e.

Penyimpanan Berkas/Arsip Surat

Berkas/Arsip surat dari pimpinan umumnya masih bersifat dinamis, artinya

sewaktu-waktu masih dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan. Prosedur

tata kearsipan dinamis dalam menata file mengikuti langkah-langkah sebagai

berikut:

1. Meneliti tanda-tanda apakah warkat sudah dapat disimpan

2. Mengindeks

3. Memberi kode-kode dan sortir

4. Menyimpan kepada folder tertentu

5. Menata arsip

Warkat disimpan dalam file sesudah diberikan tanda oleh pimpinan sebagai

berikut:

1. File atau Dep/simpan.Dep dari singkatan deponeren yang berarti simpan.

2. Menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting yang

dianggap penting untuk dijadikan masalah atau subyek penyimpanan.

3. Memberi tanda tulisan yang agak menyolok misalnya dengan tinta merah.

Tanda-tanda tersebut harus tertera di atas lembaran disposisi.

Surat keluar sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang

diterima dari instansi, perusahaan dan perorangan wajib diurus dengan teliti, agar

terjalin rangkaian hubungan timbale balik yang diteruskan ke bagian pencatat surat. Pencatat surat,
pencatatnya

Dalam buku verbal atau kartu tertentu yang diperlukan. Seperti yang

Dipergunakan dalam dalam pencatat surat masuk, maka surat keluarpun

Menggunakan buku verbal atau kartu-kartu kendali, lembar pengantar untuk

Mencatatnya.

4. Pengiriman surat keluar

Pengiriman surat keluar dilaksanakan oleh kurir atau petugas ekspedisi

Yang ada dalam kantor sendiri. Secara tradisional digunakan buku ekspedisi,

Sedangkan cara baru, menggunakan kartu atau lembar pengantar. Dengan cara

Demikian maka petugas mempunyai tanda terima dari pelaksanaan tugas

Pengiriman surat keluar tersebut.Dalam buku ekspedisi dicatat tentang:

Nomor urut, jenis warkat (bentuk ,nomor, tanggal, dikirim kepada lampiran)

Dan tanda bahwa surat sudah diterima oleh pejabat/bagian yang dituju.

Kartu pengiriman di atas bersifat gabungan (kolektif), sedangkan

Pengiriman secara khusus untuk setiap surat dilakukan dengan kartu yang disebut

Kartu pengiriman. Pengiriman surat keluar secara intern harus memperhitungkan

Hal sebagai berikut:

a. Pemeriksaan alamat yang tertera di amplop dan yang tertera di surat harus

Sama.

Lampiran harus sesuai dengan yang disebutkan dalam surat.

b. Jika pengiriman melalui bagian pengiriman sentral, perhatikan perangko

Sudah cukup atau belum serta tanda-tanda pengiriman lainnya yang perlu.

c. Surat khusus untuk pimpinanhendaknya dikumpulkan dalam satu map khusus

Bertuliskan khusus pimpinan.

d. Pengiriman intern menggunakan lembar pengedaran disposisi.

8. Penyimpanan atau Penataan Arsip

Dalam penyimpanan atau penataan arsip perlu dilakukan untuk mempermudah
penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat,
sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penyimpanan arsip.
Menurut Hirman dan Imasita (2013:95) ada 5 (lima) macam sistem penyimpanan atau
penataan arsip yaitu :
a) Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan
untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dari kata tangkap nama
dokumen bersangkutan. Nama terdiri atas dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan.
1) Nama orang adalah nama individu terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal.
2) Nama badan adalah terdiri dari nama badan pemerintah, nama badan swast dan nama
organisasi.

Kelebihan Sistem Abjad :

a. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu.
b. Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.
c. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang dikirimi
surat, tanpa mempergunakan kartu indeks. Karena itu disebut sistem langsung.
d. Susunan guide dan folder sederhana.
e. Dapat juga menjadi file campuran.

