A.

Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan

 Pengertian:
 Tata laksana pendidikan adalah sebuah sistem yang mengatur
bagian administrasi suatu lembaga, instansi atau organisasi dalam dunia
pendidikan. Menurut Perdani tata laksana pendidikan adalah usaha atau upaya
dalam menghimpun, mengumpulkan, maupun mengelola segala kegiatan
adminitrasif bagi sebuah institusi ataupun sebuah organisasi di bidang
pendidikan. Saat ini studi di era 4.0 bagi genarasi milenial menuntut guru
untuk profesioanl dan memiliki etika pengajaran yang berguna untuk
merangsang pikiran sekaligus moral profesionalisme guru. Dengan ini
profesionalisme serta etika dirangkum dalam tata laksana pengajaran serta
aspek-aspek yang menjadi landasan dalam tata laksana pendidikan.
 Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha,
yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari
menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan
menyimpan semua bahan keterangan yang di perlukan oleh organisasi.
Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi
surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud
warkat. Warkat ini adalah catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu
hal untuk keperluan pengingatan agar apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat
disiapkan. Menurut Wililiam Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah di
terjemahkan oleh The Liang Gie pekerjaan kantor atau tata laksana ini
pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat,
pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari
keterangan dikemudian hari.

 Ruang lingkup ketatalaksanaan pendidikan

Menurut Perdani dkk (2019:101) manajemen pendidikan sering disebut sebagi

manajemen administrasi. Hal tersebut dapat diartikan sebagai
keseluruhan proses kegiatan manajemen korespondensi mulai dari pengumpulan
(penerimaan) pencatatan, pengelolahan, penggandaan pengiriman dan penyimpanan
smua informasi ynag dbutuhkan organisasi.

Administrasi Tata Laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan,

menggandakan, menghimpun,mengolah, dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat
yang pada hakikatnya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah/pendidikan. Menurut
The Liang Gie:

1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala

keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap
dipergunakan bila mana diperlukan.
2. Mencatat yaitu meliputi kegiatan yang membutuhkan dengan berbagai alat tulis-
menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudnya
tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan.
3. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan
dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk
dipakai.
 4. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak
pertama ke pihak yang lain.
6. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu
yang ama

B. Kearsipan
Kearsipan diartikan sebagai suatu proses pengelolaan warkat mulai dari penciptaan,
penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaaan, dan perawatan
serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga pada saat dibutuhkan
dapat dengan cepat dan tepat ditemukan, serta bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai
guna lagi, maka harus dimusnahkan. Sedangkan arsip sendiri ialah  ialah“ Segala
kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau
dokumen-dokumen lain dalam segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau
diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi fungsi-fungsi,
kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-
pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya
informasi yang terkandung didalamnya”.

 Jenis Arsip 
Berdasarkan Undang – Undang No. 7 tahun 1971 yang berisi terkait dengan Ketentuan-
ketentuan Pokok Kearsipan, sesuai dengan sifatnya, arsip di bedakan menjadi dua jenis:

1. Arsip Dinamis
Yang dimaksud dengan Arsip Dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini
senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan fungsinya. Contoh : Undang –
undang, peraturan – peraturan dan sebagainya.

2. Arsip Statis
Arsip Statis yaitu arsip yang tidak perlu dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini justru mempunyai sifat
tarif nilai yang abadi, contoh : Teks Proklamasi.

