MAKALAH

MANAJEMEN KETATALAKSANAAN LEMBAGA PENDIDIKAN

Disusun guna memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Pendidikan

Dosen Pengampu : Bpk. Syafarudin, M. Pd. I.

Disusun Oleh :

Nama : Joko Hartanto

NIM : 11940006

Fak/Jur/Prodi : TARBIYAH / PGMI

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM

WALI SEMBILAN SEMARANG

TAHUN 2020/2021
 PENDAHULUAN

Latar Belakang

Ilmu administrasi sebagai ilmu yang membahas tentang usaha-usaha

manusia dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja di dalam suatu
kelompok, disamping diarahkan untuk mencari metode dan alat kerja yang tepat,
ternyata menaruh perhatian yang besar pula terhadap pembinaan dan pengaturan
tenaga manusia sebagai unsur pelaksana.

Di lingkungan lembaga pendidikan formal, terlibat sejumlah manusia yang

harus bekerjasama dalam mencapai suatu tujuan. Usaha pembinaan,
pengembangan dalam pengendalian lembaga tersebut tidak dapat dilepaskan dari
masalah metode dan alat serta maslah manusianya sendiri yang harus mampu
menerapkan kerja secara efektif. Oleh karena itulah maka di dalam usaha
pembinaan, pengembangan dan pengendalian usaha-usaha pendidikan formal
sangat diperlukan penerapan ilmu administrasi.

Antara kegiatan administrasi pendidikan, manajemen pendidikan,

kepemimpinan pendidikan dan supervisi pendidikan pada dasarnya saling
menjalin satu dengan lainya, sabagai kegiatan yang dapat menunjang
keprofesionalan para petugas pendidikan dalam mewujudkan tujuan di lingkungan
lembaga pendidikan masing-masing. Oleh karena itulah perlu ditekankan kembali
bahwa setiap petugas pendidikan terutama guru tidak cukup hanya dibekali
kemampuan profesionalitas. Mereka juga harus dibekali dengan berbagai
pengetahuan, keterampilan dan keahlian dalam berbagai bidang agar mampu
mewujudkan kerjasama yang efektif bagi pencapaian tujuan.

SKAJIAN PUSTAKA

A.  Konsep Dasar dan Fungsi Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan

1.    Pengertian Ketatalaksanaan Pendidikan

Tata laksana atau disebut juga tata  usaha pendidikan yaitu segenap proses
kegiatan menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh
organisasi. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya
meliputi surat-surat saja tetapi mencangkup pengelolaan semua bahan keterangan
atau informasi yang berwujud warkat.
 Dalam membahas pengelolaan warkat, tidak lepas dari pengelolaan arsip
atau biasa disebut “kearsipan”. Secara sederhana, kearsipan diartikan sebagai
suatu proses pengelolaan warkat mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta
penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga pada saat dibutuhkan
dapat dengan cepat dan tepat ditemukan, serta arsip-arsip tersebut tidak bernilai
guna lagi, maka harus dimusnahkan. Kearsipan memegang peranan penting bagi
kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat
ingatan bagi organisasi.

Keunggulan dan fungsi sistem penanganan kearsipan yang tertata dalam

setiap organisasi, yaitu sebagai berikut.

a. Aktivitas kantor/ organisasi akan berjalan dengan lancar.

b. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
c. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.
d. Dapat dijadikan bahan dokumentasi.
e. Dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
f. Sebagai alat pengingat.
g. Sebagai alat penyimpan warkat.
h. Sebagai alat bantu perpustakaan di organisasi apabila memiliki perpustakaan.
i. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan
kebijaksanaan organisasi.
j. Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat
penting mengenai kemajuan organisasi.

Sistem kearsipan yang sering dan masih berlaku instansi-instansi di

antaranya adalah sebagai berikut.

a. Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan

disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
b. Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya
tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masing-masing unit pengelola
menyimpan arsipnya.