Kekurangan Sistem Abjad :

a. Pencarian untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang lain seperti
nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang.
b. Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda
nama pengirimnya akan terletak terpisah di dalam penyimpanan.
c. Harus memakai peraturan mengindeks.

b) Sistem masalah/perihal/subjek adalah sistem penyimpanan, dokumen yang berdasarkan

pada isi dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut sebagai perihal, pokok
permasalahan, masalah, pokok surat atau subjek. Sistem ini banyak dipakai pada instansi-
instansi pemerintah.
Kelebihan Sistem Arsip Berdasarkan Perihal/Masalah yaitu :
a. Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal yang menyangkut sebuah
permasalahan terdapat dalam satu tempat penyimpanan.
b. Dokumen subjek/perihal dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subjek
baru atau menambahkan sub-subjek pada sub-subjek atau sub pokok masalah.

Kelemahan Sistem Arsip Berdasarkan Perihal/Masalah, yaitu:

a. Ada kecenderungan daftar subjek/pokok masalah atau daftar klasifikasi tumbuh tak
terkendali.
b. Penyimpanan berdasarkan subjaek.perihal juga tidak akan efektif bila istilah yang
dipergunakan tidak dibatasi.
c. Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuan analis arsip yang
berpengalaman.
d. Dipergunakan petunjuk silang yang berpengalaman.
e. Dipergunakan petunjuk silang yang memandai untuk menyatukan berbagai subjek/perihal
dan informasi yang terkait.

c) Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok
permasalahn yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
Pada sistem ini pula dapat dilihat pada gambar berikut. Persiapan penataan arsip
berdasarkan nomor:
1) Menyusun pola klasifikasi arsip
2) Menyiapkan peralatan arsip

d) Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal,
bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termasuk
diperhatikan dari datangnya surat (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya
surat).
Kelebihan Sistem Arsip berdasarkan Tanggal yaitu :
a. Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua tanggal dalam satu tempat
penyimpanan.
b. Dokumen dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan atau menambahkan
bulan atau tanggal.
c. Mudah untuk menyimpan arsip tersebut, karena tanggal dan bulan sudah nampak pada
tanggal surat.
d. Sistem tanggal hanya cocok pada perusahaan atau unit kerja tertentu.

Kelemahan Sistem Arsip berdasarkan Tanggal yaitu :

a. Sistem ini tidak dapat diterapkan untuk semua perusahaan.
b. Penyimpanan berdasarkan tanggal tidak akan efektif dan efisien bila diterapkan pada
perusahaan besar.
c. Diperlukan petunjuk silang yang berpengalaman.
d. Diperlukan petunjuk silang yang memadai untuk menyatukan berbagai subjek/perihal dan
informasi yang terkait.
e) Sistem wilayah/daerah/regional adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu.
Kelebihan Sistem Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah/Daerah yaitu :
a. Mudah dan cepat dalam penemuan bila mana tempat telah diketahui.
b. Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung tanpa adanya rujukan atau
bantuan indeks.

Kelemahan Sistem Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah/Daerah yaitu :

Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang
pembagian wilayah.
a. Perlu indeks yang tepat dan teliti. Diperlukan kerja tambahan karena pemakai hatus
menyusun dua berkas, yaitu berdasarkan geografis dan berkas abjad untuk indeks.
b. Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.
c. Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografi dapat digabungkan dengan sistem
alfabetis atau numerik.
d. Diperlukan petunjuk silang yang berpengalaman

https://tugasakhir2013.blogspot.com/2017/04/tinjauan-pustaka-sistem-
penyimpanan_10.html?m=1

.4 Prosedur Penyimpanan Arsip

Menurut Zulkifli Amsyah (2001:62-70), prosedur penyimpanan adalah

Langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan

Disimpannya suatu dokumen.

Ada 2 macam penyimpanan, yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai

Diproses (File Pending) dan penyimpanan warkat yang sudah diproses (file

Tetap).

1. Penyimpanan Sementara (File Pending)

Penyimpanan sementara adalah file yang digunakan untuk penyimpanan

Sementara sebelum suatu warkat selesai diproses.

2. Penyimpanan Tetap (Permanent File)

Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan adalah sebagai berikut: pemeriksaan,

mengindeks, memberi tanda, menyortir, dan meletakkan atau menyimpan.