Unsur Arsip 
Pada dasarnya, Arsip memiliki beberapa unsur, diantaranya yaitu,

 Arsip memiliki unsur berbentuk informasi yang terekam

 Arsip memiliki unsur bentuk media yang nyata, yaitu dapat dilihat dan dibaca, diraba dan
didengar
 Arsip memiliki unsur fungsi dan kegunaan. Kegunaan ini dapat merupakan bukti
(evidence) dengan legalitas tertentu, yang dapat digunakan dalam rangka menunjang proses
pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, pemerintahan
dan bisnis.
  Fungsi sistem kearsipan :
• Aktivitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
• Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
• Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi.
• Dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
• Sebagai alat pengingat.
• Sebagai alat penyimpanan warkat.
• Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan.
• Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan
organisasi.
• Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting
mengenai kemajuan organisasi.
 Siklus Kearsipan:
1. Creation and receipt:
Correspondence
Forms
Reports
Drawing
Microforms Comp
In/output
2. Clasification/ distribution:
Internal
Eksternal
3. Use Decision:
making Documentation
Response
Reference
Requirement
4. Maintenance:
File
Retrieve

C. Surat Menyurat
Surat menyurat merupakan suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus
menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Kegiatan surat
menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Dalam
lingkup surat menyurat, surat memiliki fungsi sebagai piranti tata usaha, pengukur
maju mundurnya suaty kegiatan usaha, media komunikasi yang bersifat tertulis dan
juga menjadi alat bukti tertulis. Dalam hal ini terdapat juga Administrasi surat
menyurat yang merupakan proses pengelolaan surat menyurat mulai dari
 agenda surat. Penerimaan surat. Petugas mengagenda surat dalam buku
regester surat masuk.
 Penanganan Surat Menyurat
Beberapa jenis surat yang sering beredar didalam maupun antar instansi adalah:
surat dinas, nota dinas, memo, surat pengantar, surat kawat, surat edaran, surat
undangan, surat keputusan, instruksi, surat tugas, dan pengumuman.

 Menurut sifatnya, surat dinas dapat dibedakan atas: surat rahasia, surat penting,
dan surat biasa. Menurut derajat penyelesaiannya ada surat sangat segera dan
segera.
 Proses penanganan surat menurut LAN RI (1997), melalui tahap-tahap sebagai
berikut: Penyortiran surat, pembukaan sampul dan pengeluaran surat dari dalam
sampul, meneliti surat, pembacaan surat dan pemberian kartu disposisi,
penyimpanan surat (intern), pencatatan surat (menggunakan kartu kendali, buku
agenda, buku pembantu agenda), dan langkah akhir (penyimpanan surat baik
arsip aktif maupun inaktif).
D. Ruang Lingkup Ketata Laksanaan Pendidikan
Pekerjaan ketata usahaan bukan monopoli petugas administrasi saja, tetapi pegawai-
pegawai edukatif juga memerlukan kegiatan yang bersifat ketatalaksanaan tersebut.
Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses
penyelenggaraan kegiatan pendidikan di sekolah. Secara rinci kegiatan sekolah yang
dibantu kemudahannya adalah kegiatan-kegiatan sebagai berikut.
a. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurikulum, antara lain berkenaan dengan
kegiatan pendokumentasian buku kurikulum, pencatatan pengaturan jadwal,
pencatatan pembagian tugas mengajar, pencatatan kegiatan evaluasi hasil belajar.
b. Kegiatan yang menyangkut manajemen murid, misal berkaitan dengan kegiatan
pencatatan penerimaan murid baru, pencatatan murid baru ke dalam Buku Induk
Siswa, Buku Klapper, pencatatan mutasi siswa.
c. Kegiatan yang menyangkut manajemen personil atau tenaga pendidik dan tenaga
kependidikan, antara lain terlihat dalam kegiatan pencatatan keadaan personel, mutasi
personel, promosi personel, pemutusan hubungan kerja personel.
d. Kegiatan mengenai surat-menyurat, mencangkup pencatatan, pendokumentasian,
penemuan kembali, penyampaian surat masuk maupun surat keluar.
e. Kegiatan yang menunjang manajemen keuangan, akan berkenaan dengan
pencatatan pemasukan dan penggunaan keuangan sekolah, pencatatan pertanggung
jawaban keuangan sekolah.
f. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana dan prasaran, mencangkup
inventarisasi sarana dan prasarana sekolah antara lain pencatatan pengadaan,
pemeliharaan, distribusi, penggunaan, dan penghapusan barang.
g. Kegiatan yang menunjang hubungan sekolah dengan masyarakat, berkait dengan
pencatatan kegiatan husemas baik internal maupun eksternal.

