A.

Kaizen
1. Pengertian kaizen
Kaizen merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang bermakna "perbaikan
berkesinambungan. Filsafat kaizen berpandangan bahwa hidup kita hendaknya fokus
pada upaya perbaikan terus-menerus.

Pada penerapannya dalam perusahaan, kaizen

mencakup pengertian perbaikan berkesinambungan yang melibatkan seluruh pekerjanya,

dari manajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah.

Kai (perbaikan)

Zen (berkesinambungan)

Pada 1993, New Shorter Oxford English Dictionary merumuskan kaizen sebagai
perbaikan berkesinambungan dari penerapan cara kerja, efisiensi pribadi, dan sebagainya,
sebagai filosofi bisnis. Sehingga, kaizen pada akhirnya mendapatkan pengakuan dalam
perbendaharaan kata bahasa inggris. Dalam bahasa jepang, Kaizen berarti perbaikan
berkesinambungan. Istilah ini mencakup pengertian perbaikan yang melibatkan semua
orang, baik manajer dan karyawan, juga melibatkan biaya dalam jumlah tak seberapa.
Filsafat Kaizen berpandangan bahwa cara hidup kita apakah itu kehidupan
kerja atau kehidupan sosial maupun rumah tanggahendaknya berfokus pada upaya
perbaikan terus menerus. Perbaikan pada kaizen memang bersifat kecil dan berangsur,
namun jika proses ini dilakukan dalam jangka waktu yang lama, mampu membawa hasil
yang dramatis.
2. Konsep kaizen
Manajemen harus belajar untuk menerapkan konsep dan sistem yang mendasar tertentu
dalam rangka mewujudkan strategi kaizen:
a. Kaizen dan manajemen
Dalam konsep ini, kaizen dan manajemen memiliki dua fungsi utama:

Pemeliharaan

Kegiatan yang berkaitan dengan pemeliharaan teknologi, sistem manajerial,

standar operasional yang ada, dan ,emjaga sistem tersebut melalui pelatihan serta

disiplin.
Perbaikan
Perbaikan berkaitan dengan kegitan yang diarahkan pada meningkatkan standar

yang ada.
b. Proses vs Hasil
Kaizen adalah pola pikir yang berorientasi pada proses, karena proses harus
disempurnakan agar hasil dapat meningkat. Jika dutemukan sejumlah kegagalan yang
direncanakan, manajemen harus meneukan, mengenali dan memperbaiki kesalahan
pada proses tersebut. Kaizen berfokus pada upaya manusiaorientasi yang sangat

berbeda dengan orientasi hasil yang diterapkan di Barat.

Pendekatan berorientasi proses harus pula diterapkan dalam berbagai strategi kaizen:
Siklus PDCA (plan-do-check-act)
SDCA (standardzie-do-check-act)
QCD (quality, cost, deliverry)
TQM (Total Quality Management)
JIT (just in time)
TPM (total productive maintenance)
Kaizen gagal diterapkan di berbagai perusahaan karena kebanyakan mereka tidak
memperioritaskan proses.

c. Siklus PDCA dan SDCA

Langkah pertama dari kaizen adalah menerapkan siklus PDCA, yaitu
Plan, berkaitan dengan penetapan target, untuk perbaikan, dan rumusan tindakan

untuk mencapai target tersebut.

Do, berkaitan dengan penerapan dari rencana tersebut.
Check, penetapan apakah penerapan tersebut berada dalam jalur yang benar
dansesuai

dengan

rencana.

Juga

memantau

kemajuan

perbaikan

yang

direncanakan.
Act, berkaitan dengan standarisasi prosedur baru, guna menghindari terjadinya
kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru untuk perbaikan
berikutnya.

PDCA berputar secara berkesinambungan. Setelah menjalankan PDCA, baiknya

perusahaan membuat standar agar memiliki alat koreksi, untuk mengantisipasi
ketidakwajaran yangterjadi pada suatu siklus. Untuk itu, setalah PDCA berjalan,

harus dibarengi dengan pembuatan standar dengan SDCA. Jadi, SDCA menerapkan
standarisasi guna mencapai kestabilan proses, sedangkan PDCA menerapkan
perubahan guna meningkatkannya. SDCA berkaitan dengan fungsi pemeliharaan,
sedang PDCA merujuk pada fungsi perbaikan; dua hal inilah yang menjadi tanggung
jawab manajemen.
d. Mengutamakan kualitas
Tujuan utama dari kualitas, biaya, dan penyerahan (QCD) adalah menempatkan
kualitas pada prioritas tertinggi. Tidak jadi soal bagaimana menariknya harga dan
penyerahan yang ditawarkan pada konsumen, perusahaan ridak akan mampu bersaing
jika kualitas produk dan pelayanannya tidak memadai. Praktek mengutamakan
kualitas membutuhkan komitmen manajemen karena manajer seringkali berhadapan
dengan berbagai godaan untuk membuat kompromi berkenaan dengan persyaratan
penyerahan atau pemotongan biaya.
e. Berbicara dengan data
Kaizen adala proses pemecahan masalah. Agar suatu masalah dapat dipahami
secara benar dan dipecahkan, masalah itu harus ditemukan dan dikenali untuk
kemudian data yang relevan dikumpulkan serta ditelaah. Mencoba menyelesaikan
masalah tanpa data adalah pemecahan masalah berdasarkan selera, perasaan dan
sangat subjektif. Mengumpulkan data yang relevan, membantu anda untuk
memahami ke arah mana fokus diarahkan, hal ini menjadi langkah awal dalam upaya
perbaikan.
3. Tujuan Kaizen
Sasaran akhir kaizen adalah tercapainya Quality, Cost, Delivery (QCD) secara efektif dan
efisien.

