TUGAS ULANGAN TENGAH SEMESTER (UTS)

KERANGKA ACUAN KEGIATAN/TERM OF REFERENCE

PENINGKATAN KEMAMPUAN KEPALA TATA USAHA DAN STAF
TATA USAHA (TU) DALAM PENGELOLAAN ARSIP

Diajukan untuk memenuhi Tugas UTS Mata Kuliah

Manajemen Pendidikan dan Pelatihan

Dosen Pengampu:
Drs. Syafaruddin, M.Pd

Kelas AP Semester 5

OLEH:
RINDY ANTIKA
NIM. 11514201563

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU
2017 M./1439
 KERANGKA ACUAN KEGIATAN (TOR)

Nama Program : Peningkatan Kemampuan Kepala TU dan Staf Tata Usaha

dalam Pengelolaan Arsip
Kegiatan : Pendidikan dan Pelatihan Pengelolaan Arsip secara
Profesional di Sekolah
Alamat : Ballroom Hotel Grand Jatra Pekanbaru yang beralamatkan di
Komplek Mal Pekanbaru, Jl. Tengku Zainal Abidin No.1,
Kota Tinggi, Pekanbaru Kota, Kota Pekanbaru, Riau 28116.
Mata Anggaran : BOSDA tahun 2017
Tahun Anggaran: 2017

A. Latar Belakang
Setiap lembaga pendidikan mempunyai unit atau bagian yang mengelola
segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi lembaga
pendidikan tersebut yaitu bagian Tata Usaha. Dalam manajemen pendidikan
pegawai tata usaha merupakan salah satu komponen dari manajemen
pendidikan yaitu tenaga kependidikan sekolah/madrasah. Salah satu kegaitan
pengelolaan yang dilakukan oleh bagian tata usaha ini adalah mengelola surat
masuk dan surat keluar yang pada akhirnya berhubungan dengan kegiatan
kearsipan.
Pengelolaan dalam Al-Qur’an erat kaitannya dengan kata al-tadbir
(pengaturan). Kata al-tadbir berasal dari kata dabbara (mengatur)1 yang
terdapat dalam Al-Qur’an, seperti firman Allah SWT:
         
       

“Dia mengatur urusan dari langit ke bumi, kemudian (urusan) itu naik
kepadanya dalam satu hari yang kadarnya adalah seribu tahun menurut
perhitunganmu”. (Q.S. As-Sajdah: 5).2
Dari ayat di atas dapat diketahui bahwa Allah SWT merupakan
pengatur alam. Akan tetapi, sebagai tenaga administrasi yang mengurusi

1
kegiatan kearsipan, maka arsiparis harus mengatur, mengelola dan menata arsip
sebaik baiknya sebagaimana Allah SWT mengatur alam raya ini.
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut
sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan
mudah. Sedangkan arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis,
tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, gambar yang mempunyai arti
atau tujuan sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas,
kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan
sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.
Suatu lembaga pendidikan juga membutuhkan bantuan data dan
informasi untuk menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya
untuk dapat mencapai tujuan-tujuan dengan baik. Salah satu cara yang
dilakukan oleh lembaga pendidikan dalam menghadapi perkembangan
teknologi adalah dengan memiliki suatu sistem informasi yang cukup baik,
cepat dan teliti. Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu
ketelitian, ketepatan waktu, kelengkapan, keringkasan dan kesesuaian, karena
dengan hal ini akan membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan lembaga
Pendidikan. Untuk mewujudkan hal ini maka arsip sangat berperan penting
dalam sebuah lembaga pendidikan.
Pada lembaga pendidikan arsip berperan sebagai pusat ingatan, sumber
informasi, dan sebagai alat pengawasan, yang sangat diperlukan dalam rangka
kegiatan perencanaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan pertanggungjawaban, penilaian dan
pengendalian setepat-tepatnya.
Sistem pengelolaan arsip meliputi berbagai kegiatan mengklsasifikasi
surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat sampai
mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak
dipergunakan lagi.
Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan dengan
prosedur yang baik dan benar di dalam pengelolaan arsip, untuk menjaga daur