E. Sistem Informasi
Sistem informasi manajemen telah ada dan berfungsi untuk memberikan
informasi bagi manajer yang memungkinkan mereka merencanakan serta
mengendalikan operasi (Mukhlis,2010). Dengan demikian, sistem informasi
manajemen pendidikan adalah memberikan informasi bagi manajer dalam
merencanakan, serta mengendalikan operasi dalam ruang lingkup pendidikan.
Dalam kehidupan dimasa mendatang, sektor teknologi informasi dan
telekomunikasi merupakan sektor yang paling dominan. Teknologi informasi
banyak berperan dalam bidang-bidang antara lain :
1. Bidang pendidikan / e-education,
2. Bidang pemerintahan / e-government,
3. Bidang keuangan dan perbankan (Mukhlis,2010).
Transisi pemanfaatan sistem informasi dalam dunia pendidikan saat ini adalah
di mana globalisasi telah memicu kecenderungan pergeseran dalam dunia
pendidikan, dari pendidikan tatap muka yang konvensional, ke arah
pendidikan yang lebih terbuka (Mukhopadhyay,dalam Mukhlis,2010).
Mason (dalam Mukhlis, 2010) berpendapat bahwa pendidikan mendatang
akan lebih ditentukan oleh jaringan informasi yang memungkinkan
berinteraksi dan kolaborasi, bukannya gedung sekolah. Namun, teknologi
tetap akan memperlebar jurang antara si kaya dan si miskin.
Tony Bates (dalam Mukhlis, 2010) menyatakan bahwa teknologi dapat
meningkatkan kualitas dan jangkauan bila digunakan secara bijak untuk
pendidikan dan latihan, serta mempunyai arti yang sangat penting bagi
kesejahteraan ekonomi.
Romiszowski & Mason (dalam Mukhlis, 2010) memprediksi penggunaan
“Computer-based Multimedia Communication (CMC) yang bersifat sinkron
dan asinkron. Ramalan dan pandangan para cendikiawan di atas dapat
disimpulkan bahwa dengan masuknya pengaruh globalisasi, pendidikan masa
mendatang akan lebih bersifat terbuka dan dua arah, beragam, multidisipliner,
serta terkait pada produktivitas kerja “saat itu juga”, dan kompetitif.
SIM sering disamakan dengan TIK. TIK memiliki bidang kajian yang
bermacam-macam karena dalam TIK tidak hanya membahas masalah
tekonologi informasi dan komputer tetapi juga membahas teknologi
komunikasi dan telekomunikasi. Adapun bidang kajian TIK sebagai berikut:
Ø e-learning,
Ø manajemen informasi,
Ø tekonologi informasi,
Ø teknologi komputer,
Ø SIM,
Ø internet,
Ø teknologi telekomonikasi (handphone, telepon, teknologi tanpa kabel dan
menggunakan kabel),
Ø teknologi jaringan komputer (LAN, MAN, dan WAN)
Ø sistem keamanan jaringan komputer, dan
Ø sistem basis data.
Jadi, SIM merupakan bagian dari bidang ilmu TIK yang pada
implementasinya saling terkait, seperti implementasi SIM di sekolah
membutuhkan jaringan komputer (LAN dan MAN) dan jaringan telepon agar
bisa diakses banyak orang, sistem e-learning di sekolah memerlukan jaringan
komputer dan telepon agar dapat diakses siswa dari rumah masing-masing
dan masih banyak yang lain.
Setiap organisasi pasti terdapat arus informasi. Semakin besar organisasi
tersebut, semakin besar pula arus informasi yang terjadi. Pimpinan organisasi
pendidikan sangat membutuhkan informasi terbaru dan akurat dalam
pengambilan keputusan untuk pengemban organisasi pendidikan dapat
mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam rangka pengembangan
informasinya. Untuk mendapatkan sistem informasi yang handal, maka perlu
sistem pengelolaan yang baik oleh pimpinan organisasi pendidikan. Karena
informasi yang dikelola dengan baik akan menghasilkan suatu informasi
manajemen yang handal.
Konsep Dasar Informasi
Menurut Clagget (1997:6), data adalah fakta dan angka yang tidak sedang
digunakan pada proses keputusan, dan biasanya berbentuk catata n historis
yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali dalam
rangka pengambilan keputusan. Contohnya buku penunjang, buku besar dan
sebagainya. Informasi adalah data yang telah diambil kembali, diolah, atau
sebaliknya digunakan untuk tujuan informatif, kesimpulan, argumentatif, dan
sebagai dasar untuk pengambilan keputusan. Jadi sistem informasi berfungsi
untuk menyediakan informasi yang sesuai akurat kepada para pengguna yang
tepat.
Menurut McLeod, Jr., (2001:5) data adalah fakta-fakta dan angka-angka yang
relatif tidak berarti bagi pemakai. Contoh data jumlah sks dosen, data jumlah
jam mengajar guru, dan sebagainya. Sedangkan informasi adalah data yang
