MAKALAH

“Konsep Dasar Manajemen Kearsipan”

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah

“ Manajemen Kearsipan“

Dosen Pengampu : Dr. NOVIANTY DJAFRI, S.Pd.I, M.Pd.I

Disusun Oleh:

SITI NUR HALIZAH YASIN (131419006)

Kelas 4A

Jurusan Manajemen Pendidkan

Fakultas Ilmu Pendidikan
Universitas Negeri Gorontalo
2020/2021
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur Alhamdulillah kehadirat Ilahi Robbi yang telah senantiasa melimpahkan rahmat,
ni’mat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kita semua sehingga kita dapat merasakan nikmatNya
yang tak terhingga

Shalawat serta Salam tetap dan selalu kami hadiahkan kepada Khotamul Ambiya’ yang telah
membawa nilai – nilai deology keagamaan dan pemikiran – pemikiran yang unik dan kreatif
sehingga menjadikan agama islam sebagai agama yang Rahmatan Lil Alamin (rahmat bagi
semua alam).

Kami sampaikan banyak terima kasih kepada seluruh pihak yang telah banyak membantu kami
dalam proses pembuatan dan penyusunan makalah yang berjudul ” Konsep Dasar Manajemen
Kearsipan” ini.

Dengan segala kerendahan hati kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun
(konstruktif) dari semua pembaca, karena kami menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini
masih terdapat banyak sekali kekurangan – kekurangan. Mungkin bisa dikatakan bahwa makalah
ini masih jauh dari kata sempurna karena kesempurnaan hanya milik Allah semata.

Akhir kata, semoga karya makalah ini bisa bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca
pada umumnya. Amiin ya Robbal Alamiin.
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..........................................................……………………………………..i

DAFTAR ISI..................................................................................................……………………ii

BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………………………..1

A.    Latar Belakang.......................................................................................…………………………1

B.     Rumusan Masalah...............................................................................................………………..1

C.     Tujuan Penulisan...........................................................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN…………………………………………………………………………3

A.    Pengertian Manajemen Kearsipan.............................................................................................…3

B.     Fungsi Arsip……………………………………………………………………………………..4

C. Tujuan Manajemen Kearsipan……………………………………………………………………6

BAB III PENUTUP……………………………………………………………………………...8

A.       Kesimpulan……………………………………………………………………………………..8
B.       Saran……………………………………………………………………………………………8

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………………………...9
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Perkembangan teknologi saat ini sudah sangat pesat. Perkembangan sudah menyentuh
pada semua lini dan aspek kehidupan. Segala sesuatu sudah berubah menjadi era digital
atau komputerisasi. Begitu pula dengan perkembangan teknologi yang sudah merambah
pada pengelolaan dokumen. Pengelolaan dan penyimpanan dokumen yang dahulu
menggunakan cara cara manual sekarang diganti dengan penyimpanan dan pengelolaan
dokumen secara komputerisasi. Cara pengarsipan yang manual dengan membutuhkan
banyak tempat diganti dengan penyimpanan arsip secara elektronik berupa data
komputer.
Tetapi tidak semua dokumen bisa disimpan hanya dengan komputer atau soft copynya
saja. Banyak dokumen dokumen penting yang harus dalam bentuk hard copy atau dengan
harus berbentuk cetak. Hal ini mengakibatkan perlunya sebuah pengelolaan dokumen
tersebut agar aman dan dapat dengan mudah dicari ketika dibutuhkan. Dokumen
dokumen yang bersifat resmi dan penting memerlukan pengelolaan dan perawatan yang
efektif dan efisien. Penyimpanan di media elektronik bisa saja dapat dengan mudah dicuri
oleh orang lain degan semakin majunya teknologi. Dokumen berupa arsip yang
mempunyai kekuatan hukum dan penting seperti surat kepemilikan barang atau surat
perjanjian dan juga surat resmi antar lembaga tentu saja harus disimpan dalam bentuk
asli.
Berdasarkan hal tersebut diperlukan sebuah manajemen yang baik untuk merawat dan
mengelola dokumen dokumen atau arsip tersebut. Sebelum mempelajari bagaimana
mengelola, menyimpan dan merawat arsip yang dimiliki diperlukan sebuah dasar
pengetahuan dan keahlian dalam memanage kearsipan. Untuk itu konsep dasar mengenai
manajemen kearsipan perlu dipahami agar dasar dasar mengenai bagaimana dan apa yang
dimaksud dengan kearsipan berikut cara mengelola mulai dari arsip tersebut diperoleh,
dirawat sampai dimusnahkan dapat dimengerti dan dilaksanakan dengan baik dan benar.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari manajemen kearsipan?
 2. Apa fungsi Arsip?
3. Apa tujuan dari manajemen kearsipan?
C. Tujuan
1. Menjelaskan pengertian manajemen kearsipan
2. Menjelaskan fungsi Arsip
3. Menjelaskan macam-macam tujuan manajemen kearsipan
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Manajemen Kearsipan