2
 hidup arsip itu sendiri mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan
dan pemindahan serta pemusnahannya. Di dalam pekerjaan menyimpan arsip
tidak hanya menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan dan penemuan
kembali. Penataan arsip dikatakan baik apabila pada saat diperlukan dapat
ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat.
Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah lembaga pendidikan kurang baik
pengelolaannya, dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang
telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan
selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip
dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar. Sistem
pengelolaan arsip dapat dikatakan baik dan benar apabila pada waktu arsip
tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Badri Munir Sukoco mengemukakan bahwa tujuan dari pengelolaan arsip
adalah:
1. Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan
sepanjang ada nilai kegunaannya.
2. Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format
yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan digunakan pada saat yang
tepat.
Arsip tersebut merupakan bukti pertanggungjawaban kegiatan, oleh
karena itu perlu diadakan penataan secara baik dan benar. Sehingga tidak
terjadi penumpukan arsip yang dapat menghambat kegiatan administrasi dan
tugas kedinasan. Penumpukan arsip itu terjadi karena disebabkan oleh beberapa
faktor seperti kurangnya jumlah sumber daya manusia yang menangani bidang
kearsipan, kurangnya perhatian atau atensi dari pimpinan, kurangnya dana
yang dianggarkan untuk bidang kearsipan dan kurangnya peralatan yang
menunjang dalam bidang kearsipan.
Berdasarkan latar belakang di atas maka dibuatlah diklat untuk
pengembangan kemampuan staf tenaga usaha dalam mengelola Arsip.

B. Tujuan

3
 Tujuan yang hendak dicapai dalam pelatihan ini adalah:
1. Meningkatkan kemampuan Staff Tata Usaha dalam mengelola arsip.
2. Mengembangkan peningkatan pembinaan kinerja sekolah yang efektif dan
efisien untuk penataan arsipnya.
3. Memberikan pelayanan yang bagus kepada guru dan sisiwa ketika ingin
mendayagunakan arsip.

C. Hasil Yang Diharapkan

Hasil yang diharapkan dari pendidikan dan pelatihan pengelolaan arsip
adalah:
1. Memberikan keterampilan kepada seluruh staff tata usaha di sekolah.
2. Membantu seluruh staf Tata Usaha untuk menguasai penataan arsip secara
profesional.

D. Ruang Lingkup Kegiatan

1. Waktu Pelaksanaan
Pendidikan dan pelatihan (Diklat) ini akan dilaksanakan pada hari
libur yaitu:
Tanggal : 26 November 2017- 30 November 2017
Mulai : Pukul 08.00 s/d pukul 14.00 Wib.
2. Tempat Pelaksanaan
Tempat pelaksanaan pendidikan dan pelatihan (Diklat) pengelolaan
arsip di Ballroom Hotel Grand Jatra Pekanbaru yang beralamatkan di
Komplek Mal Pekanbaru, Jl. Tengku Zainal Abidin No.1, Kota Tinggi,
Pekanbaru Kota, Kota Pekanbaru, Riau 28116.

3. Instruktur
Instruktur pelatihan diklat pengelolaan arsip ini akan dilaksanakan
oleh Kepala Tata Usaha (TU) yang telah berpengalaman dan berhasil
mengelola efektif dan efisien antara lain yaitu:
a. Bapak Jonathan, SPd.
b. Bapak Sugianto, S.Pd

4
 c. Ibu Ratna, S.Pd
d. Bapak/Ibu Guru Asisten Praktek dan Guru sejawat yang memahami
Pengelolaan Arsip.
4. Materi Diklat
Materi yang akan diberikan berupa makalah singkat tentang
pengeloaan arsip yang digunakan dan langsung praktek agar lebih singkat:
a. Penyimpanan arsip
b. Pencatatan dan pengecekan kembali arsip
c. Penemuan kembali arsip
d. Pemeliharaan dan pemusnahan arsip
e. Pemindahan dan pemusnahan arsip
f.Macam-macam sistem pengelolaan arsip
g. Faktor penghambat dan pendukung implementasi sistem penataan di
sekolah
h. Kesiapan arsiparis dalam implementasi sistem penataan arsip di sekolah
i. Keikutsertaan Kepala Sekolah/Madrasah dalam implementasi sistem
penataan arsip di sekolah
j. Pengawasan oleh Kepala Sekolah/Madrasah dalam penataan arsip.
5. Peserta
Peserta Diklat (Pendidikan dan Pelatihan) ini adalah para staf Tata
Usaha dan Kepala Tata Usaha yang ada di kabupaten kampar. Sesuai dengan
daftar questioner yang telah diisikan sebelumnya, yaitu:
Kepala TU : 224 Orang
Staff TU : 446 Orang
Jumlah Seluruhnya : 670 Orang
6. Sarana
Buku-buku penunjang pelatihan komputer terdiri dari :
a. Buku-buku administrasi pendidikan
b. Buku-buku pengelolaan arsip
c. Buku-buku penataan arsip
d. Buku-buku sistem pengelolaan arsip
e. Makalah-makalah pengelolaan arsip
7. Prasarana

5
 Peserta diharapkan dapat membawa peralatan tersebut dibawah atau
sekolah memberikan bantuan pengadaan barang-barang tersebut:
a. Flast Disk
b. CD R atau CD R/W
c. Buku tulis, blok notes
d. Map plastic
e. Peralatan Tulis berupa, pulpen, pensil, penghapus dll.