Kegiatan inti dari kearsipan adalah filling yaitu penyimpanan secara tetap
dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem organisasi. Menurut
arsip nasional, filling/memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam
susunan yang sistematis. Menurut Ensiklopedia Administrasi, filling adalah suatu
bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara
 sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan
kembali dengan tepat.

Dengan demikian, filling dapat diartikan sebagai suatu proses penciptaan,

pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan, dan
penyimpanan warkat dengan cara atau metode yang sistematis sehingga warkat
tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-
waktu dibutuhkan. Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya sebagai berikut.

a. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat

berdasarkan abjad.
b. Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali
menurut isi pokok atau perihal surat.
c. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
d. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari,
bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
e. Sistem wilayah merupakan penyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat
yang diterima.

2.    Penanganan Surat-Menyurat

Sebelum masuk pada proses pengurusan atau penanganan surat perlu

diketahui terlebih dahulu jenis-jenis surat. Beberapa jenis surat yang sering
beredar di dalam maupun antar instansi adalah surat dinas, nota dinas, memo,
surat pengantar, surat kawat, surat edaran, surat undangan, surat keputusan,
instruksi, surat tugas, dan pengumuman. Menurut sifatnya surat dinas dapat
dibedakan atas surat rahasia, surat penting, dan surat biasa. Menurut derajat
penyelesaiannya ada surat yang sangat segera dan segera.

Proses penanganan surat menurut LAN RI (1997), melalui tahap-tahap

sebagai berikut.

a. Penyortiran surat, berdasarkan suratpenting, surat dinas pemenrintah, surat

dinas perusahaan, surat dinas perorangan.
b. Pembukaan sampul dan pengeluaran surat dari dalam sampul.
c. Meneliti surat.
d. Pembacaan surat dan pemberian kartu disposisi.
e. Penyampaian surat (intern).
f. Pencatatan surat (menggunakan kartu kendali, buku agenda, buku pembantu
agenda).
g. Langkah akhir (penyimpanan surat baik arsip aktif maupun inaktif).
3.    Ruang Lingkup Kegiatan dalam Urusan Ketatalaksanaan Pendidikan

Pekerjaan ketata usahaan bukan monopoli petugas administrasi saja, tetapi

pegawai-pegawai edukatif juga memerlukan kegiatan yang bersifat
ketatalaksanaan tersebut. Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat
mempermudah proses penyelenggaraan kegiatan pendidikan di sekolah. Secara
rinci kegiatan sekolah yang dibantu kemudahannya adalah kegiatan-kegiatan
sebagai berikut.

a. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurikulum, antara lain berkenaan

dengan kegiatan pendokumentasian buku kurikulum, pencatatan pengaturan
jadwal, pencatatan pembagian tugas mengajar, pencatatan kegiatan evaluasi
hasil belajar.
b. Kegiatan yang menyangkut manajemen murid, misal berkaitan dengan
kegiatan pencatatan penerimaan murid baru, pencatatan murid baru ke dalam
Buku Induk Siswa, Buku Klapper, pencatatan mutasi siswa.
c. Kegiatan yang menyangkut manajemen personil atau tenaga pendidik dan
tenaga kependidikan, antara lain terlihat dalam kegiatan pencatatan keadaan
personel, mutasi personel, promosi personel, pemutusan hubungan kerja
personel.
d. Kegiatan mengenai surat-menyurat, mencangkup pencatatan,
pendokumentasian, penemuan kembali, penyampaian surat masuk maupun
surat keluar.
e. Kegiatan yang menunjang manajemen keuangan, akan berkenaan dengan
pencatatan pemasukan dan penggunaan keuangan sekolah, pencatatan
pertanggung jawaban keuangan sekolah.
f. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana dan prasaran, mencangkup
inventarisasi sarana dan prasarana sekolah antara lain pencatatan pengadaan,
pemeliharaan, distribusi, penggunaan, dan penghapusan barang.
g. Kegiatan yang menunjang hubungan sekolah dengan masyarakat, berkait
dengan pencatatan kegiatan husemas baik internal maupun eksternal.

