BAB II

  TINJAUAN PUSTAKA

2.1  
Pengertian Arsip dan Kearsipan
  Setiap kegiatan pada sebuah organisasi memiliki bukti dari hasil kegiatan tersebut. Bukti-
bukti
 
tersebut terkenal dengan istilah arsip. Berikut akan dibahas beberapa pengertian arsip dan
kearsipan yang dikemukakan oleh para ahli.
 
2.1.1 Pengertian Arsip
 
M
 
         

    
 
yang merupakan setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengeni suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat
orang untuk membantu daya ingatan. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2008)
mengatakan bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan
mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat
untuk suatu keperluan. Sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau
kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.
Dapat disimpulkan bahwa
arsip adalah kumpulan warkat dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang disimpan secara
sistematis dengan tujuan agar dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan.

2.1.2 Pengertian Kearsipan Menurut

Setiawardani (2007), Kearsipan adalah kegiatan penyimpanan arsip dalam suatu tempat secara
tertib, menurut sistem, susunan dan tata cata yang telah ditentukan sehingga pertumbuhan arsip
tersebut dapat dikendalikan dan bila diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.
Menurut Terry (dalam Moekijat, 2002) dalam bukunya  ! "#$#%!&!$' #$(
)*$'+*,- menjelaskan bahwa : .,$% / '0! 1,# $% * 1#1!+/ $ # !1'#2,! *$'#$!+/
according to some predetermined arrangement so that any paper, when required, can be located
34 5,6 #$( *$7!$!$',6-8 Sedangkan menurut Barthos (2007),
Kearsipan adalah kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan, dan pemeliharaan surat-surat
atau warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar dengan
menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

 
 

  Dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah kegiatan penyimpanan sebuah dokumen atau
arsip agar tersusun
  dengan baik dan dapat ditemukan dengan cepat apabila dibutuhkan.
2.2 Peranan Arsip
 
Menurut Barthos (2007), arsip mempunyai beberapa peranan adalah sebagai berikut:
 
1. Arsip sebagai sumber ingatan
  Arsip yang disimpan dapat dijadikan acuan pencarian informasi apabila diperlukan yang
dapat  membantu daya ingatan manusia.
2. Arsip sebagai sumber informasi
 
Arsip mempunyai peranan penting dalam penyajian informasi bagi pimpinan untuk
 
membuat keputusan dan merumuskan kebijakan.
3. Arsip sebagai alat pengawasan
Arsip yang berfungsi sebagai alat pembuktian apabila diperlukan yang memiliki
pertanggungjawaban bagi kegiatan di suatu organisasi.

2.3 Fungsi Arsip Menurut

Barthos (2007), fungsi arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
1. Arsip Dinamis
Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelengaraan administrasi Negara.
2. Arsip Statis
Arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelengaraan kehidupan kebangasaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan
sehari-hari administrasi Negara.

 
 

2.4
  Azas Penyimpanan Arsip
Menurut
  Amsyah (2005) dalam penyimpanan arsip terdapat tiga azas pengorganisasian
yaitu meliputi azas sentralisasi, azas desentralisasi, dan campuran. Berikut keterangan dari
 
ketiganya:
 
1. Azas Sentralisasi
  Penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit khusus (unit kearsipan/sentral arsip)
yaitu  pusat penyimpanan arsip sebagai sentral arsip. Azas ini lebih efektif dan efisien jika
digunakan oleh organisasi atau kantor yang kecil atau tidak terlalu besar.
 
Kelebihan:
 
a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
c. Kantor dapat menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.
d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

Kekurangan:
a. Hanya efisien dan efektif untuk organisasi kecil.
b. Tidak semua arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan arsip yang
seragam.
c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memerlukan waktu lebih lama untuk
memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Azas Desentralisasi
Pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit kerja dalam
suatu organisasi. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan masing-masing unit kerja
tergantung pada ketentuan kantor yang bersangkutan. Azas ini lebih cocok digunakan
untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah.
Kelebihan:
a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.
b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri.
c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal dengan
baik.

 
 

  Kelemahan:
a.  Memerlukan ruang dan peralatan arsip yang lebih banyak.
b. Dana untuk pemeliharaan dan penyusutan arsip lebih banyak.
 
c. Memerlukan pelatihan untuk pegawainya.
 
d. Adanya duplikasi arsip.
  3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Penyimpanan
  arsip dilakukan di unit kearsipan dan juga di unit kerja masing-masing.
Arsip-arsip aktif dikelola oleh unit kerja masing-masing, sedangkan arsip inaktif dikelola
 
oleh unit kearsipan. Azas ini dipergunakan untuk mengatasi kelemahan kedua azas diatas.
 