B. 5 S
Bagi anda yang pernah berinteraksi dengan dunia pabrik tentunya tidak asing dengan istilah
5S. Pabrik yang menerapkan program 5S akan terlihat bersih dan teratur. Mereka berpikir
keadaan yang berantakan akan menyembunyikan masalah. Program 5S dipandang sebagai
usaha untuk memunculkan masalah yang selama ini tersembunyi dari para pemecah masalah
(problem solver).
1. Pengertian 5S

5S adalah suatu metode penataan dan pemeliharaan wilayah kerja secara intensif
yang berasal dari Jepang yang digunakan oleh manajemen dalam usaha memelihara
ketertiban, efisiensi, dan disiplin di lokasi kerja sekaligus meningkatan kinerja
perusahaan secara menyeluruh. Penerapan 5S umumnya diberlakukan bersamaan dengan
penerapan kaizen agar dapat mendorong efektivitas pelaksanaan 5S . Di Indonesia metode
ini dikenal dengan istilah 5R.
Saat ini, program 5S telah banyak diadopsi oleh berbagai industri di berbagai
negara. Popularitas 5S ini tak lepas dari kesuksesan industri Jepang yang selama ini
memusatkan perhatiannya terhadap pengurangan segala pemborosan (waste). 5S adalah
landasan untuk membentuk perilaku manusia agar memiliki kebiasaan (habit)
mengurangi pembororsan di tempat kerjanya.
Program 5S pertama kali diperkenalkan di Jepang sebagai suatu gerakan
kebulatan tekad untuk mengadakan pemilahan (seiri), penataan (seiton), pembersihan
(seiso), penjagaan kondisi yang mantap (seiketsu), dan penyadaran diri akan kebiasaan
yang diperlukan untuk meghlaksanakan pekerjaan dengan baik (shitsuke). Masingmasing S dalam 5S beserta penjelasannya dijelaskan di bawah ini.
Penerapan 5S atau 5R ( Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin ) bisa juga
dikatakan sebagai penerapan Housekeeping dimana housekeeping merupakan prasarana
penting dalam pelaksanaan pekerjaan dan pencegahan kecelakaan kerja. Housekeeping
tentu tidak hanya menyangkut kebersihan. Namun, juga termasuk menjaga tempat kerja
agar selalu rapi dan teratur, memelihara lantai dan ruangan agar bebas dari bahaya
tergelincir serta memindahkan material berbahaya, kertas, dan bahan-bahan yang
memiliki potensi bahaya kebakaran dari tempat kerja.

1S Seiri
Seiri merupakan langkah awal implementasi 5S, yaitu: pemilahan barang yang
berguna dan tidak berguna:

Barang berguna => Disimpan

Barang tidak berguna => Dibuang

Dalam langkah awal ini dikenal istilah Red Tag Strategy, yaitu menandai barangbarang yang sudah tidak berguna dengan label merah (red tag) agar mudah
dibedakan dengan barang-barang yang masih berguna. Barang-barang dengan
label merah kemudian disingkirkan dari tempat kerja. Semakin ramping (lean)
tempat kerja dari barang-barang yang tidak dibutuhkan, maka akan semakin
efisien tempat kerja tersebut.

2S Seiton
Seiton adalah langkah kedua setelah pemilahan, yaitu: penataan barang yang
berguna agara mudah dicari, dan aman, serta diberi indikasi.
Dalam langkah kedua ini dikenal istilah Signboard Strategy, yaitu menempatkan
barang-barang berguna secara rapih dan teratur kemudian diberikan indikasi atau
penjelasan tentang tempat, nama barang, dan berapa banyak barang tersebut agar
pada saat akan digunakan barang tersebut mudah dan cepat diakses. Signboard
strategy mengurangi pemborosan dalam bentuk gerakan mondar-mandir mencari
barang.