a. Pengertian Manajemen
Istilah manajemen berasal dari kata kerja to manage yang berarti kontrol. Dalam
bahasa Indonesia dapat diartikan menjadi mengendalikan, mengelola atau
mengontrol. Manajemen dapat dipandang sebagai ilmu dan seni. Manajemen
sebagai ilmu artinya manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan
yang menekankan kepada konsep konsep, teori, prinsip dan teknik pengelolaan.
Manajemen sebagai seni artinya kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan
seni menciptakan (kreatif). Secara umum pengertian manajemen adalah
pengelolaan suatu pekerjaan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan dengan cara menggerakkan orang lain untuk bekerja. (Yayat M.
Heruhito, 2001:1)
Luther Gulick(1930) menyatakan fungsi manajemen adalah POSDCROB,
singkatan dari Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting,
Budgeting. (Yayat M. Heruhito, 2001:19).
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan
pengendalian kegiatan organisasi dan proses sumber daya organisasi lainnya
untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan. (Alam S. 2007:127).
Dari beberapa pendapat tentang pengertian manajemen dari para ahli dapat
disimpulkan manajemen adalah mengelola dan mengorganisasi sumber daya yang
ada agar menjadi lebih baik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan
dengan menggerakan orang lain. Mengelola atau mengatur ini bisa dilakukan
dalam segala bidang antara lain dalam bidang kearsipan dokumen dokumen baik
itu dilembaga maupun bukan lembaga.
b. Pengertian Kearsipan
Istilah arsip sering disamakan dengan dokumen atau surat. Pengertian sebenarnya
antara arsip dan surat berbeda. Surat merupakan salah satu arsip. Dalam UU no 43
 tahun 2009 pasal 1 ayat 2 dinyatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Berikut ini beberapa pengertian Kearsipan menurut para Ahli, yaitu :
1. Menurut R. Subroto
Arti kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan,
penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.
2. Menurut Drs. I.G. Wursanto (1989)
Pengertian kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip
dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat
ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu
diperlukan.
3. Pengertian kearsipan menurut Odgers (2005)
Kearsipan menurut Odgers adalah manajemen arsip sebagai proses
pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam
bentuk kertas maupun media elektronik.
Jadi dapat disimpulkan bahwa manajemen kearsipan adalah perencanaan,
pengawasan, pengarahan, pengorganisasian,  pelatihan, pengembangan dan
aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan,
penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi
yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa,
kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan
ekonomis/efisien.

B. Fungsi Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis
dan arsip statis.
1. Arsip dinamis
Dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelengggarakan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip dinamis dapat dibagi menjadi beberapa kategori :
a. Arsip dinamis administratif : meliputi dokumentasi prosedur, formulir
ataupun borang dan korespondensi. Contoh : pendoman staff, dll
 b. Arsip dinamis akuntasi : meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait.
Contoh tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan
nasabah, dll.
c. Arsip dinamis proyek : meliputi korespondensi, nota, dokumentasi
pengembangan produk, dsb yang berkaitan dengan proyek tertentu.
d. Berkas kasus : meliputi arsip dinamis pasien, nasabah, anggota dll, asuransi,
kontrak dan lain-lain.
Bentuk dari arsip dinamis adalah sebagai berikut:
a. Kertas, mikro film, ataupun elektronik
b. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto
c. Data dari sistem bisnis, dukumen yang diolah melalui word processor,
spreadsheet, berita elektronik, citra digital
d. Audio, video
e. Dokumen tulisan tangan (memo/sejenisnya)
f. Arsip dinamis tidak terstruktur (tulisan, surat), terstruktur (formulir)
2. Arsip Statis
Merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Umumnya arsip statis
yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua arsip statis yang disimpan
terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan perkembangan
historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip.
Dari uraian tersebut diperoleh bahwa arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi
dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Kedua fungsi arsip ini memilki tujuan
penggunaan yang berbeda. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara rutin
dipergunakan sebagai bahan acuan. Sedangkap arsip statis adalah arsip yang sudah
tidak digunakan tetapi sebagai dokumen yang disimpan.
Adapun fungsi manajemen kearsipan dibagi menjadi 2 jenis, yakni fungsi
manajemen dan fungsi operasional.
1. Fungsi Manajemen, yang dimaksud antara lain yaitu perencanaan, pengorganisian,
staffing, pengarahan, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan terhadap
fungsi – fungsi operasional kearsipan.
 2. Fungsi Operasional, yakni pengelolaan arsip statsi yang meliputi akuisisi,
pengolahan, preservasi, dan akses.

