Macam-Macam Sistem Kearsipan arsip yang dapat dipakai untuk tanda

penyimpanan arsip.
Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan
atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis • Koding adalah suatu kegiatan memberikan
dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi
kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi
terkait.Dalam system pengarsipan ada 5 macam cara yang terkandung didalam arsip yang
pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis bersangkutan.
dan sistematis. Yaitu dengan memakai :
• Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari
1. System Abjad ( Alphabetical Filling System) indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang
2. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat) dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks
yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.
3. Sistem Nomor (Numeric Filling System)
4. Sistem Geografis (Wilayah) Ada dua macam petunjuk silang.
5. Sistem Tanggal (Chronologis)
a. Petunjuk silang langsung

Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan adalah petunjuk silang yang
jenis arsip, atau surat pada suatu organisasi atau menunjukkan tentang seseorang yang
perusahaan. memiliki lebih dari satu nama atau satu
dokumen yang berisi lebih dari satu
A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) masalah.

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip

dengan memakai metode penyusunan menurut abjad.
Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar
penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama
perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan b. Petunjuk silang tak langsung
subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si
pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju adalah petunjuk silang yang dipakai
(surat keluar). Cara menemukan dan menentukan ciri / untuk menunjukkan hubungan antara
tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk satu masalah dengan masalah lainnya
atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan yang saling menjelaskan atau saling
mengetahui tempat dokumen disimpan. membantu.

Adapun kata tangkap dapat berupa : Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan
surat adalah :
• Nama orang
1. Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan
seksama
• Nama perusahaan / organisasi
2. Periksa apakah surat sudah disertai dengan
• Nama tempat / daerah
tanda siap untuk disimpan.
• Nama benda / barang
3. Menetapkan caption atau judul surat.
• Istilah subyek atau angka (tergantung sistem
4. Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
pengarsipan yang dipakai)
5. Membuat petunjuk silang.
Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan
urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang
6. Memberi kode surat
akan disusun menurut abjad.
7. Menyortir, yaitu memilah-milah atau
• Indeks adalah sarana untuk menemukan mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok
kembali dengan cara mengidentifikasi surat menurut kode yang ada pada arsip.
tersebut melalui penunjukan suatu tanda
pengenal yang dapat membedakan surat satu 8. Menyusun menurut susunan abjad.
dengan surat yang lainnya, atau bagian dari
suatu nama yang dijadikan tanda pengenal 9. Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada
surat. suatu tempat atau alat penyimpanan.

• Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang
memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil
dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan
judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian
yang disebut unit.
• Kode adalah suatu tanda atau simbol yang
diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem
abjad adalah:
a. Filling cabine adalah lemari arsip untuk
menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk
menyimpan dokumen, surat-surat kantor.
Umumnya mempunyai beberapa laci.
 b. Folder adalah tempat untuk menyimpan • Guide
dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk
segi empat, berlipat dua seperti map tetapi • Folder
tanpa daun penutup.
• Kartu kendali
c. Guide (petunjuk) merupakan petunjuk dan
pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide  Pemberian kode surat
adalah segi empat dan berukuran sama dengan
folder. Terbuat dari karton tebal.  Penyimpanan surat, dengan cara

1. Membaca surat untuk mengetahui isi

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem
surat
penyimpanan arsip karena:
2. Memberi kode surat
1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui
nama. 3. Mencatat surat dalam kartu kendali
2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama
yang sama.  Menyimpan kartu kendali.
3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

Keuntungan:
Keuntungannya termasuk fakta bahwa memberikan
referensi langsung dan juga kelompok umum dan / atau C. Sistem Nomor
nama keluarga bersama. Hal ini memungkinkan file
Di dalam sistem nomor ada 4 macam
yang akan dibaca dan diakses dengan cepat dan juga
mudah dikembangkan.
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal /
Klasifikasi)
Kekurangan:
Dengan cara yang sama, nama yang umum tidak terjadi Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan
secara merata di seluruh alfabet. Ada, misalnya, nama nomor yang ditetapkan untuk surat yang
lebih awal dengan S dibandingkan dengan T. Sebagai bersangkutan.
file alpha tumbuh - berkata kepada ratusan atau ribuan
nama - identifikasi dan lokasi menjadi lebih rumit. Yang diperlukan dalam system ini antara lain :
Produk dalam sebuah file bernama membutuhkan
beberapa tambahan sistem klasifikasi - surat ke account - Perlengkapan
klien mungkin perlu diberi nomor atau diajukan secara
kronologis, membuat referensi silang susah payah. • Filling cabinet

• Guide

• Folder

- Daftar klasifikasi nomor

- Kartu kendali

Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang

B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan
penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat
atau pokok isi surat. Yang perlu dipersiapkan untuk
sistem perihal adalah.
 Daftar Indeks adalah daftar yang memuat
seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang
dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini
diterapkan.Masalah-masalah tersebut kemudian
diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut
dalam pembagian utama, sedangkan uraian
masalahnya disebut dalam pembagian
pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi
lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut
sub pembagian pembantu.
memuat semua kegiatan / masalah yang
terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi
nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu:
• Pembagian utama, memuat kegiatan /
masalah pokok dari kantor
• Pembagian pembantu, memuat uraian
masalah yang terdapat pada pembagian
utama
• Pembagian kecil memuat uraian
masalah yang terdapat pada pembagian
pembantu.
Guna daftar klasifikasi adalah:

 Perlengkapan menyimpan surat • Sebagai pedoman pemberian kode surat

• Filling Cabinet
 • Sebagai pedoman untuk mempersiapkan
dan menyusun tempat penyimpanan
surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling
cabinet.
Cara penyimpanan surat, surat dengan nomor kode
46216, berarti surat tersebut disimpan dalam laci
10-19, dibelakang guide 16, didalam folder nomor 2,
surat yang ke 46.
3. Sistem Nomor Middle Digit

• Dalam setiap laci filling cabinet Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem
diperlukan 10 guide Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal
Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua
• Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka
folder yang berada di depannya menunjukkan kode map,
kemudian dua angka yang berada dibelakangnya
• Surat yang terbaru dalam setiap folder menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam
ditempatkan paling depan map.

Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah

enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua
Cara penyimpanan surat: angka di depan dan dua angka dibelakang.
Seandainya angka kode kurang dari enam maka
1. Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui harus ditambahkan angka nol di depannya sampai
permasalahannya berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya
sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
2. Memberi kode surat
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)
3. Mencatat surat kedalam kartu kendali
Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan
4. Mencatat surat pada kartu indeks warkat berdasarkan pengelompokan nama dan
tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir
5. Menyimpan surat bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti
dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3
6. Penyusunan surat dalam folder setiap surat angka.
yang baru selalu ditempatkan di urutan
paling depan Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad
yang diikuti urutan nomor.
7. Menyimpan kartu kendali
Keuntungan:
Manfaat terbesar dari sistem numerik kecepatan
pengajuan dan menemukan. Hal ini dua kali lebih
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit cepat ke file dan ditemukan dengan nomor daripada
nama. Meskipun file indeks numerik membutuhkan
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode
salib, dapat meningkatkan waktu produksi sebesar
penemuan kembali surat memakai system
40 hingga 50%. Numeric sistem menyediakan baik
penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem
identifikasi positif dari catatan dan derajat sistem
penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam
confidentiality.This mampu perluasan tak terbatas
buku arsip.
dan dapat mengatasi dengan jumlah yang sangat
besar sub-bagian, sub-divisi dan cabang divergen
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah:
data.
1) Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat
yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide Kekurangan:
(setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide Agar angka-angka untuk menyampaikan apa yang
10 folder) mereka maksud mudah, perlu untuk indeks dibuat,
misalnya:
2) Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini
sama dengan kartu kendali yang digunakan Teknologi 600
dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah Praktek Bisnis 650
mengindeks nomor kode untuk keperluan 658 Manajemen dll
penyimpanan dan penemuan kembali surat.

Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut:
a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu
menunjukkan nomor laci dan nomor guide
Sistem ini oleh karena itu lebih memakan waktu
untuk menggunakan dari satu di mana setiap file
diberi nama langsung diidentifikasi.

b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu

menunjukkan nomor folder D. Sistem Geografis / Wilayah

c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem
yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah
folder atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat
disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok
atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / b. Folder (Map) adalah tempat untuk
wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat menyimpan dokumen atau menempatkan
dikirim. arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua
seperti map tetapi tanpa daun penutup.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-
disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci
tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya dan guide berdasarkan bulan maka
menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad map/foldernya diperlukan sebanyak hari
atau sistem tanggal. dalam setahun (365 atau 366).

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
 Perlengkapan yang diperlukan dalam
menerapkan sistem ini adalah filling cabinet,
guide, folder, dan kartu kendali.
 Penyimpanan surat melalui prosedur:
c. Guide (petunjuk) kertas/karton dengan
ukuran tertentu yang berfungsi sebagai
petunjuk, pembatas dan penyangga deretan
arsip. Jumlahnya sebanyak pembagian pada
sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci
maka guide diperlukan sebanyak 12 atau
sejumlah bulan dalam setahun.

a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu d. Kotak Sortir (kotak yang terdiri dari
tanda yang menyatakan bahwa surat beberapa bagian untuk memisahkan arsip)
tersebut telah selesai diproses dan boleh Disiapkan sesuai kebutuhan.
disimpan.
e. Kartu Indeks (kartu kecil yang dapat
b. Membaca surat digunakan sebagai pedoman untuk
menyimpan arsip)
c. Memberi kode surat Disiapkan bila diperlukan.

d. Mencatat surat pada kartu kendali  Buku Arsip (buku untuk mencatat arsip yang
akan disimpan)
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya Disiapkan sesuai kebutuhan
masing-masing
 Pembagian sistem tanggal
f. Menyimpan surat
a. Pembagian utama menggambarkan tahun
g. Menyimpan kartu kendali (judul laci)

 Penemuan kembali, yaitu cara menemukan b. Pembagian pembantu menggambarkan

kembali adalah sama seperti sistem-sistem bulan (judul guide)
lainnya.
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal
Keuntungan: (judul folder)
Sistem seperti ini memungkinkan statistik yang akan
diadakan di unit dikelola dan sebanding dan juga  Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
memungkinkan angka makro 'besar atau' atau total
untuk dievaluasi dalam hal 'mikro' atau bagian • Laci menggambarkan tahun
komponen.
• Guide menggambarkan bulan

• Folder menggambarkan tanggal

 Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam

E. Sistem Tanggal (Chronologis) penyimpanan surat
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk
surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat b. Mencatat surat pada kartu kendali
keluar)

Yang diperlukan untuk sistem ini adalah: c. Menyimpan sura

 Perlengkapan yang diperlukan :

a. Filling cabinet adalah lemari arsip untuk

menempatkan folder dan guide, yaitu untuk
menyimpan dokumen, surat-surat kantor.
Umumnya mempunyai beberapa laci dan
banyaknya sesuai dengan kebutuhan. Jika
tahun dijadikan kode laci maka 1 tahun
cukup menggunakan 1 laci filing cabinet
tetapi jika arsip yang disimpan banyak bisa
diperlukan lebih, sesuai kebutuhan.