Sesuai dengan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK),

pekerjaan-pekerjaan tata laksana sekolah dapat dibantu dengan pemanfaatan
teknologi yang sesuai. Pada saat ini, dapat dikatakan semua kantor sekolah dalam
menyelesaikan perkerjaan kantor (tata usaha) memanfaatkan computer untuk
mempercepat dan mempermudah semua aktivitas yang dilakukannya.
 Dalam penerapan TIK untuk kegiatan tata usaha di lingkungan pendidikan,
akan berjalan seiring dengan kemampuan lembaga atau sekolah dalam
menyiapkan perangkat otak (brainware), perangkat keras (hardware), perangkat
lunak (software), dan organisasi atau manajemen. Salah satu wujud penerapan
TIK dalam dunia pendidikan adalah dikembangkannya sistem informasi
manajemen (SIM) sebagai upaya untuk menyediakan data dan informasi yang
bermanfaat untuk pengambilan keputusan di semua  level manajemen (bawah,
menengah, dan atas).

B.  Prosedur Penataan Ketata laksanaan Lembaga Pendidikan

Untuk mewujudkan fungsi ketatalakanaan lembaga pendidikan, maka

butuh penataan ketatalaksanaan lembaga pendidikan. Adapun prosedur penataan
ketatalaksanaan lembaga pendidikan adalah sebagai berikut:

1. Surat Dinas Sekolah dan Buku Agenda

Semua surat menyurat yang dilakukan dalam rangka kepentingan kehidupan

dan realisasi program sekolah, disebut surat dinas.  Surat masuk maupun surat
keluar harus dicatat disertai arsp-arsipnya. Pencatatan tersebut dibedakan dalam
buku agenda surat masuk dengan buku agenda surat keluar.

Surat yang bersifat kedinasan, baik dinas pemerintahan, maupun dinas

swasta, biasanya bersifat resmi, dan menggunakan bahasa Indonesia baku.
Sedangkan buku agenda berfungsi sebagai catatan keluarnya surat, dengan
pencatatan: a) Nomor urut surat keluar, b) Tanggal surat keluar (pengirim), c)
Alamat surat/ kepada siapa, d) Pokok isi surat, e) Keterangan.

2. Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi berfungsi sebagai bukti bahwa suatu surat yang dikirimkan
sudah sampai kepada alamat atau petugas yang diserahi tanggung jawab.

3. Buku Catatan Rapat Sekolah (notulen)

Notulen berfungsi sebagai catatan proses, hasil, atau keputusan yang diambil
pada saat rapat sekolah, biasa disebut Rapat Dewan Guru atau Rapat Guru.
Berdasarkan materi yang dibicarakan dalam rapat sekolah, rapat tersebut antara
lain:

a. Rapat kenaikan kelas.

b. Rapat kelulusan EBTA (ujian).
c. Rapat penerimaan murid baru.
 d. Rapat pembagian tugas  mengajar.
4. Buku Pengumuman

Buku pengumuman ini berasal dari kepala sekolah, dimaksudkan sebagai

media informasi (pemberitahuan) yang ditujukan kepada para guru. Adapun isi
pengumumannya (dapat bersifat intruksi) bermacam-macam. Pada intinya selalu
menyangkut masalah pembinaan sekolah. Setiap guru yang sudah membaca
pengumuman tersebut diwajibkan membubuhkan tanda tangannya (sebagai tanda
bahwa ia telah membacanya). Dengan demikian, buku pengumuman ini lebih
tepat, dibanding papan pengumuman.

Jika pengumuman itu ditujukan kepada murid, buku pengumuman juga bisa
dipakai, tetapi seorang petugas sekolah harus ditunjuk untuk membacakannya
disetiap kelas.

