PENGOLAHAN DATA
Irmawati (19121045)
2019/2020
Jl. Dr. Samratulangi No.11, Dok V Atas, Jayapura, Papua 99100, Indonesia
BAB I
PENDAHULUAN
Pendahuluan
Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan metode tertentu, sebelum mengolah
data maka diadakan pengumpulan data untuk mencari data yang diperlukan agar suatu sistem
informasi yang dihasilkan nanti tepat dan tidak mengada-ada. Dalam pengolahan data diperlukan
proses dari awal hingga akhir dan sampai pada informasi yang utuh, dalam proses itu perlu
diperhatikan unsur pengolahan data dan juga besar kapasitas informasi yang akan diperoleh.
Dalam pengolahan data itu bisa unsur-unsur itu di lakukan secara keseluruhan atau
diambil dan dipakai sebagian, ada juga metode-metode yang di gunakan di dalamnya, baik itu
dalam organisasi atau perusahaan.tentu masing-masing metode mempunyai kelemahan dan
kekurangan.
Rumusan Masalah
1. Apa pengertian pengolahan data ?
2. Apakah fungsi dari pengolahan data?
3. Unsur-unsur apakah yang ada dalam pengolahan data?
4. Apa saja metode yang ada dalam pengolahan data?
5. Bagaimanakah siklus dari pengolahan data?
6. Apa sajakah contoh pengolahan data dalam kehidupan sehari-hari?
7. Bagaimana pengolahan data dalam struktur organisasi?
Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui pengertian dari pengolahan data
2. Untuk mengetahui fungsi dari pengolahan data
3. Untuk mengetahui unsur-unsur yang ada dalam pengolahan data
4. Untuk mengetahui metode dari pengolahan data
5. Untuk mengetahui siklus dari pengolahan data
6. Untuk mengetahui contoh dari pengolahan data dalam kehidupan sehari-hari
7. Untuk mengetahui pengolahan data dalam struktur organisasi
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Pengelolaan Data adalah kegiatan atau operasi yang direncanakan guna untuk mencapai tujuan.
Dalam pengelolaan ini di dalamnya ada kegiatan yang di lakukan oleh pengelola data guna untuk
mencapai tujuan yang telah direncanakan bersama atau pun secara pribadi.dalam pengelolaan itu
melibatkan manusia sebagai pelaksana dan dapat menyimpan data yang ada dan didapat dari
informasi pengambilan keputusan, selain itu juga ada alat bantu mungkin berupa computer yang
yang ada di lapangan. Dengan alat bantu tersebut semua data-data yang ada dapat diproses dan di
jadikan sebuah informasi.
Dalam pandangan kita, sistem pengolahan data adalah sama dengan system akuntansi.
Pandangan ini didasarkan pada kenyataan bahwa pada mulanya computer hanya diterapkan
untuk tugas akuntansi dan, penggunaanya disebut pengolahan data elektronik atau EDP.
Dalam sebuah perusahaan, bagian arsip dan pengolahan data elektronik mempunyai tugas
menyususn, menghimpun, menyimpan perumusan pedoman dan petunjuk teknis,
mengkoordinasikan bahan kebijakan dan penyelenggaraan pemerintahan di bidang arsip dan
PDE meliputi : kearsipan, pendayagunaan sistem informasi serta pengolahan data elektronik
mempunyai fungsi:
Penyusunan rencana program daerah di bidang pengolahan data elektronik dan kearsipan
daerah.
Penyusunan dan penganalisis data, pengendali data hasil rekaman serta analisis sistem
aplikasi.
Pengendalian arus data dari satu masukan sampai data keluaran, perekaman,
pengoperasian komputer, penyimpanan file data, penyediaan, dan pengamanan perangkat
keras komputer.
Pemberian bimbingan, pembinaan, pelayanan, pengendalian komputerisasi dan kearsipan
di lingkungan Pemerintah Daerah.
Pengumpulan dan pengolahan arsip in-aktif daerah.
