Pengolahan Data dalam Sistem Informasi Manajemen

Pendahuluan
1. Latar Belakang
Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan metode tertentu, sebelum mengolah data maka diadakan
pengumpulan data untuk mencari data yang diperlukan agar suatu system inpormasi yang dihasilkan nanti tepat dan
tidak mengada-ada. Dalam pengolahan data diperlukan proses dari awal hingga akhir dan sampai pada inpormasi yang
utuh, dalam proses itu perlu diperhatikan unsur pengolahan data dan juga besar kapasitas informasi yang akan
diperoleh.
Dalam pengolahan data itu bisa unsure-unsur itu di lakukan secara keseluruhan atau diambil dan dipakai
sebagian, ada juga metode-metode yang di gunakan di dalamnya, baik itu dalam organisasi atau perusahaan.tentu
masing-masing metode mempunyai kelemahan dan kekurangan.
2. Batasan Masalah
Dalam makalah ini, sesuai dengan judul maka kami akan membahas masalah yaitu:
 Pengertian dari pengolahan data dari system inpormasi manajemen
 Proses pengolahan data dan unsure-unsurnya
 Metode yang digunakan, kelebihan dan kekurangannya
Pembahasan
A Pengertian Pengelolaan Data
Pengelolaan Data adalah kegiatan atau operasi yang direncanakan guna untuk mencapai tujuan. Dalam
pengelolaan ini di dalamnya ada kegiatan yang di lakukan oleh pengelola data guna untuk mencapai tujuan yang telah
direncanakan bersama atau pun secara pribadi.dalam pengelolaan itu melibatkan manusia sebagai pelaksana dan dapat
menyimpan data yang ada dan didapat dari informasi pengambilan keputusan, selain itu juga ada alat bantu mungkin
berupa computer yang yang ada di lapangan. Dengan alat bantu tersebut semua data-data yang ada dapat diproses dan
di jadikan sebuah informasi.
B. Unsur-Unsur Pengelolaan Data
Proses pengelolaan data dapat melibatkan secara keseluruhan atau sebagian dari unsure-unsur pengelolaan
data berikut:
a. Pengumpulan Data (Data Capturing)
Pengelolaan data merupakan aktifitas penangkapan data dari dalam dokumen dasar. Dokumen ini merupakan
lembaran isian data yang diisi oleh petugas atau orang lain secara langsung. Tentang dokumen diisi dan dirancang
dengan jelas, mudah diisi dan dapat meminimalisir kesalahan data.
b. Pembacaan (Reading)
Pembacaan data adalah proses pembacaan data dari dokumen dasar yang digunakakn agar dapat diproses lebih lanjut.
Proses pembacaannya dapat dilakukakn secara manual atau dengan menggunakan alat bantu berupa mesin.
c. Pemeriksaan (Verifying)
Pemeriksaan perlu dilakukan hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan dari data yang di baca dari dokumen
dasar[1].
d. Perekaman (Recording)
Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang di bacakan dan diferifikasikan kedalam alat penyimpanan
berupa memori penyimpanan. Dalam system computer dapat di simpan data dimemori sekunder berupa disk, hard-
disk dan lainnya.
e. Penggolongan (Classifying)
Penggolongan informasi perlu dilakukan untuk memenuhi kebuthan informasi berdasarkan klasifikasi tertentu.
f. Pengurutan (sorting)
Sorting selalu digunakan dalam pengelolaan data. Data-data itu perlu diurutkan agar informasi yang di hasilkan dapat
dipahami, memudahkan pembaca dan pencarian informasi yang disajikan.
g. Peringkasan (Sumarizing)
Peringkasan data dimaksut sebagai operasi untuk menghilangkan kemunculan data yang sama atau berulang dari
sekumpulan rincian data sebagi basis data yang tersimpan dalam memory.
h. Pehitungan (Calculating)
Perhitungan merupakan proses pengolahan data yang melibatkan seluruh operasi aritmatika.
i. Perbandingan (Comparing)
Data-data dalam basis sumber data-data yang ada perlu dibandingakan dengan data-data yang lain untuk mengetahui
posisi dan kondisi data dalam kesimpulan data yang direkam.
j. Pemindahan (Transmitting)
Dalam suatu system jaringan computer perlu ada pengiriman data dari satu terminal ke terminal lain melalui media
tranmisi data intuk diproses lebih lanjut.
k. Penampilan Kembali (Retrieving)
Pada prinsipnya informasi yang ada merupan penampilan hasil kembali dari data-data yang telah disimpan disuatu
tempat penyimpanan sebelumnya, dan untuk menapilan kembali diusahakan data-data itu dapat ditampilkan dengan
cepat[2].
l. Penggandaan (Reproductiont)
Penyajian informaasi, khususnya dalam bentuk hardcopy perlu dikendalikan agar informasi tersebut dapat dikirim ke
seluruh pemakai, dengan tujuan agar infomasi itu tidak hilang.
m. Penyebarluasan (Distribution)
Distribusi informasi dapat dilakukan melalui media komunikasi data atau dikirim dalam bentuk hardcopy kepada
setiap pemakai dalam setiap daftar tebusan laporan.