telah diproses, atau data yang memiliki arti.
Dari pernyataan Davis (1993: 28-29), dapat disimpulkan bahwa data adalah
fakta-fakta, simbol-simbol, dan angka-angka yang relatif tidak berarti sebelum
diadakan proses selanjutnya terhadap data tersebut. Sedangkan definisi
informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi penerima. Beliau juga mengatakan bahwa ciri-ciri informasi
dalam lingkup informasi manajemen adalah sebagai berikut:
1. Benar atau salah. Berhubungan dangan realita atau tidak.
2. Baru. Informasi yang diterima benar-benar baru.
3. Tambahan. Dapat memberikan tambahan terhadap informasi yang telah
ada.
4. Korektif. Dapat menjadi koreksi atas informasi yang salah atau palsu.
5. Penegas. Mempertegas informasi yang telah ada.
Sondang P. Siagian, (1990:30) memberikan ciri khas informasi yaitu
dihubungkannya informasi-informasi itu dengan kegiatan-kegiatan
perorangan, perusahaan, organisasi sosial, dan kegiatan-kegiatan pemerintah.
Murdick, (1997:194) mengatakan bahwa ada enam karakteristik dari jenis
informasi yang paling tepat dalam penggunaannya dengan komputer, yaitu:
1. Kecepatan, alat komputer sangat besar nilainya apabila diperlukan
kecepatan dalam pengolahan data;
2. Kuantitas, data dalam volume yang besar dapat diproses dengan cepat;
3. Repetitif, data yang diulang dapat diproses dengan cepat;
4. Kompleksitas, masalah-masalah dengan bermacam-macam variabel yang
saling berinteraksi, dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat;
5. Input yang pasti; komputer membutuhkan input yang pasti intuisi dan
pertimbangan bukanlah atribut dari mesin.
6. Output yang akurat; hasil yang sangat akurat dapat diperoleh, dan hal ini
tidak dipengaruhi oleh rasa kebosanan dan kelelahan.
Menurut Sondang P. Siagian, (2001:15) dapat ditempuh delapan tahap penting
dalam penanganan informasi, yaitu:
1. penciptaan informasi,
2. pemeliharaan saluran informasi,
3. transmisi informasi,
4. penerimaan informasi,
5. penyimpanan informasi,
6. penelusuran informasi,
7. penggunaan informasi, dan
8. penilaian kritis dan umpan balik.
Devinisi SIM
SIM adalah suatu sistem yang diperlukan oleh suatu organisasi untuk
menyediakan informasi yang penting dalam rangka mencapai tujuan
organisasi. Implementasi SIM berbasis komputer diharapkan dapat
menyelesaikan dengan cepat dan tepat masalah-masalah yang dihadapi oleh
suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
Sistem ini memiliki keunggulan dalam mengelola informasi antara lain:
kecepatan, kuantitas, repetitif, kompleksitas, akurasi yang tinggi dan
keunggulan yang lainnya sehingga dapat mendukung perkembangan suatu
organisasi. Sedangkan tugas dari sistem informasi manajemen berbasis
komputer adalah memberikan kemudahan informasi yang digunakan dalam
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian terhadap
kegiatan suatu organisasi tersebut dapat tercapai.
Unsur-unsur SIM Berbasis Komputer
Onong Uchjana Effendi, (1989) membedakan tiga unsur dasar dalam sistem
informasi manajemen berbasis komputer, yaitu:
1. hardware (perangkat keras),
2. software (perangkat lunak), dan
3. brainware (personalia).
Ross, (1997:313) mengelompokkan unsur dasar sistem informasi manajemen
berbasis komputer menjadi tiga macam, yaitu:
1. hardware (perangkat keras),
2. software (perangkat lunak), dan
3. brainware (personalia).
Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur dasar sistem
informasi manajemen berbasis komputer terdiri dari tiga unsur sebagai
berikut:
1. hardware (perangkat keras),
2. software (perangkat lunak), dan
3. brainware (personalia).
Mekanisme Kerja SIM Berbasis Komputer
Sistem informasi manajemen, baik sistem informasi manual maupun yang
dilengkapi dengan perlengkapan sistem komputer memiliki komponen dasar
yang sama, yaitu masukan berupa bahan informasi/data, pengolah data,
instruksi dan prosedur, keluaran, serta catata n-catata n dan arsip. Menurut
Ricard L. Nolan, terdapat enam tahap pertumbuhan dan perkembangan SIM
pada organisasi, yaitu:
1. Tahap Initiation
a. Terutama diusahakan agar penggunaan komputer untuk sistem informasi
dapat menekan biaya yang dikeluarkan organisasi (untuk tujuan efisiensi).
b. Bagian PDE mengusahakan agar dapat menggunakan dan menguasai
teknologi komputer semaksimal mungkin.