Menurut Amsyah (2005) di dalam pengorganisasian yang dilakukan dengan azas
campuran, maka arsip yang masih aktif digunakan dikelola di unit kerja masing-masing
pengolah. Sedangkan arsip yang sudah jarang dipergunakan akan dikelola di sentral arsip.
Dengan demikian pengorganisasian arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip-
arsip inaktif secara sentralisasi.

2.5 Sistem Penyimpanan Arsip Setiap

perusahaan yang memiliki arsip, akan menyimpan arsip tersebut sesuai dengan sistem
penyimpanan arsip yang telah ditentukan sebelumnya oleh perusahaan. Sistem penyimpanan
arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-
bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan
(Barthos, 2007). Sedangkan menurut Sedarmayanti (2005) sistem
penyimpanan arsip adalah pengaturan dan penyusunan berkas atau arsip secara tertib dan
sistematis, sehingga arsip tersebut dapat digunakan secara aman dan ekonomis serta
memudahkan penemuan kembali arsip sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut Sugiarto (2005), ada enam sistem penyimpanan arsip yaitu sistem abjad, sistem
geografis, sistem subyek, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem warna. Sistem warna dalam
penyimpanan dokumen yaitu sebagai identitas atau ciri khas tertentu. Sistem warna dapat
dikombinasikan dengan sistem penyimpanan yang lain. Misalkan penggunaan warna untuk
guide-guide dalam folder, atau penggunaan warna dalam perlengkapan arsip yang dapat
membantu kegiatan kearsipan. Dengan demikian, penggunaan warna bukan sebagai sesuatu yang
utama melainkan hanya membantu dalam penataan dokumen.

 
 

  Sedangkan sistem penyimpanan arsip menurut Sedarmayanti (2005) dan Barthos

(2007) terbagi
  menjadi lima jenis, yaitu: sistem abjad (alphabetical filing system), sistem
masalah/perihal (subject filing system), sistem nomor (numerical filing system), sistem
 
tanggal/urutan waktu (chronological filing system) dan sistem wilayah/daerah (geographical
 
filing system). Berikut penjelasan dari kelima sistem penyimpanan arsip :
  1. Sistem Abjad

  Sistem abjad adalah suatu sistem untuk menyusun nama-nama orang. Baik perihal
dari surat maupun instansi pengirim dapat disusun menurut abjad, yaitu menyusun
 
subyek itu dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusun itu maka nama-nama atau
 
kata-kata dibagi menjadi 4 golongan yaitu nama perorangan, nama perusahaan, nama
instansi pemerintahan, dan nama organisasi sosial atau perhimpunan-perhimpunan. Untuk
dapat menyusun nama-nama ini maka diperlukan sekali adanya peraturan-peraturan filing
yang merupakan standar peraturan-peraturan ini dapat ditentukan oleh organisasi,
sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang ditentukan. Standar
tentang peraturan-peraturan dimaksud telah ada, sehingga setiap organisasi tidak perlu
bersusah payah menetukan lagi peraturan-peraturan yang diperlukan.
Keuntungan dari sistem abjad adalah sebagai berikut :
a) Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu.
b) Surat masuk dan pertanggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.
c) Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang
mendapat surat, tanpa menpergunakan indeks.
d) Susunan guide dan folder sederhana.
e) Mudah dikerjakan dan cepat dalam penemuan.

Adapun kerugian dari sistem abjad adalah sebagai berikut:

a) Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama
yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang.

 
 

  b) Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda
nama
  pengirimnya akan berbeda letak di dalam penyimpanan.
c) Ejaan huruf yang selalu salah berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh sedangkan nama orang
 
ditulis berdasarkan keinginan ejaan masing-masing.
 
d) Harus menggunakan peraturan mengindeks sehingga diperlukan pemahaman tentang
  peraturan mengindeks.

  Berikut gambar berdasarkan sistem abjad dapat dilihat pada gambar

Sumber: www.google.com , 2012

Gambar 2.1 Sistem Abjad

Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Abjad

2. Sistem Perihal/Subyek
Sistem perihal atau subyek adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat
berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Untuk dapat melakukan penataan
arsip berdasarkan subyek atau pokok masalah ini, maka harus ditentukan dahulu masalah-
masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat yang ditangani setiap harinya
(Sedarmayanti, 2005).