5. Kegiatan Administrasi yang Didindingkan

           Yang dimaksud kegiatan ini adalah kegiatan pencatatan atau pendataan, yang
kemudian hasil pencatatan tersebut dipasang atau ditempel pada dinding, baik
dinding kelas, maupun dinding kantor guru, atau Tata Usaha sekolah. Kegiatan
semacam ini lebih dikenal dengan administrasi yang didindingkan.

6. Administrasi Keuangan Sekolah

Setiap unit kerja selalu berhubungan dengan masalah keuangan, demikian

pula sekolah. Perihal keuangan sekolah, pada garis besarnya berkisar pada uang
Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP), uang kesejahteraan personil, gaji, serta
keuangan yang berhubungan langsung dengan penyelenggaraan sekolah, seperti
perbaikan sarana.

Pekerjaan ketatalaksanaan dalam lembaga pendidikan meliputi rangkaian

aktivitas, menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha
kerjasama. Menurut The Liang Gie (200: 50) :

1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala

keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga
siap dipergunakan bila mana diperlukan.
2. Mencatat yaitu meliputi kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-
menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga
terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim, atau disimpan.
 3. Mengelola yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-
keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna
atau lebih jelas untuk dipakai.
4. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat
sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari
pihak pertama ke pihak lain.
6. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat
tertentu yang aman.

Dibawah ini dikemukakan beberapa instrumen (format-format) yang

mencerminkan adanya kegiatan administrasi keuangan sekolah tersebut yaitu:

a) Administrasi pembayaran SPP

Format yang digunakan dapat menggunakan contoh sebagai berikut :

(1) Kartu pembayaran SPP.

(2) Buku harian penerimaan SPP. Buku ini untuk mencatat penerimaan sehari-
hari.
(3) Buku penerimaan SPP per kelas. Buku ini untuk merinci penerimaan SPP tiap
kelas, dan disetor pada bendahara sekolah
(4) Bendaharawan sekolah memasukkan SPP tersebut dalam buku kas SPP,
dimaksudkan untuk membantu  pembinaan pendidikan seperti yang
ditunjukkan pada putusan yang telah dibuat yakni untuk membantu
penyelenggaraan sekolah, kesejahteraan personil, perbaikan sarana, dan
kegiatan supervisi.

Yang dimaksud penyelenggaraan sekolah adalah :

 Pengadaan alat atau bahan administrasi

 Pengadaan alat atau bahan pelajaran
 Penyelenggaraan ulangan, evaluasi belajar, kartu pribadi, rapot, dan Surat
Tanda Tamat Belajar (STTB)
 Pengadaan perpustakan sekolah
 Prakarya dan pelajaran praktik
(5) Buku kas tabelaris. Buku ini memiliki lajur yang banyak, sesuai dengan jenis
pemasukan dan pengeluaran uang. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan
melihat uraian tiap jenis pemasukan dan pengeluran, serta mudah membuat
perhitungan sisa kurang, atau lebih. Setiap halaman buku kas ini di
 jumlahkan, kemudian dipindah ke halaman berikutnya. Biasanya, buku ini
ditutup sekali setahun
b) Adminitrasi keuangan yang berasal dari pemerintah

Meliputi pembayaran gaji pegawai, atau guru, dan belanja barang. Untuk
pertanggung jawaban uang tersebut, diperlukan beberapa format dari daftar
peneriman gaji, dan Surat Perintah Mengambil Uang (SPMU)

c) Adminitrasi keuangan yang berasal dari BP3

BP3 bertugas untuk memberikan bantuan dalam penyelengaraan sekolah.

Dapat berbentuk uang, atau bentuk lain, seperti perbaikan sekolah, pembagunan
lokal baru, dan sebagainya.

d) Lain- lain

Dalam hubungan ini, misalnya kegiatan arisan di sekolah, koperasi antar

guru dan lain-lain. Perlu di susun suatu format yang disebut kartu pembayaran
gaji. Kartu ini sering di sebut Daftar Potongan Gaji, karena lebih menekankan
besar jumlah potongan gaji pegawai yang bersangkutan.