E. Metode Pelaksanaan Kegiatan

Penyusunan Standar Biaya dilakukan dengan menggunakan
beberapa metode pelaksanaan yaitu:
a. Pengumpulan Daftar Inventarisasi Masalah (DIM)
b. Identifikasi dan penyusunan daftar pertanyaan (quisioner)
c. Survey uji petik dan pengumpulan data
d. Pembekalan yang akan menghadirkan narasumber dari pihak
yang berkompeten
e. Pelaksanaan Kajian dibidang Standar Biaya
f. Konsinyering

F. Biaya
Rincian Biaya
Jumlah peserta : 670 Orang
Panitia : 7 Orang
Jumlah Pelaksanaan : 5 hari

Anggaran Kegiatan Pendidikan dan Pelatihan Peningkatan Kemampuan Staf

Tata Usaha dalam Pengelolaan Arsip di Kabupaten Kampar pada jenjang
pendidikan Menengah.

No Uraian Kebutuan Satuan Volume Biaya Satuan Total Biaya

.
1 Penanggung jawabOK 5 450.000 2.250.000
(1x5)

6
2 Ketua (1x5) OK 5 400.000 2.000.000
3 Anggota (5x5) OK 25 300.000 7.500.000
4 Biaya Pemberi MateriOJP 10 150.000 1.500.000
2
5 Biaya Asisten PraktekOJP 10 50.000 500.000
2
6 Foto copy Makalah Paket 670 15.000 10.050.000
7 Makan siang (677x5hr)Kotak 3.335 15.000 50.025.000
8 Snack pagi (677x5hr) Kotak 3.335 5.000 16.675.000
9 Snack siang (677x5hr) Kotak 3.335 5.000 16.675.000
10 Biaya tak terduga Paket 1 300.000 300.000

JUMLAH 107.480.000

7
G. Jadwal Kegiatan
Kegiatan ini dilakukan pada hari Minggu, 26 November 2017-29 November 2017.
No. Hari Tanggal Waktu Materi Kegiatan Istruktur Keterangan
1. Minngu 26-11-2017 08.00-14.00 Sistem PengelolaanJonathan, S.Pd Teori dan Praktik
Arsip
2. Senin 27-11-2017 08.00-14.00 Penataan Arsip Sugianto, S.Pd Teori dan Praktik
3. Selasa 28-11-2017 08.00-14.00 Penyimpanan Arsip Ratna, S.Pd Teori dan Praktik
4. Rabu 29-11-2017 08.00-14.00 Perawatan danSumari, ST Teori dan Praktik
Penghapusan Arsip
5. Kamis 30-11-2017 08.00-11.00 Evaluasi Seluruh Panitia Evaluasi seluruhnya

8
H. Evaluasi dan Monitoring
1. Evaluasi
Tujuan dari evalusi ini adalah untuk mengidentifikasi apakah semua target
kegiatan telah tercapai sesuai dengan rencana dan juga untuk
mengidentifikasi berbagai kendala yang tidak dapat teratasi untuk
digunakan sebagai dasar penentuan langkah pada kegiatan pendidikan dan
pelatihan pengelolaan arsip.
Pelaksanaan evaluasi dilaksanakan pada hari terkahir setelah
pelaksanaan pelatihan dan kegiatan selesai dilaksanakan. Yaitu pada hari :
Kamis,30 November 2017 Pukul 08.00 s/d 11.00 WIB, bertempat di
Ballroom Hotel Grand Jatra Pekanbaru yang beralamatkan di Komplek Mal
Pekanbaru, Jl. Tengku Zainal Abidin No.1, Kota Tinggi, Pekanbaru Kota,
Kota Pekanbaru, Riau 28116.
2. Monitoring
Diharapkan setelah pelatihan ini Kepala TU dan Staf TU bisa
merealisasikan dan mengimplementasikan pengelolaan arsip dalam proses
administrasi manajemen sekolah, sehingga tujuan yang hendak dicapai
dalam mewujudkan visi dan misi sekolah bisa terlaksana dengan baik.
Tindak lanjut pendidikan dan pelatihan ini untuk pengembangan
selanjutnya.