 
 

  Keuntungan dalam penggunaan penyimpanan arsip dengan sistem perihal/subyek

adalah
  sebagai berikut:
a) Penghematan waktu pencarian dokumen karena semua hal yang menyangkut sebuah
 
permasalahan terdapat dalam satu tempat penyimpanan.
 
b) Dokumen subyek dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subyek
  baru ataupun menambah sub subyek pada subyek utama.

  Adapun kerugian dari sistem subyek adalah sebagai berikut :

a) Ada kecenderungan daftar subyek atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali.
 
b) Penyimpanan berdasarkan subyek tidak akan efektif apabila istilah yang digunakan
 
tidak dibatasi.
c) Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuan analis arsip
yang berpengalaman.
d) Diperlukan petunjuk silang yang memadai untuk menyatukan berbagai subyek dan
informasi yang terkait.
e) Sering terjadi penggunaan nama seorang untuk daftar subyek, sehingga dapat
memperlambat penemuan arsip.

Hal yang perlu dipersiapkan untuk sistem subyek adalah :

a) Daftar Indeks
b) Perlengkapan menyimpan surat
c) Pemberian kode surat
d) Penyimpanan surat atau dokumen dengan cara
Membaca surat untuk mengetahui isi surat.
Memberi kode surat.
Mencatat surat dalam kartu kendali.
Menyimpan kartu kendali.

 
 

  Masalah Utama Sub Masalah Sub-Sub Masalah

Kepegawaian
  1. Kenaikan
Pangkat
 

 
2. Lamaran

  3. Cuti 1. Cuti Besar

  2. Cuti Sakit

  3. Cuti Tahunan
 

Sumber: Sugiarto (2005, hal 70)

Tabel 2.1 Daftar Indeks

Gambar sistem subyek dapat dilihat pada gambar berikut:

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.2

 
 

  Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Subyek

 
3. Sistem Nomor
 
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode
 
nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan.
  Ada empat macam sistem nomor di dalam penyimpanan arsip, yaitu:
Sistem
  nomor menurut Dewey (sistem desimal/klasifikasi)
Dalam klasifikasi, nomor yaitu daftar yang memuat semua masalah yang terdapat
 
dalam kantor atau organisasi. Setiap permasalahan diberi nomor tertentu. Terdapat tiga
 
pembagian dalam klasifikasi, yaitu:
a) Pembagian utama, memuat kegiatan atau masalah pokok dari kantor organisasi.
b) Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama.
c) Pembagian kecil, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.
Contoh dari sistem nomor menurut Dewey adalah
000 Kesejahteraan 500 Kepegawaian
100 Keuangan 600 Hubungan Masyarakat
200 Pembangunan 700 Logistik
300 Pendidikan 800 Research
400 Umum 900 Produksi

Pembagian utama dibagi lagi kedalam pembagian pembantu :

Contoh:
500 Kepegawaian 500 Asuransi Pegawai
510 Kenaikan Pangkat
520 Mutasi
530 Riwayat Hidup
Pembagian pembantu dibagi lagi kedalam pembagian kecil :
Contoh:
580 Cuti 580 Cuti Sakit
581 Cuti Melahirkan
582 Cuti Tahunan

 
 

  583 Cuti Besar

  584 Cuti di Luar Tanggungan

585 Permohonan Cuti
 
586 Cuti Karena Kematian
 
587 Cuti Kawin
  588 Cuti Ujian Dinas

Sistem nomor menurut terminal digit

Sistem nomor menurut terminal digit adalah sistem penyimpanan berdasarkan
pada nomor urut dalam buku arsip yang mempunyai unsur-unsur sebagai berikut:
a) Nomor urut
b) Tanggal Penyimpanan
c) Judul Surat
d) Tanggal Surat
e) Nomor Surat
f) Perihal
g) Keterangan

Sistem nomor middle digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari sistem nomor decimal Dewey dan sisterm
nomor terminal digit yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di
tengah, sedangkan dua angka yang berada di belakangnya menunjukan kode map,
kemudian dua angka yang berada di belakangnya menunjukan urutan surat yang ke
sekian dalam map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam sehingga terdapat
dua angka di tengah, dua angka di depan dan dua angka di belakang. Apabila angka kode
kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol. Cara penyimpanan suratnya sama
dengan sistem nomor terminal digit.