Pelaksanaan penilaian dan penyerahan arsip statis daerah kepada Arsip Nasional
Republik Indonesia setelah mendapat persetujuan tertulis Mentri Dalam Negeri.
Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten Tata Praja.
Pengelolaan data merupakan aktifitas penangkapan data dari dalam dokumen dasar. Dokumen ini
merupakan lembaran isian data yang diisi oleh petugas atau orang lain secara langsung. Tentang
dokumen diisi dan dirancang dengan jelas, mudah diisi dan dapat meminimalisir kesalahan data.
2. Pembacaan (Reading)
Pembacaan data adalah proses pembacaan data dari dokumen dasar yang digunakakn agar dapat
diproses lebih lanjut. Proses pembacaannya dapat dilakukakn secara manual atau dengan
menggunakan alat bantu berupa mesin.
3. Pemeriksaan (Verifying)
Pemeriksaan perlu dilakukan hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan dari data yang di
baca dari dokumen dasar[1].
4. Perekaman (Recording)
Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang di bacakan dan diferifikasikan
kedalam alat penyimpanan berupa memori penyimpanan. Dalam system computer dapat di
simpan data dimemori sekunder berupa disk, hard-disk dan lainnya.
5. Penggolongan (Classifying)
6. Pengurutan (sorting)
Sorting selalu digunakan dalam pengelolaan data. Data-data itu perlu diurutkan agar informasi
yang di hasilkan dapat dipahami, memudahkan pembaca dan pencarian informasi yang disajikan.
7. Peringkasan (Sumarizing)
Peringkasan data dimaksut sebagai operasi untuk menghilangkan kemunculan data yang sama
atau berulang dari sekumpulan rincian data sebagi basis data yang tersimpan dalam memory.
8. Pehitungan (Calculating)
Perhitungan merupakan proses pengolahan data yang melibatkan seluruh operasi aritmatika.
9. Perbandingan (Comparing)
Data-data dalam basis sumber data-data yang ada perlu dibandingakan dengan data-data yang
lain untuk mengetahui posisi dan kondisi data dalam kesimpulan data yang direkam.
Dalam suatu system jaringan computer perlu ada pengiriman data dari satu terminal ke terminal
lain melalui media tranmisi data intuk diproses lebih lanjut.
Pada prinsipnya informasi yang ada merupan penampilan hasil kembali dari data-data yang telah
disimpan disuatu tempat penyimpanan sebelumnya, dan untuk menapilan kembali diusahakan
data-data itu dapat ditampilkan dengan cepat[2].
Penyajian informaasi, khususnya dalam bentuk hardcopy perlu dikendalikan agar informasi
tersebut dapat dikirim ke seluruh pemakai, dengan tujuan agar infomasi itu tidak hilang.
1. Metode Manual
Dalam metode ini semua proses pengolahan data dilakukan dengan tangan dan
menggunakan alat bantu yang sederhana seperti pensil, pulpen, penggaris, kertas kerja dan lain-
lain.
2. Metode Elektromaknetik
Dalam metode ini pengolahan data dikerjakan secara manual dan dibantu mesin
elektronik sederhana. Contoh seorang kariyawan yang bekerja dengan menggunakan mesin cetak
kolom.
Dalam system ini pengolahan data dilakukan dengan system warkat, prinsip kerja system
ini adalah data-data mengenai suatu objek dicatat dalam suatu kartu dengan menggunakan sandi
lubang. Sejumlah kartu yang mengandung sejumlah data-data objek yang sama digabung untuk
membentuk suatu berkas file.
Dalam metode ini keseluruhan proses data diolah dan dibantu dengan menggunakan alat
yang makin tahun makain bertambah canggih yaitu computer. Semua data di input dan diolah
berdasarkan kebutuhan yang diperoleh dan di lakukan juga penyimpanan agar suatu saat data itu
dibutuhkan tinggal dibuka dengan segera dan cepat[3].