3S Seiso
Seiso adalah langkah ketiga setelah penataan, yaitu: pembersihan barang yang
telah ditata dengan rapih agar tidak kotor, termasuk tempat kerja dan lingkungan
serta mesin, baik mesin yang breakdown maupun dalam rangka program
preventive maintenance (PM).
Sebisa mungkin tempat kerja dibuat bersih dan bersinar seperti ruang pameran

agar lingkungan kerja sehat dan nyaman sehingga mencegah motivasi kerja yang
turun akibat tempat kerja yang kotor dan berantakan.

4S Seiketsu
Seiketsu adalah langkah selanjutnya setelah seiri, seiton, dan seiso, yaitu:
penjagaan lingkungan kerja yang sudah rapi dan bersih menjadi suatu standar
kerja. Keadaan yang telah dicapai dalam proses seiri, seiton, dan seiso harus
distandarisasi. Standar-standar ini harus mudah dipahami, diimplementasikan ke
seluruh anggota organisasi, dan diperiksa secara teratur dan berkala.

5S Shitsuke
Shitsuke adalah langkah terakhir, yaitu penyadaran diri akan etika kerja:
1. Disiplin terhadap standar
2. Saling menghormati
3. Malu melakukan pelanggaran
4. Senang melakukan perbaikan

Padanan 5S dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris

JEPANG
5S
1

Seiri

INGGRI
S

INDONESIA
5R
Ringk

5S
Sortir

Sisi

5P

5K

5S

Pemilahan

Ketertiban

Sort

as

2
S

Seiton

Rapi

Susun

Susu
n

Penataan

Kerapihan

Set in
Order

3
S

Seiso

Resik

Sapu

Sasa
p

Pembersih
an

Kebersiha
n

Shine

4
S

Seiket
su

Rawat

Standaris
asi

Soso
h

Penjagaan

Kelestaria
n

Standardi
ze

5
S

Shitsu
ke

Rajin

Swadisiplin

Sulu
h

Penyadara
n

Kedisiplin
an

Sustain

2. Maksud dan tujuan 5S

Menurut Jahja (1995) maksud dan tujuan 5S/5R di tempat kerja diarahkan pada
empat bidang sasaran pokok industri dalam tumbuh dan berkembang secara wajar. Empat
pokok bidang industri tersebut, yaitu
a. Efisiensi kerja.
b. Produktifitas kerja.
c. Kualitas kerja.
d. Keselamatan kerja
3. Manfaat 5S
Manfaat yang diperoleh dengan melaksanakan program 5S atau 5R di tempat kerja baik
jangka pendek maupun jangka panjang adalah sebagai berikut (BP2TK, 2003) :
a. Zero waste yang berarti mengurangi biaya dan efisiensi meningkat.
b. Zero injury yang berarti keselamatan kerja lebih baik.
c. Zero breakdown yang berate pemeliharaan lebih baik.
d. Zero defect yang berarti kualitas lebih baik.
e. Zero set up time yang berate tidak ada waktu yang terbuang.
f. Zero late delivery yang berarti dapat memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu.
g. Zero customer claim yang berarti pelanggan menaruh tingkat kepercayaan yang
tinggi.
h. Zero defisit yang berarti perusahaan akan lebih maju.

Suksesnya 5S terletak pada sejauhmana orang melakukan 5S sebagai suatu kebiasaan

(habit) bukan paksaan sehingga inisiatif perbaikan akan muncul dengan sendirinya. Di bawah
ini hal-hal penting untuk pelaksanaan program 5S berdasarkan beberapa literatur dan juga
perspektif pribadi saat menyaksikan langsung aktivitas 5S di tempat kerja, antara lain:
a. Membutuhkan keterlibatan/partisipasi semua orang dalam organisasi dari level atas
sampai level bawah.
b. Membutuhkan komitmen manajemen untuk memastikan kegiatan 5S dilakukan setiap
hari dan dianggap sebagai prioritas.
c. Merubah perspektif semua orang dalam organisasi bahwa 5S lebih dari sekedar
program kebersihan maupun housekeeping management.
d. Menerapkan 5S secara konsisten untuk perubahan budaya.
e. Menggunakan sistem visual display untuk mengkomunikasikan aktivitas 5S secara
efektif.
f. Melakukan audit 5S secara teratur (mingguan, bulanan, dan surprise audit) untuk
menilai performance.
g. Membutuhkan edukasi tentang konsep dan keuntungan aktivitas 5S.
5S tidak sulit untuk dipahami, tapi 5S sangat sulit untuk dilaksanakan dengan benar. 5S
memerlukan kegigihan, kebulatan tekad, dan memerlukan usaha yang terus menerus. 5S
mungkin tidak akan memberikan hasil yang dramatis. Namun 5S membuat pekerjaan lebih
mudah. 5S akan mengurangi pemborosan waktu kerja kita. 5S akan membuat kita bangga
atas pekerjaan kita. 5S akan meningkatkan produktifitas kerja dan mutu yang lebih baik,
sedikit demi sidikit, namun terus menerus.