 
 

 
Sistem  nomor soundex (phonetic system)
Sistem nomor soundex adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan
 
pengelompokan nama yang tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan.
 
Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode yang terdiri dari satu huruf dan tiga
 

angka. Susunan penyimpanan adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

Sumber: Sedarmayanti (2008, hal 99)

Gambar 2.3
Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Nomor

4. Sistem Geografis atau Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan
pembagian wilayah atau daerah tertentu (Sedarmayanti, 2005).
Keuntungan dari penggunaan penyimpanan arsip sistem geografis ini adalah
sebagai berikut :
a) Mudah dan cepat dalam penemuan apabila nama tempat telah diketahui.
b) Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung, tanpa rujukan atau bantuan
indeks.
Adapun kerugian dari sistem ini adalah :
a) Kemungkinan terdapat kesalahan apabila tidak mempunyai pengetahuan yang cukup
tentang pembagian wilayah.

 
 

  b) Diperlukan indeks yang tepat dan teliti.

c) Apabila
  terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.
Berikut gambar penataan arsip berdasarkan sistem geografis/wilayah.
 

Sumber: Sedarmayanti (2008, hal 101)

Gambar 2.4
Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Geografis/Wilayah

5. Sistem Tanggal/Kronologis
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan
tanggal, dilihat dari tanggal surat yang diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat
dikirim (untuk surat keluar). Surat yang datang paling akhir ditempatkan di bagian paling
akhir pula tanpa memperhatikan masalah surat tersebut (Sedarmayanti, 2005).
Keuntungan dari sistem tanggal adalah sebagai berikut :
a) Mudah dilaksanakan.
b) Susunan dan urutan guide sederhana.
c) Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.
Adapun kerugian sistem tanggal adalah sebagai berikut :
a) Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan jumlah dokumen yang
tidak banyak.
b) Tidak akan digunakan apabila tanggal, bulan dan tahun sebuah dokumen tidak
diketahui
c) Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.

 
 

 
Berikut
  gambar penataan arsip berdasarkan sistem kronologis.

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.5
Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Kronologis

2.6 Faktor-faktor Dalam Menentukan Sistem Penyimpanan Arsip

Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya memperhatikan
beberapa faktor. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menurut Sedarmayanti (2008) antara lain
adalah:
1. Kesederhanaan: Sistem penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus mudah, supaya
bukan hanya dimengerti oleh sekretaris saja, melainkan juga dapat dimengerti oleh orang
atau petugas/pegawai lain.
2. Kecepatan menyimpan dan mengambil kembali arsip, berdasarkan sistem yang
digunakan, harus memungkinkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan
cepat dan tepat.
3. Memenuhi persyaratan ekonomis: Memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang
ada, serta biaya yang tidak terlalu tinggi.
4. Menjamin keamanan: Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian/kemusnahan dan
harus aman dari bahaya api, air, gangguan binatang, udara yang lembab dan lain-lain,
sehingga menyimpannya harus ditempat yang benar-benar aman dari segala gangguan.

 
 

  5. Penempatannya harus strategis: Tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit atau
yang  memerlukannya tanpa membuang banyak waktu.
6. Sistem yang digunakan harus fleksibel: Harus memberikan kemungkinan adanya
 
perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan dan peningkatan efisiensi.
 
7. Memahami pengetahuan di bidang kearsipan.
  8. Menggandakan dan melayani peminjaman arsip.
9. Mencatat
  dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari, lengkap
dengan tanggal kejadiannya, agar dapat menemukan atau mempertimbangkan kembali
 
bila diperlukan.
 
10.Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media
informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta
pemusnahan bila perlu.

2.7 Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan arsip adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan
sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan (Amsyah,
2005), yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai diproses (pending file) dan penyimpanan
warkat yang sudah diproses (permanent file).

1. Penyimpanan Sementara (pending file)

Penyimpanan sementara adalah file yang digunakan untuk menyimpan sementara
sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal
yang berlaku untuk tiga bulan. Arsip yang pending sampai waktu tertentu dapat dimasukkan
kedalam map yang dikehendaki. Setelah selesai diproses warkat dapat disimpan pada file
penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip yang
digunakan. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan.
Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan sedang berlangsung, 31
map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan
pergantian guide bulan yang berjumlah 12. Penyimpanan sementara ini juga dapat dilakukan
dengan menyediakan beberapa kotak file. Setiap kotak memuat 31 map harian, yang diberi label
tanggal 1 sampai dengan 31 (sesuai dengan jumlah tanggal pada bulan yang bersangkutan).