Ada beberapa hal yang perlu dilihat dalam menentukan metode pengolahann data yang
tepat menurut seorang system analyst untuk mampu memahami syarat-syarat pengolahan
maupun kemampuan-kemampuan yang ingin dicapai dari setiap metode yang dipilih yaitu:
Tiga tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dapat dikembangkan lebih lanjut. Siklus
pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambahkan tiga atau lebih tahapan lagi, yaitu
origination, storage dan distribution.
1. Origination
Tahap ini berhubungan dengan proses dari pengumpulan data yang biasanya merupakan
proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar.
2. Input
Tahap ini merupakan proses memasukkan data ke dalam komputer lewat alat input (input
device). Tahapan ini meliputi kegiatan :
Collecting
Veryfing
Encoding
3. Processing
Tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah dimasukkan yang dilakukan
oleh alat pemroses (processing device), yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan,
mengklasifikasikan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage.
Classifying
Sorting
Calculating
Sumarizing
4. Output
Tahap ini merupakan proses menghasilkan output/keluaran dari hasil pengolahan data ke alat
output (output device), yaitu berupa informasi. Tahapan ini meliputi kegiatan :
Storing
Retrieving
Communication
Reproducing
5. Distribution
Tahap ini merupakan proses dari distribusi output kepada pihak yang berhak dan
membutuhkan informasi.
6. Storage
Tahap ini merupakan proses perekaman hasil pengolahan ke simpanan luar (storage). Hasil dari
pengolahan yang disimpan di storage dapat dipergunakan sebagai bahan input untuk proses
selanjutnya.
Urutan dalam prosedur dari pengolahan data berikutnya adalah duplikasi atau duplicating
merupakan operasi menggandakan data formulir atau dokumen-dokumen. Duplikasi dilakukan
atau bisa saja dikerjakan pada saat data dicatat secara manual atau juga bisa dikerjakan
setelahnya dengan mesin. Misalkan sebuah file pegawai berisi item data : Nama, No. KTP, No.
induk pegawai, dan lokasi kerja. Jika file sisort sesuai urutan Abjad nama, maka field nama
tersebut disebut sebagai kunci; tapi jika file disort sesuai dengan No. Induk Pegawai maka no.
induk pegawai adalah adalah kuncinya. Pengurutan dapt juga menggunakan lebih dari satu kunci
pengurutan, yaitu dengan kunci pertama, kunci kedua dan seterusny. Pengurutan pertama kali
berdasarkan kunci pertama apabila ada kesamaan dat maka digunakan kunci kedua dan
seterusnya.
Urutan selanjutnya pada prosedur pengolahan data adalah pemeriksaan (verifiying) agar tidak
terjadi kesalahan. Klasifikasi dengan membagi kedalam beberapa kategori. Sorting untuk
mengurutkan data baik sesuai nama, abjad, dll. Urutan berikutnya adalah merging, kalkulasi dan
memeriksa table, mencari dan mendapatkan data kembali. contoh, seorang salesman mungkin
dapat menulis data ringkasan laporan bulanan pada semua faktur-fakturnya. Laporan tersebut
mungkin berisi mengenai total penjuakan, distribusi sesuai dengan daerahnya, dan rekomendasi
untuk advertensi item-item tertentu
Bentuk Pengolahan Data Dalam Sturktur Organisasi
Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi tiga bagian ,yaitu
Sentralisasi, Disentralisasi dan Distribusi. Tentu saja dalam sitiap betuk system itu mempunyai
kelebihan dan kekurangan antara yang satu dengan yang lain.
Oleh karena itu bentuk pengolahan data yang tepat untuk mengolah suatu data perlu
dipertimbangkan dan dipilih agar suatu informasi yang dihasilkan efektif dan sesuai dengan
bentuk organisasi yang melaksanakanya.
Sentraliasasi
Pengolahan data sentralisasu adalah suatu pengolahan data yang dilakukan oleh suatu
bagian yang terpisah dalam struktur organisasi yaitu bagian pengolahan data elektronik dan
dibawak kendali pimpinan pusat. Atau dapat juga dilakukan oleh suatu biro jasa diluar organisasi
yang merupakan suatu perusahaan terpisah diluar organisasi yang memberikan pelayanan untuk
mengolah data.