C.  Perangkat Penataan Informasi Ketata laksanaan Lembaga Pendidikan

Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pendidikan

Sistem informasi manajemen telah ada dan berfungsi untuk memberikan

informasi bagi manajer yang memungkinkan mereka merencanakan serta
mengendalikan operasi (Mukhlis,2010). Dengan demikian, sistem informasi
manajemen pendidikan adalah memberikan informasi bagi manajer dalam
merencanakan, serta mengendalikan operasi dalam ruang lingkup pendidikan.

Dalam kehidupan dimasa mendatang, sektor teknologi informasi dan

telekomunikasi merupakan sektor yang paling dominan. Teknologi informasi
banyak berperan dalam bidang-bidang antara lain :

1. Bidang pendidikan / e-education,

2. Bidang pemerintahan / e-government,
3. Bidang keuangan dan perbankan (Mukhlis,2010).

Transisi pemanfaatan sistem informasi dalam dunia pendidikan saat ini adalah di
mana globalisasi telah memicu kecenderungan pergeseran dalam dunia
pendidikan, dari pendidikan tatap muka yang konvensional, ke arah pendidikan
yang lebih terbuka (Mukhopadhyay,dalam Mukhlis,2010).
 Mason (dalam Mukhlis, 2010) berpendapat bahwa pendidikan mendatang
akan lebih ditentukan oleh jaringan informasi yang memungkinkan berinteraksi
dan kolaborasi, bukannya gedung sekolah. Namun, teknologi tetap akan
memperlebar jurang antara si kaya dan si miskin.

Tony Bates (dalam Mukhlis, 2010) menyatakan bahwa teknologi dapat

meningkatkan kualitas dan jangkauan bila digunakan secara bijak untuk
pendidikan dan latihan, serta mempunyai arti yang sangat penting bagi
kesejahteraan ekonomi.

Romiszowski & Mason (dalam Mukhlis, 2010) memprediksi penggunaan

“Computer-based Multimedia Communication (CMC) yang bersifat sinkron dan
asinkron. Ramalan dan pandangan para cendikiawan di atas dapat disimpulkan
bahwa dengan masuknya pengaruh globalisasi, pendidikan masa mendatang akan
lebih bersifat terbuka dan dua arah, beragam, multidisipliner, serta terkait pada
produktivitas kerja “saat itu juga”, dan kompetitif.

SIM sering disamakan dengan TIK. TIK memiliki bidang kajian yang
bermacam-macam karena dalam TIK tidak hanya membahas masalah tekonologi
informasi dan komputer tetapi juga membahas teknologi komunikasi dan
telekomunikasi. Adapun bidang kajian TIK sebagai berikut:

 e-learning,
 manajemen informasi,
 tekonologi informasi,
 teknologi komputer,
 SIM,
 internet,
 teknologi telekomonikasi (handphone, telepon, teknologi tanpa kabel dan
menggunakan kabel),
 teknologi jaringan komputer (LAN, MAN, dan WAN)
 sistem keamanan jaringan komputer, dan
 sistem basis data.

Jadi, SIM merupakan bagian dari bidang ilmu TIK yang pada
implementasinya saling terkait, seperti implementasi SIM di sekolah
membutuhkan jaringan komputer (LAN dan MAN) dan jaringan telepon agar bisa
diakses banyak orang, sistem e-learning di sekolah memerlukan jaringan
komputer dan telepon agar  dapat diakses siswa dari rumah masing-masing dan
masih banyak yang lain.
 Setiap organisasi pasti terdapat arus informasi. Semakin besar organisasi
tersebut, semakin besar pula arus informasi yang terjadi. Pimpinan organisasi
pendidikan sangat membutuhkan informasi terbaru dan akurat dalam pengambilan
keputusan untuk pengemban organisasi pendidikan dapat mengambil keputusan
dengan cepat dan tepat dalam rangka pengembangan informasinya. Untuk
mendapatkan sistem informasi yang handal, maka perlu sistem pengelolaan yang
baik oleh pimpinan organisasi pendidikan. Karena informasi yang dikelola dengan
baik akan menghasilkan suatu informasi manajemen yang handal.