 
 

  2. Penyimpanan Tetap (permanent file) Penyimpanan

arsip yang dilakukan
  oleh setiap organisasi/perusahaan akan berbeda-beda disesuaikan dengan
sistem yang berlaku pada organisasi tersebut. Penyimpanan tetap merupakan kelanjutan dari
 
penyimpanan sementara arsip, dimana warkat yang telah selesai diproses disimpan dalam
 
penyimpanan tetap tersebut. Terdapat beberapa langkah dalam menyimpan arsip:
 
Pemeriksaan (Inspecting)
 
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa
setiap  lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat bersangkutan
  memang sudah siap untuk disimpan. Apabila terdapat warkat yang belum ditandai dengan
tanda tertentu yang menyatakan bahwa warkat siap untuk diarsipkan maka perlu diminta
kejelasannya terlebih dahulu. Apabila dokumen sudah dipastikan siap untuk disimpan,
maka kita dapat memberikan suatu tanda siap simpan (release mark). Tanda atau symbol
yang digunakan dapat berupa tulisan File, Arsip, tanda centang dan lain-lain.

Penentuan Kata Tangkap (Indexing)

Kegiatan menentukan kata tangkap atau biasa disebut mengindeks adalah
pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya warkat
akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung kepada sistem penyimpanan yang
digunakan. Apabila organisasi/ perusahaan menggunakan sistem nomor maka kata
tangkapnya adalah nomor yang dianggap penting, sedangkan pada sistem abjad kata
tangkapnya adalah nama pengirim, baik nama badan atau nama individu yang tertera
dalam warkat tersebut.

Pemberian Kode (Coding)

Pemberian kode dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda atau
kode tertentu seperti garis atau lingkaran pada kata tangkap yang akan digunakan. Hal ini
akan mempermudah dalam langkah penyortiran dan penyimpanan.

Penyortiran (Sorting)

 
 

  Menyortir adalah mengelompokan warkat-warkat untuk persiapan penyimpanan.

Langkah
  ini digunakan khusus untuk volume warkat yang banyak, sehingga
memudahkan dalam penyimpanan tetapi perlu dikelompokan terlebih dahulu sesuai
 
dengan pengelompokan sistem penyimpanan yang dipergunakan.
 

  Penyimpanan (Placing)

  Penyimpanan sebagai langkah terakhir adalah menempatkan dokumen sesuai

dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. Sistem penyimpanan akan
 
menjadi efektif dan efisien apabila didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang
 
memadai dan sesuai. Hal ini dimaksudkan agar dokumen dapat tetap terpelihara, terawat,
aman, mudah, dan cepat ditemukan kembali apabila diperlukan.

2.8 Prosedur Penemuan kembali Arsip Kecepatan dan

ketepatan pencarian kembali arsip yang dibutuhkan tergantung pada sistem arsip yang digunakan
serta kecekatan dari pegawai dalam mengolah sistem penyimpanan arsip.
Menurut Amsyah (2005) secara sederhana dapat
diperkirakan bahwa apabila arsip dapat ditemukan dalam satu menit berarti kecepatan penemuan
arsip sudah relatif bagus. Artinya manajemen arsip atau pengelola arsip sudah baik, ditinjau
secara keseluruhan termasuk sistem, peralatan dan personil. Sedangkan
langkah-langkah dalam penemuan kembali arsip menurut Wursanto (2002) adalah sebagai
berikut:
a) Permintaan Arsip
Bagian yang membutuhkan arsip, meminta kepada bagian kearsipan dengan mengisi
formulir peminjaman.
b) Penemuan Kata Tangkap
Menentukan kata tangkap dari arsip yang akan dicari. Kata tangkap berupa nama orang,
nama badan, organisasi, pokok masalah, nama tempat dan waktu.
c) Penentuan Kode Penyimpanan

 
 

  Setelah mengetahui kata tangkap dari arsip yang akan dicari, maka langkah selanjutnya
yaitu menentukan
  kode penyimpanan dari arsip tersebut. Kode penyimpanan dapat berupa huruf
dan tanda-tanda lainnya yang mengandung suatu pengertian tertentu.
 
d) Pencarian Tempat Penyimpanan Arsip
 
Setelah kode arsip diketahui, maka langkah terakhir adalah menuju tempat penyimpanan
 
sesuai dengan kode penyimpanan tersebut untuk menemukan arsip yang dimaksud.