Fasilitas pembangunan waktu bersama yang diberi atau disewa bersama suatu susunan
manajemen pasilitas dimana suatu perusaaan mengambil alih pelaksanan operasi pengolahan
data dalam organisasi tersebut. Bentuk pengolahan data sentralisasi dalam sturktur organisasi
mempunyai keuntungan dan faktor pendukung.
Dalam system sentaralisasi pengembanan system dapat dilakukan sekaligus oleh pengolahan data
elektronik. Oleh karenanya pengadaan system yang ganda dapat dihindari.
Pengembangan system dalam sentralisasi dilakukan oleh satu pihak saja, yaitu bagian
pengolahan data sentralisasi, hal ini akakn memberikan keuntungan karena gaya desain system
pengolahannya cenderung standar,
Adanya keuntungan yang standar akan memberikan keuntungan berupa keseragaman desain
system.
Kekurangan dalam pengolahan data sentralisasi :
1. Pengolahan data dilakukan oleh satu orang yang memungkinkan tingkat keefektifannya
diragukan.
2. Data-data yang ada dari bebagai unit itu dikelolah oleh orang pusat, yang mereka tidak
mengetahui sikon tempat tersebut
3. Kecepatan dalam hasil pengolahan data mungkin terkendala
4. Dalam system ini kemungkinan gaya dari pengolahan data cenderung standar,sehingga
sulit untk kreatif
Desentralisasi
1. Pengolahan data menggunakan banyak orang, sehingga jika satu unit kerja lamban maka
informasi akan berhasil dengan pelan
2. Adanya menimbulkan kemalasan atau kurang tanggung jawab pada pihak atasan yang
selalu melempar tugas kebawahan
3. Jika atasan membri tugas kebawahan yang kurang mengerti daan paham tentang
tanggung jawabnya maka tugas-tugas yang diberi kebawahan yang punya bagian tadi
tidak dapat diperoleh hasil yang memuaskan
Distribusi
Dalam sistem pengolahan data distribusi data-data disebarkan kebagian-bagian, kemudian bagian
itu dikumpulkan dalam satu perkumpulan secara logiks dan di awasi oleh bagian yang
mempunyai peringkat lebih tinggi sehingga membentuk satu kesatuan.
1. Sistem ini pemamfaatan orang lebih banyak dan ada keterpaksaan orang dalam
mempokuskan tenaganya dalam mentyelesaikan pekerjaan dengan cepat.
2. Jika terjadi keterlambatan dalam menyiapkan data oleh satu unit saja maka informasi data
bisa dikatakan gagal dalam kecepatannya.
3. Jika dalam pengawasan antara atasan dengan bawahan tidak sepaham maka akan
kemungkinan muncul komplik dalam perkumpulan yang menyatu tadi.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Pengolahan data (data processing) merupakan manipulasi data ke bentuk yang lebih informatif
atau berupa informasi. Informasi merupakan hasil dari kegiatan pengolahan suatu data dalam
bentuk tertentu yang lebih berarti dari suatu kegiatan atau suatu peristiwa.
Proses pengelolaan data dapat melibatkan secara keseluruhan atau sebagian dari unsur-unsur
pengelolaan data seperti : pengumpulan data (data capturing), pembacaan (reading), pemeriksaan
(verifying), perekaman (recording), penggolongan (classifying), pengurutan (sorting)
peringkasan (Sumarizing), pehitungan (calculating), perbandingan (comparing), pemindahan
(transmitting), penampilan kembali (retrieving), penggandaan (reproductiont), penyebarluasan
(distribution).
Ada empat metode yang digunakan dalam sistem pengolahan data yaitu: metode manual, metode
elektromaknetik, metode system waarkat, metode elektronik computer.
Proses pengolahan data terdiri dari 3 tahapan dasar, yang disebut dengan siklus pengolahan data
(data processing cycle), yaitu input, processing dan output (Hartono, 1999).
Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi tiga bagian ,yaitu Sentralisasi,
Disentralisasi dan Distribusi.