Konsep Dasar Informasi

Menurut Clagget (1997:6), data adalah fakta dan angka yang tidak sedang
digunakan pada proses keputusan, dan biasanya berbentuk catata n historis yang
dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali dalam rangka
pengambilan keputusan. Contohnya buku penunjang, buku besar dan sebagainya.
Informasi adalah data yang telah diambil kembali, diolah, atau sebaliknya
digunakan untuk tujuan informatif, kesimpulan, argumentatif, dan sebagai dasar
untuk pengambilan keputusan. Jadi sistem informasi berfungsi untuk
menyediakan informasi yang sesuai akurat kepada para pengguna yang tepat.

Menurut McLeod, Jr., (2001:5) data adalah fakta-fakta dan angka-angka

yang relatif tidak berarti bagi pemakai. Contoh data jumlah sks dosen, data jumlah
jam mengajar guru, dan sebagainya. Sedangkan informasi adalah data yang telah
diproses, atau data yang memiliki arti.

Dari pernyataan Davis (1993: 28-29), dapat disimpulkan bahwa data

adalah fakta-fakta, simbol-simbol, dan angka-angka yang relatif tidak berarti
sebelum diadakan proses selanjutnya terhadap data tersebut. Sedangkan definisi
informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi penerima. Beliau juga mengatakan bahwa ciri-ciri informasi dalam
lingkup informasi manajemen adalah sebagai berikut:

1. Benar atau salah. Berhubungan dangan realita atau tidak.

2. Baru. Informasi yang diterima benar-benar baru.
3. Tambahan. Dapat memberikan tambahan terhadap informasi yang telah
ada.
4. Korektif. Dapat menjadi koreksi atas informasi yang salah atau palsu.
5. Penegas. Mempertegas informasi yang telah ada.
 Sondang P. Siagian, (1990:30) memberikan ciri khas informasi yaitu
dihubungkannya informasi-informasi itu dengan kegiatan-kegiatan perorangan,
perusahaan, organisasi sosial, dan kegiatan-kegiatan pemerintah.

Murdick, (1997:194) mengatakan bahwa ada enam karakteristik dari jenis

informasi yang paling tepat dalam penggunaannya dengan komputer, yaitu:

1. Kecepatan, alat komputer sangat besar nilainya apabila diperlukan kecepatan

dalam pengolahan data;
2. Kuantitas, data dalam volume yang besar dapat diproses dengan cepat;
3. Repetitif, data yang diulang dapat diproses dengan cepat;
4. Kompleksitas, masalah-masalah dengan bermacam-macam variabel yang
saling berinteraksi, dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat;
5. Input yang pasti; komputer membutuhkan input yang pasti intuisi dan
pertimbangan bukanlah atribut dari mesin.
6. Output yang akurat; hasil yang sangat akurat dapat diperoleh, dan hal ini tidak
dipengaruhi oleh rasa kebosanan dan kelelahan.

Menurut Sondang P. Siagian, (2001:15) dapat ditempuh delapan tahap

penting dalam penanganan informasi, yaitu:

1. penciptaan informasi,
2. pemeliharaan saluran informasi,
3. transmisi informasi,
4. penerimaan informasi,
5. penyimpanan informasi,
6. penelusuran informasi,
7. penggunaan informasi, dan
8. penilaian kritis dan umpan balik.

Devinisi SIM

SIM adalah suatu sistem yang diperlukan oleh suatu organisasi untuk
menyediakan informasi yang penting dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Implementasi SIM berbasis komputer diharapkan dapat menyelesaikan dengan
cepat dan tepat masalah-masalah yang dihadapi oleh suatu organisasi dalam
rangka pencapaian tujuan organisasi.