 
2.9 Peralatan dan Perlengkapan Penunjang Kearsipan
 
Menurut Sedarmayanti (2008) peralatan untuk menyimpan dan menemukan arsip antara
lain:
1) Letter Tray (Baki Surat)
Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan surat yang
biasanya disimpan di atas meja.

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.6
Letter Tray
2) Safe keeping Document (Brangkas)
Adalah lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci
pengaman biasanya digunakan untuk menyimpan arsip penting atau rahasia.

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.7

 
 

  Safe Keeping Document

 
3) Rak Buku (Lemari Terbuka)
  Adalah rak seperti di perpustakaan untuk menyimpan buku-buku atau untuk menyimpan
ordner dan sejenisnya.
 

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.8
Rak Buku

4) Lemari Arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal berfungsi untuk menyimpan bermacam-
macam bentuk arsip.

Sumber: www.google.com, 2012

 
 

  Gambar 2.9

  Lemari Arsip
5) Visible Record Cabinet
 
Adalah tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu yang
 
tersusun disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki kemudian tersusun dalam suatu cabinet.
 

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.10
Visible Record Cabinet

6) Compact Rolling Shelving (Roll-O-pact)

Adalah lemari penyimpangan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan dapat digerakan
dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah.

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.11
Compact Rolling Shelving

7) Rotary Filing System

 
 

  Adalah sistem bertingkat yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad dan warna,
serta berpola  tingkatan bentuknya bundar dan dapat berputar serta dapat mendeteksi lebih awal
bila terjadi kekeliruan.
 

 
Sumber: www.google.com, 2012
Gambar 2.12
Rotary Filing System

8) Compact Rotary Filing

Adalah sistem file bertingkat semacam Rotary Filing System hanya berada atau
dimasukan dalam lemari.

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.13
Compact Rotary Filing

9) Mobiplan Filing System

 
 

  Adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu-kartu, map cetakan dan lain-lain secara
vertical. Mobilplan
  mudah dipindahkan karena ringan dan dilengkapi dengan roda sehingga
dapat mempercepat dan mempermudah pelaksanaan tugas.
 

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.14
Mobiplan Filing System
10) Vertical Plan Filing System
Adalah lemari untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertical
(digantungkan).

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.15
Vertical Plan Filing System
11) Dataplan Tray Filing System

 
 

  Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan arsip secara
horizontal, vertical,
  ataupun kombinasi antara keduanya. Penggunaan alat ini mudah disesuaikan
dengan ruangan yang tersedia.
 

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.16
Dataplan tray Filing Sytem

12) Memory Writer (Mesin Tik Elektronik)

Adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data dengan kapasitas
terbuka. Untuk menyimpan dan menemukan kembali data, dilakukan dengan menekan kunci
tertentu.

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.17
Memory Writer

13) Microfilm

 
 

  Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam
ukuran yang  diperkecil untuk memudahkan kembali data, dilakukan dengan menekan kunci
tertentu.
 

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.18
Microfilm
14) Computer
Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis,
berdasarkan instruksi atau program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan
keterangan bilamana diperlukan.

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.19
Computer
15) Desk Tray
Adalah tempat untuk menyimpan arsip yang dapat diletakan diatas meja atau diatas
peralatan lainnya.

 
 

 
Sumber: www.google.com, 2012
  Gambar 2.20
Desk Tray
16) Rollafile Trolley
Adalah tempat untuk menyimpan map arsip yang dapat dengan mudah dipindahkan
karena mempunyai roda bawah.

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.21
Rollafile Trolley

17) Filling Cabinet

Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip vertical. Pada
umumnya filing cabinet mempunyai dua hingga lima laci dengan ukuran setiap laci (standard)
yaitu tinggi 26cm, lebar 35-36cm, dalam 65cm, kapasitas kurang lebih 5000 lembar kertas HVS.

 
 

 
Sumber:
  www.google.com, 2012
Gambar 2.22
 
Filling Cabinet
 

  Menurut Sedarmayanti (2008), perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan arsip

antara lain:
1) Ordner
Adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip dan didalamnya
terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pinggirnya.