C. Metode Pengolahan Data

Ada empat metode yang digunakan dalam system pengolahan data yaitu:
1. Metode Manual
Dalam metode ini semua proses pengolahan data dilakukan dengan tangan dan menggunakan alat bantu yang
sederhana seperti pensil, pulpen, penggaris, kertas kerja dan lain-lain.
2. Metode Elektromaknetik
Dalam metode ini pengolahan data dikerjakan secara manual dan dibantu mesin elektronik sederhana. Contoh
seorang kariyawan yang bekerja dengan menggunakan mesin cetak kolom.
3. Metode System Waarkat
Dalam system ini pengolahan data dilakukan dengan system warkat, prinsip kerja system ini adalah data-data
mengenai suatu objek dicatat dalam suatu kartu dengan menggunakan sandi lubang. Sejumlah kartu yang mengandung
sejumlah data-data objek yang sama digabung untuk membentuk suatu berkas file.
 4. Metode Elektronik Komputer
Dalam metode ini keseluruhan proses data diolah dan dibantu dengan menggunakan alat yang makin tahun
makain bertambah canggih yaitu computer. Semua data di input dan diolah berdasarkan kebutuhan yang diperoleh
dan di lakukan juga penyimpanan agar suatu saat data itu dibutuhkan tinggal dibuka dengan segera dan cepat [3].
Ada beberapa hal yang perlu dilihat dalam menentukan metode pengolahann data yang tepat menurut seorang
system analyst untuk mampu memahami syarat-syarat pengolahan maupun kemampuan-kemampuan yang ingin
dicapai dari setiap metode yang dipilih yaitu:
1. Volume unsure-unsur data yang dimuat
2. Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan
3. Batasan waktu pengolahan
4. Tuntutan perhitungan
D. Bentuk Pengolahan Data Dalam Sturktur Organisasi
Sistem impor masi dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi tiga bagian ,yaitu Sentralisasi,
Disentralisasi dan Distribusi. Tentu saja dalam sitiap betuk system itu mempunyai kelebihan dan kekurangan antara
yang satu dengan yang lain. Oleh karena itu bentuk pengolahan data yang tepat untuk mengolah suatu data perlu
dipertimbangkan dan dipilih agar suatu informasi yang dihasilkan efektif dan sesuai dengan bentuk organisasi yang
melaksanakanya.
a. Sentraliasasi
Pengolahan data sentralisasu adalah suatu pengolahan data yang dilakukan oleh suatu bagian yang terpisah
dalam struktur organisasi yaitu bagian pengolahan data elektronik dan dibawak kendali pimpinan pusat. Atau dapat
juga dilakukan oleh
 Suatu biro jasa diluar organisasi yang merupakan suatu perusahaan terpisah diluar organisasi yang
memberikan pelayanan untuk mengolah data.
 Fasilitas pembangunan waktu bersama yang diberi atau disewa bersama
 Suatu susunan manajemen pasilitas dimana suatu perusaaan mengambil alih pelaksanan operasi pengolahan
data dalam organisasi tersebut.
Bentuk pengolahan data sentralisasi dalam sturktur organisasi mempunyai keuntngan dak factor pendukung.
1. Penghematan khusus dalam pengadaan personalia
Dalam system sentaralisasi dalam pengadaan personalia untuk pengolahan data difokuskan pada bagian pengolahan
data elektronik.masing-masing unit cukup dilengkapi dengan sebuah terminal yang digunakan untuk mengakses data.
Dari server pusat.
2 Penghematan karena meniadakan pengembangan system yang ganda.
Dalam system sentaralisasi pengembanan system dapat dilakukan sekaligus oleh pengolahan data elektronik. Oleh
karenanya pengadaan system yang ganda dapat dihindari.
3 Mamfaat karna standarisasi
Pengembangan system dalam sentralisasi dilakukan oleh satu pihak saja, yaitu bagian pengolahan data sentralisasi,
hal ini akakn memberikan keuntungan karena gaya desain system pengolahannya cenderung standar,
4 Mamfaat karna system yang seragam
Adanya keuntungan yang standar akan memberikan keuntungan berupa keseragaman desain system[4].