Sistem ini memiliki keunggulan dalam mengelola informasi antara lain:

kecepatan, kuantitas, repetitif, kompleksitas, akurasi yang tinggi dan keunggulan
yang lainnya sehingga dapat mendukung perkembangan suatu organisasi.
 Sedangkan tugas dari sistem informasi manajemen berbasis komputer
adalah  memberikan kemudahan informasi yang digunakan dalam perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian terhadap kegiatan suatu
organisasi tersebut dapat tercapai.

Unsur-unsur SIM Berbasis Komputer

Onong Uchjana Effendi, (1989) membedakan tiga unsur dasar dalam

sistem informasi manajemen berbasis komputer, yaitu:

1. hardware (perangkat keras),
2. software (perangkat lunak), dan
3. brainware  (personalia).

Ross, (1997:313) mengelompokkan unsur dasar sistem informasi

manajemen berbasis komputer menjadi tiga macam, yaitu:

1. hardware (perangkat keras),
2. software  (perangkat lunak), dan
3. brainware (personalia).

Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur dasar

sistem informasi manajemen berbasis komputer terdiri dari tiga unsur sebagai
berikut:

1. hardware (perangkat keras),
2. software (perangkat lunak), dan
3. brainware  (personalia).

Mekanisme Kerja SIM Berbasis Komputer

Sistem informasi manajemen, baik sistem informasi manual maupun yang

dilengkapi dengan perlengkapan sistem komputer memiliki komponen dasar yang
sama, yaitu masukan berupa bahan informasi/data, pengolah data, instruksi dan
prosedur, keluaran, serta catata n-catata n dan arsip. Menurut Ricard L. Nolan,
terdapat enam tahap pertumbuhan dan perkembangan SIM pada organisasi, yaitu:

1.    Tahap Initiation

a. Terutama diusahakan agar penggunaan komputer untuk sistem informasi

dapat menekan biaya yang dikeluarkan organisasi (untuk tujuan efisiensi).
b. Bagian PDE mengusahakan agar dapat menggunakan dan menguasai
teknologi komputer semaksimal mungkin.
2.    Tahap Contagion

a. Merupakan tahap pengolahan data, namun setiap pemakai komputer

menyiapkan sendiri-sendiri menurut seleranya masing-masing walapun saling
terkait antara sistem informasi top manajer, manajer menengah dan tingkat
operasional.
b. Diperlukan sinkronisasi.

3.    Tahap Control

a. Membenahi penerapan sistem informasi yang menggunakan komputer.

b. Pendokumentasian secara sistematis.
c. Penerapan teknologi database dikembangkan secara online.
d. Manfaat komputer sangat besar sebagai alat bantu.

4.    Tahap Integration

a. Tahap peningkatan efiensi usaha dan pengendalian efektif.

b. Perlu diintegrasikan dengan cara lainnya.

5.    Tahap Data Administrasi

a. Membuat konsep pelaksanaan administrasi terhadap data yang

dikumpulkan.
b. Sebagai alat yang dapat dipercaya keakuratannya.

6.    Tahap Maturity

a. Tercapainya keseimbangan antara data yang digunakan bersama seluruh unit

yang berkepentingandengn data yang digunakan sendiri,
b. User dan bagian PDE bertanggungjawab atas kuantitas data dan rancangan
penerapannya.

Mudrick (1997:98) menyatakan komponen-komponen sistem informasi

manajemen dibagi menjadi lima bagian, yaitu:

a. input data,
b. pengolah data,
c. catata n dan arsip,
d. instruksi dan prosedur,
e. output.

Fungsi-fungsi pokok SIM dapat dijadikan sebagai alur kerja, yaitu:

1. memasukkan data ke dalam sistem,

2. mengolah data dengan menusun kembali data input dan arsip-arsip
penyimpanan,
3. mengembangkan prosedur-prosedur yang akan menentukan data mana yang
akan diperlukan, kapan dan dimana data itu dapat diperoleh, untuk apa data
itu dipergunakan, serta memberikan instruksi yang harus diikuti oleh
pengolahnya, dan
4. menyiapkan output laporannya.