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.23
Ordner

2) Tab
Adalah bagian yang menonjol disebelah atas guide atau map dengan ukuran lebih kurang:
lebar 1,15cm, panjang 10cm berguna untuk mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-
tanda penunjuk file lainnya.

 
 

 
Sumber: www.google.com, 2012
 
Gambar 2.24
 
Tab
  Sekat atau guide
3)
  Adalah petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok
masalah yang lain sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikasi arsip.
 

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.25
Guide

4) Hang Map
Adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya, guna
menggantungkan di dalam laci filing cabinet dan berfungsi untuk meletakan tab.

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.26
Hang Map
5) Schnelhecter Map

 
 

  Adalah map untuk menyimpan berkas yang telah dilubangi terlebih dahulu, sehingga
berkas tersebut
  tidak dapat lepas dari kaitan.

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.27
Schnelhecter Map

6) Map (Folder)
Adalah map tanpa daun penutup pada sisinya dan dilengkapi tab untuk menempatkan
kode arsip.

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.28
Map

7) Tickler File

 
 

  Adalah alat atau kotak kecil berukuran lebih kurang 10x15cm yang digunakan untuk
menyimpan   kartu-kartu kendali, yang cara penyusutan penyimpanan arsip berdasarkan sistem
tanggal atau sistem lainnya.
 

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.29
Tickler File

8) Perforator
Adalah alat yang berfungsi untuk melubangi dokumen agar dapat dimasukan ke dalam
besi yang ada di dalam ordner.

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.30
Perforator
9) Stamp File

 
 

  Alat yang digunakan untuk memberikan tanda pada dokumen yang sudah siap untuk
diarsipkan atau
  disimpan. Berikut contoh stamp file yang akan digunakan dalam perancangan,
dapat dilihat pada Gambar
 

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.31
Stamp File

2.10 Prosedur Perancangan Sistem Kearsipan

Sugiarto Agus dan Teguh Wahyono (2005) mengemukakan bahwa dalam membuat sistem
kearsipan ada enam prosedur perancangan yang harus dilakukan. Berikut adalah gambar
prosedur perancangan sistem kearsipan:

 
 

 
Sumber: Olah Data Penulis, 2012
 
Gambar 2.32 Prosedur Perancangan Sistem Kearsipan
 

Penjelasan dari gambar prosedur perancangan sistem kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Identifikasi Masalah
Sebelum merancang suatu sistem kearsipan, terlebih dahulu harus melakukan
identifikasi masalah kearsipan yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi yang
akan dijadikan sebagai dasar dalam menentukan sistem kearsipan.
2. Menentukan Sistem Kearsipan
Setelah mengidentifikasi masalah, tahap kedua yaitu menentukan sistem kearsipan.
Pada tahap ini dilakukan pemilihan sistem kearsipan yang tepat dan sesuai bagi
perusahaan atau instansi.
3. Menganalisis Sistem
Tahap analisis suatu sistem adalah menentukan sasaran organisasional sistem yang
disesuaikan dengan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai oleh perusahaan atau
instansi, menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem dan persoalan-persoalan
yang berkenaan dalam sistem dan ruang lingkup mengenai studi-studi tertentu, mulai
dari mengumpulkan data-data dan selanjutnya diberikan kepada manajemen puncak
untuk mendapatkan persetujuan.
4. Perancangan Sistem
Pada tahap ini semua aspek dari sistem yang sedang berjalan dievaluasi untuk
dipadukan dengan kebutuhan sistem yang direncanakan. Hal yang harus diperhatikan
dalam tahap ini adalah pengevaluasian terhadap kelemaham-kelemahan yang terdapat

 
 

  pada sistem yang dijalankan dan pencarian alternatif perbaikannya yang sesuai
dengan
  sasaran perusahaan yang hendak dicapai.

  5. Memilih dan Mengimplementasikan

Tahap
  ini mencakup tugas-tugas seperti penggantian sistem kearsipan, pemilihan
peralatan dan perlengkapan, serta pengujian terhadap sistem yang baru.
 
6. Penerapan Sistem Kearsipan
 
Setelah melakukan uji coba terhadap sistem kearsipan yang baru, maka tahap
selanjutnya adalah menerapkan sistem kearsipan tersebut. Pada tahap ini harus selalu
dilakukan monitoring untuk mengetahui dan melihat adanya perubahan-perubahan
yang mungkin terjadi karena sifat sistem itu sendiri yang fleksibel.