2. Tahap Contagion
a. Merupakan tahap pengolahan data, namun setiap pemakai komputer
menyiapkan sendiri-sendiri menurut seleranya masing-masing walapun saling
terkait antara sistem informasi top manajer, manajer menengah dan tingkat
operasional.
b. Diperlukan sinkronisasi.
3. Tahap Control
a. Membenahi penerapan sistem informasi yang menggunakan komputer.
b. Pendokumentasian secara sistematis.
c. Penerapan teknologi database dikembangkan secara online.
d. Manfaat komputer sangat besar sebagai alat bantu.
4. Tahap Integration
a. Tahap peningkatan efiensi usaha dan pengendalian efektif.
b. Perlu diintegrasikan dengan cara lainnya.
5. Tahap Data Administrasi
a. Membuat konsep pelaksanaan administrasi terhadap data yang
dikumpulkan.
b. Sebagai alat yang dapat dipercaya keakuratannya.
6. Tahap Maturity
a. Tercapainya keseimbangan antara data yang digunakan bersama seluruh
unit yang berkepentingandengn data yang digunakan sendiri,
b. User dan bagian PDE bertanggungjawab atas kuantitas data dan
rancangan penerapannya.
 Mudrick (1997:98) menyatakan komponen-komponen sistem informasi
manajemen dibagi menjadi lima bagian, yaitu:
a. input data,
b. pengolah data,
c. catata n dan arsip,
d. instruksi dan prosedur,
e. output.

Daftar Pustaka

staffnew.uny.ac.id/upload/132100514/pendidikan/materi-mp-8.pdf

https://chibimandala.blogspot.com/2012/11/v-behaviorurldefaultvmlo.html