Implementasi SIM Berbasis Komputer dalam Pendidikan

Banyak manfaat dan keunggulan yang dapat diambil dari implementasi

SIM berbasis komputer dalam pengembangan dunia pendidikan. Implementasi
SIM berbasis komputer dapat berupa:

a. Implementasi sistem informasi akademik (Siakad).

b. Implementasi sistem informasi keuangan (Sikeu).
c. Implementasi sistem informasi kepegawaian (Sikep).
d. Sistem basis data.
e. Implementasi WAN dan LAN.
f. Implementasi sistem informasi perpustakaan.

SIM juga dapat digunakan sebagai sarana pendidikan jarak jauh. Suatu

pendidikan jarak jauh berbasis web antara lain harus memiliki unsur sebagai
berikut:

1. Pusat kegiatan siswa; sebagai suatu community web based distance

learning harus mampu menjadikan sarana ini sebagai tempat kegiatan
mahasiswa, di mana mahasiswa dapat menambah kemampuan, membaca
materi kuliah, mencari informasi dan sebagainya.
2. Interaksi dalam grup; para mahasiswa dapat berinteraksi satu sama lain
untuk mendiskusikan materi-materi yang diberikan dosen. Dosen dapat hadir
dalam grup ini untuk memberikan sedikit ulasan tentang materi yang
diberikannya.
3. Sistem administrasi mahasiswa; di mana para mahasiswa dapat melihat
informasi mengenai status mahasiswa, prestasi mahasiswa dan sebagainya.
4. Pendalaman materi dan ujian; biasanya dosen sering mengadakan kuis
singkat dan tugas yang bertujuan untuk pendalaman dari apa yang telah
diajarkan serta melakukan tes pada akhir masa belajar. Hal ini juga harus
dapat diantisipasi oleh web based distance learning.
5. Perpustakaan digital; pada bagian ini, terdapat berbagai informasi
kepustakaan, tidak terbatas pada buku tapi juga pada kepustakaan digital,
seperti suara, gambar dan sebagainya. Bagian ini bersifat sebagai penunjang.
6. Materi online di luar materi kuliah; untuk menunjang perkuliahan,
diperlukan juga bahan bacaan dari web lainnya. Maka, pada bagian ini, dosen
dan siswa dapat langsung terlibat untuk memberikan bahan lainnya untuk di
publikasikan kepada mahasiswa lainnya melalui web (Mukhlis,2010).

KESIMPULAN

Ketatalaksanaan atau tata usaha adalah kegiatan pengelolaan surat-

menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang
diperlukan oleh organisasi. Rangkaian pelaksanaan ketatalaksanaan pendidikan
meliputi menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan
menyimpan.

Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan subsistem yang saling

berhubungan, berkumpul, bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling
berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan cara-cara tertentu untuk
melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input), berupa data-data,
kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa
informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan
mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat ini juga
maupun di masa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan
strategis organisasi dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan
tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan.

Manajemen ketatalaksanaan dan Sistem informasi Lembaga Pendidikan

berupaya untuk mencapai hal tersebut, dengan kegiatan yang meliputi pencatatan,
pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan semua bahan atau
informasi yang temasuk dalam data lembaga pendidikan.
 DAFTAR PUSTAKA

Sukirman, Hartati. (____). Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Yogyakarta: UNY

Press

Tim Dosen AP. (2010). Manajemen Pendidikan. Yogyakarta: UNY Press

Maksum, 2008. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (online),

(http://justmaksum.wordpress.com/2008/01/28/sistem-informasi-manaje men-
pendidikan-indonesia/), Diakses Tanggal 4 November 2012.

Mukhlis. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan. Diakses

dari  http://mukhliscaniago.wordpress.com/2010/10/03/sistem-informasi- man
ajemen-pendidikan/ pada 4 November 2012.