Selain itu, manajemen arsip juga memberikan manfaat untuk petugas yang
bertanggung jawab mengelola arsip. Adapun manfaat manajemen kearsipan yang
baik dan benar bagi petugas kearsipan, yakni;

1. Memudahkan dalam penyimpanan segala dokumen – dokumen yang penting.

2. Memudahkan petugas kearsipan untuk menemukan kembali dokumen yang

disimpan apabila dibutuhkan di kemudian hari.
3. Membantu petugas kearsipan dalam menangani dan mengontrol dokumen yang
terlalu banyak, dengan cara mengarsipkannya dan melakukan penyusutan, serta
pemusnahan sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.
Manfaat – manfaat tersebut bisa dirasakan petugas kearsipan jika manajemen
kearsipan sudah dijalankan dengan baik dan benar. Jika tidak, maka sistem
pengarsipan tidak akan banyak membantu, terutama dalam pencarian kembali
dokumen yang dibutuhkan di kemudian hari.

C. Tujuan Manajemen Kearsipan

Tujuan Kearsipan sesuai dengan Undang Undang no 17 tahun 1971 pasal 3 adalah
untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan
pengelolaan arsip menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi
yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-
minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan.
Adapun tujuan Manajemen kearsipan dilakukan dengan tujuan sebagai berikut :
1. Mendokumentasikan kebijakan dan transaksi organisasi dan perusahaan secara
akurat dan lengkap.
2. Mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dihasilkan organisasi dan
perusahaan.
3. Menetapkan dan menjamin mekanisme kontrol berkenaan dengan penciptaan
arsip dengan maksud untuk mencegah penciptaan yang tidak perlu, dan operasi
organisasi/perusahaan yang efektif dan ekonomis/efisien.
4. Menyederhanakan aktivitas, sistem, dan proses penciptaan, penggunaan, dan
pemeliharaan arsip.
5. Menjamin preservasi dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan.
6. Menjamin perhatian dan pengarahan yang berkelanjutan terhadap arsip sejak awal
penciptaan sampai dengan akhir penyusutan, serta menekankan  pencegahan
terjadinya kertas kerja yang tidak perlu.
Menurut Undang-undang tentang Kearsipan yang membedakan dua macam
pengelolaan arsip seperti tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip
dinamis dilakukan dengan tujuan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam
penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah
berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal, sistematis, utuh,
menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan
dalam pedoman tata naskah. Selain itu pejabat atau orang yang bertanggungjawab
dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan,
dan keselamatan arsip yang dikelolanya. Jadi pada dasarnya tujuan pengelolaan arsip
dinamis yaitu untuk menjamin ketersediaan, keautentikan, keutuhan, keamanan, dan
keselamatan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis dilaksanakan dengan tujuan
untuk menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban bagi
kehidupan berorganisasi, bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
 BAB III

PENUTUTP

A. Kesimpulan
1. Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan,
pengorganisasian,  pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang
ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip
dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan
dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi
organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien.
2. Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan
arsip statis.
Adapun fungsi manajemen kearsipan dibagi menjadi 2 jenis, yakni fungsi manajemen
dan fungsi operasional.
3. Tujuan Kearsipan sesuai dengan Undang Undang no 17 tahun 1971 pasal 3 adalah
untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
B. Saran
Menggunakan system pengelolaan arsip, maka yang perlu menjadi perhatian adalah
computer maupun fasilitas teknologi informasi yang lainnya juga harus dapat dioptimalkan
dalam membantu penyimpanan arsip, penelusuran, penemuan kembali dan membuatnya
dalam bentuk cetakan (print out), tetapi juga tetap harus menyimpan fisik arsip (asli).
Informasi atau data dari arsip dapat dikomputerisasi atau di-scan, tetapi fisiknya harus ada
sebagai bukti otentik.
 DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2010. Pengertian Arsip. Artikel online http://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip

diunduh tanggal 16 februari 2012
Anonim. 2009. Manajemen Arsip Dinamis. Artikel online
http://forumkuliah.wordpress.com/2009/04/17/manajemen-arsip-dinamis/ diunduh
tanggal 16 februari 2012
Anonim. 2011. Manajemen Kearsipan dalam Pengelolaan Arsip. Artikel online
http://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip.html diakses
tanggal 17 februari 2012 \
Anonim. 2010. Manajemen kearsipan. Artikel online
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20978/4/Chapter%20II.pdf diunduh
tanggal 18 Februari 2012
Alam S,. 2007. Ekonomi untuk SMA dan MA Kelas XII. Jakarta: Esis
Basir, Barthos.2007.Manajemen Kearsipan.Jakarta: PT Bumi Aksara
Badri M. Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga
Pudji Muljono . 2010. Manajemen Arsip Dengan Sistem Modern . Artikel online
http://repository.ipb.ac.id/bitstream/handle/123456789/33842/KPMpjm-Artik8-
Manajemen%20arsip.pdf diunduh tanggal 16 februari 2012
Yayat M. Herujito . 2001 . Dasar Dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo
Zulkifli Amsyah. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama
http://oma.od.nih.gov/ ms/records/rmanagement.html).

https://www.suratresmi.net/manajemen-kearsipan/

https://www.zonareferensi.com/pengertian-kearsipan/