunan seluruh data yang diperoleh serta diciptakan
sepanjang kontak pasien dengan sistem pelayanan kesehatan. Menurut Permenkes
269/2008, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen yang
tertulis maupun terekam tentang: identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan
dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Dasar hukum penerapan rekam medik diantaranya: UU RI NO. 36/2009 tentang

kesehatan, UU RI 29/2004 tentang praktik kedokteran, dan PERMENKES 269/2008.

Rekam medik kesehatan elektronik adalah kegiatan komputerisasi isi rekam

kesehatan dan proses elektronisasi yang berhubungan dengannya. Elektronisasi ini
menghasilkan sistem yang secara khusus dirancang untuk mendukung pengguna
dengan berbagai kemudahan fasilitas bagi kelengkapan dan keakuratan data, memberi
tanda waspada, sebagai peringatan, tanda sistem pendukung keputusan klinik dan
menghubungkan data dengan pengetahuan medis serta alat bantu lainnya.
Menurut Shortliffe (2001), rekam medik elektronik (rekam medik berbasis-komputer)
adalah gudang penyimpanan informasi secara elektronik mengenai status kesehatan
dan layanan kesehatan yang diperoleh pasien sepanjang hidupnya, tersimpan
sedemikian rupa, hingga dapat melayani berbagai pengguna rekam medis yang
sah. Karakteristik rekam medis elektronik, yaitu:

1. Akses simultan dari berbagai tempat

2. Tampilan data dapat dilihat dari berbagai pendekatan
3. Data entry lebih terstruktur
4. Sistem pendukung keputusan
5. Mempermudah analisis data
6. Mendukung pertukaran data secara elektronik dan pemanfaatan data secara
7. bersama-sama (data sharing)
8. Dapat bersifat multimedia

Manfaat teknologi informasi dalam rekam kesehatan elektronik yang paling tinggi
adalah mengurangi medical error dan meningkatkan keamanan pasien (patient safety).
Salah satu peranan kecil teknologi informasi dalam tindakan pencegahan medical error,
yakni dengan melakukan pengaturan rekam medis pada suatu sistem aplikasi
manajemen rekam medis. Dengan adanya sistem aplikasi manajemen rekam medis,
maka medical error dalam pengambilan keputusan oleh tenaga kesehatan dapat
dikurangi karena setiap pengambilan keputusan akan berdasarkan rekam medis pasien
yang telah ada.

Menurut Thede (2008) penerapan rekam medik elektronik mempunyai beberapa

kelebihan, diantaranya:

1. Dapat meminimalkan human eror, karena rekam medik elektronik

dapat menghasilkan peringatan dan kewaspadaan klinik
2. Dapat berhubungan dengan sumber pengetahuan untuk penunjang keputusan
layanan kesehatan
3. Rekam medik elektronik dapat melakukan pengambilan data sinyal
biologis secara otomatis
4. Dengan rekam medik elektronik dapat memasukkan data pasien
dan memperoleh saran untuk penanganan pasien
5. Dengan rekam medik elektronik data rutin dapat langsung diperoleh
(dalam bentuk siap olah) dari basis data rekam medik. Sedangkan data non
rutin dapat dikumpulkan pada waktu pemeriksaan pasien dan dimasukkan
dalam rekam medik.

Sedangkan menurut Sabarguna (2005) kelebihan rekam medik elektronik diantaranya:

1. Ketepatan waktu dalam pengambilan keputusan medik, sehingga

mutu pelayanan atau asuhan akan semakin baik
2. Kemudahan penyajian data sehingga penyampaian informasi akan lebih efektif
 3. Pembentukan database yang memungkinkan penelitian, simulasi dan pendidikan
tenaga medik maupun paramedik, berdasarkan data yang nyata
4. Efisiensi pemanfaatan sumber daya dan biaya dengan sistem penyediaan bahan
(inventory) yang dapat menekan biaya penyimpanan, pemesanan barang
maupun biaya stockout, manajemen utilisasi menyangkut tindakan atau prosedur
yang tidak perlu, dan lain-lain.

Adapun menurut Thede (2008), kekurangan dari penerapan rekam medik elektronik
adalah:

1. Membutuhkan investasi awal yang lebih besar daripada rekam medik

kertas untuk pengadaan perangkat keras, lunak, dan biaya penunjang.
2. Waktu yang harus disediakan oleh key person dan perawat dalam mempelajari
sistem dan merancang ulang alur kerja memerlukan waktu yang lama.
3. Konversi Rekam medik kertas ke rekam medik elektronik memerlukan
waktu, sumber daya, tekad dan kepemimpinan.
4. Resiko kegagalan pada sistem computer.
5. Problem dalam pemasukan data oleh petugas kesehatan.