Kekurangan dalam pengolahan data sentralisasi
1 Pengolahan data dilakukan oleh satu orang yang memungkinkan tingkat keefektifannya diragukan.
2 Data-data yang ada dari bebagai unit itu dikelolah oleh orang pusat, yang mereka tidak mengataui sikon tempat
tersebut
3 Kecepatan dalam hasil pengolahan data mungkin terkendala
4 Dalam system ini kemungkinan gaya dari pengolahan data cenderung standar,sehingga sulit untk kreatif
b. Desentralisasi
Pengolahan data desentralisasi adalah pengolahan data dilakukan oleh bidang –bidang organisasi yang bersifat
fungsional otonomi. Fungsi organisasi yang bersifat fungsional otonomi adalah akutansi, keuwangan, personalia, rised
dan pengembangan.
Keuntungan dan factor-faktor yang mendukung desetralisasi pengolahan data dalam struktur organisasi adalah.
1) Pelayanan yang semakin baik, karena kepekaan terhadap kondisi lokasi.
Orang yang terlibat dalam pengolahan data betuk disentralisasi adalah mereka yang paham dalam bidangnya.hal ini
akan mampu meningkatkatkan pelayana semakin baik, karena permasalahan yang dihadapi adalah permasalahan
sehari-hari.
2) Kebijakan desentralisasi dalam manajemen
Manajemen pada tingkat tinggi akan lebih cenderung memberi tugas dan wewenang serta tanggung jawab kapada
bawahannya.termasuk didalamnya pengolahan data.
3) Kelangkaan yang sama di antara fungsi dan unut-unit organisasi yang mempersulit dalam standarisasi system.
Pada dasarnya setiap unit dalam organisai jarang mempunyai kesamaan, baik dalam fungsi, peran, pekerjaan dll. Ini
berarti tidak mungkin mengembangkan system yang seragam.
Kelemahan dalam system pengolahan data desentralisasi adalah
1) Pengolhan data menggunakan banyak orang, sehingga jika satu unit kerja lamban maka informasi akan berhasil
dengan pelan
2) Adanya menimbulkan kemalasan atau kurang tanggung jawab pada pihak atasan yang selalu melempar tugas
kebawahan
3) Jika atasan membri tugas kebawahan yang kurang mengerti daan paham tentang tanggung jawabnya maka tugas-tugas
yang diberi kebawahan yang punya bagian tadi tidak dapat diperoleh hasil yang memuaskan [5]

c. Distsribusi
Dalam system pengolahan data distribusi data-data disebarkan kebagian-bagian, kemudian bagian itu
dikumpulkan dalam satu perkumpulan secara logiks dan di awasi oleh bagian yang mempunyai peringkat lebih tinggi
sehingga membentuk satu kesatuan.
Keuntungan bentuk pengolahan data distribusi adalah
1 Dapat menimbulkan biaya-biaya
System ini akan mampu memberikan penghematan daya-daya baik dalam bidang personil. Hal ini tentu
mengakibatkan semakin banyaknya dipakai system distribusi ini.
2 Mempersingkat waktu respon untuk memperoleh data-data. Data yang yang dioah dalam system distribusi adalah data
yang di terima dari masing-masing unit. Ini berarti memperoleh data-data lebih cepat.
3 Pengontrolan pada data lebih krits dan cermat
Pada masing-masing unit bertanggung jawab terhadap data-data dan kelangsungan pengolahan data dan
keberhasilannya, dengan di awasi oleh orang yang mempunyai tingkatan yang leebih tinggi dari dari pada orang yang
mengolah data sehingga kecermatan dalam data-data yang kritis itu lebih tinggi.
4 Kempuan back up data yang lebih efektif
Dalam system ini back up data akan lebih efektif. Karena masing unit akan bertanggung jawab terhadap pekerjaan
dan kepentingan unit itu sendiri.
 Kelemahan bentuk pengolahan data diteribusi
1 Dalah system ini pemamfaatan orang lebih banyak dan ada keterpaksaan orang dalam mempokuskan tenaganya dalam
mentyelesaikan pekerjaan dengan cepat.
2 Jika terjadi keterlambatan dalam menyiapkan data oleh satu unit saja maka informasi data bisa dikatakan gagal dalam
kecepatannya.
3 Jika dalam pengawasan antara atasan dengan bawahan tidak sepaham maka akan kemungkinan muncul komplik
dalam perkumpulan yang menyatu tadi.
Penutup
A. Kesimpulan
Pengambilan keputusan informasi sangat penting, dalam pengolahan data maka perlu di ambil metode yang
tepat dan sesuai dengan kemampuan oraganisasi atau suatu lembaga, maka disana butuh data-data yang digunakan
untuk di olah, butuh peninjauan data, penduplikasian data yang menghindari kekeliruan, dan pengiriman data kepada
orang yang perlu atau mebutuhkan data itu.
B. Saran
Jika suatu informasi disusun dalam bentuk hal yang bagus dan sesuai dalam bentuk-bentuk yang telah
ditetapkan maka, system informasinya akan berjaln dengan baik.
Diposting oleh Unknown di 03.13
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest