BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi,
arsip diterima dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan
dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya. Sebagai salah satu sumber
informasi, arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses
kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi.
Kegiatan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat, baik kedalam
maupun keluar dengan sistem tertentu dan dapat dipertanggungjawab Dalam
pemahaman sederhana dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu
produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis
pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh badan-
badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang
berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-
dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-
surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan
memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai
surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi
Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata
usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga
bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat.
Meskipun pengelolaan kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan arsip
secara manual, namun aplikasi sistem kearsipan yang baik dan tepat terhadap
arsip manual menjadi langkah awal dan tahapan utama yang harus dijalani dalam
mewujudkan sistem kearsipan yang ideal bagi sebuah organisasi. Jika manajemen
kearsipan secara manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika di masa
mendatang institusi atau perusahaan memiliki rencana untuk melakukan integrasi
 I-2

antara pengelolaan kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitan-kesulitan dan

kendala yang muncul selama masa transisi penerapan teknologi informasi dalam
sistem kearsipan akan dapat diminimalisir.
Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam
mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara
tepat sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak
dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah sekelompok komponen yang teratur yang
saling berkaitan dengan rencana yang dibuatnya dalam rangka mencapai tujuan.
Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan
tujuan organisasi / proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan. Arsip yang dimiliki
oleh organisasi harus dikelola dengan baik sebab fasilitas pada bidang kearsipan
akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantu mekanisme kerja dari
seluruh karyawan instansi yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara
lebih efisien dan efektif
Secara umum, dapat dilihat dalam kearsipan sedikit ada kendala seperti
dalam hal pengurusan dan pengendalian surat/dokumen, penyimpanan dan
penemuan kembali arsip, penyusutan dan pemeliharaan arsip, serta dalam hal
pemeliharaan dan pengamanan arsip. Hal ini menunjukkan bahwa pelaksanaan
kegiatan kearsipan belum berdampak signifikan dalam menunjang kegiatan yang
ada di kantor. Maka dalam penelitian ini penulis mengambil judul mengenai
“Sistem Pengelolaan Kearsipan di PT VIONA DUTA SAMUDRA”

1.2 Permasalahan

Berdasarkan uraian pada latar belakang yang telah penulis uraikan diatas,
maka rumusan masalah yang diteliti adalah Bagaimana sistem pengelolaan
kearsipan yang ada di PT VIONA DUTA SAMUDRA
 I-3

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah diatas, maka perlu

diadakan pembatasan masalah agar penelitian lebih fokus dalam menggali dan
menjawab permasalahan yang ada. Peneliti ini memfokuskan penelitian ini pada
penggunaan sistem pengelolaan kearsipan di PT VIONA DUTA SAMUDRA

1.4 Tujuan dan Manfaat

A. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Mengetahui mengenai sistem pengelolaan kearsipan
2. Mengetahui faktor-faktor apa saja yang berpengaruh pada proses
pengelolaan
B. Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Menambah pengetahuan dan keterampilan mahasiswa dalam menerapkan
ilmu khususnya dibidang teknik industri serta kerja sama antara
perusahaan dan kampus.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan kerja praktek sesuai dengan sistematika
penulisan yang ditetapkan oleh pihak fakultas dalam memudahkan kerja praktek
adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini diuraikan mengenai latar belakang masalah, pokok masalah, rumusan
masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitiaan, dan sistematika
penulisan.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini berisi tentang sejarah perusahaan PT. VIONA DUTA SAMUDRA, badan
hukum, dan perizinan usaha, sumber daya manusia (SDM) system dan proses
produksi, pasar dan pemasaran, serta keuangan.
 I-4

BAB III TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini membahas tentang teori sistem pengelolaan kearsipan yang berkaitan
dengan masalah yang akan dibahas.

BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisi tentang hasil analisa dan pembahasan analisa sistem pengelolaan
kearsipan di PT. VIONA DUTA SAMUDRA.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan analisa
berdasarkan apa yang telah diuraikan pada bab - bab sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN